發(fā)布時(shí)間：2023-07-28 17:01:22
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的財(cái)務(wù)檔案歸檔要求樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；管理；利用
高校財(cái)務(wù)檔案是記錄和反映高校發(fā)展過程中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的真實(shí)記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨(dú)特性，實(shí)物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現(xiàn)的高校合并熱使高校規(guī)模日益擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。作為高校檔案的重要組成，高校財(cái)務(wù)檔案管理水平的高低是權(quán)衡一個(gè)高校綜合水平的一項(xiàng)非常重要的指標(biāo)，所以，做好高校財(cái)務(wù)檔案管理是建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理體系的重要工作之一。
1 高校財(cái)務(wù)檔案組成
從中國(guó)現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理體系來看，高校財(cái)務(wù)檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會(huì)計(jì)核算材料，主要包括：①會(huì)計(jì)憑證。②賬本。③工資津貼表。④財(cái)務(wù)報(bào)告。⑤銀行存款對(duì)賬本。⑥余額調(diào)節(jié)表。⑦會(huì)計(jì)檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財(cái)務(wù)收入收據(jù)，主要包括：①行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)。②單位往來款票據(jù)。③學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)。④校內(nèi)收據(jù)。⑤服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)等實(shí)物票據(jù)。[1]
2 高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)
2.1 真實(shí)性。高校財(cái)務(wù)檔案是記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料。學(xué)校發(fā)展過程每單經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據(jù)憑證及時(shí)真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時(shí)候出現(xiàn)任何與經(jīng)濟(jì)有關(guān)系活動(dòng)的憑證都必須是真實(shí)有效的，財(cái)務(wù)檔案保存的就是高校所有財(cái)務(wù)往來的直接證據(jù)。
2.2 專業(yè)性。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)是一門專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，財(cái)務(wù)檔案因其專業(yè)性特點(diǎn)，必須由財(cái)務(wù)部門專業(yè)人員整理、裝訂、造冊(cè)歸檔，根據(jù)現(xiàn)行管理制度要求和實(shí)際需要須在財(cái)務(wù)管理部門管理保管1到2年后才會(huì)將實(shí)物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對(duì)一般的檔案管理人員來說，對(duì)歸檔后的財(cái)務(wù)檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。
2.3 利用性。高校財(cái)務(wù)檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個(gè)階段：第一階段是在財(cái)務(wù)部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財(cái)務(wù)內(nèi)部審核、結(jié)算和相關(guān)業(yè)務(wù)查詢；第二階段是移交學(xué)校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計(jì)、財(cái)務(wù)、總務(wù)、后勤等部門及高校的老師、高校畢業(yè)學(xué)生等個(gè)人需要查找相關(guān)財(cái)務(wù)憑證展開服務(wù)的。特別是每年的高校財(cái)務(wù)審查、不同層級(jí)和目的的審計(jì)等都需要大量查閱財(cái)務(wù)憑證，以便一一核證相關(guān)問題。所以說高校財(cái)務(wù)檔案具有較高的利用性。
3 高校財(cái)務(wù)檔案管理措施管見
3.1 單獨(dú)設(shè)立財(cái)務(wù)檔案館藏庫房或財(cái)務(wù)檔案館藏專柜，專門收藏財(cái)務(wù)檔案，實(shí)施專項(xiàng)管理。這是根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、專業(yè)性和利用性三大特點(diǎn)而提出的具有針對(duì)性的管理措施之一，它不同于學(xué)校日?；顒?dòng)和管理產(chǎn)生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復(fù)制的特點(diǎn)，如果管理不善出現(xiàn)損毀或丟失，那就會(huì)造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個(gè)重要環(huán)節(jié)出發(fā)考慮的。不少高校由于領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和硬件、經(jīng)費(fèi)等因素，對(duì)高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財(cái)務(wù)檔案設(shè)置獨(dú)立的庫房或?qū)９?，只是任由檔案館人員根據(jù)現(xiàn)有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯(cuò)放或丟失，造成不可挽回的損失。
3.2 遵循財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)特性，科學(xué)制定管理規(guī)范與查閱流程。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)是每個(gè)工作日都會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)憑證的，時(shí)間性強(qiáng)，業(yè)務(wù)量大，實(shí)物憑據(jù)大小長(zhǎng)短不一，卷宗多，歸檔后只有進(jìn)行有效管理，才能達(dá)到方便查閱利用。
（1）按編年目錄有序上架歸檔。財(cái)務(wù)專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準(zhǔn)，排列方法按S走向排列，上架。每個(gè)檔案柜都要做好標(biāo)簽，注明該柜財(cái)務(wù)檔案的年份、排列序號(hào)等說明，基本要求是做到一個(gè)小標(biāo)簽就是該柜子卷宗的小說明書。
（2）柜內(nèi)組件編目要詳細(xì)明了，一目了然。財(cái)務(wù)實(shí)物的賬本、附件等財(cái)務(wù)檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標(biāo)簽說明，標(biāo)準(zhǔn)是做到打開柜子，面對(duì)一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費(fèi)工夫，提高利用效率。
3.3 加強(qiáng)檔案專業(yè)人員財(cái)務(wù)知識(shí)的提高。財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性特點(diǎn)較強(qiáng)的工作，一般是由財(cái)務(wù)人員收集、整理、編造卷宗，在財(cái)務(wù)部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財(cái)務(wù)工作人員整理財(cái)務(wù)實(shí)物憑據(jù)時(shí)一般都只是按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規(guī)范不完全一致，這就是我們通常所說的財(cái)務(wù)檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰(zhàn)的原因之一。因?yàn)闄n案工作人員一般都是非財(cái)務(wù)專業(yè)的，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)物憑據(jù)造冊(cè)歸檔不太熟悉，這種雙向知識(shí)性差異導(dǎo)致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因?yàn)椴皇煜へ?cái)務(wù)知識(shí)，在財(cái)務(wù)檔案利用中，常出現(xiàn)找不到要找的財(cái)務(wù)檔案而需要財(cái)務(wù)人員配合的尷尬局面。所以，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，與加強(qiáng)檔案人員的財(cái)務(wù)知識(shí)普及都是非常必要的，還要?jiǎng)?chuàng)造條件積極促進(jìn)高校財(cái)務(wù)和檔案部門的業(yè)務(wù)交流，使財(cái)務(wù)檔案管理工作做得更規(guī)范，利用效率更高。
4 做好高校財(cái)務(wù)檔案利用的幾點(diǎn)技巧
4.1 提高檔案利用的質(zhì)量。按照檔案管理法規(guī)的規(guī)定，檔案館一般只提供查詢、復(fù)印等利用，不外借，財(cái)務(wù)檔案更不例外。財(cái)務(wù)檔案利用率最高的是財(cái)務(wù)憑證，高校財(cái)務(wù)每年都會(huì)遇到學(xué)校財(cái)務(wù)部、審計(jì)處、高校上級(jí)財(cái)務(wù)主管部門等的審查，高校設(shè)備、后勤等部門及學(xué)生、老師對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查詢利用。尤其是審計(jì)部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據(jù)復(fù)印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財(cái)務(wù)檔案的特殊性，實(shí)物憑證一卷的厚度達(dá)3厘米，而且長(zhǎng)短大小不一，參差不齊，復(fù)印難度大，每次復(fù)印出來，很難達(dá)到工作需要的標(biāo)準(zhǔn)。但隨著科技的進(jìn)步，電子影像技術(shù)，甚至是手機(jī)也可以被應(yīng)用到檔案利用工作中來。如面對(duì)需要復(fù)印的憑證，可以用相機(jī)或手機(jī)把憑證拍攝成照片，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)诫娔X，再利用計(jì)算機(jī)合成WORD文檔，經(jīng)過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對(duì)比度的調(diào)整等技術(shù)手段的處理，一份清晰完整的財(cái)務(wù)憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 財(cái)務(wù)憑證查詢前后的歸檔技巧。財(cái)務(wù)檔案查詢、審計(jì)部門的審計(jì)，所涉及的原始憑據(jù)少則一個(gè)月，多則一年，甚至好幾年，有時(shí)搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復(fù)始的反復(fù)查詢利用，要求歸檔上架要恢復(fù)如初，才能為下一次的查詢工作提供準(zhǔn)確無誤的服務(wù)。下面就財(cái)務(wù)憑證利用前后的查找、歸檔上架的實(shí)際工作技巧做一些介紹。
