發(fā)布時(shí)間：2023-06-02 15:11:36
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的機(jī)關(guān)單位檔案規(guī)范化管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；規(guī)范化；管理；對(duì)策
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。受傳統(tǒng)理念的影響，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的內(nèi)涵與重要性認(rèn)識(shí)不足，將檔案管理工作簡(jiǎn)單看作一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關(guān)設(shè)備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過(guò)分依賴信息技術(shù)，無(wú)法正確處理人工管理與信息化管理之間的關(guān)系，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率低下。（二）相關(guān)管理人員素質(zhì)較低。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理逐漸向著規(guī)范化、科學(xué)性和信息化的方向發(fā)展，對(duì)相關(guān)管理人員的要求越來(lái)越高。但是，我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，缺乏檔案意識(shí)，服務(wù)意識(shí)較低，責(zé)任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規(guī)范化程度較低。據(jù)了解，雖然我國(guó)當(dāng)前已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是相關(guān)制度還不夠完善健全，未對(duì)檔案管理程序等進(jìn)行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準(zhǔn)確，檔案的考核與鑒定無(wú)法反映相關(guān)人員的真實(shí)情況，檔案管理的規(guī)范化程度較低。此外，電子檔案的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，但是我國(guó)當(dāng)前現(xiàn)代化設(shè)施還較為落后，現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用水平較低。
二、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對(duì)策與措施
（一）加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)注意提高自身的思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案規(guī)范化管理的重視，充分認(rèn)識(shí)檔案規(guī)范化管理在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用，加大對(duì)檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，營(yíng)造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強(qiáng)督導(dǎo)與檢查，提高相關(guān)負(fù)責(zé)人員的檔案意識(shí)與責(zé)任感，更新相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理工作的定位與認(rèn)識(shí)，提高事業(yè)單位檔案管理的效率。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意加大投資力度，按照檔案管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機(jī)室以及電腦、打印機(jī)裝訂機(jī)等相關(guān)設(shè)備，添置滅火器、防潮箱、除濕機(jī)等相關(guān)設(shè)備，盡可能地改善事業(yè)單位檔案管理的工作條件，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)與研究，真正解決檔案管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理。（二）創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，完善檔案規(guī)范化管理體制。相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，建立科學(xué)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責(zé)、權(quán)，科學(xué)制定檔案管理計(jì)劃，做好檔案分類工作，嚴(yán)格檔案整理工作，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采用更加科學(xué)的管理方式，提高檔案管理的質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意完善事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理體制，從管理機(jī)制規(guī)范化、工作程序規(guī)范化和工作交接規(guī)范化三個(gè)方面入手，加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，建立科學(xué)合理的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持檔案管理的基本原則，有計(jì)劃地開(kāi)展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關(guān)管理人員在離崗和離職時(shí)應(yīng)當(dāng)注意最后按照企業(yè)的相應(yīng)程序做好移交準(zhǔn)備工作，明確相關(guān)責(zé)任。（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的保密性，對(duì)相關(guān)工作人員的要求較高。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)培訓(xùn)工作，通過(guò)開(kāi)展學(xué)習(xí)與培訓(xùn)工作來(lái)提高相關(guān)管理人員的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理規(guī)范重要性的認(rèn)識(shí)；相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，改變自身的工作方式，提高自身的責(zé)任感，以滿足新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容與范圍發(fā)生了很大的改變。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)注意依據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況調(diào)整檔案管理的工作重心與管理模式，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，開(kāi)發(fā)多種服務(wù)渠道和服務(wù)方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。
三、結(jié)語(yǔ)
當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中還存在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足、相關(guān)管理人員素質(zhì)較低以及檔案管理的規(guī)范化程度較低等問(wèn)題。因此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)，加大投資力度，創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方法，完善檔案規(guī)范化管理體制，提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提高我國(guó)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理水平。
作者:王秋菊 單位:黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定站
【參考文獻(xiàn)】
[1]陳俏麗.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略探討[J].科技展望,2016(15).
1.1 檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒(méi)有成立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，沒(méi)有明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作經(jīng)費(fèi)和設(shè)備沒(méi)保障；二是部分單位檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，重收集保管文書(shū)檔案，輕會(huì)計(jì)、聲像、科技、榮譽(yù)、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數(shù)職，不能保持檔案隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。
