發(fā)布時(shí)間：2023-09-13 17:12:19
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案數(shù)字化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;管理
檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。
1檔案管理數(shù)字化的可行性分析
1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1.1管理制度的調(diào)查與分析
實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對(duì)這些情況進(jìn)行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。
1.1.3技術(shù)方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對(duì)自身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。
1.1.4人才方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對(duì)當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評(píng)估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。
1.2檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)
通過對(duì)檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢(shì)作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢(shì)相協(xié)調(diào)。
1.3檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素
在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評(píng)估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評(píng)估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)
檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。
2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點(diǎn)討論
2.1檔案更改時(shí)出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題
我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進(jìn)行多個(gè)不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級(jí)人員沒有真正的意識(shí)到檔案的特殊性，進(jìn)而長期忽略對(duì)人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進(jìn)一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時(shí)，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時(shí)間和長期的傳輸過程，會(huì)有丟失、損壞、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。
2.2對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新、修改時(shí)出現(xiàn)的問題
現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學(xué)歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個(gè)工作人員的科研情況。在每個(gè)工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學(xué)歷、家庭信息，對(duì)參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時(shí)，應(yīng)當(dāng)多增加關(guān)于工作人員參與工作時(shí)體現(xiàn)出來的，關(guān)于工作能力以及對(duì)待工作態(tài)度等情況的詳細(xì)介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關(guān)于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進(jìn)行犯罪活動(dòng)，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對(duì)認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行歸檔收集時(shí)出現(xiàn)的問題
過去傳統(tǒng)的人事檔案在進(jìn)行歸檔手機(jī)任務(wù)時(shí)，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對(duì)檔案材料進(jìn)行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進(jìn)行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進(jìn)行同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強(qiáng)度。
3人事檔案管理問題的應(yīng)對(duì)策略
3.1對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革
我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行一個(gè)全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應(yīng)該對(duì)需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗?，在甄別檔案的內(nèi)容時(shí)，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)調(diào)閱人的權(quán)力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己?，避免檔案內(nèi)容的意外泄漏。
3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式
由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個(gè)漏洞進(jìn)行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時(shí)間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實(shí)，也導(dǎo)致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強(qiáng)管理人員的甄別能力，定期對(duì)人事部門的檔案進(jìn)行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檢查并及時(shí)銷毀。
4提高對(duì)人事檔案信息資源的整合
社會(huì)的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來說，人力資源的開發(fā)與應(yīng)用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務(wù)之一。一個(gè)單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術(shù)人員是推動(dòng)一個(gè)單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對(duì)于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務(wù)。（1）人事部門應(yīng)該主動(dòng)積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個(gè)部門，離不開各個(gè)員工的積極努力，但是，如何獲得每個(gè)員工的專業(yè)能力程度是一個(gè)需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的將每個(gè)工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個(gè)員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個(gè)工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻(xiàn)。（2）人事檔案部門應(yīng)該改變自身意識(shí)，從管理部門向服務(wù)部門轉(zhuǎn)變。對(duì)于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個(gè)行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責(zé)而非服務(wù)職責(zé)，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展?，F(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到自己的服務(wù)職責(zé)，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團(tuán)結(jié)合作的意識(shí)，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會(huì)中，知識(shí)的儲(chǔ)量極大的影響經(jīng)濟(jì)的收入。事業(yè)單位是一個(gè)整體，由不同的部門來組成，每個(gè)部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強(qiáng)自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
5結(jié)束語
隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對(duì)這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，通過檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)來應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實(shí)現(xiàn)的過程中必須對(duì)其可行性進(jìn)行重點(diǎn)分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實(shí)施目標(biāo)與實(shí)施方案，確保數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn)。
作者:孫艷艷 單位:煙臺(tái)市環(huán)境衛(wèi)生管理處
參考文獻(xiàn)：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機(jī)電兵船檔案,2007(05).
