發(fā)布時間：2023-05-19 16:34:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的智能化檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)；檔案管理；智能化
中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-4107（2012）11-0047-02
高校檔案是衡量學(xué)校管理水平、評估教育教學(xué)質(zhì)量、評價科技成果、考核教職工的重要依據(jù)。目前高校檔案管理隨著科技的發(fā)展，已經(jīng)廣泛應(yīng)用了計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)信息技術(shù)和設(shè)備，逐步向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)。在這一過程中，物聯(lián)網(wǎng)躍入人們的視野，引起多個領(lǐng)域的關(guān)注。對于繁瑣而復(fù)雜的高校檔案管理工作來說，發(fā)展和應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一個值得深入探討的課題。
一、物聯(lián)網(wǎng)以及智能化趨勢
目前國內(nèi)比較公認(rèn)的物聯(lián)網(wǎng)概念為：通過射頻識別（RFID）、紅外感應(yīng)器、全球定位系統(tǒng)、激光掃描器等信息傳感設(shè)備，按約定的協(xié)議，把任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理的一種網(wǎng)絡(luò)概念。簡單說，物聯(lián)網(wǎng)將各種感知技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人工智能與自動化技術(shù)等進(jìn)行聚合和集成應(yīng)用，使人與物智能對話，或者說在人的指令下進(jìn)行物與物對話，從而在“物―物”相連的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)智能管理。
物聯(lián)網(wǎng)是繼移動通信網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)之后的人類第三次信息革命浪潮。繼2009年國務(wù)院正式批準(zhǔn)同意支持無錫建設(shè)國家傳感網(wǎng)創(chuàng)新示范區(qū)（國家傳感信息中心）以
來，我國各地對發(fā)展物聯(lián)網(wǎng)給予重視，長三角、珠三角、京津唐等各地重點(diǎn)培育物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)。2010年1月5日，國家發(fā)改委委托中國工程院啟動我國物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的研究，對智能物流、智能電網(wǎng)、智能交通、智能家居等行業(yè)展開調(diào)研。目前，工信部已將物聯(lián)網(wǎng)規(guī)劃納入到“十二五”專題規(guī)劃，正在積極研究推進(jìn)。因此，可以預(yù)見，這樣一種物與物智能相連的方式會逐漸進(jìn)入人們的生活，甚至在許多情況下取代人對物的機(jī)械操作。
二、物聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理
需要說明的是，在物聯(lián)網(wǎng)時代，幾乎萬事萬物都處于物聯(lián)網(wǎng)的智能狀態(tài)下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯(lián)網(wǎng)，實(shí)質(zhì)是說物聯(lián)網(wǎng)中關(guān)于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯(lián)網(wǎng)熱潮，早日實(shí)現(xiàn)智能化管理。
高校檔案管理是一項(xiàng)極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復(fù)雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學(xué)、科研、黨政管理、外事、財(cái)務(wù)等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實(shí)物，要將這數(shù)萬件文檔、材料、實(shí)物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應(yīng)用了計(jì)算機(jī)等較為先進(jìn)的設(shè)備或技術(shù)，大大提高了工作效率，但絕大多數(shù)工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯(lián)網(wǎng)正是提供這種智能化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)，同時也是一種基礎(chǔ)設(shè)施。正像創(chuàng)造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發(fā)展和應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。
