發(fā)布時(shí)間：2022-07-11 11:59:52
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案管理工作計(jì)劃樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：電算化；審計(jì)監(jiān)督；高校；會(huì)計(jì)檔案管理；工作分析
一、會(huì)計(jì)電算化背景下高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，當(dāng)前在高校會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，也逐漸引入了電算化的工作流程和工作方法。應(yīng)該看到，隨著當(dāng)前我國(guó)高校普遍擴(kuò)招，加上各行各業(yè)的電子化、無(wú)紙化辦公的深入推行，當(dāng)前在我國(guó)高校檔案管理的工作當(dāng)中，有計(jì)劃地實(shí)施電算化的會(huì)計(jì)工作路徑，對(duì)于提升會(huì)計(jì)工作的效率，加強(qiáng)高校內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作管理而言，都是十分有好處的。但是也應(yīng)看到，受歷史和現(xiàn)實(shí)原因共同作用的影響，當(dāng)前我國(guó)在電算化語(yǔ)境之下，高效的檔案管理工作，還有許多疏漏之處。正視這些問(wèn)題，并且有針對(duì)性地予以解決，對(duì)于提升我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理工作的整體質(zhì)量而言，是非常有意義的。著眼于電算化背景下高校檔案管理工作的有效實(shí)施，本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)角度著手：
二、會(huì)計(jì)電算化背景下高校檔案管理工作的幾個(gè)策略
（一）提高內(nèi)部人員的個(gè)人素質(zhì)
把控內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，最重要是要提高高校內(nèi)部會(huì)計(jì)從業(yè)人員的相關(guān)素質(zhì)，會(huì)計(jì)電算化視野之下的高校檔案管理工作的順利實(shí)施，有賴于一線工作人員對(duì)相關(guān)技術(shù)的熟練操作和準(zhǔn)確理解。很大程度上，一線工作人員對(duì)相關(guān)技術(shù)和理念的執(zhí)行，對(duì)于高校整個(gè)電算化背景和視野之下的檔案管理工作的順利實(shí)施與否具有十分重要乃至于決定性的影響。從這個(gè)角度上來(lái)看，就要考慮提升內(nèi)部人員的個(gè)人素質(zhì)，而為了達(dá)到這一目標(biāo)，學(xué)?？梢詮膬?nèi)外兩個(gè)方面來(lái)著手解決相關(guān)問(wèn)題。從內(nèi)部而言應(yīng)該選拔一些年紀(jì)較輕和素質(zhì)較高的，年輕員工去學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)和技能；從外部來(lái)說(shuō)，應(yīng)該有目的地去引入會(huì)計(jì)電算化相關(guān)技能的員工，不斷更新內(nèi)部人員的血液，推進(jìn)高校檔案管理工作電算化的順利實(shí)施。隨著時(shí)代的發(fā)展，高校在實(shí)際操作中能夠正確運(yùn)用跨級(jí)電算化完成會(huì)計(jì)的相關(guān)工作。會(huì)計(jì)電算化指的是高校會(huì)計(jì)在進(jìn)行日常工作的過(guò)程當(dāng)中，使用信息技術(shù)提高工作效率，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的一系列活動(dòng)。克服會(huì)計(jì)電算化給高校帶來(lái)的一系列問(wèn)題，關(guān)系到高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，高校的電算化是涉及到整個(gè)高校的，對(duì)高校的管理機(jī)制、經(jīng)營(yíng)方法都植入電算化元素，用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提高高校的運(yùn)營(yíng)經(jīng)營(yíng)效率的一種高校運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略。
（二）做好相關(guān)規(guī)劃預(yù)案
高校的檔案管理工作是為了防控風(fēng)險(xiǎn)，然而在高校發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)的出現(xiàn)不可避免。在這樣的情況下，高校做好與檔案管理工作相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)案就顯得尤為重要。隨著時(shí)展和社會(huì)的進(jìn)步，辦公電子化和會(huì)計(jì)電算化是當(dāng)前高校發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中所必須要面對(duì)的一個(gè)重要的方向。特別是對(duì)于那些具有相關(guān)科研任務(wù)、內(nèi)部和外部的資金往來(lái)十分頻繁的學(xué)校來(lái)說(shuō)，使用電子化的方式來(lái)對(duì)高效的檔案管理進(jìn)行有效的分類和處理，對(duì)于提升高校內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作的運(yùn)營(yíng)效率、幫助高校在運(yùn)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中節(jié)約更多的時(shí)間和人力成本而言都是非常有好處的。為此，著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，高校應(yīng)該對(duì)自身的檔案管理工作進(jìn)行電算化方面的準(zhǔn)備。從客觀方面來(lái)說(shuō)，要對(duì)客觀條件進(jìn)行改善，各科室特別是涉及到會(huì)計(jì)工作的相關(guān)科室要配備足夠先進(jìn)的電腦和正版的軟件。從理念上來(lái)看，在高校內(nèi)部運(yùn)營(yíng)的制度的設(shè)定上，一定要充分考慮到會(huì)計(jì)電算化在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中的一些客觀現(xiàn)實(shí)需求。相當(dāng)一部分高校的管理者對(duì)于會(huì)計(jì)電算化軟件的安全性和保密性存疑，這種存疑往往成為會(huì)計(jì)電算化普及道路上的最大障礙，這種狀況一定要予以革除。這里防范的風(fēng)險(xiǎn)主要是高校在經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，防范風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于加強(qiáng)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境之下，高校的會(huì)計(jì)從業(yè)人員有可能會(huì)為經(jīng)濟(jì)利益所誘惑，在會(huì)計(jì)賬本上做手腳，為了一己私利，影響高校的整體利益。在會(huì)計(jì)電算化深度發(fā)展的當(dāng)下，會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展對(duì)于有效杜絕相關(guān)情況的發(fā)生具有十分重要的意義。隨著國(guó)外商品對(duì)于國(guó)內(nèi)生產(chǎn)商的全面擠壓，國(guó)內(nèi)的商品生產(chǎn)者在此過(guò)程中是否能搶抓機(jī)遇、迎難而上，突破既有的貿(mào)易經(jīng)營(yíng)的短板，在新形勢(shì)下盡快轉(zhuǎn)化思路，跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展步伐，就顯得尤為重要。站在新的歷史節(jié)點(diǎn)上，為了讓我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展早日實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，突破經(jīng)濟(jì)學(xué)上的“中等收入陷阱”，也為了讓在逆勢(shì)中的高校找到自己在信息時(shí)代的市場(chǎng)定位，更加規(guī)范、更加專業(yè)地進(jìn)行高校會(huì)計(jì)電算化的改革。
（三）強(qiáng)化版權(quán)意識(shí)，重視選擇正版軟件
工欲善其事，必先利其器。為了做好電算化背景下高校檔案管理工作，當(dāng)前應(yīng)該更加重視電算化軟件的選擇，并更加重視人員的培訓(xùn)。通過(guò)實(shí)地調(diào)研我們發(fā)現(xiàn)，在會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，的確出現(xiàn)了諸如信息泄露和會(huì)計(jì)信息提供錯(cuò)誤最終導(dǎo)致的管理者決策錯(cuò)誤，這些問(wèn)題的出現(xiàn)一方面是由于高校的相關(guān)管理體制有漏洞，更重要的問(wèn)題在于，當(dāng)前有相當(dāng)一部分會(huì)計(jì)不能規(guī)范熟練地使用會(huì)計(jì)電算化軟件，也就造成了當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化在審計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)相當(dāng)?shù)恼系K。由于大陸版權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)法律法規(guī)建立得不夠完善，高校使用盜版軟件的情況時(shí)有發(fā)生，盜版軟件盡管能降低高校的成本，但是盜版軟件給高校帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也是顯而易見(jiàn)的，尤其非正版的會(huì)計(jì)軟件當(dāng)中可能會(huì)有植入的木馬病毒，這給高校的信息泄露乃至正常運(yùn)行都埋下了很大的隱患。高校作為國(guó)家人才的培養(yǎng)機(jī)構(gòu)，其運(yùn)營(yíng)的效率高低直接決定了其在人才培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中的效率的高低，也從某種程度上對(duì)于我國(guó)勞動(dòng)力人口的素質(zhì)具有一定的影響。特別是考慮到高校本身教育之道，高效的管理團(tuán)隊(duì)在日常工作和管理過(guò)程當(dāng)中所折射的態(tài)度和對(duì)于版權(quán)方面的意識(shí)，最終會(huì)以某種方式作用于學(xué)生的思想。如果高校在會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用于高校的檔案管理算的進(jìn)程當(dāng)中，不去選擇使用正版軟件，就會(huì)在某種程度上對(duì)于學(xué)生的版權(quán)意識(shí)造成負(fù)面的影響。從長(zhǎng)遠(yuǎn)上來(lái)看，這對(duì)于提升我國(guó)整個(gè)的法制化進(jìn)程將造成非常巨大的阻礙。
三、結(jié)語(yǔ)
會(huì)計(jì)電算化的大背景下，高校進(jìn)行檔案管理工作的意義和價(jià)值越發(fā)突出，順利地解決檔案管理和審計(jì)當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，有利于高校和行業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，這同時(shí)也需要相關(guān)從業(yè)人員共同努力。
參考文獻(xiàn)：
[1]李志鵬.論高校會(huì)計(jì)成本核算的問(wèn)題及其解決方法[J].教育與職業(yè)，2008，(23)：12-13.