高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱評(píng)聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時(shí)的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。
2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析
2.1人事檔案意識(shí)薄弱
一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只在干部晉升、人員調(diào)動(dòng)或?qū)W生畢業(yè)時(shí)才會(huì)被人想起。這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對(duì)人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個(gè)管理盲區(qū)。
2.2人事檔案管理制度不完善
大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進(jìn)行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對(duì)性，對(duì)地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進(jìn)作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實(shí)，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實(shí)現(xiàn)信息化支撐，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺(tái)，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺(tái)的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。
2.4人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，無法達(dá)到科學(xué)管理要求
由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)和基本技能。甚至有的不會(huì)使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。
3地方高校人事檔案管理信息化實(shí)施途徑探索
3.1地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提
首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實(shí)。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識(shí)講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識(shí)，關(guān)心并積極參與到單位和個(gè)人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強(qiáng)地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力，推動(dòng)高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。
3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵
在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理?xiàng)l例》等的法律法規(guī)文件，同時(shí)根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實(shí)際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。
3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享
地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進(jìn)的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實(shí)踐中及時(shí)引入前沿的信息技術(shù)加以改進(jìn)。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)加緊系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅(jiān)持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實(shí)現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺(tái)要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進(jìn)而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。
3.4加強(qiáng)地方高校檔案管理工作信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障
首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和科學(xué)知識(shí)。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級(jí)軟件，變被動(dòng)運(yùn)用為主動(dòng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4結(jié)語
數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏系統(tǒng)性數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵。當(dāng)前，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)依然存在諸多弊端。首先，數(shù)據(jù)庫信息量不足，數(shù)據(jù)真實(shí)性不高，質(zhì)量低下，嚴(yán)重降低了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率；其次，大部分單位的職稱評(píng)審軟件、工資調(diào)整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數(shù)據(jù)庫通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)高度的資源共享，因此便無法體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)；最后，數(shù)據(jù)庫本該屬于動(dòng)態(tài)的過程，但由于相關(guān)人員無法及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法真實(shí)反映客觀情況等問題。
二、實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑
（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度
各單位要加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動(dòng)人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進(jìn)最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評(píng)審、人員聘用以及調(diào)動(dòng)升遷等方面的重要作用，為實(shí)現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。
（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度