1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒(méi)有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對(duì)各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄和年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊(cè)未及時(shí)歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒(méi)有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒(méi)有單獨(dú)的檔案庫(kù)房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識(shí)不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實(shí)施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實(shí)行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問(wèn)題的原因
2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動(dòng)。
2.2 對(duì)檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽(yáng)市法院有訴訟檔案、文書(shū)檔案四萬(wàn)多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)的，對(duì)檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動(dòng)性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。
2.3 經(jīng)費(fèi)投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒(méi)有投入開(kāi)展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計(jì)算機(jī)等沒(méi)有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展。
3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對(duì)策
3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識(shí)。①凡是召開(kāi)檔案工作會(huì)議，就請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實(shí)例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解；③檔案部門的干部在對(duì)機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，利用正反實(shí)例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定。實(shí)行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動(dòng)前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動(dòng)。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動(dòng)性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實(shí)踐相結(jié)合，“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，集中與分散，有計(jì)劃有步驟地對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開(kāi)展。
3.3 抓主管部門，發(fā)揮主管機(jī)關(guān)的作用。只有發(fā)揮主管機(jī)關(guān)的作用，共同履行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查職責(zé)，才能把機(jī)關(guān)檔案工作搞好。如河南省國(guó)稅、地稅系統(tǒng)開(kāi)展的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作很有成效。
檔案干部隊(duì)伍是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。近年來(lái)，我局結(jié)合開(kāi)展作風(fēng)建設(shè)集中整治“庸懶散奢貪”活動(dòng)，圍繞“提高整體素質(zhì)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力”的要求，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，為促進(jìn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展提供可靠的人力支撐。
（一）抓作風(fēng)、強(qiáng)隊(duì)伍
我局檔案干部參照公務(wù)員管理后，對(duì)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)提出了更高的要求。今年是作風(fēng)建設(shè)活動(dòng)年，我們“以抓作風(fēng)、促轉(zhuǎn)變、強(qiáng)隊(duì)伍、促提高”為工作目標(biāo)。從工作制度，工作紀(jì)律和崗位職責(zé)上加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。一年來(lái)，全局各股室充分發(fā)揮自身職能作用，依照局里制定的作風(fēng)建設(shè)集中整治“庸懶散奢貪”的工作方案和市局的指導(dǎo)意見(jiàn)，嚴(yán)格實(shí)行上下班簽到制度、請(qǐng)假審批制度、崗位AB制和崗位責(zé)任制。在檔案服務(wù)、檔案編研、檔案管理和檔案指導(dǎo)上開(kāi)展?fàn)巸?yōu)創(chuàng)先活動(dòng)，使檔案工作更加規(guī)范化。
（二）抓培訓(xùn)強(qiáng)業(yè)務(wù)一年來(lái)，我局先后組織5批共51名區(qū)、鎮(zhèn)檔案工作者參加省、市檔案局在省內(nèi)外舉辦的檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)；同時(shí)，我局還在三月份召開(kāi)一次全區(qū)各鎮(zhèn)（街道）辦公室主任檔案工作座談會(huì)，采取座談加培訓(xùn)的做法，直接部署抓好農(nóng)村檔案歸檔工作，有效的加強(qiáng)檔案干部間的感情溝通和業(yè)務(wù)交流，提高檔案干部的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。
二、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)
（一）檔案資源是檔案部門的立身之本。為了豐富檔案館藏資料，加強(qiáng)大檔案資源建設(shè)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《市重大活動(dòng)照片音像檔案管理暫行辦法》，努力構(gòu)建館藏豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，特色鮮明的檔案館。今年我局新購(gòu)置了專業(yè)照相機(jī)和三部臺(tái)式電腦，兩臺(tái)溫濕度儀，一臺(tái)粉碎紙機(jī)；并把庫(kù)房和資料室內(nèi)外門全部改造，安裝堅(jiān)固的不銹鋼防盜門；全面改造整幢檔案館樓的電路電線，實(shí)現(xiàn)照明和空調(diào)用電分開(kāi)設(shè)計(jì)使用。設(shè)置一個(gè)精品室，特制專門的不銹鋼資料柜，安裝一部變頻直流空調(diào)和溫濕度儀。此外，還注重發(fā)揮音像設(shè)備作用，積極參與區(qū)召開(kāi)的黨代、人大兩會(huì)等實(shí)況拍攝，并編研音像資料存檔。今年來(lái)征集了260多張圖片資料和60多冊(cè)書(shū)刊資料（其中黃氏、周氏、林氏等宗譜18冊(cè)，張?jiān)埔輰④姷漠?huà)冊(cè)、年譜、生平事跡資料3冊(cè)）。并把館藏的1500冊(cè)資料重新進(jìn)行編目；還對(duì)進(jìn)館的區(qū)委辦、組織部檔案109盒，目錄2980條著錄。每年制作一期瓊山重大事項(xiàng)圖片紀(jì)實(shí)專欄。
（二）對(duì)未進(jìn)館的檔案做好指導(dǎo)安全保管工作
由于我區(qū)檔案館藏庫(kù)房容量受到限制。我區(qū)許多機(jī)關(guān)部門的檔案無(wú)法及時(shí)進(jìn)館。為了保護(hù)好檔案資源，確保檔案存放安全有效。我局多次派出管理股和指導(dǎo)股的工作人員分別下到的33個(gè)區(qū)直機(jī)關(guān)單位指導(dǎo)，幫助他們采取科學(xué)有效的措施，切實(shí)做好檔案安全保管工作，確保未進(jìn)館的檔案得到有效的保護(hù)。
三、加強(qiáng)檔案工作的指導(dǎo)和檢查
為了做好檔案的收集、整理、歸檔工作，我局每年都向全區(qū)各鎮(zhèn)（街道）村（居）委會(huì)、直機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位。部署做好上年度的文書(shū)歸檔工作。一是跟蹤指導(dǎo)。我局多次指派出指導(dǎo)股人員對(duì)各單位的文書(shū)歸檔工作進(jìn)行督促指導(dǎo)，跟蹤抓落實(shí)，指導(dǎo)覆蓋率達(dá)到96%；二是深入指導(dǎo)。我局成立專門指導(dǎo)組，深入各鎮(zhèn)（街道）村委會(huì)、居委會(huì)，每個(gè)鎮(zhèn)選定一個(gè)農(nóng)村檔案管理示范村，召集各村委會(huì)資料員，采取“一對(duì)一”、“面對(duì)面”和“動(dòng)手做”、“大家學(xué)”的歸檔指導(dǎo)方式對(duì)他們進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，至今已全面完成新農(nóng)村檔案整理歸檔的指導(dǎo)工作。三是經(jīng)費(fèi)幫扶。今年我局經(jīng)費(fèi)困難的情況下?lián)芸?000元作為專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，幫助三門坡鎮(zhèn)整理原譚文鎮(zhèn)合并三門坡鎮(zhèn)前的檔案，使原撤并后的檔案得到統(tǒng)一管理。此外還支持4000元幫助潭口村委會(huì)做好建檔示范工作。四是考核檢查。我局通過(guò)與區(qū)效能辦溝通協(xié)調(diào)，把全區(qū)8個(gè)鎮(zhèn)和48個(gè)機(jī)關(guān)單位文件歸檔整理工作納入各機(jī)關(guān)單位效能建設(shè)共性工作考核目標(biāo)這種辦法從根本上改變了各單位對(duì)文書(shū)歸檔整理工作不重視、不規(guī)范的狀況。年終由區(qū)政府辦發(fā)文，并抽調(diào)機(jī)關(guān)優(yōu)秀檔案員，對(duì)鎮(zhèn)（街道）以及機(jī)關(guān)單位開(kāi)展檔案整理歸檔工作進(jìn)行全面考核檢查，全區(qū)文書(shū)整理歸檔工作完成率從去年的85%提高到今年的96.5%。通過(guò)考核檢查、評(píng)比，各單位歸檔材料收集齊全；整理質(zhì)量提高，對(duì)歸檔工作有了新的認(rèn)識(shí)，有效地促進(jìn)全區(qū)檔案工作健康發(fā)展。