[2]姜大衛(wèi).淺談高校會(huì)計(jì)電算化實(shí)施問(wèn)題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)，2010，(12)：45-46.
［關(guān)鍵詞］高校；教學(xué)檔案；建設(shè)；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中圖分類號(hào)］G275.9；G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-01
高校教學(xué)檔案具有自身的特點(diǎn)，為教學(xué)、管理以及科研等活動(dòng)的進(jìn)行提供重要參考資料，具有較高的保存價(jià)值，不僅能夠保障教學(xué)科研活動(dòng)的順利進(jìn)行，更為評(píng)估教學(xué)質(zhì)量等工作，提供大量真實(shí)的、可靠的數(shù)據(jù)資料。
1 高校教學(xué)檔案的主要特征
1.1 周期性與專業(yè)性
高校主要按照兩種形式開(kāi)展教學(xué)工作，一種是學(xué)期制，另一種是學(xué)年制，這也就使高校的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出周期性特征，主要由系院負(fù)責(zé)完成高校的教學(xué)管理。為此，高校應(yīng)當(dāng)按照學(xué)期以及學(xué)年歸檔與整理高校的教學(xué)檔案，由此促使周期性檔案的形成。高校的教學(xué)檔案覆蓋的內(nèi)容非常廣泛，如自然科學(xué)以及社會(huì)科學(xué)等。因此，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)科專業(yè)的要求，相應(yīng)地采用不同的人才培養(yǎng)方案，科學(xué)合理地設(shè)置課程，開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)以及安排教學(xué)環(huán)節(jié)等，這也就使院系檔案呈現(xiàn)出專業(yè)性的特點(diǎn)。
1.2 內(nèi)容豐富，形式多樣化
高校的教學(xué)檔案包括眾多的內(nèi)容，大至由上級(jí)主管部門所下達(dá)的各項(xiàng)文件，中至院校所制定的培養(yǎng)目標(biāo)以及設(shè)置的專業(yè)，小至教師制作的教學(xué)教案以及課件等。近些年，科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，促使高校的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。
1.3 服務(wù)性與社會(huì)性
高校教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行記錄，為開(kāi)展教學(xué)研究活猶峁匾資料支持，對(duì)于促進(jìn)教學(xué)研究活動(dòng)的順利進(jìn)行具有重要作用。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高校的教學(xué)檔案更是突破以往的利用對(duì)象范圍，逐漸呈現(xiàn)出跨行業(yè)、跨院校特點(diǎn)，發(fā)展成為共享性資源，慢慢地體現(xiàn)出更多的社會(huì)服務(wù)職能。
2 高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理面臨的主要問(wèn)題
2.1 教學(xué)檔案管理工作不受重視
各大高校的教學(xué)檔案管理工作主要由系部負(fù)責(zé)，然而，絕大部分的系部檔案工作僅僅由教務(wù)秘書(shū)兼職管理。檔案管理一直處于收集―上交的低級(jí)層次。然而，兼任化的檔案管理工作存在的問(wèn)題是：一是難以明確檔案管理崗位；二是檔案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突擊性整理與收集檔案的現(xiàn)象。然而，教學(xué)檔案對(duì)于教學(xué)管理工作所具有的作用卻被忽略，檔案管理人員不能夠及時(shí)地將檔案情況匯報(bào)至學(xué)校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.2 檔案管理缺乏規(guī)范性
教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)兼具復(fù)雜性與系統(tǒng)性的工作，所涉及的范圍非常廣泛，不僅工作量大，而且要求嚴(yán)格，需要檔案管理工作人員采用科學(xué)的、規(guī)范的管理方式。但是，受到多種因素的影響，例如：管理模式、人員素質(zhì)等，當(dāng)前的教學(xué)檔案管理中普遍存在著遺失及缺漏等問(wèn)題，加之檔案的歸檔工作缺乏完整性，致使教學(xué)檔案難以充分發(fā)揮作用，阻礙著高校的教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)順利進(jìn)行。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低
兼任化的教學(xué)檔案管理工作所存在的問(wèn)題是檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)方面嚴(yán)重缺乏，更未經(jīng)過(guò)專業(yè)化的訓(xùn)練。在實(shí)際工作中，檔案管理人員不僅缺乏教學(xué)檔案方面的法制意識(shí)，而且開(kāi)展工作時(shí)存在較大隨意性。
3 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理的措施
3.1 提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的重視程度
教學(xué)檔案管理是各大高校檔案管理工作的重要組成部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案管理重視程度，將其納入系部的工作計(jì)劃中，并提供其足夠的經(jīng)費(fèi)支持，專門為其設(shè)立檔案用房，并相應(yīng)的配備設(shè)備，組織成立檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督與管理。
3.2 完善檔案管理制度
高校在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視完善檔案管理制度，結(jié)合學(xué)校的教學(xué)工作的特征，合理地制定各項(xiàng)工作程序，在各項(xiàng)工作程序中細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，促使教學(xué)檔案管理不僅服務(wù)于綜合檔案管理工作，也服務(wù)于高校的各項(xiàng)教學(xué)、管理以及科研等活動(dòng)。
3.3 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理工作人員作為教學(xué)檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其個(gè)人的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作將會(huì)產(chǎn)生重大的影響。然而，現(xiàn)階段的檔案管理人員隊(duì)伍，存在著素質(zhì)低下，且專職人員缺乏等問(wèn)題。因此，針對(duì)上述問(wèn)題，高校應(yīng)重視加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育，全面提高其專業(yè)知識(shí)與素質(zhì)，尤其是要提高檔案管理人員的信息化水平，從而滿足信息化時(shí)展要求。
4 結(jié) 語(yǔ)
高校領(lǐng)導(dǎo)與教師應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視程度，一方面學(xué)校應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案管理工作的投入；另一方面建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
主要參考文獻(xiàn)
［1］程燦華.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理［J］.梧州學(xué)院學(xué)報(bào),2008(6).