①整理。面對(duì)需要審計(jì)的憑證，管理人員需要預(yù)先根據(jù)查詢或?qū)徲?jì)者提供的年份范圍，列出館藏清單，核對(duì)無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計(jì)或者利用的部門工作人員使用），然后根據(jù)清單去庫房查找實(shí)體憑證。如果遇到卷宗錯(cuò)放號(hào)碼年份排列不順等情況，則需要對(duì)憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計(jì)一批多年上百卷的，管理人員必須提前準(zhǔn)備多個(gè)箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。
②憑證利用后歸檔。憑證審計(jì)后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計(jì)數(shù)量較大，加上現(xiàn)實(shí)庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時(shí)就非常容易出錯(cuò)，會(huì)給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規(guī)程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對(duì)上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號(hào)必須相同。c.核對(duì)上架憑證年、月、卷號(hào)和憑證盒編號(hào)必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對(duì)憑證號(hào)是否相連，做到利用一次核對(duì)一次，不能絲毫有差錯(cuò)。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進(jìn)2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對(duì)2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)，影響工作效率。
萬事就怕認(rèn)真，做財(cái)務(wù)檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時(shí)要多加強(qiáng)財(cái)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)管理的財(cái)務(wù)庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項(xiàng)工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財(cái)務(wù)審查，都能將工作順利完成。檔案事業(yè)是平淡的，平淡的事業(yè)上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責(zé)。
(一)管理依據(jù)的特殊性
歸檔管理的會(huì)計(jì)檔案材料是財(cái)務(wù)管理工作中直接產(chǎn)生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據(jù)的依據(jù)性材料。為了保證會(huì)計(jì)檔案管理的合法有效，國(guó)家不僅在《會(huì)計(jì)法》中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎(chǔ)上，各個(gè)大型國(guó)有企業(yè)包括我公司在內(nèi)都制訂了專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度，使會(huì)計(jì)檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。
(二)來源的特殊性
由于企業(yè)的自身特點(diǎn)，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時(shí)移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因?yàn)闅w檔材料的形成主體成分眾多，素質(zhì)參差不齊；歸檔材料產(chǎn)生的時(shí)間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質(zhì)量的可控性較難提高，會(huì)計(jì)檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由專業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及會(huì)計(jì)人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進(jìn)行過審查，但是會(huì)計(jì)憑證來源各異，數(shù)量繁多；會(huì)計(jì)賬簿專業(yè)性強(qiáng)，分類嚴(yán)格；其他會(huì)計(jì)資料種類繁雜，難以準(zhǔn)確分辨，這些特點(diǎn)在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案歸檔材料積累、整理方法、質(zhì)量及歸檔時(shí)間界定等要素均有明確、嚴(yán)格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時(shí)間上，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，待下一個(gè)年度才移交歸檔；在整理方法上，會(huì)計(jì)檔案歸檔材料是由會(huì)計(jì)人員而不是檔案人員負(fù)責(zé)組卷及裝訂，以確保卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
(三)管理的特殊性
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的直接憑證，與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的聯(lián)系非常緊密。因此，會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍必須涵蓋經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，必須如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)部門和會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)工作有一定程度的了解并積極配合；會(huì)計(jì)檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長(zhǎng)短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個(gè)檔次，這是會(huì)計(jì)檔案獨(dú)有的特點(diǎn)；由于會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，特別是短期保存的數(shù)量大，需要經(jīng)常進(jìn)行價(jià)值鑒定和及時(shí)銷毀。在我公司，只有會(huì)計(jì)檔案能夠做到定期組織進(jìn)行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。
(四)利用的特殊性
由于會(huì)計(jì)檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，具有明顯的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和嚴(yán)格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴(yán)格管理，無關(guān)人員不應(yīng)當(dāng)接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案自身特點(diǎn)的專門規(guī)定，對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案的主體、時(shí)間、地點(diǎn)及管理要求做出明確、細(xì)致的要求。要對(duì)利用者的資格進(jìn)行限制和審查，采取措施保證在利用會(huì)計(jì)檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對(duì)整個(gè)利用過程實(shí)行嚴(yán)格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會(huì)計(jì)檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會(huì)計(jì)檔案信息資源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司檔案信息化建設(shè)起步以來，由于各門類檔案信息化建設(shè)難度不一，因此進(jìn)展步伐也各不相同，而會(huì)計(jì)檔案信息化就是其點(diǎn)比較鮮明的一類?？梢哉f，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的速度是最快的，又是最慢的。所謂進(jìn)度最快，即會(huì)計(jì)檔案是最先完成案卷目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的門類；所謂進(jìn)度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更不用說檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)了。事實(shí)上，會(huì)計(jì)檔案本身的特點(diǎn)已經(jīng)決定，后兩個(gè)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)既沒有必要性也沒有可行性。這個(gè)特點(diǎn)與其它門類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作日新月異的局面形成鮮明的對(duì)比。
二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)用方法
(一)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立和實(shí)施控制
會(huì)計(jì)檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅(jiān)持“照制度辦事，按程序操作”的要求。
