發(fā)布時(shí)間：2023-02-12 01:45:11
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的會(huì)計(jì)檔案管理辦法樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞 會(huì)計(jì)信息化 財(cái)務(wù)檔案 檔案管理信息化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容
財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是各單位的重要檔案之一。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案與企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的基本內(nèi)容類似，一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等內(nèi)容。會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會(huì)計(jì)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)信息化背景下的財(cái)務(wù)檔案特點(diǎn)分析
醫(yī)院實(shí)行會(huì)計(jì)信息化以后，數(shù)據(jù)庫(kù)的功能彰顯，產(chǎn)生大量依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使財(cái)務(wù)檔案具有了許多新的特點(diǎn)，具體分析如下：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，需要依靠財(cái)務(wù)軟件才能夠使用。傳統(tǒng)檔案只能夠紙質(zhì)存儲(chǔ)，而信息化系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)檔案可以打印輸出，同時(shí)可以從信息系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，使用更加方便快捷。同時(shí)，信息化系統(tǒng)下的檔案易于修改、復(fù)制、查詢和傳遞，內(nèi)審和外審都比較方便。最后，信息系統(tǒng)下財(cái)務(wù)檔案能夠達(dá)到無(wú)紙化查詢，減少了查詢傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需時(shí)間，極大提高了工作效率和質(zhì)量，有利于檔案資源的整合管理。
三、會(huì)計(jì)信息化后財(cái)務(wù)檔案管理辦法探討
醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案既是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合會(huì)計(jì)信息化后財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)，我們進(jìn)一步探討如何更加科學(xué)合理的管理財(cái)務(wù)檔案。
（一）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建和使用依賴于良好的軟件和硬件環(huán)境，相應(yīng)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案管理也離不開(kāi)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化要求組建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
同時(shí)，選擇合適的財(cái)務(wù)軟件，在使用軟件時(shí)要采取保密和授權(quán)措施，避免財(cái)務(wù)檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動(dòng)。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，軟件開(kāi)發(fā)商要做好維護(hù)升級(jí)工作，確保財(cái)務(wù)軟件使用的一貫性，從而提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可持續(xù)性。
（二）做好財(cái)務(wù)檔案的備份、整理和利用。
財(cái)務(wù)檔案至少每月備份一次，同時(shí)月末將會(huì)計(jì)憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲(chǔ)存，年末將各種報(bào)表打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲(chǔ)存，以便今后查閱使用。備份的軟盤(pán)與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管；備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。
要加強(qiáng)內(nèi)部控制，簡(jiǎn)歷數(shù)據(jù)保密制度，授權(quán)管理制度等。通過(guò)密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，不同角色財(cái)務(wù)人員設(shè)置不同權(quán)限；建設(shè)內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，專門(mén)用于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)，防止黑客盜取財(cái)務(wù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。
財(cái)務(wù)部門(mén)員工要針對(duì)信息化系統(tǒng)加強(qiáng)培訓(xùn)，使其具備計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展的需要，提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。同時(shí)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案人員應(yīng)當(dāng)定期參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，運(yùn)用檔案知識(shí)，把醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案資料按法規(guī)要求規(guī)范地移交給醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)，保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。
（五）建立健全醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。
要使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入醫(yī)院工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循、規(guī)范運(yùn)行。
（六）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度。
財(cái)務(wù)檔案管理作為醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)工作，是加強(qiáng)醫(yī)院的科學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，完善管理制度，確保財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的做好管理工作，財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)和完整直接的影響到醫(yī)院的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的高效利用是領(lǐng)導(dǎo)者決策的重要依據(jù)。在實(shí)際工作中，應(yīng)該形成醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)主抓、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人主管、財(cái)務(wù)檔案專管入員負(fù)責(zé)的管理體制，重視財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)管理。設(shè)置專門(mén)的檔案室，培養(yǎng)并指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，保證財(cái)務(wù)檔案管理所需的人力和物力。
會(huì)計(jì)檔案亦是企業(yè)檔案的重要組成部分，多年來(lái)始終受到國(guó)家財(cái)政與檔案主管機(jī)關(guān)重視：1984年，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；1998年8月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局針對(duì)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)工作中的新情況、新問(wèn)題及原會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定中不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會(huì)計(jì)改革要求的問(wèn)題，重新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；1999年頒布的《會(huì)計(jì)法》。國(guó)家一系列法律法規(guī)不僅為會(huì)計(jì)檔案管理提供了法律依據(jù)，同時(shí)表明在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下和建立現(xiàn)代企業(yè)制度進(jìn)程中，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)于貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》，提高會(huì)計(jì)工作科學(xué)化、規(guī)范化水平具有重要意義和作用。