首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以每個(gè)人名分設(shè)一個(gè)人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號(hào)等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點(diǎn)，姓名和檔號(hào)是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個(gè)漫長的過程，要循序漸進(jìn)，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進(jìn)行重點(diǎn)科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實(shí)現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個(gè)目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進(jìn)行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級(jí)殊榮人員的基本信息進(jìn)行匯總，建立獲獎(jiǎng)人員信息庫；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進(jìn)行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。
（三）加大人才培養(yǎng)力度
人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時(shí)期的知識(shí)積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊(duì)伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠(yuǎn)角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)同人事檔案干部的交流與互動(dòng)，及時(shí)解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。
三、結(jié)語
一、確保人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化
人事檔案的開展，需要領(lǐng)導(dǎo)給予充分的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視度提升，檔案管理人員才能對(duì)檔案管理工作的積極性提升，確保各項(xiàng)檔案管理工作都能夠落實(shí)到實(shí)處，同時(shí)確保管理工作效率的提高。在人事檔案管理工作中，可以加大對(duì)人事檔案管理工作的宣傳力度，使人們認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，從而推動(dòng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保人事檔案管理體制一體化標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)。
二、加快人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的構(gòu)建
近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)速度也在不斷加快，在各行業(yè)中，人事檔案信息化數(shù)字管理模式憶開始普及。通過人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的構(gòu)建，不僅有效的提高了人事檔案工作的效率，而且人事檔案利用效率也得以大幅度提升。信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用，有效的確保了人事檔案有序性和安全性。但在當(dāng)前人事檔案信息化平臺(tái)構(gòu)建過程中，數(shù)據(jù)錄入還是完全依靠人力來完成，這就避免會(huì)由于人為因素的影響，而導(dǎo)致一些錯(cuò)誤的發(fā)生，會(huì)對(duì)后續(xù)的各項(xiàng)工作帶來較大的不利影響，所以需要嚴(yán)把錄入關(guān)，避免人為錯(cuò)誤的發(fā)生。同時(shí)在當(dāng)前人事檔案完全依據(jù)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的新形勢(shì)下，需要對(duì)人事檔案的安全性和保密性采取切實(shí)可行的措施，確保人事檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，使檔案信息的安全性能夠得到有效的保障。
三、加快提高人事檔案工作人員的素質(zhì)
在人事檔案管理工作中，很大一部分工作都是由手工進(jìn)行整理完成的，這就導(dǎo)致在人事檔案管理工作中受到人為因素的影響較大，檔案管理人員對(duì)檔案工作進(jìn)行整理的質(zhì)量會(huì)對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生較大的影響，所以需要努力提高人事檔案工作人員的自身的素質(zhì)，確保能夠更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。
（一）檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心、耐心和細(xì)心
人事檔案管理人員，不僅工作量較大，而且工作較為繁瑣，天天面對(duì)高強(qiáng)度的工作，避免不了會(huì)有懈怠情緒，在工作中由于疏忽而導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生。所以作為人事檔案管理人員，需要具有較強(qiáng)的責(zé)任心、耐心和細(xì)心，這樣檔案管理人員才能確保工作質(zhì)量，能夠更好的將全部身心投入到檔案管理工作中來，對(duì)檔案工作保護(hù)良好的熱情，確保檔案管理工作質(zhì)量的提升。
（三）檔案管理人員需要具備專業(yè)的管理素質(zhì)
長期以來，人們對(duì)人事檔案管理工作都存在著錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，覺得人事檔案管理工作不需要技術(shù)性，人事檔案管理人員也不需要特殊的技能和素質(zhì)，只要能保管好檔案資料即可。但在實(shí)際人事檔案管理工作中，則需要檔案管理人員要具有較強(qiáng)的專業(yè)管理素質(zhì)，不僅需要熟悉人事檔案相關(guān)的法律法規(guī)，而且還要遵守人事檔案管理的相關(guān)原則，檔案管理人員還需要對(duì)各項(xiàng)檔案規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格遵守，確保自身專業(yè)管理素質(zhì)的提升。
四、進(jìn)一步對(duì)人事檔案相關(guān)制度進(jìn)行完善
在現(xiàn)有管理?xiàng)l件下，為了有效避免檔案丟失以及改動(dòng)現(xiàn)象的發(fā)生，應(yīng)建立起一套健全的檔案工作制度以及責(zé)任追究制度。有關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行查閱的過程中，應(yīng)嚴(yán)格程序辦理相關(guān)手續(xù)，盡量做到檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出以及在接收材料時(shí)的登記審查制度，與此同時(shí)，查閱以及借閱檔案的過程中也應(yīng)做好相應(yīng)的記錄，提供準(zhǔn)確人事檔案信息，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究。
在人事檔案管理工作中，需要做好人事檔案資料的收集工作，需要定期及時(shí)進(jìn)行檔案整理、收集，并將所收集到的資料移交給管檔部門，做好檔案歸檔工作。在單位中需要形成檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，做到層層有人管，時(shí)時(shí)有人收，利用縱橫相通的材料收集網(wǎng)強(qiáng)化檔案的收集工作。
最后，管檔人員在開展工作的過程中應(yīng)盡量做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)應(yīng)按照檔案工作的相關(guān)規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一的整理裝訂標(biāo)準(zhǔn)，管理好檔案，為合理的人才流動(dòng)創(chuàng)造最大的便利，盡量做到經(jīng)常檢查，并且保持室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防蛀、防塵“四防”工作。
關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)；關(guān)鍵