四、加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作
我局積極發(fā)揮檔案為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的特殊作用，加強(qiáng)服務(wù)窗口建設(shè)，在作風(fēng)建設(shè)中轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，今年，共接待檔案利用人數(shù)892人次，查閱利用各類檔案486卷，為利用者復(fù)印檔案資料2406頁(yè)，為查閱檔案者出具證明560張。發(fā)揮檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值及為民排憂解難的作用。
五、圍繞中心，服務(wù)大局
今年，我局緊緊圍繞區(qū)委區(qū)政府的重點(diǎn)工作，出色完成區(qū)委區(qū)政府安排的各項(xiàng)任務(wù)。在局（館）經(jīng)費(fèi)緊張情況下，仍然支持聯(lián)系點(diǎn)單位——大坡鎮(zhèn)樹(shù)德村委會(huì)30000元，解決樹(shù)德村委會(huì)辦公環(huán)境，文明生態(tài)村建設(shè)和助學(xué)助教活動(dòng)。積極參與區(qū)“五大工程”整治活動(dòng)并很好的完成任務(wù)。我局負(fù)責(zé)的鼓樓街衛(wèi)生門前三包責(zé)任區(qū)全年沒(méi)有被曝光批評(píng)。還主動(dòng)配合區(qū)委組織部開(kāi)展聯(lián)村進(jìn)企幫扶工作，指派一名檔案干部長(zhǎng)期進(jìn)駐聯(lián)系點(diǎn)做好幫扶和黨建指導(dǎo)工作。為瓊山重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的土地權(quán)屬爭(zhēng)議提供相關(guān)服務(wù)；收集區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的資料進(jìn)館存檔，發(fā)揮檔案工作在建設(shè)新瓊山中的重要作用。
六、存在的問(wèn)題和原因
今年來(lái)，我局的檔案工作雖然取得一定的成績(jī)，檔案工作基礎(chǔ)也較為扎實(shí)。但是我們也清楚地看到，檔案工作仍然存在一些問(wèn)題。一是檔案管理跟不上時(shí)代的步伐，缺乏規(guī)范化管理；二是檔案館樓陳舊，庫(kù)房容量有限，造成多個(gè)單位到期檔案無(wú)法進(jìn)館；三是農(nóng)村檔案工作基礎(chǔ)薄弱，重視程度不夠，發(fā)展不平衡等。存在這些問(wèn)題的主要原因：一是檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，硬件設(shè)施和設(shè)備及人才隊(duì)伍專業(yè)化、年輕化跟不上檔案事業(yè)的發(fā)展要求；二是原有的檔案館由于建造年限長(zhǎng)久，設(shè)計(jì)不合理，庫(kù)房面積過(guò)小，達(dá)不到縣級(jí)一類館的標(biāo)準(zhǔn)要求，庫(kù)房容量早已飽和；三是新農(nóng)村檔案建設(shè)，缺少有知識(shí)懂業(yè)務(wù)的檔案員，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定，責(zé)任心不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平有限，鎮(zhèn)一級(jí)指導(dǎo)不到位影響農(nóng)村檔案工作的發(fā)展。在今后的工作中，必須繼續(xù)強(qiáng)化鎮(zhèn)、村一級(jí)檔案業(yè)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，加大檔案經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，在檔案工作中重點(diǎn)抓好檔案規(guī)范化建設(shè)。使檔案工作跟上時(shí)代的步伐。為國(guó)際旅游島建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2014年工作設(shè)想
一、全面加強(qiáng)進(jìn)館檔案的安全管理，采取更加有效的措施做好館藏檔案的“十防”工作。
二、調(diào)整檔案庫(kù)房的現(xiàn)有布局，整事檔案館庫(kù)房資源，合理使用庫(kù)房，繼續(xù)完善庫(kù)房設(shè)備配套，全面安裝安全有效的電子監(jiān)控設(shè)備。
三、全面整理期間的階級(jí)檔案和實(shí)物檔案，使各門類檔案得到規(guī)范、有效的保存。
一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
今年以來(lái)，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。*年，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整后，及時(shí)調(diào)整了安陽(yáng)市文化局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作管理，局機(jī)關(guān)舍得在檔案設(shè)施上投入，局機(jī)關(guān)搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設(shè)立了文書(shū)檔案室、人事檔案室；撥出經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置檔案柜20余節(jié)，為檔案室配置了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，投入資金購(gòu)買安裝了益友檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強(qiáng)我局的檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理，*年以來(lái),先后制定了《安陽(yáng)市文化局檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)單位對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。
為規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，2002年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統(tǒng)》軟件。對(duì)所有須歸檔的文件材料經(jīng)整理后，全部輸入計(jì)算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在歸檔過(guò)程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打?。晃募?、材料的歸檔全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
*年以來(lái)，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書(shū)檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書(shū)檔案1100余卷、件，財(cái)務(wù)檔案900余卷。其中，*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；*年，歸檔文書(shū)檔案313件，較好地完成了歸檔任務(wù)。并按照市檔案局要求，制訂工作計(jì)劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開(kāi)展全市藝術(shù)檔案的收集、歸檔工作。協(xié)助市檔案局制作了《崔蘭田藝術(shù)生平展》、《張寶英舞臺(tái)藝術(shù)展》網(wǎng)頁(yè)，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術(shù)生平展》；與市檔案局聯(lián)合出版了《崔蘭田藝術(shù)研究》，為落實(shí)“文化興市”戰(zhàn)略，弘揚(yáng)崔派戲曲藝術(shù)做出了積極貢獻(xiàn)。
五、積極參加檔案培訓(xùn)，完成上級(jí)交辦的任務(wù)
為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購(gòu)買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書(shū)，對(duì)檔案工作的開(kāi)展，提供了科學(xué)依據(jù)。*年上半年，由于機(jī)關(guān)搬遷至東區(qū)黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關(guān)要求，必須在當(dāng)年6月底前向檔案局移交建國(guó)以來(lái)形成的所有文書(shū)檔案。在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調(diào)10余名人員，并在檔案局領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和支持下，完成了近30年的文書(shū)檔案與財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔任務(wù)，為我局檔案管理邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。由于對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識(shí)。因此，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等，今后，我們將著力加強(qiáng)檔案法制宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;文書(shū);檔案管理
一、機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題
