發(fā)布時(shí)間：2023-05-26 15:50:13
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案和畢業(yè)檔案樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、檔案管理現(xiàn)狀
1.對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠
大中專畢業(yè)生大部分應(yīng)聘到非國(guó)有制單位或自謀職業(yè)，由于這些單位沒有檔案管理權(quán)限，在接收畢業(yè)生時(shí)沒有接收其人事檔案關(guān)系，再加上個(gè)人不重視自己的檔案及在工作中形成的檔案材料，有的畢業(yè)生在畢業(yè)幾年后都不知道自己檔案關(guān)系的下落。產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因在于他們認(rèn)為沒有檔案對(duì)他們將來的退休沒有影響，只要養(yǎng)老保險(xiǎn)交夠一定的年限就可以辦理退休手續(xù)；流動(dòng)人員只要不在國(guó)企工作，按照事業(yè)單位的工資制度給他們辦理的定級(jí)、升級(jí)等人事項(xiàng)目可謂畫蛇添足。
2.人檔分離逐漸成為普遍現(xiàn)象
在大量的流動(dòng)人員中，尤其是年輕人對(duì)檔案的觀念發(fā)生了根本性的變化，只憑個(gè)人簡(jiǎn)歷找到工作已經(jīng)成為用人單位和應(yīng)聘者認(rèn)可的事情，大多數(shù)人認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或用途不大。許多非公有制單位在招聘員工時(shí)并不關(guān)心其人事檔案。許多企業(yè)通常采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)并使用人才。
改制企業(yè)中買斷工齡的職工，暫時(shí)未落實(shí)工作單位，人事檔案仍在原單位存放，在與原單位解除關(guān)系后將會(huì)涉及到補(bǔ)繳養(yǎng)老保險(xiǎn)、出具就業(yè)狀況、辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)、報(bào)考研究生、評(píng)審專業(yè)技術(shù)職稱和出國(guó)政審等一系列證明時(shí)，原單位以已經(jīng)與其解除勞動(dòng)合同關(guān)系為由不予辦理。人事檔案的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)。
3.檔案失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重
有些流動(dòng)人員人事檔案中失實(shí)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，特別是企業(yè)工人檔案，由于諸多原因?qū)е聶n案材料與實(shí)際年齡不符的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，有的是因?yàn)樘畋頃r(shí)自己未在場(chǎng)，有的甚至是因?yàn)樵谵D(zhuǎn)工時(shí)實(shí)際年齡已超出轉(zhuǎn)工年齡界限，這些問題最終導(dǎo)致這些人的實(shí)際年齡已經(jīng)到達(dá)退休年齡時(shí)卻辦不了退休，領(lǐng)不了退休金，有的甚至還得等上三五年。
流動(dòng)人員在外地打工，畢業(yè)一年后不辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、糧戶關(guān)系落戶等一系列手續(xù)，其工作單位在調(diào)其檔案后會(huì)以缺少材料為由不予接收。
4.檔案多頭管理現(xiàn)象頻發(fā)
從現(xiàn)行的人事檔案管理體制來看，人事檔案分別由組織、人事部門、教育部門和企業(yè)事業(yè)等單位管理，難以形成統(tǒng)一規(guī)范的管理。甚至有的企事業(yè)單位將人事檔案看作是單位財(cái)產(chǎn)，把扣壓人事檔案作為阻止人才正常流動(dòng)的手段，有的甚至在用人單位與當(dāng)事人產(chǎn)生各種爭(zhēng)議和糾紛時(shí)，利用人事檔案管理權(quán)隨意添加或抽減檔案材料，給當(dāng)事人造成不良后果。
二、人事檔案的作用
人事檔案對(duì)于所有求職者、就業(yè)者來說都具有至關(guān)重要的作用：
1.有助于人員擇業(yè)
畢業(yè)生、企業(yè)改制職工及自謀職業(yè)人員自主擇業(yè)，雖然非國(guó)有單位沒有管理人事檔案的權(quán)限，但有權(quán)到相關(guān)部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省(市)就業(yè)的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調(diào)檔，經(jīng)過審核檔案材料后為其辦理檔案的調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。
2.有助于專業(yè)技術(shù)職稱的評(píng)定
評(píng)聘專業(yè)技術(shù)任職資格對(duì)畢業(yè)生、企業(yè)改制職工、流動(dòng)人員都是干好專業(yè)技術(shù)工作能力水平的具體表現(xiàn)，所以初、中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)任職資格逐級(jí)晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎(chǔ)的。
3.有助于享受各種保險(xiǎn)和辦理退休手續(xù)
就業(yè)人員按一定標(biāo)準(zhǔn)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等各種保險(xiǎn)費(fèi)，在達(dá)到法定退休年齡時(shí)，經(jīng)考核檔案中記載的實(shí)際工齡、年齡以及與保險(xiǎn)有關(guān)的證明后即可辦理退休手續(xù)。
4.有助于各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)的辦理
除上述幾項(xiàng)外，畢業(yè)生考研、流動(dòng)人員出國(guó)留學(xué)、企業(yè)改制職工辦理婚育等相關(guān)事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關(guān)證明，然后到相關(guān)機(jī)構(gòu)辦理手續(xù)。
三、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
1.明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織、人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)。出于深化機(jī)構(gòu)改革和轉(zhuǎn)變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類較為具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確人事檔案的公共服務(wù)性的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。
2.提高企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案知識(shí)，使他們明白人事檔案是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)。人事檔案作為評(píng)價(jià)一個(gè)人最基本、最權(quán)威的證明材料，具有法律效用，參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌必須通過人事檔案中記載的工齡來確認(rèn)，因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。
