發(fā)布時(shí)間：2023-06-05 15:19:40
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理模式樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、電子政?渣a href="lunwendata.com/thesis/List_125.html" title="環(huán)境論文" target="_blank">環(huán)境下?變政府檔案管理模式
（一）服務(wù)手段。在政府的工作效率問題上，傳統(tǒng)的政府檔案管理要通過大量的人力物力以及各類資源才能將檔案有效進(jìn)行管理，盡管如此，準(zhǔn)確程度仍有誤差。而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)可以將政府檔案管理工作與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，以達(dá)到我們所說的電子政務(wù)環(huán)境，以網(wǎng)絡(luò)智能化技術(shù)將各個(gè)部門連接起來，做到資源的共享以及信息及時(shí)的傳達(dá)。這種管理方法以及服務(wù)手段徹底取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種管理模式徹底掙脫了傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，讓政府工作的重點(diǎn)放在為人民服務(wù)上，在各類檔案中準(zhǔn)確快捷地找到所需的檔案資源，切實(shí)為檔案管理工作的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（二）管理載體。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案，以文字記錄各類信息，而在網(wǎng)絡(luò)信息化極速發(fā)展的今天，政府檔案的管理工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)來將政府檔案資料以各種途徑方便快捷地記錄下來，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，新的信息化檔案不僅可以有豐富的音頻以及圖片，在儲(chǔ)存過程中，也掙脫了以往紙質(zhì)檔案的束縛。
二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理工作流程的轉(zhuǎn)變分析
我國的政務(wù)部門分類極多，需要處理的信息資料繁多，所承受的壓力也是極為巨大的。在傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)期，每個(gè)部門都需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力物力去對各類檔案進(jìn)行分類整理，然后結(jié)合自身工作的情況再將檔案送至檔案管理部門，這一套流程下來，不僅需要整理海量的資料，而且也無法保證資料及時(shí)歸檔，而現(xiàn)如今在電子政務(wù)環(huán)境的發(fā)展下，各個(gè)部門不僅可以及時(shí)有效地將需要存檔的資料傳輸?shù)綑n案管理部門，還可以徹底分清檔案之間的類別，最大程度上保證了歸檔資料的精準(zhǔn)程度與完整性，在這種情況下，不僅可以有效降低因人為原因而導(dǎo)致的錯(cuò)誤，還能對部門之間的信息檔案資源共享進(jìn)行加強(qiáng)。這種管理方式對于檔案管理工作來說，無疑是極為有利的，對于檔案信息真正做到及時(shí)利用。因此，在檔案管理過程中，政府檔案管理部門首先應(yīng)及時(shí)與信息技術(shù)相結(jié)合，對檔案的整理與儲(chǔ)存工作予以加強(qiáng)。另外，政府檔案管理部門一定要針對信息化檔案管理提升網(wǎng)絡(luò)安全度，各類安全預(yù)防措施予以完善，在檔案的日常管理工作中，應(yīng)利用相應(yīng)的殺毒軟件與防火墻來抵御病毒的侵襲。此外，在對一些內(nèi)部信息進(jìn)行處理時(shí)，更應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對信息的保密程度與限制，阻攔一切不法分子破譯檔案網(wǎng)站并使得檔案信息外泄。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的備份工作，以免因一些不可避免的因素導(dǎo)致文件損壞或丟失，確保檔案信息的完整與完全性。
三、電子政務(wù)背景下檔案管理理念的轉(zhuǎn)變
現(xiàn)如今，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息化的井噴式發(fā)展，在現(xiàn)如今的電子政府管理環(huán)境中，政府的檔案管理工作基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化的目標(biāo)，檔案管理工作變得更加便捷、安全、有效。作為一名合格的政府檔案管理人員，應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，使工作與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，對自己陳舊的工作觀念與方式方法進(jìn)行徹底改善，在日常工作要具有創(chuàng)新精神，以便更加科學(xué)有效地進(jìn)行管理。
四、電子政務(wù)環(huán)境下完善政府檔案管理的建議
（一）加強(qiáng)政府檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。在當(dāng)前電子政務(wù)環(huán)境下，應(yīng)加強(qiáng)對正讀檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理工作是政務(wù)工作中的一項(xiàng)重要分支，政府對此項(xiàng)工作有著極高的關(guān)注度，與檔案管理工作直接接觸的就是管理員。因此檔案管理員應(yīng)具備良好的學(xué)習(xí)能力與積極性，豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)是必不可少的，同時(shí)還應(yīng)對日常工作的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。
（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。對于以往的紙質(zhì)檔案信息，將其中一些適合做成電子檔案的可以對其進(jìn)行數(shù)字化的處理。另外，對于電子檔案來說，應(yīng)使用統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。
一、服務(wù)手段
近年來，電子政務(wù)和政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)得以應(yīng)用，這有效的改變了政府檔案信息服務(wù)的方式，其開始更偏重于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫，而且檔案信息服務(wù)方式也開始一改有限和被動(dòng)服務(wù)的限制，開始向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無限和主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)和間接服務(wù)，更注重于提供動(dòng)態(tài)及直接的參考咨詢和開發(fā)編輯。而且通過對檔案資源信息進(jìn)行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進(jìn)行信息的提取和濃縮，利用多種服務(wù)方式，從而有產(chǎn)的提高檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性、快捷性，使其向高層次的服務(wù)方向發(fā)展。
二、檔案載體
政府電子政務(wù)辦公的應(yīng)用，有效的加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)和各種現(xiàn)代化的高科技技術(shù)在政府部門的應(yīng)用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動(dòng)的將事物得以展現(xiàn)出來。而且在對檔案進(jìn)行記錄時(shí)，以光盤、磁帶及移動(dòng)存貯設(shè)備為主的磁性材料得以應(yīng)用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發(fā)展，同時(shí)也加快了檔案結(jié)構(gòu)的改變。
