發(fā)布時間：2023-06-13 16:20:48
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)生的檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1 加強(qiáng)學(xué)校對畢業(yè)生檔案管理的重視程度
現(xiàn)階段，學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時，只負(fù)責(zé)保管，而不加強(qiáng)對檔案準(zhǔn)確性的負(fù)責(zé)。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失，在上級部門進(jìn)行檢查時，能夠及時的進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。但是，對于學(xué)生來說，檔案記錄著個人經(jīng)歷，并且對工作后的辦理養(yǎng)老保險，考取公務(wù)員等，都要進(jìn)行查閱檔案。所以，學(xué)校必須加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案管理的重視。
2 規(guī)范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責(zé)任落實(shí)在人上，防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據(jù)檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進(jìn)行對檔案文件進(jìn)行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進(jìn)行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。
3 加強(qiáng)對檔案管理的創(chuàng)新工作
3.1 提高創(chuàng)新觀念
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理工作，首先就需要改變相關(guān)畢業(yè)生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創(chuàng)新管理理念。通過對高素質(zhì)人員的培養(yǎng)以及對相關(guān)工作人員的定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其可了解到最新的學(xué)生管理方式，緊跟社會發(fā)展的腳步，把所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到畢業(yè)生檔案管理中，再結(jié)合畢業(yè)生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進(jìn)的管理方案。通過對工程相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的提升，建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進(jìn)性。另外，需要明確畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理具有緊迫性，每一份畢業(yè)生檔案，就關(guān)系到畢業(yè)生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經(jīng)驗(yàn)，不斷通過對畢業(yè)生檔案管理管理的創(chuàng)新，保持畢業(yè)生檔案管理水平維持在一個較高的水平。
3.2 重視加強(qiáng)人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)建設(shè)
進(jìn)行創(chuàng)新管理，需要進(jìn)行建設(shè)一個完整有效的人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)，在其中對于相關(guān)部門的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明文規(guī)定，更加有效的保證了各部門聯(lián)接工作，使其意見更夠統(tǒng)一，減少對管理措施進(jìn)行創(chuàng)新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量水平。另外，對于人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質(zhì)較高，實(shí)踐能力較強(qiáng)并且具有創(chuàng)新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)順利運(yùn)行，以及建筑畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理，提高管理水平與高素質(zhì)人才投身管理實(shí)踐中的熱情。
3.3 建立創(chuàng)新管理機(jī)制
管理機(jī)制在畢業(yè)生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業(yè)生檔案管理的管理工作人員，應(yīng)積極的對相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新管理。積極的引進(jìn)外界具備現(xiàn)代化優(yōu)點(diǎn)的管理機(jī)制。在管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。
4 檔案工作人員綜合素質(zhì)不高的問題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質(zhì)不高
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的工作人員中，大多數(shù)缺乏專業(yè)知識。在開始工作之前沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，不了解畢業(yè)生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質(zhì)量。極易導(dǎo)致最后造成整理的學(xué)生檔案出現(xiàn)錯誤，嚴(yán)重不符學(xué)生實(shí)際情況等，對學(xué)生今后進(jìn)入社會和工作，造成不良的影響。
4.2 加強(qiáng)人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理中專業(yè)人才管理，檔案管理專業(yè)人員是保證畢業(yè)生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質(zhì)量，首先就要對檔案收集整理的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀。使其在進(jìn)行收集整理或者是在進(jìn)行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，建立相應(yīng)的責(zé)任制度。保證畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行，提高相關(guān)工作人員的質(zhì)量意識，對于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作積極性進(jìn)行調(diào)動，使其增強(qiáng)其對工作的責(zé)任感和相關(guān)科學(xué)技術(shù)水平。使其具有準(zhǔn)確率第一的觀念，嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，明確其工作職責(zé)。同時加強(qiáng)管理階層對于工作人員的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。
