發(fā)布時間：2023-09-17 15:03:32
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)合同管理存檔方法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
電力建設(shè)工程合同區(qū)別于一般的經(jīng)濟合同，有其自身的特殊性，在進行項目合同管理時應(yīng)把握其一般的特點。
1)合同管理長期性。由于電力建設(shè)工程周期長，相應(yīng)合同的生命周期就會長，合同管理的周期長、跨度大，會使其受到外界各種因素的影響大，而且合同本身還可能存在很多不可預(yù)見性的風(fēng)險，妨礙合同的正常實施，造成經(jīng)濟損失。
2)合同管理動態(tài)性。項目合同實施的過程中牽涉較多，合同內(nèi)外干擾事件較多、合同變更頻繁，實施過程中合同也要因時調(diào)整，是動態(tài)化的管理過程。
3)合同管理的復(fù)雜性。項目進行過程中需要眾多的參建單位，接口復(fù)雜，合同履行過程中涉及到業(yè)主與承包商、不同承包商之間、承包商與分包商及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間的各種復(fù)雜關(guān)系，使得項目合同的管理極其復(fù)雜，處理不當(dāng)會帶來經(jīng)濟損失。
4)合同管理的效益性。電力建設(shè)投資大、合同金額高，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的利益。
2合同管理現(xiàn)狀
電力工程建設(shè)的復(fù)雜性決定了其合同管理的艱難程度，我國電力市場建設(shè)發(fā)育還不完善，交易行為也不規(guī)范，電力建設(shè)合同管理中也存在一些比較主要的問題。
1)合同法律意識不強。工程合同一般為承發(fā)包雙方的法制性文件，必須依法簽字履行。往往有許多企業(yè)法人及合同主管人員忽視法律對工程合同的保護和監(jiān)督作用，在合同實施過程中沒有依循法律約束自己的行為和按照法律條款來保護自己，在簽訂合同中主觀辦事，隨意變更，甚至另行隨意起草合同等。
2)重視工程建設(shè)，輕視合同管理。合同管理在國外被視為承包商盈虧的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而現(xiàn)有的電力企業(yè)中很多部門人員只注重項目的工程建設(shè)，對合同管理不重視甚至不予理睬，從而出現(xiàn)一些不必要的損失。從行業(yè)管理方面來看，管理部門對施工合同的管理力度不夠，采用的措施不到位，方法也不得當(dāng)。
3)合同管理脫節(jié)。工程合同管理是有效控制工程進度、質(zhì)量、資金投入的法律性文件，然而在實際履行過程中所中的標(biāo)書與施工管理合同管理分屬不同職能部門，施工單位與建設(shè)單位簽約后，合同就會以文件形式轉(zhuǎn)達(dá)項目經(jīng)理部，而項目經(jīng)理部只管合同，不管技術(shù)，這種施工合同管理與招標(biāo)管理在實施過程中產(chǎn)生分支、脫節(jié)的現(xiàn)象，最終使技術(shù)流于形式。
4)合同索賠難以實現(xiàn)。在電力工程施工中，有時由于設(shè)計變更或工程量的增加，業(yè)主未按合同辦理簽證，增加的工程量無法簽證，增加了承包商的施工成本，降低了利潤，增加了市場風(fēng)險。但許多施工企業(yè)因為害怕與業(yè)主的關(guān)系搞僵，不利于今后的合作，為了未來的合作，承包方往往不依據(jù)合同進行索賠。
5)專業(yè)人才匱乏。電力建設(shè)合同涉及專業(yè)面廣、內(nèi)容多，合同管理需要專業(yè)的技術(shù)人員。然而很多建設(shè)項目管理機構(gòu)中，沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或者合同管理人員缺少培訓(xùn)，將合同管理簡單地視為一種事務(wù)性工作，一旦發(fā)生合同糾紛，缺少必要的法律援助。
3合同管理的幾點意見
1)提高對合同的法律認(rèn)識。合同是保護自己合法權(quán)益的有利武器和工具，要通過宣傳、培訓(xùn)，讓相關(guān)人員真正地認(rèn)識到這一點。要依法運用合同審查等手段，在事前避免或減少由于合同不嚴(yán)謹(jǐn)而帶來的經(jīng)濟糾紛和不必要的損失。施工過程中要加強項目管理和施工人員的法制觀念，從根本上保證合同的履行。
2)加強合同管理。作為合同管理部門要從思想上高度重視，提高合同管理的重視程度，與企業(yè)其他管理并抓;在制度上，建立合同實施保證體系，將合同責(zé)任制落實到具體工程和人員;配備專人管理，對相關(guān)文件進行風(fēng)險分析;健全合同文檔管理系統(tǒng)，對于工程進行過程中來往有關(guān)合同的書函文件進行資料收集、整理及存檔。
3)增強索賠意識。索賠是企業(yè)保護自己合法權(quán)益、防范合同風(fēng)險比較重要的方法，是企業(yè)進入市場必須具備的市場觀念和行為。作為企業(yè)要敢于索賠，學(xué)會索賠，認(rèn)真研究文件內(nèi)容，尋找機會，建立相關(guān)索賠的詳細(xì)檔案，并按合同約定的時間及時反映報送索賠文件，獲得合法、合理的索賠。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：合同;合同管理;工程總承
包項目合同是總承包商開展工程項目建設(shè)管理工作的基本依據(jù)。合同管理貫穿于整個工程項目管理活動中，工程合同的管理能力是項目管理團隊必備的能力之一。因此，本文提出了工程總承包企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強合同管理，進而實現(xiàn)項目管理的投資控制、進度控制和質(zhì)量控制。
1合同管理在工程項目管理中的地位及現(xiàn)狀
抓住合同管理才是抓住了問題的本質(zhì)。對工程企業(yè)來說，良好的合同管理一方面可以使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，提高企業(yè)適應(yīng)市場及參與市場競爭的能力；同時，還可以使企業(yè)在執(zhí)行項目過程中維護自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。據(jù)統(tǒng)計，對于正常的工程項目，合同管理的成功與失敗對工程造價的高低有20%的影響。盡管合同管理在工程項目中的地位如此重要，但對于合同管理的研究，卻沒有獲得應(yīng)有的地位。當(dāng)前我國的項目管理中，普遍采取的是美國項目管理協(xié)會的PMI管理體系，研究重點也是以下九大問題的管理：以質(zhì)量管理、進度管理、費用管理為核心的目標(biāo)管理，以采購管理、人力資源管理、溝通管理組成的資源管理，以及以集成管理、范圍管理、風(fēng)險管理組成的綜合管理上。合同管理之所以沒有被列入PMI管理手冊，并不是因為合同管理不重要，而是因為合同管理已經(jīng)成為了發(fā)達(dá)國家經(jīng)濟建設(shè)的基礎(chǔ)，F(xiàn)IDIC中的每一條款都必須要落實到合同中，按合同文字說話及執(zhí)行項目已經(jīng)成為美國及其他發(fā)達(dá)國家的工作習(xí)慣。然而，我國由于長期受計劃經(jīng)濟影響，人情關(guān)系代替法制的現(xiàn)象普遍，所以在項目執(zhí)行過程中，合同的權(quán)威性很難樹立。有些中方企業(yè)會因無法遵守合同而被業(yè)主解除合同、沒收保函、并追償巨額賠償。其根本原因在于不熟悉EPC合同模式下的風(fēng)險分配機制和游戲規(guī)則，貿(mào)然簽訂EPC合同，沒有公平公正的履約基礎(chǔ)加上在執(zhí)行合同過程中法律意識淡薄導(dǎo)致。
2工程合同管理的主要內(nèi)容：
以FIDIC合同為例，工程承包合同是不單指合同協(xié)議書，其主要組成部分及解釋順序是：合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)書、合同條款、圖紙、技術(shù)規(guī)范、工程量清單、其他協(xié)議和文件。所以合同管理工作圍繞以上內(nèi)容，要包括：（1）對合同執(zhí)行情況進行實時監(jiān)督及檢查。主要包括：檢查合同法及有關(guān)法律法規(guī)的執(zhí)行情況、實時監(jiān)控及檢查合同簽訂及履行情況。建立健全工程合同管理制度，具體包括合同歸口管理程序、合同管理考核程序、合同用章管理程序以及合同歸檔程序。（2）對合同執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，具體包括合同造價、履約率、糾紛次數(shù)、原因、變更次數(shù)及變更原因分析等。
3工程總承包項目中合同管理的特點
由于現(xiàn)代工程項目較龐大，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，工程參加及設(shè)計的單位和分包較多，對技術(shù)、質(zhì)量要求的標(biāo)準(zhǔn)高，所以，在工程總承包項目的合同管理過程中，會因為這些原因?qū)е潞贤芾碛幸恍└厥庵帲饕w現(xiàn)在：其一、工程總承包合同價值量大，合同價格高，所以合同管理的經(jīng)濟效益更加顯著。其二、工程總承包合同在執(zhí)行過程中，干擾因素更多，合同變更會更加頻繁，稍大點的工程在合同執(zhí)行過程中的變更可能會有幾百項，因此，合同管理是動態(tài)的，要按照變更后的情況不斷地調(diào)整管理工作。
4加強合同管理的建議及意見
4.1動態(tài)化地進行合同管理，實時監(jiān)督調(diào)整
在項目施工過程中，由于各種內(nèi)在及外界的干擾因素影響，合同實施過程中難免會偏離初定的總目標(biāo)，因此要用動態(tài)化的方法，根據(jù)現(xiàn)場施工進度，實時調(diào)控合同管理的目標(biāo)。但每次合同的調(diào)整或者變更的產(chǎn)生，都必須做好必要的原始數(shù)據(jù)整理及匯總工作。按照FIDIC合同條件中的要求，對項目施工過程進行嚴(yán)密的計劃、及準(zhǔn)確、詳細(xì)的現(xiàn)場記錄，可以給后續(xù)合同變更管理提供必要的證據(jù)。如以周為單位制定施工計劃、現(xiàn)場施工記錄組織每日會簽。這些記錄是合同管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時是施工索賠的處理合同糾紛的最原始的證據(jù)?；谶@些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以更準(zhǔn)確地分析施工進度與合同偏差所在及偏差產(chǎn)生的原因，進而采取調(diào)整措施。
4.2將合同事件及目標(biāo)分解
項目開始初期，項目管理組應(yīng)組織項目管理人員學(xué)習(xí)熟知合同條款，使大家熟悉合同的內(nèi)容，了解承包商的合同職責(zé)和工程范圍。然后將項目的總體目標(biāo)明確，并將各個項目事件的責(zé)任分解到各個專業(yè)、各個時間段。這樣，工程的總目標(biāo)及任務(wù)被分解成各階段、各小項，對這些小目標(biāo)分階段、分工組的進行質(zhì)量、工期、技術(shù)掌控，進而實現(xiàn)項目的總體目標(biāo)。
4.3合同管理要專業(yè)化、科學(xué)化
除對項目管理人員組織必要的合同條款培訓(xùn)，實行全員參與合同管理，更重要的是，每個總承包合同需要配備專門的合同管理人員，這些人員需要具備工程經(jīng)驗并學(xué)習(xí)過法律，其職責(zé)是對合同資料、工程資料的跟蹤、整理、及存檔工作。根據(jù)項目特點，制定合同管理程序及編號程序，建立數(shù)據(jù)庫對合同統(tǒng)一管理，保證資料的完整性。另外，隨著項目的執(zhí)行，分包合同及資料的不斷累積，需要管理的數(shù)據(jù)會急劇增長，單純依靠人工方法無法更準(zhǔn)確便捷地查找資料，不能依賴回憶來維系各資料之間的內(nèi)在聯(lián)系。因此，還應(yīng)借助計算機信息處理的有關(guān)技術(shù)，加強計算機軟件的開發(fā)，建立計算機信息管理系統(tǒng)，盤活項目的信息資產(chǎn)。
總之，合同管理是目前我國工程總承包企業(yè)項目管理中最薄弱的環(huán)節(jié)，也是我國企業(yè)走向國際總承包市場的一大障礙。本文以FIDIC合同條件作為理論依據(jù)，探討了如何加強合同管理，希望能對工程總承包企業(yè)提高合同管理水平有一定的啟發(fā)和幫助。
參考文獻(xiàn)：
[1]菲迪克FIDIC施工合同條件.機械工業(yè)出版社，1999年第1版.