事實(shí)上，物聯(lián)網(wǎng)是抽象出來的概念，它的具體業(yè)務(wù)形態(tài)已經(jīng)存在于我們的生活中，并且初步實(shí)現(xiàn)了智能化，如ZigBee路燈控制系統(tǒng)、智能交通系統(tǒng)（ITS）、上海浦東國際機(jī)場防入侵系統(tǒng)等。我們可以從現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)及其他信息科技中找到物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)，體察到基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能化的前景。從2009年無錫國家傳感信息中心試點(diǎn)以來，一個物聯(lián)網(wǎng)大發(fā)展的社會環(huán)境和科技環(huán)境在中國迅速形成：國家發(fā)改委在物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用示范試點(diǎn)方面，科技部在863計(jì)劃等重大專項(xiàng)方面，工業(yè)與信息化部在物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)業(yè)政策引導(dǎo)方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發(fā)展司司長張峰在上?！?010中國國際物聯(lián)網(wǎng)大會”上表示，物聯(lián)網(wǎng)被正式列為國家重點(diǎn)發(fā)展的五大戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一，將成為全球信息通信行業(yè)的萬億元級新興產(chǎn)業(yè)，到2020年之前，全球接入物聯(lián)網(wǎng)的終端將達(dá)到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產(chǎn)業(yè)商家首先在物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)上傾注精力，中國移動、中國聯(lián)通等與政府協(xié)議合作，在傳感器技術(shù)、傳感網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面推進(jìn)建設(shè)；清華大學(xué)、北京郵電大學(xué)、東南大學(xué)等高校研究機(jī)構(gòu)也成立了傳感網(wǎng)研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規(guī)模的物聯(lián)網(wǎng)中心，將物聯(lián)網(wǎng)作為一大產(chǎn)業(yè)全力推進(jìn)，在物聯(lián)網(wǎng)器件、芯片、材料、軟件、服務(wù)等方面逐漸起步；傳感系統(tǒng)和3G技術(shù)快速發(fā)展……借此之勢，“智能檔案”的物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)：一方面有社會環(huán)境，另一方面有科技基礎(chǔ)，將物聯(lián)網(wǎng)在信息產(chǎn)業(yè)的成果轉(zhuǎn)接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯(lián)網(wǎng)是高校檔案管理工作智能化建設(shè)的一大契機(jī)。
三、基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng)構(gòu)建
（一）基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng)
高校檔案管理物聯(lián)網(wǎng)是一個基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng)，是利用各種感知技術(shù)獲取檔案信息，通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)自動對這些信息進(jìn)行鑒定、分類，并使之得到有效利用?？梢?，這一智能系統(tǒng)的基礎(chǔ)是檔案智能識別子系統(tǒng)、檔案保存子系統(tǒng)、檔案查詢子系統(tǒng)，除此之外，還有系統(tǒng)維護(hù)和安全保證兩部分。檔案智能識別系統(tǒng)能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統(tǒng)一的電子標(biāo)識；借助M2M的聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，這些文件的電子標(biāo)識會傳送到數(shù)據(jù)子系統(tǒng)中進(jìn)行分析，根據(jù)上一環(huán)節(jié)電子標(biāo)識的區(qū)別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協(xié)助作出相應(yīng)保存處理后，系統(tǒng)將保存處理數(shù)據(jù)和前期整理有效數(shù)據(jù)提取到查詢子系統(tǒng)中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統(tǒng)中，檔案管理工作是由各個相互關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)自動完成的，人只是做輔工作，或采納與不采納系統(tǒng)建議的決定工作。這樣，通過機(jī)器與機(jī)器之間的信息交換和聯(lián)通，檔案管理的各環(huán)節(jié)工作在人腦之外自動關(guān)聯(lián)起來，按照人預(yù)設(shè)的命令一步一步進(jìn)行下去，并自動進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，提供安全保證。這就是基于物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理智能化的目標(biāo)――智能檔案。在智能檔案的“照應(yīng)”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項(xiàng)工作做好“后勤”工作。
