發(fā)布時(shí)間：2023-09-24 15:54:42
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、檔案管理工作的電子化趨勢(shì)
隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，我國(guó)大多企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)已經(jīng)形成。在檔案管理領(lǐng)域，普遍實(shí)施的是電子檔案管理的模式，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子化趨勢(shì)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。該領(lǐng)域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應(yīng)法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應(yīng)性等。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術(shù)，與時(shí)展相結(jié)合。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化趨勢(shì)，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)本職工作的良好開(kāi)展。通過(guò)對(duì)檔案資料的收集與整理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實(shí)現(xiàn)里對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的諸多優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力、物力、財(cái)力與時(shí)間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。檔案管理工作注重對(duì)信息的加工，以往的紙質(zhì)檔案模式受經(jīng)費(fèi)的影響，很多工作難以順利進(jìn)行。醫(yī)院的檔案管理工作任務(wù)繁重，如果只運(yùn)用紙質(zhì)檔案費(fèi)用很高，檔案管理工作電子化的實(shí)現(xiàn)，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質(zhì)檔案手抄的形式，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，能夠通過(guò)拷貝輕松實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞?。這使得檔案工作者的勞動(dòng)成果得以體現(xiàn)，也使得檔案管理工作服務(wù)的范圍更加廣泛，從而實(shí)現(xiàn)了資源的最大化利用。
（四）加強(qiáng)了檔案信息的實(shí)效性。檔案信息具有時(shí)效性，醫(yī)院的檔案信息更是如此。應(yīng)用以往的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的再加工，所耗時(shí)間較長(zhǎng)，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。電子檔案的出現(xiàn)，極大緩解了這一難題，因?yàn)橥ㄟ^(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，人們能夠順利實(shí)現(xiàn)對(duì)原有檔案信息的查閱與修改，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良好開(kāi)展。
三、規(guī)避電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來(lái)諸多便捷的同時(shí)，亦存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，作為檔案管理工作者，要有規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)最大的應(yīng)用價(jià)值。
（一）是電子檔案管理工作存在風(fēng)險(xiǎn)的原因。
1.與電子檔案的特性有關(guān)。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問(wèn)題，特別是電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息安全問(wèn)題更是應(yīng)該加強(qiáng)，這與電子檔案的自身特點(diǎn)有極大關(guān)系。醫(yī)院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無(wú)疑會(huì)對(duì)檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規(guī)范性不強(qiáng)。檔案管理工作中安全問(wèn)題是人們較為容易忽視的問(wèn)題，在對(duì)檔案管理工作的規(guī)范上表現(xiàn)的也不夠充分。突出表現(xiàn)為管理計(jì)劃的制定較為隨意，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠徹底，檔案安全現(xiàn)狀不能保持等幾個(gè)方面。加強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)范性是社會(huì)新時(shí)期發(fā)展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規(guī)避電子檔案管理工作中風(fēng)險(xiǎn)的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。為了規(guī)避電子檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是良好舉措。除引進(jìn)一些高學(xué)歷、高能力的檔案管理專業(yè)素質(zhì)人才之外，還要注重對(duì)單位的所有檔案管理工作人員的素質(zhì)教育，舉行定期的培訓(xùn)，提高其專業(yè)、負(fù)責(zé)的精神，真正形成忠于本職工作，實(shí)現(xiàn)部門間的合作互動(dòng)的良好局面。
1.電子檔案載體的保護(hù)
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質(zhì)材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對(duì)載體的保護(hù)有很大區(qū)別。對(duì)電子檔案載體的保護(hù)最重要的是要提供符合磁、光介質(zhì)的保存環(huán)境，電子檔案所需的環(huán)境溫度為17℃-20℃，相對(duì)濕度為35%-45%，而紙質(zhì)檔案保存所需的環(huán)境溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45%-60%；要避免陽(yáng)光直射，以免電子檔案載體材料發(fā)生氧化反應(yīng)，造成信息丟失；遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發(fā)生消磁或磁化現(xiàn)象；要避免機(jī)械震動(dòng)，以免破壞數(shù)據(jù)信息的完整性；存放電子檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)還應(yīng)配有防腐蝕性有害氣體的設(shè)施和設(shè)備，定時(shí)進(jìn)行機(jī)械通風(fēng)，保證環(huán)境通風(fēng)良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設(shè)備，遠(yuǎn)離釋放有害氣體的工廠，要定時(shí)進(jìn)行室內(nèi)通風(fēng)，保證檔案室內(nèi)擁有良好的空氣質(zhì)量。紙質(zhì)檔案的耐久性可以持續(xù)幾十年甚至上百年，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現(xiàn)象；邏輯檢查，即用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，以便進(jìn)行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能讀取，其中計(jì)算機(jī)是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計(jì)算機(jī)上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀，要注意對(duì)計(jì)算機(jī)及其軟硬件加強(qiáng)維護(hù)和更新。硬件包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)參數(shù)，如音頻設(shè)備文件等。在電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件，用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件還應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實(shí)性的維護(hù)