【分類號(hào)】：F426.31
前言：二十一世紀(jì)是一個(gè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)，以計(jì)算機(jī)和軟件為核心的數(shù)字化技術(shù)將廣泛滲透到相關(guān)領(lǐng)域，也為檔案的“數(shù)字化”帶來契機(jī)。數(shù)字檔案工作者的研究對(duì)象也從有形實(shí)體擴(kuò)展至數(shù)字代碼，工作環(huán)境從現(xiàn)實(shí)空間擴(kuò)展至虛擬空間，管理方式也必將從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)換為基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代模式。
一、首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，企業(yè)把數(shù)字檔案建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。其一，檔案室就是企業(yè)保管和提供利用檔案信息的職能部門。它存有數(shù)萬卷檔案資料，數(shù)千件檔案文件，是企業(yè)最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批檔案信息資源不能很好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字檔案就不是真正意義上的數(shù)字檔案。所以，要首先建設(shè)數(shù)字檔案室。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案室提出了一個(gè)有待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案的數(shù)字化。目前，檔案室的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。
3、企業(yè)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；職工對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如管網(wǎng)管理處，水建公司等部門辦公地點(diǎn)與檔案室相隔太遠(yuǎn)，技術(shù)人員到公司大樓查閱資料和圖紙來回要浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，他們迫切要求信息共享；這都迫使檔案室這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案室存檔的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的幾個(gè)關(guān)鍵
1、加強(qiáng)網(wǎng)上用檔管管理理論研究
為了更好地開展網(wǎng)上工作，保證提供系統(tǒng)、完整、真實(shí)的電子文件信息給利用者，我們必須加強(qiáng)歸檔電子文件的理論研究，其探討的理論主要包括：（1）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)有文字存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說明材料。（2）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。（3）檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。（4）檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。
2、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
3、加大檔案管理軟件推廣力度
電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各施工單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
4、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個(gè)新臺(tái)階。
5、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)
檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。另外，企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。
三、保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全
作為開放的信息交流平臺(tái)，Internet的某些特殊屬性對(duì)檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個(gè)方面：操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的最基本的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞，首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題；硬件設(shè)備對(duì)檔案信息安全的影響主要來自其核心――CPU芯片的安全性，亦應(yīng)引起我們的關(guān)注；“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計(jì)算機(jī)病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害：存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，會(huì)因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施，保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運(yùn)行。并根據(jù)檔案信息自身的特點(diǎn)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實(shí)際需要，健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN（虛擬專用網(wǎng)）技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測(cè)技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等，以切實(shí)保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】信息化手段；強(qiáng)化；檔案管理；設(shè)想
一、現(xiàn)狀分析
目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計(jì)3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護(hù)。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進(jìn)的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時(shí)展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認(rèn)為人事檔案主要是記載個(gè)人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時(shí)所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項(xiàng)材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對(duì)職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎(jiǎng)情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平，對(duì)檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進(jìn)行，沒有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對(duì)檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。
二、外部形勢(shì)分析