4.2.3保證人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。才能做到對畢業(yè)生檔案管理工作的保證。只有畢業(yè)生檔案管理工作人員具有進(jìn)行施工的綜合素質(zhì)，并發(fā)揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，避免人的因素阻礙工作的進(jìn)行，進(jìn)而提高檔案收集整理工作的規(guī)范性。
5 運(yùn)用信息化技術(shù)手段
現(xiàn)如今社會的任何方面都越來越注重科技的投入，科技對于社會來說就是第一生產(chǎn)力，運(yùn)用高科技的信息化技術(shù)手段，進(jìn)行畢業(yè)生檔案收集整理管理。修復(fù)在檔案收集整理數(shù)據(jù)上出現(xiàn)的一些混亂性的情況，針對這點(diǎn)，必須在畢業(yè)生檔案管理檔案管理工作中，充分引入適當(dāng)?shù)男畔⒒夹g(shù)手段，促使其能夠高效地參與到檔案管理中來，進(jìn)而為檔案管理效率以及準(zhǔn)確性的提升做出大幅度的貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞:高校畢業(yè)生 檔案管理 轉(zhuǎn)遞
高等院校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會實(shí)踐等情況,是高等學(xué)校進(jìn)一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識經(jīng)濟(jì)時代、我國市場經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下,高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè),甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規(guī)的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學(xué)校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。(參見《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關(guān)的約束條文,各個高校的學(xué)生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個院系,由輔導(dǎo)員分散管理。就筆者所在學(xué)校目前在校生人數(shù)已達(dá)到11000人,而學(xué)校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進(jìn)行臨時管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個月由系部輔導(dǎo)員移交至學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心,再由學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)遞。因?yàn)閷W(xué)校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及制訂工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強(qiáng)運(yùn)行,其結(jié)果不言而喻。
2.學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范化
高校學(xué)生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學(xué)生本人簽名;存在沒有蓋學(xué)校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導(dǎo)員因疏忽忘記將高校登記表放入到學(xué)生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生(干部)登記表、獎學(xué)金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時,發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學(xué)生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會實(shí)踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點(diǎn)勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點(diǎn)“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據(jù)上報的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數(shù)據(jù)至教育廳時,需事先在擴(kuò)展項(xiàng)1里面查清楚該學(xué)生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范
(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機(jī)要接受權(quán),導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。
(2)學(xué)校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學(xué)生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當(dāng)時的檔案政審,學(xué)生畢業(yè)時再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學(xué)生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的對策與措施
1.加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細(xì)則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下,從工作的實(shí)際出發(fā),盡快出臺諸如《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機(jī)的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實(shí)、做牢,確保檔案準(zhǔn)確無誤轉(zhuǎn)遞。
2.及時收集、有效整理
畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進(jìn)校那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點(diǎn),按照國家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學(xué)生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機(jī)、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會實(shí)踐活動層出不窮,入黨入團(tuán)、評優(yōu)獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學(xué)生、為了學(xué)生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學(xué)生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)
筆者所在院校通過畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學(xué)號和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計比沒有用系統(tǒng)相比學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復(fù)勞動,減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識。
(1)在學(xué)生畢業(yè)前做好宣傳工作,可以通過發(fā)放就業(yè)指導(dǎo)手冊、開設(shè)就業(yè)指導(dǎo)課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識,讓畢業(yè)生充分認(rèn)識到人事檔案不是可有可無的,對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等各方面都有極其重要的影響。
關(guān)鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業(yè)指導(dǎo)
中圖分類號：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
1 高校畢業(yè)生報到證現(xiàn)狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發(fā)展的過程，它源于統(tǒng)包統(tǒng)分就業(yè)體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業(yè)體制下的“報到”，因而兼具服務(wù)性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業(yè)的高校畢業(yè)生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業(yè)證、學(xué)位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據(jù)，否則即使畢業(yè)了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發(fā)展。很多畢業(yè)生畢業(yè)時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認(rèn)識到報到證的重要作用，認(rèn)為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，很多重要作用都已經(jīng)隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經(jīng)濟(jì)體制下仍然發(fā)揮著一定的社會作用：一是記載畢業(yè)生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機(jī)構(gòu)接收畢業(yè)生的有效文字證明，三是便于畢業(yè)生主管部門準(zhǔn)確掌握各地學(xué)生的就業(yè)情況，更好地制定出促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)政策，四是為畢業(yè)生落實(shí)自己的檔案和戶口提供依據(jù)，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統(tǒng)招計劃內(nèi)的學(xué)生、計算工齡、轉(zhuǎn)正定級、規(guī)定時間報到等。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和“自主擇業(yè)，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復(fù)存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關(guān)報到證的法律依據(jù)，其合法性受到質(zhì)疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學(xué)生才能享有；三是國家統(tǒng)招的全日制畢業(yè)生這個作用其實(shí)在畢業(yè)證上已經(jīng)充分證明，并且全國聯(lián)網(wǎng)有據(jù)可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現(xiàn)在并沒有嚴(yán)格規(guī)定，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業(yè)生的報到證，很多學(xué)生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續(xù)也失去了它應(yīng)有的意義；六是改派報到證手續(xù)繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因?yàn)閳蟮阶C白聯(lián)在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學(xué)校介紹信、畢業(yè)證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學(xué)生為了一次改派至少得耗費(fèi)2個工作日，并且改派還要收取150元的費(fèi)用，加上路途費(fèi)用等，無疑又是一筆經(jīng)濟(jì)和精力負(fù)擔(dān)。
2 畢業(yè)生檔案管理的作用及方法
2.1畢業(yè)生檔案管理的作用
高校畢業(yè)生檔案管理工作其本質(zhì)上是一項(xiàng)政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統(tǒng)一、便于利用、維護(hù)檔案完整與安全的原則，按規(guī)定執(zhí)行管理。畢業(yè)生檔案主要包括高考錄取材料，黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業(yè)通知書、年度鑒定表、實(shí)習(xí)材料等。主要記載了畢業(yè)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況、社會實(shí)踐等內(nèi)容，是用人單位錄用畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，也是補(bǔ)辦相關(guān)畢業(yè)或?qū)W歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫(yī)保社保、落戶、升學(xué)、出國、移民等方面發(fā)揮重要作用。