三、檔案主要工作流程中管理方式
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時(shí)間，將本部門要?dú)w檔的文件通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接?⑹?據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中；另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時(shí)到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時(shí)間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對儲(chǔ)備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時(shí)，安全隱患意識(shí)也必須時(shí)時(shí)在心，特別是在涉及的政府機(jī)密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強(qiáng)，日常業(yè)務(wù)中及時(shí)更新維護(hù)殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴(yán)格審查不當(dāng)?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。
四、服務(wù)方式
現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的接入形式多樣，為檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務(wù)，并能及時(shí)收集用戶反饋的信息。政府在電子政務(wù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)，可以對利用者的利用時(shí)間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)與用戶溝通聯(lián)系，適時(shí)調(diào)整檔案利用服務(wù)，并對不同時(shí)期和部門所需的檔案信息進(jìn)行及時(shí)配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。檔案信息服務(wù)工作是社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會(huì)現(xiàn)象，政府的檔案利用服務(wù)在不脫離原有的基礎(chǔ)上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，做好在新技術(shù)向檔案管理滲透的過程中，努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢互補(bǔ)，揚(yáng)長避短。
五、管理理念
在電子政務(wù)環(huán)境下，有效的推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程，而且管理工作更具有科學(xué)化的特點(diǎn)，檔案工作開始向數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉(zhuǎn)變思路，強(qiáng)化對資源的重視，從而自覺對檔案資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞和共享工作進(jìn)行加強(qiáng)，這樣可以有效的發(fā)揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，有利于檔案信息的開發(fā)利用工作主動(dòng)進(jìn)行。
在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，所采用的檔案雙套制問題與傳統(tǒng)的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理簡單的存在，而是應(yīng)該讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當(dāng)前檔案管理環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實(shí)施策略具有非常重要的作用，其主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。
1 充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當(dāng)前檔案管理過程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識(shí)影響。但是，在當(dāng)前檔案管理過程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術(shù)管理興起時(shí)間較遲，大部分人們對數(shù)字檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，并且在應(yīng)用過程中出現(xiàn)了一系列的問題，嚴(yán)重影響著檔案管理的水平。
在當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化的管理過程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過程中，我們應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數(shù)字信息化方向轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了大量的電子文件和紙質(zhì)文件資料，所以需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類管理；二是隨著檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展，所以在這樣的條件下產(chǎn)生了電子檔案資料管理。
2 結(jié)合檔案資料管理內(nèi)容初步限定雙套制模式管理范圍
為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時(shí)間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個(gè)單位可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式如何進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且提出具有較高應(yīng)用價(jià)值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來，構(gòu)建完善的管理模式。同時(shí)，單位檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對于一些具有較高應(yīng)用價(jià)值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。
3 堅(jiān)持構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境實(shí)行檔案雙套制管理模式
在單位檔案管理過程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，有效防治單位檔案管理資料信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。其中，在檔案管理過程中實(shí)行的雙套制管理模式是內(nèi)外網(wǎng)的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過程中，我們需要建立起以防火墻為基礎(chǔ)條件的雙套制檔案管理方案。