（二）高校檔案管理物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的難點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn)
這樣一個“全自動”物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，從目前高校檔案管理的基礎(chǔ)來看，難點(diǎn)在于資金和技術(shù)。從某種意義來看，物聯(lián)網(wǎng)是一項(xiàng)重要的國家戰(zhàn)略，一項(xiàng)波及全社會的龐大工程，充足的資金保障是這一工程往下推進(jìn)的基礎(chǔ)。尤其是對高校檔案管理來說，部分高校對檔案管理工作還未給予足夠的重視，多數(shù)高校檔案館在資金上存在著或多或少的困難，從而將檔案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于新興科技，需要相對先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備，也有無數(shù)的技術(shù)難題有待探索和攻克，高精尖人才的培養(yǎng)和挖掘，這些作為前期投入，都需要強(qiáng)大的資金保證，這對于當(dāng)前絕大多數(shù)的高校檔案館來說都是難點(diǎn)。
在保證資金的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)智能檔案還面臨技術(shù)難題。目前檔案管理還處于人工主導(dǎo)的狀況，談物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還言之過早，檔案管理的自動化往往局限在自動化辦公、電子檔案管理上，要將檔案管理推進(jìn)到物聯(lián)網(wǎng)時代，技術(shù)是瓶頸。在四大關(guān)鍵技術(shù)中，衛(wèi)星定位技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)相對已較為成熟，商業(yè)化程度比較高，但RFID和傳感器技術(shù)作為物聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)的前提和基礎(chǔ)，其核心領(lǐng)域尚未全面進(jìn)入產(chǎn)業(yè)化。一方面，要實(shí)現(xiàn)智能檔案，就要將這些相對成熟的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理對接、融合，使之為檔案管理所用；另一方面，要著眼于新的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，研究和提高相對薄弱的技術(shù)，力圖搶占物聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)業(yè)化先機(jī)，使其在檔案管理上大有作為。
（三）高校檔案管理物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的目標(biāo)
簡單說，智能檔案系統(tǒng)的目標(biāo)就是智能化，具體來講，包括：實(shí)現(xiàn)檔案物標(biāo)識方法的一致性，檔案流程管理的全自動，多種檔案管理的一體化。
將可能成為檔案的物品、材料都賦予一致標(biāo)識方法的電子標(biāo)簽，就能讓檔案館像超級市場掃商品條形碼一樣采錄檔案信息，是檔案信息后期處理的前提。當(dāng)然，這樣的標(biāo)識方法是需要高端技術(shù)支持的，仍需深入研究。將這些采集的檔案信息傳送到檔案流程管理的軟件中，這樣的檔案管理軟件已出現(xiàn)在市場上，并且不少檔案館已應(yīng)用這種軟件管理。在這些軟件的基礎(chǔ)上，可以逐步實(shí)現(xiàn)對檔案的自動分類、自動保存、智能動態(tài)調(diào)控和利用。這樣，不管是電子檔案、實(shí)物檔案，還是紙質(zhì)檔案也將更合理地融入到同一管理系統(tǒng)中，科學(xué)地分類保存，提供更便捷和準(zhǔn)確的查閱服務(wù)。這是高校檔案管理物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的目標(biāo)，也是“智能檔案”的方向。
有了資金和技術(shù)的支持，把握好物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，集中力量重點(diǎn)突破，才能構(gòu)建起高校檔案管理的智能系統(tǒng)。乘著物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)之熱潮，發(fā)展檔案的信息化、自動化，繁瑣的高校檔案管理工作才會變得簡單而高效，“智能檔案”的前景指日可待。
參考文獻(xiàn)：
[1]王炳輝.構(gòu)建可運(yùn)營可管理的物聯(lián)網(wǎng)[J].信息通信技術(shù)，2010，（2）.
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關(guān)鍵詞：智能化；學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)；可行性
Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.
Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，大多數(shù)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作已經(jīng)實(shí)行信息化管理，借助于學(xué)校的內(nèi)部校園網(wǎng)絡(luò)平臺或者是因特網(wǎng)平臺，根據(jù)不同的管理權(quán)限，學(xué)生的學(xué)籍檔案情況已經(jīng)可以進(jìn)行方便的查詢和管理。但由于學(xué)生學(xué)籍檔案的特殊性，學(xué)生的各種信息，不能單純以電子信息的形式存在于服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，一些重要的信息，如學(xué)生入黨、榮譽(yù)證明等資料信息，還必須以某種存儲介質(zhì)形式存放在個人檔案袋內(nèi)，并統(tǒng)一妥善保存于學(xué)校的檔案室內(nèi)，需要設(shè)置專門人員進(jìn)行管理。
21世紀(jì)是信息產(chǎn)業(yè)的時代，各種智能化產(chǎn)品被廣泛應(yīng)用，使我們的經(jīng)濟(jì)和社會生活因此發(fā)生了深刻變革。如何對學(xué)校的檔案室進(jìn)行智能化更新?lián)Q代或升級改造，并與學(xué)校的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)平臺進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，形成一種系統(tǒng)化的、高效的、全局化的管理模式，將是本文研究的重點(diǎn)。
一、系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)
目前，誕生于二十世紀(jì)九十年代初軍隊(duì)系統(tǒng)，現(xiàn)已經(jīng)在各個領(lǐng)域得到普遍推廣的高效自動化的智能檔案柜技術(shù)已經(jīng)成熟，且有手動、半自動、全自動幾種類型可供不同需求、不同規(guī)模的檔案室進(jìn)行選擇。
智能檔案柜也叫自動選層檔案柜（智能回轉(zhuǎn)庫），是新一代的自動化檔案存儲設(shè)備。主要由硬件（柜體、PLC/單片機(jī)、嵌入式系統(tǒng)、電動機(jī)、串口、屏蔽線等組成的電動控制系統(tǒng))和軟件（計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)）兩大部分組成。檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其實(shí)信息后確認(rèn)，所需檔案自動轉(zhuǎn)送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取、數(shù)字查詢、盤庫報(bào)表和權(quán)限設(shè)置等功能。廣泛應(yīng)用于各類學(xué)校學(xué)籍檔案、干部人事、財(cái)務(wù)綜合等各種檔案管理。此種設(shè)備具有以下特點(diǎn)：
（1）、存取檔案方便快捷，在設(shè)計(jì)上充分利用縱深空間，節(jié)約占地面積。
（2）、全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、濕氣、陽光等侵害，提供了雙鎖安全設(shè)置，防止未授權(quán)存取。支架與柜殼一體化制成，堅(jiān)固耐用，承載能力強(qiáng)。
（3）、具有保密權(quán)限功能，密碼正確方可進(jìn)入存取檔案操作。
（4）、存儲空間可自動進(jìn)行優(yōu)化，節(jié)省檔案存取時間。
（5）、設(shè)備自帶管理軟件操作簡單易懂，處理功能卓越，可實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，并可與校園信息化管理系統(tǒng)如MRP、ERP系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成，兼容運(yùn)行。系統(tǒng)運(yùn)行過程中，計(jì)算機(jī)對自動檔案柜的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)交換。
（6）、檔案管理軟件可對檔案存取進(jìn)行日常管理，自動或手動安排儲位，對相應(yīng)的自動檔案柜產(chǎn)生存取請求，根據(jù)自動檔案柜的反饋信息作出存取確認(rèn)。
（7）、定期生成報(bào)表及盤點(diǎn)報(bào)表，滿足檔案管理需要。
（8）、柜體采用優(yōu)質(zhì)碳素結(jié)構(gòu)冷軋鋼扳，經(jīng)數(shù)控模壓沖壓等工藝制造成型；結(jié)構(gòu)牢固，柜體表面采用靜電噴涂，漆膜耐沖擊性、附著力、耐腐蝕性能達(dá)到國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；漆膜具有色澤厚度均勻一致，表面光澤艷麗等優(yōu)點(diǎn)。
（9）、控制操作臺采用防火貼面高密度中纖板制成，具有防火、絕緣、不變形等特點(diǎn)。
（10）、傳動電機(jī)選用低噪音三相異步電機(jī)；采用鏈傳動運(yùn)行結(jié)構(gòu)，鏈條、鏈輪選用技術(shù)指標(biāo)均符合國家標(biāo)準(zhǔn)，極限拉伸載荷最低為3200kg，有較大的強(qiáng)度冗余量；整機(jī)具有運(yùn)行平穩(wěn)，噪音低，故障率低等優(yōu)點(diǎn)。
智能檔案柜最大優(yōu)勢是存儲量大、自動高效、操作簡便、安全可靠，并可以根據(jù)場地進(jìn)行非標(biāo)設(shè)計(jì)，工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉(zhuǎn)運(yùn)行，直接提取、存放物品。能大幅度減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，并大大提高管理人員的工作效率，可以幫助解決學(xué)校檔案管理工作量大、程序繁瑣、效率低下等一系列問題。
智能學(xué)籍檔案柜的結(jié)構(gòu)圖如圖1-1所示
圖1-1 自動選層檔案柜結(jié)構(gòu)圖（單柜體）
智能學(xué)籍檔案柜的案例效果圖如圖1-2所示
圖1-2 智能學(xué)籍檔案柜效果圖
二、信息化管理平臺的建設(shè)
