發(fā)布時(shí)間：2023-03-10 14:53:33
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的工程檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.
Keywords: engineering enterprise file management
中圖分類號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
資料檔案在整個(gè)企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對(duì)檔案資料進(jìn)行管理與監(jiān)督,雖然對(duì)工程建設(shè)沒(méi)有直接影響,但是卻貫穿于整個(gè)建設(shè)過(guò)程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠?yàn)槠髽I(yè)之后工程擴(kuò)建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實(shí)的資料。因此,對(duì)基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實(shí)性與可靠性,應(yīng)當(dāng)與基建進(jìn)度保持同步對(duì)項(xiàng)目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題
總體來(lái)講目前企業(yè)資料館大多是館藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)工程階段時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。
主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
1、檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
2、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。
4、許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷?？傊畽n案館時(shí)間越長(zhǎng)檔案存放量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。
二、檔案資料監(jiān)控以和檔案管理中的不足
1、資料收集不夠全面 。例如,某些工程上的設(shè)計(jì)有變動(dòng),在編制資料的時(shí)候,只將變更通知書進(jìn)行記錄,卻未對(duì)相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒(méi)有核定審批意見(jiàn);部分交接驗(yàn)收記錄沒(méi)有簽認(rèn)手續(xù)等。對(duì)基建工程中檔案進(jìn)行管理是有序管理以及動(dòng)態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度嚴(yán)格執(zhí)行。
2、資料不夠準(zhǔn)確。資料上的隨意性比較嚴(yán)重:對(duì)相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來(lái)很合理的數(shù)據(jù)。準(zhǔn)確性的檔案體現(xiàn)出自身價(jià)值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)任的態(tài)度來(lái)認(rèn)真落實(shí)。
3、收集與整理不夠及時(shí)。對(duì)工程對(duì)應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開(kāi)工時(shí)就著手,如圖紙會(huì)審紀(jì)要以及開(kāi)工報(bào)告等,對(duì)于施工過(guò)程,根據(jù)規(guī)定對(duì)其及時(shí)予以規(guī)范記錄,努力做到開(kāi)工有報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)有合同、變更有手續(xù)、驗(yàn)收有根據(jù)、施工有記錄、對(duì)照有標(biāo)準(zhǔn),每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時(shí)、到位。實(shí)際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。
三、工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念，而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō)，這一過(guò)程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行深入、清晰的研究，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步，我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā)，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來(lái)看，建設(shè)工程資料員是工程建設(shè)中不可缺少的技術(shù)人員。要經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)后持證上崗，而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來(lái)看，所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體從“機(jī)械”的因素來(lái)看，機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容：從“方法”的因素來(lái)看，對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環(huán)境”的因素來(lái)看，我們往往要對(duì)開(kāi)工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像，反映場(chǎng)地環(huán)境的變化；上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開(kāi)工程檔案管理。
早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對(duì)工程檔案管理有所忽略，建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員，一直沒(méi)有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織，沒(méi)有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)I范疇，也沒(méi)有發(fā)國(guó)家認(rèn)可的證書。近幾年，隨著建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識(shí)日益提高，有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn)I，還將《資料員合格證》上網(wǎng)，便于查詢和核對(duì)，并要求每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn)，懷化市20D8年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來(lái)越多的認(rèn)可和重視。
四、建設(shè)工程檔案編制質(zhì)量要求
（一）歸檔文件的質(zhì)量要求
（1）歸檔的工程文件一般應(yīng)為原件，基建科自己存檔的可為復(fù)印件或抄件, 應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。。
（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
（3）工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。
（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)黑墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。
（5）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
（7）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙采用計(jì)算機(jī)出圖，出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。
（8）所有竣圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
（10）不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。
（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確。
五、工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項(xiàng)目竣工審查程序的一個(gè)部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個(gè)內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強(qiáng)工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。參考文獻(xiàn):
[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 吉林地質(zhì), 2009;01
