發(fā)布時(shí)間：2023-03-01 16:25:20
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學(xué)校檔案管理員樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn);學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,招生形式越來(lái)越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來(lái)越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來(lái)越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來(lái)越豐富。
(2)材料來(lái)源較分散:高校教學(xué)檔案來(lái)源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時(shí)間不同:文書(shū)檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的,應(yīng)該由自己來(lái)管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來(lái),有一定困難。
(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無(wú)專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書(shū)兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無(wú)須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒(méi)有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無(wú)處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無(wú)專職檔案管理員,由教學(xué)秘書(shū)兼任,而教學(xué)秘書(shū)的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒(méi)有受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開(kāi)展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問(wèn)題都積壓到一件中心工作來(lái)臨前倉(cāng)促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě),字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書(shū)、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙?tīng)課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國(guó)人民大學(xué)出版社,1999年.
關(guān)鍵詞:新升本的院校系級(jí)教學(xué)檔案問(wèn)題對(duì)策
隨著專升本的成功標(biāo)志著一所院校辦學(xué)層次的提升。它的辦學(xué)規(guī)模、硬件投入以及教師素質(zhì)都達(dá)到了一定水平，但從管理模式上仍需進(jìn)一步轉(zhuǎn)變和提高，以更好地適應(yīng)本科院校的教育體制。系級(jí)教學(xué)檔案管理作為學(xué)校管理的一個(gè)組成部分，在向本科管理模式轉(zhuǎn)變過(guò)程中，地位更加重要，內(nèi)容更加豐富。教學(xué)檔案的最終目的是服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)管理，良好的教學(xué)檔案管理可以有效地促進(jìn)教學(xué)、科研管理的科學(xué)化，進(jìn)而加快學(xué)校向本科教育轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。反之，如果輕視教學(xué)檔案、疏于對(duì)教學(xué)檔案的管理，則極容易導(dǎo)致教學(xué)管理、科研管理處于無(wú)序狀態(tài)，使高校的轉(zhuǎn)型流于形式。本文就升本后加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的重要作用。
1、新升本院校系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用
1.1 系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容
由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)。因此，反映這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案的內(nèi)容龐雜，且形式多樣。概括起來(lái)可分為以下七類：
(1)教學(xué)計(jì)劃管理方面：主要包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學(xué)狀態(tài)管理方面：主要包括教學(xué)管理工作規(guī)章制度、選修課開(kāi)課匯總表、教研室聽(tīng)課表（或卡）、教學(xué)實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)實(shí)習(xí)資料（實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)任務(wù)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)學(xué)生分組情況登記表、實(shí)結(jié)）、實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件（實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備使用情況、實(shí)驗(yàn)成績(jī)等）、學(xué)生課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文（或設(shè)計(jì)）等內(nèi)容。(3)考務(wù)管理方面：主要包括系內(nèi)和學(xué)校期末考試試卷、考場(chǎng)及監(jiān)考教師安排等內(nèi)容。(4)學(xué)籍管理方面：主要包括學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記表（或卡）、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄、考試成績(jī)等內(nèi)容。(5)教師工作量及業(yè)務(wù)考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計(jì)算、承擔(dān)科研及發(fā)表學(xué)術(shù)論文等內(nèi)容。(6)教學(xué)工作年度總結(jié)和教研、教改總結(jié)等內(nèi)容。(7)師資培養(yǎng)方面包括師資培養(yǎng)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修情況、師資隊(duì)伍建設(shè)材料。如學(xué)科帶頭人、骨干教師、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)；科研和教改實(shí)踐、學(xué)術(shù)研討等。
教學(xué)檔案是全院師生的勞動(dòng)成果，是教學(xué)工作的重要信息資源，是系級(jí)教學(xué)歷史真實(shí)面貌，體現(xiàn)了一所學(xué)院成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的歷史見(jiàn)證。
1.2 系級(jí)教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
系級(jí)教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級(jí)檔案管理工作的核心。它既不同于文書(shū)檔案,也不同于科研檔案,其特點(diǎn)如下:
(1)檔案來(lái)源的分散性。它來(lái)自于教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程,由教與學(xué)兩方面材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，一方面包括了教育改革、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、專業(yè)建設(shè)和課程設(shè)置等文件,及政府教育主管部門、本校教學(xué)主管部門的有關(guān)教學(xué)工作的規(guī)章制度、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料等,另一方面也包括了學(xué)生工作的總結(jié)、學(xué)生的實(shí)習(xí)鑒定、見(jiàn)習(xí)鑒定、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)驗(yàn)成績(jī)和畢業(yè)論文等。
(2)檔案的原始性。教學(xué)檔案是系級(jí)教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、學(xué)生管理中所形成的歷史記錄。反映系級(jí)教學(xué)工作的全貌,記錄著教學(xué)管理活動(dòng)的真實(shí)過(guò)程。它主要包括系級(jí)有關(guān)教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào),以及各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法條例等教學(xué)工作文件。
(3)檔案的專業(yè)性。系級(jí)教學(xué)檔案工作既要遵循人才培養(yǎng)方案的共性,也要根據(jù)系級(jí)專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)分配的不同,遵循其專業(yè)性特點(diǎn)。
(4)檔案資料的多樣性。由于教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容的多樣性,在日常教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中,為了教學(xué)的需要,必然會(huì)形成不同形式的材料。除了紙質(zhì)的文件材料、教材、學(xué)生學(xué)籍外,還包括音像、電子、照片、光盤(pán)等類材料。
1.3系級(jí)教學(xué)檔案的作用
(1)系級(jí)教學(xué)檔案是真實(shí)的原始資料。系級(jí)是高?；鶎拥慕虒W(xué)部門，系級(jí)教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中直接形成的原始資料，真實(shí)、客觀地記錄了在教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、師資隊(duì)伍建設(shè)等各個(gè)方面的教學(xué)管理工作，全面地反映了教學(xué)工作的進(jìn)程和特點(diǎn)，是今后進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動(dòng)不可缺少的，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)和參考。對(duì)今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。