為加強(qiáng)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，《會(huì)計(jì)法》原則規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、銷毀等問(wèn)題，從而將會(huì)計(jì)檔案管理納入法制化軌道。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，為此，《會(huì)計(jì)法》授權(quán)國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)會(huì)同有關(guān)部門(mén)制定《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會(huì)計(jì)檔案管理等問(wèn)題作出了更加明確的規(guī)定。
各種法規(guī)頒布以來(lái)，我集團(tuán)堅(jiān)持把會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，先后制定了《會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》、《會(huì)計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》等制度標(biāo)準(zhǔn)，推行了會(huì)計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理，集團(tuán)公司主要生產(chǎn)、輔助單位的會(huì)計(jì)檔案紛紛移交檔案部門(mén)保管，提高了會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理水平。1999年，根據(jù)國(guó)家頒布的《會(huì)計(jì)法》，結(jié)合我集團(tuán)實(shí)際情況，檔案主管部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)重新修訂了我集團(tuán)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，加大了會(huì)計(jì)檔案管理力度，進(jìn)一步提高了我集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案工作的管理水平。具體體現(xiàn)在以下諸方面：
一、對(duì)交由檔案部門(mén)管理的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了系統(tǒng)整理、排列、編目，有的檔案室還引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理模式，形成了比較好的管理基礎(chǔ)，為及時(shí)、快捷查閱創(chuàng)造了條件。
二、會(huì)計(jì)檔案移交檔案部門(mén)管理，減輕了會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)。確保了會(huì)計(jì)核算材料的安全質(zhì)量。
三、對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，符合檔案法規(guī)要求，使企業(yè)檔案更加齊全完整。
四、由于會(huì)計(jì)檔案借閱實(shí)行嚴(yán)格的審批手續(xù)，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護(hù)了企業(yè)秘密。
五、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案作用發(fā)揮。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來(lái)會(huì)計(jì)檔案為我集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)、清產(chǎn)核資、追收欠款、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)合法權(quán)益提供了依據(jù)和參考。取得明顯成效與經(jīng)濟(jì)效益。
六、集團(tuán)公司實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定制定了相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，對(duì)會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)、保證備份數(shù)據(jù)的安全：打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案管理：對(duì)隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買(mǎi)的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤(pán)，均作為會(huì)計(jì)檔案保管；同時(shí)對(duì)備份磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案出借的管理及對(duì)偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、備份磁盤(pán)等的行為的處置都做了詳細(xì)的規(guī)定，通過(guò)一系列可操作性的規(guī)定，不僅完善了內(nèi)控制度也保證了會(huì)計(jì)檔案完好。
縱觀我集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然取得一定成績(jī)，但也存在一些問(wèn)題：
(一)少數(shù)單位的會(huì)計(jì)檔案未能按法規(guī)要求管理。《會(huì)計(jì)法》規(guī)定“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。截止目前，我集團(tuán)少數(shù)輔助單位或“三產(chǎn)”企業(yè)仍存在著會(huì)計(jì)部門(mén)自行保管會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)象。
(二)部分超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)鑒定銷毀?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案除未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀外，可以按照?qǐng)?bào)批程序銷毀。由于很多應(yīng)銷毀會(huì)計(jì)檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門(mén)工作量，并影響檔案庫(kù)房、裝具合理使用。
(三)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題亟待解決。伴隨會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的普遍應(yīng)用，與之俱來(lái)的會(huì)計(jì)電算化所形成會(huì)計(jì)核算材料的歸檔、保管、利用問(wèn)題，檔案部門(mén)目前尚無(wú)較為明確的管理規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，還有待研究探討。
為深入貫徹落實(shí)《會(huì)計(jì)法》，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，筆者建議如下：
一、提高認(rèn)識(shí)，把會(huì)計(jì)檔案管理作為貫徹《會(huì)計(jì)法》的一項(xiàng)內(nèi)容來(lái)抓。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作組成部分，直接關(guān)乎企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。有關(guān)方面應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理作為貫徹《會(huì)計(jì)法》的具體內(nèi)容，為規(guī)范有序的會(huì)計(jì)工作夯實(shí)基礎(chǔ)。
財(cái)務(wù)信息化在過(guò)去一段時(shí)間取得了巨大的進(jìn)步，符合時(shí)代潮流的財(cái)務(wù)核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)都在用先進(jìn)的財(cái)務(wù)分析軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和分析。財(cái)務(wù)信息化的巨大進(jìn)步極大地提升了企事業(yè)和政府機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機(jī)制的滯后和技術(shù)成熟度的限制，會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程相當(dāng)緩慢，成為財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的瓶頸。財(cái)政主管部門(mén)敏銳地把握了會(huì)計(jì)檔案電子化的趨勢(shì)，并出臺(tái)極具現(xiàn)實(shí)意義的政策措施。
2015年12月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)，以下簡(jiǎn)稱原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。
新《管理辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對(duì)以下七類會(huì)計(jì)檔案可只建電子檔案。
一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。
雖然會(huì)計(jì)檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。
電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)正史
1984年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實(shí)施十多年以來(lái)，對(duì)規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。
從2012年開(kāi)始，財(cái)政部、國(guó)家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家發(fā)改委針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問(wèn)題多次開(kāi)展研討，并組織開(kāi)展了電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。