3.發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理；棄檔：材料
據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)至少有60萬“棄檔族”，60萬這個(gè)數(shù)字與每年超過千萬的流動(dòng)人員大軍相比，尚不及其百分之一，但棄檔這種現(xiàn)象給中國(guó)的人事檔案制度帶來的思考卻是深層次的。所謂“棄檔”，這主要是指存檔人長(zhǎng)期不繳納存檔費(fèi)用或存檔人完全不理會(huì)檔案，也包括一部分自持檔案者，在檔案管理部門看來也就是檔案成了“死檔”。本文將針對(duì)高校人事檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，提出人事檔案管理的解決措施。
一、高校人事檔案管理存在的問題
(一)檔案材料填寫不規(guī)范
高校人事檔案是師生個(gè)人經(jīng)歷、思想道德表現(xiàn)、工作能力、工作成績(jī)、學(xué)習(xí)情況、健康情況，以及所受到的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等情況的歷史記錄。大多數(shù)學(xué)生根本不知道平時(shí)填寫的履歷材料最終將放入檔案袋里，因此他們?cè)谔顚懶彰?、出生年月、參加工作時(shí)間時(shí)隨意性太強(qiáng)。除此之外，從現(xiàn)存的檔案材料來看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給檔案的保存和整理帶來了麻煩。
(二)檔案材料不全，內(nèi)容失真
材料是檔案管理工作的主要對(duì)象，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基本條件。由于歷史原因，我國(guó)現(xiàn)存的檔案材料反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況以及社會(huì)關(guān)系的較多。這些材料大多注重過去，重歷史而輕現(xiàn)實(shí)，反映個(gè)人現(xiàn)狀的東西，如個(gè)人能力、技術(shù)專長(zhǎng)、德才表現(xiàn)、工作成績(jī)等方面的內(nèi)容較少。而在書寫檔案過程中，抽象語言較多，具體、動(dòng)態(tài)的東西比較少，甚至還有一些虛假的東西摻雜其中。這些情況具體反映了檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性還有欠缺之處，致使檔案本身的價(jià)值和作用就難以得到完全體現(xiàn)。
(三)檔案管理手段落后
在科技、信息高速發(fā)展的時(shí)代，信息管理和技術(shù)相聯(lián)系的做法已經(jīng)成為追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各種舊觀念和人力、物力、財(cái)力等因素的影響，致使管理方法和管理手段還比較落后，不適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需要。首先，檔案信息的儲(chǔ)存主要以紙張為主，未能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備和先進(jìn)的管理手段。再次，大部分高校的院系沒有設(shè)置專門的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，需要的資料不能及時(shí)提供，使得檔案管理具有一定的滯后性。
二、存在問題的原因
(一)檔案意識(shí)淡薄
高校未能在學(xué)生畢業(yè)之前加強(qiáng)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致大多數(shù)學(xué)生對(duì)自己的檔案不關(guān)心，不重視，最后還出現(xiàn)“棄檔”這種現(xiàn)象。緊接著就是畢業(yè)生在畢業(yè)之際，忙于尋找理想的工作崗位，對(duì)檔案存放就不會(huì)有過多的考慮。特別是在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位只重視畢業(yè)證和個(gè)人能力而不重視個(gè)人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于這種對(duì)人事檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致高層次人才中無檔人員逐漸增多，檔案管理過程中出現(xiàn)的“人檔分離”、“人質(zhì)檔案”、“棄檔”等現(xiàn)象越來越多，給人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。
(二)檔案的作用體現(xiàn)不明顯
在目前階段，檔案作為個(gè)人身份的一種象征，其作用還是毋庸置疑的。某人才中心的陳處長(zhǎng)指出，盡管檔案的某些功能在弱化，但其作用在兩方面還是有所體現(xiàn)：一是辦理社會(huì)保險(xiǎn)，如養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等，無論在原單位供職的人還是從辭退職后另求新職者，在交納養(yǎng)老保險(xiǎn)金和退休后保險(xiǎn)金的發(fā)放問題上，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都成為主要依據(jù)。二是辦理自費(fèi)出國(guó)手續(xù)之用。中國(guó)出入境管理?xiàng)l例中明確規(guī)定，必須對(duì)自費(fèi)出國(guó)人員進(jìn)行身份認(rèn)定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會(huì)導(dǎo)致出國(guó)手續(xù)辦理不暢通或不予辦理。那些因棄個(gè)人檔案而出現(xiàn)斷檔的人，就會(huì)在實(shí)際的利益上遭受損失。
(三)流動(dòng)檔案不斷增加
隨著高校招生人數(shù)不斷增加，每年接受的檔案也成倍增加，導(dǎo)致管理的工作更加沉重復(fù)雜。檔案的增加一方面使得高學(xué)歷、高職稱人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，另一方面也使得高學(xué)歷、高職稱人才的流動(dòng)越來越頻繁。在人才流動(dòng)的過程中，部分單位采取扣檔的方法想留住人才，而又有部分單位采取不要檔案或者重建檔案的方法來吸引人才，加之部分人才檔案意識(shí)薄弱，最后導(dǎo)致檔案管理權(quán)限不清，職責(zé)不明，人事部門很難進(jìn)行有效的管理。
三、高校人事管理檔案問題解決對(duì)策
(一)加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)