1.在制度建設(shè)方面應(yīng)當(dāng)抓好三個(gè)層次的工作：一是制訂專門的會(huì)計(jì)檔案管理制度；二是在國(guó)家相關(guān)法規(guī)修訂、企業(yè)實(shí)際情況變化等情況下，應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行修訂；三是在實(shí)際工作中，應(yīng)逐步建立健全會(huì)計(jì)檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會(huì)計(jì)檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。
2.在制度落實(shí)方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實(shí)施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實(shí)處。應(yīng)當(dāng)做到三個(gè)納入：一是將檔案管理制度（包括會(huì)計(jì)檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內(nèi)容納入職工培訓(xùn)課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實(shí)施納入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，與各單位的工作績(jī)效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實(shí)執(zhí)行。
(二)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制
歸檔前控制是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是一個(gè)容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中同樣如此。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會(huì)計(jì)人員管理，往往使檔案人員產(chǎn)生“會(huì)計(jì)檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對(duì)會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制。我們?cè)陂L(zhǎng)期的管理實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到，會(huì)計(jì)檔案管理人員必須提高對(duì)歸檔前控制這個(gè)環(huán)節(jié)重要性的認(rèn)識(shí)，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。會(huì)計(jì)檔案材料的歸檔前控制主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容。首先是對(duì)歸檔材料進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研，切實(shí)掌握歸檔單位分管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人是否有變化，弄清應(yīng)歸檔材料的數(shù)量及保管現(xiàn)狀，以及可能影響歸檔工作進(jìn)度與質(zhì)量的其它情況，做到心中有數(shù)；其次是要與歸檔單位的領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人保持溝通，建立經(jīng)常、及時(shí)、良性的信息交流；第三是針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行有的放矢的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括宣傳會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責(zé)任人員發(fā)生變動(dòng)后，這項(xiàng)工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時(shí)、主動(dòng)、細(xì)致，會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔工作就會(huì)越順利。
(三)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案材料的接收歸檔
會(huì)計(jì)檔案的接收歸檔工作是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進(jìn)行。從上世紀(jì)九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上制訂印發(fā)當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案歸檔計(jì)劃，確定各單位的歸檔次序、時(shí)間安排、歸檔材料內(nèi)容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當(dāng)然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計(jì)劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進(jìn)館做好必要的準(zhǔn)備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調(diào)整、裝具準(zhǔn)備等各項(xiàng)工作，在此期間往往還要關(guān)注與指導(dǎo)歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進(jìn)度與質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案歸檔材料的接收工作既是技術(shù)活也是體力活。按照交接清單逐卷清點(diǎn)，核對(duì)名稱、編號(hào)、數(shù)量，精神高度集中，不敢稍有懈??；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行清點(diǎn)、搬運(yùn)、消毒、上架，不僅要求有較強(qiáng)的手腦協(xié)調(diào)能力，還要求有較好的身體素質(zhì)。
(四)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全保護(hù)
會(huì)計(jì)檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會(huì)計(jì)人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進(jìn)入，消毒時(shí)間不需要太長(zhǎng)；而會(huì)計(jì)檔案是已經(jīng)裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進(jìn)入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當(dāng)降低檔案的擺放密度，適當(dāng)延長(zhǎng)消毒時(shí)間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會(huì)計(jì)檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的外形尺寸各不相同，因此除了會(huì)計(jì)報(bào)表與其它會(huì)計(jì)材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)、保密管理要求高。我公司于2013年為會(huì)計(jì)檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進(jìn)了防盜實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，進(jìn)一步提高了會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)水平。此外，還有會(huì)計(jì)檔案案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經(jīng)常進(jìn)行倒架調(diào)整，比其它檔案管理頻繁得多；會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量最多，庫房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。
(五)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用管理
利用會(huì)計(jì)檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關(guān)系。首先，利用會(huì)計(jì)檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會(huì)計(jì)人員，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)掌握本企業(yè)的持證會(huì)計(jì)人員名單，并且定期與財(cái)務(wù)管理部進(jìn)行溝通，對(duì)名單進(jìn)行更新；其次，利用會(huì)計(jì)檔案必須事先經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，并有檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會(huì)計(jì)檔案必須在檔案部門設(shè)置的專用閱檔室內(nèi)進(jìn)行，必須有會(huì)計(jì)檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，閱檔室內(nèi)還應(yīng)當(dāng)配備監(jiān)控?cái)z像頭、電話等必要設(shè)施；第四，如果需要復(fù)制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說明，并由會(huì)計(jì)檔案管理人員在檔案部門內(nèi)部進(jìn)行。
(六)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的鑒定及銷毀
到期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗(yàn)一個(gè)檔案工作者素質(zhì)的試金石。美國(guó)國(guó)家檔案館前館長(zhǎng)、著名檔案學(xué)家巴克先生曾經(jīng)告誡我們：“人類的檔案遺產(chǎn)具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個(gè)人類的損失?！边@句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會(huì)計(jì)師擔(dān)任組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員參加。其次應(yīng)由檔案人員制作案卷級(jí)鑒定清冊(cè)，并確保清冊(cè)的內(nèi)容與提交鑒定的檔案在順序、數(shù)量、內(nèi)容各方面準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。第三，采用逐卷鑒定的方法對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。在鑒定前，應(yīng)要求參加鑒定的會(huì)計(jì)人員事先做好相應(yīng)準(zhǔn)備，對(duì)提交鑒定的檔案是否涉及未辦結(jié)的債權(quán)債務(wù)，是否涉及正在辦理的違法違紀(jì)案件等內(nèi)容要心中有數(shù)，以免造成珍貴證據(jù)的滅失。第四，鑒定工作結(jié)束后，檔案管理人員要按照鑒定結(jié)論，將經(jīng)過鑒定的檔案分為兩個(gè)部分，對(duì)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保存的檔案重新標(biāo)識(shí)、消毒、回庫；對(duì)應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案建立銷毀清冊(cè)，辦理審批手續(xù)后，送到有資質(zhì)的銷毀單位，采用化紙漿的方式進(jìn)行銷毀。最后，將銷毀清冊(cè)等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時(shí)歸檔，永久保存。