在檔案管理過程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況而定。其中，針對檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識(shí)別或者自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)進(jìn)行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過這些方式有利于對人們進(jìn)行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應(yīng)的操作程序，制定科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)管理制度。一般檔案管理中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，需要經(jīng)過主管人員的認(rèn)可，并且還需要有相應(yīng)的安全管理人員在場。一旦管理出現(xiàn)問題時(shí)，便及時(shí)采取措施進(jìn)行處理[3]。
4 對檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排
在檔案管理過程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安全，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過實(shí)行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數(shù)字化檔案管理的缺點(diǎn)。因此，在現(xiàn)代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。但是，在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過程中并不能夠一蹴而就，而是應(yīng)該采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。除此之外，還應(yīng)該根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)，從而最大限度提高檔案資料的利用價(jià)值。在數(shù)字信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案雙套制管理理念已經(jīng)被滲透到檔案管理中，并且隨著應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統(tǒng)。
[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校；檔案管理；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01
電子檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子表達(dá)模式，其是依靠電子信息技術(shù)而存在的。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展背景下，電子檔案已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學(xué)校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學(xué)校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對偏低，為更好地發(fā)揮檔案管理在中職教育中的作用，本如下分析。
1 中職學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)存問題
從當(dāng)前的中職學(xué)校電子檔案管理工作水平來看，其所存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.1 管理觀念落后
目前，中職學(xué)校檔案管理工作的觀念相對比較落后，相比于電子檔案而言，學(xué)校更注重也更傾向于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，這一方面是因?yàn)橹新殞W(xué)校在檔案管理工作方面更傾向于穩(wěn)妥、安全，不愿意貿(mào)然嘗試新鮮事物。另一方面是因?yàn)橹新殞W(xué)校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。
1.2 硬件設(shè)備不足
電子檔案需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)予以支持，然而由于中職學(xué)校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無法購買相應(yīng)的硬件設(shè)備，這使得中職學(xué)校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設(shè)備支持，電子檔案管理模式自然也就無法實(shí)現(xiàn)。
1.3 軟件系統(tǒng)落后
在電子檔案管理中，除要有硬件設(shè)備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前，也有一部分中職學(xué)校開展了電子檔案管理，但這些學(xué)校在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面相對落后，以至于電子檔案管理工作很難發(fā)揮出實(shí)際作用，影響電子檔案的管理效果。
1.4 專業(yè)人才缺失
想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業(yè)人才作為主動(dòng)力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計(jì)算機(jī)水平相對薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時(shí)，中職學(xué)校的人力資源配置還無法有效引進(jìn)電子檔案專業(yè)人才，這使得電子檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)有效進(jìn)步，無法發(fā)揮其實(shí)際作用。
2 做好中職學(xué)校電子檔案管理工作的建議
想要做好中職學(xué)校電子檔案管理工作，應(yīng)從以下幾方面入手。
2.1 革新檔案管理觀念
要想提升電子檔案工作水平，中職學(xué)校檔案管理部門就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學(xué)校作為培養(yǎng)現(xiàn)代化技術(shù)型人才的主戰(zhàn)場，能否與社會(huì)發(fā)展保持一致，會(huì)直接影響其對學(xué)生的培養(yǎng)效果。電子檔案作為現(xiàn)代化社會(huì)檔案管理的主要模式，中職學(xué)校檔案管理部門有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，聯(lián)系一些電子檔案管理技術(shù)較為成熟的高校，參觀學(xué)習(xí)，切實(shí)感受電子檔案為檔案管理工作帶來的巨大作用，并在此觸動(dòng)下，建立電子檔案管理理念。
2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)備投入
加強(qiáng)硬件設(shè)備投入是中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的基礎(chǔ)措施。在檔案管理部門電子檔案管理意識(shí)較強(qiáng)的基礎(chǔ)上，其可向校領(lǐng)導(dǎo)申請引進(jìn)硬件設(shè)備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門申請意見的基礎(chǔ)上，拿出部分資金購買相關(guān)硬件設(shè)備。若學(xué)校資金確實(shí)比較困難，可邀請企業(yè)贊助，幫助學(xué)校建立起良好的電子檔案管理環(huán)境。
2.3 積極更新軟件系統(tǒng)
在完成硬件設(shè)備的投入以后，學(xué)校要積極更新軟件系統(tǒng)。要充分分析自身規(guī)模、學(xué)生數(shù)量及檔案管理工作需求情況，選擇最經(jīng)濟(jì)、最有效的電子檔案軟件管理系統(tǒng)。購入軟件系統(tǒng)后，學(xué)校要規(guī)范操作、使用電子檔案管理系統(tǒng)，并應(yīng)定期對軟件系統(tǒng)予以更新。
2.4 開展專業(yè)培訓(xùn)