1.檔案工作意識(shí)亟待提高。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題?；趯?duì)檔案本質(zhì)和價(jià)值屬性的看法，全國(guó)各地的檔案館主要應(yīng)在實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值方面發(fā)揮主導(dǎo)作用，而大大小小的各單位檔案室需要承擔(dān)工具價(jià)值。機(jī)關(guān)單位檔案室的現(xiàn)代化水平，直接影響到地區(qū)乃至國(guó)家的檔案管理水平。由于檔案?jìng)鹘y(tǒng)的原因，檔案管理重藏輕用，不能從根本上認(rèn)識(shí)到信息化的重要性，依舊停于傳統(tǒng)的案卷收集、整理階段，設(shè)備不足，技術(shù)力量薄弱、檢索受限、服務(wù)方式單一，因而檔案人員意識(shí)不高，存在“等”“要”現(xiàn)象。等待檔案利用者上門的被動(dòng)服務(wù)方式是最常見(jiàn)的方式，即使較高層次的咨詢服務(wù)，也只是進(jìn)行“嚴(yán)格保密”基礎(chǔ)上，利用手工目錄索引和工具書(shū)進(jìn)行服務(wù)，而忽視了對(duì)信息資源的挖掘和提供利用服務(wù)，文書(shū)檔案的價(jià)值無(wú)法充分體現(xiàn)。另外，領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視程度不足。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，認(rèn)為檔案工作簡(jiǎn)單，只需要內(nèi)勤人員或文秘人員保存好文件，以備查考，或應(yīng)付檔案檢查即可，不能在資金、設(shè)備的投入上予以大力支持，由此影響到檔案管理工作者的積極性，最終降低文書(shū)檔案工作的質(zhì)量。所以增強(qiáng)檔案的開(kāi)放意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。2.基礎(chǔ)性工作規(guī)范程度不高。要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系。檔案?jìng)鹘y(tǒng)不是只代表落后。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)過(guò)程。有人認(rèn)為有了電子檔案，紙質(zhì)檔案會(huì)被漸漸淡化。將檔案管理現(xiàn)代化完全代替紙質(zhì)檔案存在，在理論和實(shí)踐上都是不可行的，前期的整理工作仍是檔案管理的基礎(chǔ)，因此，仍然要重視傳統(tǒng)的基礎(chǔ)整理工作。檔案收集是歸檔的首要環(huán)節(jié)。從我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理體制來(lái)看，機(jī)關(guān)單位只能通過(guò)檔案室與文書(shū)部門間接聯(lián)系起來(lái)。因權(quán)責(zé)不明，造成機(jī)關(guān)文書(shū)、檔案工作的脫節(jié)，因而材料收集往往不到位，從而直接影響到檔案后續(xù)檔案現(xiàn)代化工作的質(zhì)量。因?yàn)闄n案的完整性在很大程度上決定了檔案的價(jià)值和效用，如果應(yīng)該收集歸檔的文書(shū)檔案因疏漏沒(méi)能收集歸檔，不僅影響到檔案的完整性，而且不利于查考和利用，其發(fā)揮的作用也就大打折扣。在實(shí)際工作中，一些部門檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有很好地配合檔案部門工作。為了自己工作的便利,將一些有歸檔價(jià)值的文件資料自行保管，存在丟失、損壞的可能。檔案部門在得不到相關(guān)部門的配合支持時(shí),就難以將材料收集齊全完整，進(jìn)一步的檔案信息化建設(shè)也就難以完成。這制約了檔案管理水平的提高。3.檔案人才缺乏，難以滿足現(xiàn)代化的需求。文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗管理，需要檔案工作者必須懂檔案專業(yè)、又懂現(xiàn)代信息技術(shù)。但由于種種原因原導(dǎo)致專職檔案人員缺乏。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各機(jī)關(guān)單位從事檔案管理工作人員中兼職人員居多，人員更換頻繁，計(jì)算機(jī)操作水平低下，專業(yè)知識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)培訓(xùn)。且多身兼內(nèi)勤、文秘等工作，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，投入到檔案方面的精力十分有限。因此需要提高檔案管理人員的專業(yè)性，提升檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。即使近些年來(lái)，很多機(jī)關(guān)單位在新建辦公樓的基礎(chǔ)上，極大改善了信息化建設(shè)硬件基礎(chǔ)設(shè)施，在資金投入上較為充足，但因缺少相應(yīng)檔案專業(yè)隊(duì)伍而阻礙了文書(shū)檔案現(xiàn)代化的步伐。4.軟件開(kāi)發(fā)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前而言，各地各機(jī)關(guān)在檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)上處于分散狀態(tài)，且由于各單位認(rèn)識(shí)上的差異，軟件開(kāi)發(fā)的側(cè)重點(diǎn)不盡相同，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件在實(shí)用性、通用性、可靠性上存在著一定的不足，處于較低層次的開(kāi)發(fā)階段。這一方面不利于單位之間資源的相互交流和共享，另一方面各單位的硬件維護(hù)重復(fù)，浪費(fèi)資源。5.檔案數(shù)字化存在安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，它不具有原始性特征。由于是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，電子檔案可被篡改并且不留痕跡的可能性大大增加，為保證檔案信息的真實(shí)可靠，必須采取一定的防護(hù)措施。同時(shí)由于電子檔案易于復(fù)制性和傳播性，信息泄露就成為需要重點(diǎn)防范的事情。為確保電子檔案的真實(shí)可靠及信息安全，必須采取系列相應(yīng)的防范措施。正因如此，電子檔案在形成過(guò)程中要伴隨著用戶信息認(rèn)證、電子簽章、加密保護(hù)措施，保障電子卷宗在傳輸、歸檔、利用過(guò)程中的真實(shí)、可靠。
二、規(guī)范機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化的建議
1.深化檔案意識(shí)，提高重視程度。改變傳統(tǒng)的思維觀念，跟上時(shí)代的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，利用先進(jìn)的思想觀念和技術(shù)，建立與時(shí)俱進(jìn)的管理制度，促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。檔案室要向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展，檔案人員要改變?cè)械摹暗取?、“要”的思維方式，要敢于主動(dòng)參與到檔案管理創(chuàng)新中來(lái)?，F(xiàn)代文書(shū)檔案管理要求主動(dòng)地為社會(huì)各界提供各種綜合性、戰(zhàn)略性的高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，能夠充分對(duì)文書(shū)檔案信息資源進(jìn)行深層次加工，創(chuàng)造新知識(shí)信息，為檔案利用者和廣大群眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。在實(shí)際的工作中，領(lǐng)導(dǎo)層的決策在很大程度上影響著文書(shū)檔案管理的層次。檔案人員要積極主動(dòng)地做好檔案工作的宣傳,主動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料參與決策需要,爭(zhēng)取更多的支持。同時(shí)通過(guò)宣傳，加大每一位成員的檔案意識(shí)，形成“人人參與”的全員式檔案管理，爭(zhēng)取全體人員對(duì)檔案工作的理解、重視，便于檔案工作的深入開(kāi)展。2.夯實(shí)基礎(chǔ)工作，構(gòu)建科學(xué)管理體制。如前文所述，要正確處理傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系，夯實(shí)檔案整理的基礎(chǔ)性工作。文件是檔案的“前身”，要從這個(gè)源頭抓起，做好檔案的全過(guò)程管理,從檔案的形成到檔案的歸檔均要制定有效的管理方案，采取科學(xué)方法進(jìn)行整理以及管理工作。文書(shū)檔案主要來(lái)自外單位收文和本單位發(fā)文。對(duì)發(fā)文而言，在進(jìn)行文件收集的過(guò)程中，要保證文件齊全完整、來(lái)源準(zhǔn)確，不能弄虛作假；對(duì)收文而言，要仔細(xì)甄別和鑒定，保證收集有切實(shí)查考利用價(jià)值的文件，節(jié)約國(guó)家資源。通過(guò)計(jì)算機(jī)關(guān)鍵詞的搜索，方便檢索、快捷服務(wù)、簡(jiǎn)化部門歸檔工作程序。文書(shū)檔案管理與職能部門業(yè)務(wù)管理相互發(fā)展，相互促進(jìn)，加強(qiáng)文書(shū)檔案對(duì)部門業(yè)務(wù)發(fā)展的指導(dǎo)，通過(guò)部門業(yè)務(wù)發(fā)展帶動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作服務(wù)職能和指導(dǎo)功能的發(fā)揮。3.加快數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”。數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案網(wǎng)站等方面的內(nèi)容。其中檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是尤為重要的一環(huán)。它又包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、電子文件的收集與歸檔。