(七)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)要點(diǎn)
我們必須清醒地認(rèn)識(shí)到，無論會(huì)計(jì)檔案有什么樣的特殊性，信息化建設(shè)都是會(huì)計(jì)檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。首先，扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)不可缺少的前提條件；其次，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，并且應(yīng)與整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行；第三，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的實(shí)際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實(shí)事求是地進(jìn)行。我們的設(shè)想是，對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿類，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級(jí)；在其他三個(gè)類別中，對(duì)于已經(jīng)歸檔的檔案，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級(jí)，對(duì)于今后歸檔的檔案，在財(cái)政部下發(fā)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作方案》正式實(shí)施后，根據(jù)實(shí)際情況，可能直接建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。因?yàn)檫@個(gè)方案將對(duì)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案形成方式和載體形式做出重要調(diào)整：除會(huì)計(jì)憑證類繼續(xù)采用紙質(zhì)載體外，其它三類材料即會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它會(huì)計(jì)材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質(zhì)載體。這必將會(huì)使會(huì)計(jì)檔案管理工作發(fā)生相當(dāng)大的變革，我們應(yīng)當(dāng)盡早做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。
三、結(jié)束語
一、項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)
固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的過程是多部門多單位共同參與的復(fù)雜過程，內(nèi)部往往會(huì)涉及規(guī)劃部門、項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門、物資部門及資產(chǎn)管理部門等，外部也離不開設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方以及供貨商等多家參建單位的協(xié)作，因此歸檔文件材料來源廣泛，內(nèi)容繁雜，不僅有招投標(biāo)資料、勘察設(shè)計(jì)資料、施工資料，也有監(jiān)理資料及竣工驗(yàn)收資料等，不僅有基本建設(shè)類檔案、設(shè)備儀器、計(jì)算機(jī)類檔案，還有會(huì)計(jì)類、管理類檔案產(chǎn)生，既有文字材料也有圖紙等技術(shù)資料，不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有照片、錄像資料以及光盤等其它載體的檔案，不僅涵蓋了土建、水工、暖通、電氣等多專業(yè)還會(huì)涉及合同、財(cái)務(wù)、審計(jì)、招投標(biāo)、采購等多個(gè)管理領(lǐng)域，此外由于后續(xù)設(shè)備大修、項(xiàng)目改造產(chǎn)生的新材料的補(bǔ)充歸檔，使得項(xiàng)目檔案管理也是一個(gè)動(dòng)靜結(jié)合的過程。
正是基于項(xiàng)目檔案以上這些特點(diǎn)，決定了項(xiàng)目檔案從收集歸檔、保管利用到鑒定銷毀必然是一項(xiàng)復(fù)雜的管理與技術(shù)并存的系統(tǒng)工程。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的有效管理，企業(yè)檔案工作者必須要對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行全面的規(guī)劃和科學(xué)的統(tǒng)籌，通過合理的整合，形成完善的項(xiàng)目檔案管理體系，采取重點(diǎn)建設(shè)與綜合管理相結(jié)合的方式，全面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，不斷提高項(xiàng)目檔案管理水平。
二、構(gòu)建項(xiàng)目檔案體系建設(shè)，提高項(xiàng)目檔案管理水平
（一）組織體系建設(shè)
企業(yè)應(yīng)建立由單位領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案部門集中統(tǒng)一管理，相關(guān)部門共同參與的自上而下的項(xiàng)目檔案管理體制，明確部門和人員職責(zé)，理順項(xiàng)目檔案相關(guān)單位之間的關(guān)系，促進(jìn)項(xiàng)目檔案各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)開展。要根據(jù)實(shí)際配備合理的專兼職檔案工作人員，不斷強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理部門的管理權(quán)限，并賦予他們指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的權(quán)利，從而保障項(xiàng)目檔案從宏觀控制到微觀管理的有效開展。
建立項(xiàng)目檔案收集歸檔管理網(wǎng)絡(luò)，將規(guī)劃部門、項(xiàng)目管理部門、財(cái)務(wù)部門、設(shè)備管理部門、采購部門及設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等納入網(wǎng)絡(luò)建設(shè)范圍，明確各部門責(zé)任分工，實(shí)行崗位責(zé)任制，形成企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門對(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理方等外部參建單位對(duì)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)，各分包方對(duì)總包方負(fù)責(zé)的分級(jí)管控模式，確保項(xiàng)目檔案工作責(zé)任層層落實(shí)，防止管理重疊和空當(dāng)出現(xiàn)，杜絕扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，確保項(xiàng)目檔案管理工作有效開展。
（二）制度體系建設(shè)
要不斷完善現(xiàn)有項(xiàng)目檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，構(gòu)建全新的項(xiàng)目檔案制度體系，包括標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度及流程等，并覆蓋項(xiàng)目檔案管理工作各環(huán)節(jié)，確保執(zhí)行有力，落到實(shí)處。
要結(jié)合實(shí)際制定本單位的項(xiàng)目檔案管理實(shí)施辦法，明確項(xiàng)目檔案歸檔范圍及保管期限，制定本單位的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案及整理標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化水平。補(bǔ)充完善項(xiàng)目檔案收集歸檔制度、項(xiàng)目檔案保管制度、項(xiàng)目檔案利用制度、項(xiàng)目檔案鑒定銷毀制度等項(xiàng)目檔案基本業(yè)務(wù)制度和項(xiàng)目檔案安全保密制度等專項(xiàng)制度;與有關(guān)職能部門配合，建立聯(lián)合的項(xiàng)目檔案監(jiān)督檢查制度及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步完善項(xiàng)目檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程如招投標(biāo)文件歸檔流程、設(shè)計(jì)文件收集流程、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程、項(xiàng)目檔案利用流程及項(xiàng)目檔案鑒定銷毀流程等，確保項(xiàng)目檔案管理工作有章可循，依法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理。
（三）資源體系建設(shè)
要加大項(xiàng)目檔案收集歸檔和整理力度，提高項(xiàng)目檔案案卷質(zhì)量，建成內(nèi)容豐富、確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案資源體系。
企業(yè)要深入貫徹執(zhí)行項(xiàng)目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時(shí)”工作，項(xiàng)目專兼職檔案人員應(yīng)從項(xiàng)目啟動(dòng)開始，全程跟蹤，一站到底。加強(qiáng)檔案人員與項(xiàng)目建設(shè)人員之間的溝通，積極指導(dǎo)相關(guān)部門開展項(xiàng)目檔案工作，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步開展。檔案部門要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際及時(shí)制定合理的收集歸檔工作計(jì)劃，對(duì)時(shí)間跨度較小，工程比較單一的，可以在工程完工后集中統(tǒng)一歸檔，對(duì)持續(xù)時(shí)間比較久的大型項(xiàng)目要實(shí)行預(yù)立卷制度，明確各階段項(xiàng)目檔案的收集重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)材料的收集工作，提高項(xiàng)目檔案收集效率。相關(guān)部門在與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等外部單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目文件材料的歸檔和整理要求納入合同條款，并建立檔案部門與財(cái)務(wù)部門聯(lián)動(dòng)的質(zhì)量保證金支付審批程序，對(duì)歸檔質(zhì)量不合要求的不予支付，以便有效解決項(xiàng)目檔案歸檔中出現(xiàn)的問題，確保項(xiàng)目文件材料的歸檔質(zhì)量。