（一）技術(shù)檔案不夠完整。工程技術(shù)檔案管理中，普遍存在檔案資料不全的情況，較好的單位存檔率也只能達(dá)到80%，而一般的單位存檔率極其低。有很大一部分建筑工程竣工后技術(shù)檔案資料都不夠完整，有的甚至只有主體檔案，其他配套工程的技術(shù)檔案缺失，裝飾工程、室外工程、電網(wǎng)等檔案材料幾乎沒(méi)有。（二）管理模式不夠統(tǒng)一。從大多數(shù)建筑工程的檔案管理上來(lái)看，部分單位成立了獨(dú)立的檔案管理職能部門，對(duì)于檔案資料收集與管理的情況相對(duì)較為完整。但仍有一些單位對(duì)于工程技術(shù)檔案的管理工作不夠重視，是由其他職能部門兼職管理或代管的，檔案材料的管理不夠統(tǒng)一。（三）檔案管理人員素質(zhì)低下。從事建筑工程檔案管理的工作人員很多綜合素質(zhì)較差，對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)沒(méi)有一定的掌握，職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)低下，滿足不了檔案管理工作的需要。
二、加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理的措施
（一）規(guī)范工程技術(shù)檔案管理模式。1.管理機(jī)制。相關(guān)單位應(yīng)完善技術(shù)檔案管理制度，對(duì)其檔案需要管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。是否能夠規(guī)范檔案管理制度，與檔案管理質(zhì)量和進(jìn)程有直接關(guān)系。為了有效推進(jìn)檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，可通過(guò)完善檔案規(guī)章制度、建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應(yīng)對(duì)工作程序進(jìn)行規(guī)范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應(yīng)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行集中收集，并通過(guò)分類進(jìn)行整理，使得檔案資料越來(lái)越全面，同時(shí)對(duì)技術(shù)資料應(yīng)妥善管理，存檔的過(guò)程中應(yīng)以查找方便為主要原則。存檔的過(guò)程中，確保檔案的完整性，規(guī)范化管理工程技術(shù)檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調(diào)職的情況，這時(shí)就涉及檔案交接，應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行交接。首先確保在平時(shí)工作中，及時(shí)規(guī)整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過(guò)程中，明確雙方所承擔(dān)的責(zé)任，認(rèn)真執(zhí)行每一個(gè)文件的交接。在整理檔案的過(guò)程中，應(yīng)以文件規(guī)律進(jìn)行整理，理清文件之間的關(guān)系，根據(jù)原有基礎(chǔ)，進(jìn)行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過(guò)程中，應(yīng)確保案卷清楚的進(jìn)行分類，將標(biāo)題、標(biāo)目、編號(hào)等明確的標(biāo)注，為日后檢索工作做基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標(biāo)注的一致。（二）工程技術(shù)檔案管理信息化。工程技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在管理工程技術(shù)檔案的過(guò)程中，需要根據(jù)相關(guān)制度有條不紊地進(jìn)行管理，可選用現(xiàn)代化的管理辦法進(jìn)行檔案管理。近些年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)已應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今時(shí)代的需要，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理。為檔案室配備計(jì)算機(jī)、路由器、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，同時(shí)引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理平臺(tái)。使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，很多檔案可通過(guò)電子形式進(jìn)行存檔，解決空間限制的同時(shí)，方便了日后檔案查閱，在對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)和分類過(guò)程中，也可通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件來(lái)完成，既減輕檔案管理工作人員工作負(fù)擔(dān)，工程技術(shù)檔案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培訓(xùn)檔案管理人員。隨著近些年來(lái)國(guó)家城市化建設(shè)政策的不斷推進(jìn)，建筑行業(yè)也得到了迅速的發(fā)展，技術(shù)檔案的管理工作也越來(lái)越受到相關(guān)人員的重視。所以，應(yīng)提高工程技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。應(yīng)對(duì)其服務(wù)水平、質(zhì)量與意識(shí)進(jìn)行訓(xùn)練，讓每一個(gè)檔案管理人員都能充分地認(rèn)識(shí)到工程技術(shù)檔案管理工作的重要意義，將自身的服務(wù)水平及質(zhì)量有效提升，為工程技術(shù)檔案管理工作更好地服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)隨著時(shí)代的進(jìn)步，更新檔案管理理念，從根本上提高認(rèn)識(shí)，不斷地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，熟練掌握相關(guān)部門對(duì)檔案管理的規(guī)定，并在日常工作中，嚴(yán)格遵守、靈活運(yùn)用。
三、總結(jié)
總而言之，在整個(gè)建筑施工的管理過(guò)程中，工程技術(shù)檔案管理是非常重要的一部分，技術(shù)檔案是工程竣工驗(yàn)收的必備資料之一，同時(shí)也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術(shù)檔案管理中，應(yīng)提高對(duì)技術(shù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使用多種管理手段，達(dá)到檔案資料規(guī)范化、信息化、全面化，并妥善地進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效提升工程技術(shù)檔案管理效率。
作者:李偉 單位:國(guó)家新聞出版廣電總局五四二臺(tái)
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；信息化；管理制度
Abstract: urban municipal engineering archives is the archives of urban form in the facilities construction, it is recorded in the real engineering construction activity, directly reflects the process of project construction, is the fruit of human transform nature, use natural resources, is science and technology workers and city workers wisdom crystallization of hard work. How to scientific management of the municipal engineering files and better development and utilization, and to make it for the urban construction and development of a virtuous cycle, providing full detailed software information, is an important task to the current municipal engineering file management. This article first analyzes the municipal engineering, the importance of archives management, and then sums up the problems existing in the archives management, and finally from the five aspects of municipal engineering archives management measures are discussed in detail.
Keywords: municipal engineering; File management; Informatization; The management system.
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)
市政工程檔案管理的重要性
（一）市政工程檔案是城市規(guī)劃編制的重要依據(jù)
城市規(guī)劃問(wèn)題是市政工程作業(yè)系統(tǒng)中的重要組成部分，而市政工程檔案卻是城市規(guī)劃相關(guān)問(wèn)題的主要參考依據(jù)。也就是說(shuō)，市政工程檔案對(duì)城市規(guī)劃編制的指導(dǎo)意義與價(jià)值極大，只有依據(jù)工程檔案才能實(shí)現(xiàn)市政規(guī)劃的合理部署與調(diào)整；另外，城市市政新項(xiàng)目的規(guī)劃與舊城改造問(wèn)題都需要了解城市原貌的基礎(chǔ)情況。如：公路交通、地下管網(wǎng)施工、市政給排水工程、供暖供熱、以及包括抗洪救災(zāi)等問(wèn)題。由此可知，市政工程檔案管理工作的質(zhì)量決定了城市總體規(guī)劃的數(shù)據(jù)信息的真實(shí)程度，即城市規(guī)劃編制的質(zhì)量與真實(shí)可靠程度。
（二）利于健全市政工程質(zhì)量保證體系