首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要予以高度重視，大力宣傳《檔案法》，普及檔案知識(shí)，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計(jì)劃；加大檔案管理資源投入，改善基本條件，加強(qiáng)和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立人事檔案專用庫(kù)房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三分開”：加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促：建立健全檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核管理。其次，作為高校畢業(yè)生檔案的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該努力做好咨詢服務(wù)工作，利用多渠道向高校畢業(yè)生宣傳有關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案的管理業(yè)務(wù)：對(duì)落實(shí)了就業(yè)單位但檔案不能及時(shí)或無法轉(zhuǎn)出的高校畢業(yè)生，要做好與其本人和用人單位的聯(lián)絡(luò)，請(qǐng)他們將工作后形成的檔案材料及時(shí)轉(zhuǎn)移到檔案管理地。最后，高校畢業(yè)生要及時(shí)向就業(yè)單位的人事部門咨詢，辦理好相關(guān)手續(xù)。
(二)提高高校管理人員的素質(zhì)
作為人事檔案的工作人員，要充分認(rèn)識(shí)到本職工作的重要性，要不斷地完善自己的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，通過不斷的學(xué)習(xí)提高自己管理能力，及時(shí)遞交檔案，積極、主動(dòng)地開展檔案工作。首先，高校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們系熟悉人事檔案工作環(huán)節(jié)和基本要求。其次，檔案管理人員在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中要保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。最后，高校應(yīng)該組織檔案考察小組，隨時(shí)檢查檔案人員掌握的專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)。管理人員除了具有熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的能力，還必須能夠結(jié)合檔案管理中出現(xiàn)的新問題，修改程序系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、動(dòng)態(tài)管理，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷發(fā)展的高校教育提供有利的人力資源。
(三)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
隨著社會(huì)的發(fā)展，人才流動(dòng)的數(shù)量和質(zhì)量也會(huì)逐漸提高，在更大的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理方式已經(jīng)是必然趨勢(shì)。首先，人事檔案管理要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)編制各種檢索工具，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，建立人事檔案信息庫(kù)，充分利用計(jì)算機(jī)把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲(chǔ)到磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，方便進(jìn)行檔案的登記、統(tǒng)計(jì)、查閱等工作，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其次，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案人員可以直接進(jìn)行信息采集與核對(duì)，有關(guān)部門可隨時(shí)將本部門形成的重要電子文件通過校園網(wǎng)或其他局域網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)錄入檔案室也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應(yīng)該建立人事檔案信息管理網(wǎng)站，以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動(dòng)，還可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
參考文獻(xiàn)：
[1]張家英，高校人事檔案管理若干問題的思考[J]，湖北檔案，2011(4)
[2]李海燕，當(dāng)前人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J]，蘭臺(tái)世界，2010(12)
[3]毛凌，淺談高校人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]，教育觀察，2011(3)
[4]張珊，高校人事檔案管理工作中的問題及對(duì)策[J]，湖南城市學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(7)
[5]張慧，劉亞娟，淺析高校人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)途徑[J]，科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011(2)
[6]藺芳，葛龍英，淺析新時(shí)期人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J]，黑龍江史志，2009(3)
關(guān)鍵詞干部人事檔案部門協(xié)作規(guī)范性
干部人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，是對(duì)個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映。它是各級(jí)組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個(gè)重要依據(jù)，也是維護(hù)干部個(gè)人某些合法權(quán)益的重要憑證。干部人事檔案規(guī)范性既包括檔案內(nèi)部材料填寫規(guī)范、材料真實(shí)和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統(tǒng)一規(guī)范。當(dāng)前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案作用的發(fā)揮，也損害了干部人事檔案的權(quán)威性。當(dāng)下促進(jìn)干部人事檔案規(guī)范性，有利于維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎(chǔ)性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷職稱材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對(duì)考察了解干部有參考價(jià)值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識(shí)形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時(shí)歸檔是各相關(guān)部門義不容辭的責(zé)任。從干部人事檔案的豐富內(nèi)容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個(gè)部門，“干部人事檔案收集歸檔規(guī)定的檔案材料內(nèi)容，一部分是在學(xué)校形成學(xué)生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級(jí)部門單位形成的材料。材料形成單位不統(tǒng)一，材料分散在各地、各部門?！盵1]因此，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范性，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)作。