2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見(jiàn)稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會(huì)兩次公開(kāi)征求意見(jiàn)；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。
會(huì)計(jì)檔案電子化的意義
會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)，對(duì)未來(lái)的財(cái)務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實(shí)意義。
會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會(huì)計(jì)工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費(fèi)
紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日?qǐng)?bào)表約有50種，各類月報(bào)70多種，年底報(bào)表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁(yè)，月底、年底甚至成千上萬(wàn)頁(yè)。一家中型支行網(wǎng)點(diǎn)每年需130多箱紙，成本近1萬(wàn)元，加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，合計(jì)財(cái)務(wù)支出1萬(wàn)元以上，對(duì)于擁有30余個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的縣級(jí)行而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案成本之高可見(jiàn)一斑。
電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費(fèi)。新《管理辦法》允許符合條件的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。
（二）有利于提升財(cái)務(wù)管理效率
在企事業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中，很多財(cái)務(wù)管理的流程都會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財(cái)會(huì)人員分門(mén)別類管理，財(cái)務(wù)部門(mén)要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管存放困難。伴隨近年來(lái)會(huì)計(jì)檔案成幾何倍數(shù)增加，會(huì)計(jì)傳票、憑證、報(bào)表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級(jí)行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無(wú)序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。
會(huì)計(jì)檔案電子化有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場(chǎng)辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場(chǎng)辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬏?、保存相?duì)簡(jiǎn)潔、高效。相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會(huì)計(jì)檔案的使用效率，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理效率。
以電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案為例，如果將電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會(huì)計(jì)檔案電子管理系統(tǒng)中，通過(guò)充分集成并關(guān)聯(lián)實(shí)體會(huì)計(jì)檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全保密。
這不僅會(huì)提升會(huì)計(jì)信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門(mén)打通快速通道，實(shí)現(xiàn)財(cái)政票據(jù)會(huì)計(jì)檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會(huì)計(jì)信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并重，為實(shí)現(xiàn)真正意義上的“無(wú)紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。
（三）有利于財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展
國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過(guò)廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會(huì)、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。
（四）有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查
電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過(guò)電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。
會(huì)計(jì)檔案電子化的案例
中國(guó)聯(lián)通作為全國(guó)首批開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理推廣實(shí)施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作方面做了大量的開(kāi)拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的搭建與運(yùn)行，探索確定了“實(shí)物、系統(tǒng)、人”三位一體的會(huì)計(jì)電子檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)則化、查詢簡(jiǎn)單化和管理規(guī)范化。這種探索實(shí)踐對(duì)于基層核算及財(cái)務(wù)管理者來(lái)說(shuō)，不僅是極大的飛躍，也是會(huì)計(jì)檔案管理的趨勢(shì)。
2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會(huì)計(jì)檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實(shí)行手工編號(hào)造冊(cè)登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計(jì)繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財(cái)務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營(yíng)管理對(duì)多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準(zhǔn)利潤(rùn)中心等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料日益增多。同時(shí)，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進(jìn)一步深化實(shí)施會(huì)計(jì)信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開(kāi)展，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。
依托中國(guó)聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營(yíng)收、采購(gòu)物資管理、工程管理、日常運(yùn)營(yíng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿到會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生過(guò)程的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制流程，并通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接和定義自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財(cái)務(wù)報(bào)告全過(guò)程的系統(tǒng)自動(dòng)化處理，使會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、完整性、真實(shí)性和會(huì)計(jì)核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進(jìn)行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)的全過(guò)程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強(qiáng)安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級(jí)架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團(tuán)、省、地市三級(jí)應(yīng)用，有效支撐一套會(huì)計(jì)政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險(xiǎn)控制體系、一本賬（即一套財(cái)務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報(bào)表匯總體系，包括財(cái)務(wù)基礎(chǔ)報(bào)表、管理類報(bào)表、分析類報(bào)表）的“六統(tǒng)一”財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，也為推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