[2]李啟明.工程建設(shè)合同與索賠管理[M].北京:科學(xué)出版社，2004.
關(guān)鍵詞:工程項目;合同管理;辦法
一、引言
四川省某單位災(zāi)后重建工程是汶川地震災(zāi)后恢復(fù)重建重點項目,項目建設(shè)的目的是滿足學(xué)院的正常教學(xué)需要和恢復(fù)正常的教學(xué)秩序。項目總投資2.4億元左右,建設(shè)資金來源于國家災(zāi)后重建專項資金;建設(shè)規(guī)模為120000平方米,新建設(shè)項目包括綜合辦公樓、教學(xué)樓、圖書館、食堂、學(xué)生宿舍及其輔助設(shè)施。該項目是學(xué)院發(fā)展史上規(guī)模最大、一次性投資較大的建設(shè)工程項目。
整個工程項目包括立項階段、設(shè)計階段、招標(biāo)合同階段、建設(shè)階段及后期收尾階段的配套工程、綠化等工程,工程量大、工期緊。為了加快工程項目建設(shè)步伐,整個工程分為若干個批次和不同的標(biāo)段。目前和相關(guān)承包方已經(jīng)簽署各種合同達(dá)100多份。針對合同的數(shù)量大、種類多、合同管理范圍廣的情況,四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院充分利用各種資源,制定了全面而詳盡的合同管理辦法,保證建設(shè)工程項目的順利完成。
二、合同管理的具體辦法
建設(shè)單位根據(jù)災(zāi)后重建工程項目的具體特點分別制定了招投標(biāo)階段的合同管理、合同簽訂階段的合同管理、工程項目實施階段的合同管理及項目竣工后的合同管理。
(一)招標(biāo)階段的管理
招標(biāo)文件直接關(guān)系到招標(biāo)后的簽訂工程項目合同的內(nèi)容,也與此后的合同管理績效有著直接的聯(lián)系。因此,四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院在災(zāi)后重建工程部內(nèi)成立了相應(yīng)的部門:合同組和造價組。成員都是從四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師隊伍中抽調(diào)出來的,具有豐富的理論和實踐經(jīng)驗。造價組在招標(biāo)前主要負(fù)責(zé)各單體的工程量清單編制,工程量清單編制要求符合招標(biāo)文件,每一個子項目的工作內(nèi)容與工作要求都要表達(dá)準(zhǔn)確完整,做到分項不錯不漏、不留缺口,為工程管理和造價控制打下了良好的基礎(chǔ)。合同組在這個階段主要負(fù)責(zé)起草招標(biāo)文件。招標(biāo)文件制定主要根據(jù)造價組制定的工程量清單、中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件(2007年版)以及恢復(fù)重建的相關(guān)規(guī)定。在制定招標(biāo)文件中的合同主要條款時,對于可能在施工中增加較多的單項工程量,明確約定雙方所承擔(dān)的風(fēng)險范圍;對于工程量清單所列分項外的可預(yù)見的變更情況,也對造價和工期的控制事先進行約定,使工程項目管理過程中始終處于可控狀態(tài);對于市場價格差異較大的裝飾材料的性能、型號、技術(shù)要求、外觀色彩應(yīng)盡量做到詳盡描述、可約定一個上限價,要求承包商在施工前必須提供樣品,在招標(biāo)確認(rèn)價格后才能施工,并保留如所提供樣品市場價達(dá)不到上限價時,招標(biāo)人有相應(yīng)調(diào)低價格的權(quán)利;確定合理的工程計量方法、投標(biāo)報價方法和招標(biāo)方式,對投標(biāo)人的資質(zhì)在招標(biāo)文件做了明確規(guī)定。對于起草好的招標(biāo)文件,合同組向有經(jīng)驗的建筑承包商和招標(biāo)公司進行咨詢,通過這種方式來進一步的完善和細(xì)化招標(biāo)文件的內(nèi)容和條款。對于招標(biāo)文件所存在的問題,及時地簽發(fā)招標(biāo)文件的變更、補遺通知書,從而使投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確地掌握招標(biāo)文件的內(nèi)容,準(zhǔn)確地編制投標(biāo)文件。上述的工作為中標(biāo)后的合同制定打下良好的基礎(chǔ)。
(二)合同簽訂階段的管理
合同文本是合同管理的依據(jù),一份編制依據(jù)充分、內(nèi)容翔實嚴(yán)謹(jǐn)、形式科學(xué)規(guī)范的施工合同文本,是其得以順利履行的前提,也是建設(shè)工程質(zhì)量的有力保障。
在確定中標(biāo)單位后,合同組則根據(jù)招標(biāo)、投標(biāo)文件起草合同文本,在起草時合同組嚴(yán)格執(zhí)行合同法、招投標(biāo)法及其相關(guān)法律法規(guī)政策。合同文本起草完后,四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院的相關(guān)部門組成合同審查小組對合同文本進行審查。小組包括災(zāi)后重建工程部的合同組、造價組,四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院的國資處、監(jiān)審處、財務(wù)處、設(shè)計組。造價組、國資處、監(jiān)審處、財務(wù)處共同審查的內(nèi)容涉及到合同文本的合法性、真實性、合理性及合同價格條款;設(shè)計組和現(xiàn)場代表對合同的可行性、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、工期要求、材料供應(yīng)、提交成果等內(nèi)容的審查。對于補充條款的制定,小組則結(jié)合工程項目和學(xué)院的具體情況,制定相關(guān)的條款。如為保證四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院正常的教學(xué)生活秩序,承包人按發(fā)包人要求增加的圍墻、道路、水電線路等工作內(nèi)容,由承包人提交方案及費用估算,經(jīng)監(jiān)理及發(fā)包人批準(zhǔn)后實施。合同文本編制修定完畢后由合同組會同各相關(guān)部門與承包商進行協(xié)商談判,最終達(dá)成一致。然后,按照建筑業(yè)合同存檔的要求,存檔一定份數(shù)的合同文本。
對一些零星、小規(guī)模工程,如室內(nèi)外的裝飾、安裝工程。按照我國招投標(biāo)法的要求,這些建設(shè)工程不需要進行公開招投標(biāo)的,四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院則采取規(guī)定的比價方式擇優(yōu)選定承包商和合同會簽審批制度,堅決杜絕暗箱操作,借此來防止一些不法承包商利用非法手段獲得承包資格,簽訂無效合同。
(三)項目實施階段的合同管理
項目實施階段的合同管理是建設(shè)工程項目合同管理的重要環(huán)節(jié),合同的管理好壞直接影響到項目經(jīng)營效益的高低,雙方簽訂合同的目的最終也要通過合同的履行來實現(xiàn)。但在實施合同過程中,由于主客觀的因素,往往導(dǎo)致合同履行過程中出現(xiàn)很多問題,最終影響到簽訂合同目的實現(xiàn)。為此,四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院相關(guān)部門加強合同履行過程中的管理。
1、進行合同條件分析,做好合同交底。為了讓參與項目建設(shè)的所有人員都明白合同的重要性,讓他們都知道合同內(nèi)容,在項目實施之初,合同負(fù)責(zé)部門及早對合同進行分析,將合同內(nèi)容用比較淺顯的語言和簡單明了的形式表達(dá)出來,使人一目了然,并對合同管理和工程管理中的重要地位通過召開會議方式,讓全體參加人員對合同有一個統(tǒng)一的理解和認(rèn)識,增強合同管理和風(fēng)險防范意識,積極參與合同管理,有效防止合同權(quán)利義務(wù)界限不清引起的內(nèi)部職責(zé)爭議和外部合同責(zé)任爭議,提高合同管理效率。
2、做好專業(yè)工程和材料暫估價確定工作,推動工程按期竣工。由于災(zāi)后重建項目具有項目集中、工程量大、工期緊等特點,對重建項目中需要由專業(yè)承包人完成但暫時又無法確定具體價格的情況和部分裝飾工程、安裝工程、綠化工程等工程中較為特殊的材料或是信息中沒有的材料,由于材料標(biāo)準(zhǔn)不明確或暫時無法確定標(biāo)準(zhǔn),造成投標(biāo)單位無法報價的,招標(biāo)時分別采取專業(yè)工程暫估價和材料暫估價的方式進行處理。專業(yè)工程和暫估材料由設(shè)計組制定暫定材料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);造價組通過市場詢價確定暫估價后列入招標(biāo)文件中,在招標(biāo)文件合同條款中明確規(guī)定實施過程中由招標(biāo)人確定材料的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)及其他的相關(guān)事項,實施時由招標(biāo)人和總承包單位按照相關(guān)規(guī)定進行招標(biāo)或比價確定專業(yè)工程和材料暫估價,招標(biāo)工作由招標(biāo)人牽頭,工程承包人協(xié)助招標(biāo)人完成這些工作。
3、及時處理工程變更、合同的解除。工程變更是合同管理的一項重要內(nèi)容。怎樣管理好工程變更直接關(guān)系到項目合同各方經(jīng)濟利益,也可以說工程變更是合同各方在合同實施過程中經(jīng)常碰到和處理的問題。工程變更因素有主體行為因素、個體行為因素、環(huán)境因素和經(jīng)濟因素。為了處理好這個問題,災(zāi)后重建工程部指定設(shè)計組、造價組、合同組負(fù)責(zé)這項工作。當(dāng)施工過程中變更提出時,設(shè)計組經(jīng)過仔細(xì)研究施工圖紙,并考慮其他的相關(guān)因素,及時設(shè)計出相應(yīng)變更后的圖紙;造價組根據(jù)變更后的圖紙確定工程造價的變化,并調(diào)整相應(yīng)部分的造價。災(zāi)后重建工程部及時把變更圖紙和造價變化以書面形式發(fā)到施工單位,并做好發(fā)文記錄;監(jiān)理工程師、現(xiàn)場組則跟蹤合同變更后的執(zhí)行情況,如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,及時會同相關(guān)部門去解決。這樣就使工程變更處于可控狀態(tài)。在合同履行過程中,如果發(fā)現(xiàn)施工單位不具備相應(yīng)的施工能力,且在短時間內(nèi)不能及進改進的情況下,工程部在合同組協(xié)助下與施工單位解除合同,并進行相應(yīng)的索賠。
4、及時、足額支付工程的預(yù)付款、進度款。及時、足額支付工程的預(yù)付款、進度款不僅有利于承包商按時、保質(zhì)完成所承包的建設(shè)工程,而且在一定程度上減少了雙方的風(fēng)險。災(zāi)后重建工程部采取如下方式處理這項工作:承包人每月25號向監(jiān)理及發(fā)包人提交已完工程量報表,監(jiān)理工程師則對工程量報表進行初步審核,把審核的結(jié)果傳遞到災(zāi)后重建工程部的造價組,造價組對承包人提交的工程量報表進行核實,定量的核定該項目的工程完成情況,計算出兩者差異,按合同約定核定應(yīng)付工程進度款。財務(wù)部門則根據(jù)上述的信息向承包商支付工程進度款,嚴(yán)格控制支付比例,支付進度款同時要按照合同約定扣除施工的預(yù)付款。通過上述程序,不僅保證建設(shè)工程項目能夠順利實施,而且降低了工程款支付中的風(fēng)險。
5、加強合同及相關(guān)文件歸檔管理工作,為合同順利履行創(chuàng)造條件。合同文本及相關(guān)資料同屬重要法律文件,發(fā)生之后應(yīng)及時建賬并妥善保存。重視合同文本而不重視相關(guān)資料歸檔的情況在建設(shè)領(lǐng)域普遍存在。由于建設(shè)項目周期長,涉及專業(yè)多,面臨情況復(fù)雜。在經(jīng)過一個長時間的建設(shè)過程之后。很多具體問題要依靠相應(yīng)資料予以解決。為了做好合同及相關(guān)文件的管理,工程部成立了秘書組,由兩位教師專門負(fù)責(zé)檔案工作。其主要負(fù)責(zé)文件的分類存檔、會議紀(jì)要的整理及存放,對于與工程有關(guān)的變更、發(fā)文等也按照要求存檔。另外,工程部還強化合同跟蹤管理,及時應(yīng)用先進管理手段,提高數(shù)據(jù)處理的速度、準(zhǔn)確性、一致性。