開展專業(yè)人才培訓(xùn)是中職學(xué)校電子檔案管理工作必須進(jìn)行的基礎(chǔ)工作。學(xué)?？山M織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)進(jìn)修，同時(shí)也可聘請專家到學(xué)校指導(dǎo)檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學(xué)校的電子檔案管理工作提供基礎(chǔ)支持。
3 結(jié) 語
電子檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的直接表現(xiàn)，其對于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步作出了重要貢獻(xiàn)。隨著社會(huì)對技能型人才的需求越來越大，中職教育也迎來了一個(gè)新的發(fā)展空間。面對與日俱增的生源，中職學(xué)校只有實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準(zhǔn)確、有效，因此，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，不僅是中職學(xué)校變革的基礎(chǔ)，更是中職學(xué)校進(jìn)步的必然選擇。
主要參考文獻(xiàn)
1.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性
企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一個(gè)有效手段。企業(yè)檔案管理不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)， 也是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次，決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲(chǔ)和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)文化、知識(shí)的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，并提供豐富的具有企業(yè)特色的知識(shí)，提升企業(yè)文化。
2.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
2.1建立企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)運(yùn)行的速度較快、運(yùn)算的精確程度較高，儲(chǔ)存信息的能力和邏輯判斷能力較強(qiáng)，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業(yè)檔案管理模式，通過計(jì)算機(jī)的使用實(shí)現(xiàn)了文件信息的管理、統(tǒng)計(jì)、接受、發(fā)送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業(yè)檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價(jià)值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業(yè)的檔案管理和調(diào)用建立了有效的方式。使企業(yè)的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。
2.2實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化。企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實(shí)際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺(tái)。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業(yè)信息化的檔案管理應(yīng)在通用的檔案管理軟件的平臺(tái)之上，然而當(dāng)前企業(yè)的檔案管理軟件并未統(tǒng)一和規(guī)范，從而為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)一體化和系統(tǒng)化帶來了相應(yīng)的阻礙。檔案管理軟件的難以統(tǒng)一制約了企業(yè)檔案管理信息化和電子化進(jìn)程，隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的提高，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立統(tǒng)一的平臺(tái)，建立統(tǒng)一的電子檔案的管理軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子轉(zhuǎn)化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺(tái)。
2.3實(shí)現(xiàn)信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)?、精干高效、勇于開拓創(chuàng)新的檔案人才隊(duì)伍，這是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平的專業(yè)技術(shù)人員，企業(yè)要注意引進(jìn)招聘一些有專業(yè)技術(shù)、技能的人才來充實(shí)檔案隊(duì)伍。為了保證電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段，掌握檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能， 并學(xué)會(huì)對各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。因此，必須對檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
2.5檔案管理系統(tǒng)建立過程中的用戶交互模式。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)一般由專業(yè)的設(shè)計(jì)和管理人員承擔(dān)，容易造成用戶的檔案管理系統(tǒng)需求與設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)不相符合。在檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)完成之后，對系統(tǒng)的整體調(diào)整和協(xié)調(diào)也將比較困難，同時(shí)也影響了檔案管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮，造成了資源和時(shí)間的浪費(fèi)。從而企業(yè)在檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)建立設(shè)計(jì)人員和系統(tǒng)用戶的交互交流模式，為企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用和調(diào)整奠定良好的交流和信息的發(fā)展基礎(chǔ)。通過及時(shí)的互動(dòng)交流實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的不斷完善和企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：城建；電子歸檔；關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；信息導(dǎo)入
城市建設(shè)檔案主要指的是在城市建設(shè)中直接形成且具有保存價(jià)值的信息。電子檔案與城市建設(shè)檔案歸檔的有效結(jié)合，可以節(jié)省檔案管理空間合并人力，對提高歸檔管理質(zhì)量具有重要意義，城市建設(shè)電子歸檔也要求關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制和信息導(dǎo)入，只有這樣才能充分發(fā)揮電子檔案的重要意義。因此，山東省煙臺(tái)市城市建設(shè)電子歸檔必須加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制和信息導(dǎo)入，為山東省煙臺(tái)市的城市建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、城市建設(shè)電子歸檔的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)分析