(2)系級(jí)教學(xué)檔案是重要參考依據(jù)。為了有效地進(jìn)行教學(xué)管理和開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，系領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任必須切實(shí)掌握有關(guān)的檔案信息。在熟悉教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制定教學(xué)計(jì)劃和處理存在問(wèn)題時(shí)，不可能單純地只憑個(gè)人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)信息反饋都離不開(kāi)教學(xué)檔案，它可以為這些教學(xué)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)。
(3)系級(jí)教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)。開(kāi)展教育評(píng)估是現(xiàn)代教育的要求，也是國(guó)家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，無(wú)論國(guó)家對(duì)教學(xué)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系如何確定，高校在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，必然要通過(guò)查閱相關(guān)檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對(duì)某一高校作出客觀、全面、真實(shí)的評(píng)價(jià)，在對(duì)教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析時(shí)系級(jí)教學(xué)檔案可以提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)，是高校搞好教學(xué)評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。
2、新升本院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
新升本的院校一般是由?？茖W(xué)校升格而來(lái),本科層次辦學(xué)時(shí)間短,由?？葡虮究频霓D(zhuǎn)變需要一個(gè)過(guò)程,?？茖哟蔚臋n案管理發(fā)展到本科層次的檔案管理也需要有一個(gè)適應(yīng)過(guò)程。加之檔案管理專業(yè)技術(shù)人員偏少,在教學(xué)檔案管理中難免會(huì)存在一定的問(wèn)題。
(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。由于新升本院校重點(diǎn)考慮的是學(xué)科專業(yè)建設(shè)與師資隊(duì)伍建設(shè),重點(diǎn)投入放在改善教學(xué)條件和提高教學(xué)質(zhì)量上,對(duì)教學(xué)檔案管理沒(méi)有高度重視,也沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度,檔案材料存在不全的現(xiàn)象,具體負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)體系指導(dǎo)和管理規(guī)章的約束。系級(jí)教學(xué)檔案應(yīng)如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應(yīng)交由教務(wù)處或院校檔案部門保存?應(yīng)如何整理文件材料? 沒(méi)有統(tǒng)一管理要求。
(2)檔案意識(shí)淡薄。系級(jí)檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級(jí)檔案涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等多種資料,絕大部分來(lái)源于教學(xué)一線的教師和學(xué)生。一方面,一些教師認(rèn)為教學(xué)科研成果、文件材料等是個(gè)人的心血,沒(méi)有必要交給系級(jí)保存、歸檔；另一方面,學(xué)生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學(xué)工處,有的存放在教務(wù)處,有的存放在招生就業(yè)處,有的分散在各系（學(xué)工大隊(duì)部）中,這樣就造成了教學(xué)檔案收集不夠完整,歸檔質(zhì)量不高,一些在教學(xué)過(guò)程中形成的有價(jià)值的文獻(xiàn)資料丟失,難以發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用。
(3)教學(xué)檔案缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。隨著新升本的院校辦學(xué)層次的提高,辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,教學(xué)檔案的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,工作量增加了但教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的編制卻沒(méi)有增加,大多數(shù)還是一個(gè)人干。教學(xué)秘書(shū)往往兼職教學(xué)檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無(wú)專人管理,無(wú)固定保管場(chǎng)所,大量的原始教學(xué)資料處于沒(méi)有規(guī)范整理、零散而不成體系的自然狀態(tài)。具體表現(xiàn)在該收集的材料沒(méi)有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運(yùn)行過(guò)程中自己所形成的具有保存價(jià)值的,原始的、真實(shí)的文件材料,致使教學(xué)檔案雜亂而無(wú)體系性,殘缺而無(wú)完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。
(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用能力較弱,辦公自動(dòng)化、管理科學(xué)化水平較低,對(duì)教學(xué)檔案的管理還是以傳統(tǒng)的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級(jí)檔案管理的效率。
3、加強(qiáng)新升本院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的措施
3.1 提高檔案意識(shí),加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案工作的管理
系級(jí)教學(xué)檔案是院校教師及學(xué)生從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始材料,是院校教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫(xiě)照,是院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是教學(xué)活動(dòng)不可缺少的重要依據(jù)和主要參考資料。在社會(huì)不斷發(fā)展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發(fā)揮很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度。
在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評(píng)價(jià)一所院校管理質(zhì)量?jī)?yōu)劣的重要指標(biāo)。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在院校教學(xué)管理中的作用,應(yīng)重視和關(guān)心系級(jí)檔案管理工作,把教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作真正納入系級(jí)教學(xué)工作計(jì)劃中,配備有一定管理水平且責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員,切實(shí)提高系級(jí)教學(xué)檔案管理水平。
3.2 嚴(yán)格系級(jí)教學(xué)檔案的管理和歸檔制度
教學(xué)檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴(yán)格的管理制度。在收集整理各類教學(xué)資料時(shí),要做到完整、規(guī)范并及時(shí)進(jìn)行編目統(tǒng)計(jì),使教學(xué)檔案的收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合,保證能按時(shí)完成建檔工作。鑒于院校教學(xué)工作的連續(xù)性和長(zhǎng)期性,可在每學(xué)期開(kāi)學(xué)和期末兩個(gè)時(shí)間定期收集整理、歸檔。對(duì)參與教學(xué)活動(dòng)的人員要明確責(zé)任和任務(wù),規(guī)定時(shí)限要求,并進(jìn)行相應(yīng)的登記、考核和獎(jiǎng)懲,使教學(xué)檔案管理工作收到實(shí)效。
3.3 系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集檔案材料,提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平
要提供一份科學(xué)完整的教學(xué)檔案,必須從教學(xué)材料的收集開(kāi)始。由于各院校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)定位及內(nèi)部管理模式的不同,教學(xué)檔案管理方式也有所不同。例如我院教學(xué)檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業(yè)情況信息；教務(wù)處形成學(xué)生個(gè)人基本狀況、學(xué)業(yè)成績(jī)、畢業(yè)和學(xué)位情況信息；學(xué)工處和系學(xué)工大隊(duì)形成學(xué)生在校表現(xiàn)狀況和獎(jiǎng)懲信息；各系形成學(xué)生學(xué)習(xí)考試原始記載和專業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)狀況記載信息等等。加強(qiáng)系級(jí)檔案管理工作的根本目的是及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案材料,發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。因此，以江西警察學(xué)院為例應(yīng)建立以檔案館為主導(dǎo),教務(wù)處、學(xué)工處和各學(xué)工大隊(duì)、招就處、各系為主體的教學(xué)檔案收集網(wǎng)絡(luò)。在“分類法”與“工作規(guī)范”的指導(dǎo)下,明確各級(jí)管理內(nèi)容、管理職責(zé),實(shí)行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的信息,為院校的教學(xué)和師生服務(wù)。