(四)項目竣工后的合同管理
建設(shè)工程完工后,災(zāi)后重建工程部組織相關(guān)部門進行竣工工程驗收,在驗收前要求承包商按合同約定的標(biāo)準(zhǔn)進行自驗。自驗合格后申請初驗竣工工程,驗收是根據(jù)施工合同約定的施工質(zhì)量驗收規(guī)范進行工程質(zhì)量評定,由災(zāi)后重建工程部組織各相關(guān)單位進行驗收。驗收合格后,各相關(guān)單位共同簽署工程驗收證明。在驗收過程中,災(zāi)后重建工程部做好合同資料和相關(guān)的工程竣工資料的收集、整理和歸檔工作,這為處理好工程變更和合同糾紛提供了有力依據(jù)。
竣工結(jié)算,承包人同發(fā)包人雙方根據(jù)施工合同約定的工程結(jié)算辦法進行辦理,要求承包商在工程竣工驗收后一定期限內(nèi),提交工程結(jié)算書送有關(guān)單位進行審計。工程完工后承、發(fā)包雙方按照施工合同約定簽署保修協(xié)議;工程保修期滿,發(fā)包人向承包人付清所有工程款項后施工合同終止。
三、結(jié)束語
建設(shè)工程項目合同管理貫穿項目整個過程,對一個項目經(jīng)營成果的好壞起著決定性的作用,同時也能充分反映建設(shè)單位的管理水平。因此,經(jīng)營項目必須高度重視合同管理工作,建立、健全合同管理制度,規(guī)范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為,及時解決合同糾紛,保證建設(shè)工程順利實施,為企業(yè)創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益和社會效益。
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關(guān)鍵詞：集體企業(yè) 合同 管理
一、集體企業(yè)合同管理的概況
合同管理是對企業(yè)自身的合同依法進行訂立、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、履行、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。
作為市場經(jīng)濟為主體的集體企業(yè)，在具體的經(jīng)營管理中要以《合同法》為依據(jù)，在法治環(huán)境制度下不斷更新企業(yè)合同管理的觀念和意識，實現(xiàn)合同管理機制與運行機制的創(chuàng)新，做到"機構(gòu)、人員、制度三落實"，運用科學(xué)理論和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)依法經(jīng)營，維護企業(yè)合法權(quán)益提高其經(jīng)濟效益，服務(wù)于集體企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。
合同管理是集體企業(yè)管理制度的重要組成部分，是集體企業(yè)管理觀念和管理方式相結(jié)合的管理，而且集體企業(yè)的合同管理是自我管理。
合同管理是預(yù)防、控制、協(xié)調(diào)、制約的有機結(jié)合，既要嚴(yán)格管理又要積極治理，既要發(fā)揮集經(jīng)處指導(dǎo)約束力，又要注重集體企業(yè)中的合同管理特點，務(wù)實地做好集體企業(yè)的合同管理工作。在具體的合同管理實踐中，集體企業(yè)合同管理一般應(yīng)堅持適三個原則：一是適應(yīng)發(fā)展、與時俱進，二是依法管理，保護集體企業(yè)的合法權(quán)益，三是協(xié)同管理，預(yù)防違法行為。
二、集體企業(yè)合同管理的作用
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，集體企業(yè)也在不斷開拓新的市場領(lǐng)域，合同應(yīng)用也更加廣泛。為此，企業(yè)在經(jīng)營中的合同管理有著它顯著的重要性。
（一）合同管理與集體企業(yè)經(jīng)營
1.合同管理是集體企業(yè)進行經(jīng)營決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 企業(yè)經(jīng)營管理的決策依賴于市場信息，而合同則是反映市場需求、價格導(dǎo)向的重要途徑。隨著集體企業(yè)走向市場，對不同領(lǐng)域的開發(fā)，合同成為其獲得信息最廣泛、最直接、最迅速的信息渠道，成為經(jīng)營管理者提供經(jīng)營決策的主要信息源。
2.合同管理是集體企業(yè)參與市場競爭必不可少的條件。企業(yè)經(jīng)營離不開市場，走向市場所進行的多元化經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來與合同的簽訂是密不可分的，社會經(jīng)濟的承諾依據(jù)就是合同。在物的流轉(zhuǎn)中要簽訂買賣合同；工程施工要簽訂工程承攬合同；企業(yè)資金不足會與銀行發(fā)生借貸關(guān)系，隨后的經(jīng)濟往來中還要產(chǎn)生相關(guān)的抵押和擔(dān)保合同。經(jīng)營生產(chǎn)活動都以合同為依據(jù)，為此，只有遵循合同訂立的原則，才能有效的參與市場競爭，只有善于利用合同和有效管理合同，才能適時地適應(yīng)市場變化，滿足市場需求，更好的維護企業(yè)合法權(quán)益，在競爭中始終處于主動地位。
3.合同管理是集體企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營市場化的重要手段。在社會主義市場經(jīng)濟體制下，集體企業(yè)必須面向市場，向市場要效益，緊緊圍繞市場需求，適時地調(diào)整經(jīng)營方向。為強化企業(yè)運行機能，集體企業(yè)只有加強合同管理才能協(xié)調(diào)好與社會主體間的經(jīng)濟組織關(guān)系，發(fā)揮以合同為紐帶的橋梁作用，實現(xiàn)集體企業(yè)做大做強的發(fā)展目標(biāo)。
（二）合同管理與集體企業(yè)的效益
集體企業(yè)走向市場并開拓新的市場領(lǐng)域，擴展經(jīng)濟活動規(guī)模離不開合同的簽訂。
1.集體企業(yè)的發(fā)展有賴于合同的管理。增加企業(yè)活力；降低企業(yè)經(jīng)營成本、減少耗費，這些都與合同管理息息相關(guān)。所以，加強和改善合同管理可以產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益，推動集體企業(yè)的發(fā)展。
2.集體企業(yè)依法護企有賴于合同管理。各企業(yè)在簽訂合同時，雙方當(dāng)事人需要進行資信審查；對于合同條款更需要反復(fù)推敲，深思熟慮后方可簽訂合同。合同簽訂后，雙方當(dāng)事人可互相監(jiān)督履行責(zé)任和義務(wù)；發(fā)生合同爭議或發(fā)現(xiàn)有欺詐行為時，及時運用法律手段維護自己的利益。
3.集體企業(yè)良好形象有賴于合同管理。信守合同，認(rèn)真履行合同賦予的責(zé)任和義務(wù)，是集體企業(yè)依法治企的主要表現(xiàn)。隨著經(jīng)濟騰飛，已將原本單一的經(jīng)濟制度帶入了契約時代，合同信譽是企業(yè)的生存之本。
三、集體企業(yè)合同管理存在的問題
當(dāng)前，各集體企業(yè)的合同管理制度大都建立并逐步完善，但是在合同管理上，還不完全適應(yīng)集體企業(yè)深化改革和發(fā)展的需要，主要存在以下幾個問題：
（一）不重視資信調(diào)查
有些企業(yè)在簽訂合同前，為了急于成交而忽略了對對方的資信調(diào)查，對合同簽訂對方的企業(yè)性質(zhì)、注冊資金、資產(chǎn)狀況及信譽，包括當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、工商年檢記錄、合同簽訂資格……沒有詳盡地核審，盲目地簽訂了合同，這樣極易給日后的合同履行中帶來不必要的困難，甚至?xí)袚?dān)相應(yīng)的經(jīng)濟損失。
（二）合同簽訂不規(guī)范
有些單位在使用合同文本中缺少應(yīng)用性的知識，補充條款也不作具體的約定，缺少合同的主要條款，甚至連十分重要的項目條款也不作約定填寫，諸如交貨時間、付款時間、違約責(zé)任的承擔(dān)及發(fā)生糾紛的解決方式等，還有的單位在合同的簽訂上，條款內(nèi)容過于簡單，使合同難于達(dá)到明確雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的目的。
（三）不全面履行合同
一些企業(yè)自身沒有完全履行合同，尤其是具有一定行業(yè)優(yōu)勢的企業(yè)，淡化合同履行意識，其結(jié)果發(fā)生糾紛不僅會給企業(yè)造成經(jīng)濟損失，關(guān)鍵還影響企業(yè)的經(jīng)營形象。
（四）不重視合同管轄
協(xié)議管轄是指雙方當(dāng)事人在民事糾紛發(fā)生之前或之后，以書面方式約定訴訟的管轄法院。法律規(guī)定的可供當(dāng)事人選擇的法院有被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告所在地、標(biāo)的物所在地。為避免延誤糾紛，及時解決經(jīng)營中的合同糾紛，最大限度地保護自身合法權(quán)益。對外簽訂合同時，應(yīng)當(dāng)有意識的爭取與對方達(dá)成發(fā)生糾紛利于本企業(yè)所在地的法院管轄的協(xié)議條款，以利減少訴訟的基礎(chǔ)上節(jié)約訴訟成本。
（五）合同發(fā)生糾紛和債權(quán)不及時妥善清理
目前，集體企業(yè)合同糾紛增加而主動少的問題比較突出，其原因之一是有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不習(xí)慣依法解決合同糾紛；之二是怕影響雙方合作的關(guān)系；之三是費用多，缺乏相應(yīng)的法律知識，對案子本身吃不準(zhǔn)怕有敗訴風(fēng)險。于是部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以放棄企業(yè)財產(chǎn)利益為代價，回避正常的訴訟活動。有的單位不采用合理的法律手段清理債權(quán)，長久多次派人催要，結(jié)果耗費大量的人工費和差旅費，加大了成本支出，最終給企業(yè)造成了一定的經(jīng)濟損失。
（六）基礎(chǔ)性合同管理不到位
一是合同管理制度不落實。有的單位各部門分頭簽訂合同，各自保管互不溝通，合同管理人員不能全過程參與所有合同的簽訂和履行，無法審查合同的內(nèi)容，使合同管理工作流于形式，起不到預(yù)防損失的作用。
二是企業(yè)相關(guān)部門缺乏對合同實施有效的監(jiān)督控制，雖然制定了合同管理制度，但合同不履行審批登記手續(xù)，合同資料不存檔，不建立合同臺帳等問題十分普遍和突出，有的甚至將合同存件丟失。
三是合同報審報批制度不落實。目前，呼鐵局集經(jīng)處也明確要求各集體企業(yè)進行合同報審制度，但仍有一些企業(yè)使該制度流于形式，這將給企業(yè)在日后的經(jīng)營中留下風(fēng)險隱患。
四、集體企業(yè)合同管理的加強與完善
（一）普及合同法律知識，增強簽訂合同的觀念和意識
在市場經(jīng)濟條件下，集體企業(yè)的經(jīng)營活動離不開合同的簽訂。這就需要企業(yè)的相關(guān)人員，不僅要知道和懂得與經(jīng)營相關(guān)的法律法規(guī)，還應(yīng)掌握法律的操作技能，應(yīng)知道如何簽訂合同，明白履行合同應(yīng)當(dāng)注意什么問題，避免遭到合同詐騙，全力維護集體企業(yè)的合法權(quán)益。
（二）把合同管理納入企業(yè)管理的重要日程，使其日?；?、規(guī)范化、科學(xué)化
各集體企業(yè)都要把合同管理作為一項工作內(nèi)容，納入領(lǐng)導(dǎo)班子工作的議事日程，特別是對涉及數(shù)額較大或者關(guān)系企業(yè)重大經(jīng)濟利益的合同，要舉辦專門的會議進行審議，由主要領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，保證合同簽訂的正確性，符合法律的規(guī)定。
（三）建立完善的合同管理機構(gòu)，配備相應(yīng)的合同管理人員