2.2畢業(yè)生檔案管理的方法
很多畢業(yè)生在畢業(yè)時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業(yè)后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補(bǔ)辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規(guī)定，現(xiàn)階段對畢業(yè)生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實(shí)了工作單位且用人單位有人事管理權(quán)的畢業(yè)生可以直接將檔案從學(xué)校寄送至工作單位。其優(yōu)勢是日后辦理保險、職稱轉(zhuǎn)正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生，可以將檔案留校2年，兩年后若學(xué)生未對檔案作任何處理，學(xué)校會直接將檔案寄回生源地。其優(yōu)勢是學(xué)校保管畢業(yè)生檔案安全可靠、不收費(fèi)用，劣勢是存在學(xué)校的檔案永遠(yuǎn)是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業(yè)時無論就業(yè)還是未就業(yè)都可以將檔案轉(zhuǎn)回生源地，優(yōu)勢是辦理手續(xù)簡便，適合在生源地就業(yè)的畢業(yè)生，劣勢是如果以后不在生源地就業(yè)的話就需要重新轉(zhuǎn)遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機(jī)構(gòu)，其優(yōu)勢是便于隨時調(diào)取檔案，適合創(chuàng)業(yè)和靈活就業(yè)的學(xué)生，劣勢是畢業(yè)生與人才機(jī)構(gòu)交流少，信息不暢。自從2015年《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機(jī)構(gòu)不再收費(fèi)，導(dǎo)致很多人才機(jī)構(gòu)拒絕收外地生源畢業(yè)生檔案。
3 畢業(yè)生報到證與檔案的關(guān)系
畢業(yè)生檔案去向和報到證去向既存在關(guān)系，又不完全相關(guān)。報到證是檔案投遞的依據(jù)，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關(guān)的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
在對新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教師進(jìn)行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，尤其是在其職業(yè)規(guī)劃方面雖有86.7%的能清楚地了解自己的能力性格和職業(yè)興趣，對自己目前的檔案管理職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r滿意基本滿意的占85%。但認(rèn)為影響自己實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯規(guī)劃最主要的因素是缺少發(fā)展機(jī)會和空間工作任務(wù)繁重，無暇顧及自身發(fā)展的占到了65%。在被調(diào)查中雖然大多數(shù)都比較喜歡檔案管理事務(wù)中的管理工作。具體業(yè)務(wù)工作和編研工作學(xué)術(shù)研究，認(rèn)為職業(yè)生涯規(guī)劃對于我們檔案工作者很重要的84人達(dá)92%；而對自己今后的職業(yè)打算是安心檔案 管 理 工 作努力實(shí)現(xiàn)自己的人生價值只 有55%；認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)生涯規(guī)劃及發(fā)展最需要的條件是需要個人再繼續(xù)努力學(xué)習(xí)進(jìn)一步明確自己的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的有58%；回答是需要檔案管理部門多創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高的機(jī)會學(xué)校主 要 領(lǐng) 導(dǎo) 多 理 解 和 支 持 檔 案 管 理 工 作的55%。這說明新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員整體素質(zhì)基本是好的，但需要個人努力學(xué)習(xí)進(jìn)一步明確自己的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，需要檔案管理部門多創(chuàng)造學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高的機(jī)會，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)多理解和支持檔案管理工作。其中有40%的人員對自己的檔案職業(yè)生涯規(guī)劃知道很少或不知道，這說明學(xué)校對檔案管理人員的職業(yè)規(guī)劃體系尚不健全，檔案管理人員對自己目前的職業(yè)規(guī)劃空間和職業(yè)能力不很明晰，缺乏體系的規(guī)劃培養(yǎng)。這部分人員對于自己的職業(yè)發(fā)展前途表現(xiàn)出明顯的職業(yè)顧慮。同時也說明在新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理人員中實(shí)施職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的必要性及其意義。
一、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是檔案管理人員認(rèn)清自己事業(yè)發(fā)展目標(biāo)的需要
檔案管理人員制定職業(yè)生涯規(guī)劃的重要內(nèi)容之一就是要明確自己的人生事業(yè)目標(biāo)。這一目標(biāo)是建立檔案職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎(chǔ)和前提，在確立目標(biāo)的過程中檔案管理人員要深入地進(jìn)行自我評價分析，從而明確自己內(nèi)心的需要正確認(rèn)識自身的特質(zhì)，以及自己現(xiàn)有的綜合條件與潛在的發(fā)展可能。并評估個人發(fā)展目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)之間的差距，進(jìn)而樹立自己明確的檔案管理職業(yè)生涯發(fā)展目標(biāo)。對新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院近百人的調(diào)查中就有40%的人員對自己的檔案職業(yè)生涯規(guī)劃知道很少或不知道，所以在高等學(xué)檔案管理人員中做好其職業(yè)發(fā)展規(guī)劃有助于檔案管理人員進(jìn)一步認(rèn)清自己事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。
二、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的目的性、計劃性的需要