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時(shí)間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時(shí)間周期內(nèi)歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過(guò)程中準(zhǔn)確無(wú)誤，防止信息失真，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行簽名、信息驗(yàn)證和身份驗(yàn)證。由于電子檔案是由一套特定的數(shù)字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對(duì)其進(jìn)行修改，為防止非法訪問(wèn)或隨意改動(dòng)電子檔案，對(duì)電子檔案的修改、存儲(chǔ)、傳輸?shù)炔僮饕M(jìn)行實(shí)時(shí)登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實(shí)性。對(duì)于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補(bǔ)單純的手跡簽名的不足。有時(shí)為了保證電子文件不被非正常改動(dòng)，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，如開(kāi)發(fā)專門的安全保護(hù)軟件或者編寫安全程序；同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)重要的電子文件制作紙質(zhì)文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，也能夠保證從計(jì)算機(jī)上讀取到信息而不做任何的改動(dòng)。每一份電子檔案都有自己的相關(guān)背景，不僅是業(yè)務(wù)方面的，也包括相關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)背景。在保存電子檔案時(shí)需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內(nèi)容，也有助于證明該電子檔案的真實(shí)性。
3.電子檔案完整性的維護(hù)
在保存電子檔案的過(guò)程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關(guān)系、相對(duì)位置等元數(shù)據(jù)一并保存，相關(guān)的應(yīng)用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關(guān)電子圖像。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，其所占用的存儲(chǔ)空間和時(shí)間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應(yīng)的備份工作。首先要對(duì)所有電子檔案進(jìn)行完整的復(fù)制，在以后每次復(fù)制時(shí)，只需針對(duì)上一次完全復(fù)制后新增加的數(shù)據(jù)或修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份復(fù)制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數(shù)據(jù)信息而造成的存儲(chǔ)空間和保存時(shí)間的浪費(fèi)，保證電子檔案在保存和恢復(fù)時(shí)的完整性。由于電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬(wàn)無(wú)一失，即將同一電子檔案保存于兩臺(tái)以上的電腦中，以防止一臺(tái)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障造成電子檔案不完整；同時(shí)需將同一電子檔案保存于兩種以上的網(wǎng)絡(luò)中，防止某一網(wǎng)絡(luò)被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因?yàn)殡娮訖n案在載體保護(hù)、真實(shí)性維護(hù)和完整性維護(hù)方面存在諸多要求，且比較依賴相關(guān)成熟的技術(shù)，而紙質(zhì)檔案則可以真實(shí)、直觀地再現(xiàn)文件的原貌。因此，在一定時(shí)期內(nèi)電子檔案不會(huì)完全取代紙質(zhì)檔案，兩者形成并存發(fā)展、相輔相成的依賴關(guān)系。同時(shí)在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發(fā)揮電子檔案的效用。
4.加強(qiáng)電子檔案安全性的防護(hù)
網(wǎng)絡(luò)的普及極大地促進(jìn)了電子檔案管理工作，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視。加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)主要有兩點(diǎn)：一是用法律保護(hù)電子檔案的信息安全，增加法律意識(shí)；二是要?jiǎng)?chuàng)建檔案安全管理系統(tǒng)，確立基于角色的訪問(wèn)控制模式，充分利用現(xiàn)代信息安全技術(shù)，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)，電子檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行和與相關(guān)信息安全技術(shù)結(jié)合運(yùn)用的基礎(chǔ)上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)
關(guān)鍵詞： 電子檔案 管理難點(diǎn)對(duì)策
一.電子檔案的特點(diǎn)
電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理、按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上, 并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。電子文件按一定手續(xù)歸檔后便形成電子檔案, 它具有如下特征：①與計(jì)算機(jī)軟、硬件等設(shè)備關(guān)系密不可分；
②與紙質(zhì)檔案相比概念上有本質(zhì)的區(qū)別；③更高要求的保管條件。
電子檔案材料的多樣性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性,儲(chǔ)存方式的互換性,容易造成信息缺損。當(dāng)前,電子檔案儲(chǔ)存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性,企業(yè)才能從中獲得更為完善的服務(wù)。
二． 電子檔案的歸檔要求
計(jì)算機(jī)特點(diǎn)之一是修改方便,這一特點(diǎn)卻是檔案部門的大敵,檔案是不允許修改的,即使有錯(cuò),作為真實(shí)的歷史記錄也是不能修改的。為了防止修改,檔案管理軟件中可將電子檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),這樣用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取檔案信息,而不能作任何修改。如果要用光盤,一般應(yīng)該采用一次寫人多次讀出光盤即WORM光盤,這樣用戶只能讀取信息,不可以做任何修改,這種不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子檔案。
在電子文件的歸檔過(guò)程中, 應(yīng)注意登記電子文件的容量及形成時(shí)間, 特別是形成時(shí)間不但要登記年、月、日還要登記時(shí)、分,因?yàn)槲募灰薷钠浯鎯?chǔ)容量、時(shí)間, 則和原來(lái)的文件是不一致的,這樣檔案人員就能注意到文件在復(fù)制、打開(kāi)過(guò)程中是否被有意或無(wú)意的修改,如果發(fā)現(xiàn)文件被修改,應(yīng)及時(shí)尋找原因, 防止類似情況再次發(fā)生,并盡可能恢復(fù)原電子檔案的本來(lái)面貌。