3.4 加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化建設(shè),提高教學(xué)檔案的科學(xué)管理水平
教學(xué)檔案是院校的寶貴財(cái)富,教學(xué)檔案管理的目的是為了利用。在當(dāng)今信息化時(shí)代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動(dòng)提供利用的水平上,是適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展需要的。隨著辦公自動(dòng)化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資料,使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)與利用形成一個(gè)全面、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
總而言之，系級(jí)教學(xué)檔案是學(xué)院檔案的重要組成部分，在學(xué)院由專科教育向本科教育轉(zhuǎn)型的重要?dú)v史時(shí)期，必須把教學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)作為日常工作的重要內(nèi)容，使教學(xué)檔案，在學(xué)院的教學(xué)管理、優(yōu)化人才培養(yǎng)和教育事業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮出積極作用。
個(gè)人簡(jiǎn)介:
[關(guān)鍵詞]高職 教學(xué)檔案 檔案管理
高職院校的教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲(chǔ)存保管起來(lái)的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤(pán)、光盤(pán)等以不同載體形式儲(chǔ)存的歷史記錄總和。
科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學(xué)院建設(shè)發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見(jiàn)證、現(xiàn)實(shí)參考、未來(lái)判斷的重要作用，在主管部門對(duì)高職院校各種評(píng)估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)、準(zhǔn)確診斷的工具等關(guān)鍵作用。
1 高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
（1）記錄的成套性。教學(xué)檔案是高職院校在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的一套有工作對(duì)象、工作任務(wù)和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過(guò)程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。
（2）時(shí)間的周期性與交叉性。檔案管理強(qiáng)調(diào)時(shí)間的特性，往往以日歷年度來(lái)劃分、排列和管理。教學(xué)活動(dòng)是一種以學(xué)生學(xué)歷教育培養(yǎng)為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學(xué)年度（學(xué)期或?qū)W年）和學(xué)制周期相交叉結(jié)合的形式來(lái)整理歸檔。教學(xué)檔案歸檔時(shí)間的交叉性增添了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量。
（3）來(lái)源分散性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。教學(xué)文件有的來(lái)源于上級(jí)主管部門，有的來(lái)源于教務(wù)處、學(xué)生處等教學(xué)管理部門，有的來(lái)源于系、部、教研室等教學(xué)單位，有的來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。
（4）內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教學(xué)檔案是教學(xué)工作、教學(xué)活動(dòng)最詳實(shí)、具體、權(quán)威的反映，同時(shí)，同一專業(yè)的教學(xué)檔案，是由不同課程的教學(xué)人員分別展開(kāi)具體的教學(xué)工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過(guò)程又反應(yīng)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。
（5）載體的多樣性。教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時(shí)還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗以及某些有價(jià)值的實(shí)物、標(biāo)本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學(xué)檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學(xué)檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應(yīng)把握檔案收集時(shí)間。從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，教學(xué)文件材料的形成，主要是以教學(xué)年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時(shí)間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學(xué)文件材料均應(yīng)是原件，規(guī)格相對(duì)一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學(xué)檔案材料后，還需要對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定。高職院校教學(xué)檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理的過(guò)程，是教學(xué)檔案工作的中心環(huán)節(jié)。
高職院校根據(jù)本學(xué)院教育工作任務(wù)和教學(xué)活動(dòng)形成材料的實(shí)際情況及它們的使用價(jià)值，參照國(guó)家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，擬制本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學(xué)周期定期收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須完備。
3 高職院校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對(duì)策
（1）教務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀 轉(zhuǎn)貼于
由于高職院校成立時(shí)間不長(zhǎng)，相對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)，所以教務(wù)檔案管理中存在不少問(wèn)題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識(shí)不強(qiáng)。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對(duì)策與解決途徑
①轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)重要性。
高職院校需要從加強(qiáng)宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強(qiáng)化制度建設(shè)和管理人員培訓(xùn)、檔案管理硬件和軟件建設(shè)上下工夫，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。
②拓寬教學(xué)檔案的編研內(nèi)容，開(kāi)發(fā)多種教學(xué)檔案信息服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用率。
隨著教學(xué)檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開(kāi)拓性地開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作。檔案部門應(yīng)充分利用教學(xué)檔案所蘊(yùn)涵的原始信息，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息編制，除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應(yīng)積極編寫(xiě)各種教學(xué)檔案資料匯編，選取更多的、有價(jià)值的教學(xué)信息資料，滿足利用者對(duì)教學(xué)信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案的利用率。
③利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開(kāi)拓多元化利用渠道。
實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫(kù)；三是對(duì)重要紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，使教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高教學(xué)檔案的利用率。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；管理
中圖分類號(hào)：G717
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長(zhǎng)沙，410014