由于缺乏對職業(yè)生涯規(guī)劃概念和意識的了解和認(rèn)識，不少檔案管理人員對自己的成長發(fā)展要達(dá)到什么目標(biāo)、通過哪些努力可以達(dá)到這些發(fā)展目標(biāo)?，F(xiàn)在自己處于什么層次的發(fā)展階段等問題在自己的頭腦里一直是模糊的或者說是不清楚的。有的甚至從來就沒有這樣考慮過缺少自我發(fā)展規(guī)劃的需要和意識。表現(xiàn)在工作上就是只知道服從學(xué)校檔案管理部門的安排以完成單位分配給自己的工作任務(wù)為目的，沒有什么自己的個人追求和事業(yè)發(fā)展目標(biāo)工作是比較被動的，當(dāng)工作不滿意影響到自己的事業(yè)發(fā)展時往往就會歸因于外界環(huán)境對自己的影響制約，認(rèn)為自己盡力了沒有什么辦法克服困難。新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理人員隊(duì)伍的調(diào)查中對自己近3-5年的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃個人沒有明確目標(biāo)占13%。有30%的人員對自己近3-5年的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃不知道，從未規(guī)劃過自己的職業(yè)生涯或規(guī)劃過但目標(biāo)不太明確。其調(diào)查結(jié)果也說明做好其職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃可有助于高校檔案管理人員。確定好自己的發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)自己的規(guī)劃及人生價值促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。
三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃是檔案管理人員發(fā)掘
自我潛能增強(qiáng)競爭能力的需要，一種行之有效的職業(yè)生涯規(guī)劃必然為檔案管理人員提供明確的發(fā)展方向、詳細(xì)的發(fā)展內(nèi)容和科學(xué)的發(fā)展策略。在這些內(nèi)容中對于發(fā)展重點(diǎn)及其選擇一定是在全面分析全面認(rèn)識自己的基礎(chǔ)上發(fā)展地認(rèn)識自己從而更好地樹立發(fā)掘自身潛能的信心、消除自卑心理感受。自身存在的潛能發(fā)展自我觀察體驗(yàn)的能力掌握開發(fā)自我潛能的方法積地開發(fā)自我潛能。所以檔案管理人員一定要把握機(jī)會在確認(rèn)自己核心優(yōu)勢的基礎(chǔ)上解放思想打破條條框框，以積極的心態(tài)設(shè)定目標(biāo)全力拓展優(yōu)勢突破思維的自我設(shè)限實(shí)現(xiàn)自我超越。檔案管理人員要善于從認(rèn)識自己的特長開始發(fā)掘潛能，經(jīng)常給予自我積極的暗示培養(yǎng)有利于激發(fā)潛能的習(xí)慣樹立發(fā)掘自身潛能的信心，在實(shí)踐中才能持續(xù)釋放自己的潛能。所以檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃的未來發(fā)展重點(diǎn)一定是有利于發(fā)掘自我潛能并使其持續(xù)增值成為增強(qiáng)個人實(shí)力和競爭能力的重要突破點(diǎn)。
經(jīng)過調(diào)查研究可知，現(xiàn)在很多的大學(xué)生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業(yè)生在校期間的整體素質(zhì)信息，是整體上反映畢業(yè)生素質(zhì)的重要憑證。但目前相關(guān)人員對檔案不夠重視，現(xiàn)有很多問題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業(yè)生自身不重視個人檔案管理。隨著勞務(wù)制度的改革變化，用人單位對有關(guān)資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認(rèn)為畢業(yè)檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展用人單位自由制定用人標(biāo)準(zhǔn)，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關(guān)人事部門也不過于重視畢業(yè)生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關(guān)作用。
2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門沒有自身嚴(yán)格的管理制度，在對檔案進(jìn)行歸檔、收納等工作時不認(rèn)真負(fù)責(zé)，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準(zhǔn)確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴(yán)格，在現(xiàn)在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準(zhǔn)確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長時間沒有人認(rèn)領(lǐng)，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應(yīng)了畢業(yè)生在?；顒拥恼鎸?shí)情況，是各方面人們認(rèn)識客觀事實(shí)的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項(xiàng)最具有價值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關(guān)系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。
二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)措施
為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務(wù)，提出幾點(diǎn)管理檔案的具體措施。
1.加強(qiáng)畢業(yè)生對檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進(jìn)社會，沒有相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學(xué)校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時，學(xué)校相關(guān)部門一定要讓畢業(yè)生們認(rèn)識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移到生源地的有關(guān)工作。而另一方面，作為用人機(jī)構(gòu)，要向畢業(yè)生說明檔案的實(shí)際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時的做好補(bǔ)充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時，要做好詳細(xì)的記錄和分類存檔，要詳細(xì)根據(jù)學(xué)歷、專業(yè)等信息進(jìn)行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采用信息化管理辦法，使用計算機(jī)軟件進(jìn)行檔案的管理工作。事實(shí)證明，使用計算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息的利用。有關(guān)人員在整理檔案的過程中，要充分了解學(xué)生的各種信息，比如學(xué)生的知識水平以及社會實(shí)踐情況等等，并設(shè)立多項(xiàng)查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。