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書(shū)檔案；檔案管理
文書(shū)檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來(lái)越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書(shū)檔案管理專業(yè)化認(rèn)識(shí)
首先，樹(shù)立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識(shí)。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨(dú)特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國(guó)家對(duì)檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識(shí)、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國(guó)有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對(duì)檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺(jué)的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨(dú)立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強(qiáng)專業(yè)化意識(shí)。加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對(duì)查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對(duì)查閱過(guò)的案卷不經(jīng)檢查就人庫(kù)。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開(kāi)發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅(jiān)持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開(kāi)發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢(shì)，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開(kāi)了人所有的檔案都沒(méi)有任何意義。檔案管理專業(yè)化過(guò)程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國(guó)統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書(shū)檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書(shū)檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書(shū)檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立、人員獨(dú)立、管理獨(dú)立、經(jīng)費(fèi)獨(dú)立、業(yè)務(wù)獨(dú)立的檔案館?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開(kāi)展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具有保管檔案的專用庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書(shū)檔案管理模式有兩種：一是文書(shū)檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價(jià)值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書(shū)檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過(guò)程規(guī)范，檔案的價(jià)值整體得到利用。
三、改進(jìn)文書(shū)檔案管理專業(yè)化方式
文書(shū)檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項(xiàng)專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過(guò)程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書(shū)檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書(shū)檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書(shū)檔案工作的質(zhì)量與效率，開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式，更好地實(shí)現(xiàn)“檔案館可以通過(guò)報(bào)紙、廣播、電視、刊物、圖書(shū)等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會(huì)公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識(shí)水平。要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開(kāi)發(fā)公司的售后服務(wù)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時(shí)配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書(shū)檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校文書(shū)檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識(shí)，做到愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)聘，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。
文書(shū)檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅(jiān)定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，具有文書(shū)檔案的鑒別、識(shí)別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書(shū)檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書(shū)檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該懂得電子計(jì)算機(jī)操作和軟件設(shè)計(jì)的基本原理，能自如地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識(shí)，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識(shí)，以利用各種手段實(shí)行對(duì)干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國(guó)檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等?！睘榇?，要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開(kāi)發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強(qiáng)檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識(shí)體系，根據(jù)社會(huì)需求，有條件的高校要積極開(kāi)辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)課程建設(shè)和教材開(kāi)發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評(píng)定、推優(yōu)評(píng)優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，改善檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡、知識(shí)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體活力。
關(guān)鍵詞：高校 檔案 管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2014）04-0026-02
普通高等學(xué)校是教學(xué)、科研和培養(yǎng)人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是學(xué)校歷史的真實(shí)記錄，能完整、準(zhǔn)確地反映學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展過(guò)程，是高校行政管理工作的一個(gè)重要組成部分，也是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)不可缺少的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作需要，也是發(fā)展社會(huì)主義教育的重要工作之一。
高校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案的形成范圍廣，內(nèi)容新舊混雜而豐富，種類繁多，它一般包括四大門類：科技檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案。高校檔案真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，對(duì)于學(xué)校編史修志，和行政管理、教學(xué)、科研、維護(hù)學(xué)?；驇熒鷨T工的利益，有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，對(duì)于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。
高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，高校檔案質(zhì)量是衡量學(xué)校管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來(lái)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。但目前高校檔案管理工作普遍存在一些問(wèn)題，阻礙了檔案管理工作的正常、有序發(fā)展，下面，我就當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。
一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)
長(zhǎng)期以來(lái)一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面的認(rèn)為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書(shū)育人，對(duì)檔案工作重視不夠，很少將學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對(duì)檔案工作未給與足夠的重視和支持，對(duì)本單位檔案工作存在的問(wèn)題解決不得力；領(lǐng)導(dǎo)忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責(zé)任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利發(fā)展。
2.檔案管理制度不健全
近年來(lái)，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，其具體表現(xiàn)為：一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，甚至存在不同職能部門檔案記錄不一致的現(xiàn)象，喪失了部分利用價(jià)值。如有些單位教學(xué)檔案記錄缺項(xiàng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課卻沒(méi)有聽(tīng)課記錄；學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)籍變動(dòng)等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。如有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽；借閱、傳閱不登記；有的長(zhǎng)期借用不歸還，造成重要文件時(shí)有流失。三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高、隊(duì)伍不穩(wěn)定
改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，熟悉黨和國(guó)家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識(shí)，一定的語(yǔ)文知識(shí)以及文字表達(dá)能力。此外，隨著校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作急需一批現(xiàn)代化信息管理方面的人才。檔案管理工作對(duì)于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒(méi)有具體的專業(yè)知識(shí)以及技能，就難以勝任檔案管理工作。