學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時(shí)改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時(shí)性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過(guò)程中的新問(wèn)題，拓展新的工作途徑，充實(shí)新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用
(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容
學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個(gè)在校學(xué)習(xí)過(guò)程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存與利用價(jià)值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計(jì)劃、新生名冊(cè)等；(2)在校學(xué)生名冊(cè)，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績(jī)卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書(shū)統(tǒng)計(jì)表；(4)各年級(jí)實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績(jī)；(5)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料：獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書(shū)和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況：使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的意見(jiàn)、畢業(yè)生社會(huì)滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用
學(xué)籍檔案對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)都具有重大價(jià)值。(1)對(duì)個(gè)人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評(píng)價(jià)學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過(guò)了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識(shí)地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開(kāi)具相關(guān)證明。(2)對(duì)學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)?；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對(duì)社會(huì)而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)。此外，用人單位對(duì)畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)價(jià)，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會(huì)輸送全面發(fā)展的、社會(huì)迫切需要的合格人才。
二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
高職院校對(duì)學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
(一)學(xué)籍檔案自身的問(wèn)題
1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書(shū)教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個(gè)學(xué)員的個(gè)人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(cè)(含照片)、學(xué)籍變動(dòng)檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績(jī)登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、結(jié)業(yè)名冊(cè)等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。
2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫(xiě)學(xué)籍檔案材料時(shí)，沒(méi)有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊(cè)上沒(méi)有填寫(xiě)畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實(shí)、查找?guī)?lái)了困難。
3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題是填寫(xiě)時(shí)書(shū)寫(xiě)不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，時(shí)間長(zhǎng)了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。
(二)學(xué)籍檔案管理問(wèn)題
1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒(méi)有嚴(yán)格規(guī)定，沒(méi)有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級(jí)關(guān)系組卷，有時(shí)兩、三個(gè)系、或幾個(gè)專業(yè)一起組卷。
2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實(shí)性的特點(diǎn)。每年開(kāi)展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書(shū)、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會(huì)上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。
3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實(shí)施《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。
三、對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考
(一)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析等專業(yè)技能；既要堅(jiān)持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請(qǐng)教；既要加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)。又要積極參加實(shí)踐鍛煉。
(二)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時(shí)刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。
(三)增強(qiáng)政治和法律意識(shí)：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國(guó)家的法律法規(guī)。同時(shí)，必須時(shí)刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺(jué)抵制不良風(fēng)氣的影響。
(四)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時(shí)展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中。
(五)增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析意識(shí)：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計(jì)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)分析手段，及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)分析、教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計(jì)以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。
(六)運(yùn)用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運(yùn)用適合實(shí)際需要的計(jì)算機(jī)軟件，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。
四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法
正確認(rèn)識(shí)目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。
(一)不斷完善管理制度
隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對(duì)細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實(shí)施細(xì)則，對(duì)學(xué)生提出更高、更符合時(shí)展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。
(二)做好原始材料的收集與整理
學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、頭緒多、問(wèn)題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點(diǎn)：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，使各部門上報(bào)的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可信。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對(duì)各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時(shí)上交，以保質(zhì)保量，按時(shí)完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動(dòng)有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的材料收集上報(bào)表格，以便及時(shí)匯總，歸入檔案。