我國(guó)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中明確指出，工程檔案質(zhì)量不合格，將無(wú)法進(jìn)行項(xiàng)目竣工交驗(yàn)。另外，《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》也明確了相關(guān)規(guī)定，要求建立完善、健全的工程項(xiàng)目檔案，否則會(huì)根據(jù)檔案內(nèi)容完善程度做出懲治舉措，即給予一定程度的處罰。此外，現(xiàn)代市政工程檔案管理必須要結(jié)合現(xiàn)行相關(guān)法規(guī)條例做出具體的檔案管理改進(jìn)舉措，才能為市政工程建設(shè)提供技術(shù)支持，保證市政工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量與安全功能，逐步完善市政工程質(zhì)量保證體系的各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容。
（三）為市政工程施工技術(shù)管理提供依據(jù)
市政工程項(xiàng)目檔案中記錄著城市規(guī)劃系統(tǒng)中的基本情況，城市規(guī)劃局或相關(guān)單位可對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施工程進(jìn)行具體分析，編制并建立出符合工程項(xiàng)目作業(yè)、管理所需的項(xiàng)目方案。如，公路交通板塊的技術(shù)檔案能夠?yàn)槁窐颉⒐方ㄔO(shè)提供決策依據(jù)，從而能夠結(jié)合其工程特點(diǎn)確立出投資規(guī)劃與具體施工工藝等。特別是地下管網(wǎng)及周邊建筑作業(yè)的質(zhì)量控制點(diǎn)，都與工程技術(shù)檔案的存在密切聯(lián)系。
當(dāng)前我國(guó)市政工程檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）資料歸檔不及時(shí)，不齊全
建設(shè)各方不能按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)收集、整理檔案資料，造成資料不齊全，歸檔不及時(shí)。市政工程建設(shè)存在著重建設(shè)輕管理的現(xiàn)象，工程開(kāi)工后，建設(shè)單位更多的是注重工程的進(jìn)度，對(duì)工程建設(shè)不能同步管理、資料不規(guī)范、收集不齊全，甚至出現(xiàn)為應(yīng)付竣工驗(yàn)收走過(guò)場(chǎng)突擊收集，加上監(jiān)理工作沒(méi)有將檔案納入現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量監(jiān)督范圍，造成原始資料失真，或是事后編造假材料。
（二）工程檔案管理人員素質(zhì)有待提高
一項(xiàng)工程的完整資料應(yīng)包括招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案資料，涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)，但各單位的工程檔案管理人員往往是兼職或由臨時(shí)抽調(diào)人員擔(dān)任，大多數(shù)人員沒(méi)參加過(guò)正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)欠缺，管理水平不高，服務(wù)意識(shí)差，工作往往處于一種被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，這必然會(huì)影響到工程檔案的質(zhì)量。
提高我國(guó)市政工程檔案管理水平的對(duì)策
（一）提高全員的檔案管理意識(shí)
首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，把檔案管理工作列入議事日程，這是管理利用好檔案的第一要素。
其次，要進(jìn)行全員教育，提高每個(gè)職員的檔案意識(shí)。檔案管理是單位科技、生產(chǎn)管理的重要組成部分。人人都要關(guān)心，把檔案管理工作視為已任，才能形成合力。
再次，是在制度上、裝備上、人員配備上要有保障，這是做好檔案管理工作的基本條件，使檔案管理工作有人抓、有章可循、有人幫、落到實(shí)處。
（二）市政工程檔案的信息化、完整化、系統(tǒng)化
市政工程檔案要實(shí)現(xiàn)預(yù)期的價(jià)值，必須使它具有完整性和系統(tǒng)化。加強(qiáng)管理要牢牢抓住兩個(gè)環(huán)節(jié)：收集齊全，材料系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)的前提必須要保持歸檔文件的完整性，這是很重要的工作環(huán)節(jié)。由于市政工程檔案數(shù)量很多，來(lái)源很廣，周期也長(zhǎng)，這些都給收集工作帶來(lái)很多的困難。收集工作不能太過(guò)形式，要從平時(shí)就做好相關(guān)工作，階段工作完成后要對(duì)歸檔文件進(jìn)行完整性檢查，檢查相關(guān)資料是否完整。檔案人員只有全面了解工程項(xiàng)目建設(shè)情況，才能在工作中有的放矢，做到既不重復(fù)也不遺漏，因?yàn)楝F(xiàn)在的很多的市政檔案除了一些紙質(zhì)的之外，更多的是電子文件，要做到具體問(wèn)題具體分析。
（三）提高市政工程檔案管理人員的素質(zhì)
首先，應(yīng)對(duì)市政工程檔案管理員加強(qiáng)科學(xué)管理意識(shí)，使其具備高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，擁有較好的檔案管理的知識(shí)和管理技能。因此，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合能力，做好市政工程檔案的管理工作。
其次，提高檔案管理水平。在信息技術(shù)應(yīng)用于市政工程檔案管理后，信息管理系統(tǒng)自動(dòng)化處理文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等工作，這些先進(jìn)操作管理技術(shù)都需要檔案管理員掌握，更好地實(shí)現(xiàn)市政工程檔案的數(shù)字化管理。因此，綜合型檔案管理能力成為檔案管理員所必須具備的能力。
再次，利用信息技術(shù)整理市政工程檔案。利用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段整理檔案，能夠提高工作效率，減少人員負(fù)擔(dān)，利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，并按類別將內(nèi)容打印出來(lái)，成為檢索工具的替代物，提高文件歸檔工作效率，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的信息管理優(yōu)勢(shì)。最后，檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)繼續(xù)教育。
市政工程檔案管理員應(yīng)樹(shù)立繼續(xù)學(xué)習(xí)的理念，接受繼續(xù)教育，從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行繼續(xù)教育。全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)水平；學(xué)習(xí)檔案工作相關(guān)學(xué)科知識(shí)；學(xué)習(xí)信息科技知識(shí)，提高信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用。
（四）嚴(yán)把施工竣工驗(yàn)收關(guān)
進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是竣工檔案資料必須同時(shí)或提前通過(guò)驗(yàn)收。因此在竣工驗(yàn)收階段，項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師及檔案管理部門要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對(duì)各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確、簽證是否完備，組卷排列是否合理等等。
總之，在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理工程師、檔案管理部門要密切配合，嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)，確保竣工檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。
（五）建立健全檔案管理制度
市政項(xiàng)目管理單位檔案管理部門，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、檔案管理部門在工程檔案形成過(guò)程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。施工單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開(kāi)工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套原始單元工程憑證文件。只有工程項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。
結(jié)語(yǔ)
綜上，為了實(shí)現(xiàn)市政工程檔案管理的科學(xué)規(guī)范，就必須提升檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)有效地開(kāi)發(fā)和利用市政工程檔案，為城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。市政工程檔案管理者應(yīng)具備現(xiàn)代化的科學(xué)管理意識(shí)，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技能，改善市政工程檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
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[2]王曉燕.淺談工程檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].三峽水利管理，2009.3.