在現(xiàn)有的集體企業(yè)中大都配備了兼職的合同管理人員，其職責(zé)是對簽訂合同進行法律性的審查，建立合同臺帳，對合同進行保管、統(tǒng)計、檢查督促合同的履行。
（四）應(yīng)用科學(xué)理論和現(xiàn)代技術(shù)管理合同
在合同管理中，應(yīng)用各種科學(xué)理論、現(xiàn)代管理方法和先進技術(shù)手段，是集體企業(yè)合同管理適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求，也是集體企業(yè)合同管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的必然趨勢。
【關(guān)鍵詞】 應(yīng)收賬款； 內(nèi)部控制； SOP系統(tǒng)
【中圖分類號】 F275.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）15-0068-03
一、引言
J公司是一家具有一百多年歷史以制造業(yè)為主的外資企業(yè)，在中國成立了投資公司及DBC商務(wù)服務(wù)共享中心，承接了該公司在亞洲地區(qū)的大部分財務(wù)活動。J公司在中國地區(qū)主要經(jīng)營應(yīng)收及應(yīng)付業(yè)務(wù)，目前該公司應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款和總賬的財務(wù)活動位于DBC商務(wù)服務(wù)共享中心。J公司應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的運營都會按照事先與客戶共同協(xié)商并一致同意的規(guī)范合法的標(biāo)準(zhǔn)操作流程（Standard Operate Process，簡稱SOP）來進行。
J公司有完善的公司內(nèi)部制度和結(jié)構(gòu)，管理理念先進并實時更新，權(quán)責(zé)明確，相互制衡。公司應(yīng)收款項財務(wù)工作使用的是QAD財務(wù)軟件，支持為客戶開具發(fā)票、處理收款、計算費用、反映交易明細(xì)和記錄客戶余額等功能，充分滿足了應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程需求，保障了資產(chǎn)安全。同時，該公司在事前就做好了應(yīng)收賬款會計人員職責(zé)分工與QAD財務(wù)軟件操作權(quán)限的授權(quán)批準(zhǔn)，會計人員能夠履行其責(zé)任，保障自身操作的安全，有預(yù)見性地抵御財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。
每月月末召開的總結(jié)會議，為財務(wù)信息溝通、解決出現(xiàn)的問題和日后改進方案創(chuàng)造了良好的條件。J公司制定了能夠有效規(guī)避風(fēng)險的風(fēng)險評估政策，監(jiān)督制度包括管理者對應(yīng)收賬款會計人員日常財務(wù)操作的監(jiān)督、內(nèi)部審計和QAD系統(tǒng)對財務(wù)操作的監(jiān)督與記錄。
公司的應(yīng)收賬款控制活動有一套非常健全有效的流程，本文對該流程進行較為詳細(xì)的介紹，以便為企業(yè)應(yīng)收賬款管理提供有益的借鑒和參考。
二、應(yīng)收賬款合同控制
（一）應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程
應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)以合同管理與維護為起點，終于存檔工作的完成，詳見圖1。
（二）合同管理與維護
作為整個應(yīng)收賬款控制活動的起點，該項管理主要是與開發(fā)票等財務(wù)信息相關(guān)的客戶合同信息管理。財務(wù)部以E-mail從HR、IT、采購部門或者其他部門收到J公司領(lǐng)導(dǎo)部門與客戶簽訂合同的掃描件，根據(jù)合同內(nèi)容與客戶再次確認(rèn)相關(guān)信息，尤其是合同中有關(guān)財務(wù)信息的部分，例如費用、價格、服務(wù)期限和外派人員姓名等。如果是一個新客戶，需要從負(fù)責(zé)總賬的財務(wù)人員那里得到該新客戶的成本中心、客戶代碼和應(yīng)收賬款代碼，根據(jù)合同及成本中心的信息建立并維護合同注冊的Excel表格，以便日后交易中該客戶財務(wù)信息的獲取與管理，并將合同復(fù)印件歸檔。特別需要注意的是，應(yīng)著重看合同扉頁雙方的簽字或者公章，二者必須至少有一樣來保證合同的真實有效，如果有異議，應(yīng)及時與合同的提供者聯(lián)系確認(rèn)，以保證交易合法正常進行。
（三）客戶信息管理與維護
合同管理與維護后，第二步驟是對客戶信息的管理與維護。應(yīng)收賬款會計會讓客戶提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證和文件的掃描件信息進行存檔，以便客戶的合法性認(rèn)證和日后管理。如果是新客戶，則將新客戶申請表發(fā)給上海本地CSC財務(wù)中心，由其領(lǐng)導(dǎo)部門進行審核批準(zhǔn)后，應(yīng)收賬款會計將審批證明材料和客戶信息發(fā)給總賬會計，由其建立客戶代碼和應(yīng)收賬款代碼。得到代碼后，應(yīng)收賬款會計會將客戶的納稅人識別號、地址、聯(lián)系電話、開戶銀行、代碼信息和聯(lián)系人等信息進行整理并保存到公共盤上。特別需要注意的是，如果是國內(nèi)客戶的話，應(yīng)收賬款會計會要求上海的本地財務(wù)中心在金稅系統(tǒng)（GTS）中維護增值稅注冊信息。以上客戶檔案的建立，為日后財務(wù)工作的開展做好了充足的信息準(zhǔn)備。
（四）開發(fā)票前信息維護
該部分主要任務(wù)是計算出售服務(wù)的價格，形成價格計算明細(xì)表，為開發(fā)票奠定基礎(chǔ)，應(yīng)收賬款會計根據(jù)客戶特點分別進行開發(fā)票前信息維護。
IT部門人員主要為集團內(nèi)部公司客戶提供技術(shù)，服務(wù)包括建立數(shù)據(jù)庫和增加操作權(quán)限等。每年，應(yīng)收賬款會計會收到IT主管部門的工作報告，并于每個月收到該部門提供的相關(guān)費用明細(xì)分類表，根據(jù)費用明細(xì)分類表、增值稅稅率和匯率，在價格計算表格中計算該項服務(wù)的價格，為方便計算，最終以人民幣的形式表現(xiàn)出來，并交給應(yīng)收賬款部門的管理者進行審批，做好監(jiān)督和檢查工作。
外派人員和技術(shù)咨詢?nèi)藛T（MSA&TA）為集團內(nèi)部公司客戶提供服務(wù)。該人員主要為管理部門負(fù)責(zé)人或財務(wù)總監(jiān)。應(yīng)收賬款會計會收到HR部門的工作報告、合同和對該外派人員或技術(shù)咨詢?nèi)藛T的年度報酬、預(yù)付起始日期和每月分期付款額等信息，根據(jù)這些信息在價格計算表格中計算該項服務(wù)的總價格，并將價格明細(xì)交給應(yīng)收部門的管理者進行審批，為日后開發(fā)票搜集支持材料。
管理部門向公司集團內(nèi)部國外的公司客戶提供服務(wù)，應(yīng)收賬款會計收到HR部門發(fā)來的郵件，即為代墊代付薪酬的費用明細(xì)，應(yīng)收賬款會計通過QAD系統(tǒng)導(dǎo)出上個月利潤表的報告，結(jié)合二者信息摘取總費用金額，每項費用金額都有其唯一的費用科目代碼和中文明細(xì)，在價格計算表格中將費用歸集到相應(yīng)科目代碼中，并計算總金額，再加上8%的手續(xù)費為最終價格，最后交給應(yīng)收部門的管理者進行審批，做好監(jiān)督和檢查工作。
一次性費用，收到管理者發(fā)來的一次性費用的郵件，根據(jù)交易信息做好價格計算工作，為日后填制憑證、開發(fā)票和收款等工作做足準(zhǔn)備。
三、應(yīng)收賬款核算控制
（一）填制和審核憑證
隨著價格計算的完成，應(yīng)收賬款會計應(yīng)根據(jù)所計算的價格填制憑證，并將價格計算表、郵件等作為原始支持材料附在憑證后面。J公司的會計憑證屬于自制憑證，具有公司圖案標(biāo)志、計算稅額是否準(zhǔn)確的公式、檢查借貸平衡的公式和固定格式，在電腦中填好電子版憑證后再進行打印與審核工作。憑證中應(yīng)包括憑證編號、時間、公司代碼、供應(yīng)商代碼、客戶代碼、摘要描述、借貸金額、應(yīng)收賬款、主營業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費――應(yīng)交增值稅（銷項稅）等賬戶代碼、賬戶金額和相關(guān)部門簽字蓋章等基本信息。信息填好后，用憑證中事先設(shè)計好的公式來計算稅費并審核借貸方金額是否相等，這種做法大大節(jié)約了傳統(tǒng)填制會計憑證的時間，便于管理本月憑證，并提高了會計數(shù)據(jù)計算的準(zhǔn)確性和工作效率，降低了財務(wù)風(fēng)險。
（二）為客戶開具發(fā)票
要強調(diào)的是，應(yīng)收賬款會計應(yīng)該待憑證通過應(yīng)收賬款部門管理者審核后再進行開發(fā)票工作。在QAD系統(tǒng)中錄入已審核通過的憑證上的相關(guān)信息，系統(tǒng)將自動產(chǎn)生發(fā)票（憑證號即發(fā)票號），并在系統(tǒng)中將發(fā)票打印，發(fā)票開好后QAD系統(tǒng)顯示。
月底，應(yīng)收賬款會計將發(fā)票通過QAD系統(tǒng)發(fā)給總賬部門，此后，發(fā)票不可被刪除和修改，最終將憑證、發(fā)票、價格計算表和郵件等支持材料裝訂在一起進行存檔。
要特別注意的是，在系統(tǒng)中打印發(fā)票后，應(yīng)判斷該發(fā)票幣種是否屬于人民幣。當(dāng)幣種屬于人民幣時，應(yīng)收賬款會計應(yīng)以郵件的形式將QAD系統(tǒng)發(fā)票、支持材料和增值稅注冊信息發(fā)給上海CSC本地財務(wù)中心，由其負(fù)責(zé)開增值稅發(fā)票的財務(wù)人員通過金稅系統(tǒng)（GTS）開具增值稅發(fā)票和發(fā)票信息維護，并將增值稅發(fā)票以快遞的形式給予客戶，同時，將增值稅發(fā)票明細(xì)的掃描件和增值稅注冊維護表以郵件的形式發(fā)給大連DBC商務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收賬款會計進行存檔，月末，QAD系統(tǒng)發(fā)票與GTS系統(tǒng)發(fā)票將進行對賬；當(dāng)幣種屬于美元、歐元等時，應(yīng)直接將系統(tǒng)發(fā)票以郵件的形式發(fā)給客戶，并將其存檔，以便日后對賬和款項收回。
（三）發(fā)票調(diào)整
這種調(diào)整過程是以客戶向大連DBC商務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)收賬款會計退還發(fā)票為前提的，這種情況一般發(fā)生在月初或者月末。應(yīng)收賬款會計應(yīng)與相關(guān)部門查明退還原因并判斷是否需要重新填制憑證。原因通常有以下三種：一是HR部門提供信息有問題，比如外派人員已經(jīng)離職并未提供對外服務(wù)，但費用已被開出；二是應(yīng)收賬款會計記賬錯誤；三是IT部門提供信息有誤。查明原因后如果的確有問題將作出調(diào)整，從客戶來源和退票時間采取相應(yīng)方法。
如果屬于國內(nèi)客戶退票，該筆交易當(dāng)月發(fā)生并當(dāng)月退票，應(yīng)收賬款會計可以直接在QAD系統(tǒng)中開出負(fù)數(shù)發(fā)票來調(diào)整；該筆交易發(fā)生與退票不屬于同一月時，應(yīng)收賬款會計在QAD系統(tǒng)中開負(fù)數(shù)發(fā)票的同時，上海CSC本地財務(wù)應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款會計準(zhǔn)確無誤的信息和管理者的認(rèn)證，到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局申請，重新開具紅字增值稅發(fā)票、
如果屬于國外客戶退票，無論該筆交易當(dāng)月發(fā)生并當(dāng)月退票，或者該筆交易發(fā)生與退票不屬于同一月，應(yīng)收賬款會計都可以直接在QAD系統(tǒng)中開出負(fù)數(shù)發(fā)票來調(diào)整即可。