（一）確認(rèn)城市建設(shè)工程項(xiàng)目的啟動(dòng)，簽訂城市
建設(shè)檔案合同并及時(shí)呈交責(zé)任書城市建設(shè)工程項(xiàng)目啟動(dòng)意味著電子檔案歸檔工作的開始，簽訂項(xiàng)目責(zé)任書，使檔案管理處可以及時(shí)、全面掌握城市建設(shè)工程項(xiàng)目的建設(shè)情況，并樹立準(zhǔn)確的城市建設(shè)電子檔案管理目標(biāo)。
（二）對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)
電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)與歸檔工作質(zhì)量有直接關(guān)系，定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，既可以增強(qiáng)建設(shè)單位對歸檔工作的重視，及時(shí)提供相關(guān)資料信息；也可以提高電子歸檔工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，使電子歸檔工作人員能夠充分掌握計(jì)算機(jī)操作技能，為檔案資料收集和資料歸檔工作質(zhì)量提供保障。
（三）城市建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收
城市建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收主要是對其質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，對城市建設(shè)電子檔案歸檔質(zhì)量有直接影響作用，極大程度決定城市建設(shè)電子歸檔的真實(shí)性、完整性和有效性。
（四）城市建設(shè)電子檔案驗(yàn)收
在進(jìn)行城市建設(shè)電子檔案驗(yàn)收之前會(huì)進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，在預(yù)驗(yàn)收過程中及時(shí)解決電子歸檔存在的問題，然后再進(jìn)行驗(yàn)收以保證城市建設(shè)電子歸檔的質(zhì)量。城市建設(shè)電子歸檔的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)控制流程如圖1所示。
二、電子歸檔關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的信息錄入
（一）簽訂城市建設(shè)工程項(xiàng)目責(zé)任書
信息：城市建設(shè)工程規(guī)劃許可證信息。作用：在簽訂城市建設(shè)工程項(xiàng)目歸檔責(zé)任書之前，可以發(fā)揮催促相關(guān)單位的作用，在簽訂責(zé)任書的過程中，可以適當(dāng)減輕工作負(fù)擔(dān)，對提高歸檔質(zhì)量有重要作用。導(dǎo)入方式：從煙臺(tái)市規(guī)劃局導(dǎo)入。
（二）對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)
信息：已經(jīng)簽訂責(zé)任書的信息，歸檔人員的基本信息。作用：通過責(zé)任書的有關(guān)信息，可以督促相關(guān)單位及時(shí)開展歸檔工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，保證檔案資料收集的質(zhì)量，歸檔人員的基本信息，則是明確責(zé)任范圍以及培訓(xùn)人員，為專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)課程的安排提供依據(jù)。導(dǎo)入方式：將簽訂的責(zé)任書進(jìn)行信息匯總并轉(zhuǎn)到相關(guān)城市建設(shè)電子檔案管理館，通過在線培訓(xùn)系統(tǒng)導(dǎo)入歸檔人員和檔案管理人員的基本信息。
（三）城市建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收
信息：城市建設(shè)工程檔案的電子目錄。作用：通過電子目錄，可以提高檔案查閱的效率，對檔案歸檔的質(zhì)量具有重要影響作用，電子目錄質(zhì)量合格后才能進(jìn)行電子檔案驗(yàn)收，可以有效降低成本。導(dǎo)入方式：通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)電子報(bào)送，在電子檔案中導(dǎo)出城市建設(shè)電子歸檔內(nèi)容。
（四）城市建設(shè)電子檔案驗(yàn)收
信息：城市建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收合格信息。作用:表明城市建設(shè)電子歸檔工作完成，及時(shí)報(bào)送城市建設(shè)工程電子檔案。導(dǎo)入方式：從工程管理檔案管理系統(tǒng)中導(dǎo)入。
三、城建電子歸檔存在的問題
（一）管理模式落后
現(xiàn)階段，城市建設(shè)電子歸檔管理模式依然采用的是傳統(tǒng)管理模式，這種管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)電子歸檔管理的需求，缺乏完整、適用的電子歸檔管理模式，城市建設(shè)的電子檔案未能得到有效的開發(fā)和利用。
（二）意識(shí)比較薄弱
電子歸檔應(yīng)用于城市建設(shè)檔案管理的時(shí)間比較晚，歸檔人員習(xí)慣運(yùn)用傳統(tǒng)的歸檔方法，沒有對電子歸檔形成正確的認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到電子歸檔的重要性，歸檔人員的專業(yè)技術(shù)水平比較弱，無法正確進(jìn)行電子歸檔工作，工作效率無法得到提高。城市建設(shè)電子檔案管理處缺乏電子歸檔專業(yè)型技術(shù)人才，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案存在的問題，不利于電子歸檔工作的順利展開。
（三）缺乏完善的制度規(guī)范
目前，城市建設(shè)電子歸檔工作缺乏嚴(yán)格的制度規(guī)范，無法準(zhǔn)確對工作水平進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，無法為電子歸檔提供保障?；蛘呶磳⑾鄳?yīng)的制度、標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到城市建設(shè)電子歸檔工作中，電子歸檔在城市建設(shè)歸檔工作中的重要作用未能充分發(fā)揮出來。
四、加強(qiáng)城建電子歸檔管理的有效措施
（一）創(chuàng)新管理模式
結(jié)合先進(jìn)技術(shù)手段及時(shí)創(chuàng)新電子歸檔管理模式，創(chuàng)建完整、適用的檔案管理模式，最大限度發(fā)揮出電子歸檔在城市建設(shè)檔案歸檔中的重要作用。
（二）增強(qiáng)電子歸檔意識(shí)
在城市建設(shè)歸檔工作中采用電子歸檔的方式，應(yīng)該使歸檔工作人員充分認(rèn)識(shí)到電子歸檔的重要性，通過相關(guān)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高歸檔工作人員應(yīng)用電子歸檔的操作能力和專業(yè)技術(shù)知識(shí)，在城市建設(shè)歸檔工作中積極采用電子歸檔的方式。對電子歸檔系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)解決電子歸檔中存在的問題，提高電子歸檔的重要作用，為城市建設(shè)提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，保證城市建設(shè)歸檔工作順利開展。
（三）完善相關(guān)制度規(guī)范