目前，高校檔案管理人員不管是在職稱、待遇，還是工作時(shí)間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，尤其是投入和收入方面與同類教師相比普遍偏低，上下班時(shí)間較為固定沒(méi)有機(jī)動(dòng)性等，導(dǎo)致檔案管理工作人員在心理上產(chǎn)生了不平衡的心態(tài)，對(duì)于本職工作有種逆反，不愿意長(zhǎng)期安于現(xiàn)狀。這樣就造成了檔案管理工作當(dāng)中缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象。
4.院校合并等造成檔案管理難度大
近十幾年來(lái)，我國(guó)高校在布局上面進(jìn)行了一次最大的改革，主要推崇綜合化和多元化以及科學(xué)化發(fā)展的方向。目前很多高等院校是經(jīng)過(guò)合并或是建設(shè)了新校區(qū)，高校不管是在建校面積還是學(xué)生數(shù)量等都有較大的規(guī)模，而且不同校區(qū)位置距離太遠(yuǎn)，加上之前在管理當(dāng)中出現(xiàn)的各不相同的管理模式，對(duì)于高校的檔案管理工作就在無(wú)形當(dāng)中增加了極大的難度，并且也隨之有諸多的新問(wèn)題出現(xiàn)。
5.檔案管理方式落后
高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長(zhǎng)且存放不方便，占用面積大，同時(shí)不易復(fù)制，難以達(dá)到永久安全保存，因而給檔案管理增加困難。
6.檔案利用率偏低
高校檔案館擁有數(shù)量龐大的檔案，但利用率并不高。原因有：一是高校檔案意識(shí)不強(qiáng)，許多人認(rèn)為檔案沒(méi)用，甚至不知道有檔案機(jī)構(gòu)；二是管理方式落后，檔案利用效率偏低；三是一些高校檔案館藏單一，不能滿足檔案需求。舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務(wù)不能真正落到實(shí)處。高校檔案如果不能為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供服務(wù)，不能為師生員工和社會(huì)需要提供服務(wù)，檔案工作就不會(huì)存在，也不可能得到發(fā)展，檔案管理也無(wú)從談起。由此可見(jiàn)，充分地認(rèn)識(shí)檔案管理工作、提高檔案的利用率、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的服務(wù)意識(shí)具有十分重要的意義。
二、做好高校檔案管理工作對(duì)策
1.強(qiáng)化檔案意識(shí)
首先是要轉(zhuǎn)變高校領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念。校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強(qiáng)加對(duì)學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。因此加強(qiáng)檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)者的議事日程。其次，要建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)構(gòu)。如建立高校檔案館、成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，同時(shí)將檔案工作納入高校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為高校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境。最后，要真正重視檔案工作，解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，包括人力，物力，財(cái)力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護(hù)，有效利用等實(shí)際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進(jìn)。
2.建立健全高校檔案管理制度
應(yīng)根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。使檔案管理全面實(shí)行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一；納入單位考核、獎(jiǎng)懲制度之中；做到領(lǐng)導(dǎo)有保證，工作人員有保證，工作時(shí)間有保證，經(jīng)費(fèi)開(kāi)支有保證。使檔案原始材料在有序的過(guò)程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準(zhǔn)確性和完整性。建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上而下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督機(jī)制，明確崗位責(zé)任制和檢查評(píng)比制度。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范高校檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，才能對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。
3.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)一支適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化需要的、素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、穩(wěn)定的檔案人才隊(duì)伍，可以從以下四個(gè)方面做起：一是努力提高檔案人員的政治意識(shí)、大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)；二是盡可能地為檔案工作人員提供繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力；三是建立健全人才引進(jìn)制度，制定特殊優(yōu)惠政策和措施，積極引進(jìn)政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、學(xué)歷層次高、具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和技能的檔案專業(yè)人員；四是加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，為兼職檔案人員設(shè)置崗位津貼，定期開(kāi)展檔案工作核查評(píng)比活動(dòng)，引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性。
4.加強(qiáng)檔案編研工作，實(shí)現(xiàn)信息共享
檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢(shì)，高校檔案館應(yīng)該利用館藏檔案的優(yōu)勢(shì)，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對(duì)于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。這些編研資料下發(fā)到各院系各單位，將會(huì)極大地方便各部門的工作。學(xué)校的檔案、圖書(shū)、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會(huì)的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
5.提高信息化管理水平，提供更好的服務(wù)
關(guān)鍵詞：高校實(shí)驗(yàn)室 檔案 管理 規(guī)范化
0 引言
高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理是高校實(shí)驗(yàn)管理中的重要組成部分，它真實(shí)記載了高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)和發(fā)展歷程，記載了高校的實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研情況以及管理經(jīng)驗(yàn)，是對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)研究以及管理水平的真實(shí)反映。只有不斷完善高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理，使其成為高校日常管理的基礎(chǔ)性工作，實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室檔案的規(guī)范化管理，才能有效提高高校的教學(xué)質(zhì)量和科研管理水平，從而更好的發(fā)揮其在高校的實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研工作中的作用。
1 高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的范圍
1.1 高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理檔案。具體包括：實(shí)驗(yàn)室的具置、面積大小以及內(nèi)部設(shè)置等基本信息；實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃；校級(jí)以及相關(guān)主管部門下發(fā)的與實(shí)驗(yàn)室工作和實(shí)驗(yàn)教學(xué)相關(guān)的文件；批準(zhǔn)建立、撤銷、合并、調(diào)整實(shí)驗(yàn)室的文件；與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的考核評(píng)估資料；與實(shí)驗(yàn)室教學(xué)和工作相關(guān)的評(píng)優(yōu)及獲獎(jiǎng)材料和證書(shū)；各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)室規(guī)章制度。
1.2 高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理檔案。具體包括：實(shí)驗(yàn)教學(xué)儀器設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、固定資產(chǎn)備查簿、使用和維修記錄等單據(jù)；大型儀器設(shè)備的安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、說(shuō)明書(shū)、技術(shù)資料、使用和維修記錄以及樣品測(cè)試的相關(guān)數(shù)據(jù)及其分析記錄等；實(shí)驗(yàn)材料以及低值消耗品領(lǐng)用記錄。
1.3 高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理檔案。具體包括：實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)課程表、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)手冊(cè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)考核評(píng)估辦法等相關(guān)記錄；科研實(shí)驗(yàn)研究成果；申請(qǐng)開(kāi)設(shè)新實(shí)驗(yàn)報(bào)告、自制教學(xué)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備及相關(guān)鑒定報(bào)告。
1.4 高校實(shí)驗(yàn)室管理人員檔案。具體包括：實(shí)驗(yàn)室工作人員的崗位責(zé)任制、組織分工以及管理制度；實(shí)驗(yàn)室工作人員日志；實(shí)驗(yàn)室科研活動(dòng)記錄；專業(yè)論文、科研成果鑒定證書(shū)；自制教學(xué)實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；實(shí)驗(yàn)室工作人員的專業(yè)培訓(xùn)情況記錄、實(shí)驗(yàn)室工作人員的考核評(píng)估資料等。
1.5 高校實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)管理檔案。具體包括：申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用情況及使用效益報(bào)告；年度購(gòu)置儀器設(shè)備預(yù)算；實(shí)驗(yàn)用品消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì)；實(shí)驗(yàn)室年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、專業(yè)測(cè)試、業(yè)務(wù)協(xié)作以及勞務(wù)收入情況統(tǒng)計(jì)等。
1.6 科研項(xiàng)目管理檔案。具體包括：科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、合同及委托協(xié)議書(shū)、科研項(xiàng)目完成情況的鑒定報(bào)告；專利申請(qǐng)相關(guān)資料、科研成果轉(zhuǎn)讓等。
2 高校實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的必要性