對(duì)歸檔的電子文件應(yīng)注意是否被加密和壓縮,當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件被加密時(shí),應(yīng)及時(shí)和文件形成者取得聯(lián)系,給予解密。對(duì)壓縮的文件,由于壓縮工具眾多,一人一個(gè)方法,不利于檔案的提供利用,建議對(duì)所有壓縮的文件全部解壓后再存儲(chǔ)在光盤上, 這樣對(duì)電子檔案的保管、日后維護(hù)、提供利用等都是有利的。
歸檔拷貝的份數(shù),一般為二套,分別存放在不同的地方,如果某些電子檔案利用率特別高,可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)讀寫錯(cuò)誤,但同時(shí)同一文件同一位置出錯(cuò)的可能性是很小的,這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時(shí)間,檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案,在經(jīng)濟(jì)能力允許的情況下,可適當(dāng)考慮轉(zhuǎn)存到縮微膠片等其它更能耐久存儲(chǔ)的載體上。
電子檔案的保管和維護(hù)措施
電子檔案的保存,首先要求具備一個(gè)適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境,一般是指脫機(jī)存儲(chǔ)而言,應(yīng)而要達(dá)到有關(guān)要求如歸檔光盤應(yīng)直立排放,嚴(yán)防變形,不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰塵和污垢,避免陽(yáng)光直接照射溫度控制在17～20℃,相對(duì)濕度35%～45%遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng),對(duì)需長(zhǎng)期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫(kù)房中,有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中,防磁柜平時(shí)盡量少開(kāi)啟,防磁柜的鑰匙應(yīng)有專人負(fù)責(zé)。良好的保存環(huán)境,不
僅可以延緩載體的自身老化,而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。
電子檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環(huán)境的影響,即使在良好環(huán)境下,也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象,這是由于載體在長(zhǎng)期保存過(guò)程中材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致,所以對(duì)保存的電子檔案,應(yīng)每隔一年抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)一次。光盤的拷貝轉(zhuǎn)存應(yīng)根據(jù)光盤的保管情況、光盤驅(qū)動(dòng)器的發(fā)展和兼容情況、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定,當(dāng)上述四個(gè)條件任何一個(gè)發(fā)生較大變化時(shí),應(yīng)考慮有必要進(jìn)行轉(zhuǎn)存,轉(zhuǎn)存時(shí)特別要注意選擇最新型號(hào)的光盤、驅(qū)動(dòng)器、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境,這樣下次轉(zhuǎn)存的時(shí)間間隔可長(zhǎng)一些,同時(shí)原光盤至少應(yīng)保存一個(gè)轉(zhuǎn)存周期,以防萬(wàn)一。
四．實(shí)現(xiàn)檔案電子化的途徑
(1) 檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是經(jīng)過(guò)電子技術(shù)處理而記錄在新的介質(zhì)上的一種方式, 進(jìn)而形成了新的文件和檔案, 稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性, 使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革,檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷,可使檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享化,更大限度的滿足企業(yè)對(duì)檔案信息利用的需求。實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化打下了基礎(chǔ),檔案信息數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。
(2) 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息電子化形成電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別在于記錄方式的數(shù)字化,當(dāng)使用電子技術(shù)和設(shè)備將信息記錄在光盤或磁性載體之上形成電子文件或電子檔案,其信息就不能脫離這種生成環(huán)境和設(shè)備單獨(dú)存在,電子檔案信息具有非人工識(shí)讀性和系統(tǒng)依賴性。電子技術(shù)及設(shè)備的不斷進(jìn)步,使電子檔案形成的環(huán)境出現(xiàn)較大的差異,這種差異造成電子檔案信息經(jīng)過(guò)一段時(shí)間后,存取性受到限制,舊的硬件及軟件已經(jīng)被新的硬件及軟件所取代,舊的硬件及軟件環(huán)境生成的檔案信息在新的環(huán)境下不能被正確識(shí)別并存取。這就要求電子檔案信息實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)電子檔案信息存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及格式的標(biāo)準(zhǔn)化,形成通用的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),使之在各種不同的環(huán)境下都能被準(zhǔn)確識(shí)別、讀取、存儲(chǔ)。因此, 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化是檔案電子化持續(xù)、長(zhǎng)久發(fā)展的唯一途徑。
(3) 檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件的集成,形成可查詢多種平臺(tái)的檔案信息管理系統(tǒng),使之支持多種操作系統(tǒng),具有統(tǒng)一的用戶界面,統(tǒng)一的文本格式,統(tǒng)一的查詢方法,用戶科直接得到所需要的檔案信息。企業(yè)科技人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入檔案網(wǎng)站,經(jīng)相關(guān)手續(xù)取得許可授權(quán),進(jìn)入網(wǎng)站檢索相關(guān)信息,閱讀或下載所需檔案信息,以滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。
【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)
一、電子文件的特性
電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對(duì)電子文件歸檔管理的意識(shí),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動(dòng)、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問(wèn)題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來(lái)源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí),還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求或從保留文件重要修改過(guò)程的信息來(lái)考慮時(shí),則應(yīng)對(duì)起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時(shí)應(yīng)在收集整理過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開(kāi)始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。