關(guān)鍵詞：建筑工程、檔案資料、存在問(wèn)題、管理措施
Abstract: this paper summarized the construction project archives content and staffing requirements, analysis of the current construction engineering archives management problems, and put forward the corresponding management measures, hoping to instruct the related personnel, making the building project file more complete, more regulations.
Keywords: building engineering, files, the problems and the management measures
中圖分類號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、建筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)修等活動(dòng)中形成的檔案文件，直接關(guān)系到工程質(zhì)量、影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1、基建文件
包括決策立項(xiàng)文件；設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；工程招頭標(biāo)及承包合同文件；工程開(kāi)工文件；商務(wù)文件；工程竣工備案文件；其他文件。
2、工程監(jiān)理資料
主要包括施工管理合同類文件：工程的監(jiān)理管理資料；監(jiān)理工作記錄；監(jiān)理驗(yàn)收資料等。
3、 施工資料
主要包括施工管理資料：施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測(cè)量記錄；工程施工記錄（包括通用記錄、土建專用施工記錄、電梯專用安裝記錄等）；施工實(shí)驗(yàn)記錄（包括通用施工實(shí)驗(yàn)記錄、電氣專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、管道專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、土建專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、通風(fēng)空調(diào)專用施工實(shí)驗(yàn)記錄、電梯專用施工實(shí)驗(yàn)記錄等）；施工驗(yàn)收資料；竣工圖（包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結(jié)構(gòu)工程竣工圖、排水工程竣工圖、強(qiáng)電弱電竣工圖、通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖）。
二、建筑工程檔案的編制要求
1、必須真實(shí)的反映工程的實(shí)際情況，具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，責(zé)任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。
2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)該在復(fù)印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。
3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應(yīng)該手工簽字。
4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說(shuō)明或者內(nèi)容準(zhǔn)確。
三、建筑工程檔案的特點(diǎn)
1、分散性和復(fù)雜性
建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料眾多，建筑信息發(fā)展迅速，影響建筑項(xiàng)目的因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且相互穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)項(xiàng)目文檔資料的分散性和復(fù)雜性。
2、繼承性和時(shí)效性
隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑技術(shù)和管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項(xiàng)目在施工的過(guò)程中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)，避免重犯以前的錯(cuò)誤。同時(shí)建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料有很強(qiáng)的時(shí)效性，文檔資料會(huì)隨著時(shí)間的推移而減少，有時(shí)文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)給相關(guān)的人員和有關(guān)的部門，否則會(huì)造成嚴(yán)重的后果。
3、全面性和真實(shí)性
建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料只有全面地反映項(xiàng)目的各類信息才更有實(shí)用價(jià)值，必須形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實(shí)地反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。
4、隨機(jī)性
建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料可能產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，工程開(kāi)工、施工、竣工等各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生各種的文檔資料，部分資料有規(guī)律性（如各種報(bào)批文件），但還是有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體的工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料應(yīng)該具有隨機(jī)性。
5、多樣化和綜合性
建設(shè)項(xiàng)目的文檔資料依附于不同的專業(yè)對(duì)象而存在，又依賴不同的載體而流動(dòng)。它綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織協(xié)調(diào)等多方面的內(nèi)容。
四、建筑工程檔案整理存在的問(wèn)題
1、檔案材料的不完整
檔案材料的不完整是建筑工程檔案存在的主要的問(wèn)題。工程項(xiàng)目的歸檔率較好的單位能夠達(dá)到80%左右，較差的單位就千差萬(wàn)別了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒(méi)有檔案材料，或者只有工程主體檔案材料，沒(méi)有配套的工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料更是寥寥無(wú)幾。
2、缺乏統(tǒng)一有效的管理模式
從檔案管理人員機(jī)構(gòu)上來(lái)看，有的單位成立了專門的檔案室，工程管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他的業(yè)務(wù)部門代管或者是文檔管理員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3、缺乏復(fù)合型的檔案管理人員
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，有的既缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作的需要。
五、建筑工程檔案管理的措施
1、思想上要重視工程檔案的管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工時(shí)即將交付驗(yàn)工的時(shí)候，才開(kāi)始應(yīng)付整理，這給檔案工作帶來(lái)了很大的難度。其主要的原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，項(xiàng)目部對(duì)建筑工程檔案在思想上重視的程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)于資料整理都是被動(dòng)應(yīng)付。
2、嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔的要求，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)的解決、補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工的材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)、歸檔范圍符合要求。
3、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開(kāi)始）就應(yīng)該按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況、制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理涉及到建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位以及其他等部門，因此要明確這些單位工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成的過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開(kāi)始與檔案跟蹤管理同步。
4、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料絕大部分來(lái)自施工單位，工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制的形成過(guò)程。施工單位應(yīng)該明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。