(三)加強(qiáng)學(xué)生考核管理工作
在對(duì)學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實(shí)行教考分離制度，并實(shí)行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強(qiáng)考試和考場(chǎng)管理的規(guī)范性和制度化，對(duì)考試中的違紀(jì)行為要及時(shí)、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補(bǔ)考工作。
(四)做好學(xué)生成績(jī)管理工作
做好學(xué)生平時(shí)成績(jī)的登載檢查工作，對(duì)學(xué)生缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實(shí)記載；對(duì)學(xué)生各科考核成績(jī)要按照教學(xué)計(jì)劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對(duì)成績(jī)的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。
(五)做好學(xué)籍異動(dòng)工作
在對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級(jí)還是退學(xué)處理，都必須堅(jiān)持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機(jī)械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。
(六)做好畢業(yè)質(zhì)量把關(guān)工作
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校 人事檔案 信息化管理
1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)信息化的重要性
人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個(gè)人在不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、家庭基本情況、社會(huì)關(guān)系及個(gè)人德、能、勤、績(jī)等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對(duì)教職工管理的重要憑證和開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，高校對(duì)教職工的考核、調(diào)動(dòng)、人才的選拔等重要人事活動(dòng)都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對(duì)高校的師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫(kù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不僅對(duì)學(xué)?？蒲?、教學(xué)人才的建設(shè)、人才庫(kù)信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對(duì)附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊(duì)建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。
2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難
信息化作為當(dāng)今社會(huì)的大趨勢(shì)，它對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對(duì)人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無(wú)法對(duì)人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計(jì)，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動(dòng)和人力資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：
2.1人事檔案管理模式落后
一些醫(yī)學(xué)院校對(duì)人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時(shí)代的發(fā)展。雖然學(xué)校對(duì)檔案部門配備了計(jì)算機(jī)，但檔案部門對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡(jiǎn)單的利用EXCLE表格等辦公軟件對(duì)各下級(jí)單位檔案數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏使用檔案信息軟件對(duì)人事檔案信息進(jìn)行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲(chǔ)存少或幾乎沒(méi)有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來(lái)說(shuō)，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的需要。
2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠
實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，需要通過(guò)檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對(duì)應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理。同時(shí)，人事檔案部門的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實(shí)用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)和利用更為缺乏，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理的信息化和資源的利用。
2.3對(duì)檔案信息資源的利用不夠
要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對(duì)教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時(shí)、高效的服務(wù)。只有實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對(duì)檔案信息的管理只停留在使用簡(jiǎn)單的EXCLE表格等辦公軟件對(duì)各下級(jí)單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏檔案信息軟件對(duì)信息進(jìn)行錄入，對(duì)人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。
3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的途徑及辦法
3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)
要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實(shí)提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識(shí)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、信息儲(chǔ)存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫(kù)和參謀部，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入
要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動(dòng)人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時(shí)加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營(yíng)造現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)上來(lái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。
3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高資源利用率，同時(shí)加強(qiáng)保密安全
人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開(kāi)展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時(shí)為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實(shí)現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等等過(guò)程中。因此，進(jìn)行信息化管理必須加強(qiáng)檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對(duì)檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對(duì)管理人員對(duì)信息資源庫(kù)權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗(yàn)證入庫(kù)制度，防止無(wú)關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問(wèn)者的身份，設(shè)置對(duì)人事檔案資料相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。另一方面，要加強(qiáng)安全技術(shù)和開(kāi)發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測(cè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對(duì)資源數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和發(fā)展策略[D].沙洲職業(yè)工學(xué)院學(xué)報(bào)，2007.
關(guān)鍵詞：高校檔案；規(guī)范化；信息化
引言
社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在實(shí)施國(guó)家信息化戰(zhàn)略過(guò)程中，檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)也是當(dāng)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求，對(duì)此，高校二級(jí)學(xué)院要抓住機(jī)遇，做好檔案管理工作，應(yīng)用有效的管理措施來(lái)促進(jìn)高校檔案管理的信息化建設(shè)。