三、電子文件的利用
在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國(guó)家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密連接起來(lái),以便將來(lái)電子目錄進(jìn)入檔案部門后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對(duì)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動(dòng)作用。
四、電子文件的保存問(wèn)題
電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來(lái)編號(hào)保存。
五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)
首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來(lái)的雙向方式,開(kāi)展電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時(shí)組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長(zhǎng)補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
1 電子檔案的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)
1.1 保密性強(qiáng)
相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整卷查閱所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在所使用的電子檔案可以實(shí)現(xiàn)部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風(fēng)險(xiǎn)性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案查閱時(shí)，因?yàn)樗械臋n案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會(huì)看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時(shí)，只能夠接觸所需的單份文件，而無(wú)法了解其他內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文件的保密。同時(shí)，電子檔案的查閱是利用計(jì)算機(jī)的技術(shù)，改變了紙質(zhì)檔案查找時(shí)的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不但能夠降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費(fèi)中解脫出來(lái)[2]。同時(shí)，可以分散工作量，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)歸檔，減少了歸檔和整理的時(shí)間，更方便進(jìn)行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優(yōu)勢(shì)。
1.3 提高檔案的使用效率
對(duì)檔案的進(jìn)一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復(fù)制、能重復(fù)使用的特點(diǎn)，更能滿足檔案加工的需要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認(rèn)識(shí)水平進(jìn)行操作的，由于每個(gè)人的認(rèn)知是不一樣的，這就造成了檔案標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，既影響了檔案整體的質(zhì)量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時(shí)，在進(jìn)行人工歸檔時(shí)會(huì)浪費(fèi)掉大量的時(shí)間，從而導(dǎo)致了管理人員沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質(zhì)量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時(shí)間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時(shí)補(bǔ)漏增缺
傳統(tǒng)文書在資料收集時(shí)，如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況，為了及時(shí)的增缺補(bǔ)漏，就要把文書進(jìn)行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財(cái)力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現(xiàn)了問(wèn)題，可以直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行修改、更正，更加方便、快捷，省時(shí)省力，讓檔案隨時(shí)保持在最新?tīng)顟B(tài)。
2 電子檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 管理不規(guī)范
紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長(zhǎng)，管理人員已經(jīng)逐漸形成了保存紙質(zhì)檔案的意識(shí)。而由于電子檔案的使用時(shí)間不長(zhǎng)，檔案人員單純的認(rèn)為只要將檔案信息錄入系統(tǒng)等存儲(chǔ)設(shè)備就可以，疏忽了對(duì)于電子檔案載體U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等的管理，沒(méi)有對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，隨意進(jìn)行放置，最終導(dǎo)致設(shè)備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術(shù)安全方面，沒(méi)有采用一定的防復(fù)制技術(shù)，不利于檔案的安全。同時(shí)，管理者對(duì)于文件備份的要求太過(guò)籠統(tǒng)，沒(méi)有明確具體備份的文件、備份所采用的設(shè)備等，給工作人員的工作帶來(lái)了一定的困擾，導(dǎo)致電子檔案?jìng)浞莨芾砘靵y。最后，電子檔案的管理比較分散，沒(méi)有建立一個(gè)完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高
新的檔案管理方式的使用給事業(yè)單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮、利用電子檔案的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員必須要在具備高的職業(yè)道德水準(zhǔn)和自我約束力的前提下，熟練操作計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的應(yīng)用軟件。結(jié)合實(shí)際情況，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無(wú)法集中進(jìn)行電子檔案管理工作，并且部分人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作存在著一定的障礙。另外，現(xiàn)在的崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，頻繁的人動(dòng)不利于電子檔案管理工作的長(zhǎng)期進(jìn)行。
2.3 電子檔案安全問(wèn)題