5、充分利用現(xiàn)代化的手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)于微縮檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運(yùn)用。
6、及時(shí)做好傳遞和變更的記錄。在管理的過(guò)程中頻繁的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)地對(duì)于檔案的增減變化及傳遞情況做出相關(guān)的記錄，才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效，確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)、有效檔案資料或信息。
六、結(jié)束語(yǔ)
文書檔案管理是衡量企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)以積極的學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外的先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹(shù)立檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使建筑工程的檔案管理更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
工程檔案是一項(xiàng)工程建設(shè)過(guò)程中反映各項(xiàng)活動(dòng)指標(biāo)的最重要的參考依據(jù)，它包括了項(xiàng)目工程的建設(shè)，處理，設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)活動(dòng)所形成的研究結(jié)果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應(yīng)。每一個(gè)項(xiàng)目在完成和告一段落之后，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統(tǒng)的管理和整理，最終由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)歸檔。且移交文件或者資料過(guò)程中，接觸人員必須要按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權(quán)拒絕接收。
2工程檔案的收集歸納
2.1分類組卷
分類組卷的原則：檔案分類組卷工作是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是能夠顯示出工作人員的個(gè)人水平。有的檔案管理人員實(shí)際上是沒(méi)有參與到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，所以一定程度上出現(xiàn)了管理檔案的問(wèn)題和不通暢，這些都是對(duì)工程檔案管理工作不全面性鎖導(dǎo)致。我們需要從以下幾個(gè)步驟來(lái)對(duì)檔案管理中的分類組卷有較好的認(rèn)知。第一，立項(xiàng)和選項(xiàng)。從最簡(jiǎn)單的項(xiàng)目提出，批準(zhǔn)，同時(shí)可行性報(bào)告到對(duì)當(dāng)?shù)丨h(huán)境，地理情況，氣候方面調(diào)查研究。范圍廣至電力，城市規(guī)劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設(shè)初期形成的文件和圖紙，以及各部門根據(jù)初步設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)的施工圖。第三，整理和歸納，這個(gè)階段是最難控制的，因?yàn)槿婀ぷ髁烤薮?，設(shè)計(jì)的資料和信息非常多，主要包括了項(xiàng)目開(kāi)工之前的資料和原始文件：補(bǔ)償協(xié)議書，電力供應(yīng)協(xié)議，相關(guān)合同以及許可證。每一個(gè)文件都要仔細(xì)的去核對(duì)，仔細(xì)的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗(yàn)收階段。整個(gè)的項(xiàng)目完成結(jié)束之后，最重要的憑證材料和相關(guān)的建設(shè)真實(shí)材料都是驗(yàn)收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報(bào)送相關(guān)單位。第五，調(diào)試和試播。是指在設(shè)備安裝，調(diào)試，試播等過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)資料。第六，財(cái)務(wù)器材管理資料。主要包括了工程概算，預(yù)算，結(jié)算等數(shù)據(jù)報(bào)表。第七，主題部分，集中在日志，月報(bào)，監(jiān)理通知單等各個(gè)資料。第八，涉外文件，一般是指相關(guān)的設(shè)備采購(gòu)，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關(guān)書籍。檔案管理人員收集資料的時(shí)候，應(yīng)該首先端正良好的作風(fēng)態(tài)度，然后對(duì)各階段鎖形成的資料，文件內(nèi)容來(lái)確定收集整理對(duì)象。有條件的情況下可以進(jìn)行信息化處理。
2.2組卷的質(zhì)量要求
（1）組卷前要詳細(xì)的檢查基礎(chǔ)文件，施工技術(shù)文件和圖紙是否已經(jīng)按照規(guī)定收集齊全，完整。做到不丟項(xiàng)，不漏項(xiàng)。
（2）文字材料的抄寫件書寫要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來(lái)涂改，修改和批復(fù)。復(fù)印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長(zhǎng)期得到良好保存。
（3）建設(shè)的竣工圖應(yīng)該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。
（4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明準(zhǔn)確度高。
2.3案卷排列和編目
案卷文件材料的排列時(shí)間必須要按照時(shí)間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時(shí)間，必須文字材料在前面，圖紙?jiān)诤竺妗＞帉戫?yè)號(hào)以獨(dú)立卷為單位，均已有書寫內(nèi)容為基準(zhǔn)。每個(gè)保管單位必須要按照阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一編排。頁(yè)號(hào)編寫位置和單面書寫的文字材料頁(yè)號(hào)編在右下角。卷內(nèi)的目錄編寫和卷盒內(nèi)的文件一一對(duì)應(yīng)。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)背靠表，不編寫頁(yè)號(hào)。
2.4工程檔案檢索目錄的填寫
工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來(lái)工作，分別建立相關(guān)的單元，統(tǒng)一對(duì)信息進(jìn)行輸入和保存，減少了不必要的時(shí)間和工作量。最終使得工程檔案達(dá)到了目錄管理。案卷目錄的填寫方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來(lái)組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內(nèi)容要書寫的詳細(xì)明了。制作規(guī)范化模版。模版文件是要對(duì)于信息具有專業(yè)性的格式，通常是文書格式，經(jīng)過(guò)工作人員的技術(shù)性操作，最終形成了文書。讀取的時(shí)候是非常的方便，簡(jiǎn)單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存貯方式來(lái)對(duì)相關(guān)的文件和資料來(lái)做好工作，優(yōu)勢(shì)是在于保質(zhì)期長(zhǎng)久，并且安全性很高。技術(shù)人員可以及時(shí)做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里面建立起單元，對(duì)信息的輸入要盡量詳細(xì)。保存的時(shí)間段里面要經(jīng)常性的去核對(duì)，檢查，維護(hù)，才會(huì)讓聲像資料的質(zhì)量長(zhǎng)期的完好。讓相關(guān)的工作開(kāi)展的時(shí)候順利，進(jìn)程加快和效率提升。
3結(jié)束語(yǔ)
[關(guān)鍵詞]檔案管理;服務(wù);民生
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）27-0357-01
農(nóng)村電網(wǎng)是重要的農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施，也是改善民生、促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要條件。加強(qiáng)農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)和改造升級(jí)，對(duì)于改善農(nóng)村用電條件，推進(jìn)社會(huì)主義新農(nóng)村和新型城鎮(zhèn)化建設(shè)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)循環(huán)增長(zhǎng)都具有重要作用。
靈璧縣政府一直把農(nóng)村電網(wǎng)升級(jí)改造納入年度重要的民生工程。國(guó)網(wǎng)靈璧縣供電公司多年以來(lái)也一直重視農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工作，2015年農(nóng)網(wǎng)工程全縣投資2.1億元，35KV線路及變電站工程12個(gè)，新建、改造臺(tái)區(qū)工程255個(gè)。目前工程已全部完工，不僅帶動(dòng)了靈璧區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，還保證了日益增長(zhǎng)的生產(chǎn)和生活用電需求。