三、結(jié)語
1 技工院校畢業(yè)生信息反饋檔案收集現(xiàn)狀及主要內(nèi)容
技工院校畢業(yè)生信息反饋檔案的收集，最初是班主任和任課老師為了給在校學(xué)生提供學(xué)習(xí)動力和經(jīng)驗(yàn)以及今后的努力方向而自動自發(fā)的行為。他們多采用傳統(tǒng)方式，利用自身與學(xué)生關(guān)系比較緊密并經(jīng)常和畢業(yè)生聯(lián)系的優(yōu)勢，收集一些可供參考的畢業(yè)生反饋信息，這些信息往往是分散的、凌亂的，多數(shù)技工院校目前尚未形成較完善的畢業(yè)生信息反饋檔案管理和利用體系。
畢業(yè)生信息收集的完整與否將直接關(guān)系到信息反饋檔案信息的完整。具體應(yīng)著重收集以下方面的內(nèi)容：①畢業(yè)生基本信息，包括畢業(yè)生的姓名、出生年月、籍貫、個人照片、專業(yè)、班級、在校的表現(xiàn)、獎懲情況等。②畢業(yè)生離校后的信息，內(nèi)容主要有：畢業(yè)生應(yīng)聘后的工作地點(diǎn)、工作單位、職務(wù)、職稱、辦公電話、傳真、個人電話、通訊地址、電子郵件、個人經(jīng)歷、工作成就、科研成果等情況。③畢業(yè)生對母校各方面的評價與建議，內(nèi)容主要應(yīng)包括：畢業(yè)生對母校發(fā)展和建設(shè)的建議、對學(xué)校的投資和合作意向、對學(xué)校未來的規(guī)劃建議等。應(yīng)當(dāng)充分利用這部分資源，也是收集畢業(yè)生信息反饋檔案的最主要目的。④用人單位對畢業(yè)生的評價信息及社會人才市場對畢業(yè)生的綜合素質(zhì)要求的收集。這方面包括用人單位依據(jù)一定的準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，對技工院校及其人才產(chǎn)品所作的價值判斷材料等，如工作態(tài)度、專業(yè)知識等的評價材料。傳統(tǒng)畢業(yè)生信息反饋檔案忽視了用人單位對畢業(yè)生的評價信息及社會人才市場對畢業(yè)生的綜合素質(zhì)要求的收集。
2 技校畢業(yè)生信息反饋檔案收集的意義
第一，收集技校畢業(yè)生信息反饋檔案為學(xué)校了解畢業(yè)生是否符合社會需求提供重要的資料，是品鑒學(xué)校培養(yǎng)人才質(zhì)量的重要依據(jù)。第二，收集畢業(yè)生信息反饋檔案為學(xué)校發(fā)展自己、壯大自己提供重要的依據(jù)憑證。第三，收集畢業(yè)生信息反饋檔案可以為在校學(xué)生提供相關(guān)的就業(yè)信息，有助于他們更快地融入社會。第四，建立高校畢業(yè)生信息反饋檔案，有利于建立良好的社會關(guān)系。第五，收集畢業(yè)生信息反饋檔案，完善班主任及任課教師的評價。
3 如何做好技校畢業(yè)生信息反饋檔案的收集
3.1 形成制度，責(zé)任到人，專門負(fù)責(zé)。畢業(yè)生信息反饋檔案的收集工作量大、難度大，而且涉及學(xué)校多個科室，必須由學(xué)校有組織地進(jìn)行。不僅要重視、有方法，還要制度化、系列化和規(guī)范化，以保證其長效性。首先，有效的約束機(jī)制是開展工作的重要保證，要制定相應(yīng)的畢業(yè)生信息反饋檔案收集管理制度，明確收集的內(nèi)容、收集的范圍、收集時間、由誰來完成收集；其次，領(lǐng)導(dǎo)重視，親自掛帥，指定能力強(qiáng)、技術(shù)過硬的專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，把相關(guān)部門的人協(xié)調(diào)在一起，各負(fù)其責(zé)，有目的、有計劃地實(shí)施跟蹤收集本部門畢業(yè)生相關(guān)信息反饋材料，再向?qū)W校指定部門移交，由指定部門統(tǒng)一鑒定、整理、立卷、歸檔。
3.2 采用現(xiàn)代技術(shù)與傳統(tǒng)方式相結(jié)合的多種收集方式，處處留心，時時捕捉。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，校友錄等方式的出現(xiàn)，畢業(yè)生信息反饋檔案收集出現(xiàn)了多種多樣自由化的形式，如，校友錄、校友聯(lián)誼會、校友俱樂部，等等。畢業(yè)生信息反饋材料不能僅僅限于書面的文檔，可充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，相應(yīng)建立一個學(xué)校與畢業(yè)生雙主動的、積極高效的信息溝通渠道，進(jìn)行更廣泛的信息反饋收集。收集方法可以有多種，如寄發(fā)畢業(yè)生情況調(diào)查表，借助校慶、班慶或召開校友會的機(jī)會收集有關(guān)材料，對有關(guān)名人實(shí)施重點(diǎn)收集等。再結(jié)合傳統(tǒng)方式，如，組織畢業(yè)生回母校參觀、座談，組織就業(yè)單位研討和座談等多種形式和手段收集。
（1）每位國家計劃內(nèi)統(tǒng)招的畢業(yè)生有且只有一份就業(yè)協(xié)議書，因此，畢業(yè)生要在考慮清楚后再與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書。
（2）就業(yè)協(xié)議書是辦理畢業(yè)生就業(yè)報到證及戶口、檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的依據(jù)，用人單位如果不能落實(shí)畢業(yè)生的戶口和檔案關(guān)系，就不必與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書。
（3）畢業(yè)生要與用人單位認(rèn)真核對協(xié)議書上的信息，單位名稱、檔案轉(zhuǎn)寄單位名稱、戶口遷移地址等內(nèi)容必須規(guī)范填寫，以保證順利辦理畢業(yè)生就業(yè)有關(guān)手續(xù)。
（4）畢業(yè)生應(yīng)如實(shí)介紹自己的情況（如已報考研究生，畢業(yè)生在簽訂三方協(xié)議時應(yīng)向用人單位講明情況，并在就業(yè)協(xié)議書相關(guān)項(xiàng)目中填寫清楚，否則很容易引起協(xié)議糾紛）。
填寫協(xié)議書時要注意的事項(xiàng)
（1）就業(yè)協(xié)議上用人單位名稱一欄必須完整填寫單位全稱（和公章一致）。大部分省市要求根據(jù)用人單位名稱打印報到證，且根據(jù)單位全稱下發(fā)計劃到各地市和各有關(guān)單位，各地市和各有關(guān)單位將根據(jù)報到證落實(shí)畢業(yè)生的戶口、檔案關(guān)系等。
（2）單位地址一欄必須完整準(zhǔn)確地填寫省市，并精確地寫出具體地址。因?yàn)閳蟮降刂?、單位所在地及單位隸屬等都要依據(jù)此項(xiàng)錄入，一旦單位地址一欄有誤，會導(dǎo)致單位所在地區(qū)不能接收畢業(yè)生就業(yè)方案，從而影響畢業(yè)生的順利報到。