1組織人事部門
組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個(gè)方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、親屬關(guān)系等基本信息。因?yàn)椤陡刹柯臍v表》最后要經(jīng)過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產(chǎn)公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關(guān)系證明才能辦理，這從側(cè)面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對(duì)于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細(xì)致到位，很多重要信息如出生時(shí)間、工作時(shí)間等與其他材料記載不一致的情況時(shí)有發(fā)生。因此，各級(jí)組織人事部門要切實(shí)發(fā)揮審核的職責(zé)，確保《干部履歷表》內(nèi)容的真實(shí)性。此外，自1999年全國(guó)統(tǒng)一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統(tǒng)一填寫過，經(jīng)過十多年的時(shí)間，很多干部的黨團(tuán)關(guān)系、工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發(fā)生了較大變化，長(zhǎng)時(shí)間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應(yīng)形成一種機(jī)制，每隔幾年就及時(shí)組織和敦促本單位人員嚴(yán)格按照規(guī)范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時(shí)更新。其次，工資變動(dòng)表格是人事部門必須嚴(yán)謹(jǐn)制作完成的重要材料，它涉及每個(gè)人的切身利益。大學(xué)生的畢業(yè)生轉(zhuǎn)正考核定級(jí)表是證明大學(xué)生參加工作時(shí)間和干部身份的有力證據(jù)，而在當(dāng)今的干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)很多人的檔案中都沒有這張表格，對(duì)于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動(dòng)表也可以從側(cè)面體現(xiàn)在不同單位的工作時(shí)間、級(jí)別及待遇等變化，是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要保障。各級(jí)人事部門要切實(shí)做好工資表制作工作，記錄好工資變動(dòng)情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時(shí)歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉(zhuǎn)干審批表、任免表等都是個(gè)人經(jīng)歷的重要記錄，是確定工作時(shí)間、工作內(nèi)容及干部身份等事項(xiàng)的關(guān)鍵證據(jù)，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個(gè)人的檔案，那么個(gè)人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費(fèi)周折。比如，當(dāng)年有過“上山下鄉(xiāng)”的知青經(jīng)歷的人，檔案中缺少了知青下鄉(xiāng)審批表，后來國(guó)家政策規(guī)定知青經(jīng)歷算工齡，他們要想證明這段經(jīng)歷，就必須到當(dāng)?shù)剡M(jìn)行證明，如果當(dāng)?shù)氐膽艏畽n案等相關(guān)檔案沒有保存好，而且一些當(dāng)事人也聯(lián)系不到的話，就很難證明他們的知青經(jīng)歷。組織人事部門的檔案工作關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，組織人事部門必須切實(shí)提高檔案意識(shí)，重視檔案工作，把相關(guān)文件材料做規(guī)范，保存好并及時(shí)將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時(shí)，組織人事部門也要加強(qiáng)對(duì)個(gè)人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認(rèn)識(shí)到自身檔案的重要性，如實(shí)規(guī)范填寫相關(guān)表格材料，并及時(shí)將個(gè)人取得的相關(guān)資格證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等復(fù)印件交組織存檔管理。
2高校學(xué)生工作管理部門
學(xué)籍檔案是干部人事檔案至關(guān)重要的一部分，報(bào)考登記表、成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業(yè)學(xué)歷學(xué)位真實(shí)性的必要條件，報(bào)考登記表記錄了報(bào)考錄取信息，成績(jī)表記錄了學(xué)業(yè)情況，畢業(yè)生登記表記錄了畢業(yè)信息，學(xué)位授予表記錄了學(xué)位獲得情況，任何一份材料的缺失都會(huì)影響當(dāng)事人學(xué)歷學(xué)位的完整性，高校學(xué)生工作管理部門務(wù)必規(guī)范設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案的歸檔工作。從當(dāng)前的干部人事檔案工作實(shí)踐來講，干部人事檔案中學(xué)位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識(shí)到學(xué)位授予表的重要性，尤其是在本科生的學(xué)位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學(xué)位授予表歸入個(gè)人檔案了。而從干部人事檔案的規(guī)范性來講，如果只有畢業(yè)生登記表而沒有學(xué)位授予表，就代表當(dāng)事人只取得了畢業(yè)證書而沒有取得學(xué)位證書，這就對(duì)那些本來共同取得畢業(yè)證和學(xué)位證的人的學(xué)歷學(xué)位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個(gè)人時(shí)無法將取得單證的人和取得雙證的人區(qū)分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學(xué)生工作管理部門所保管的學(xué)生檔案是干部人事檔案的前身，高校學(xué)生工作相關(guān)部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經(jīng)驗(yàn)，合理規(guī)范地設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，使之在放入檔案時(shí)能夠完整全面地記錄學(xué)生的學(xué)籍信息；另一方面必須在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將其所有的相關(guān)歸檔材料歸入個(gè)人檔案，并按照轉(zhuǎn)遞地址及時(shí)進(jìn)行郵寄。高校學(xué)生工作管理部門規(guī)范地做好學(xué)生檔案的工作，能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。