學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行必須借助完善的信息化管理平臺才能發(fā)揮其作用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和普及，學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)已經(jīng)普遍用于學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作。學(xué)校的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的信息化管理平臺可以采用多種形式，基礎(chǔ)平臺可以借助因特網(wǎng)（適合多校區(qū)）、校園局域網(wǎng)，但需要具備以下基本要求：
1、統(tǒng)一的信息平臺和數(shù)據(jù)庫。全校建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫，在權(quán)限范圍內(nèi)，管理人員可隨時調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、信息化、規(guī)范化。
2、學(xué)生學(xué)籍檔案管理功能模塊需要具備以下基本功能：
（1）、檔案信息錄入、修改：所有管理檔案通過接收錄入，對檔案接收部分具有新增、修改、刪除、打印等功能。
（2）、檔案查詢：對所管理的檔案提供多種方式的檢索查詢，尤其是直接模糊查詢，方便快速。
（3）、檔案統(tǒng)計(jì)：對所管檔案現(xiàn)狀和借閱歸還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
（4）、檔案借閱、歸還：對檔案柜現(xiàn)存檔案進(jìn)行借閱登記，對借閱人、承辦人、借閱時間進(jìn)行登記。借出的檔案進(jìn)行歸還登記，記錄歸還人、承辦人、歸還時間。
（5）、數(shù)據(jù)庫管理：提供數(shù)據(jù)庫的備份、恢復(fù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出以及數(shù)據(jù)庫壓縮等功能。
（6）、報(bào)表打印：所有檔案條目、借閱歸還情況、修改情況等，都可以以報(bào)表形式打印輸出。
（7）、檔案柜盤庫：對檔案柜中的檔案進(jìn)行自動盤點(diǎn)，自動生成報(bào)表。
（8）、安全：軟件實(shí)施分級管理制度，對所有操作人員進(jìn)行賬戶設(shè)定、權(quán)限設(shè)定和密碼設(shè)定及修改；且所有操作都記錄在案備查。
目前，各類學(xué)校使用的信息化管理系統(tǒng)經(jīng)過二次開發(fā)后，只要共享數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺，均可以與智能檔案柜原有系統(tǒng)進(jìn)行兼容運(yùn)行，進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資源共享和同步管理，發(fā)揮其最大功效。
三、系統(tǒng)的日常使用和維護(hù)
1、硬件系統(tǒng)（智能檔案柜）維護(hù)：
學(xué)校檔案室需要建立日常維護(hù)管理制度，進(jìn)行必要的維護(hù)保養(yǎng)，以保證其系統(tǒng)運(yùn)行的有效性，延長使用壽命。
（1）、定期清潔。檔案室應(yīng)通風(fēng)、通光，并定期對檔案柜進(jìn)行除塵等衛(wèi)生清潔，建議在柜體內(nèi)放置吸濕劑進(jìn)行防潮處理。
（2）、定期試運(yùn)行。需要定期對所有柜體進(jìn)行試運(yùn)行，一般每月一次，避免柜體由于長時間不運(yùn)行導(dǎo)致的卡殼、運(yùn)行不暢等故障的發(fā)生。
（3）、定期保養(yǎng)。對滾輪、軸承、鏈條、導(dǎo)軌等磨損部位需要定期加注油進(jìn)行；柜體表面定期涂防護(hù)蠟進(jìn)行防銹護(hù)理。
2、信息化管理平臺的日常維護(hù)
（1）、系統(tǒng)管理平臺需要定期進(jìn)行防毒、殺毒處理，防止病毒、木馬程序損壞系統(tǒng)，造成資料外泄、混亂等損失。
（2）、系統(tǒng)用戶、管理人員的賬號和權(quán)限需要及時更新、調(diào)整。由于人員流動、崗位調(diào)動等原因，管理人員的進(jìn)入系統(tǒng)的賬號和權(quán)限需要及時進(jìn)行更新和調(diào)整，以免混亂。一般注冊登陸的查詢用戶賬號也需要定期進(jìn)行清理，以免造成垃圾賬戶過多，影響系統(tǒng)運(yùn)行。
（3）、定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和整理，當(dāng)服務(wù)器系統(tǒng)出現(xiàn)意外時，可進(jìn)行數(shù)據(jù)庫重建修復(fù)，避免重大損失。
校園智能化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是將智能檔案柜與校園信息化管理平臺進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物，是一項(xiàng)機(jī)電一體化、信息化建設(shè)系統(tǒng)工程，因每個學(xué)校的規(guī)模、資金力量、校園分布，以及現(xiàn)有信息化系統(tǒng)建設(shè)情況都各有不同，所以在建設(shè)方案的規(guī)劃時，需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況、實(shí)際需求，以及學(xué)校的中長期發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行有針對性的設(shè)計(jì)，因地制宜，量體裁衣，才能發(fā)揮其最大的實(shí)際使用效率，增強(qiáng)其實(shí)用性。
四、結(jié)語
校園智能化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在技術(shù)上是可行的，具有很好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，將一次性解決目前困擾各類學(xué)校的學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，大大提高各類學(xué)校的學(xué)籍檔案管理水平，還可以在各大企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、部隊(duì)系統(tǒng)等機(jī)構(gòu)得到推廣應(yīng)用。希望本文所述可以給有關(guān)學(xué)校管理層以及專業(yè)人士一些啟示和幫助。