2.1 為高校實(shí)驗(yàn)室的管理和決策提供有效的依據(jù)和支撐。完備的高校實(shí)驗(yàn)室檔案準(zhǔn)確記錄了實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展的全過(guò)程，也準(zhǔn)確記錄了實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有的儀器設(shè)備以及實(shí)驗(yàn)教學(xué)等與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的工作，它能為高校實(shí)驗(yàn)室的管理和決策提供真實(shí)、可靠、完整、及時(shí)的信息，為高校實(shí)驗(yàn)室的科學(xué)規(guī)劃和正確決策提供有效的依據(jù)和支撐。
2.2 提升高校實(shí)驗(yàn)室管理水平的重要手段。隨著我國(guó)高校教育體制改革的不斷深入，高校實(shí)驗(yàn)室在人才培養(yǎng)中起著越來(lái)越重要的作用。高校實(shí)驗(yàn)室的數(shù)量越來(lái)越多，規(guī)模也逐漸壯大，實(shí)驗(yàn)室的等級(jí)和層次也越來(lái)越高。高水平的實(shí)驗(yàn)室是建立在長(zhǎng)期的實(shí)驗(yàn)室工作和管理所積累的豐富經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上的，并以此來(lái)不斷改進(jìn)和提高高校實(shí)驗(yàn)室的管理水平。高校實(shí)驗(yàn)室檔案真實(shí)記錄和反映了高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)、發(fā)展、工作和管理等方面的情況，這對(duì)提高高校實(shí)驗(yàn)室的管理水平起著重要的作用。
2.3 為搞好高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)和實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)提供重要的參考依據(jù)。高校實(shí)驗(yàn)室是高校的教學(xué)科研人員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研實(shí)驗(yàn)的主要場(chǎng)所，高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)與實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量和科研水平的高低密切相關(guān)。高校實(shí)驗(yàn)室檔案真實(shí)記錄了高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)以及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等方面的內(nèi)容、存在的問(wèn)題以及取得的成果。只有對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理，才能為搞好高校的實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)提供重要的參考依據(jù)。
2.4 為組織開(kāi)展高校實(shí)驗(yàn)室的考核評(píng)估提供基礎(chǔ)材料。高校實(shí)驗(yàn)室檔案記錄了與實(shí)驗(yàn)室工作相關(guān)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研成果，真實(shí)反映了高校實(shí)驗(yàn)室的管理水平。只有對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理，才能保證高校實(shí)驗(yàn)室檔案所記錄的各項(xiàng)內(nèi)容的完整性，從而真實(shí)準(zhǔn)確的反映了高校實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展歷程，這也為組織開(kāi)展高校實(shí)驗(yàn)室的考核評(píng)估提供了可靠的基礎(chǔ)材料，保證了高校實(shí)驗(yàn)室考核評(píng)估的客觀性和公正性。
2.5 為高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的購(gòu)置和管理提供參考。目前，高校實(shí)驗(yàn)室絕大部分的儀器設(shè)備具有高度的綜合性和復(fù)雜性。很多專業(yè)技術(shù)人員受其專業(yè)知識(shí)的限制，需要有關(guān)部門提供相關(guān)的技術(shù)信息咨詢服務(wù)。高校實(shí)驗(yàn)室檔案則可以提供包括設(shè)備的品種、型號(hào)、價(jià)格、功能用途、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、使用維修保養(yǎng)情況以及生產(chǎn)廠商等一系列資料，這就為專業(yè)技術(shù)人員在對(duì)相關(guān)儀器設(shè)備的選擇、使用、維護(hù)以及保養(yǎng)等方面提供了一定的參考。
2.6 為改進(jìn)和完善高校實(shí)驗(yàn)室工作提供了第一手材料。為了改進(jìn)和完善高校實(shí)驗(yàn)室工作，需要充分利用高校實(shí)驗(yàn)室檔案，因?yàn)楦咝?shí)驗(yàn)室檔案記載了實(shí)驗(yàn)室改革和發(fā)展過(guò)程中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)和汲取的教訓(xùn)，這些高校實(shí)驗(yàn)室檔案為改進(jìn)和完善高校實(shí)驗(yàn)室工作提供了第一手材料。
3 實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
3.1 建立健全高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度。規(guī)范化管理必須有有效的規(guī)章制度作為保證，高校實(shí)驗(yàn)室檔案的管理涉及到很多方面，具有一定的復(fù)雜性和綜合性。有效的規(guī)章制度能夠改變高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的隨意性，實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。因此，高校應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查實(shí)驗(yàn)室檔案的管理工作，并認(rèn)真的分析研究，了解目前高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問(wèn)題，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定一套切合實(shí)際、操作性強(qiáng)的高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室檔案的規(guī)范化管理。
3.2 加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，特別是要重視高校實(shí)驗(yàn)室日常工作檔案的收集、整理、分類、匯總和管理過(guò)程中所涉及的經(jīng)費(fèi)以及設(shè)備和檔案用品等問(wèn)題，不斷改善高校實(shí)驗(yàn)室檔案的工作環(huán)境和條件，構(gòu)建覆蓋全校的實(shí)驗(yàn)室檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，將高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作列入高校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍，引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，列入高校的檔案和實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃，并對(duì)歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔類型、檔案保管和使用制度等做出具體詳細(xì)的規(guī)定。
3.3 建立一支專業(yè)素質(zhì)高的高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人才隊(duì)伍。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)驗(yàn)室檔案的數(shù)量將會(huì)越來(lái)越多，其管理手段和利用途徑也將越來(lái)越先進(jìn)。為了適應(yīng)這一變化，高校必須加強(qiáng)對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員的專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，激發(fā)他們的工作熱情，提高他們的責(zé)任心，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。此外，要繼續(xù)加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，打造一支責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理隊(duì)伍，通過(guò)引進(jìn)人才、評(píng)定職稱、發(fā)放津貼以及獎(jiǎng)懲評(píng)優(yōu)等方面保證高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人才隊(duì)伍的持續(xù)發(fā)展，改變目前高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員不足、年齡結(jié)構(gòu)不合理和業(yè)務(wù)水平低的現(xiàn)狀。
3.4 加大經(jīng)費(fèi)投入，做好高校實(shí)驗(yàn)室檔案的信息化建設(shè)。高校實(shí)驗(yàn)室檔案的收集、整理、歸檔和保存必須有一定場(chǎng)所和設(shè)備條件，因此，高校必須投入必要的經(jīng)費(fèi)，才能保證高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備。此外，隨著現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的重點(diǎn)已經(jīng)從原先的檔案收集、整理、歸檔和保存轉(zhuǎn)向現(xiàn)在的檔案開(kāi)發(fā)、利用和服務(wù)上來(lái)，原先的人工服務(wù)和手工查詢方式已經(jīng)不利于更好的發(fā)揮高校實(shí)驗(yàn)室檔案的作用。隨著大學(xué)校園電腦和校園網(wǎng)的普及，這就為高校實(shí)驗(yàn)室檔案的信息化建設(shè)提供了一個(gè)良好的平臺(tái)。因此，應(yīng)當(dāng)盡快利用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，建立高校實(shí)驗(yàn)室檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足不同層次用戶的需要，從而更好的發(fā)揮高校實(shí)驗(yàn)室檔案的作用和功能。
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【關(guān)鍵詞】外事檔案；重要性；管理
高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實(shí)體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等。
高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀(jì)要，總結(jié)等相關(guān)重要文字材料。同時(shí)還有雙方交流合作過(guò)程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈(zèng)送的一些具有保存和紀(jì)念意義的實(shí)物等。加強(qiáng)對(duì)這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學(xué)校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。
社會(huì)各方面的迅猛發(fā)展使得上至國(guó)家下至學(xué)校都為不斷充實(shí)自身的實(shí)力而尋求國(guó)際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國(guó)際交流與合作的推動(dòng)力。
高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起著積極的作用。
高校外事檔案可成為連接各合作單位，團(tuán)體，個(gè)人的橋梁，是雙方開(kāi)展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見(jiàn)證。對(duì)加強(qiáng)與推進(jìn)高校與合作交流方的進(jìn)一步合作與交流具有十分重要的作用。
一、高校外事檔案的重要性
改革開(kāi)放20余年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的深入開(kāi)展，隨著信息時(shí)代的悄然來(lái)臨，隨著國(guó)內(nèi)高校間強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合和不斷擴(kuò)大的對(duì)外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來(lái)。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來(lái)越受到各方面的高度重視。國(guó)家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計(jì)劃和管理制度中，落實(shí)到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行。