要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案整理工作，切實(shí)維護(hù)項(xiàng)目檔案文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，提高案卷質(zhì)量。檔案移交歸檔時(shí)要編制歸檔說明，按載體性質(zhì)分別提交歸檔目錄。檔案部門要認(rèn)真做好文件材料的歸檔質(zhì)量檢查工作，確保項(xiàng)目文件材料手續(xù)完備，簽字齊全，真實(shí)有效。及時(shí)做好項(xiàng)目改擴(kuò)建或設(shè)備大修的項(xiàng)目文件材料補(bǔ)充收集歸檔工作，真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理;對(duì)到達(dá)保管期限的項(xiàng)目檔案要及時(shí)進(jìn)行鑒定，對(duì)無保存價(jià)值的檔案及時(shí)進(jìn)行銷毀，努力提高項(xiàng)目檔案整體質(zhì)量。
（四）利用體系建設(shè)
項(xiàng)目檔案管理部門要不斷強(qiáng)化項(xiàng)目檔案服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念，在傳統(tǒng)利用方式的基礎(chǔ)上積極探索新的服務(wù)模式，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。
要積極推進(jìn)項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)工作，加快項(xiàng)目檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，不斷滿足項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的要求，提高項(xiàng)目檔案利用效率。
要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案編研工作，多角度的開發(fā)實(shí)用的項(xiàng)目檔案編研資料，從而轉(zhuǎn)被動(dòng)利用為主動(dòng)服務(wù)。如編制項(xiàng)目投資建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)分析及企業(yè)設(shè)備能力分析對(duì)比等，為企業(yè)發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，提供超前的檔案服務(wù)。
要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案利用效果的反饋工作，通過收集匯總利用單位的反饋信息并進(jìn)行分析研究，從而提高項(xiàng)目檔案利用的方向性，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。
（五）安全體系建設(shè)
要建立人防、物防、技防三位一體的項(xiàng)目檔案安全防范體系，既要確保項(xiàng)目檔案實(shí)體的安全，也要確保項(xiàng)目檔案信息的安全和保密。（下轉(zhuǎn)第47頁）
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)集中管理；會(huì)計(jì)檔案管理；探析
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）02-0-01
隨著電信行業(yè)實(shí)施省級(jí)公司財(cái)務(wù)集中管理，會(huì)計(jì)檔案管理需進(jìn)行相應(yīng)規(guī)范。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理，包括適用范圍和管理對(duì)象，職責(zé)分工，整理和裝訂要求，保管、借閱、移交管理等規(guī)范進(jìn)行探析。
一、適用范圍和管理對(duì)象
1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、其他憑證。
2.會(huì)計(jì)賬簿類：明細(xì)賬，日記賬，其他會(huì)計(jì)賬薄。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、半年、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括全套會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，各類審計(jì)評(píng)估報(bào)告，財(cái)務(wù)情況說明書)、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類：年終結(jié)轉(zhuǎn)資料，會(huì)計(jì)科目和建賬資料，評(píng)估資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料，對(duì)賬資料及差異處理報(bào)告，預(yù)算資料，工作移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他作為會(huì)計(jì)資料保存的資料。
二、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理辦法，負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管與安全，負(fù)責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔，負(fù)責(zé)接口審計(jì)檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會(huì)計(jì)檔案整理及裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證整理和裝訂
會(huì)計(jì)憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會(huì)計(jì)憑證檔案(會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對(duì)一致后，將與之對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證打印，形成一套完整的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案（會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單）后，按照單位、月份、憑證號(hào)等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類擺放。(2)整理過程中需對(duì)憑證進(jìn)行手工調(diào)整，憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放，避開憑證裝訂線，避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象，盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號(hào)、抬頭文本、用戶名稱等要素。(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊(cè)，注意上一冊(cè)尾號(hào)與下一冊(cè)尾號(hào)的接續(xù)，每?jī)?cè)的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會(huì)計(jì)憑證必須分多冊(cè)裝訂，但不得與其他會(huì)計(jì)憑證混裝。
2.會(huì)計(jì)賬簿整理和裝訂
(1)財(cái)務(wù)部檔案管理人員對(duì)全省會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行打印，并將打印完畢的賬簿分類擺放。(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進(jìn)行裝訂，日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會(huì)計(jì)賬簿上附封面，注明賬簿性質(zhì)，分冊(cè)序號(hào)，賬簿所屬主體等信息。
3.會(huì)計(jì)報(bào)表整理和裝訂
(1)會(huì)計(jì)檔案管理人員從報(bào)表會(huì)計(jì)處接收已加蓋公章、法人章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章的會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)檔案管理人員將報(bào)表按報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注的順序整理好。(2)裝訂后在會(huì)計(jì)報(bào)表上附封面，并注明報(bào)表所屬期間、主體等信息。
4.其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，審計(jì)評(píng)估報(bào)告，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等檔案整理會(huì)計(jì)檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊(cè)的其他檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員整理登記后直接歸檔，其他會(huì)計(jì)檔案需整理為和會(huì)計(jì)賬簿統(tǒng)一規(guī)格。(2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會(huì)計(jì)憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面，并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項(xiàng)，同時(shí)電子文檔形式制作檔案保管清冊(cè)。
四、會(huì)計(jì)檔案保管
1.會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間規(guī)定
計(jì)憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)年度終了后會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一年的保管工作，期滿后向公司檔案管理部門進(jìn)行移交。
2.會(huì)計(jì)檔案保管要
(1)建立專門的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案庫，作為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)。(2)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光，并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。(3)會(huì)計(jì)檔案庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品。(4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時(shí)要將門鎖好，檔案室的鑰匙僅檔案員配備，其他人員不得私自配備鑰匙。(5)所有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以盒為基本保管單位，裝盒上架，檔案冊(cè)封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放，并按照年份、類型和憑證號(hào)排列整齊。