（四）收款并清發(fā)票
客戶支付應(yīng)付款項到達(dá)J公司的銀行賬戶，國內(nèi)客戶會將款項付到花旗銀行（Citi），國外客戶會將款項付到渣打銀行（SCB），這種處理方式方便客戶進行付款也便于公司的貨幣資金管理。
當(dāng)收到款項的幣種是人民幣時核算方法如下：每周五，應(yīng)付賬款會計將從花旗銀行（Citi）下載的能反映J公司AE CN項目資金進賬的銀行報表以E-mail的形式發(fā)給應(yīng)收賬款會計，應(yīng)收賬款會計根據(jù)相關(guān)資金進賬的客戶信息到Aging report里查找未清發(fā)票的信息，Aging report即從QAD系統(tǒng)導(dǎo)出并經(jīng)過人工處理的Excel表格，反映所有已經(jīng)開發(fā)票但未收到客戶付款的信息，包括交易摘要、應(yīng)收金額、客戶信息、發(fā)票號、付款期限和應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)分析透視表信息等。同時，將可以清掉的發(fā)票和在Aging repot里搜集的該發(fā)票所有信息集中維護到cash application（收款）表格中記錄，cash application表格排好收款編號，記錄本月總收款筆數(shù)，下一步進入到QAD系統(tǒng)清發(fā)票模塊，錄入cash application表格信息清發(fā)票。
最終將系統(tǒng)產(chǎn)生的清發(fā)票憑證打印，將銀行報表中有關(guān)該筆進賬金額的信息打印作為清理發(fā)票的支持材料并同清發(fā)票憑證打印件準(zhǔn)備好，待通過應(yīng)收賬款管理部門蓋章審核后一起存檔。
當(dāng)收到款項的幣種不是人民幣（通常為美元或歐元）時核算方法如下：客戶會將款項付到渣打銀行（SCB）待核查賬戶中，應(yīng)收賬款會計會收到渣打銀行以E-mail形式發(fā)來的確認(rèn)函。根據(jù)確認(rèn)函提供的客戶名或發(fā)票號信息，到Aging report里找到該筆金額對應(yīng)的發(fā)票信息，在客戶填寫欄將信息填好后把掃描件以E-mail形式發(fā)給上海CSC本地財務(wù)，由其蓋章認(rèn)證后將掃描件發(fā)給大連DBC商務(wù)服務(wù)中心應(yīng)收賬款會計和渣打銀行。此后，渣打銀行審核已蓋章的確認(rèn)函，通知應(yīng)收賬款會計，登錄國家外匯管理局應(yīng)用平臺網(wǎng)站錄入確認(rèn)函中信息再次進行確認(rèn)金額和費用明細(xì)，渣打銀行會將款項打到J公司銀行賬戶上。隨后，應(yīng)收賬款會計根據(jù)確認(rèn)函中提供的金額和付款客戶信息，在Aging report 中找到對應(yīng)發(fā)票，進入到QAD系統(tǒng)清發(fā)票模塊，錄入發(fā)票信息清發(fā)票，最終將系統(tǒng)產(chǎn)生的清發(fā)票憑證打印，同確認(rèn)函打印件準(zhǔn)備好，待通過應(yīng)收賬款管理部審核后一起存檔。
特別需要說明的是，J公司針對不同幣種進行收款核算，并在關(guān)鍵環(huán)節(jié)采取郵件、蓋章認(rèn)證和文件存檔的措施降低財務(wù)風(fēng)險，存檔的材料為內(nèi)部審計的開展打下了基礎(chǔ)。同時，Aging report表格的制作過程是一個復(fù)雜的數(shù)據(jù)搜集過程，為降低收款風(fēng)險提供了數(shù)據(jù)保障。另外，J公司為客戶指定的默認(rèn)收款期限為30天，當(dāng)超過90天時，應(yīng)收賬款會計會聯(lián)系客戶，提醒收款期限或者查明原因，這項事中控制措施有利于及時收款，降低呆賬壞賬的風(fēng)險。
四、應(yīng)收賬款監(jiān)督控制
（一）月中和月末對賬
包括與客戶對賬、收款與銀行報表對賬和子賬與總賬進行對賬。
與客戶進行對賬時，分別于每月10日和17日進行操作。由應(yīng)收賬款會計給客戶發(fā)郵件目的有兩點：第一，與客戶核對是否收到發(fā)票并且核對金額是否正確，如果未收到發(fā)票或金額不一樣，則進行調(diào)整[ 1 ]；第二，如果該項賬款付款天數(shù)超過90天，應(yīng)收賬款會計查明原因的同時要求客戶提供付款計劃。每月至少兩輪對賬，如果客戶已經(jīng)于10日前付款則不需要再次對賬，如果10日前未回信或未付款，則需要在17日進行下一輪對賬，待收到客戶付款后再清發(fā)票。特別需要注意的是，以上通常是當(dāng)幣種屬于人民幣時的做法。如果幣種屬于美元，應(yīng)收賬款會計會收到應(yīng)付賬款會計發(fā)來的關(guān)于賬戶金額不平的信息和在QAD系統(tǒng)里導(dǎo)出的未付款發(fā)票客戶信息，待收到客戶付款后再清發(fā)票。
月末，當(dāng)月收款全部結(jié)束時，應(yīng)收賬款會計會將本月維護的收款清單與從銀行下載的J公司銀行報表進行核對，以確保本月系統(tǒng)收款金額與公司實際進賬金額相等。
子賬與總賬進行對賬，一般是月初第三天。開展已收款項和未收款項對賬工作時，從系統(tǒng)導(dǎo)出總賬明細(xì)和子賬明細(xì)，開展對賬工作，檢查借方金額和貸方金額是否平衡，進行試算平衡，確保期初金額與本期發(fā)生額之和等于期末金額；如果不平，則找出哪一筆交易不平，是哪位會計人員進行這項操作的，查明并分析原因，采取相應(yīng)的解決辦法并作出調(diào)整。
特別需要說明的是，應(yīng)收賬款會計會在月初根據(jù)總賬發(fā)來的當(dāng)月美元兌人民幣的匯率進行調(diào)匯工作，保證當(dāng)月金額準(zhǔn)確，有利于財務(wù)工作的正確開展。
（二）存檔工作
應(yīng)收賬款會計應(yīng)將當(dāng)月的所有憑證和發(fā)票打印件等支持材料統(tǒng)一按照憑證號進行存檔，將電子版信息維護等表格進行歸集存檔，做好記錄，以備日后查詢和審計工作。
綜上，企業(yè)應(yīng)收賬款的控制活動主要包括業(yè)務(wù)方面和核算方面分別進行的控制以及對業(yè)務(wù)和核算共同的監(jiān)督控制。應(yīng)收賬款的管理首先應(yīng)從源頭做好控制，防患于未然。應(yīng)收賬款控制活動是一種貫穿于賒銷業(yè)務(wù)全過程的決策、執(zhí)行、監(jiān)督動態(tài)機制[ 2 ]，對規(guī)范、約束賒銷業(yè)務(wù)人員的行為，保障賒銷業(yè)務(wù)按規(guī)定的程序辦理具有十分重要的作用。相關(guān)企業(yè)可借鑒J公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制建設(shè)和實施的成功經(jīng)驗，確保企業(yè)經(jīng)濟活動健康和可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：合同管理；法律風(fēng)險；企業(yè)經(jīng)營；風(fēng)險管控
一、合同各階段的風(fēng)險管控
合同管理是企業(yè)法律風(fēng)險管控的重要內(nèi)容，也是企業(yè)管理制度的重要組成部分。企業(yè)基于對于安全運營的需求，對這項工作非常重視，企業(yè)由單純重視訴訟管理，轉(zhuǎn)為重視日常合同管理。合同管理各階段的法律風(fēng)險，需要切實有效的管控。
（一）合同簽訂階段的法律風(fēng)險控制
1．合同簽訂階段的法律風(fēng)險：合同相對人是各種經(jīng)濟體制、所有制形式以及不同國家的民事主體，企業(yè)經(jīng)營過程中存在大量的“風(fēng)險交易”。應(yīng)當(dāng)警惕從簽訂階段就存在的法律風(fēng)險，從內(nèi)部看：合同簽訂出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅處理責(zé)任人；從外部看，我國刑法規(guī)定了簽訂、履行合同失職被騙罪等罪名，觸犯刑律將依法承擔(dān)刑事責(zé)任。簽約過程中構(gòu)成締約過失責(zé)任或簽約后出現(xiàn)違約行為，還要承擔(dān)民事責(zé)任。合同簽訂應(yīng)當(dāng)授權(quán)專業(yè)法律人員管理，全程進行法律風(fēng)險管控，重視相關(guān)法律規(guī)范與司法解釋。
2．部門聯(lián)合會簽制度：企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)合會簽，是法律風(fēng)險管控的核心制度，各部門依照管理職能緊密銜接、相互制約、獨立決策，共同參與合同審批流程。聯(lián)合會簽制度應(yīng)當(dāng)科學(xué)高效、公開透明，防止出現(xiàn)商業(yè)賄賂或謀取非法利益等內(nèi)部法律風(fēng)險。結(jié)合實踐，較為科學(xué)的聯(lián)合會簽流程一般涉及：（1）采購或銷售部門發(fā)起簽約申請，提交合同草本、會簽單、審核上報相對人資信材料；（2）考核部門審閱價格、進行成本和利潤分析，制作經(jīng)營報表；（3）會簽部門依次審批、分管經(jīng)理批示，例如：技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)督、倉庫、交接車間等涉及履行部門；（4）財務(wù)部門核實應(yīng)收賬款，管理收放款業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)資產(chǎn)放行證件；（5）合同管理部門負(fù)責(zé)全程法律風(fēng)險管控，辦理用印并、負(fù)責(zé)合同檔案管理。
（二）合同履行中的風(fēng)險管控
1．財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控：合同履行階段的財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控，包括對資金問題主動調(diào)查活動，不是出現(xiàn)經(jīng)濟損失后的消極反應(yīng)。合同管理部門對財務(wù)部進行賬目監(jiān)控，經(jīng)營業(yè)務(wù)中的賒銷賬款等資金使用進行例行核查。發(fā)現(xiàn)存在履行瑕疵及時處理，避免履行中出現(xiàn)抗辯權(quán)事由而導(dǎo)致法律風(fēng)險。發(fā)現(xiàn)不能按期回款情況，行使抗辯權(quán)并及時溝通解決。發(fā)現(xiàn)相對人出現(xiàn)嚴(yán)重的資產(chǎn)或商業(yè)信譽問題，行使不安抗辯權(quán)。按照法律事務(wù)管理辦法對責(zé)任人督辦問責(zé)，規(guī)避企業(yè)法律風(fēng)險，登記履行情況對客戶進行信譽評級，依照信用等級分別評議賒銷額度和賒銷時限。
2．資金動態(tài)核查：合同管理按照資金輸出和資金輸入兩個環(huán)節(jié)核查動態(tài)賬目。對合同履行發(fā)生的資金動態(tài)進行賬目核查，當(dāng)天核算、當(dāng)天公布并記錄在案，避免出現(xiàn)隨意更改賬目現(xiàn)象。由合同管理部門監(jiān)督制度實施，代表公司實施資金動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)可疑往來賬目尤其是極端賬目，及時采取必要的法律措施維護企業(yè)利益。監(jiān)管工作前移至履行階段而不是在合同爭議階段，履行過程中的資金變化情況，直接反映出履行中的法律風(fēng)險狀況。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于資金動態(tài)監(jiān)控，建設(shè)合安全、順暢和高效的風(fēng)險管控模式。
（三）合同爭議的解決
1．合同管理善意原則：維護企業(yè)利益是企業(yè)風(fēng)險管控的核心目的，出現(xiàn)合同爭議優(yōu)先采用低成本糾紛解決辦法。企業(yè)之間依照善意原則處理問題，主動溝通解決，不能直接追究責(zé)任或者依照合同法主張維權(quán)，使得原本可以協(xié)商解決的爭議走向極端方式。企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟損失，直接責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)因此承擔(dān)管理責(zé)任，應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)損失，遵循善意原則把爭議解決在履行過程中或者協(xié)商階段，如果爭議出現(xiàn)在責(zé)任追究或訴訟階段將增加企業(yè)法律風(fēng)險。解決爭議以考慮經(jīng)濟利益為關(guān)鍵因素，同時考慮社會影響和企業(yè)長遠(yuǎn)利益。