會(huì)計(jì)檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項(xiàng)目推進(jìn)期，廣西聯(lián)通成立了“會(huì)計(jì)檔案電子化管理”項(xiàng)目推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財(cái)務(wù)、綜合、信息化三個(gè)專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施和日常管理工作。其中財(cái)務(wù)組經(jīng)過(guò)對(duì)204項(xiàng)紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對(duì)應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。
現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實(shí)現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會(huì)計(jì)檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。
推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)把握的重點(diǎn)
推行會(huì)計(jì)檔案電子化必須從實(shí)際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，制定周密可行的方案。
（一）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)堅(jiān)持的原則
1.安全性
會(huì)計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會(huì)計(jì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)、保障安全。通過(guò)采用入侵檢測(cè)、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。同時(shí)，還要對(duì)工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。
2.保密性
會(huì)計(jì)檔案資料泄密會(huì)給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來(lái)巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。
3.規(guī)范性
會(huì)計(jì)檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財(cái)政主管部門(mén)的規(guī)定。
4.兼容性
會(huì)計(jì)檔案的管理工作還應(yīng)放開(kāi)視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時(shí)選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至未來(lái)發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。
5.智能性
一是會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)管理實(shí)現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。二是會(huì)計(jì)檔案查閱調(diào)閱實(shí)現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。
（二）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)注意的問(wèn)題
1.要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案
會(huì)計(jì)檔案電子化，對(duì)企業(yè)來(lái)講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實(shí)際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，整合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時(shí)，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。
2.要重視軟硬件建設(shè)
會(huì)計(jì)檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心秘密，如果企業(yè)沒(méi)有先進(jìn)的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對(duì)企業(yè)的不利影響非常大。
3.要重視人員培訓(xùn)
會(huì)計(jì)檔案電子化需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識(shí)和技能。這就需要對(duì)原有的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識(shí)和技能。
會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實(shí)。企事業(yè)單位要把握這一趨勢(shì)，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況適時(shí)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。
參考文獻(xiàn)：
遼寧新華教育網(wǎng)注冊(cè)_新華中學(xué)2017屆高三年級(jí)管理工作分工新華中學(xué) 2017 屆高三年級(jí)管理工作分工 一、基本思路 年級(jí)工作是系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)學(xué)校各部門(mén),聯(lián)合全體高三教師共同完成。
在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理之下，年級(jí)組科學(xué)有序地開(kāi)展各項(xiàng)工作，年級(jí)工作分工 不分家，具體工作由牽頭人負(fù)責(zé)，其他管理人員協(xié)助完成。
二、具體分工 校長(zhǎng)總負(fù)責(zé)，分管校長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)，年級(jí)組認(rèn)真執(zhí)行、高效落實(shí)。
蔣選榮：年級(jí)主任，負(fù)責(zé)教務(wù)、課務(wù)和教師工作；統(tǒng)籌安排年級(jí)教師會(huì)、學(xué)科 分析會(huì)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校各部門(mén)、學(xué)科組，協(xié)調(diào)管理藝體和文科組合。
負(fù)責(zé)年級(jí)宣傳報(bào)道。
華 芳：年級(jí)主任，負(fù)責(zé)學(xué)生工作、常規(guī)管理和年級(jí)大型德育活動(dòng)策劃，廣播 操或跑操的進(jìn)出場(chǎng)、站隊(duì)等。過(guò)程性資料的收集、整理；早讀、晚自習(xí) 值班表；協(xié)調(diào)管理理科組合。
李慶國(guó)：年級(jí)組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)理科組合。具體工作包含年級(jí)工作量統(tǒng)計(jì)；考場(chǎng)布置、 監(jiān)考、閱卷、分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)、考試用準(zhǔn)考證、條形碼的制作，網(wǎng)上閱卷的 試卷掃描、切割等，視頻安排（聯(lián)系張晶、王斌、陳元） 。聯(lián)系教務(wù)處。
侍海霞：年級(jí)組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)文科組合。具體工作包含包含告家長(zhǎng)書(shū)的設(shè)計(jì)、印刷， 活動(dòng)橫幅和戧牌的布置、落實(shí)，各種會(huì)議、活動(dòng)的安排、落實(shí)；負(fù)責(zé) 教師閱卷等活動(dòng)的后勤保障和學(xué)生就餐、宿舍衛(wèi)生管理等。聯(lián)系學(xué)工 處、總務(wù)處。
沈 軍：年級(jí)組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)藝體組合。具體工作包含年級(jí)課表；監(jiān)考、周六和周日課表；藝體教學(xué)整體安排和藝體生管理工作，藝術(shù)和體育考試的組織、封卷、 閱卷、登分以及質(zhì)量分析。2016.07
遼寧新華教育網(wǎng)注冊(cè)_2017年新華會(huì)計(jì)網(wǎng)會(huì)計(jì)繼續(xù)教育-新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》試題及答案新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 一、單項(xiàng)選擇題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。單項(xiàng)選擇題 (每小題備選答案 中，只有一個(gè)符合題意的正確答案，請(qǐng)選擇正確選項(xiàng)。） 1.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D2.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)當(dāng)牽頭會(huì)計(jì)檔案鑒定工作的機(jī)構(gòu)是（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) C．審計(jì)機(jī)構(gòu) D．紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu) A B C D3.下列各項(xiàng)中，屬于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí) 保管的期限是（ ）。