五、會(huì)計(jì)檔案借閱
1.會(huì)計(jì)檔案借閱適用于在財(cái)務(wù)部保管的會(huì)計(jì)檔案。
2.會(huì)計(jì)憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)及相關(guān)檢查。
3.如需特殊原因需外借檔案，外借時(shí)間原則上不能超過15天，如超過規(guī)定時(shí)間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4.檔案管理人員對(duì)于取出調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案在借閱人歸還后需及時(shí)放回原處同時(shí)在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項(xiàng)。
5.公司內(nèi)部員工借閱會(huì)計(jì)報(bào)表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6.嚴(yán)禁借閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會(huì)計(jì)檔案移交
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在年度終了后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員保管一年，期滿向公司檔案部門移交，同時(shí)編制移交清冊(cè)一式兩份，交接雙方清點(diǎn)無誤后，雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊(cè)上簽字蓋章，各存一份。移交檔案部門的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)以盒為基本單位，檔案盒封脊面要準(zhǔn)確填寫年度、月份、單位、種類、會(huì)計(jì)處理號(hào)、保管期限、檔案卷號(hào)(紅印章填寫)。
總之，財(cái)務(wù)集中管理后通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理，有利于夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作，適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求。
1 、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4 、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5 、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。
6 、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7 、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8 、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
三、檔案保管制度
1 、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2 、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3 、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6 、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7 、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8 、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9 、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10 、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1 、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2 、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4 、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5 、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
電子環(huán)境下，計(jì)算機(jī)是財(cái)務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個(gè)方面：
1.針對(duì)外部的管理問題。首先，在管理中因?yàn)橛?jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機(jī)密碼也應(yīng)對(duì)某些訪問權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財(cái)務(wù)檔案被訪問時(shí)的安全。同時(shí)應(yīng)建立多級(jí)權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級(jí)權(quán)限，不同的工作人員對(duì)檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對(duì)電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。限制外部非法訪問對(duì)電子檔案的干擾。也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問權(quán)限，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對(duì)數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯(cuò)誤。最后，是對(duì)病毒的控制措施。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計(jì)算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時(shí)對(duì)殺毒軟件病毒庫進(jìn)行升級(jí)，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。
2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識(shí)，使之明確管理特征。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的保管作用。對(duì)各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對(duì)制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對(duì)管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)化地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時(shí)化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛?jì)算機(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)化的備份處理，在賬務(wù)管理與報(bào)表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時(shí)化備份的要求，即根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會(huì)受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財(cái)務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會(huì)直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會(huì)影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對(duì)存放時(shí)間較長(zhǎng)的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊(cè)進(jìn)行保存。而對(duì)于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類與匯總，并對(duì)其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財(cái)務(wù)知識(shí)也需要其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報(bào)表。進(jìn)行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計(jì)算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會(huì)因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動(dòng)是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）
財(cái)務(wù)管理工作具有多樣化的意識(shí)形態(tài)，而要做好財(cái)務(wù)工作的前提必須就要明白其意識(shí)形態(tài)的具體表現(xiàn)。從事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的本質(zhì)來看，它是事業(yè)單位在工作過程中對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的書面或者電子信息記載。它的意識(shí)形態(tài)表現(xiàn)在對(duì)這些資料的科學(xué)管理以及系統(tǒng)分析，并能夠非常精準(zhǔn)的反應(yīng)該事業(yè)單位最近幾年時(shí)間區(qū)間內(nèi)的盈虧和整體資金流動(dòng)情況，也是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層制定戰(zhàn)略性決策時(shí)的重要依據(jù)。財(cái)務(wù)管理的意識(shí)形態(tài)不僅在日常工作中得以體現(xiàn)，也在很大程度上影響到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的戰(zhàn)略計(jì)劃和單位未來走向。有效的財(cái)務(wù)管理不僅能確保事業(yè)單位工作程序的正常進(jìn)行，還能實(shí)現(xiàn)資金的充分利用，確保單位決策的正確性和精確性。但從目前事業(yè)單位檔案管理的整體情況來看，財(cái)務(wù)管理檔案管理工作由于其定位模糊，因此很多事業(yè)單位都忽略了其意識(shí)形態(tài)的重要意義，因此明確檔案管理意識(shí)形態(tài)的含義是非常有必要的。
二、財(cái)務(wù)檔案管理中常遇到的問題
（一）財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度和管理人員素質(zhì)的偏差