據(jù)了解，市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟(jì)寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學(xué)院、濰坊市教育局、濰坊學(xué)院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設(shè)局等單位）。
【關(guān)鍵詞】燃?xì)夤荆蝗耸聶n案管理；信息化建設(shè)
一、實(shí)行人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.適應(yīng)社會(huì)需求
在日新月異的社會(huì)之中，想要不被社會(huì)淘汰就要做到能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，而人事檔案的信息化建設(shè)便是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，這是一個(gè)信息化社會(huì)，掌握重要的信息是成功的關(guān)鍵，隨著信息化進(jìn)程的加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達(dá)到為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的最終目的，人事檔案信息化建設(shè)的提出在一定程度上促進(jìn)了人事檔案的改革，并且使檔案的發(fā)展適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，是一項(xiàng)偉大的舉措[1]。
2.有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享
在二十一世紀(jì)這個(gè)信息瞬息萬變的時(shí)代，信息資源，這一各國必不可少戰(zhàn)略資源。因此，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，推動(dòng)我國早日實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興。
3.有利于開發(fā)和利用
檔案資源為人事工作服務(wù)是人事檔案存在的目的和意義，所以，為了滿足當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求，必須開發(fā)和建設(shè)多層次、立體化、全方位的人事檔案資源管理模式。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，信息化管理模式逐漸誕生，這一模式大大提高了檔案信息資源的開發(fā)和利用效率，從而極大地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步[2]。
4.有利于方便對(duì)人事檔案信息的查閱
所謂的人事檔案管理信息化，就是利用計(jì)算機(jī)的整合、收集和管理紙質(zhì)的檔案信息以及館藏的資料，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的數(shù)字化和電子化的全新的方式，因此，人們平時(shí)可以更加便捷地查閱資料，而資料的利用價(jià)值也將變得更高，從而使得人事檔案管理的效率的到提高。
二、燃?xì)夤救耸聶n案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
1.把數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為重點(diǎn)
數(shù)據(jù)庫作為信息的源頭，具有很重要的地位，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)就必須做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫和文字信息數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性，不能一味的把數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點(diǎn)放到硬件設(shè)備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現(xiàn)數(shù)據(jù)老化、不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象。注重已有信息的整合和對(duì)未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優(yōu)質(zhì)更加有意義的數(shù)據(jù)，使人事檔案的信息化建設(shè)達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)，當(dāng)然，主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證其硬件設(shè)施的先進(jìn)性也是必要的，比如說，通過優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施做到更長時(shí)間的對(duì)信息的保存，在數(shù)據(jù)采集的時(shí)候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優(yōu)質(zhì)的多媒體信息，有助于以后信息查詢時(shí)信息的識(shí)別，人事檔案包括的不僅僅是一點(diǎn)個(gè)人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應(yīng)該注意人事檔案信息化建設(shè)時(shí)它內(nèi)容的豐富性，我們只有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能更進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。
2.規(guī)范檔案建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)
檔案作為數(shù)據(jù)信息，是很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的，所以我們要對(duì)檔案建設(shè)的所有步驟都進(jìn)行有效的規(guī)范，提出科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，優(yōu)化以前檔案建設(shè)的步驟，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo)，打破傳統(tǒng)的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優(yōu)，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對(duì)人們真正有用的信息檔案。
三、加強(qiáng)燃?xì)夤救耸聶n案管理的信息化建設(shè)的有效對(duì)策
1.加大對(duì)信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的投資
我們已經(jīng)分析了落后不完善的基礎(chǔ)設(shè)施對(duì)我們工作帶來的極大障礙，我們就應(yīng)該意識(shí)到想要推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，加大對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施投資的重要性。這些基礎(chǔ)設(shè)施作為開發(fā)和利用各種信息的基本條件和數(shù)據(jù)文檔傳輸?shù)幕痉绞?，占有重要的地位，我們只有加大投資購買先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)，保證工作效率，提高我們信息化進(jìn)程的速度，做到實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的目標(biāo)。
2.統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于做任何事情來說都是很重要的，所以在檔案管理中要根據(jù)實(shí)際情況來制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)一定要客觀合理化，這樣就可以使它成為工作人員奮斗的目標(biāo) ， 從而提高員工工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建。
3.提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平