伴隨著農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程建設(shè)的普遍開(kāi)展，隨之產(chǎn)生了大量的檔案材料。農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程是以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)，農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程建設(shè)到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里。靈璧縣供電公司從源頭抓起，高度重視農(nóng)網(wǎng)工程檔案工作，抓好民生工程檔案的收集工作，確保農(nóng)網(wǎng)工程民生檔案及時(shí)建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務(wù)民生提供真實(shí)可靠的信息來(lái)源。
一、主要工作做法
1.健全工作網(wǎng)絡(luò)，完善工作機(jī)制。靈璧縣供電公司高度重視農(nóng)網(wǎng)工程檔案工作，公司建立辦公室、農(nóng)網(wǎng)專項(xiàng)辦和施工單位組成三級(jí)管理工作體系，通過(guò)農(nóng)網(wǎng)工程工作例會(huì)、專項(xiàng)培訓(xùn)，貫徹落實(shí)省公司關(guān)于農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)要求，組織開(kāi)展農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程文件材料的形成、積累、收集、整理工作，積極做好農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的檔案匯總、歸檔移交、科學(xué)管理、安全保管和有效利用工作。公司工程檔案管理人員參加公司農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程相關(guān)會(huì)議、前期準(zhǔn)備、過(guò)程檢查總體驗(yàn)收等工作，通過(guò)檔案人員深度參與農(nóng)網(wǎng)過(guò)程全過(guò)程管理，有力促進(jìn)農(nóng)網(wǎng)過(guò)程檔案完整性。
2.實(shí)現(xiàn)工程檔案與工程實(shí)體同步管理。在工程實(shí)施過(guò)程中，靈璧公司注重對(duì)施工隊(duì)伍檔案人員的培訓(xùn)和管理，通過(guò)施工隊(duì)伍檔案兼職人員參與工程交底、過(guò)程檢查、設(shè)備開(kāi)箱、單項(xiàng)工程驗(yàn)收等工作，通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理和兼職檔案管理人員共同努力，確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。
3.建立工程檔案定期抽查制度。公司辦公室、農(nóng)網(wǎng)工程專項(xiàng)辦公室組聯(lián)合建農(nóng)網(wǎng)工程檔案檢查小組，每月定期檢查公司竣工項(xiàng)目歸檔情況，不定期抽查在建工程同步建檔情況，及時(shí)通報(bào)，定期評(píng)價(jià)考核，將工程檔案管理納入農(nóng)網(wǎng)工程月度評(píng)價(jià)考核。
4.農(nóng)網(wǎng)工程檔案與施工現(xiàn)場(chǎng)同步檢查、同步驗(yàn)收。公司在進(jìn)行工程項(xiàng)目檢查時(shí)同步驗(yàn)收工程檔案資料，重點(diǎn)檢查工程檔案資料與工程現(xiàn)場(chǎng)情況，確保工程檔案的真實(shí)性。公司農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理人員不定期參與工程項(xiàng)目驗(yàn)收工作。
二、自查農(nóng)網(wǎng)升級(jí)工程檔案存在的問(wèn)題
根據(jù)省、市公司的工作布署，開(kāi)展農(nóng)網(wǎng)升級(jí)工程檔案自查自糾活動(dòng)，發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題及原因分析如下：
1. 檔案資料收集不完整，有部分檔案資料缺項(xiàng)。
2. 部分臺(tái)區(qū)照片拍攝不規(guī)范，改前改后照片沒(méi)有站在同一角度拍攝，不能形成改前改后的鮮明對(duì)比。
3. 隱蔽工程的照片，不完全能夠反映隱蔽工程項(xiàng)目和實(shí)際情況。
4. 綜合類檔案中廢舊物資上報(bào)清單、購(gòu)銷合同等資料是復(fù)印件，應(yīng)把原件歸檔。
三、解決辦法
針對(duì)農(nóng)網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案存在的問(wèn)題，公司剖析根源，加快問(wèn)題整改，剛性執(zhí)行檔案管理制度，出臺(tái)多項(xiàng)舉措加強(qiáng)農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的過(guò)程管理，穩(wěn)步提升農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理水平。
1.開(kāi)展農(nóng)網(wǎng)升級(jí)工程安全質(zhì)量督查工作，認(rèn)真做好工程檔案與現(xiàn)場(chǎng)工程量的核實(shí)工作，重點(diǎn)檢查工程量、物資使用、地形系數(shù)等，確保工程檔案的真實(shí)性。
2.檔案工作要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程浩大，檔案工作要與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，檔案只有完整、準(zhǔn)確才能實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值，對(duì)管理性前期文件是復(fù)印件的，在歸檔前要由工程主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，原始憑證，施工記錄杜絕用圓珠筆復(fù)寫，竣工圖要保持與現(xiàn)場(chǎng)相符，竣工章必須要有有關(guān)人員的簽名認(rèn)可，對(duì)調(diào)試報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、施工記錄，特別是隱蔽工程的記錄要力求數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。
3.加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育和能力培養(yǎng)。檔案人員的業(yè)務(wù)能力，是決定檔案管理質(zhì)量的一個(gè)重要因素，農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造工程中采用新設(shè)備、新工藝、新技術(shù)對(duì)檔案人員提出了新的要求，檔案人員要不斷更新，掌握新知識(shí)，以便適應(yīng)農(nóng)網(wǎng)建設(shè)與改造檔案管理的要求。
4.堅(jiān)持農(nóng)網(wǎng)工程檔案與工程進(jìn)度同步管理，繼續(xù)保持工程檔案管理與工程管理同計(jì)劃、同要求、同考核。加強(qiáng)農(nóng)網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的同步收集整理，在工程實(shí)施前為每一個(gè)工程項(xiàng)目配備一個(gè)檔案盒，根據(jù)工程施工的進(jìn)度及時(shí)向檔案盒存放同步收集的相關(guān)資料，在項(xiàng)目竣工后就可以直接整理出完整的工程項(xiàng)目檔案，真正做到“分項(xiàng)目立檔、分時(shí)段存檔、驗(yàn)收后歸檔”。
5.細(xì)化農(nóng)網(wǎng)工程檔案質(zhì)量考核辦法，通過(guò)科學(xué)評(píng)價(jià)建立農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理激勵(lì)機(jī)制，提升農(nóng)網(wǎng)檔案管理人員的工作積極性。
6.對(duì)檔案管理引進(jìn)合同機(jī)制。與施工方簽訂合同，要求施工隊(duì)伍繳納檔案質(zhì)量押金。如果有一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案有一頁(yè)不合格則對(duì)施工隊(duì)做出相的扣罰。
7.嚴(yán)格加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)安全管理，要保安全、保質(zhì)量，安全質(zhì)量第一，加強(qiáng)規(guī)范，杜絕施工現(xiàn)場(chǎng)操作隨意性;做到文明施工，施工單位要提前做好施工計(jì)劃，優(yōu)化施工方案，確保居民正常用電;按照省市公司要求序時(shí)做好農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目的推進(jìn)工作，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)做好項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工、竣工、驗(yàn)收、考核等各環(huán)節(jié)的實(shí)施工作，同步收集各環(huán)節(jié)檔案材料，農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目完成時(shí)間要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，單項(xiàng)工程的檔案應(yīng)在竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)移交，整體工程項(xiàng)目檔案應(yīng)在竣工驗(yàn)收后 3 個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交。歸檔時(shí)交接雙方應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格規(guī)范的交接手續(xù)。