一是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案行政部門要積極推行開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)較為統(tǒng)一，實(shí)用性、通用性、可靠性上較高的檔案管理軟件，統(tǒng)一錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善文書(shū)檔案的著錄，以方便檢索。二是全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。近年來(lái)，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，全文數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源主要包括：OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、庫(kù)存檔案數(shù)字化、其他電子文檔。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過(guò)檔案系統(tǒng)與OA的轉(zhuǎn)換對(duì)接。工程量較大的是在于紙質(zhì)檔案的掃描加工。根據(jù)檔案利用者的需求，利用高速掃描儀等技術(shù)，將可能利用率高、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，最大限度滿足用戶的需求。通過(guò)檔案系統(tǒng)管理軟件實(shí)現(xiàn)目錄、原文掛接，方便查詢。三是檔案查詢網(wǎng)站建設(shè)。據(jù)了解，目前機(jī)關(guān)單位檔案網(wǎng)站的擁有量和使用率還比較低。網(wǎng)站是各類檔案展示的平臺(tái)，因此要在技術(shù)部門的支持下構(gòu)建設(shè)計(jì)合理、功能強(qiáng)大、智能化的檔案網(wǎng)站，滿足高層次需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，智能手機(jī)終端、微信平臺(tái)、云技術(shù)、二維碼等新興科技產(chǎn)品及服務(wù)的出現(xiàn)，使“掌上查檔”業(yè)務(wù)逐漸發(fā)展起來(lái)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化幾乎無(wú)處不在。檔案室可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推出遠(yuǎn)程利用服務(wù)，利用者僅用手機(jī)微信掃描單位檔案室的二維碼，便可成為用戶，隨時(shí)隨地查看、利用資源，通過(guò)設(shè)置各種服務(wù)和查詢規(guī)范，服務(wù)更加便民。4.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，現(xiàn)代化檔案管理安全性需要得到足夠重視。尤其新興網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的不斷發(fā)展，在方便人們利用的同時(shí)，也帶來(lái)了安全方面的諸多問(wèn)題。為保障檔案信息安全，首先要從源頭進(jìn)行控制，建立健全安全保障制度，對(duì)需要上網(wǎng)文件、檔案建立審查制度，可以成立審查小組，通過(guò)嚴(yán)格審查把關(guān)防止文件、檔案?jìng)鬏數(shù)焦簿W(wǎng)絡(luò)上。第二是要完善軟硬件安全設(shè)施，加大檔案信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)工作。區(qū)分計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管。對(duì)需要開(kāi)放應(yīng)開(kāi)放的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供公開(kāi)，便于利用。提供檔案信息服務(wù)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。三是在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，要做到嚴(yán)格安全管控。如果是進(jìn)行數(shù)字化外包的項(xiàng)目，需要對(duì)保密資質(zhì)進(jìn)行把關(guān)，簽訂保密責(zé)任書(shū)。四是電子檔案管理軟件要科學(xué)完善，同時(shí)配備保密柜、加密軟件等，確保電子信息數(shù)據(jù)安全、可靠。其他安全措施，如在計(jì)算機(jī)中裝入防火墻、防病毒、安全認(rèn)證等安全軟件。同時(shí)做好重要的文件的電子備份，防止數(shù)據(jù)丟失、損毀造成不可挽回的損失。在提供對(duì)外查詢時(shí)，計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的運(yùn)用應(yīng)該根據(jù)用戶的需要，以當(dāng)頁(yè)的形式呈現(xiàn)出來(lái)，不會(huì)看到無(wú)關(guān)的信息，不僅便于查閱，同時(shí)也提高了檔案管理的安全性。5.加強(qiáng)現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理，必須組建現(xiàn)代化的人才隊(duì)伍。首先應(yīng)更多地選拔專業(yè)對(duì)口、知識(shí)面寬、層次高的人才進(jìn)入單位，以提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是建立良好的激勵(lì)機(jī)制。在保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、福利待遇等方面的權(quán)利外，也要獎(jiǎng)懲分明，加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)教育，建立日常的考核機(jī)制，激發(fā)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性。三是檔案人員必須“充電”，對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行任職教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)，同時(shí)檔案管理工作人員也要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng)，主動(dòng)鉆研信息技術(shù)、現(xiàn)代化管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，成為具有創(chuàng)新意識(shí)和科研能力的檔案專業(yè)人才，能夠?qū)ξ臅?shū)檔案資源進(jìn)行深加工，進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)，創(chuàng)造新知識(shí)信息，合理利用檔案信息，為檔案利用者和廣大群眾提供更高層次的檔案信息服務(wù)。信息化和現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。加快文書(shū)檔案信息化，不斷更新檔案管理理念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，才能更好地為機(jī)關(guān)單位工作服務(wù)，才能為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。加快機(jī)關(guān)單位檔案信息化設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)文書(shū)檔案電子信息規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)訴訟檔案管理現(xiàn)代化，是機(jī)關(guān)單位堅(jiān)持執(zhí)政為民，陽(yáng)光執(zhí)政、建立公信力的的重要舉措。隨著檔案用戶權(quán)利意識(shí)增強(qiáng)、我國(guó)法治化水平不斷提高，檔案用戶利用檔案滿足文化需求、維護(hù)自身合法權(quán)益的需求愈加強(qiáng)烈，客觀上加快了各單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)步伐。通過(guò)檔案信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，方便群眾利用?？傊臅?shū)檔案現(xiàn)代化是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的系統(tǒng)化工程，需要人人都參與進(jìn)來(lái)，轉(zhuǎn)變意識(shí)，共同推動(dòng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
作者:亓春波 單位:寧夏銀行
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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；辦公自動(dòng)化；Web
中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1007-9599 (2011) 19-0000-02
Office Automation System Design and Implementation
Ren Fei1,2
(1.Tongji University,Shanghai200092,China;2.Agricultural Bank of China Ningxia Branch,Yinchuan750001,China)
Abstract:In this paper,according to the government's actual situation,combined with the demand of the user,put forward the basic target of office automation systems,and described the structure of office automation system design and functional design,is a combination of C/S and Web technology departments office automation system;on the organs in the construction of office automation information system has the reference value.