A．1 年 B．2 年 C．3 年 D．4 年 A B C D4.下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限是 30 年的是（ ）。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對(duì)賬單 C．納稅申報(bào) D．分類賬 A B C D5.下列各項(xiàng)中，屬于銷毀的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制的清冊(cè)是（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū) A B C D6.下列會(huì)計(jì)資料中，屬于其他會(huì)計(jì)資料的是（ ）。
A．固定資產(chǎn)卡片 B．其他輔賬簿 C．納稅申報(bào)表 D．以上都不對(duì) A B C D7.下列會(huì)計(jì)資料中，屬于會(huì)計(jì)賬簿的是（ ）。
A．原始憑證 B．固定資產(chǎn)卡片 C．月度財(cái)務(wù)報(bào)告 D．銀行對(duì)賬單 A B C D8.下列各項(xiàng)中，屬于單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的最長(zhǎng)年限是（ ）。
A．不超過(guò) 2 年 B．不超過(guò) 3 年 C．不超過(guò) 4 年 D．不超過(guò) 5 年 A B C D9.下列各項(xiàng)中，屬于單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)編制的清冊(cè)是（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū) A B C D10.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D11.下列各項(xiàng)中，屬于單位定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定所形成的會(huì)計(jì)資料是 （ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū) A B C D12.下列各項(xiàng)中，適用《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的資料是（ ）。
A．預(yù)算 B．計(jì)劃 C．制度 D．會(huì)計(jì)報(bào)表 A B C D13.下列各項(xiàng)中，屬于有權(quán)批準(zhǔn)推遲移交當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)是（ ）。
A．董事會(huì) B．管理層 C．單位檔案管理機(jī)構(gòu) D．以上都不對(duì) A B C D14.下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限是 30 年的有（ ）。
A．會(huì)計(jì)憑證 B．銀行對(duì)賬單 C．納稅申報(bào) D．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 A B C D15.下列各項(xiàng)中，屬于單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，形成電子 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)附有的簽名是（ ）。
A．符合《中華人民共和國(guó)合同法》規(guī)定的電子簽名 B．符合《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》規(guī)定的電子簽名 C．符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名 D．以上都不對(duì) A B C D二、多項(xiàng)選擇題（本類題共 10 小題，每小題 4 分，共 40 分。每小題備選答案中，有兩個(gè)或 兩個(gè)以上符合題意的正確答案，請(qǐng)選擇正確選項(xiàng)。） 1.下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案借出的表述中，正確的有（ ）。
A．單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出 B．確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù) C．會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案 D．會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還 A B C D E2.下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交的表述中，正確的有（ ）。
A．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔 案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù) B．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝 C．電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó) 家檔案管理的有關(guān)規(guī)定 D．特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交 E．單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用 性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收 ABCDE3.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)當(dāng)列明單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)資料有（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) C．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) D．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū) A B C D E4.下列各項(xiàng)中，屬于會(huì)計(jì)檔案定期保管期限有（ ）。
A．10 年 B．20 年 C．30 年 D．40 年 A B C D E5.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用范圍有（ ）。
A．國(guó)家機(jī)關(guān) B．社會(huì)團(tuán)體 C．企業(yè) D．事業(yè)單位 E．其他組織 A B C D E6.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)的人員有（ ）。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 C．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 E．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 A B C D E7.下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限是 10 年的有（ ）。
A．月度財(cái)務(wù)報(bào)告 B．季度財(cái)務(wù)報(bào)告 C．半年度財(cái)務(wù)報(bào)告 D．年度財(cái)務(wù)報(bào)告 A B C D E8.下列各項(xiàng)中，屬于主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作的機(jī)構(gòu)包括（ ）。
A．財(cái)政部 B．國(guó)家稅務(wù)總局 C．國(guó)家檔案局 D．中國(guó)人民銀行 ABCDE9.下列關(guān)于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的表述中，正確的有（ ）。
A．單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù) B．移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷 號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容 C．交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙 方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。
交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交 清冊(cè)上簽名或蓋章 D．電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一 并移交。
檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)， 確保所接收 電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全 A B C D E10.下列關(guān)于單位發(fā)生合并或分立事項(xiàng)時(shí)會(huì)計(jì)檔案保管方的表述中，正確的有（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管 B． 單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案 管理的有關(guān)規(guī)定處置 C． 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后 的單位統(tǒng)一保管 D．單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管 A B C D E三、判斷題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。請(qǐng)判斷每小題的表述是否正確，認(rèn) 為表述正確的請(qǐng)選擇“對(duì)”，認(rèn)為表述錯(cuò)誤的，請(qǐng)選擇“錯(cuò)”。） 1.單位對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定后， 對(duì)于仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)當(dāng)重新劃 定保管期限。
對(duì) 錯(cuò)2.單位可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