［關(guān)鍵詞］農(nóng)村飲水安全；檔案；管理
1引言
臨汾市總?cè)丝?34.5萬(wàn)人，其中農(nóng)村人口250.3萬(wàn)人，占總?cè)丝诘?7.61%。全市山多川少，十年九旱，水資源嚴(yán)重不足，水資源總量15.2億m3，人均占有水資源量380m3，呈現(xiàn)出人口多、用水量多、水資源量相對(duì)少的特點(diǎn)，水資源供需矛盾相對(duì)突出。為保障農(nóng)村飲水安全，近年來(lái)，臨汾市把解決農(nóng)村飲水作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈。到2010年，全市建設(shè)各類農(nóng)村飲水工程3743處，基本解決了農(nóng)村人口的飲水問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了農(nóng)村飲水安全全覆蓋。之后開(kāi)展了提高農(nóng)村群眾用水標(biāo)準(zhǔn)工程建設(shè)，進(jìn)一步提高水質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，提高自來(lái)水入戶率。截至目前，全市飲用自來(lái)水（包括簡(jiǎn)易自來(lái)水）人口占到農(nóng)村人口的94％。農(nóng)村飲水安全工程作為重要的民生工程，投資規(guī)模大、建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、建設(shè)地點(diǎn)分散、單項(xiàng)工程小而多，決定了農(nóng)村飲水安全工程檔案資料具有數(shù)量多、資料分散、收集管理難度大的特點(diǎn)，因此，做好農(nóng)村飲水安全檔案工作是一件復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。
2農(nóng)村飲水安全工程檔案工作重要性分析
2.1工程檔案是維護(hù)管理農(nóng)村飲水安全工程的第一手資料臨汾市農(nóng)村飲水安全工程點(diǎn)多面廣、戰(zhàn)線長(zhǎng)，全市4819處農(nóng)村飲水工程，其中單村供水工程就有3519個(gè)，占飲水工程總數(shù)的73%。工程使用過(guò)程中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，在對(duì)其維護(hù)、維修、改造過(guò)程中，工程檔案就是必不可少的依據(jù)和憑證。2.2工程檔案為今后農(nóng)村飲水安全工程建設(shè)提供參考和借鑒在解決農(nóng)村吃水問(wèn)題上，臨汾市經(jīng)過(guò)了人畜吃水、飲水解困、飲水安全、標(biāo)準(zhǔn)提高等幾個(gè)階段，每個(gè)階段工程建設(shè)都有不同的技術(shù)要求和側(cè)重點(diǎn)，完整的農(nóng)村飲水安全工程檔案，為今后提高工程設(shè)計(jì)質(zhì)量提供了參考和借鑒，也是開(kāi)展農(nóng)村飲水安全工程學(xué)術(shù)研究、持續(xù)進(jìn)行工程建設(shè)的寶貴資料。2.3工程檔案是保障農(nóng)村群眾安全飲水的重要依據(jù)在自然和社會(huì)環(huán)境影響下，自然災(zāi)害、突發(fā)事件難免發(fā)生，也可能對(duì)農(nóng)村飲水安全工程產(chǎn)生不同程度的影響，要避免或減少其影響，保障農(nóng)村群眾飲水安全，就必須分析研究工程檔案中的數(shù)據(jù)和結(jié)論，提前預(yù)防和有效解決自然災(zāi)害、突發(fā)事件產(chǎn)生的影響。同時(shí)，工程檔案還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)。
3主要做法
在農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目實(shí)施中，根據(jù)實(shí)際情況，形成了一套檔案收集管理模式，力爭(zhēng)為工程提供一份翔實(shí)可靠的檔案材料。3.1工程實(shí)施前期的資料收集工程前期文件材料主要有項(xiàng)目投資計(jì)劃、資金文件、批復(fù)、會(huì)審紀(jì)要、實(shí)施方案、變更設(shè)計(jì)及批復(fù)、法人建立文件、項(xiàng)目公示、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.2工程施工期間的資料收集施工文件材料主要有項(xiàng)目劃分申請(qǐng)、報(bào)告、批復(fù)、單元工程質(zhì)量評(píng)定表、隱蔽工程驗(yàn)收簽證，水泥、沙、石、鋼筋、混凝土砂漿配合比資料，砂漿、混凝土試件檢測(cè)報(bào)告、施工日志，工程工藝、設(shè)備材料、管材合格證、設(shè)備合格證等。此外還包括開(kāi)工申請(qǐng)、開(kāi)工令、隱蔽工程簽證、中間報(bào)量、聯(lián)合計(jì)量單、完工結(jié)算書及支付證書等監(jiān)理文件材料。3.3竣工驗(yàn)收及運(yùn)行管理資料收集竣工驗(yàn)收文件材料主要有建設(shè)管理報(bào)告、施工管理報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、資金支付資料、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告；工程運(yùn)行管理資料主要有受益戶統(tǒng)計(jì)表、移交清單、試運(yùn)行報(bào)告、工程管護(hù)制度、管護(hù)協(xié)議、水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告等。3.4根據(jù)工程特點(diǎn)做好檔案資料整理由于農(nóng)村飲水安全工程量小、數(shù)量多，單個(gè)工程很難裝訂成一本，因?yàn)橐粋€(gè)批次的很多程序都是同時(shí)審批的，包括資金下達(dá)、方案審查、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，這些資料應(yīng)批次裝訂，避免資料重復(fù)，但裝訂時(shí)注意對(duì)每個(gè)工程進(jìn)行編碼，一個(gè)工程對(duì)應(yīng)一個(gè)編碼，以方便工程準(zhǔn)確快捷的通過(guò)編碼將其找出。檔案裝訂應(yīng)按照水利部頒發(fā)的水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料檔案管理規(guī)定實(shí)施。同時(shí)，由于農(nóng)村飲水工程檔案使用頻率高，不要用檔案盒裝，最好用硬殼紙當(dāng)封面，用線捆扎封邊裝訂。3.5嚴(yán)把檔案資料收集管理環(huán)節(jié)在工程檔案收集管理中，要本著“對(duì)過(guò)去負(fù)責(zé)、為現(xiàn)在服務(wù)、替未來(lái)著想”的原則，確保各類檔案資料的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)接收的建設(shè)管理類、勘測(cè)設(shè)計(jì)類、建設(shè)監(jiān)理類、施工管理類、竣工驗(yàn)收類等工程建設(shè)檔案，管理辦法、管理制度、用戶協(xié)議、安全責(zé)任書等運(yùn)行管理檔案，工程建設(shè)、水費(fèi)收繳與使用等財(cái)務(wù)檔案，各類配件、管材出入庫(kù)登記等物資檔案，分別進(jìn)行分類、整理、編目、裝盒、入庫(kù)，做到整齊規(guī)范，排列有序，查找方便。
4檔案管理存在問(wèn)題
4.1對(duì)檔案資料收集管理工作重視不夠農(nóng)村飲水安全工程是一項(xiàng)重要的民生工程，涉及到老百姓的切身利益，有關(guān)單位大多認(rèn)為其重點(diǎn)應(yīng)突出解決好工程設(shè)計(jì)、建設(shè)工期、工程質(zhì)量和工程效益上，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導(dǎo)致工程檔案管理工作相對(duì)滯后，檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性得不到有效保障。4.2檔案收集管理專業(yè)人員缺乏在農(nóng)村飲水安全工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案收集管理人員一般是新參加的工作人員、工程技術(shù)人員或兼職人員，有的甚至是臨時(shí)抽調(diào)，身兼數(shù)職，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規(guī)和制度，很難適應(yīng)工程檔案收集管理工作需要。專業(yè)檔案管理人才更是奇缺，在一定程度上影響了農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作。4.3工程檔案資料不齊全由于農(nóng)村飲水安全工程前期工作距離實(shí)施時(shí)間跨度較大，往往哪個(gè)部門形成的檔案資料就保存在哪個(gè)部門，甚至保存在承辦人手中，信息不容易掌握，導(dǎo)致前期工作檔案資料收集不齊全。而且由于農(nóng)村飲水安全單項(xiàng)工程規(guī)模較小、施工技術(shù)難度不大，對(duì)施工單位資質(zhì)要求不是很高，多為資質(zhì)較低的施工企業(yè)，對(duì)工程檔案資料的收集管理水平參差不齊，導(dǎo)致施工資料不規(guī)范、不完整。同時(shí)個(gè)別資料還存在不完善、不完整情況，存在以施工圖、甚至示意圖代替竣工圖，簽字手續(xù)不齊全等問(wèn)題。
5思考及建議
公路建設(shè)是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要部分，公路工程檔案作為公路工程的寫照有著重要的意義，所以加強(qiáng)公路工程檔案管理工作就是重中之重。然而我國(guó)公路工程檔案管理工作并未跟上社會(huì)的發(fā)展，仍然面臨很多問(wèn)題，文章將從公路工程檔案管理重要性的角度出發(fā)為提高公路工程檔案管理提出相關(guān)的解決方案。
關(guān)鍵詞：
公路工程；檔案管理；對(duì)策
公路工程項(xiàng)目資金花費(fèi)大，項(xiàng)目多，尤其是近幾年，公路建設(shè)普及到各個(gè)地方城市。公路工程檔案對(duì)公路工程建設(shè)的相關(guān)記錄，反應(yīng)公路工程建設(shè)從設(shè)計(jì)、招標(biāo)到工程竣工全方面的內(nèi)容。不僅能夠反應(yīng)已經(jīng)竣工的內(nèi)容，對(duì)公路工程的修繕，調(diào)查工作有很大的幫助。雖然我國(guó)在公路工程設(shè)計(jì)、技術(shù)、竣工等方面都有了很大的提高，但是對(duì)于公路工程管理方面仍然有許多問(wèn)題待解決。