Keywords:Organs and units;Office automation;Web
一、問(wèn)題的提出
機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是為了實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部各級(jí)部門之間以及機(jī)關(guān)內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的具有戰(zhàn)略意義的信息系統(tǒng)。其總體目標(biāo)是：“以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，建成一個(gè)覆蓋政府辦公部門的辦公信息系統(tǒng)，提供政府與其他專用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間的信息交換，建立高質(zhì)量、高效率的政府信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。”
因此，對(duì)于如何選擇一個(gè)合適的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，并在其基礎(chǔ)上建立適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求的功能強(qiáng)大的、應(yīng)用開(kāi)發(fā)容易的、方便管理的、界面友好的各種應(yīng)用，是政府機(jī)關(guān)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。本文以采用C/S和Web技術(shù)作為辦公系統(tǒng)的基本軟件平臺(tái)，結(jié)合必要的相關(guān)系統(tǒng)、產(chǎn)品與工具，來(lái)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
二、用戶需求分析
（一）提供電子郵件的功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求。辦公自動(dòng)化、決策科學(xué)化的基礎(chǔ)是信息。電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞和共享的工具及手段，是滿足辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最基本的通信需求。從另一個(gè)角度來(lái)講，電子郵件系統(tǒng)作為辦公自動(dòng)化的通信基礎(chǔ)設(shè)施，主要提供了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兩方面功能：一是直接作為一種應(yīng)用提供人與人之間通信的手段，適應(yīng)隨時(shí)需要的電子化通信要求。二是為各種應(yīng)用提供通用的通信平臺(tái)，靈活適應(yīng)不同應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)通信平臺(tái)的要求。（二）辦公自動(dòng)化應(yīng)用是典型的工作流自動(dòng)化應(yīng)用。工作流即一組人員為了完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)而進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過(guò)程。工作流基本上包括了幾乎所有的業(yè)務(wù)過(guò)程，特別是對(duì)于辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用――公文審批流轉(zhuǎn)處理、會(huì)議管理等。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門以及其他部門的處理后（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。（三）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要求完整的安全性控制功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處理的信息一般涉及機(jī)關(guān)的機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時(shí)刻對(duì)辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。（四）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)決不是獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)。在任何一個(gè)單位內(nèi)部都存在著其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，如MIS、專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)等等，它們與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是互相聯(lián)系的，例如專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)表成為辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的一項(xiàng)辦公信息，反之辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一項(xiàng)輸出如正式公文是專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的信息計(jì)算與處理依據(jù)。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。
三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)
（一）系統(tǒng)基本目標(biāo)。1.實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位辦公規(guī)范化和制度化。對(duì)于絕大多數(shù)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和MS Office系列應(yīng)用軟件來(lái)提高個(gè)人辦公效率，沒(méi)有從根本上改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，機(jī)關(guān)單位建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。2.管理多種數(shù)據(jù)類型。機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍是整個(gè)日常辦公。日常辦公會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)甚至還會(huì)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無(wú)縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開(kāi)發(fā)出來(lái)時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。我國(guó)政府目前要求機(jī)關(guān)單位要盡量控制辦公費(fèi)用的支出，因此，機(jī)關(guān)單位從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無(wú)法大量投資去購(gòu)置高檔硬件、軟件，短時(shí)間內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)機(jī)關(guān)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性和開(kāi)放性。
（二）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，基于Web技術(shù)的開(kāi)發(fā)方式正以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng)一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作、開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)容易升級(jí)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來(lái)越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。有必要結(jié)合其他系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)量之間的傳輸，而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開(kāi)發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。C/S與Web技術(shù)的結(jié)合所開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)，能夠滿足機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需要。本實(shí)例是以某一政府機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，來(lái)闡述機(jī)關(guān)單位如何實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。本系統(tǒng)主要具有兩方面的功能：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對(duì)機(jī)關(guān)單位主要是日常辦公，在辦公過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和可能要涉及到大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)就是采用了一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（如圖形數(shù)據(jù)）傳輸，讓客戶的數(shù)據(jù)傳輸?shù)玫奖Ｕ?。機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的服務(wù)器以Windows NT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQL Server或MS Access為數(shù)據(jù)庫(kù)，Exchange作為郵件存儲(chǔ)提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web?？蛻舳酥饕訵indows XP為平臺(tái)，用Outlook來(lái)進(jìn)行郵件接收、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽，MS Project進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，Auto CAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。
首先，先確定以Exchange為基礎(chǔ)而建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS?？蛻魴C(jī)上采用以O(shè)utlook為基礎(chǔ)平臺(tái)軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁(yè)瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無(wú)縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對(duì)其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)都盡量存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各種類型數(shù)據(jù)的進(jìn)一步集成。