對(duì) 錯(cuò)3.單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
對(duì) 錯(cuò)4.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。
對(duì) 錯(cuò)5.預(yù)算、 計(jì)劃、 制度等文件材料， 應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定， 不適用 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 。
對(duì) 錯(cuò)6.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 對(duì)錯(cuò)7.單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。
對(duì) 錯(cuò)8.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶， 其會(huì)計(jì)檔 案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。
對(duì) 錯(cuò)9.單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的， 應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中， 明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求 及相應(yīng)責(zé)任。
對(duì) 錯(cuò)10.會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
對(duì) 錯(cuò)11.單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)資料和從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料在滿足一定條件時(shí)可以僅以 電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。
對(duì) 錯(cuò)12.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最高保管期限。
對(duì) 錯(cuò)13.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事 項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、 傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
對(duì) 錯(cuò)14.監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。
伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，多媒體信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的日常工作中運(yùn)用越來(lái)越普遍，會(huì)計(jì)檔案電算化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。
二、會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性
為了強(qiáng)化事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，國(guó)家檔案局與財(cái)政部于2016年了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位必須進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，明確了會(huì)計(jì)檔案管理的意義，同時(shí)具體規(guī)定了需要?dú)w檔入庫(kù)的檔案材料必須定期移交到事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一進(jìn)行集中化管理。
再者，由于事業(yè)單位內(nèi)部的在財(cái)務(wù)及內(nèi)部管理上的需求，事業(yè)單位提高會(huì)計(jì)檔案管理也是必不可少的。據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，我國(guó)目前共有約126萬(wàn)個(gè)事業(yè)單位，超過(guò)3000萬(wàn)的單位職工，每年國(guó)家財(cái)政部門(mén)需要極大一筆資金來(lái)支付事業(yè)單位職工的薪資需求，而會(huì)計(jì)檔案管理能夠準(zhǔn)確地記錄管理事業(yè)單位的收支情況，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，人員編制提供科學(xué)可行的依據(jù)，財(cái)政部門(mén)在行政管理方面對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理也具有較大的需求。
同時(shí)科學(xué)合理的會(huì)計(jì)檔案管理也能準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業(yè)單位，樹(shù)立廉政工作形象提供大力支持，完善的會(huì)計(jì)檔案管理能讓事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支變得更加合理，有理有據(jù)，防止公費(fèi)挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門(mén)的工作展開(kāi)的效率。
三、會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)
（一）事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字信息化管理
隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理必將走上數(shù)字化的道路，逐漸實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的電子化會(huì)計(jì)管理，網(wǎng)絡(luò)化管理與智能化管理，事業(yè)單位在今后的會(huì)計(jì)檔案管理或者說(shuō)現(xiàn)在已經(jīng)逐漸不再局限與傳統(tǒng)的檔案袋紙質(zhì)管理上，計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展極大地豐富了檔案資料的儲(chǔ)存介質(zhì)，擴(kuò)大了檔案資料存儲(chǔ)的范圍。事業(yè)單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)也必將以網(wǎng)絡(luò)管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來(lái)甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化的檔案數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財(cái)務(wù)軟件從單純的核算轉(zhuǎn)型為管理
目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件大多數(shù)仍然局限在單純的數(shù)據(jù)核算層面上，但由于市場(chǎng)的不斷發(fā)展，單純的核算已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展，隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)軟件也必定會(huì)不斷進(jìn)步，不再僅僅停留在財(cái)務(wù)核算方面，還會(huì)在財(cái)務(wù)核算上進(jìn)一步涉及規(guī)劃，決策，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)進(jìn)行效益的評(píng)估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財(cái)務(wù)核算向綜合管理方向發(fā)展。全面促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字信息化管理。
（三）會(huì)計(jì)檔案信息化管理的客觀需求
隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位工作壓力也越來(lái)越大，傳統(tǒng)事業(yè)單位已經(jīng)漸漸不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，會(huì)計(jì)檔案信息化管理旨在會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的利用，單純的會(huì)計(jì)核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)管理，將會(huì)計(jì)檔案信息作用最大限度發(fā)揮已經(jīng)成了事業(yè)單位發(fā)展的客觀需求。財(cái)政部于2014年10月了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，政策包含了全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建立的具體措施，進(jìn)而推動(dòng)管理型會(huì)計(jì)在事業(yè)單位的最大化運(yùn)用?；仡檹?000年開(kāi)始的預(yù)算管理以及的信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展歷史，再到2008年的全球金融危機(jī)爆發(fā)之后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)始走向多維度，全面化，精細(xì)化的發(fā)展方向，然后在2013年到現(xiàn)在的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)多變與不斷轉(zhuǎn)型的大背景之下，會(huì)計(jì)管理中成本核算軟件、預(yù)算管理軟件與管理會(huì)計(jì)報(bào)告分析應(yīng)用軟件等會(huì)計(jì)管理軟件的工具在企業(yè)與事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，統(tǒng)一標(biāo)示著現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在會(huì)計(jì)管理領(lǐng)域的集中應(yīng)用，再者為了最先限度的去滿足事業(yè)單位對(duì)于會(huì)計(jì)信息資源的全面挖掘與高度聚合，會(huì)計(jì)檔案管理必須發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案作為信息源的應(yīng)有作用與職能，最后統(tǒng)一將所整理出的電子會(huì)計(jì)檔案信息再次進(jìn)行分析處理，便于各大信息平臺(tái)之間的信息流通，促進(jìn)會(huì)計(jì)信息的相互聯(lián)系，避免各個(gè)部門(mén)之間各自為政，會(huì)計(jì)信息得不到充分發(fā)揮。