過(guò)去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡(jiǎn)單的資料保管，而檔案管理者更象是倉(cāng)庫(kù)保管員，他們僅進(jìn)行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動(dòng)性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動(dòng)，檔案資料的信息、情報(bào)價(jià)值和使用價(jià)值幾乎沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更逞論大范圍地開(kāi)發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財(cái)力進(jìn)行收集處理的信息資源悄無(wú)聲息地被流失和湮沒(méi)，造成了巨大的資源浪費(fèi)。隨著社會(huì)更加開(kāi)放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)今天的社會(huì)需求。
高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動(dòng)及對(duì)外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學(xué)校在國(guó)內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)校科研的發(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生面對(duì)全球范圍競(jìng)爭(zhēng)的心理和目標(biāo)定位，影響到學(xué)校掌握國(guó)際、國(guó)內(nèi)的科學(xué)動(dòng)態(tài)并及時(shí)調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等?？傊咝Ｍ馐聶n案的工作技術(shù)、管理開(kāi)發(fā)方式和管理水平的提高對(duì)高校的全面發(fā)展至關(guān)重要。
二、高校外事檔案的技術(shù)化
做好高校外事檔案工作除在思想認(rèn)識(shí)上引起足夠重視外，還應(yīng)注意在實(shí)際工作中的技術(shù)支持。高校外事檔案工作應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)技術(shù)科學(xué)管理為條件，以情報(bào)收集和服務(wù)群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理以服務(wù)于群體具有重要意義。
首先，引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急，把簡(jiǎn)單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報(bào)的管理系統(tǒng)就使這項(xiàng)工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會(huì)價(jià)值?，F(xiàn)代信息技術(shù)是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢(shì)的。計(jì)算機(jī)作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對(duì)現(xiàn)代化外事檔案管理來(lái)說(shuō)是不可或缺的。同時(shí)，學(xué)校的教職工和學(xué)生也可以利用該信息資源與外界進(jìn)行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動(dòng)態(tài)，為自己工作和學(xué)習(xí)做準(zhǔn)備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學(xué)校內(nèi)部的管理組織機(jī)構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領(lǐng)導(dǎo)層的垂直管理；另一方面則可在國(guó)內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)學(xué)校建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究產(chǎn)生積極的貢獻(xiàn)。此外，我們還要注重對(duì)公開(kāi)交換的信息資信做好認(rèn)真地篩選，注意機(jī)密文檔的保密工作等等。
三、高校外事檔案的國(guó)際化
在高校國(guó)際化過(guò)程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國(guó)際化給外事檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)新的機(jī)遇。
高等學(xué)校國(guó)際化進(jìn)程的推進(jìn)，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進(jìn)及提高，為提高我國(guó)高等教育的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)我國(guó)高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。
四、高校外事檔案的電子化
隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對(duì)電子文件進(jìn)行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問(wèn)題。
建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責(zé)要求，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實(shí)可靠。建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度，歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫(xiě)保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，電子文件入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。
加強(qiáng)對(duì)外事檔案信息化管理人員的培訓(xùn)。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，樹(shù)立一絲不茍的工作作風(fēng)，培養(yǎng)精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實(shí)性的根本措施。
利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。
建立外籍專家、教師個(gè)人信息的網(wǎng)絡(luò)檔案，省內(nèi)各高校間可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案索取滿足自己要求的外籍人才。方便、快捷、時(shí)效性強(qiáng)。幾所高校還可共同聘請(qǐng)相同類型的外籍專家、教師，實(shí)現(xiàn)人才共享，避免人才資源浪費(fèi)。
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；教學(xué)評(píng)估；檔案建設(shè)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-9166（2008）10-0083-01
從2003年開(kāi)始，教育部正式確立了周期性教學(xué)工作評(píng)估制度，是我國(guó)高等教育改革和發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要制度創(chuàng)新，對(duì)高等教育學(xué)校的教學(xué)管理提出了新要求。《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》（教育部高教廳（2004）21號(hào)），《評(píng)估方案》共有7項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)加特色項(xiàng)目，19項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)和44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)，對(duì)高校本科教學(xué)工作的評(píng)估指標(biāo)體系做出了明確界定，所有指標(biāo)體系的支撐材料都集中體現(xiàn)在高等學(xué)校的教學(xué)檔案材料中，所以，完整的教學(xué)檔案不僅是教學(xué)管理規(guī)范化的基本要求，也是辦學(xué)水平和實(shí)力的重要原始記錄和佐證材料。
一、 系部教學(xué)檔案的主要內(nèi)容
教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)。反映這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案內(nèi)容龐雜，形式多樣。教學(xué)檔案有文字、圖片、音像、實(shí)物、電子文檔等，其內(nèi)容包括：1、教學(xué)文件管理：包括：（1）上級(jí)主管部門的各類文件；學(xué)校制定的教學(xué)工作規(guī)劃、工作計(jì)劃、實(shí)施細(xì)則等。（2）系部制訂的教學(xué)培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、考試大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱等。（3）系部制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例等。2、日常教學(xué)管理：（1）班級(jí)日志、學(xué)生到課情況、學(xué)生座談評(píng)課意見(jiàn)等。（2）教師授課情況、教師異動(dòng)情況、教師作業(yè)批改、承擔(dān)科研及發(fā)表學(xué)術(shù)論文情況、教師工作量及業(yè)務(wù)考核等內(nèi)容。（3）每學(xué)期的開(kāi)課計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)、課表安排、教材訂購(gòu)、系部教學(xué)工作年度計(jì)劃總結(jié)和教研、教改工作總結(jié)等內(nèi)容。（4）課程實(shí)習(xí)、專業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等內(nèi)容。3、考務(wù)管理：（1）期末考試試卷命題、學(xué)生考場(chǎng)安排，教師監(jiān)考安排。（2）試卷閱卷、統(tǒng)分，成績(jī)錄入，試卷成績(jī)分析及教學(xué)質(zhì)量分析。4、學(xué)籍管理：學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄、考試成績(jī)、畢業(yè)材料等內(nèi)容。5、師資隊(duì)伍建設(shè)：教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、師資培養(yǎng)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修情況、教師隊(duì)伍建設(shè)材料，如學(xué)科帶頭人、骨干教師、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)；科研教改實(shí)踐、學(xué)術(shù)研討活動(dòng)記錄等。6、專業(yè)建設(shè)：專業(yè)的申報(bào)材料，專業(yè)的課程設(shè)置，專業(yè)的審批文件，專業(yè)的課程建設(shè)，教材建設(shè)等。
二、 系部教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的重要性
1、系部教學(xué)檔案是真實(shí)的原始資料。系部是高?；鶎拥慕虒W(xué)部門，系部教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中直接形成的原始資料，真實(shí)、客觀地記錄了系部在教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、師資隊(duì)伍建設(shè)等各方面情況，全面反映教學(xué)工作進(jìn)程和特點(diǎn)，是今后進(jìn)行教學(xué)管理和研究活動(dòng)不可缺少的，也是改進(jìn)工作、促進(jìn)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)和參考。對(duì)今后各項(xiàng)工作開(kāi)展有重要借鑒和指導(dǎo)意義。2、系部教學(xué)檔案是系部教學(xué)管理的重要參考依據(jù)。系領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員查閱系部教學(xué)檔案，可以熟悉教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制定教學(xué)計(jì)劃和處理所存在的問(wèn)題。因此，教學(xué)實(shí)踐、信息反饋、管理都離不開(kāi)教學(xué)檔案，可為這些教學(xué)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)。3、系部教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)。開(kāi)展教學(xué)評(píng)估是現(xiàn)代教育的要求，也是國(guó)家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，無(wú)論國(guó)家對(duì)教學(xué)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系如何確定，高校在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，必然要通過(guò)查閱相關(guān)檔案才能對(duì)某一高校作出客觀、全面、真實(shí)的評(píng)價(jià)。國(guó)家教育行政部門對(duì)教學(xué)條件、狀態(tài)、效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，了解核實(shí)教育理念、管理狀況、辦學(xué)特色時(shí)，系部教學(xué)檔案可提供較完整、系統(tǒng)、真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)，是高校搞好教學(xué)評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。