電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而發(fā)展的，具有信息技術(shù)資料健全、高效、便捷特點(diǎn)的同時(shí)，也相應(yīng)的傳承了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的缺點(diǎn)，即安全性問(wèn)題。在進(jìn)行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時(shí)，可能會(huì)被篡改、偽造、泄密、竊聽(tīng)，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護(hù)措施不到位，相關(guān)人員資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，給這些人員的安全帶來(lái)了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創(chuàng)新性對(duì)策
3.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度
建立健全電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)施高效、科學(xué)、規(guī)范的管理，讓電子檔案管理走出無(wú)序化狀態(tài)。電子檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯(lián)系，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行集中管理。為了充分的開(kāi)發(fā)利用電子檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細(xì)規(guī)定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實(shí)行檔案的統(tǒng)一集中管理。
3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，必須采用專業(yè)的管理人員。首先，在進(jìn)行人員聘用時(shí)，要選用一些專業(yè)知識(shí)強(qiáng)，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)過(guò)硬的高素質(zhì)復(fù)合型人才。其次，對(duì)于已有的檔案管理人才要進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和職業(yè)道德。之后，由于電子檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，所以，要盡量避免人員的流動(dòng)或?qū)⑷藛T流動(dòng)控制在合理的范圍內(nèi)，以保障工作的延續(xù)性和長(zhǎng)期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點(diǎn)，首先，要設(shè)置訪客權(quán)限，根據(jù)檔案的保密程度設(shè)置權(quán)限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機(jī)密性。其次，對(duì)一些保密性較強(qiáng)的檔案設(shè)置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開(kāi)啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動(dòng)記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設(shè)備軟件的質(zhì)量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關(guān)部門申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的設(shè)備和工作條件，現(xiàn)代化設(shè)備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強(qiáng)的應(yīng)用軟件，提高檔案管理的安全性。
在我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來(lái)越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來(lái)了進(jìn)步，然而它的優(yōu)越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過(guò)闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，淺談其背后的不足，提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。
一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開(kāi)辟了許多其他領(lǐng)域的存儲(chǔ)功能，例如儲(chǔ)存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時(shí)省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說(shuō)來(lái)，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：
（一）方便、高效、快捷
事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動(dòng)，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動(dòng)量，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時(shí)出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲(chǔ)都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲(chǔ)的目的就在于對(duì)其信息的使用。而要提供有充分利用價(jià)值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對(duì)信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值，給以后的使用工作帶來(lái)很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行立卷工作的探索和研究。
二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題
過(guò)分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見(jiàn)的情況有，電腦等存儲(chǔ)設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時(shí)安裝更新，對(duì)于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，不注重電腦加密，不注重對(duì)檔案信息的保密和保護(hù)。電子檔案管理工作沒(méi)有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒(méi)有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來(lái)，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒(méi)有明確健全的管理制度，對(duì)電子檔案管理工作人員沒(méi)有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問(wèn)題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來(lái)?yè)p壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對(duì)檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高
要提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢(shì)下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督
加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來(lái)確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等法規(guī)制度，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理工作；信息化與數(shù)字化