四、如何提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理
（一）重視會(huì)計(jì)檔案管理，提高思想覺(jué)悟
事業(yè)單位想要提升會(huì)計(jì)檔案管理，必須首先從思想層面做起，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，不能僅僅將會(huì)計(jì)檔案管理視為賬務(wù)記錄，要將做好會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作自身的責(zé)任，做到對(duì)單位負(fù)責(zé)，對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，謹(jǐn)慎處理會(huì)計(jì)檔案相關(guān)細(xì)節(jié)，妥善保管會(huì)計(jì)檔案，分類存儲(chǔ)，并要及時(shí)清查，防止出現(xiàn)檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理工作人員提供大力支持，創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度
有效的會(huì)計(jì)檔案管理需要一套完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，事業(yè)單位務(wù)必要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況建立一套適用的會(huì)計(jì)檔案管理制度，將會(huì)計(jì)檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規(guī)劃，運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，同時(shí)要建立明確的責(zé)任制度，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入職工的績(jī)效考核，對(duì)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)指正，端正管理人員工作態(tài)度，提升檔案管理水平。
（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)
事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)于管理人員不僅僅在業(yè)務(wù)素養(yǎng)上，還在職業(yè)道德與思想上具有一定的要求，同時(shí)會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案的直接負(fù)責(zé)方，其業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案卷宗的質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化，新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍。事業(yè)單位必須加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的新型技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握會(huì)計(jì)檔案電子化管理技能，讓會(huì)計(jì)管理人員在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)，將理論與實(shí)踐結(jié)合，培養(yǎng)出一批復(fù)合型全面的財(cái)會(huì)人才，最大化發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的作用。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理流程規(guī)范化
為了全面提高事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，事業(yè)單位必須充分了解會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，貫徹財(cái)政部門(mén)相關(guān)政策，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)管理機(jī)制，規(guī)范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學(xué)管控。細(xì)化會(huì)計(jì)檔案卷宗具體管理細(xì)節(jié)。各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，現(xiàn)將修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》公布，自2016年1月1日起施行，各事業(yè)單位必須全面提高思想覺(jué)悟，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范工作流程，全面提高會(huì)計(jì)管理人員綜合素養(yǎng)，才能進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量?jī)?nèi)涵，全面提升會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性，準(zhǔn)確性，最大化發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案管理的在事業(yè)單位的重要作用，讓事業(yè)單位能夠?qū)窈蟮陌l(fā)展，人員的管制有一個(gè)清晰的定位并不斷取得發(fā)展。
（作者單位為煙臺(tái)市公路管理局）
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院；電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007
［中圖分類號(hào)］ F231.3 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02
1 電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。電算化會(huì)計(jì)檔案一般具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：
（1）電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，更重要的是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。
（2）與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案的查閱，對(duì)環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
（3）電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存儲(chǔ)需求，且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤(pán)的形式存在，受存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲(chǔ)有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到損壞。
（4）電算化會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。
（5）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作為電算化會(huì)計(jì)檔案的管理人員，既要了解會(huì)計(jì)基本知識(shí)，又要了解計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)。
2 醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
（1）電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不夠完整。現(xiàn)階段醫(yī)院財(cái)務(wù)工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)電算化管理，由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門(mén)移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，而沒(méi)有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開(kāi)發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時(shí)醫(yī)院不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，沒(méi)有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會(huì)計(jì)檔案的利用，更無(wú)法適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案的改革和發(fā)展。
（2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多醫(yī)院只重視高級(jí)醫(yī)療專業(yè)人才的引進(jìn)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，會(huì)計(jì)檔案多由財(cái)務(wù)人員兼職管理，遇有上級(jí)主管部門(mén)檢查時(shí)忙于應(yīng)付， 檔案管理意識(shí)滯后。
（3）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善。目前，《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等文件，僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案做了基本的要求，未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范，已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理新的需要。