三、教學(xué)評(píng)估對(duì)系部教學(xué)檔案建設(shè)與管理的促進(jìn)作用
1、教學(xué)評(píng)估能促進(jìn)系部教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。由于機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面原因，部分學(xué)校沒(méi)有把行政工作和檔案管理工作分開(kāi)。檔案管理員幾乎由教學(xué)管理人員兼任。隨著辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，教學(xué)管理人員的工作日益繁重，加上缺少必要的檔案專業(yè)知識(shí)，檔案管理工作常處于無(wú)序狀態(tài)，無(wú)法納入規(guī)范化管理的軌道。應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，配備專業(yè)的檔案管理人員，此外，還要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們對(duì)文件材料的歸檔、整理、編撰水平。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的綜合性工作，現(xiàn)在的高等學(xué)校，學(xué)科門類多，涉及知識(shí)面寬，更要求工作人員學(xué)習(xí)掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)以適應(yīng)各種檔案的歸檔及管理。工作人員需不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，常參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理服務(wù)。2、教學(xué)評(píng)估可促進(jìn)系部教學(xué)檔案規(guī)范化、制度化管理。教學(xué)評(píng)估客觀上會(huì)促使高校和相關(guān)管理部門改變過(guò)去重教學(xué)管理、輕檔案建設(shè)的片面思想，重視教學(xué)檔案和其它業(yè)務(wù)檔案的管理工作；另一方面，對(duì)檔案管理部門也是一個(gè)新挑戰(zhàn)。改變其過(guò)去被動(dòng)接收、脫節(jié)管理為主動(dòng)管理，負(fù)責(zé)指導(dǎo)，使檔案管理即時(shí)化、統(tǒng)一規(guī)范化。應(yīng)加強(qiáng)建立檔案的宣傳力度，強(qiáng)化全體教師的檔案意識(shí)，讓檔案的收集與日常的教學(xué)活動(dòng)緊密結(jié)合[1]。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)教師有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，使他們熟知教學(xué)檔案的歸檔范圍、原則、要求和時(shí)間，主動(dòng)完成檔案資料移交歸檔工作。當(dāng)教學(xué)檔案積累到一定程度，應(yīng)引導(dǎo)大家積極使用和利用檔案，真真切切體會(huì)到教學(xué)檔案的價(jià)值，使檔案源于教學(xué)，用于教學(xué)。加強(qiáng)對(duì)系部教學(xué)檔案的管理，把教學(xué)檔案建設(shè)當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。寓教學(xué)檔案管理和建設(shè)工作于平時(shí)的教學(xué)管理工作之中，同時(shí)要優(yōu)化教學(xué)檔案管理工作的運(yùn)行機(jī)制。完善工作程序和管理制度，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)方面都有規(guī)范化的要求，保證教學(xué)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。提高教學(xué)檔案建設(shè)和管理的質(zhì)量，這是做好系部教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵。3、教學(xué)評(píng)估能促進(jìn)系部教學(xué)檔案系統(tǒng)化管理。教學(xué)檔案具有與一般檔案不同的特性，如專業(yè)性、周期性、成套性和分散性。過(guò)去高等學(xué)校教學(xué)檔案管理都是根據(jù)學(xué)校的要求進(jìn)行分類管理。各自為政，教學(xué)活動(dòng)中的材料收集不規(guī)范、不完整、不系統(tǒng)?，F(xiàn)在《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》指標(biāo)體系為教學(xué)管理體系指明了方向。為高等學(xué)校的教學(xué)檔案管理提供了一個(gè)明確的目標(biāo)。在認(rèn)真研究分析本科教學(xué)工作水平評(píng)估指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，及時(shí)改進(jìn)教學(xué)檔案管理工作內(nèi)容，促進(jìn)教學(xué)檔案信息與教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系的統(tǒng)一，恰當(dāng)處理常規(guī)教學(xué)檔案建設(shè)和迎評(píng)材料檔案建設(shè)的關(guān)系，以教學(xué)評(píng)估促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，以完整、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案信息支撐教學(xué)評(píng)估工作，促進(jìn)教學(xué)評(píng)估對(duì)教學(xué)檔案管理工作，共同推進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的同步提高。教學(xué)評(píng)估依賴于教學(xué)檔案，教學(xué)評(píng)估又能促進(jìn)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與發(fā)展。4、教學(xué)評(píng)估有利于改善系部教學(xué)檔案管理的辦公條件。部分高等學(xué)校因教學(xué)評(píng)估的需要，突擊收集整理教學(xué)檔案，系部沒(méi)有固定教學(xué)檔案管理場(chǎng)所、穩(wěn)定的人員、專門的設(shè)備，教學(xué)檔案管理無(wú)從談起。2003年教育部正式確立的評(píng)估制度對(duì)系部教學(xué)檔案管理提出了新要求，它必然促使高等學(xué)校改善系部的教學(xué)檔案工作條件。5、教學(xué)評(píng)估推進(jìn)教學(xué)檔案的電子化管理。我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，逐步改變傳統(tǒng)單一的管理模式，將教學(xué)檔案從單一的紙質(zhì)管理方式向多元化電子管理模式轉(zhuǎn)化，電子文件主要有：（1）字（表）處理文件。如：用WORD等軟件制作的電子版講義、試題庫(kù)等。（2）數(shù)據(jù)庫(kù)文件，即以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的有文件屬性的記錄。如：教師情況數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)等（3）圖形文件，是指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)或繪制中產(chǎn)生的文件。（4）圖像文件，即用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面。如：用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。系部在學(xué)術(shù)學(xué)術(shù)講座，教學(xué)觀摩課活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等過(guò)程中用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片。（5）影像文件，即用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等各種動(dòng)態(tài)畫(huà)面。如學(xué)校新聞、校園風(fēng)貌，各院系用于提高知名度，擴(kuò)大招生規(guī)模拍攝制成的招生宣傳片等。（6）聲音文件，即用音頻設(shè)備錄入或生成的文件。它們對(duì)歷史的再現(xiàn)更為完整、準(zhǔn)確、形象、生動(dòng)、直觀。所以，要制訂規(guī)范的電子材料檔案管理辦法，做好電子檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。使教學(xué)檔案材料圖文并茂，層次多樣，生動(dòng)形象。6、教學(xué)評(píng)估促進(jìn)系部教學(xué)檔案的信息化建設(shè)。校園網(wǎng)的普及和現(xiàn)代通信技術(shù)的應(yīng)用，為檔案的現(xiàn)代化管理提供了可能。信息化管理是現(xiàn)代高等學(xué)校檔案管理的必由之路。學(xué)校應(yīng)該嘗試選用檔案管理軟件對(duì)其進(jìn)行管理，將所有教學(xué)材料建立目錄輸入電腦，將重要教學(xué)檔案內(nèi)容錄入電腦，這樣一方面能簡(jiǎn)化管理程序，提高工作效率，大大降低工作量，另一方面可使檔案材料的檢索更加快捷，更好地為教學(xué)服務(wù)。
對(duì)于本科教學(xué)工作水平評(píng)估而言，教學(xué)檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。一些高校在教學(xué)檔案管理工作中還存在著不完善、不規(guī)范的情況，這就要求我們抓住教學(xué)工作水平評(píng)估這個(gè)機(jī)遇，面對(duì)挑戰(zhàn)，把“以評(píng)促改，以評(píng)促建，以評(píng)促管，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”的原則貫徹到教學(xué)檔案建設(shè)工作中，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和水平。同時(shí)，利用現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理和教學(xué)服務(wù)。
作者單位：湖南人文科技學(xué)院
關(guān)鍵詞：高校檔案 文件材料 收集 措施
高校檔案工作是整個(gè)檔案事業(yè)很重要的一個(gè)方面和組成部分，高校檔案工作愈來(lái)愈受到國(guó)家檔案界乃至世界檔案界的高度重視。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令）的公布實(shí)施，使高校檔案管理逐步向著制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案管理的機(jī)構(gòu)、人員配備、各項(xiàng)管理制度及檔案保管的各項(xiàng)硬性條件都落實(shí)到位。但檔案業(yè)務(wù)卻存在不同程度的問(wèn)題，其中文件材料的收集不全在很大程度上影響和制約了高校檔案工作高層次發(fā)展的腳步。俗話說(shuō)，巧婦難為無(wú)米之炊。這句話拿來(lái)形容檔案工作再形象不過(guò)，因?yàn)閺臋n案工作收集等八個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)看，收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作以這個(gè)環(huán)節(jié)為前提條件，所以檔案文件材料的收集工作在整個(gè)檔案工作中占有舉足輕重的地位。
一、高校檔案收集工作存在的現(xiàn)狀
目前，高校文件材料歸檔基本推行部門立卷制度。該制度的推行力求通過(guò)檔案材料反映高校的基本職能和發(fā)展面貌。但實(shí)際上，根據(jù)多年對(duì)各類別材料完整程度的調(diào)查和甄別來(lái)看，各類文件材料均存在不同程度的缺失，并沒(méi)有真實(shí)準(zhǔn)確地反映出高校內(nèi)部各職能部門的基本職能活動(dòng)。高校文件材料收集存在的基本問(wèn)題主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
1.門類不全，材料不完整
高校檔案部門對(duì)校內(nèi)各部門檔案材料的接收以各部門的基本職能及歸檔材料范圍為依據(jù)進(jìn)行。機(jī)構(gòu)存在，職能在履行，各職能部門都應(yīng)該向檔案部門移交涵蓋本部門職能的工作記錄材料。但實(shí)際中存在門類不全、材料不完整的現(xiàn)象。比如，一個(gè)部門職能較多，但實(shí)際歸檔材料單一，無(wú)法真實(shí)反映該部門的職能與履職情況；又如部門履行一種職能過(guò)程的材料完整性較差，有的有工作計(jì)劃而缺少計(jì)劃實(shí)施材料，有的僅有結(jié)果材料而沒(méi)有計(jì)劃、安排布置等材料，還有的只有上級(jí)或?qū)W校下發(fā)的紅頭文件，而沒(méi)有針對(duì)這些紅頭文件開(kāi)展工作的材料。
2.材料的成套性、系統(tǒng)性差，無(wú)法反映某項(xiàng)活動(dòng)的全過(guò)程