2．避免出現(xiàn)訴訟案件：合同爭議的解決應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)訴訟案件，這體現(xiàn)出日常合同管理的重要性，只有實行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜粘９芾?，才能有效實現(xiàn)企業(yè)法律風(fēng)險管控。企業(yè)參與訴訟活動可能產(chǎn)生經(jīng)濟損失或不良社會影響，尤其國有企業(yè)參與訴訟，出現(xiàn)政治影響后企業(yè)負(fù)責(zé)人可能因此失去晉升機會、承擔(dān)連帶責(zé)任。即使私營企業(yè)也應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)社會形象，不能濫訴、纏訴。合同管理部門依照合法合理性原則開展法律風(fēng)險管控工作，滿足相對人合理要求靈活處理爭議，維護締約雙方長遠(yuǎn)合作關(guān)系。爭取用緩和方式解決爭議，出現(xiàn)合同沖突，當(dāng)事人可能采取不合作態(tài)度，導(dǎo)致問題陷入尷尬局面。確實無法達(dá)成一致的合同爭議，先發(fā)送律師函通知表示善意提醒。最終決定以訴訟方式處理的爭議，委托專業(yè)律師提訟主張合法權(quán)利。
二、合同管理制度與企業(yè)風(fēng)險管控
合同管理立足于企業(yè)法律風(fēng)險管控，有效的保障了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定環(huán)境，保障了企業(yè)的經(jīng)營安全和長遠(yuǎn)發(fā)展。面對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，企業(yè)之間依賴合同形式保障各方權(quán)利義務(wù)，合同管理制度在企業(yè)法律風(fēng)險管控中占據(jù)核心地位。提高企業(yè)的合同法律風(fēng)險管理能力會提高企業(yè)整體競爭力，為企業(yè)帶來高利潤的回報。
（一）合同管理的法律風(fēng)險管控體系
1．合同管理制度建設(shè)：企業(yè)應(yīng)當(dāng)先簽訂合同后辦理業(yè)務(wù)，例外情況依照公司章程的規(guī)定辦理業(yè)務(wù)，良好的合同管理能夠在法律范圍內(nèi)保護企業(yè)合法權(quán)益,以免受到不必要的經(jīng)濟損失。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定適合本單位實際情況的《合同管理辦法》、《合同管理流程》、《授權(quán)委托管理辦法》、《印章管理辦法》等制度，進行體系化的法律風(fēng)險管控。合同管理不是經(jīng)營業(yè)務(wù)的附屬程序，堅決杜絕事后補辦合同行為，業(yè)務(wù)辦理完畢又補辦合同手續(xù)讓整個合同管理制度形同虛設(shè)。雖然無紙質(zhì)合同的實際履行，如符合《合同法》規(guī)定也是有效法律行為，但這種情況使企業(yè)承受巨大法律風(fēng)險：對于合同中標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量最終認(rèn)定方式，以及履行時間、地點、方法等方面的約定容易出現(xiàn)爭議，沒有紙質(zhì)合同作為認(rèn)定和主張的依據(jù)，這些爭議無從確認(rèn)和查證。
2．資信調(diào)查與建立信用檔案：合同申辦部門負(fù)責(zé)收集和提交合同相對人資信材料，包括合同履行應(yīng)當(dāng)具備的資質(zhì)證件、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量證件或法律文書、專利證書等文件。確認(rèn)對方的民事行為能力和民事責(zé)任能力有重要法律意義，這些因素直接影響出現(xiàn)爭議后的法律請求效果。對簽約人的授權(quán)委托授權(quán)書和身份進行嚴(yán)格審核，避免因無權(quán)產(chǎn)生法律風(fēng)險。一些企業(yè)沒有謹(jǐn)慎考察相對方主體資格，導(dǎo)致合同歸于無效或效力待定，或者與無履約能力當(dāng)事人簽訂合同導(dǎo)致合同陷入履約障礙。合同簽訂后全程登記履行情況，建立客戶資信檔案并進行信用評級。
3．合同條款審核：企業(yè)經(jīng)營合同大多是常見類型，依照《合同法》我國承認(rèn)各種符合成立和生效要件的無名合同，締約各方應(yīng)當(dāng)誠信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。經(jīng)營過程中使用的格式條款合同，制定十幾條主要關(guān)鍵條款反復(fù)使用，格式條款不能避免法律風(fēng)險。條款最終由經(jīng)辦人填寫，其中空白項和附則（其他約定）的填寫中存在巨大法律空間，經(jīng)辦人在填寫時，與簽署普通合同有同等法律風(fēng)險。因此，簽署格式條款同樣需要嚴(yán)格審核，無論何種類型合同，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)法律工作人員或律師逐一審查合同條款。
4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是簽署合同的關(guān)鍵，依照《合同法》規(guī)定：約定加蓋印章生效的合同，自加蓋印章并符合生效要件時生效。企業(yè)經(jīng)營合同一般約定加蓋行政章或合同專用章，除非特別約定，財務(wù)專用章或部門印章不能用于簽訂合同。合同印章由專門部門保管和使用，未經(jīng)會簽手續(xù)并經(jīng)分管經(jīng)理同意，業(yè)務(wù)員不得隨意使用公司印章。需要攜帶外出的使用的，應(yīng)當(dāng)由經(jīng)理批準(zhǔn)按流程使用并及時歸還。
（二）聯(lián)網(wǎng)審批流程的法律風(fēng)險管控
1．聯(lián)網(wǎng)審批的監(jiān)管優(yōu)勢：現(xiàn)代企業(yè)采用合同聯(lián)網(wǎng)審批流程具有監(jiān)管優(yōu)勢，重視和利用現(xiàn)代科技手段是法律風(fēng)險管控的發(fā)展趨勢。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中上傳的合同電子數(shù)據(jù)長期保留在數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)能立即發(fā)現(xiàn)和記載違規(guī)行為。這種監(jiān)控模式提高了企業(yè)法律風(fēng)險管控效率：法務(wù)部門網(wǎng)上管理人員可以全程監(jiān)督合同業(yè)務(wù)，聯(lián)合會簽部門的辦理情況直接在電腦系統(tǒng)顯示，避免了各部門相互推諉；在網(wǎng)上可以隨時核對合同條款、查閱審批信息，有效減少了工作失誤；由于流程的公開性和互動性，經(jīng)辦人對于提交材料更加謹(jǐn)慎。聯(lián)網(wǎng)審批通過的合同，由經(jīng)辦人確認(rèn)后上報合同管理部門加蓋印章，大幅度提高監(jiān)管效率。
2．紙質(zhì)資料的網(wǎng)上流程銜接：紙質(zhì)合同的簽署和監(jiān)管，是企業(yè)法律檔案管理工作的一部分，合同檔案是司法過程中的重要書面證據(jù)，這項工作從形式審查到實質(zhì)審查都直接關(guān)系企業(yè)利益。實行合同管理聯(lián)網(wǎng)管理平臺的企業(yè)，申報的各項數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)合同檔案完全一致，簽署過程中合同文本在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上傳遞和儲存，經(jīng)聯(lián)合審批并上報經(jīng)理批準(zhǔn)后，依照審批情況簽署紙質(zhì)合同，這種公開審批的模式使得決策者更加審慎。各部門有獨立的賬戶和密碼，對合同管理全程有效的管控，各部門相互之間配合、相互監(jiān)督，紙質(zhì)材料與電子文件相互印證一致。
（三）合同檔案在法律風(fēng)險管控中的利用
1．合同檔案的整理利用：紙質(zhì)同檔案屬于法律風(fēng)險管控的重要文件，監(jiān)管部門審查合同履行全程并立卷存檔，合同回收采取統(tǒng)一的編號和歸檔方法，按照“資本輸出類”和“資本輸入類”對合同檔案進行科學(xué)分類。建立合同目錄包括（1）合同文本原件，包括補充協(xié)議、備忘錄等資料；（2）資信檔案，包括各類與合同有關(guān)的證件、質(zhì)量文件、專利文件等資料；（3）部門聯(lián)合會簽單，包括經(jīng)理批示、各部門會簽、履行情況備注等文件；（4）財務(wù)單據(jù)，包括借款單據(jù)、賒銷單據(jù)、銀行單據(jù)等資料；（5）法律文書，包括授權(quán)委托書、履行情況備注等其他法律文件。
2．合同業(yè)務(wù)的全程督辦：依照合同檔案進行全程督辦，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為依照合同管理辦法問責(zé)。對合同履行情況進行監(jiān)控，順利履行完畢的合同登記后存入檔案；沒有合適履行的合同注明原因并及時督辦；出現(xiàn)爭議的合同，將合同檔案上報法律事務(wù)部門處理，避免出現(xiàn)超過訴訟時效的情況；進入訴訟程序的合同糾紛，委托法律專業(yè)人員或者律師進行維權(quán)，建立法律風(fēng)險檔案。通過系統(tǒng)化、全程化的合同管理制度，有效對企業(yè)法律風(fēng)險進行管控。
三、結(jié)語
隨著我國依法治國工作的全面推進，企業(yè)更加重視法律風(fēng)險管控工作。雖然現(xiàn)階段有很多工作要進行完善，但令人欣慰的是，我國的合同管理水平正在大幅度提高，企業(yè)的法律風(fēng)險管控工作逐步走向科學(xué)化和精細(xì)化。市場經(jīng)濟法制化體是社會的巨大進步，也是法律事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要信號。在全體法律人的探索和努力下，基于對于合同管理制度與企業(yè)法律風(fēng)險管控的不斷研究和實踐，將形成更加規(guī)范、誠信、安全、文明的市場環(huán)境，促進我國經(jīng)濟繁榮發(fā)展。
作者:范曉偉 單位:西北政法大學(xué)
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵字：高速公路；項目合同管理；作用與意義
Abstract：The highway project contract as the norms of Party construction unit behavior guidelines, to safeguard the documents of both sides, economic benefits, the role and significance of play in the highway project construction is very important. Highway project contract for scientific and effective management not only enables the progress of the project be guaranteed, but also enables the construction unit achieved good economic benefits at the same time, to gain greater social benefits, and provide a solid foundation for the survival and development . In this paper, the role and significance of the highway project contract management as well as the whole process of management were discussed.