參考文獻(xiàn)：
[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào).2010.
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；人工智能技術(shù)；安全；網(wǎng)絡(luò)
1人工智能技術(shù)與檔案管理
1.1人工智能技術(shù)
在20世紀(jì)50年代中期，歐美等發(fā)達(dá)國家就已經(jīng)率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發(fā)展成為了現(xiàn)實(shí)存在的技術(shù)，震驚了學(xué)術(shù)界。目前，科學(xué)家們致力于研究更加精深的人工智能技術(shù)，為此開發(fā)了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經(jīng)濟(jì)全球化得到了普及，被運(yùn)用到了全球的各個角落當(dāng)中去，為各行各業(yè)的生產(chǎn)力發(fā)展提供了巨大的動力。當(dāng)然，人們所提到人工智能技術(shù)的時候，首先會提到的就是AI技術(shù)，它是人工智能技術(shù)的一個縮寫，是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式將多個系統(tǒng)集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機(jī)器，人工智能技術(shù)包括了機(jī)器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統(tǒng)等。從這個角度來看，人工智能技術(shù)實(shí)際上是對人的大腦的一次復(fù)制和模擬，尤其是對人腦當(dāng)中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復(fù)制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進(jìn)行獨(dú)立的人類思考。
1.2檔案管理
檔案管理這項(xiàng)工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業(yè)和各個層次的公司當(dāng)中，即便是在規(guī)模小的公司，也一定都會具有相應(yīng)的檔案管理工作和專門的負(fù)責(zé)人員。在傳統(tǒng)的檔案工作當(dāng)中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進(jìn)行反復(fù)的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現(xiàn)錯誤的可能性也十分的高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們更多地將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到了檔案管理工作當(dāng)中去，極大地解放了這項(xiàng)工作的生產(chǎn)力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當(dāng)中解脫出來。檔案管理的內(nèi)容和項(xiàng)目是復(fù)雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發(fā)展檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案等等內(nèi)容。
2人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中應(yīng)用的必要性
2.1降低錯誤率
將人工智能技術(shù)科學(xué)地運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中去，最顯而易見的一個優(yōu)勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的智能檢索技術(shù)，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當(dāng)中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優(yōu)化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內(nèi)容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術(shù)當(dāng)中的延伸檢索技術(shù)，可以對其他相關(guān)的檔案內(nèi)容和關(guān)鍵詞進(jìn)行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關(guān)鍵詞相關(guān)的檔案內(nèi)容，同時又可以了解到與這些檔案相關(guān)聯(lián)或其他用戶較多搜索的關(guān)聯(lián)檔案內(nèi)容。即可以不再依賴人力進(jìn)行檔案文字的查閱，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。
2.2提高管理效率