檔案文件材料的成套性特點(diǎn)，從某種角度可以理解為圍繞著一個(gè)獨(dú)立的科技項(xiàng)目或事件所形成的全套性檔案，是一個(gè)密切聯(lián)系的有機(jī)整體。材料的收集必須保持和反映某個(gè)項(xiàng)目或某個(gè)事件發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果的全過(guò)程，并保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這是成套性檔案材料收集組卷的基本原則。但實(shí)際收集移交來(lái)館的材料零散，無(wú)法從材料本身看出一個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的始終或事件發(fā)展的來(lái)龍去脈，缺乏成套性和系統(tǒng)性。這種情況在高校的基本建設(shè)材料、科研教研材料等方面尤為突出。這樣立卷歸檔的文件材料就無(wú)法客觀地反映該項(xiàng)目或該事件發(fā)生發(fā)展的本來(lái)面貌和有機(jī)聯(lián)系，損害了檔案文件的保存價(jià)值和實(shí)際作用，即使存檔案卷質(zhì)量也大打折扣。
3.反映同一個(gè)事件的文件材料歸入不同的案卷中，破壞了文件之間的有機(jī)聯(lián)系
由于高校檔案實(shí)行部門立卷制度，即文件材料的歸檔遵循“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)立卷歸檔”的組卷原則。那么對(duì)于學(xué)校內(nèi)部業(yè)務(wù)職能有交叉的部門來(lái)說(shuō)，再遵循“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)立卷”的原則來(lái)組卷，這樣形成的檔案就無(wú)法避免重復(fù)件的存在，或者會(huì)出現(xiàn)割裂文件之間有機(jī)聯(lián)系的材料。比如，對(duì)于一個(gè)基建項(xiàng)目，招投標(biāo)工作職能在很多高校設(shè)在審計(jì)部門，而施工建設(shè)則設(shè)在基建規(guī)劃處，賬目報(bào)銷又設(shè)在財(cái)務(wù)處。相應(yīng)地圍繞這個(gè)項(xiàng)目所產(chǎn)生的招投標(biāo)材料就會(huì)散存于審計(jì)部門案卷中，建筑施工材料則存于基建部門案卷中，工程結(jié)算材料又存于財(cái)務(wù)部門案卷中。
二、原因分析
1.檔案工作責(zé)任制不健全或有責(zé)任制而執(zhí)行不力是首要原因
對(duì)照學(xué)校各職能部門的基本職能，發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料少、缺是比較普遍的現(xiàn)象，這與各部門實(shí)際開(kāi)展的工作不相適應(yīng)。從各部門移交進(jìn)檔案館的文件材料情況來(lái)看，存在嚴(yán)重的良莠不齊。有些部門材料很殷實(shí)、完整，且整理很規(guī)范；而有些部門幾次三番被檔案部門督促移交，結(jié)果不是材料少，就是沒(méi)有材料可交。從整個(gè)學(xué)校的管理水平上分析，多年出現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象，只能說(shuō)高校對(duì)檔案工作的重視程度還不夠高，檔案工作責(zé)任制度還不夠健全或者執(zhí)行不力。工作做了而沒(méi)有上交已經(jīng)產(chǎn)生的文件材料，究其原因發(fā)現(xiàn)：工作責(zé)任心直接影響文件材料的保管和收集。
2.檔案法律意識(shí)欠缺
檔案材料成套性和系統(tǒng)性差的關(guān)鍵原因在高校內(nèi)部，一些職能部門或者個(gè)人有文件材料私有化的意識(shí)傾向。其表現(xiàn)：一是本部門形成或產(chǎn)生的文件材料具有獨(dú)有性，非本部門的人是沒(méi)有權(quán)利和資格享有的，哪怕是檔案部門的管理者也無(wú)權(quán)保管，只能在自己部門或自己手中保管，拒絕上交到檔案部門集中保管；二是教職工出國(guó)訪問(wèn)、深造的資料，科學(xué)研究的文件材料，考察辦學(xué)的文件材料等等，都認(rèn)為是自己的私有財(cái)產(chǎn)，不愿意或拒絕存檔。
3.協(xié)作意識(shí)欠缺
高校是由不同的職能部門和教學(xué)院系組成的復(fù)合主體，不同的部門執(zhí)行相對(duì)不同的職能。實(shí)際工作中，一些事件必須依靠不同職能部門的協(xié)調(diào)配合才順利開(kāi)展和完成，這就要求各職能部門之間相互協(xié)作，相互支持。從文件材料收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，這種相互協(xié)作精神尚欠缺。對(duì)文件材料的收集和保管都沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，或者即使反映本部門參與該項(xiàng)事件的文件材料收集在手，也不愿意交給其他部門，缺乏協(xié)作和支持意識(shí)不可避免的造成材料缺失。
三、解決措施
1.實(shí)行部門職責(zé)職能簽字認(rèn)可制
要保證每個(gè)部門上交進(jìn)館的文件材料真實(shí)地反映本部門職能活動(dòng)，必須做好兩個(gè)方面的落實(shí)工作。第一，必須清楚了解各部門的工作職能。對(duì)各個(gè)部門每年所開(kāi)展工作情況的掌握應(yīng)以學(xué)校賦予本部門的最新工作職能為主，再參考部門年度工作計(jì)劃這兩個(gè)方面為依據(jù)。檔案部門管理人員從根本上進(jìn)行抓，摸清每個(gè)部門每年應(yīng)產(chǎn)生材料的類別和范圍。第二，必須讓職能部門的領(lǐng)導(dǎo)、職工及兼職檔案員確認(rèn)自己的職能范圍。檔案部門弄清各職能部門每年的基本工作職能以后，制發(fā)“部門工作職能認(rèn)可表”及“職能工作產(chǎn)生文件材料調(diào)查表”下發(fā)到每個(gè)職能部門，要求分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員進(jìn)行簽字確認(rèn)，同時(shí)從基層調(diào)查了解各職能部門本年度工作計(jì)劃開(kāi)展中預(yù)期產(chǎn)生的文件材料，再結(jié)合本校各類別檔案材料歸檔范圍確定本年度每個(gè)部門應(yīng)產(chǎn)生和移交的文件材料。
當(dāng)然，這項(xiàng)工作的落實(shí)不僅是檔案部門的責(zé)任，更重要的是檔案部門管理人員的工作思路要取得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和支持，取得全校教職工的信賴?；鶎訖n案部門提高自身信任度是關(guān)鍵，如何提高需要認(rèn)真深思和努力，這個(gè)話題也有待深入研究。
2.掌握部門年度工作計(jì)劃
年度工作計(jì)劃是了解各部門階段工作進(jìn)展情況，提前介入文件材料的收集過(guò)程，把文件材料的收集工作落到實(shí)處。這種工作機(jī)制必須從兩個(gè)方面嚴(yán)格把關(guān)方可達(dá)到實(shí)效。第一，根據(jù)高校工作規(guī)律，一般在上學(xué)期結(jié)束或本學(xué)期開(kāi)始都制定并向?qū)W校上報(bào)本部門工作計(jì)劃，那么檔案部門掌握和利用各部門提供的學(xué)期或年度工作計(jì)劃可以預(yù)測(cè)在各個(gè)階段應(yīng)該產(chǎn)生的文件材料；同時(shí)通過(guò)工作計(jì)劃可以了解各個(gè)階段開(kāi)展的具體工作，便于檔案部門制定階段性的文件材料收集工作的指導(dǎo)計(jì)劃。第二，檔案部門必須從自身做起，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)接受學(xué)校檔案工作委員會(huì)和全校教職工的監(jiān)督與考核。檔案部門的工作態(tài)度以及各種制度的落實(shí)，在實(shí)際工作中起著決定性的作用。從某種意義上說(shuō)，檔案部門的執(zhí)法力度和工作人員的責(zé)任制約了學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，更影響了檔案文件材料的及時(shí)準(zhǔn)確收集。檔案部門從領(lǐng)導(dǎo)到普通工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作規(guī)范也應(yīng)該接受群眾的監(jiān)督，不能老是埋怨檔案工作不受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和職工的重視，而應(yīng)該檢討一下自己在這項(xiàng)工作中到底起了什么作用。
3.建議建立優(yōu)化檔案工作網(wǎng)絡(luò)，配備身份和地位適宜材料收集的專兼職人員
根據(jù)材料收集過(guò)程中出現(xiàn)的材料產(chǎn)生了而無(wú)法收集到的現(xiàn)象，通過(guò)對(duì)很多部門檔案員的調(diào)查反饋發(fā)現(xiàn)，兼職檔案員的身份成為制約文件材料收集齊全的關(guān)鍵因素。兼職檔案員是高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)中具體實(shí)施檔案文件材料收集的執(zhí)行者，他們?cè)诟鞑块T業(yè)務(wù)工作中的身份和地位非常重要。辦公室主任擔(dān)任兼職檔案員相對(duì)合適。
4.以務(wù)實(shí)高效的工作作風(fēng)改變檔案人的形象，爭(zhēng)得學(xué)校各方面的重視，提高收集效率
無(wú)論在什么行業(yè)重視檔案工作應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的事，只有一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)才能站在通觀全局的高度上安排各方面的工作，也只有領(lǐng)導(dǎo)的策略和指揮棒才能調(diào)動(dòng)各方面的積極性，老百姓的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向。所以要解決高校檔案材料收集中存在的一系列問(wèn)題。首先一點(diǎn)是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要積極爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。當(dāng)然檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者不能被動(dòng)地指望學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能自覺(jué)地把檔案工作擺在一個(gè)很重要的位置，而是要依靠自身，主動(dòng)地有所作為，用扎扎實(shí)實(shí)的工作成果向上級(jí)匯報(bào)，以貢獻(xiàn)來(lái)求得認(rèn)同，以業(yè)績(jī)來(lái)求得投入。比如高校的檔案工作就應(yīng)緊緊圍繞學(xué)校的中心工作來(lái)開(kāi)展，為中心工作提供便捷有效的服務(wù)。此外，針對(duì)社會(huì)上檔案事業(yè)影響有限、知名度不高的狀況，領(lǐng)導(dǎo)者還必須改變以往只知埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的工作方式，想方設(shè)法通過(guò)各種手段、借助各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)，大力宣傳檔案工作的成績(jī)，宣傳檔案工作的地位和作用，從而爭(zhēng)取到外界的關(guān)心和支持，增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，使得檔案工作真正走向全社會(huì)。其次，針對(duì)當(dāng)前只看重當(dāng)前利用方便而不考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)的現(xiàn)象，檔案管理者應(yīng)通過(guò)各種途徑宣講檔案材料移交與利用的關(guān)系，仔細(xì)分析和解釋檔案材料集中保管的好處，并以耐心細(xì)致、不厭其煩的借閱服務(wù)工作營(yíng)造良好規(guī)范的檔案管理氛圍，引導(dǎo)人們配合檔案工作的良好意識(shí)的逐漸形成。
5.改變舊有的“無(wú)用之人事檔案”的檔案隊(duì)伍建設(shè)理念
無(wú)論是在中國(guó)還是在西方國(guó)家的歷史上，檔案工作者都曾有過(guò)極其崇高的地位。據(jù)考證，中西方檔案工作者地位崇高的根本原因歸結(jié)起來(lái)有三點(diǎn)。一是檔案工作者參與國(guó)家大政，幫助維護(hù)統(tǒng)治階級(jí)的利益；二是檔案工作者擁有淵博的知識(shí)；三是檔案工作者的選拔比較嚴(yán)格。然而，歷史的車輪轉(zhuǎn)到今天，我國(guó)的檔案工作者卻不復(fù)享有以往那種輝煌的社會(huì)地位，甚至一度處于地位較低的境地，其原因不能不引起我們的思考。究其原因，主要是現(xiàn)在檔案人員的文化程度、專業(yè)程度、職業(yè)形象、服務(wù)意識(shí)和職業(yè)拓展能力等內(nèi)在和客觀因素影響了檔案隊(duì)伍乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。那么，我們從這里可以得到啟發(fā)，高校的檔案管理工作應(yīng)該避免重蹈覆轍的舊有軌跡，首先從檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上尋找突破口，摒棄“無(wú)用之人事檔案”的建設(shè)理念。對(duì)內(nèi)而言，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的首要任務(wù)是盡快建立起一支熱愛(ài)工作、業(yè)務(wù)精良、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍。現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)由檔案人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理任務(wù)和目標(biāo)等若干要素組成，而檔案人員是其中最重要、最活躍的因素。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)把管理視作從對(duì)“事”或“物”的管理轉(zhuǎn)向“人”。檔以人興，沒(méi)有一支高素質(zhì)的檔案員隊(duì)伍，檔案工作的各方面均無(wú)從談起。
參考文獻(xiàn)：
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