近年來(lái)，世界各國(guó)信息化發(fā)展進(jìn)入了快車道，我國(guó)的信息化應(yīng)用也進(jìn)入大發(fā)展階段。新技術(shù)的應(yīng)用為社會(huì)各行各業(yè)帶來(lái)極大的便利，但與此同時(shí)產(chǎn)生的大量的電子文件，則為檔案管理者帶了很大的困擾，如何應(yīng)對(duì)新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，需要檔案管理者以更大的智慧和勇氣，積極創(chuàng)新檔案管理。
一、電子檔案產(chǎn)生的背景
自從1946年，世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)誕生以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異。與此同時(shí)，電子文件的飛速發(fā)展與廣泛普及已是大勢(shì)所趨。人們普遍認(rèn)為，紙張的發(fā)明與推廣是人類記錄歷史上的第一次變革，當(dāng)下，正在發(fā)生的電子文件代替紙質(zhì)文件，則很容易被理解為人類記錄歷史上的第二次變革。而檔案是什么？其本質(zhì)就是原始生活的記錄。盡管記錄的載體發(fā)生了變化，但是本質(zhì)卻是同樣的。
那么，就出現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題給他的管理者帶來(lái)了極大的困擾，即：發(fā)生了載體轉(zhuǎn)變的巨量的電子檔案如何有效管理？
二、電子檔案管理的現(xiàn)狀
（一）電子檔案更難鑒定
國(guó)家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》（以下稱《辦法》）第二條稱：“本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)?！蹦敲?，問(wèn)題是，隨著各行各業(yè)信息化技術(shù)的應(yīng)用，例如不同辦公管理軟件的應(yīng)用，由此產(chǎn)生了不同形式、不同規(guī)格，可謂各式各樣的電子文件。如何在復(fù)雜多樣的電子文件中鑒定出什么是可以作為檔案歸檔的電子文件，僅僅依照上述《辦法》顯然是不能的。
竊以為，首先，可以被稱為電子檔案的電子文件與可以被稱為文書檔案的文件是同樣道理的，兩者在本質(zhì)上一致的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，大多是由文件歸檔形成的，即，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的非現(xiàn)行文件。同理，并非所有的電子文件可以稱作電子檔案，而應(yīng)當(dāng)是具備了一定的保存價(jià)值和利用價(jià)值的電子文件，并且被歸檔。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)化為文書檔案不同的是，電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)具備兩個(gè)特性：一是必須為真實(shí)可靠的反應(yīng)人們生活工作的原始記錄，同時(shí)還要具備內(nèi)容不能被輕易修改的特性，這就要求電子文件在轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，電子文件的格式應(yīng)當(dāng)局限為PDF等不易被修改的格式；還有一個(gè)需要注意的是，電子檔案必須具有長(zhǎng)期可讀性。因?yàn)?，隨著新技術(shù)的革新，或許經(jīng)過(guò)一段時(shí)期，會(huì)發(fā)生因?yàn)槿藗冏x取信息設(shè)備的改變，而導(dǎo)致今天我們花費(fèi)了大量人力物力所保存的電子檔案出現(xiàn)無(wú)法順利利用的逄。“我國(guó)90年代舉辦的一次重大的國(guó)際體育比賽的電子文件目前已完全無(wú)法讀取，20世紀(jì)80年代開(kāi)展的一次重要的全國(guó)普查活動(dòng)的99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失，某市政府大批20世紀(jì)80年代生成的電子文件無(wú)法讀取。正因?yàn)樯鲜鲈?，電子文件在鑒定為電子檔案的過(guò)程中比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更加困難。
（二）電子檔案管理失控
通過(guò)了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對(duì)凡是屬于國(guó)家所有的、具有保存價(jià)值的實(shí)體檔案都進(jìn)行了歸檔、保存。但對(duì)于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的依據(jù)）另外，各個(gè)電子檔案產(chǎn)生單位沒(méi)有相應(yīng)的電子檔案管理制度。
（三）電子文件法律體系欠缺
在許多國(guó)家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認(rèn)可，而且法律強(qiáng)制政府機(jī)構(gòu)和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)。我國(guó)在2004年通過(guò)了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，確認(rèn)了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應(yīng)性。電子文件法律體系亟待進(jìn)一步完善。
三、電子檔案管理創(chuàng)新
（一）管理理念創(chuàng)新
面對(duì)新生的事物，人們往往會(huì)有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢(shì)必將成為歷史的必然。面對(duì)這一必然趨勢(shì)，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，正確地認(rèn)識(shí)這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。
（二）領(lǐng)導(dǎo)組織創(chuàng)新
信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過(guò)渡期這一關(guān)鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個(gè)階段產(chǎn)生的歷史的推動(dòng)力往往是難以估量的。這就要求各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部要樂(lè)于學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，只有領(lǐng)導(dǎo)干部了解了信息化技術(shù)，才能更好的領(lǐng)導(dǎo)檔案隊(duì)伍，更好地開(kāi)展信息化建設(shè)，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎(chǔ)。
（三）管理機(jī)制創(chuàng)新
檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項(xiàng)需要著眼當(dāng)前、放眼未來(lái)的偉大工作。這項(xiàng)工作的有效_展不僅僅需要今天的領(lǐng)導(dǎo)干部具備開(kāi)拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項(xiàng)完整的機(jī)制來(lái)保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領(lǐng)導(dǎo)干部換屆導(dǎo)致工作政策的反復(fù)。在國(guó)家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級(jí)各類檔案管理部門也應(yīng)及時(shí)的，結(jié)合本行業(yè)、本單位實(shí)際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設(shè)事業(yè)持續(xù)地保駕護(hù)航。
總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。前面有困難，但路還要走下去，電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來(lái)越快速，這就需要檔案管理者以大無(wú)畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。
參考文獻(xiàn)：
[1]馬莉.對(duì)電子檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012（03）.