1.通過(guò)VBA6利用OLE、API等技術(shù)對(duì)客戶端多個(gè)應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；2.Outlook通過(guò)瀏覽窗口訪問(wèn)Web Server并通過(guò)它訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)；3.Outlook通過(guò)Exchange Server進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；4.Word訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔；5.MS Project通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；6.Auto CAD訪問(wèn)共享圖形數(shù)據(jù)。
（三）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。一般的機(jī)關(guān)單位所擁有的職員比較少、規(guī)模也比較小，但其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，其功能不僅包括了機(jī)關(guān)單位日常辦公的常用功能，通常還包括了日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括了部分業(yè)務(wù)辦公的功能。
本實(shí)例通過(guò)結(jié)合機(jī)關(guān)單位的特點(diǎn)，并對(duì)用戶需求分析進(jìn)行充分分析的基礎(chǔ)上把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)劃分為八個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書(shū)管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，同時(shí)還包括了系統(tǒng)維護(hù)。
1.行政管理功能――機(jī)關(guān)單位行政方面的各種功能，主要包括了考勤管理、會(huì)議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理以及單位用車管理等。2.人事管理功能――機(jī)關(guān)人事方面的各種功能，包括職工的調(diào)動(dòng)管理、晉升管理、培訓(xùn)管理以及客戶信息管理等。3.文檔管理功能――包括了機(jī)關(guān)單位各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理及圖書(shū)管理等。4.工作管理功能――包括了機(jī)關(guān)單位職工個(gè)人日志、個(gè)人工作報(bào)表及職工考核等。5.電子郵箱功能――包括了機(jī)關(guān)收發(fā)機(jī)關(guān)內(nèi)部電子郵件等。6.公告板功能――機(jī)關(guān)單位內(nèi)部之間的論壇和通知等。7.項(xiàng)目管理功能――跟機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括了研究項(xiàng)目小組成員的選擇，項(xiàng)目情況的查詢及項(xiàng)目成果的監(jiān)控等。8.系統(tǒng)的維護(hù)功能――包括了用戶的基本信息維護(hù)、權(quán)限管理及重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)等。
機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是采用了Web和C/S相結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對(duì)比較靈活，可以針對(duì)職工的不同的職位及職工所從事的不同業(yè)務(wù)而提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便職工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證職工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了機(jī)關(guān)單位靈活的特點(diǎn)。
該機(jī)關(guān)單位運(yùn)用本系統(tǒng)后，辦公系統(tǒng)運(yùn)行良好，使該機(jī)關(guān)單位的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡(jiǎn)潔明了的登錄界面使得操作性更加人性化，同時(shí)還增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和單位用車的管理等功能的使用，大幅度提高了機(jī)關(guān)單位的工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個(gè)人日志、工作報(bào)表和職工考核功能不但有利于職工提高工作效率，又方便于機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職工進(jìn)行全面且準(zhǔn)確的考核；項(xiàng)目管理子系統(tǒng)則對(duì)機(jī)關(guān)單位的研究項(xiàng)目進(jìn)行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能為職工提供了一個(gè)良好的交流平臺(tái)，增進(jìn)了職工之間的交流與合作，活躍了機(jī)關(guān)單位的文化氛圍。
四、結(jié)束語(yǔ)
目前，我國(guó)政府正逐步對(duì)機(jī)關(guān)辦公進(jìn)行改革和優(yōu)化。本文通過(guò)一個(gè)采用Web技術(shù)和C/S結(jié)合的方式開(kāi)發(fā)的機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)例，充分分析了機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既可以發(fā)揮出Web技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，使得信息的流轉(zhuǎn)、信息的、查詢及維護(hù)更加快捷、方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)速度更加快、開(kāi)發(fā)成本更加低；同時(shí)又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開(kāi)發(fā)方式更加貼近機(jī)關(guān)單位的實(shí)際需求，也符合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況。既滿足機(jī)關(guān)單位對(duì)日常辦公的需要，又滿足其對(duì)業(yè)務(wù)辦公的部分需求。此外，采用這種開(kāi)發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開(kāi)發(fā)方式開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級(jí)功能，能夠適應(yīng)機(jī)關(guān)單位未來(lái)發(fā)展的需要。
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檔案是記錄現(xiàn)實(shí)和服務(wù)社會(huì)。當(dāng)前，工業(yè)振興，城鄉(xiāng)宜居，跨越發(fā)展，推進(jìn)了政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化建設(shè)等各項(xiàng)事業(yè)突飛猛進(jìn)的源動(dòng)力，為檔案工作加快發(fā)展提供了廣闊的舞臺(tái)和空間。廣大檔案工作者牢牢把握檔案工作發(fā)展難得的機(jī)遇，充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期檔案工作對(duì)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)干部指導(dǎo)工作的借鑒和資政作用，充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)改革發(fā)展的服務(wù)功能和推動(dòng)作用，充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的促進(jìn)作用和對(duì)廣大人民群眾的宣傳教育作用，進(jìn)一步增強(qiáng)做好新形勢(shì)下檔案工作的責(zé)任感和使命感，發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，積極探索創(chuàng)新，不斷提高檔案工作水平。
檔案事關(guān)加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展。有效使用檔案，對(duì)于發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，提高科研和生產(chǎn)效率等，都具有積極影響。借助于檔案，可以充分利用前人的成果，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新特別是科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，最大限度地解放和發(fā)展生產(chǎn)力。檔案是有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，檔案是專利權(quán)、非專利技術(shù)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、商譽(yù)等無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在發(fā)生糾紛時(shí)檔案能提供有效憑證，免受損失，檔案在企業(yè)改制、拆遷安置和社會(huì)保障體系的建立、職工再就業(yè)等工作中得到了充分體現(xiàn)。
檔案工作是服務(wù)民生的平臺(tái)。檔案工作與群眾生產(chǎn)生活息息相關(guān)，牢固樹(shù)立為群眾生產(chǎn)生活服務(wù)的意識(shí)，讓檔案走近群眾生活，貼近群眾需求，就能更好的服務(wù)群眾，找到檔案工作惠及民生的有效途徑和方式，檔案工作在服務(wù)群眾中體現(xiàn)造福人民的價(jià)值。檔案工作是傳承文明的，檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要部分，記載著一個(gè)地區(qū)的發(fā)展，對(duì)人類文明的傳承和進(jìn)步具有重要作用，充分認(rèn)識(shí)檔案工作所肩負(fù)的歷史使命，對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)未來(lái)負(fù)責(zé)，做好這一平凡而又光榮的事業(yè)，為時(shí)代記錄歷史的永恒。
檔案事業(yè)記載社會(huì)生活的真實(shí)面貌。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，與社會(huì)發(fā)展同在，隨著社會(huì)文明程度的提高，逐步深入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、各方面建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是維護(hù)公民合法權(quán)益和促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定的重要憑證，是加強(qiáng)管理的必要手段，是宣傳教育的生動(dòng)素材，是科學(xué)資政的查考依據(jù)。檔案工作是國(guó)家的重要事業(yè)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，強(qiáng)化檔案工作的責(zé)任感和緊迫感，使檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、為人民謀利。
檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。當(dāng)前，社會(huì)還存在一些方面問(wèn)題，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，有的不能經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，不能匯報(bào)新觀點(diǎn)，新思路、新要求，沒(méi)有爭(zhēng)得黨委、政府對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有爭(zhēng)得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案事業(yè)重視和支持，匯報(bào)工作是檔案工作人員的職責(zé)所在，這項(xiàng)工作做的很差。檔案工作人員觀念舊，作風(fēng)松，檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，可能是受傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)的影響，覺(jué)得檔案工作本身就是不重要的工作，難有轟轟烈烈，做出驚天動(dòng)地的大事，大多數(shù)檔案人員是應(yīng)付塘塞，安于現(xiàn)狀，看門守?cái)?，缺乏向上的一種精神。
二、做好檔案工作的對(duì)策
要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。社會(huì)方方面面都離不開(kāi)檔案，要想了解歷史、借鑒工作的經(jīng)驗(yàn)、傳承輝煌的成果，都離不開(kāi)檔案，檔案工作者擔(dān)負(fù)著義不容辭的歷史責(zé)任。檔案具有時(shí)間性、真實(shí)性和安全性。時(shí)間性，就是要爭(zhēng)取在第一時(shí)間開(kāi)展文件收集，收集、征集那些容易失散的重要檔案資料。真實(shí)性是檔案最基本的特征，就是要把最真實(shí)、最可信的東西在檔案中反映出來(lái)，記載下來(lái)，不能弄虛作假。安全性就是要把檔案保管好，安全是檔案工作的生命線，我們要重視檔案安全，保證檔案實(shí)體的安全，保證檔案信息的安全，任何時(shí)候都不能產(chǎn)生絲毫大意。
要強(qiáng)化檔案管理。認(rèn)真履行檔案法律法規(guī)賦予的職責(zé)，檔案人員必須提高依法管理的能力，把檔案法律、法規(guī)及規(guī)章作為檔案各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作的依據(jù)，認(rèn)真去辦，正確處理。要擺在權(quán)力與責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)等方面的關(guān)系，在工作中不斷提高檔案行政執(zhí)法工作水平，強(qiáng)化檔案工作管理職能與責(zé)任，還有理順檔案管理和上下級(jí)的關(guān)系，以便做好日常檔案管理工作，將有限的工作經(jīng)歷投入到無(wú)限的為人民服務(wù)之中去，更好地發(fā)揮能動(dòng)性和積極性，運(yùn)用檔案信息服務(wù)各個(gè)方面的工作。
夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)單位的檔案管理是基礎(chǔ)性工作，檔案管理到位，就能確保歸檔文件的準(zhǔn)確完整，檔案的整理規(guī)范，提供便捷的檔案利用信息，保證檔案資源齊全完整。為此，檔案工作人員要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，要積極大膽創(chuàng)新，確保社會(huì)有保存價(jià)值的各類檔案都能得到科學(xué)保管，得到有效的開(kāi)發(fā)利用，推動(dòng)檔案工作健康和有序發(fā)展。如何使檔案室達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，那就是要看檔案人員的能力，工作方式方法的到位，開(kāi)展計(jì)算機(jī)管理檔案，全文數(shù)據(jù)工作規(guī)范有序進(jìn)行，才能達(dá)到檔案工作全部實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
一、加大安全監(jiān)管力度，不斷提升依法治檔水平
1、切實(shí)加強(qiáng)檔案指導(dǎo)檢查及星級(jí)創(chuàng)建工作。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高全市檔案工作規(guī)范化管理水平。多部門聯(lián)合督導(dǎo)，對(duì)全市檔案工作定期進(jìn)行全面檢查，提高全市檔案資源建設(shè)整體水平。積極推進(jìn)檔案室星級(jí)創(chuàng)建工作，帶動(dòng)全市檔案工作整體水平的提高，當(dāng)年通過(guò)省星級(jí)測(cè)評(píng)驗(yàn)收的檔案室要達(dá)10家以上。對(duì)年檢和星級(jí)創(chuàng)建工作中成績(jī)突出的單位給予表彰，對(duì)工作落后單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。
2、深入開(kāi)展普法宣傳教育。加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)的宣傳貫徹工作，普及檔案知識(shí)，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。繼續(xù)以“檔案伴我行”征文活動(dòng)為載體，把檔案發(fā)揮重要作用的鮮活生動(dòng)的事例或有趣的經(jīng)歷記述出來(lái)，在《市報(bào)》繼續(xù)刊發(fā)，活動(dòng)結(jié)束后結(jié)集成冊(cè)，提升宣傳效果，讓更多人了解和支持檔案工作，激發(fā)檔案工作者愛(ài)崗敬業(yè)的熱情。
3、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案安全。嚴(yán)格按照防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防腐、防蛀、防盜等基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)要求，完善安全管理制度，落實(shí)安全保管措施，確保檔案的絕對(duì)安全和有效利用。要按規(guī)定建設(shè)配備必要的檔案室、檔案裝具和檔案資源開(kāi)發(fā)設(shè)備設(shè)施。檔案存放要有單獨(dú)庫(kù)房，做到檔案庫(kù)房與辦公室、閱檔室三分開(kāi)。檔案裝具的式樣、規(guī)格及質(zhì)量符合國(guó)家和省檔案局的規(guī)定。
二、加大資源建設(shè)力度，不斷提升基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平
4、重視加強(qiáng)民生檔案管理。民生檔案與人民群眾利益直接相關(guān)，涉及勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、城建房管、婚姻家庭、新農(nóng)村建設(shè)工作等方方面面。涉及民生檔案的各相關(guān)單位要依法履行收集、保管、移交、提供利用的義務(wù)，把民生檔案的管理納入本單位文件歸檔范圍和保管期限表的編制，確保民生檔案的齊全完整、科學(xué)管理和有效利用。
5、嚴(yán)格“三重”項(xiàng)目檔案管理。市級(jí)以上重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目和重點(diǎn)工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案要及時(shí)做好依法歸檔工作。項(xiàng)目單位要主動(dòng)聯(lián)系檔案局，檔案局認(rèn)真做好指導(dǎo)和跟蹤服務(wù)，履行行政監(jiān)管職能，確?！叭亍表?xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。嚴(yán)格執(zhí)行重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，未經(jīng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不得通過(guò)項(xiàng)目整體驗(yàn)收，以確保項(xiàng)目檔案齊全完整，更好地服務(wù)發(fā)展。
6、切實(shí)抓好文件材料歸檔工作。各鎮(zhèn)、各單位要切實(shí)執(zhí)行本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表，規(guī)范檔案整理，做到各類檔案應(yīng)歸檔盡歸檔。對(duì)電子文件材料實(shí)行電子、紙質(zhì)檔案并存的雙套制，一并列入市檔案館的接收范圍。各單位檔案室要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，首先實(shí)現(xiàn)室藏資料目錄數(shù)字化，盡快實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，并達(dá)到市、鎮(zhèn)、部門、單位聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動(dòng)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。各鎮(zhèn)、各單位要在4月底前完成上年度文件材料的歸檔工作，5月底前市檔案局組織年檢。
三、加大開(kāi)發(fā)利用力度，不斷提升檔案服務(wù)水平
7、加強(qiáng)檔案社會(huì)化服務(wù)。結(jié)合百姓辦事“零障礙”工程，做好窗口服務(wù)，提升檔案查閱點(diǎn)、現(xiàn)行文件中心、政府信息公開(kāi)點(diǎn)、愛(ài)國(guó)主義教育基地等多項(xiàng)服務(wù)效能。全面推行惠民便民措施，優(yōu)化工作流程，積極創(chuàng)造良好的查檔環(huán)境，優(yōu)質(zhì)高效地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各單位決策提供信息參考，為人民群眾解決實(shí)際難題，為改善民生、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)。
8、加強(qiáng)檔案編研工作。在開(kāi)展常規(guī)編研的同時(shí)，重點(diǎn)圍繞市委、市政府中心工作開(kāi)展檔案深度編研，多出群眾喜愛(ài)的檔案精品。繼續(xù)編輯出版《大事綜覽·2012年冊(cè)》，以圖文并茂的形式展示我市在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、民生保障、科教文化、城建旅游、機(jī)關(guān)效能等方面取得的成就，把《大事綜覽》辦成體現(xiàn)我市風(fēng)采風(fēng)貌的流動(dòng)展廳，辦成各級(jí)、各鎮(zhèn)、各單位成果展示的形象平臺(tái)，辦成存檔留史、鑒往知來(lái)、宣傳推介的重要載體。
9、加強(qiáng)檔案思想政治教育功能。發(fā)揮愛(ài)國(guó)主義教育基地功能，積極發(fā)掘、征集與完善建國(guó)前老黨員、支前模范、退伍老戰(zhàn)士的先進(jìn)事跡檔案，爭(zhēng)取盡快改善展室條件，修復(fù)、新制一批展品，充實(shí)展館，舉辦形式多樣的主題檔案展覽，面向社會(huì)公眾特別是青少年積極開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育活動(dòng)，為全市精神文明建設(shè)發(fā)揮積極作用。
四、加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度，不斷提升檔案執(zhí)行力水平
10、進(jìn)一步重視支持檔案工作。把檔案工作擺上議事日程，列入年度工作安排和考核。明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年至少聽(tīng)取一次工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決有關(guān)檔案工作問(wèn)題。按照《檔案法》規(guī)定，如期向市綜合檔案館移交檔案。逐年增加檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)，按照國(guó)家、省規(guī)定保證檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展同步增長(zhǎng)。