進(jìn)行人事檔案管理就是為了更好的滿足于人們對(duì)檔案資料的需求，所以就要不斷地提高管理人員的服務(wù)質(zhì)量。這樣就需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工，并通過不同的載體來實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，然后再通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離傳輸和交流，這樣就能滿足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求，從而也就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正目的。
四、結(jié)語
信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于燃?xì)夤救耸聶n案管理來說，也是必須要實(shí)現(xiàn)的。對(duì)計(jì)算機(jī)可以有效利用，對(duì)于燃?xì)夤镜娜耸聶n案管理來說，無疑是在人力和物理上都實(shí)現(xiàn)了成本的節(jié)約，但檔案信息化建設(shè)仍舊是一項(xiàng)復(fù)雜且長期的系統(tǒng)工程的工程，需要我們長期的細(xì)致工作，并在不斷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)基礎(chǔ)上，不斷完善和發(fā)展，才能使檔案的管理運(yùn)行達(dá)到效率和質(zhì)量的最優(yōu)狀態(tài)。
參考文獻(xiàn)
雖然部分企業(yè)針對(duì)下崗職工人事檔案管理制定了相應(yīng)的措施，但是執(zhí)行力度較為薄弱。與此同時(shí)，不能與社會(huì)逐漸增長的檔案服務(wù)需求相適應(yīng)。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：（1）檔案庫建設(shè)不具規(guī)范性。部分企業(yè)在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現(xiàn)為不能將這項(xiàng)管理獨(dú)立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發(fā)生混淆狀況。并且，檔案庫建設(shè)在安全保障、建筑面積以及設(shè)施設(shè)備匹配方面與國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚且還有一定的差距。（2）管理模式較為落后。受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，導(dǎo)致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏信息化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，并且在檔案服務(wù)方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務(wù)需求。（3）信息化程度偏低，缺乏專業(yè)人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式便顯得極為重要[2]?，F(xiàn)狀下，卻存在信息化程度偏低的現(xiàn)象。與此同時(shí)，還缺乏專業(yè)人才，以此使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無法有效實(shí)施于下崗職工人事檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而使此項(xiàng)工作的作用及效能大大弱化。
2.加強(qiáng)下崗職工人事檔案管理的有效策略探究
2.1加強(qiáng)“三個(gè)體系”建設(shè)
對(duì)于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強(qiáng)化，便需要以國家檔案管理要求為依據(jù)，進(jìn)一步落實(shí)“三個(gè)體系”建設(shè)：其一，構(gòu)建覆蓋企業(yè)下崗職工的檔案資源體系。其二，構(gòu)建能夠?yàn)槠髽I(yè)下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對(duì)能夠保證企業(yè)下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對(duì)于上述“三個(gè)體系”需進(jìn)行統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整合，強(qiáng)化建設(shè)，以此使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性。
2.2原單位加強(qiáng)下崗職工檔案管理
對(duì)于原單位來說，不能對(duì)下崗職工檔案不管不問，需繼續(xù)加強(qiáng)此項(xiàng)工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強(qiáng)的生產(chǎn)技能及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。因此，下崗職工的檔案還有保存價(jià)值。針對(duì)這一情況，原單位便需要對(duì)下崗職工的檔案進(jìn)行收集、立卷、建賬。
2.3加強(qiáng)下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對(duì)于下崗職工檔案，其管理權(quán)限需轉(zhuǎn)交給政府授權(quán)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，配置專人管理，同時(shí)設(shè)置專門的庫房及裝具，構(gòu)建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規(guī)范性及科學(xué)性。另一方面，對(duì)于下崗職工檔案的查閱，需具備相關(guān)單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報(bào)表進(jìn)行詳細(xì)填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現(xiàn)代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統(tǒng)作為依托，對(duì)數(shù)字檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)采取循序漸進(jìn)以及逐漸擴(kuò)大的模式，使企業(yè)下崗職工的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)理化處理[4]。要想做好此項(xiàng)工作，需要充分做好一下幾點(diǎn)：其一，對(duì)數(shù)字化處理中的質(zhì)量管理進(jìn)行強(qiáng)化。對(duì)數(shù)據(jù)錄入工作人員進(jìn)行知識(shí)、技能及業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，以此使檔案數(shù)據(jù)的可靠性及準(zhǔn)確性得到有效保證。其二，對(duì)規(guī)范合理的電子檔案系統(tǒng)管理模式進(jìn)行構(gòu)建。結(jié)合檔案的數(shù)字化工作，把目前企業(yè)下崗職工人事檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理水平得到有效提升。這些現(xiàn)代化技術(shù)包括智能搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等。其中，智能搜索引擎在充分應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)闄n案檢索目錄的創(chuàng)建提供便利，進(jìn)一步構(gòu)建信息檢索系統(tǒng)，從而使檔案資源管理服務(wù)水平得到有效增強(qiáng)。對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行利用，能夠使庫存檔案結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進(jìn)一步為下崗職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。總而言之，融入現(xiàn)代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規(guī)范、更加科學(xué)，值得業(yè)內(nèi)人士借鑒及思考。
3.結(jié)語