3干部人事檔案管理部門
干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協(xié)調(diào)其他各個(gè)部門的關(guān)鍵部門，對(duì)外要主動(dòng)加強(qiáng)與各檔案材料相關(guān)部門的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)各單位兼職檔案管理員的培訓(xùn)，做好溝通和培訓(xùn)工作；對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和管理，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.1接收新檔案時(shí)把好檢查關(guān)
干部人事檔案管理部門在接收新檔案時(shí)，應(yīng)該認(rèn)真核查檔案目錄與檔案材料的對(duì)應(yīng)情況，如發(fā)現(xiàn)有缺失的情況及時(shí)向檔案原來的管理部門聯(lián)系查找，避免因時(shí)間過長(zhǎng)而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發(fā)函補(bǔ)材料，新接收的檔案目錄與內(nèi)容雖然對(duì)應(yīng)，但仍有缺失的材料，不能因?yàn)椴皇潜静块T造成的材料缺失就放任不管，而是要增強(qiáng)敬業(yè)精神，本著檔案現(xiàn)在歸我單位管理就將其規(guī)范化管理的態(tài)度，及時(shí)發(fā)函到檔案材料的出處單位進(jìn)行補(bǔ)充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。
3.2接收檔案材料時(shí)做好登記工作
干部人事檔案材料的產(chǎn)生處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，檔案隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會(huì)隨著干部身份的確立而確立，會(huì)隨著干部職務(wù)的變化、干部經(jīng)歷的豐富而不斷增加新的內(nèi)容，即使干部退休了，還會(huì)有工資、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、死亡等材料的形成?！盵2]干部人事檔案材料產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)性也決定了收集檔案材料始終處于動(dòng)態(tài)的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時(shí)交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時(shí)間，這樣可以做到有據(jù)可查，如果出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象可以明確責(zé)任人，追究其相關(guān)責(zé)任，防止推諉扯皮的現(xiàn)象，同時(shí)也可以從側(cè)面增強(qiáng)檔案管理人的責(zé)任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規(guī)范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。
3.3材料放入檔案時(shí)做到及時(shí)仔細(xì)
檔案材料在收到之后，如果不及時(shí)分別放入個(gè)人檔案，會(huì)造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應(yīng)該在收到散材料后定期及時(shí)地將材料歸入個(gè)人檔案。在放檔案材料時(shí)要認(rèn)真核查檔案材料的份數(shù)以及當(dāng)事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯(cuò)放問題的發(fā)生。
3.4整理檔案做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
整理干部人事檔案時(shí)，要認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)。首先，要認(rèn)真鑒定材料的真?zhèn)?，在碰到?fù)制件時(shí)尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對(duì)于不符合歸檔要求的文件材料要進(jìn)行補(bǔ)辦或重辦，對(duì)于多余的材料要抽出。其次，要嚴(yán)格按照干部人事檔案的十大類進(jìn)行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號(hào)，字跡大小適中工整。再者，在對(duì)檔案材料進(jìn)行打孔時(shí)，要細(xì)致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內(nèi)容上的現(xiàn)象。總之，整理干部人事檔案要嚴(yán)格按照中央組織部印發(fā)的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認(rèn)真鑒定、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條例、精煉、實(shí)用的要求?！蔽覈?guó)人力資源豐富，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人員流動(dòng)情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉(zhuǎn)遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個(gè)單位時(shí)不規(guī)范，干部工作幾經(jīng)變動(dòng)之后，也會(huì)為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動(dòng)加速，對(duì)干部檔案的完整性和規(guī)范性提出了更大的挑戰(zhàn)，這就需要全國(guó)各級(jí)單位都要切實(shí)做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級(jí)相關(guān)部門，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規(guī)范性落到實(shí)處。
參考文獻(xiàn)
[1]理文.我國(guó)干部人事檔案管理研究[D].合肥:安徽大學(xué),2013(8).
Abstract: How to improve the quality of personnel records management and the personnel management system is discussed, and information management tools should be used to further improve the separation of employment with the management of personnel records file management system are adopted.