目前，我國已經(jīng)針對城市建設(shè)檔案管理出臺(tái)了一些標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，如《建設(shè)電子文件和電子檔案管理規(guī)范》，這就要求我們在進(jìn)行城市建設(shè)歸檔工作的時(shí)候，必須嚴(yán)格執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，為電子歸檔工作質(zhì)量提供充分的保障。綜上所述，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息控制和信息導(dǎo)入的準(zhǔn)確性對電子歸檔的質(zhì)量具有重要的影響作用，城市建設(shè)電子歸檔中必須充分掌握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，注重關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)所需信息的導(dǎo)入，保證電子歸檔的準(zhǔn)確性，為城市建設(shè)提供準(zhǔn)確的參考，有效避免電子歸檔出現(xiàn)信息盲點(diǎn)，保證電子歸檔信息的全面性和準(zhǔn)確性，對城市建設(shè)電子歸檔進(jìn)行有效管理。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞] 計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；運(yùn)用
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 029
[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）12- 0046- 02
隨著計(jì)算技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)和工作中，成為提升工作效率的重要工具。其中計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用尤為突出，也正是如此，我國早在20世紀(jì)末就已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案，經(jīng)過十多年的發(fā)展，也取得了一定的成績，但是不可否認(rèn)的是，由于檔案管理受到傳統(tǒng)觀念的影響，以及部門本位思想的影響，從而讓計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面依然存在著很多問題。本文正是基于這種背景，通過分析計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要性，并據(jù)此提出了當(dāng)前計(jì)算技術(shù)在檔案管理運(yùn)用存中在的問題，并對計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理的方法提出了一些建議。希望對于提升我國檔案管理水平具有一定的積極意義。
1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要作用
1.1 有利于對檔案的管理收集和存儲(chǔ)
在檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)的外延設(shè)備，可以采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，從而能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別，而且這些電子檔案還可以進(jìn)一步錄入到信息數(shù)據(jù)庫之中，為今后的調(diào)取和查閱提供了極大的方便，因?yàn)橥ㄟ^數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，還可以有效地對電子檔案進(jìn)行壓縮，從而讓計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)更多的檔案信息。另外通過電子形式存儲(chǔ)的檔案，從流轉(zhuǎn)和備份方面都具有極大的便捷性，只需要一些硬盤或者光盤等存儲(chǔ)媒介，就能夠備份存儲(chǔ)超大數(shù)量的電子檔案信息，有效地降低了紙質(zhì)檔案對管理空間的要求。有效降低了檔案管理的成本。
1.2 有利于檔案管理信息系統(tǒng)化
在檔案管理中，傳統(tǒng)的手工管理模式由于涉及到的檔案種類多元化、數(shù)量巨大的限制，管理效率極其低下，往往為了找一份檔案資料而耗費(fèi)很長時(shí)間，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案保管不善引起的檔案損毀問題。而通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案之后，就可以開發(fā)信息管理系統(tǒng)，將這些檔案融入到同一個(gè)平臺(tái)下，進(jìn)行分類管理，還可以根據(jù)不同部門的使用，甚至相應(yīng)的權(quán)限，從而對檔案進(jìn)行高效管理。另外基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，還可以讓檔案呈現(xiàn)多媒體特征，結(jié)合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，另外通過檔案管理信息系統(tǒng)，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)對檔案的檢索，自動(dòng)入庫排架等功能，從而有效提升檔案管理的效率。
1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?yàn)闄n案管理提供較強(qiáng)的技術(shù)支持
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用非常深入，特別是計(jì)算機(jī)的處理性能以及存儲(chǔ)能力有效的提升，了解決傳統(tǒng)檔案電子化遭遇的存儲(chǔ)困境，另外分布式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的研發(fā)工作，也為檔案管理的集成化以及集成服務(wù)都提供了大量的技術(shù)支持。而相關(guān)的計(jì)算機(jī)外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，也為傳統(tǒng)檔案電子化提供了極大的幫助。另外計(jì)算機(jī)技術(shù)還實(shí)現(xiàn)了客觀關(guān)系管理系統(tǒng)以及企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)的統(tǒng)一，從而有助于將檔案管理和現(xiàn)代化的管理融為一體，為企事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理提供了重要的技術(shù)支持。
2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中存在的問題
近幾年計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用總體上是不斷進(jìn)步的，很多檔案館也在大力發(fā)展計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，但是在實(shí)際的運(yùn)用過程中依然存在著不少問題，這主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面。
2.1 前期的準(zhǔn)備工作不充分
很多檔案館準(zhǔn)備上線信息管理系統(tǒng)時(shí)，并沒有做好充分的準(zhǔn)備工作，比如檔案數(shù)據(jù)的電子化不到位，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在電子化的過程中出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤問題，特別是一些人員的姓名往往在電子化的過程中就被自然地修改掉。另外一些檔案館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)設(shè)備相對陳舊，也不利于計(jì)算機(jī)在檔案管理上的應(yīng)用。如果這些硬件和軟件的環(huán)境還沒有充分做好準(zhǔn)備就匆忙上檔案管理信息系統(tǒng)，那是很難保障這些信息系統(tǒng)的正常實(shí)施。
2.2 檔案管理的計(jì)算機(jī)化還不夠充分