一、檔案管理信息化建設(shè)概況
中國(guó)著名的檔案學(xué)學(xué)者張照宇曾著有一書(shū)《檔案信息化理論與實(shí)踐》，在該書(shū)中曾對(duì)檔案信息做出解釋，檔案信息化主要由國(guó)家檔案行政管理部門統(tǒng)一組織和規(guī)劃，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，從而對(duì)相關(guān)的信息資源實(shí)施有效的管理、處置。從客觀的角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化指的是檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息實(shí)施有效的利用、整理、開(kāi)發(fā)以及收集工作，有效地促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，將實(shí)質(zhì)的檔案和信息管理技術(shù)進(jìn)行有效的融合。在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中，主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容，首先是檔案信息安全保障體系和檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)；其次是檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)；最后是檔案信息資源建設(shè)和檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
二、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）高校二級(jí)學(xué)院檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置有待提升
首先，大部分高校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中已經(jīng)應(yīng)用到了基本的信息處理設(shè)備，例如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，但是對(duì)專業(yè)的管理基礎(chǔ)設(shè)備有待完善，比如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀以及檔案管理專用服務(wù)器等，對(duì)管理設(shè)備的更新和維護(hù)效率較低。其次，大部分高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)用的檔案管理軟件比較落后，仍舊使用單機(jī)版的管理軟件，盡管能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的基本需求，但是依舊達(dá)不到檔案管理信息化的水平，特別是早期應(yīng)用的軟件缺少相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口，導(dǎo)致和OA系統(tǒng)難以進(jìn)行數(shù)據(jù)互通。第三，很多高校二級(jí)學(xué)院沒(méi)有設(shè)置檔案管理的專用網(wǎng)絡(luò)，盡管小部分建設(shè)了管理網(wǎng)絡(luò)，但是得不到有效的完善和更新，難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案的信息化管理。
（二）高校二級(jí)學(xué)院檔案信息資源數(shù)量和質(zhì)量問(wèn)題
首先，高校二級(jí)學(xué)院都設(shè)置有檔案管理機(jī)構(gòu)，但是大部分管理機(jī)構(gòu)囊括的檔案信息資源缺少檔案全部數(shù)據(jù)，只有基本的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，部分高校二級(jí)學(xué)院一味追求檔案資源的數(shù)量，但是在引入資源過(guò)程中存在片面性，不加選擇就擴(kuò)大資源數(shù)量，對(duì)學(xué)院的實(shí)際需求沒(méi)有進(jìn)行探究，導(dǎo)致應(yīng)用了大量的財(cái)力、物力、人力來(lái)擴(kuò)充價(jià)值比較低的檔案數(shù)據(jù)，占據(jù)了大量的儲(chǔ)存空間，不僅不利于高校檔案信息化管理，還為高校的發(fā)展帶來(lái)了一定的負(fù)擔(dān)。綜合分析，在檔案信息化建設(shè)中，高校二級(jí)學(xué)院對(duì)信息資源的數(shù)量和質(zhì)量關(guān)注度較低，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。
（三）檔案管理信息化缺乏有效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
第一，因?yàn)闄n案管理信息化缺乏有效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致大部分高校二級(jí)學(xué)院應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)也缺乏通用性、兼容性。致使在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)交流過(guò)程中，不同學(xué)院之間的系統(tǒng)難以直接利用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源識(shí)別出現(xiàn)問(wèn)題。盡管有的管理軟件已經(jīng)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，但是依舊難以保障將原數(shù)據(jù)完整地轉(zhuǎn)移到新的管理系統(tǒng)當(dāng)中。第二，高校二級(jí)學(xué)院在實(shí)施管理過(guò)程中，相關(guān)的學(xué)生管理、教學(xué)管理、科研管理以及辦公自動(dòng)化等管理系統(tǒng)分別由不同的企業(yè)開(kāi)發(fā)得來(lái)，甚至出現(xiàn)了各自管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)難以和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，大大降低了檔案資源管理的共享效率和利用效率，不僅不利于檔案管理的信息化，同時(shí)也加大了高校檔案管理信息化建設(shè)和維護(hù)成本。
（四）高校二級(jí)學(xué)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升
在進(jìn)行高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要專門的管理人員通過(guò)專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件來(lái)進(jìn)行管理，但針對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)分析，部分高校二級(jí)學(xué)院的檔案信息化管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。第一，盡管很多高校二級(jí)學(xué)院檔案管理部門具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和檔案管理理論基礎(chǔ)，但是，管理人員的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)水平較低，難以達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理信息建設(shè)的需求。第二，部分高校二級(jí)學(xué)院盡管有專業(yè)的信息技術(shù)人員，但是實(shí)踐操作和檔案管理知識(shí)水平較低，難以實(shí)施有效的檔案管理信息化工作。所以，專業(yè)的檔案管理人員是當(dāng)前高校檔案管理所面臨的重要挑戰(zhàn)之一，尤其是既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。又熟知檔案管理業(yè)務(wù)的綜合性人才非常少，導(dǎo)致檔案管理信息化發(fā)展緩慢。
三、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)改善措施
（一）加大檔案管理信息化的資金投入
針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不足問(wèn)題，主要從兩個(gè)方面入手，首先，增加檔案管理資金的投入，實(shí)行?？顚Ｓ?，依照學(xué)院的實(shí)際需求來(lái)購(gòu)置穩(wěn)定性高、性能高的專業(yè)設(shè)備，例如專用的掃描儀、計(jì)算機(jī)以及服務(wù)器等。其次，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)高校檔案管理朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，保障管理系統(tǒng)的開(kāi)放性、共享性。最后是依照學(xué)校檔案管理建立專業(yè)的網(wǎng)站，依托校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的共享、利用以及采集，從而提供專業(yè)的檔案咨詢服務(wù)和信息檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。同時(shí)要及時(shí)更新管理系統(tǒng)，保障檔案管理的高效穩(wěn)定運(yùn)行。
（二）構(gòu)建統(tǒng)一的檔案資源標(biāo)準(zhǔn)體系
在實(shí)施檔案管理時(shí)，高效檔案管理部門要樹(shù)立全程管理理念，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的積極性。首先要依照檔案電子文件的要求和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)制定，比如數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要將管理標(biāo)準(zhǔn)和校園信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行連接，從而保障檔案資源符合管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，學(xué)院檔案管理工作人員要和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員建立有效的聯(lián)系，對(duì)于檔案資源的歸檔等問(wèn)題，構(gòu)建專業(yè)的系統(tǒng)接口，保障系統(tǒng)文件能夠自動(dòng)的實(shí)施歸檔，在經(jīng)過(guò)檔案管理人員的收集和篩選后再實(shí)施歸檔，從而提升數(shù)據(jù)輸入的效率，提升檔案信息化管理的效率。
（三）加強(qiáng)檔案資源庫(kù)的建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才