關(guān)鍵詞:人事檔案;管理;建議
Key words: personnel files;management;proposal
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)15-0120-01
隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入,非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道,而與此同時(shí),隨著國(guó)有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革,國(guó)有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”,大中專畢業(yè)生要面向市場(chǎng)自主擇業(yè),這些變化主要是通過市場(chǎng)機(jī)制的作用使國(guó)有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等,而市場(chǎng)化配置人才資源又加快了人才流動(dòng)的頻率。顯然,傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應(yīng)當(dāng)延伸到非公有制經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)化中介組織甚至外資企業(yè),人事檔案的利用頻率應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才流動(dòng)的頻率,這是一個(gè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義的問題,下面就人事檔案管理中存在的問題提幾點(diǎn)建議:
①提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時(shí)就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì),加強(qiáng)責(zé)任感,把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性,能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊(cè),才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式,熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求,尤其是對(duì)材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用,為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。
②完善人事檔案管理制度。人員是基礎(chǔ),制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作,必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事,以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度,使檔案工作有規(guī)可循,有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),明確收集的范圍和要求,讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí),更全面地反映一個(gè)人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》,明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求,對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別,及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺;遵循《保管保密制度》,采取切實(shí)有效的措施,減少人為因素的破壞,保障人事檔案的安全,延長(zhǎng)使用的壽命;遵循《查閱制度》,明確人事檔案利用的方式和方法,以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量,抓管理,人事檔案工作人員要以制度來維護(hù)管理,以管理來保證質(zhì)量,切切實(shí)實(shí)做好管理工作,讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
一、畢業(yè)生應(yīng)如何對(duì)待自己的檔案
現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人力資源的重要證據(jù)。另外，如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明等也都需要人事檔案。由于國(guó)家相關(guān)政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無須再到人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)托管了。其實(shí)，學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行的。按國(guó)家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報(bào)道證人社部門簽署日期為準(zhǔn)）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級(jí)；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報(bào)道日期計(jì)）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報(bào)初級(jí)職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分認(rèn)識(shí)畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系
畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績(jī)、在校學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)道證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)。這時(shí)學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后，才得以實(shí)現(xiàn)。
三、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉(zhuǎn)移
畢業(yè)生的檔案由學(xué)校按其就業(yè)的單位或生源地，發(fā)機(jī)要交通專遞到各地市畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心。個(gè)別高校由學(xué)生本人自帶檔案的辦法是錯(cuò)誤的，畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門有權(quán)拒絕接收此類檔案。畢業(yè)生的戶口由學(xué)校派出所按報(bào)到證上標(biāo)明的就業(yè)單位遷移。就業(yè)報(bào)到證、升學(xué)的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出的憑證。報(bào)到單位開到哪里，戶口、檔案就轉(zhuǎn)到哪里，沒有工作單位的簽發(fā)到畢業(yè)生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業(yè)生向各學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢，看檔案發(fā)到什么地方去了，只要發(fā)的是機(jī)要交通專遞，都有詳細(xì)的地址和接收人，一般都能查到詳細(xì)情況。
四、畢業(yè)生的檔案應(yīng)如何托管
按國(guó)家政策規(guī)定，組織、人事部門或其所屬的各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，畢業(yè)生考取公務(wù)員的，其檔案應(yīng)由組織人事部門管理。各種私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨(dú)資企業(yè)都無權(quán)管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，一般由委托的各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個(gè)人名義委托人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級(jí)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)，如省人力資源、市人力資源、各區(qū)人力資源等，它們的區(qū)別只是所屬部門不同，其他無任何區(qū)別。哪些畢業(yè)生的檔案適合到人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學(xué)校所在地的畢業(yè)生、準(zhǔn)備考研的畢業(yè)生、還無法確定能否在現(xiàn)單位長(zhǎng)期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生都可選擇將自己的檔案人事關(guān)系放在人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)托管。對(duì)那些申請(qǐng)出國(guó)（出境）的學(xué)生戶口和檔案，由畢業(yè)生聯(lián)系本地人力資源市場(chǎng)或者其他地方落實(shí)接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領(lǐng)取報(bào)到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉(zhuǎn)出手續(xù)，到學(xué)院辦理檔案轉(zhuǎn)寄手續(xù)。戶口、檔案的轉(zhuǎn)入手續(xù)由學(xué)生自己負(fù)責(zé)。