很多檔案館雖然建設(shè)了相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，但是還有相當(dāng)數(shù)量的檔案館僅僅將計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)成管理的輔助工具，其核心的管理模式依然是建立在傳統(tǒng)的手工管理模式上。其工作的對象依然還是紙質(zhì)的檔案資料，而不是建立在數(shù)據(jù)庫下的多媒體檔案數(shù)據(jù)。那么在這個(gè)背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢就不能夠有效地體現(xiàn)出來，相反還容易成為檔案管理的絆腳石，因?yàn)樽尣簧贆n案管理人員要做重復(fù)性的工作，這顯然是不利于檔案的高效管理。
2.3 檔案管理人員的素質(zhì)相對較低
由于從傳統(tǒng)的手工檔案管理模式下過度到計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的檔案管理，這就要求檔案管理人員的素質(zhì)必須要提升，必須要能夠適應(yīng)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)下的管理思維和相應(yīng)的技術(shù)支持。因?yàn)閺哪撤N意義上來說，基于計(jì)算機(jī)的檔案管理模式和傳統(tǒng)的手工管理模式還是存在著很大的變化，而且對于管理人員也需要更高的要求，比如對計(jì)算機(jī)的操作，管理思維的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)的安全防范等等都需要一定的經(jīng)驗(yàn)和能力，然而我國手工管理模式下的檔案管理人員，由于長期受限于手工模式的影響，再加上對于新事物新技術(shù)的學(xué)習(xí)能力相對較弱，所以造成了很多檔案管理單位的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用成了一種擺設(shè)，并不能夠得到深入的應(yīng)用。
3 促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理深入運(yùn)用的建議
由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用存在著不少問題，因此，改變思路深化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用就顯得非常關(guān)鍵，下面就從3個(gè)方面來論述。
3.1 轉(zhuǎn)變觀念重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用
現(xiàn)在很多檔案管理單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)并不是沒有使用，而是使用得不夠深入，很多工作都停留在表面，這說明檔案管理人員的思想觀念還沒有轉(zhuǎn)變過來，因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的作用是全方位的，是能夠取代傳統(tǒng)的管理模式，并消滅紙質(zhì)檔案的多種缺陷。不過由于檔案管理在計(jì)算機(jī)管理化的過程中，需要涉及到很多工作，如果從思想觀念上不夠重視，就很難將計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用深入下去。所以要想搞好計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，首先就需要領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員的思想觀念轉(zhuǎn)變過來，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的重要作用。然后再全力地投入相應(yīng)的物力、財(cái)力以及人力等工作，加大對計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的投入以及軟件設(shè)施的投入，引入現(xiàn)代化的管理模式，從而提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的全面運(yùn)用。
3.2 注重對檔案管理人員的培訓(xùn)
之所以一些檔案管理人員不愿意選擇計(jì)算機(jī)技術(shù)，一個(gè)很重要的因素就是這些檔案管理人員已經(jīng)適應(yīng)和習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，而想要改變這種觀念，除了檔案管理人員自身的努力之外，還需要通過外力來推動(dòng)，而加強(qiáng)培訓(xùn)顯然就是一個(gè)非常重要的推動(dòng)手段。通過加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，能夠有效地改變檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的重要作用的認(rèn)識(shí)程度，并同時(shí)能夠提升他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，消除他們恐懼計(jì)算機(jī)技術(shù)的瓶頸。而加強(qiáng)培訓(xùn)工作可以從兩個(gè)方面來開展：一方面是通過聘請專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，對他們的計(jì)算機(jī)操作提供日常維護(hù)和管理上的支持。另一方面選擇一些檔案管理人員到專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行針對性培訓(xùn)，或者和其他單位進(jìn)行相互交流，提升管理經(jīng)驗(yàn)，從而推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。
3.3 重視創(chuàng)新提升管理水平
現(xiàn)代化的檔案管理離不開管理的創(chuàng)新工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用同樣也要依賴于創(chuàng)新。一方面檔案管理工作人員在基于現(xiàn)代管理模式下的檔案管理工作中，不僅僅要具備一定的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備一定的創(chuàng)新思維，在實(shí)際的管理過程中，進(jìn)一步挖掘計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢作用。另一方面，還需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理制度，創(chuàng)建適應(yīng)新的管理模式下的檔案管理制度，從而讓新的管理制度更好地適應(yīng)于計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能夠更好地保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，在這個(gè)過程中同樣也要求檔案管理人員要不斷努力去學(xué)習(xí)新知識(shí)，并且要活用新知識(shí)，在實(shí)際的工作中不斷提升自身的管理水平。
4 結(jié) 語
計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)是大勢所趨，檔案管理單位需要在推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，需要深化思想改革，轉(zhuǎn)變觀念，從上至下的推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。并根據(jù)國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和加工并批量錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在這過程中要加強(qiáng)審核，確保信息的準(zhǔn)確性。另外要促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升，促進(jìn)他們創(chuàng)新思維的提升以及管理水平的提升，完善檔案管理的相關(guān)制度和體系，從而促進(jìn)檔案管理人員能夠在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的前提下用好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。
主要參考文獻(xiàn)
[1]欒傳晟.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2011（25）.