1公路工程檔案的概述和內(nèi)涵
公路工程檔案是指公路工程項(xiàng)目從最開(kāi)始到最后施工完成的所有相關(guān)數(shù)據(jù)的載體，包括計(jì)劃書、圖紙、表格、財(cái)務(wù)等具體資料。公路工程檔案是對(duì)歷史公路工程的記錄，具有再現(xiàn)性、記錄性的特點(diǎn)，能將相關(guān)資料真實(shí)的反應(yīng)出來(lái)。此外，公路工程檔案還會(huì)對(duì)一些隱蔽工程進(jìn)行重要記錄，是公路工程管理的重要憑證。公路工程檔案還會(huì)對(duì)公路事故進(jìn)行記錄并分析原因，對(duì)工程質(zhì)量加以評(píng)定。如果建設(shè)完成的公路工程出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，將會(huì)從公路工程檔案入手，尋找責(zé)任人加以賠償。公路工程檔案對(duì)工程的實(shí)施、開(kāi)展和相應(yīng)的維修都有著重要的幫助。然而，目前相關(guān)管理人員對(duì)公路工程檔案不加以重視，導(dǎo)致公路工程檔案管理不周，錯(cuò)誤頻頻出現(xiàn)。接下來(lái)，文章將對(duì)公路工程檔案管理進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。
2目前公路工程檔案管理存在的問(wèn)題
2.1檔案管理意識(shí)薄弱近幾年，雖然我國(guó)公路工程貫徹了大江南北，高速公路也修到了各個(gè)城鄉(xiāng)內(nèi)，但是公路工程的質(zhì)量卻沒(méi)有提高。公路裂痕、斷裂的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，更夸張的是出現(xiàn)了公路大橋斷裂的情況，造成很多交通事故。這些原因人們大多歸為公路工程建設(shè)問(wèn)題，卻忽視了公路工程檔案管理的問(wèn)題。公路工程檔案管理不周能夠直接導(dǎo)致工程建設(shè)拖工、工程質(zhì)量等問(wèn)題。然而公路工程檔案管理卻總是被忽視，主要原因就是相關(guān)工作單位的檔案管理意識(shí)薄弱，工作單位對(duì)檔案資料收集，整理不積極。并且，公路工程檔案的部門管理也不夠科學(xué)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，只抓與資金相關(guān)的部門，忽略了對(duì)檔案管理部門的管理，大多領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理部門人員也不采取獎(jiǎng)懲模式，這就導(dǎo)致工作人員對(duì)工作失去熱情，檔案管理工作效率下降。不能貫徹公路工程檔案管理的重要性是導(dǎo)致管理效率降低的直接原因。
2.2收集整理檔案的標(biāo)準(zhǔn)不一致由于在公路工程建設(shè)過(guò)程中制度沒(méi)有明確規(guī)定必須設(shè)立相關(guān)部門，許多項(xiàng)目單位為了節(jié)省開(kāi)支不設(shè)立明確的管理部門，只是在需要時(shí)雇傭臨時(shí)工作人員，這就導(dǎo)致檔案管理工作跟不上公路工程的進(jìn)度。由于臨時(shí)工作人員頻繁換動(dòng)，導(dǎo)致工作人員不能明確工作任務(wù)，有的工作人員甚至沒(méi)有完成相應(yīng)的工作進(jìn)度就離開(kāi)工作，出現(xiàn)檔案資料缺少，相應(yīng)資料與工程時(shí)間對(duì)不上的現(xiàn)象。此外，負(fù)責(zé)人為了檢查能夠合格，甚至讓人胡亂編造工程檔案。致使工作人員在進(jìn)行資料整理和收集時(shí)會(huì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題。如在進(jìn)行檔案收集和整理時(shí)由于相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，一個(gè)工程檔案中出現(xiàn)多個(gè)整理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致資料混亂。
2.3相關(guān)制度不完善且人員素質(zhì)低我國(guó)公路工程檔案的編制不夠清晰，大部分制度只是片面的，沒(méi)有明確，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行實(shí)際操作時(shí)模棱兩可，檔案資料不健全。并且隨著公路建設(shè)日益增加，公路工程檔案編制任務(wù)繁重，然而我國(guó)公路檔案編制仍然采用老式的方法進(jìn)行，沒(méi)用的資料過(guò)多，使公路工程檔案管理越來(lái)越困難。由于大部分檔案管理人員都是在室內(nèi)進(jìn)行編制，很少去工地進(jìn)行實(shí)地考察，對(duì)公路工程內(nèi)容不了解，致使工程檔案編制缺少真實(shí)性和確切性。公路工程檔案包括設(shè)計(jì)圖，工程流程，資料表格等，這些內(nèi)容需要工作人員進(jìn)行整理分析，但是聘請(qǐng)兼職人員對(duì)專業(yè)知識(shí)不夠，對(duì)管理的內(nèi)容變通能力差，使檔案編制的條理不清晰，出現(xiàn)大量錯(cuò)誤。
3提高公路工程檔案管理的有效措施
3.1加大對(duì)檔案管理的投入要真正的將檔案管理工作做好，就要加大對(duì)檔案管理的投入，提高對(duì)檔案管理的重視程度，讓公路工程的員工都意識(shí)到檔案管理的重要性。工程項(xiàng)目的有關(guān)文檔不僅真實(shí)記錄了重要資料，還是工程質(zhì)量的鏡子，對(duì)以后工程質(zhì)量的檢查提供可靠依據(jù)。工程項(xiàng)目應(yīng)該加大對(duì)工程檔案管理工作的資金投入，設(shè)立專門的檔案管理部門，招聘固定的工作人員，并采取獎(jiǎng)懲工作模式，提高工作人員的工作熱情。不僅要進(jìn)行工作人員的思想工作，更要做好領(lǐng)導(dǎo)者的思想工作，讓領(lǐng)導(dǎo)者真正意識(shí)到工程檔案管理的重要性，認(rèn)真做好檔案檢查工作，抓住工作重點(diǎn)，進(jìn)行有效管理。提高監(jiān)管質(zhì)量。此外，國(guó)家機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的宣傳，讓每個(gè)人都參與到工程檔案的管理和監(jiān)督工作，為檔案整理工作貢獻(xiàn)自己的力量。
3.2統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理相關(guān)的制度過(guò)多，目前最規(guī)范的管理制度為《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》。根據(jù)同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行文檔整理、資料記錄以及工作交接，檢查機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查也會(huì)節(jié)省時(shí)間。不僅要對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，還應(yīng)對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，使檔案管理更加規(guī)范。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在工作前也應(yīng)設(shè)立明確的檔案收集范圍、整理要求、檢查標(biāo)準(zhǔn)，如果檔案管理檢查未符合要求，應(yīng)該要求重新返工。我國(guó)目前的工作方法太過(guò)古板，大部分還使用文字紙張進(jìn)行編輯，使資料堆積過(guò)多，查找困難。普及計(jì)算機(jī)檔案管理也是提高工作效率的有效方法，用新技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)定工作任務(wù)，讓新技術(shù)普及每個(gè)工程項(xiàng)目。
3.3加強(qiáng)管理和人才培訓(xùn)每個(gè)單位的管理監(jiān)督工作都應(yīng)做到位，公路工程不能僅僅做工程現(xiàn)場(chǎng)以及質(zhì)量的監(jiān)督，還應(yīng)做好工程檔案管理的監(jiān)督工作。對(duì)于工程檔案管理工作應(yīng)該做好三方面的監(jiān)督：資料收集工作監(jiān)督，在進(jìn)行任務(wù)安排時(shí)應(yīng)該明確規(guī)定資料編輯范圍，以免多余的資料進(jìn)入工程編輯中，導(dǎo)致工作量過(guò)大；做好工作交接，工程檔案編輯工作量大，人員不固定，在進(jìn)行工作交接時(shí)一定要確保已經(jīng)完成的工作，交接時(shí)間不應(yīng)過(guò)長(zhǎng)；檔案整理工作的監(jiān)督，在進(jìn)行檔案整理時(shí)應(yīng)該將資料進(jìn)行細(xì)分，方便以后查找，并且定期進(jìn)行資料檢查，防止檔案丟失。人才培養(yǎng)工作也是必須要抓的，我國(guó)工程檔案管理工作人才缺失，并且工作人員大多都只會(huì)使用老方法進(jìn)行檔案管理，要真正的提高檔案管理工作人員的技術(shù)，所以，我國(guó)應(yīng)該培養(yǎng)更多的管理人才，項(xiàng)目單位也應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行新技術(shù)普及，讓檔案管理更科學(xué)。
4結(jié)束語(yǔ)
公路工程檔案管理不僅關(guān)系到公路工程建設(shè)問(wèn)題，一定程度上還關(guān)系到我國(guó)的城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展。要做到公路工程檔案的改革進(jìn)步是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要從改變工作人員的意識(shí)入手，讓相關(guān)人員對(duì)公路工程檔案管理加以重視，并且規(guī)定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員自身素質(zhì)。只有這樣，才能讓我國(guó)的公路工程檔案管理更加進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
[1]楊牧盤.高速公路建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理探討[J].工程與建設(shè)，2010，24（5）：715-717.