五、畢業(yè)生檔案托管的內(nèi)容及享有的服務(wù)
畢業(yè)生辦理檔案托管主要包括以下內(nèi)容：（1）以保存人事檔案關(guān)系為主的人事，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等；（2）以社會(huì)保險(xiǎn)為主的，主要包括為單位和個(gè)人代辦養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、住房公積金等保險(xiǎn)；（3）為畢業(yè)生辦理黨員轉(zhuǎn)正、職稱評(píng)定等手續(xù)；（4）辦理出國(guó)手續(xù)；（5）畢業(yè)生可以隨時(shí)流動(dòng)，省內(nèi)改變單位，出省就業(yè)辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)等有關(guān)內(nèi)容。只要辦理了人事檔案，就會(huì)享有畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)、檔案工資的晉級(jí)、職稱晉升申報(bào)、辦理落戶手續(xù)、出具省份證明、落戶證明、購(gòu)房工齡證明、計(jì)劃生育證明、出國(guó)政審等，并可以享有代收代繳養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險(xiǎn)等服務(wù)。
1、畢業(yè)證、學(xué)位證：教務(wù)處或研究生院發(fā)放；
2、派遣《報(bào)到證》：學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)處（一般委托各學(xué)院輔導(dǎo)員）發(fā)放；
3、戶口遷移證：學(xué)校保衛(wèi)處戶籍科發(fā)放；
3、組織關(guān)系：學(xué)生黨員必須到組織部辦理組織關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)；
4、檔案：學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)處憑畢業(yè)生的報(bào)到證白色通知聯(lián)轉(zhuǎn)寄檔案。
擴(kuò)展資料：
應(yīng)屆畢業(yè)生檔案保管的方式：
1、學(xué)校免費(fèi)保管
以前的高校為畢業(yè)后沒有在公司工作過的學(xué)生提供免費(fèi)的檔案保管服務(wù)。
自由托管期為兩年，自畢業(yè)那年7月1日起。需要指出的是，在免費(fèi)保管期間，學(xué)校只負(fù)責(zé)檔案的保管，不負(fù)責(zé)檔案的等級(jí)、戶籍、職稱、證明等事宜。
兩年內(nèi)完成的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案和戶籍轉(zhuǎn)移到工作單位所在地；滿二年仍不歸還的，應(yīng)當(dāng)將其檔案和戶口遷回登記前的戶籍所在地。
2、人事保管
人力資源和社會(huì)保障部人事服務(wù)機(jī)構(gòu)為畢業(yè)生提供人事檔案保管服務(wù)，人事檔案保管沒有固定期限。畢業(yè)生檔案隨就業(yè)登記證轉(zhuǎn)移到人力資源和社會(huì)保障部門人事服務(wù)機(jī)構(gòu)后，可享受國(guó)家規(guī)定的有關(guān)人事待遇。
3、工作單位保管
有權(quán)管理人事檔案的黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)保存人事檔案。
保管范圍限于本單位正式職工的文件，用人單位的各類專業(yè)技術(shù)人員、管理人員和高等學(xué)校畢業(yè)生必須委托人力資源和社會(huì)保障部門保管。
關(guān)鍵詞:人才檔案;管理;問題;對(duì)策
人才檔案是指企業(yè)勞動(dòng)、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察人才的依據(jù)。人才檔案是國(guó)家檔案的組成部分。人才檔案管理在日常工作管理中起到舉足輕重的作用，因此應(yīng)當(dāng)受到足夠的重視。
一、剖視河源市人才檔案管理問題
目前在我市人才檔案托管中心存放人才檔案數(shù)以萬計(jì)，有很多各單位的、有在外務(wù)工的大學(xué)生檔案等等，通過長(zhǎng)期的管理工作，分析歸納總結(jié)我市在人事檔案管理中存在問以下四個(gè)點(diǎn)典型問題，這三個(gè)問題也是困擾全國(guó)各地的人事檔案管理。第一、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不高;人事檔案管理工作對(duì)于所有單位來說，基本上不產(chǎn)生單位效益和業(yè)績(jī)，很多人及單位只認(rèn)為人事檔案管理只不過是管理文書，只需要妥善保管、整理好、分類好、不外泄，滿足人事調(diào)動(dòng)或者外界的查檔、調(diào)檔就可以啦，這種觀念影響了檔案管理工作的整體作用，是非常不正確。第二、檔案內(nèi)容完整性問題:人事檔案是每個(gè)人基本情況的說明書和記錄，要能夠反應(yīng)一個(gè)人的整體情況，達(dá)到見檔如見人，可是現(xiàn)實(shí)情況卻不盡人意，非常多人的檔案內(nèi)容幾年甚至十幾年都不更新，檔案內(nèi)容非常至少，出現(xiàn)了時(shí)間的真空，沒有利用和參考價(jià)值;這種現(xiàn)象最多出現(xiàn)在外務(wù)工大學(xué)生，其中有很大一部分大學(xué)生畢業(yè)后直接打回本市進(jìn)行人事托管，很多檔案幾乎只有大學(xué)畢業(yè)前的所有檔案，畢業(yè)后的檔案幾乎沒有，很多檔案就是死檔案。第三、檔案信息化程度較低，非常影響管理的效應(yīng);人事檔案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事檔案都沒有配備計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化管理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索。故非常多地級(jí)市或者縣區(qū)，如果需要查詢檔案必須到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行確認(rèn)查詢，否則無法調(diào)用人事檔案。第四、有部分檔案管理工作較為混亂，認(rèn)為搞經(jīng)濟(jì)建設(shè)是硬任務(wù)、硬指標(biāo)，而檔案工作可有可無，部分分管領(lǐng)導(dǎo)沒有落實(shí)，使檔案工作處于松馳狀態(tài)。有的雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴(yán)，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。執(zhí)行不嚴(yán)，不規(guī)范、人員不到位、職責(zé)不明確、任務(wù)不落實(shí)，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業(yè)素質(zhì)和基本技能;檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理混亂無序，導(dǎo)致其它干部或閑雜人員可以進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出和歸還檔案不執(zhí)行借還手續(xù)，借了不還時(shí)而發(fā)生，導(dǎo)致檔案資料丟失不知去向;甚至還有個(gè)別人借此機(jī)會(huì)在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值;部分雖然建立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，但由于執(zhí)行不力，還沒有很好的開展有效的、正常的檔案管理工作。
二、淺談河源市人才檔案管理問題解決對(duì)策
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生；檔案管理
人事檔案是客觀記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。
近年來，隨著我國(guó)人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產(chǎn)物早已風(fēng)光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動(dòng)、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審及職稱評(píng)定、社會(huì)保險(xiǎn)、退休手續(xù)的辦理和各項(xiàng)證明的出具等方面。