Keywords: highway; project contract management; the role and significance.
中圖分類號：U412.36+6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，基礎(chǔ)交通設(shè)施也得到了巨大發(fā)展。高速公路作為我國重要的交通運輸渠道之一，項目建設(shè)數(shù)量也呈逐年上升趨勢，但是目前在高速公路項目合同管理工作中仍然存在著一些問題，如合同管理的意識淡薄、合同條文不規(guī)范、合同內(nèi)容存在片面性以及專業(yè)合同管理人才缺失等。因此，我們應(yīng)從正確認(rèn)識高速公路項目合同管理的作用與意義開始，對高速公路項目合同進行全過程管理。
一、高速公路項目合同管理的作用與意義
首先合同管理是保證安全生產(chǎn)的前提。隨著我國合同的規(guī)范性日益增加，合同中所制定的條款也開始更為細(xì)化。合同中對于安全生產(chǎn)的要求保證了高速公路項目施工能夠順利進行，并直接關(guān)系到建設(shè)企業(yè)、施工單位等各方的切身利益。
其次合同管理是高速公路項目建設(shè)目標(biāo)達(dá)成的重要方法。高速公路項目合同對于項目建設(shè)的全過程都有著一個明確的規(guī)定，可以說是始終貫穿于工程項目建設(shè)的全過程之中，因此基于對合同的有效管理，以及對合同內(nèi)容的貫徹落實，施工才能夠保質(zhì)按時完成高速公路項目的建設(shè)。
第三合同管理工作也是有效控制高速公路項目造價成本的方法之一。通過高速公路項目合同中所擬定的具有法律效力的工程量與高速公路項目實際施工過程中的工程量的對比，就能夠在工程項目計量、計價以及支付等方面的操作工作中得以真實反映。從而使建設(shè)企業(yè)能夠及時掌握工程進度并有效控制高速公路項目造價的成本。
第四高速公路項目管理工作是基于合同管理開展的。整個高速公路項目的合同管理工作應(yīng)在項目施工之前就開始進行，雖然合同具有一定的共通性，但是合同管理人員應(yīng)通過對高速公路項目的實際情況的分析與研究，以合同管理為基礎(chǔ)，編制出切合實際的施工組織設(shè)計以及一系列項目管理工作的規(guī)章制度，并能夠通過制定一些極具針對性的管理規(guī)章來防止項目管理工作中存在的通病。因此，可以說高速公路項目管理工作的依據(jù)與基礎(chǔ)就是合同管理。
最后項目管理工作的核心就是合同管理工作。因為在合同中明確規(guī)定了合同雙方的責(zé)任、權(quán)利以及利益分配等內(nèi)容，并對高速公路工程項目作了明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，所以從另一個角度上來說，合同的管理工作對于工程項目的整個過程都有著控制的作用，在整個項目管理工作中起到的是核心作用。
二、高速公路項目合同的全過程管理
通過對高速公路項目合同的作用與意義進行分析研究后，我們不難看出，合同管理工作是非常重要的，但是目前在高速公路項目合同的管理上，仍然存在著一定的問題，因此對高速公路項目合同進行全過程管理是解決這些問題的有效途徑之一。
首先是在簽訂施工合同之前進行有效管理，其中具體包括以下幾方面：
高速公路項目合同必須符合我國相關(guān)法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。因為高速公路的建設(shè)不僅是一個周期長、涉及面廣的過程，而且在建設(shè)過程中要耗費大量各類資源，包括土地資源等，同時高速公路建設(shè)項目也是國家基礎(chǔ)交通設(shè)施的重要組成部分之一。這就要求高速公路項目的建設(shè)首先就要符合我國相關(guān)法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，如果高速公路項目未能通過我國有關(guān)職能部門的規(guī)劃審批，那么所簽證的施工合同也必然是不規(guī)范以及不受相關(guān)法律法規(guī)保護的。為避免因這種情況而產(chǎn)生糾紛，建設(shè)單位與施工單位的合同簽訂必須經(jīng)相關(guān)部門審批后方可實施。
簽訂高速公路項目合同之前，應(yīng)根據(jù)實際情況制定出盡可能細(xì)化的條款納入合同。在合同簽訂之前，必須將高速公路工程的具體名稱、地點位置以及相應(yīng)的工程項目內(nèi)容進行明確，其中工程項目內(nèi)容包括工程開工、竣工的具體日期、質(zhì)量保證金與保證期、造價、支付、結(jié)算、稅收、安全、違約等各方面的內(nèi)容。如果通用合同條款中未提及的，則應(yīng)以工程實際情況為基礎(chǔ)，在合同條款中制定出具有針對性的條款加以彌補。
要與信譽好、規(guī)模大、技術(shù)實力強的施工單位進行高速公路項目的合同簽訂。只有好的施工隊伍才能保證高速公路項目的施工質(zhì)量，因此建設(shè)企業(yè)在對施工單位在進行選擇上，不能盲目追求經(jīng)濟效益而置施工單位的素質(zhì)水平于不顧，使高速公路項目工程建設(shè)出現(xiàn)隱患。
其次，在施工過程中同樣要進行合同管理，其中具體包括以下幾方面：
規(guī)范工程施工合同的交底工作。在工程項目施工開始時，施工單位應(yīng)向施工管理人員進行合同內(nèi)容的交底工作，將工程施工內(nèi)容、進度、技術(shù)以及當(dāng)工程進度與施工質(zhì)量不能達(dá)到合同要求時，所造成的影響、后果等進行詳細(xì)交底及說明，明確自身的責(zé)任與義務(wù)并同時合理預(yù)測在工程施工中可能出現(xiàn)的各類問題，便于做出預(yù)防與判斷工作。
在高速公路項目合同中涉及變更與索賠的內(nèi)容要加強管理。工程項目如果出現(xiàn)因變更而產(chǎn)生索賠的，施工單位應(yīng)規(guī)范上交相關(guān)變更等文件資料，并經(jīng)過監(jiān)理單位、業(yè)主的審核批復(fù)后，進行保管存檔，作為施工單位在工作竣工期間的重要索賠依據(jù)。
在施工過程中出現(xiàn)工程延期情況時的合同管理。如果因業(yè)主原因或是重大設(shè)計變更而造成工程需要延期施工的，施工單位必須依照相關(guān)規(guī)定遞交工程施工延期申請報告，報告文件上應(yīng)明確寫清延期的工程分項、編號、預(yù)定完成時間、延期原因、依據(jù)以及批復(fù)意見等內(nèi)容，使其具備規(guī)范性與法律效力。需要注意的是最終經(jīng)批準(zhǔn)的工程延期天數(shù)不能比暫時確定的工程延期天數(shù)少。
高速公路項目合同的分包內(nèi)容管理。所謂工程分包就是整個工程合同的承建方，在保證工程項目質(zhì)量與進度的前提下，將工程項目分包給分包人進行工程施工。這時的工程合同涉及雙方就是工程項目總承包人與分包人，在進行工程分包合同的簽訂時，總承包人要注意對分包商的資質(zhì)、技術(shù)等各方面因素進行綜合考慮。該分包合同同樣具有相應(yīng)的責(zé)任、義務(wù)、利益等具體規(guī)定內(nèi)容，因此對其進行合同管理也是很重要的內(nèi)容之一。
除此之外，應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)的工程項目合同管理人員進行專職管理工作，對合同管理人員進行定期培訓(xùn)并實施相關(guān)考核，從而建立企業(yè)自己的合同管理人才。與此同時將一些新技術(shù)應(yīng)用在合同管理工作中，比如計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，使高速公路工程項目合同管理更為實時化、合理化，并能夠合理整合施工資源，提高高速公路項目合同管理的工作效率。
結(jié)語：綜上所述，在高速公路項目中進行合同管理是非常重要的，它不但對我國高速公路的建設(shè)市場的發(fā)展起著助力作用，而且對規(guī)范高速公路施工管理、建設(shè)企業(yè)與施工單位責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)的明確等方面也同樣有著至關(guān)重要的意義。因此在高速公路項目合同管理上，要進行施工前、施工中、竣工階段的合同管理，從而使我國高速公路項目建設(shè)市場更為規(guī)范化，為高速公路的建設(shè)提供堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
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建筑工程施工合同是發(fā)包人和承包人為完成商定的工程建設(shè)項目目標(biāo)，明確雙方權(quán)力和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，它是合同當(dāng)事人在工程建設(shè)中的最高行為準(zhǔn)則和經(jīng)濟活動的依據(jù)。建筑工程施工是一項復(fù)雜的技術(shù)、經(jīng)濟活動，具有投資額巨大、流動性強、協(xié)作性高、管理難度大、受外界干擾及自然因素影響大等特點，簽訂、履行施工合同，對發(fā)包人、承包人都是十分重要的。根據(jù)國外經(jīng)驗，合同管理產(chǎn)生的經(jīng)濟效益往往大于技術(shù)優(yōu)化產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。加強公路工程施工合同管理，規(guī)范、完善工程合同，做到管理依法，運作有序，有利于在工程建設(shè)中做好建筑工程的“質(zhì)量、工期、投資”三大目標(biāo)控制，規(guī)避風(fēng)險，減少不必要的扯皮、糾紛和經(jīng)濟損失，確保按期完成目標(biāo)和任務(wù)。
2 建筑工程施工合同管理現(xiàn)狀與存在的問題
2. 1 “標(biāo)準(zhǔn)條款”顯失公平
在建筑建設(shè)市場中，大多采用 FIDIC 標(biāo)準(zhǔn)合同文本，是一種格式合同。發(fā)包人、承包商在此基礎(chǔ)上洽商，經(jīng)一定的修改后簽訂施工合同。由于公路市場的激烈競爭，往往一個工程項目有幾十家施工單位競爭，有些公路建設(shè)單位在設(shè)計合同條款時，充滿 " 長官意志 " 和濃厚的行政色彩，更多地考慮自身利益，有意無意地免除自己的責(zé)任，加重承包商的責(zé)任，限制承包商的權(quán)利。在 " 僧多粥少 " 的情況下，加上競爭環(huán)境不夠良好，承包商根本沒有討價還價的余地，不得不委屈地接受業(yè)主預(yù)定的條款，放棄自己的正當(dāng)權(quán)利。
2. 2 “陰陽、黑白合同”充斥市場