以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，保障檔案信息應(yīng)用效率的提升。首先，加強(qiáng)電子文件的收集力度。第一，在學(xué)院OA系統(tǒng)和教學(xué)系統(tǒng)文件辦結(jié)后要及時(shí)進(jìn)行歸檔。第二，對(duì)學(xué)院不同部門的電子文件要進(jìn)行邏輯歸檔，如果是紙質(zhì)文件，及時(shí)收集相關(guān)原版電子件，提升文件數(shù)字化的效率。第三，加大視頻、聲音以及圖像等文件的收集力度，擴(kuò)大檔案信息資源的種類。其次，依照學(xué)院的實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工，可以引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化公司來(lái)輔助學(xué)院完成檔案數(shù)字化工作，不僅增加了檔案管理部門的壓力，同時(shí)也提高了管理設(shè)施的利用率。其次，加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，積極應(yīng)用獎(jiǎng)懲機(jī)制和考核機(jī)制來(lái)激發(fā)管理人員的工作積極性，穩(wěn)定檔案管理的人才數(shù)量，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而滿足當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的需要。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，高校二級(jí)學(xué)院在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，對(duì)此，要進(jìn)行深入的探究和分析，依照高校的實(shí)際需求和要求，構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，組建專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，促進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]高職 教學(xué)檔案 檔案管理
高職院校的教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲(chǔ)存保管起來(lái)的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤(pán)、光盤(pán)等以不同載體形式儲(chǔ)存的歷史記錄總和。
科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學(xué)院建設(shè)發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見(jiàn)證、現(xiàn)實(shí)參考、未來(lái)判斷的重要作用，在主管部門對(duì)高職院校各種評(píng)估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)、準(zhǔn)確診斷的工具等關(guān)鍵作用。
1 高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
（1）記錄的成套性。教學(xué)檔案是高職院校在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的一套有工作對(duì)象、工作任務(wù)和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過(guò)程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。
（2）時(shí)間的周期性與交叉性。檔案管理強(qiáng)調(diào)時(shí)間的特性，往往以日歷年度來(lái)劃分、排列和管理。教學(xué)活動(dòng)是一種以學(xué)生學(xué)歷教育培養(yǎng)為目標(biāo)的周期性活動(dòng)，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學(xué)年度（學(xué)期或?qū)W年）和學(xué)制周期相交叉結(jié)合的形式來(lái)整理歸檔。教學(xué)檔案歸檔時(shí)間的交叉性增添了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量。
（3）來(lái)源分散性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。教學(xué)文件有的來(lái)源于上級(jí)主管部門，有的來(lái)源于教務(wù)處、學(xué)生處等教學(xué)管理部門，有的來(lái)源于系、部、教研室等教學(xué)單位，有的來(lái)源于從事教學(xué)活動(dòng)的教師。
（4）內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教學(xué)檔案是教學(xué)工作、教學(xué)活動(dòng)最詳實(shí)、具體、權(quán)威的反映，同時(shí)，同一專業(yè)的教學(xué)檔案，是由不同課程的教學(xué)人員分別展開(kāi)具體的教學(xué)工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過(guò)程又反應(yīng)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。
（5）載體的多樣性。教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時(shí)還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗以及某些有價(jià)值的實(shí)物、標(biāo)本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學(xué)檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學(xué)檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應(yīng)把握檔案收集時(shí)間。從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，教學(xué)文件材料的形成，主要是以教學(xué)年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時(shí)間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學(xué)文件材料均應(yīng)是原件，規(guī)格相對(duì)一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學(xué)檔案材料后，還需要對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定。高職院校教學(xué)檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理的過(guò)程，是教學(xué)檔案工作的中心環(huán)節(jié)。
高職院校根據(jù)本學(xué)院教育工作任務(wù)和教學(xué)活動(dòng)形成材料的實(shí)際情況及它們的使用價(jià)值，參照國(guó)家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，擬制本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學(xué)周期定期收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須完備。
3 高職院校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對(duì)策
（1）教務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀
由于高職院校成立時(shí)間不長(zhǎng)，相對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)，所以教務(wù)檔案管理中存在不少問(wèn)題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識(shí)不強(qiáng)。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對(duì)策與解決途徑
①轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)重要性。
高職院校需要從加強(qiáng)宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強(qiáng)化制度建設(shè)和管理人員培訓(xùn)、檔案管理硬件和軟件建設(shè)上下工夫，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。
②拓寬教學(xué)檔案的編研內(nèi)容，開(kāi)發(fā)多種教學(xué)檔案信息服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用率。
隨著教學(xué)檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開(kāi)拓性地開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作。檔案部門應(yīng)充分利用教學(xué)檔案所蘊(yùn)涵的原始信息，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案信息編制,除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應(yīng)積極編寫(xiě)各種教學(xué)檔案資料匯編，選取更多的、有價(jià)值的教學(xué)信息資料，滿足利用者對(duì)教學(xué)信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案的利用率。
③利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開(kāi)拓多元化利用渠道。
實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫(kù)；三是對(duì)重要紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，使教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高教學(xué)檔案的利用率。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱春瑜.高職高專教學(xué)檔案的功能與建設(shè)研究——高職高專人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估引發(fā)的思考[j].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2008，1（1）：95-98.