[2]王金玉.淺談電子檔案管理[J].黑龍江史志，2011（22）.
通過(guò)電子檔案來(lái)存儲(chǔ)整理有價(jià)值的電子文件和資料。目前，在日常工作中的電子檔案及電子檔案的管理呈現(xiàn)出普遍增加的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理水平有所提高，同時(shí)對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理的意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)烈。提高管理電子檔案意識(shí)，使電子檔案的利用更準(zhǔn)確、更完全、更可靠。然而，電子檔案的使用必須建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，還需要發(fā)揮軟管理功能來(lái)充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)。主要以電子文檔的數(shù)量以及電子文件完整性和風(fēng)險(xiǎn)來(lái)確定該歸檔的文件不完整或不完整。目前，基于電子檔案進(jìn)行管理的主要有三種方式：提供復(fù)制、傳播和直接使用。有很多專家和學(xué)者對(duì)電子檔案進(jìn)行綜合研究，這些研究提供了對(duì)電子檔案利用的有力保障。發(fā)展電子檔案系統(tǒng)，可以有利于評(píng)價(jià)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)與電子檔案袋，這是中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要指標(biāo)，在我國(guó)加強(qiáng)檔案的運(yùn)用中加強(qiáng)了電子記錄，電子檔案利用對(duì)我國(guó)發(fā)展檔案管理具有重要的意義，如何開(kāi)展電子檔案的有效管理是加強(qiáng)檔案利用的有效保障，這也對(duì)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)具有十分重要的意義。在目前的工作中，電子檔案的數(shù)量逐漸增多，檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)開(kāi)始對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行深入的分析和研究。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，可以更好地利用電子檔案，更迅速地提高檔案的內(nèi)部管理水平。在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)充分利用電子檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理水平。從電子檔案的管理開(kāi)始，就意識(shí)到數(shù)字檔案的重要性，對(duì)內(nèi)部管理組織的需要進(jìn)一步分析，并提出了一些建議，以提高電子檔案管理辦法。
2電子檔案在檔案管理中的重要性
2.1電子檔案可以快速的分類處理信息資料，它是依靠計(jì)算機(jī)來(lái)操作的，所及處理的速度很快
復(fù)制文件和管理文件中使用傳統(tǒng)的鋼筆字進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)處理歸類時(shí)，由于人為操作的不定性因素，會(huì)造成很多的披露出現(xiàn)。信息化處理可以將文件信息收取、存儲(chǔ)、分類、統(tǒng)計(jì)和訪問(wèn)是非常便捷快速，同時(shí)不容易出現(xiàn)問(wèn)題，提高準(zhǔn)確性。
2.2通過(guò)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)的文件，可以方便共享交流各種文件
相對(duì)而言，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法，不便于查詢翻閱，更不會(huì)方便與共享文件信息，這樣大大降低了更新文件信息的速度。這是很難找到的文件信息。利用信息技術(shù)，以及一些信息化的處理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，這樣可以更加快速便捷查詢了解資料。同時(shí)對(duì)于不同類型的資料進(jìn)行有效的分類歸檔，進(jìn)行排序，更加便于以后的搜索。
2.3相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方法，電子文檔存儲(chǔ)的方法更加的環(huán)保，更易儲(chǔ)存
因?yàn)榧堎|(zhì)的存儲(chǔ)方法會(huì)受控于外加的環(huán)境的影響，會(huì)因?yàn)槌睗窕蛘呦x(chóng)蛀等各種不利因素減低存儲(chǔ)的時(shí)間，這樣就會(huì)要求對(duì)于紙質(zhì)的存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。同時(shí)大量的信息需要存儲(chǔ)的情況下，會(huì)消耗很多的紙張，不利于生態(tài)環(huán)境保護(hù)。而電子文檔不但存儲(chǔ)的時(shí)間較長(zhǎng)，易于保護(hù)，不受外界環(huán)境的影響。