財(cái)務(wù)檔案管理工作中首先表現(xiàn)出來的問題就是事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的不重視以及財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)存在的偏差。從重視程度來看，有兩個(gè)方向的偏差點(diǎn)。第一點(diǎn)是日常維護(hù)和管理檔案的人員不夠重視，他們通常法律意識(shí)比較薄弱，責(zé)任心不夠強(qiáng)又或者說是職業(yè)道德水平偏低。第二個(gè)偏差點(diǎn)屬于事業(yè)單位高層的不重視，而這個(gè)不重視往往和領(lǐng)導(dǎo)階層的作風(fēng)有關(guān)系，其具體表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層上面的宣傳力度不夠和長(zhǎng)期性出錯(cuò)方針的影響。
而從當(dāng)前經(jīng)濟(jì)文化政治背景來看，整體上領(lǐng)導(dǎo)層的作風(fēng)明顯改善，并朝著較好的方向發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層方面通過“各種換血”會(huì)越來越保持其積極作用，而反觀基層檔案管理人員的整體素質(zhì)卻不能得到很大程度上的改變，這是由于事業(yè)單位工作特性所決定的。常態(tài)性的工作造就了很多素質(zhì)偏低的財(cái)務(wù)管理人員，一方面他們的文化整體偏低，只有很少人的學(xué)歷超過大專;另一方面是他們的職業(yè)技能偏低，如有的是會(huì)計(jì)人員兼職管理檔案，有的檔案管理人員不具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理量的增大，檔案管理人員的綜合素質(zhì)必定備受關(guān)注。
（二）財(cái)務(wù)檔案管理歸檔工作的不規(guī)范與基礎(chǔ)建設(shè)的空缺
財(cái)務(wù)檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期且不斷完善的過程，它要求嚴(yán)格地把表現(xiàn)日常的財(cái)務(wù)狀況的歸檔資料通過規(guī)范性的編輯手法進(jìn)行有規(guī)律的記錄，所以說規(guī)范性工作是做好財(cái)務(wù)檔案管理的前提?？膳c之相反的是現(xiàn)在很多事業(yè)單位的財(cái)務(wù)歸檔都缺乏規(guī)范性操作流程，有的事業(yè)單位歸檔的內(nèi)容只涉及憑證和賬目，但對(duì)合同、檢驗(yàn)評(píng)估報(bào)告、票據(jù)等卻只字不提，并沒有結(jié)合到實(shí)際情況，對(duì)其隨意編輯，致使資料混亂現(xiàn)象不斷發(fā)生。而這些衍生出來的問題，將大大削弱歸檔資料的參考價(jià)值。
當(dāng)然，不規(guī)范的歸檔工作還和落后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有關(guān)。硬件是上層建筑的基礎(chǔ)，落后的檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施是導(dǎo)致不規(guī)范歸檔工作的首要原因，有些單位沒有建立專門的檔案儲(chǔ)存室，把檔案管理工作和會(huì)計(jì)之類的工作環(huán)境相混淆，從而造成資料混亂現(xiàn)象的發(fā)生;而有些單位建立了專門的儲(chǔ)存室但又沒有專門的管理人員對(duì)其進(jìn)行基本的安全措施檢查，從而導(dǎo)致檔案管理資料由于天氣和人為因素的受潮、發(fā)霉或者損壞，進(jìn)而影響到檔案管理資料的完整程度。
（三）財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度不高
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的變革，也是經(jīng)濟(jì)、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理檔案的信息化程度來看，大部門事業(yè)單位只處于初步信息化水平，單純的配備計(jì)算機(jī)，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調(diào)整觀看效率。但相對(duì)高技術(shù)的數(shù)字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運(yùn)用在個(gè)別事業(yè)單位中，這不免有些遺憾。結(jié)合實(shí)際情況來看，全面信息化程度不僅僅需要時(shí)間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要采取合理的措施，并不斷完善。
三、提升財(cái)務(wù)檔案管理水平的幾點(diǎn)建議
（一）樹立財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，提高管理人員的整體素質(zhì)
做好事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作需要從多個(gè)方面入手，首先需要從意識(shí)方向著手，樹立明確的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)。從檔案管理人員的角度來看，加強(qiáng)自身管理意識(shí)是必要之舉，不僅自律，還要成為其它管理者的監(jiān)督人者。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層還需對(duì)檔案管理重視起來，充分認(rèn)識(shí)做好其工作對(duì)事業(yè)單位未來的積極影響，并在建設(shè)好事業(yè)單位整體環(huán)境的同時(shí)，加強(qiáng)其宣傳程度，促進(jìn)全體員工對(duì)檔案管理的理解程度，確保財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。
提高管理人員的整體素質(zhì)是當(dāng)前潮流的必然舉措，檔案管理人員處于財(cái)務(wù)人員和管理人員之間，尤其定位的復(fù)雜性，更加要求財(cái)務(wù)檔案管理人員從法律和道德意識(shí)上要求自己。有些管理人員在對(duì)待檔案管理工作時(shí)會(huì)抱著“無所謂”、“得過且過”的態(tài)度，而在這樣“馬虎”、“走過場(chǎng)”的態(tài)度下，有些準(zhǔn)確性要求較高的資料會(huì)無法得到充分且準(zhǔn)確的記錄。從財(cái)務(wù)檔案管理的常態(tài)化工作來看，管理人員更多的不重視展現(xiàn)在日常的工作習(xí)慣中，比如對(duì)財(cái)務(wù)單的不處理、亂擺亂放，對(duì)機(jī)密文件沒有做到很好的保密措施，有的人因?yàn)橄勇闊┎粚?duì)抽屜上鎖等。從思想層次上進(jìn)行建設(shè)是加強(qiáng)管理人員職業(yè)道德建設(shè)的第一步，通過事業(yè)單位思想與道德工作建設(shè)，加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳力度，鼓勵(lì)管理人員的“二次學(xué)?！焙汀霸俳逃惫ぷ?，建設(shè)有效的獎(jiǎng)懲制度和明確的發(fā)展計(jì)劃，在充分調(diào)動(dòng)管理人員積極性的同時(shí)，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員整體素質(zhì)的提高，保證財(cái)務(wù)管理工作的高效運(yùn)行。
（二）重視財(cái)務(wù)檔案分類，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
財(cái)務(wù)檔案管理資料繁多沒有一個(gè)規(guī)范性的檔案分類方法，注定會(huì)使其復(fù)雜化。規(guī)范性的財(cái)務(wù)檔案管理工作需要從合理的檔案分類開始，從電子檔案分類來看，首先需要建立具有財(cái)務(wù)管理功能的檔案數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上使用各種電子檔歸檔，按照時(shí)間順序和重要程度的順序兩個(gè)大方向，對(duì)各項(xiàng)職能、工作性質(zhì)、財(cái)務(wù)收支類別等對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格分類，加速電子信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案分類和管理工作的效率。
檔案規(guī)范性分類需要和財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)建設(shè)聯(lián)合起來，事業(yè)單位在強(qiáng)調(diào)其重要性的同時(shí)，還需要把財(cái)務(wù)檔案管的基礎(chǔ)建設(shè)放到重要的位置，合理規(guī)劃，保證檔案管理工作的順利運(yùn)行。從電子檔案管理來看，適當(dāng)合理的資金流入是必不可少的，設(shè)備增添，定期維修，保證清潔，定期檢查硬盤的讀寫功能也是有必要的。從傳統(tǒng)檔案管理看，檔案儲(chǔ)存地的選擇放到了首要的位置來，通風(fēng)、干燥、保險(xiǎn)系數(shù)高是選擇儲(chǔ)存地的根本前提，而有效的防火防潮設(shè)備的添置是其根本需求。當(dāng)然除了日常的管理人員的巡視，建立獨(dú)立的檔案設(shè)備管理人員也是非常重要，當(dāng)發(fā)生異常現(xiàn)象時(shí)，日常輪班的設(shè)備管理人員可以盡快發(fā)現(xiàn)，從而減少事業(yè)單位的財(cái)務(wù)損失和信息損失。
（三）建設(shè)并完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)
計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理的日常工作中扮演者越來越重要的角色，建立符合自身發(fā)展需求的財(cái)務(wù)管理的信息系統(tǒng)實(shí)在是大勢(shì)所趨的一件事。與傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)相區(qū)別的是現(xiàn)有信息化檔案管理系統(tǒng)不再是以紙張為媒介，來實(shí)現(xiàn)信息的儲(chǔ)存于傳遞，傳統(tǒng)檔案管理也正在向數(shù)字化檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。而建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)不僅可以充分利用有限的勞動(dòng)力資源，更能在源頭保證信息序列的完整化，大幅提高財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率。
ERP系統(tǒng)電子文件的主要內(nèi)容
ERP系統(tǒng)幾乎涵蓋了財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、計(jì)劃、調(diào)度、供銷、設(shè)備、項(xiàng)目管理等所有管理部門，這些部門業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生了大量的銷售訂單、采購訂單、出入庫單、領(lǐng)用料單、維修工單、生產(chǎn)計(jì)劃、合同、會(huì)計(jì)憑證等數(shù)據(jù)，既有結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，也有非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)行、統(tǒng)計(jì)分析、審計(jì)追溯、趨勢(shì)分析和后續(xù)查詢等工作中具有無法替代的作用。具體內(nèi)容如下：
1 支持審計(jì)工作的重要會(huì)計(jì)憑證：從原始憑證(包括合同)到會(huì)計(jì)憑證，形成了一條條憑證鏈，環(huán)環(huán)相扣。