以項(xiàng)目檔案為例展開論述的話，當(dāng)企業(yè)展開一個經(jīng)濟(jì)活動和項(xiàng)目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業(yè)的前期投入以及招投標(biāo)的各個環(huán)節(jié)，同時也包括了企業(yè)的預(yù)算以及最后的企業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員、企業(yè)項(xiàng)目決策會議內(nèi)容等等。如果可以利用人工智能技術(shù)，首先在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中編制一個成熟的程序，將這些不同的環(huán)節(jié)和內(nèi)容首先預(yù)留出來，然后再進(jìn)行完一項(xiàng)工作以后，自動自發(fā)地將工作所涉及的檔案內(nèi)容和具體信息上傳到計(jì)算機(jī)中來，最終當(dāng)整個項(xiàng)目完成以后，就能夠形成一份十分詳實(shí)且準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案。這種方式可以節(jié)約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中。檔案管理人員往往只需要在后臺進(jìn)行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項(xiàng)目信息收錄起來，在后期進(jìn)行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優(yōu)秀的項(xiàng)目檔案[3]。
2.3減少成本投入
在人工智能可以節(jié)約成本這方面，有部分中小企業(yè)會表示出較大的質(zhì)疑情緒，他們認(rèn)為，人工智能技術(shù)相較于傳統(tǒng)的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養(yǎng)護(hù)和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術(shù)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的投入，當(dāng)購買一套人工智能技術(shù)以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設(shè)備，更多的是購買了其中所包含的配套設(shè)施和服務(wù)，也就是后期的各種更新和維護(hù)服務(wù)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應(yīng)的保險(xiǎn)支出部分福利。而人工智能技術(shù)則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設(shè)備使用和專利使用費(fèi)用即可。同時，人工智能技術(shù)也不需要休假，24h都可以進(jìn)行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態(tài)。人工智能技術(shù)從長遠(yuǎn)來看，對企業(yè)的成本產(chǎn)生了巨大的節(jié)約作用。
2.4提高安全性
對于一些大型的企業(yè)項(xiàng)目和國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，在檔案管理的工作當(dāng)中，最重視的就是安全性問題。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅(jiān)定，就非常容易出現(xiàn)以權(quán)謀私販賣企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息，以及泄漏政府核心機(jī)密的問題?，F(xiàn)階段，如果可以使用人工智能技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術(shù)可以根據(jù)前期編程員所設(shè)置的種種權(quán)限，一些不具備權(quán)限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩(wěn)妥的被保管在計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中。但這一切都需要建立在已經(jīng)能夠?qū)n案管理信息化系統(tǒng)的安全性充分保障的基礎(chǔ)之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規(guī)避黑客風(fēng)險(xiǎn)和病毒風(fēng)險(xiǎn)。
3人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用措施
探討人工智能技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用措施，更多的是從技術(shù)角度進(jìn)行探究的。本文按照不同的技術(shù)層面對措施進(jìn)行分類探究，重點(diǎn)提出了系統(tǒng)智能識別技術(shù)、指紋虹膜識別技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)3項(xiàng)內(nèi)容。
3.1系統(tǒng)智能識別技術(shù)
人工智能技術(shù)最核心也是最基本的技術(shù)，就是系統(tǒng)智能識別技術(shù)，這一技術(shù)也是目前人工智能技術(shù)當(dāng)中發(fā)展最為成熟，運(yùn)用最為廣泛的一項(xiàng)技術(shù)。目前所探討的系統(tǒng)，智能識別技術(shù)就是經(jīng)常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術(shù)當(dāng)中，不僅僅可以通過文字的形式進(jìn)行檢索，同時還可以通過語音的形式進(jìn)行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術(shù)都可以被廣泛地運(yùn)用到檔案管理的信息化工作當(dāng)中來。舉例來說，如果想要進(jìn)行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統(tǒng)智能識別技術(shù)，將已知的檔案文號或者檔案標(biāo)題或者是檔案當(dāng)中內(nèi)容的關(guān)鍵詞放置到搜索框當(dāng)中，只需要輕輕的點(diǎn)擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關(guān)的各種檔案。在語音識別技術(shù)方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成為文字，在系統(tǒng)當(dāng)中自動的進(jìn)行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術(shù)則更多的被運(yùn)用在一些歷史檔案和項(xiàng)目檔案當(dāng)中，例如企業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中所興辦的一些項(xiàng)目可能已經(jīng)年代久遠(yuǎn)，記不清當(dāng)中的關(guān)鍵詞和具體信息，但是在官方網(wǎng)站上具有當(dāng)時項(xiàng)目的相關(guān)圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當(dāng)中點(diǎn)擊搜索。包含此圖片或相近圖片內(nèi)容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。