（3）畢業(yè)生所填寫的檔案轉(zhuǎn)移單位地址以及郵編必須準(zhǔn)確，不得省略。學(xué)校將據(jù)此錄入方案并轉(zhuǎn)移檔案，如果信息有誤，將導(dǎo)致畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移過程中投遞和接收困難，致使畢業(yè)生不能及時順利落實(shí)各種關(guān)系等。
（4）如實(shí)填寫畢業(yè)生生源地，對最終沒有落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生，學(xué)校將據(jù)此將其方案報送其生源所在省市或省市以下地區(qū)。如該欄有誤，會導(dǎo)致畢業(yè)生無法在本地落戶和落實(shí)關(guān)系，更無法在其他地區(qū)落戶和落實(shí)關(guān)系以及就業(yè)。如需改正，必須征得生源地省市同意并報教育部批準(zhǔn)。
簽訂協(xié)議書的相關(guān)規(guī)定
（1）畢業(yè)生在擇業(yè)時，應(yīng)持學(xué)校統(tǒng)一下發(fā)并有相關(guān)單位蓋章的推薦表、學(xué)習(xí)成績單和帶有教育部門統(tǒng)一編號的就業(yè)協(xié)議書（研究生持《全國畢業(yè)研究生就業(yè)協(xié)議書》，本科生持《全國普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書》）等材料。
（2）就業(yè)協(xié)議書是學(xué)校、用人單位、畢業(yè)生形成就業(yè)約定的有效憑據(jù)，高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心將根據(jù)有效的就業(yè)協(xié)議書來制訂就業(yè)方案。
（3）畢業(yè)生與用人單位約定的其他事項(xiàng)須以書面形式說明。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生檔案；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀問題；對策研究
一、檔案信息化工作的內(nèi)涵
“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)踐活動中去，對不同種類的檔案資源進(jìn)行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應(yīng)用等全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化?！?/p>
二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義
從我國當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際情況來看，進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行這一項(xiàng)目的建設(shè)滿足了時展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時展的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實(shí)體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進(jìn)行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)楦咝？蒲?、教學(xué)、社會管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會?！案咝．厴I(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實(shí)可靠，對社會、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價值更大，進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源社會共享。”
三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實(shí)生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認(rèn)識。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實(shí)際生活中，工作管理人員對高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。
（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國目前針對檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達(dá)信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當(dāng)前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。
（三）硬件投入不足，管理方法不科學(xué)。存儲畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際的工作中，一些專門負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。
（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實(shí)際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認(rèn)識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。
四、人力資源部門對高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇
（一）重視對高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓(xùn)等需求隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因?yàn)槟承┰虺霈F(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂?！?/p>
（二）加強(qiáng)對高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。
（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫。“高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變。”“人才交流事業(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。
五、結(jié)語
為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國的高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對學(xué)校、社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學(xué)合理有效的應(yīng)對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。
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