關(guān)鍵詞：檔案管理 工作熱 管理模式 轉(zhuǎn)變
檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要結(jié)構(gòu)，檔案管理效率以及水平與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，因此，加強(qiáng)檔案管理工作、改善傳統(tǒng)的檔案管理模式是企業(yè)當(dāng)前重要的決策和任務(wù)。在新時(shí)期下，科學(xué)技術(shù)的研發(fā)與廣泛應(yīng)用使我國的檔案管理工作內(nèi)容以及模式有了翻天動(dòng)地的變化，利用現(xiàn)代技術(shù)的功能，可以有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中的不足，對于具體的工作內(nèi)容以及管理模式的體現(xiàn)，本文將會(huì)進(jìn)行簡單介紹。
一、工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變
（一）檔案的收集
收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環(huán)節(jié)，對檔案管理質(zhì)量影響也非常大。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動(dòng)、議案、個(gè)人信息等相關(guān)內(nèi)容后，在進(jìn)行保存。大多數(shù)情況下管理員會(huì)在相關(guān)記錄人員對其記錄后再進(jìn)行保管工作。由于檔案信息是一個(gè)需要長期保存的文件，在日復(fù)一日、年復(fù)一年的累積下數(shù)量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時(shí)間，對大量的文檔庫一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時(shí)這種保存方式對文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質(zhì)量會(huì)隨著時(shí)間的增長質(zhì)量下降，從發(fā)黃到變脆，最后就會(huì)出現(xiàn)破碎情況，這樣就會(huì)使文件內(nèi)容有模糊不清，甚至殘缺的現(xiàn)象。而在記錄過程中也會(huì)因?yàn)槌浫藛T手寫速度的緣故，導(dǎo)致信息內(nèi)容不詳細(xì)，不能達(dá)到全程記錄效果。若是將重要部分內(nèi)容遺漏會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果發(fā)生。
隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技不斷發(fā)展，我國目前的檔案管理方式已經(jīng)由原來的手動(dòng)記錄方式轉(zhuǎn)變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠?qū)⒆h案全過程清楚、真實(shí)的記錄下來，同時(shí)還能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，將議案信息進(jìn)行整理與歸檔，并保存在計(jì)算機(jī)中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時(shí)間限制等特點(diǎn)，這使檔案內(nèi)容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲(chǔ)安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉(zhuǎn)變，同時(shí)也提高了檔案管理質(zhì)量。
（二）檔案的保存
有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關(guān)鍵，目前，我國對檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節(jié)約傳統(tǒng)檔案保存所需要的大面積庫房使用空間，而電子檔案只需要幾臺(tái)計(jì)算機(jī)容身的空間即可。傳統(tǒng)的檔案保存中會(huì)考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時(shí)就可以不需要考慮該類問題。同時(shí)，在使用電子檔案過程中，對查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質(zhì)操作的時(shí)間與人力，節(jié)省檔案紙張費(fèi)用、減少勞動(dòng)力。
（三）工作新內(nèi)容
由于電子檔案主要是通過相關(guān)工作人員對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操控，而計(jì)算機(jī)中所涉及的系統(tǒng)眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對其保存在安全可靠的位置中，并加強(qiáng)備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，不僅需要一定的規(guī)范性管理制度，可同時(shí)還對管理者提出更高要求，管理者的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)一定要過硬。電子檔案所保存的數(shù)據(jù)需要具備真實(shí)、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時(shí)每次進(jìn)行檔案管理時(shí)，都要做好備份準(zhǔn)備，以防止計(jì)算機(jī)各種問題發(fā)生而導(dǎo)致檔案信息丟失。特別是對重要的信息更要加強(qiáng)重視，做好防火墻保護(hù)措施，提高檔案的安全性。同時(shí)對所制定的管理制度一定要嚴(yán)格遵守與執(zhí)行，確保按章辦事，按規(guī)操作。
二、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變
電子檔案的管理內(nèi)容和管理手段發(fā)生了變化，那么整個(gè)管理工作模式也會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創(chuàng)新與優(yōu)化。
（一）優(yōu)化傳統(tǒng)管理思想
檔案管理中，首先要對信息資源進(jìn)行全方位掌握，保證檔案資料的真實(shí)性與全面性，并能夠?qū)⑦@些有價(jià)值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時(shí)，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對具有機(jī)密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發(fā)生。要完全改變傳統(tǒng)的管理觀念，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，保證信息安全，而信息化管理作為當(dāng)前主要應(yīng)用的管理模式，第一可以轉(zhuǎn)變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務(wù)效能。
（二）檔案資源管理制度升華
檔案信息作為企業(yè)發(fā)展過程中提供正確決策與創(chuàng)新生產(chǎn)、經(jīng)營形式的重要依據(jù)，檔案的安全關(guān)系著整個(gè)企業(yè)發(fā)展，因此加強(qiáng)檔案安全管理意義重大。傳統(tǒng)的信息存檔方式基本以紙質(zhì)為主，并且保存在固定庫房中，這使一些不法分子很容易對其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的合成而形成一種具有高保密能力、高監(jiān)控能力的儲(chǔ)存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預(yù)防信息丟失，滿足檔案儲(chǔ)存安全要求。
三、提高管理人員的素質(zhì)
作為檔案管理人員，一定要熟悉業(yè)務(wù)，并努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，通過對相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)。在進(jìn)行相關(guān)電子檔案管理的時(shí)候，通過不斷的更新自身的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理水平的提升。對于相關(guān)的部門，也要注意多方面人才的引進(jìn)，逐漸對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行人才充實(shí)，最終實(shí)現(xiàn)整體管理人員素質(zhì)的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進(jìn)行管理的狀況。
四、結(jié)語
經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展促使檔案管理工作的不斷改革和轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適合現(xiàn)在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創(chuàng)新，通過對檔案管理工作內(nèi)容和模式的不斷轉(zhuǎn)變，才能逐漸實(shí)現(xiàn)對新時(shí)代電子檔案管理的全面掌控。當(dāng)然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質(zhì)，根據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)的先進(jìn)知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)自身管理能力和素質(zhì)的全面提升。對于電子檔案的保存，要做到保存的嚴(yán)密性，并確保檔案保存的長期性。
參考文獻(xiàn)：
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