引言
隨著我國(guó)的教育改革不斷的深入，在高職院校的發(fā)展當(dāng)中對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作顯得尤為的重要，學(xué)生檔案是管理學(xué)生的一個(gè)基礎(chǔ)，想要在學(xué)生的管理以及實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化和規(guī)范化就要從學(xué)生檔案管理開(kāi)始進(jìn)行，與此同時(shí)對(duì)于學(xué)生的檔案管理也是對(duì)高職學(xué)校對(duì)其管理水平的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。
一、高職院校學(xué)生檔案管理的基本概述
（一）學(xué)生檔案的基本涵義及其特征
隨著教育的不斷發(fā)展，對(duì)于高職院校的學(xué)生檔案的管理也愈來(lái)愈重要，從以往的紙質(zhì)的學(xué)生檔案到現(xiàn)代的電子檔案，在管理上能夠很好的適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，所謂的學(xué)生檔案是指在學(xué)校生活的過(guò)程中，對(duì)學(xué)生的一些在校的經(jīng)歷和學(xué)習(xí)以及德才能力方面的真實(shí)記錄反映，通過(guò)文字或者是圖像聲音等形式進(jìn)行存儲(chǔ)起來(lái)以備查考的歷史記錄[1]。對(duì)于高職院校的學(xué)生檔案的特征有著多方面，主要表現(xiàn)在檔案的多樣性和應(yīng)用性、周期性和廣泛性、共存性和綜合性、分散性和動(dòng)態(tài)性，這些特征在高職院校的學(xué)生管理過(guò)程中有著顯著的體現(xiàn)。
（二）學(xué)生檔案的的價(jià)值意義分析
高職院校在學(xué)生檔案管理上進(jìn)行有效科學(xué)的管理有著其重要的價(jià)值意義，首先在教學(xué)中的價(jià)值意義是能夠?yàn)榻處熖峁┩晟魄铱茖W(xué)的學(xué)生的測(cè)試資料，能夠使得老師更加準(zhǔn)確的對(duì)學(xué)生有一個(gè)了解從而有針對(duì)性的實(shí)施教育，這樣能夠做到真正的因材施教，從而把教學(xué)質(zhì)量得到有效的提高。同時(shí)在學(xué)校的科研方面也有著其價(jià)值意義，它能夠?qū)τ诮虒W(xué)的改革起到推動(dòng)性的作用，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┱鎸?shí)的資料，方便于指導(dǎo)實(shí)踐教學(xué)工作。而在學(xué)生自身方面也有著重要的價(jià)值意義，根據(jù)檔案的測(cè)試信息能夠使得學(xué)生更加準(zhǔn)確的了解自身的一些不足，從而有針對(duì)性的加以提高，在自我意識(shí)上也能夠得以有效的提高。
二、當(dāng)下高職院校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀分析
經(jīng)過(guò)對(duì)當(dāng)下高職院校的學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了解分析，筆者其中出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行了歸納總結(jié)。首先就是對(duì)于高職院校的學(xué)生檔案在管理沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化，隨著教育制度的改革不斷的深入，而高職院校的學(xué)生檔案管理工作卻缺乏完善的管理制度，有的院校雖然在管理制度上有著規(guī)定，但是嚴(yán)格執(zhí)行的力度還比較弱，在對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行管理的時(shí)間主要是在入學(xué)和畢業(yè)這一階段，沒(méi)有把學(xué)生檔案的真正價(jià)值得到充分的發(fā)揮[2]。另外就是對(duì)于學(xué)生的檔案內(nèi)容缺乏個(gè)性化，從實(shí)際意義來(lái)說(shuō)學(xué)生的檔案是對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況以及思想政治等方面進(jìn)行真實(shí)記錄的一個(gè)比較充分的信息依據(jù)，還有就是能夠推薦學(xué)生就業(yè)的一個(gè)重要的憑證，但是在現(xiàn)實(shí)中對(duì)于學(xué)生的檔案內(nèi)容基本是學(xué)生招生錄取的材料以及入學(xué)的登記表，而真正能夠反映學(xué)生的情況的內(nèi)容卻沒(méi)有得到記錄。
三、針對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略探究
（一）健全學(xué)生檔案管理制度
根據(jù)以上對(duì)于高職院校的學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者進(jìn)行了深入的探析，對(duì)于以上的問(wèn)題原因主要是由于制度的不健全或者是管理的不到位，還有就是對(duì)于學(xué)生檔案的管理人員在自身的專業(yè)素養(yǎng)方面還有待進(jìn)一步的提高。首先在要對(duì)于高職院校的學(xué)生檔案的管理制度上加以健全，要把責(zé)任明確到位，法制化是當(dāng)下的檔案管理的一種歷史性的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，對(duì)于當(dāng)下的高職院校的學(xué)生檔案的管理制度問(wèn)題要對(duì)規(guī)范化的檔案管理制度加以健全，統(tǒng)一建檔的標(biāo)準(zhǔn)，把歸檔的內(nèi)容以及范圍要得以明確，對(duì)于檔案的建設(shè)要得到足夠的重視，根據(jù)統(tǒng)一建檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，要能夠使得學(xué)生的檔案材料要齊全，對(duì)于其中的內(nèi)容項(xiàng)目要能夠有所保證，確保每個(gè)學(xué)生的檔案都不遺漏[3]。
同時(shí)還要把檔案的利用價(jià)值得到有效的提高，對(duì)于學(xué)生檔案歸檔的內(nèi)容要能夠?qū)n案的全面性以及個(gè)體性得到兼顧，既要在常規(guī)性的一些內(nèi)容上得到保障還要在學(xué)生的特長(zhǎng)以及知識(shí)技能方面有著真實(shí)的反映，對(duì)于學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐等方面的內(nèi)容都要納入到學(xué)生檔案的內(nèi)容中去，在就業(yè)的時(shí)候能夠給用人單位一個(gè)比較全面的真實(shí)信息。對(duì)于檔案的管理制度要能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道多樣化的方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而有助于提高工作的效率，也能夠和當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展相契合。
（二）提高學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，一些先進(jìn)的技術(shù)已經(jīng)在高職院校的學(xué)生檔案中得到了應(yīng)用，這就需要學(xué)生檔案的管理人員要能夠加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，更好的把學(xué)生檔案管理工作做到更好，管理人員要在思想上先要得到解放更新觀念，要把以學(xué)生為本的思想觀念得到樹(shù)立，另外就是要高職院校的學(xué)生檔案管理人員在自身得到道德水平上要得到加強(qiáng)并提高，從而更好的為學(xué)生服務(wù)[4]。在學(xué)生檔案的工作評(píng)價(jià)方面管理人員要能夠以客觀公正的心態(tài)去對(duì)待，在檔案的管理知識(shí)方面要得到有效的提高，要能夠和最新的檔案管理方式相同步發(fā)展，如此才能夠最大化的給學(xué)生的檔案管理工作帶來(lái)新的動(dòng)力。