高校畢業(yè)生為何對(duì)如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點(diǎn)：
1、檔案功能弱化。在我國(guó)人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個(gè)時(shí)期也最為強(qiáng)大。時(shí)代變遷，多年的人事制度改革，上至國(guó)家下至各單位都建立了新的考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)于干部的現(xiàn)實(shí)的工作能力的考核標(biāo)準(zhǔn)取代了檔案中個(gè)人成長(zhǎng)的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評(píng)定時(shí)發(fā)揮著人事服務(wù)功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進(jìn)入社會(huì)，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫(kù)房條件差等問題，使得檔案從接收、儲(chǔ)存、查找到轉(zhuǎn)遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風(fēng)險(xiǎn)。
3、轉(zhuǎn)移手續(xù)繁瑣。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地行政管理?xiàng)l塊分割嚴(yán)重。各地區(qū)在檔案轉(zhuǎn)移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴(yán)格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個(gè)以上的程序，不嚴(yán)格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對(duì)檔案轉(zhuǎn)移的要求不同，導(dǎo)致轉(zhuǎn)移要求的口徑不一致，具體到當(dāng)事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時(shí)間在一個(gè)不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉(zhuǎn)移。
4、多年積累后的檔案管理費(fèi)用高。各地人才交流中心收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學(xué)生轉(zhuǎn)正定級(jí)后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費(fèi)，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當(dāng)一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時(shí)再提檔交管理費(fèi)，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會(huì)。致使未按規(guī)定時(shí)間繳納寄存費(fèi)而變成“死檔”。
5、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。畢業(yè)生對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)不深，認(rèn)識(shí)不到檔案的功能、重要性和流轉(zhuǎn)要求。有些畢業(yè)生認(rèn)為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認(rèn)為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學(xué)歷、職稱等相關(guān)材料還可以直接放進(jìn)去，對(duì)檔案的嚴(yán)肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經(jīng)可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當(dāng)今中國(guó)人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會(huì)保險(xiǎn)過程中，檔案不可或缺。檔案中對(duì)個(gè)人從業(yè)經(jīng)歷的相關(guān)資料以及解除勞動(dòng)關(guān)系的材料將是領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計(jì)算和領(lǐng)取養(yǎng)老保險(xiǎn)金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉(zhuǎn)手續(xù)和材料的完備程度或?qū)⒊蔀槌晒εc否的關(guān)鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、工齡計(jì)算等一系列與個(gè)人利益相關(guān)的因素。4、檔案材料是干部身份認(rèn)定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會(huì)導(dǎo)致縮短工作時(shí)間。
針對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個(gè)方向可以努力：
一、高校在就業(yè)指導(dǎo)環(huán)節(jié)需加強(qiáng)對(duì)檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對(duì)檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設(shè)了就業(yè)指導(dǎo)課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢(shì)、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關(guān)內(nèi)容，對(duì)檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應(yīng)該讓學(xué)生了解檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉(zhuǎn)遞的流程和查詢辦法等內(nèi)容，使學(xué)生對(duì)檔案提起足夠的重視，并在社會(huì)生活中對(duì)檔案給予關(guān)注。
二、檔案管理部門應(yīng)加大規(guī)范檔案管理的力度。
由于對(duì)檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實(shí)性和實(shí)用性大打折扣。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉(zhuǎn)遞過程中制定嚴(yán)格的管理?xiàng)l例，建立人事檔案的管理檔案，責(zé)任明晰，規(guī)范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責(zé)任感。加強(qiáng)檔案管理，就需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，提高其道德品質(zhì)和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，根據(jù)不同時(shí)期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個(gè)性化的素質(zhì)提升計(jì)劃，以提高檔案管理的整體工作質(zhì)量。
四、加快建設(shè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。
隨著科技的進(jìn)步和我國(guó)人事制度改革的深入，紙質(zhì)檔案和人工查閱已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的落后于社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然的趨勢(shì)。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以提高檔案信息的重復(fù)利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的繁瑣，同時(shí)便于紙質(zhì)檔案的保存。
高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經(jīng)逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關(guān)注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理水平和檔案管理信息化已經(jīng)刻不容緩。
【參考文獻(xiàn)】
[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀(jì)橋，2011（11）：151-152.
[2]龐國(guó)明.人事檔案呼喚改革[J].中國(guó)人才，2002（6）：4-6.