2 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：包括設(shè)備主數(shù)據(jù)、資產(chǎn)主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)、客戶主數(shù)據(jù)、生產(chǎn)版本、檢維修策略計(jì)劃、項(xiàng)目WBS結(jié)構(gòu)、組織機(jī)構(gòu)等與企業(yè)息息相關(guān)的數(shù)據(jù)。
3 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：包括生產(chǎn)的投入、產(chǎn)出與采購銷售統(tǒng)計(jì)、成本利潤(rùn)統(tǒng)計(jì)、總賬各科目的金額統(tǒng)計(jì)、設(shè)備的運(yùn)行狀況統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)負(fù)債統(tǒng)計(jì)等。
4 客制化報(bào)表及批復(fù)文檔：統(tǒng)計(jì)報(bào)表、計(jì)劃報(bào)表、審批與批復(fù)文檔，雖然一部分文檔在ERP線外或在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，只要與ERP業(yè)務(wù)有關(guān)，在系統(tǒng)中都有注釋和代碼。
5 實(shí)時(shí)記錄數(shù)據(jù)：設(shè)備測(cè)量點(diǎn)實(shí)時(shí)記錄數(shù)據(jù)、物料量消耗實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，為企業(yè)制定設(shè)備維修計(jì)劃和策略，解決生產(chǎn)瓶頸提供依據(jù)。
從數(shù)量和種類來看，ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)占據(jù)企業(yè)全部檔案的50％左右，以前這部分?jǐn)?shù)據(jù)以紙質(zhì)形式分散產(chǎn)生于財(cái)務(wù)、供銷等各部門，現(xiàn)在他們卻大多數(shù)以數(shù)據(jù)庫形式存在于系統(tǒng)中，有些數(shù)據(jù)暫時(shí)無法打印輸出。
ERP系統(tǒng)歸檔的迫切性
ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)密切相關(guān)，是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的珍貴記錄。但是，ERP系統(tǒng)是國(guó)外軟件商開發(fā)的產(chǎn)品，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中以特定的格式存儲(chǔ)，不是通用格式?？紤]到軟件系統(tǒng)的生命周期，使用ERP系統(tǒng)保存檔案具有一定的局限性，無法確保電子文件的安全和完整。
1 ERP系統(tǒng)存儲(chǔ)容量有限
ERP系統(tǒng)主要用于處理當(dāng)前正在發(fā)生的變更過程中的信息，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，對(duì)于一些靜止的信息只在一段時(shí)間內(nèi)暫存。隨著業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，系統(tǒng)的性能會(huì)越來越低。為保證系統(tǒng)運(yùn)行效率，ERP系統(tǒng)一般將往年的靜止信息及時(shí)導(dǎo)出系統(tǒng)。系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量龐大，例如一些實(shí)施ERP較早的企業(yè)每天有上萬筆業(yè)務(wù)，生成上萬張憑證及其他文檔，每年產(chǎn)生10-20G的數(shù)據(jù)量。為保證ERP運(yùn)行效率，需把備份后的數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中清除，有的企業(yè)每年要備份10～20G的數(shù)據(jù)，備份的數(shù)據(jù)仍然以ERP系統(tǒng)本身的特定格式存儲(chǔ)，并未按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，不方便利用。
2 ERP系統(tǒng)查詢功能的局限性
如果查詢ERP系統(tǒng)往年產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，必須將當(dāng)時(shí)備份在磁帶上的數(shù)據(jù)導(dǎo)回到原系統(tǒng)，數(shù)據(jù)脫離原系統(tǒng)將無法解讀。一般備份數(shù)據(jù)導(dǎo)回的過程耗時(shí)較長(zhǎng)，一般需要1天，甚至幾天時(shí)間，占用系統(tǒng)資源較多，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行效率低下。ERP系統(tǒng)本身的查詢功能也有一定的局限性，一是ERP系統(tǒng)主要用于業(yè)務(wù)處理過程的關(guān)聯(lián)查詢，而且有很多權(quán)限控制，不能為普通員工提供通用的檢索查詢；二是查詢時(shí)需輸入眾多業(yè)務(wù)代碼，非ERP操作人員很難讀懂。尤其是國(guó)家審計(jì)部門來企業(yè)審計(jì)時(shí)，必須由ERPX員陪同審計(jì)，否則很難看懂。一旦ERP系統(tǒng)被淘汰掉，那么備份在磁帶上的數(shù)據(jù)也將無法解讀，成為了歷史的黑洞。由于系統(tǒng)操作的復(fù)雜性和后期維護(hù)的困難，檔案部門也很難同時(shí)保留ERP系統(tǒng)。
幾種歸檔方式的利弊分析
通過上述分析，ERP系統(tǒng)無法保證檔案的安全存儲(chǔ)，為確保ERP系統(tǒng)電子文件的有效歸檔，檔案部門必須將ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)脫離原系統(tǒng)保存。目前國(guó)內(nèi)大型企業(yè)對(duì)于數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔問題還沒有成功先例，中國(guó)石油化工集團(tuán)公司在實(shí)踐中不斷探索研究可行性方案?？尚械臍w檔方式主要有以下幾種：
1 將需歸檔的數(shù)據(jù)打印成紙質(zhì)保存。也就是說將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)中打印出來，按照紙質(zhì)檔案的管理方式進(jìn)行保管和利用。這種方式的優(yōu)點(diǎn)顯而易見，紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)過多年發(fā)展比較規(guī)范，可以確保數(shù)據(jù)長(zhǎng)久保存和有效查詢。缺點(diǎn)也很明顯，需要打印的數(shù)據(jù)量非常大，有些單位打壞過幾臺(tái)打印機(jī)。為了提高工作效率，檔案部門還需手工錄入電子目錄，或者將紙質(zhì)檔案掃描后掛接到檔案系統(tǒng)中。這無疑造成巨大的資源浪費(fèi)，而且不符合檔案現(xiàn)代化的發(fā)展方向。
2 中間庫合成封裝策略。檔案部門在ERP系統(tǒng)中或在檔案系統(tǒng)中建立一個(gè)歸檔中間庫，系統(tǒng)中辦結(jié)的數(shù)據(jù)存放到中間庫中。歸檔軟件對(duì)中間庫進(jìn)行操作，以一張會(huì)計(jì)報(bào)表為例，如歸檔該報(bào)表需要詳細(xì)分析它在ERP數(shù)據(jù)庫中的哪些表、哪些字段中保存，有些報(bào)表是多個(gè)表或字段間接生成的，要分析出它們的邏輯關(guān)系，然后從ERP的OERCAL數(shù)據(jù)庫底表有選擇性地讀取相關(guān)字段數(shù)據(jù)到中間服務(wù)器的OERCAL表中，用SQL和PB語言編制執(zhí)行程序，在中間服務(wù)器運(yùn)行，運(yùn)行結(jié)束，斷開中間服務(wù)器與ERP服務(wù)器的連接。這張報(bào)表以國(guó)家(或財(cái)務(wù)部門)規(guī)定模式打印模式，用EXCEL或WORD合成電子報(bào)表，用PB語言提取部分字段作為檔案目錄。合成后的電子報(bào)表用PDF格式封裝，與目錄一起保存到檔案服務(wù)器。
這種歸檔方式的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了電子文件和目錄的直接自動(dòng)歸檔，而且能夠掌握各項(xiàng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。劣勢(shì)有四個(gè)方面：一是合成的電子原文在樣式上雖與打印的紙質(zhì)檔案保持一致，但不符合檔案的本質(zhì)屬性――“原始性”的要求。二是中間庫合成的電子原文需人工檢驗(yàn)才能保證合成過程的準(zhǔn)確性，這無疑給檔案形成部門增加了檢驗(yàn)的負(fù)擔(dān)。三是ERP系統(tǒng)有其復(fù)雜性，只有系統(tǒng)開發(fā)商或運(yùn)營(yíng)商才能準(zhǔn)確了解底表各項(xiàng)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，在中間庫合成電子文件時(shí)，如果脫離系統(tǒng)開發(fā)商或運(yùn)營(yíng)商的支持很可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)增加。四是各單位的ERP系統(tǒng)都不一樣，如果每個(gè)單位都要重新分析底表數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系才能合成電子文件，那么這種“分析底表邏輯關(guān)系再合成電子文件”的方式普遍推廣將延誤項(xiàng)目實(shí)施周期。一旦ERP系統(tǒng)升級(jí)，檔案部門如不能及時(shí)了解ERP系統(tǒng)底表的邏輯關(guān)系變化情況，中間服務(wù)器合成的電子文件很可能出錯(cuò)。
3 ERP系統(tǒng)主動(dòng)推送歸檔。由于ERP系統(tǒng)本身就帶有歸檔模塊，可以將需要打印輸出的數(shù)據(jù)以PDF格式呈現(xiàn)、打印。檔案部門可以充分利用ERP系統(tǒng)的這個(gè)功能，將屬于歸檔范圍的數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)內(nèi)按照國(guó)家(或業(yè)務(wù)部門)規(guī)定的模板封裝成PDF格式，然后將此PDF文件和目錄一同推送給檔案系統(tǒng)。這種歸檔方式將檔案部門“主動(dòng)抽取合成”的動(dòng)作變成了“被動(dòng)接收”，將確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的任務(wù)交給了ERP開發(fā)商或運(yùn)營(yíng)商，檔案部門只確定歸檔范圍、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)傳輸接口標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范。這種歸檔方式的好處在于：ERP開發(fā)商或運(yùn)營(yíng)商熟知ERP系統(tǒng)內(nèi)OERCAL底表各項(xiàng)數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系，合成數(shù)據(jù)過程能夠確保準(zhǔn)確無誤；一旦ERP系統(tǒng)升級(jí)，OERCALN表數(shù)據(jù)關(guān)系發(fā)生變化，ERP開發(fā)商或運(yùn)營(yíng)商也能及時(shí)了解數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系變化情況，以確保合成數(shù)據(jù)過程準(zhǔn)確。但是，這種歸檔方式必須由ERP開發(fā)商或運(yùn)營(yíng)商對(duì)其系統(tǒng)自帶的歸檔模塊進(jìn)行二次開發(fā)，協(xié)助完成歸檔工作。
保障措施