2.4信息化的存儲(chǔ)信息可以保證信息在交換過(guò)程中的安全和快速性
一般的閱讀和寫作在這個(gè)高速閃存的速率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越傳統(tǒng)筆記法；同時(shí)存儲(chǔ)儀器較小，便于攜帶，信息化可以很容易，如果你傳輸文件五千萬(wàn)字的記錄，這是無(wú)法想象的。同樣電子檔案在安全性方面具有重要的作用，例如：檔案的長(zhǎng)距離傳輸，丟失處理文件造成重要文件丟失，電子檔案的丟失和延遲調(diào)用進(jìn)程信息，所以，將信息化可以充分發(fā)揮其特殊的共享效用，同時(shí)有效的較強(qiáng)保護(hù)文件信息。當(dāng)然，電子文檔或萬(wàn)無(wú)一失。事實(shí)上，在貯存和使用過(guò)程中的電子檔案有一定的風(fēng)險(xiǎn)。安全電子檔案存儲(chǔ)需要存儲(chǔ)設(shè)備具有較高的識(shí)字率，如果被盜損壞的程度將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒體。此外，由于信息通過(guò)一個(gè)規(guī)范的字符標(biāo)示存儲(chǔ)信息，一旦丟失相關(guān)的文件信息，就會(huì)出現(xiàn)亂碼等情況，也會(huì)泄露信息。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代也存在風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)途電話網(wǎng)絡(luò)信息存在盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。存儲(chǔ)的檔案都是很重要的，所以一定要加強(qiáng)其保護(hù)工作。完整的保存電子玟桑文檔信息，不論是以往的手記存儲(chǔ)加工誤差影響的范圍是有限的，而且在輸入過(guò)程中很容易找到。批處理文件，文件處理量大，可能會(huì)出現(xiàn)失誤使用，從而產(chǎn)生嚴(yán)重后果。同時(shí)，很多對(duì)外開(kāi)放的文件信息，沒(méi)有及時(shí)的查閱更新，會(huì)導(dǎo)致很多信息缺失。此外，不同電子文件的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)是復(fù)雜的，多種方式的缺乏可能會(huì)導(dǎo)致信息的轉(zhuǎn)換。電子文檔的信息都是保持著供參考性。同時(shí)信息可以通過(guò)不同的電子形式進(jìn)行存儲(chǔ)保存，在硬件和軟件中都可以進(jìn)行存儲(chǔ)，。同時(shí)信息化的電子設(shè)備更新速度都是很快的，所以如果新老硬件或者軟件沒(méi)有良好的兼容，也會(huì)導(dǎo)致信息丟失，從而大大降低電子文檔的壽命。
3關(guān)于電子檔案管理的意見(jiàn)
首先，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備和電子檔案的安全。存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，特殊的保護(hù)時(shí)間平面，硬件和軟件的更新，設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保處于良好狀態(tài)的常規(guī)存儲(chǔ)設(shè)備，文件的備份文件的更新，防止事故損失，此外還有加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻、信息認(rèn)證等方法來(lái)阻隔病毒的侵入，同時(shí)也要進(jìn)行良好備份，加強(qiáng)讀寫權(quán)限嚴(yán)格，加強(qiáng)在貯藏過(guò)程中電子檔案的安全，確保電子文件的存儲(chǔ)，傳輸過(guò)程中的安全，對(duì)其他用戶的電子文件的安全，防止非法訪問(wèn)和更改，應(yīng)繼續(xù)完善現(xiàn)代化的管理方法，加強(qiáng)檔案的保護(hù)措施。通過(guò)統(tǒng)一的順序錯(cuò)做，從而減少操作中的危險(xiǎn)。督促?gòu)臉I(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范安全培訓(xùn)，檔案人員具有較高的職業(yè)道德，同時(shí)，通過(guò)規(guī)范運(yùn)作，消除作業(yè)過(guò)程中的漏洞。其次，協(xié)調(diào)存儲(chǔ)形式，在每個(gè)不同換件具有軟件轉(zhuǎn)換，這樣可以減少因?yàn)榧嫒莶涣硕霈F(xiàn)文件損害等情況。可以通過(guò)多方面?zhèn)浞輥?lái)存儲(chǔ)文件，保護(hù)其的安全性和可讀性。同步控制管理權(quán)力的運(yùn)行和管理，防止通過(guò)其他信息的缺乏所造成的事故。
4結(jié)束語(yǔ)