建筑施工合同常常面臨“陰陽、黑白”合同問題，即一份是按 FIDIC 標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂的并送行政主管部門備案，俗稱“陽合同”；另一份根據(jù)實際履行情況簽訂“陰合同”。陽合同往往是迎合法律、法規(guī)、規(guī)章的要求，只用于報備之用；陰合同往往是在甲方要求之下降低工程款價款、改變計價方式、降低質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，即“墊資”、“割肉”、“讓利”合同。這種“陰陽、黑白”合同在很大程度上破壞了招投標(biāo)及施工合同的嚴(yán)肅性，嚴(yán)重干擾了建筑市場的正常秩序，并給雙方履約留下隱患。建筑領(lǐng)域的質(zhì)量問題、竣工結(jié)算糾紛、三角債等問題都與前期合同的簽約不合法、不規(guī)范有直接關(guān)系，更與“陰陽、黑白”合同有直接關(guān)系。
2. 3 合同實施不規(guī)范，隨意性強
在合同實施中，簽約的雙方都不認(rèn)真執(zhí)行合同，隨意修改合同，或違背合同規(guī)定，或?qū)贤?guī)定打折扣。如發(fā)包方不按合同規(guī)定按時、足額支付工程款，有的業(yè)主長期拖欠工程款，隨意調(diào)整合同單價或提高公路驗收標(biāo)準(zhǔn)，致使承包人要用建設(shè)低等級公路的造價來建設(shè)比原設(shè)計高一個等級的公路。而承包方往往既不采取索賠措施，也不敢擅自停工，致使施工承包合同半用半廢，對合同雙方都不能起到約束的作用。
2. 4 合同索賠實現(xiàn)難度大
由于社會條件、自然環(huán)境的變化，公路建設(shè)是一個索賠多發(fā)的行業(yè)。索賠是合同和法律賦予受損者的權(quán)利，也是合同缺陷的補充，其實質(zhì)是承發(fā)包雙方承擔(dān)工程風(fēng)險比例的再分配。對于承包人來講，工程索賠是一種保護自己正當(dāng)權(quán)益、彌補工程損失的有效手段。而由于公路市場行政干預(yù)過多，給索賠工作造成了許多干擾因素，導(dǎo)致合同索賠難以進行，承包人往往是受損害者。
2. 5 缺乏高素質(zhì)的專業(yè)合同管理人才
由于我國的教育制度在早期過分地強調(diào)專業(yè)化，提倡在專業(yè)領(lǐng)域中具有高技術(shù)水準(zhǔn)的專家。合同管理人員多是搞土木工程技術(shù)出身，太過于技術(shù)化，欠缺經(jīng)濟、商務(wù)、法律、綜合協(xié)調(diào)管理能力，不能得心應(yīng)手地進行合同管理工作。例如,不嚴(yán)格按合同辦事，出現(xiàn)問題后不能依照合同辦事，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，即便是正當(dāng)?shù)乃髻r也不能理直氣壯地提出，不按規(guī)定的程序進行解決；還有大多數(shù)項目管理機構(gòu)都未設(shè)立合同管理部門，缺乏可行的、有效的動態(tài)合同管理制度和具體的操作流程，不能對工程進行及時的跟蹤和有效的動態(tài)合同管理。
3 加強建筑施工合同管理的措施
3. 1 把合同管理真正納入法制管理的軌道
市場經(jīng)濟首先是法制經(jīng)濟，加強施工合同管理，保證建筑市場正常健康發(fā)展，離不開有效的法律機制作后盾。作為交通行政主管部門，要完善合同管理方面的法律、法規(guī)，如最近最高人民法院擬出臺的《關(guān)于審理建設(shè)工程糾紛案件適用法律若干問題的解釋》（征求意見稿）中傾向于確認(rèn) " 陽合同 " 的法律效力，進一步規(guī)范了合同雙方行為。主管部門還要加大監(jiān)管、處罰力度，增強發(fā)包人、承包人合同法律意識和合同管理意識，使得合同雙方認(rèn)真執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)法》和《合同法》等法律、法規(guī)，對違反合同的行為，不論是合同的哪一方，都應(yīng)依法接受處罰，把合同管理納入法制管理的軌道，做到有法可依、有法必依、違法必究，確保合同的嚴(yán)肅性，營造良好的合同管理法律氛圍。
3. 2 設(shè)立專門的合同管理機構(gòu)，培養(yǎng)專職合同管理人才
設(shè)立專門的合同管理機構(gòu)，建立健全合同管理制度，并且重點培養(yǎng)有應(yīng)變能力、堅持原則、知識面寬廣的工程師擔(dān)任合同管理工作，使他們成為工程技術(shù)、工程經(jīng)濟、合同、法律、商務(wù)等復(fù)合型人才，以利于正確應(yīng)付合同管理中的各種復(fù)雜問題，發(fā)揮合同管理的紐帶作用，使得施工合同的訂立、履行、變更和終止等活動的結(jié)果，成為工程項目管理科學(xué)決策的依據(jù)。
3. 3 堅持合同評審制度，做好合同的談判與簽訂
承發(fā)包雙方應(yīng)建立科學(xué)規(guī)范的合同管理工作程序，合同簽訂前進行嚴(yán)格、細(xì)致的合同評審，由專職合同管理人員、負(fù)責(zé)質(zhì)量安全的總工程師、經(jīng)濟師、項目經(jīng)理等成立合同評審小組，對合同條款進行分析、研究，確定能否滿足項目的各項目標(biāo)。并找出其中存在的缺陷和潛在風(fēng)險，制定防范措施，最大限度地減少合同漏洞。切記少用或不用口頭協(xié)議、君子協(xié)定，防止引起合同爭執(zhí)。確保合同條款明確、完善，達(dá)到業(yè)主的各項要求和在施工企業(yè)內(nèi)部順利執(zhí)行。
3. 4 堅持合同交底制度
實行公司和項目部兩級的合同交底制度，將招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑資料、投標(biāo)圖紙、投標(biāo)書和施工合同對項目部各管理人員進行交底，使其明確工程項目的特殊技術(shù)和商務(wù)要求，將合同責(zé)任目標(biāo)進行分解，落實到部門和責(zé)任人，形成全員的合同管理。
3. 5 對合同履行進行全過程的動態(tài)管理
合同簽訂后，合同雙方就形成一定的經(jīng)濟關(guān)系和法律上的效力，合同規(guī)定了雙方在合同實施過程中的經(jīng)濟責(zé)任、利益、權(quán)力和義務(wù)，雙方就必須嚴(yán)格遵守，嚴(yán)格履行，不應(yīng)違反。但從根本來說，合同雙方的利益是不一致的，容易導(dǎo)致工程建設(shè)過程中的利益沖突，造成在工程施工和管理中雙方行為的不一致、不協(xié)調(diào)和矛盾。在施工合同履行過程中，應(yīng)加強對施工合同的監(jiān)督和跟蹤，進行積極主動的全過程管理。1）嚴(yán)格遵守工程合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、期限、價格，進行保修條款的履行管理。2）必須加強承包人與發(fā)包人、設(shè)計單位、監(jiān)理單位的溝通，協(xié)調(diào)和處理好各方面的關(guān)系，及時解決項目實施過程中遇到的各種問題，保證工程計劃有序?qū)嵤?）做好工程工作日志、往來電話、函件、文件、會議記錄等并存檔，作為解決糾紛的證據(jù)資料。4）按專用條款約定的時間做好增減、變更項目工程量的確認(rèn)簽證工作，特別是隱蔽工程驗收簽證，涉及工期、費用記錄要記錄清楚，減少因各種原因引起的糾紛，以保證工程建設(shè)的順利進行。5)及時辦理合同的變更、中止、轉(zhuǎn)讓工作。在實際工作中，經(jīng)常發(fā)生如項目承包范圍或者工期等發(fā)生實質(zhì)性變化的情況，因項目實施層即項目部與管理層即原合同簽訂部門信息溝通脫節(jié)，這些實質(zhì)性變化的信息未能及時反饋給管理層，導(dǎo)致未能及時辦理相關(guān)變更，造成工程最終完工進行清算時出現(xiàn)糾紛，嚴(yán)重影響企業(yè)形象及市場聲譽。一旦業(yè)主出現(xiàn)類似資金危機等則會嚴(yán)重影響工程進一步開展的情況，必須及時辦理合同中止、轉(zhuǎn)讓工作，確保企業(yè)自身利益不受嚴(yán)重侵害。
3. 6 加強對工程分包的管理，學(xué)會使用“指定分包商”
目前，工程分包是建筑市場最容易出現(xiàn)的問題，也是出現(xiàn)問題最多的一個環(huán)節(jié)。“指定分包商‘是現(xiàn)在公路工程承包施工實踐中經(jīng)常采用的一種分包方式，由于種種原因，總包商對指定分包商應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任往往和普通分包商同等對待，造成施工合同管理工作的被動。按照國際慣例，在合同關(guān)系和合同責(zé)任方面，“指定分包商”的不同主要表現(xiàn)在：由于特定的工程部位由業(yè)主指定的分包商來完成，當(dāng)這個“指定分包商”沒有完成合同義務(wù)時，業(yè)主要承擔(dān)一定的責(zé)任；如果總承包商不按時按量地向“指定分包商”支付他已從業(yè)主方面領(lǐng)到的工程款時，業(yè)主可以直接地向“指定分包商”支付工程款；“指定分包商”所負(fù)責(zé)實施的工程部位，其報價列入總承包商的報價書，但此項款額由“暫定金額”項目支付。由上述特點看，如果“指定分包商”違約，無論是施工的質(zhì)量不符合合同要求，或者是施工期限落后于合同進度，業(yè)主負(fù)有推脫不開的責(zé)任，總承包商可以擺脫合同責(zé)任。在合同執(zhí)行過程中，對一些根本沒有能力完成分包任務(wù)的“指定分包商”，要向業(yè)主建議要求更換，以確保整個工程的質(zhì)量、進度和投資目標(biāo)。
3. 7 充分發(fā)揮工程監(jiān)理的第三方作用
工程項目實施中，有不少的業(yè)主認(rèn)為委托監(jiān)理只是找一個承擔(dān)質(zhì)量的責(zé)任者，出了質(zhì)量問題可以推卸責(zé)任，責(zé)任是監(jiān)理的，權(quán)利是業(yè)主的，不愿在選擇承包商、資金支配管理、進度管理等方面放權(quán)，發(fā)包人把監(jiān)理工程師視為監(jiān)理員、質(zhì)檢員等，增加監(jiān)理工程師對承包人管理工作的難度。在工程實施中，業(yè)主應(yīng)該充分發(fā)揮監(jiān)理工程師作為工程項目建設(shè)第三方的作用，對發(fā)包人、承包人的協(xié)調(diào)作用，這對規(guī)范合同雙方的行為、合理解決承包雙方的合同糾紛會有積極的作用。
3. 8 及時進行索賠和反索賠
在合同履行中，注重雙方違約、合同缺陷、施工條件變化、工程變更、工期拖延、工程師指令、國家政策及法律、法令變更等，按規(guī)定的索賠程序，及時有效地進行索賠，以索賠促管理，促進公路工程管理水平的提高。
3. 9 建立合同管理的微機信息系統(tǒng)
合同管理在工程建設(shè)項目管理中具有十分重要的作用，隨著工程建設(shè)項目規(guī)模擴大，合同標(biāo)的日趨龐大，涉及合同的內(nèi)容、條款日益復(fù)雜，采用傳統(tǒng)合同管理手段和方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化大、中型工程項目動態(tài)管理的要求，借助于微機處理系統(tǒng)為合同管理人員提供支持，已經(jīng)成為必然趨勢。利用微機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進行數(shù)據(jù)收集、整理、存貯、處理和分析，從而可以滿足在合同管理方面的信息需要，提高管理水平。