3 加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
（1）制定嚴(yán)格的管理制度。財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。制定電算化會(huì)計(jì)檔案制度要貫穿管理和保存整個(gè)過(guò)程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會(huì)計(jì)檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。
（2）加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，由于磁性介質(zhì)的存儲(chǔ)受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場(chǎng)等因素，所以要保證電算化會(huì)計(jì)檔案不受破壞，必須要有良好的存儲(chǔ)環(huán)境。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過(guò)文件的人員。
其一，會(huì)計(jì)核算中心不具有保管各單位會(huì)計(jì)檔案的權(quán)利。會(huì)計(jì)核算中心不是各行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)主體，不具有保管會(huì)計(jì)檔案的權(quán)利；會(huì)計(jì)核算中心的工作人員都是通過(guò)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)考試招用的，沒(méi)有專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員；會(huì)計(jì)核算中心的辦公場(chǎng)所大多是租用或主管部門(mén)分配的，沒(méi)有專門(mén)的檔案室。
其二，磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范。會(huì)計(jì)核算中心一般都實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，每年都形成大量的磁盤(pán)、光盤(pán)等磁介檔案?！稌?huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第7條明確規(guī)定，電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書(shū)面形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第12條規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。然而在實(shí)際工作中，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案怎樣科學(xué)、安全的保存沒(méi)有明確的規(guī)定。
其三，會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)人員將會(huì)計(jì)資料進(jìn)行搜集、整理、分類、加工、核算出來(lái)的產(chǎn)成品的技術(shù)成果，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)，因此會(huì)計(jì)檔案的管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。但在實(shí)際工作中，無(wú)論是會(huì)計(jì)核算中心的人員還是各行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員，對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。此外，各單位普遍輕視會(huì)計(jì)檔案的管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視制定具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊等情況的出現(xiàn)。
其四，會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏監(jiān)管。由于會(huì)計(jì)集中核算是會(huì)計(jì)制度改革的新形式，其業(yè)務(wù)接受同級(jí)財(cái)政部門(mén)的監(jiān)管。然而無(wú)論是財(cái)政部門(mén)還是檔案部門(mén)都沒(méi)有對(duì)納入集中核算后會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門(mén)也沒(méi)有介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門(mén)注重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)質(zhì)量，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否重視不夠，使會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏監(jiān)督。
其五，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。制度不健全必然導(dǎo)致管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的規(guī)定，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。而是由各分管會(huì)計(jì)管理自己的會(huì)計(jì)檔案，造成會(huì)計(jì)核算中心內(nèi)部形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料的整理、裝訂不一致，沒(méi)有做到會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理。
鑒于以上原因，為了規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理，保證資料、檔案的安全、完整，筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下方面的工作：
首先，應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。對(duì)納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變、資產(chǎn)所有權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體是各行政、事業(yè)單位而不是會(huì)計(jì)核算中心?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。會(huì)計(jì)核算中心應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，將各單位會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向核算單位的檔案機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)移交。
其次，應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟練程度，決定會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此核算中心應(yīng)對(duì)中心人員和報(bào)賬會(huì)計(jì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理和操作的培訓(xùn)，從原始單據(jù)的折疊、粘貼、裝訂、檔案封面的填寫(xiě)、會(huì)計(jì)資料的分類等基礎(chǔ)性工作學(xué)起，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)檔案；現(xiàn)狀；財(cái)務(wù)管理
會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理這一財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財(cái)務(wù)檔案管理是一門(mén)學(xué)問(wèn)，里面有很多東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過(guò)學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀與存在問(wèn)題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
3會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
4會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤(pán)、光盤(pán)中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒(méi)有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展?！薄稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見(jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門(mén)房屋買(mǎi)賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。
3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低?！稒n案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門(mén)的重要職責(zé)之一?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！币虼?，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
4規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
5.同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開(kāi)檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。