3.2指紋虹膜識別技術(shù)
在前文中已經(jīng)提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項(xiàng)問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當(dāng)中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目或政府機(jī)密文件的時候，安全問題應(yīng)當(dāng)是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術(shù)和虹膜識別技術(shù)，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當(dāng)查閱一些機(jī)密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進(jìn)行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機(jī)密文件進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當(dāng)中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機(jī)關(guān)內(nèi)部的人事調(diào)整和編制職數(shù)，這些都屬于機(jī)密的內(nèi)容，而在進(jìn)行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領(lǐng)導(dǎo)和單位的主要領(lǐng)導(dǎo)作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進(jìn)來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統(tǒng)就會自動的對這個人的虹膜進(jìn)行掃描，一旦發(fā)現(xiàn)不匹配的問題，就會在系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發(fā)送至主管領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員的手機(jī)當(dāng)中，可以有效對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生一個預(yù)警機(jī)制。當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理的負(fù)責(zé)人員看到某些人妄圖窺探企業(yè)的機(jī)密檔案的時候，那么就能夠做出相應(yīng)的處罰條例，積極地調(diào)整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發(fā)展，實(shí)現(xiàn)一個良性循環(huán)。
3.3網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)
檔案的查閱、借閱以及歸還是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，在傳統(tǒng)的檔案管理流程當(dāng)中，主要是通過紙質(zhì)文件的形式逐級進(jìn)行向上審批，尤其是在涉及一些機(jī)密和機(jī)要文件的時候，更需要進(jìn)行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術(shù)當(dāng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)，將這些審批流程進(jìn)行簡化，通過電子計(jì)算機(jī)或者說是OA軟件的形式，在網(wǎng)上平臺就能夠完成各項(xiàng)審批工作。與此同時，在企業(yè)或單位內(nèi)部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術(shù)直接展示在企業(yè)和單位的局域網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，只要是企業(yè)內(nèi)部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進(jìn)行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓(xùn)的環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要讓新人更多的了解到這個企業(yè)的發(fā)展歷程和其中蘊(yùn)含的深厚企業(yè)文化，那么就可以讓這些員工登錄計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在局域網(wǎng)內(nèi)搜索相應(yīng)的檔案。這些檔案當(dāng)中記載著企業(yè)的發(fā)展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機(jī)密內(nèi)容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經(jīng)過繁雜的審批手續(xù)，大大減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，真正實(shí)現(xiàn)了簡政放權(quán)，做到了工作流程的優(yōu)化與高效。
3.4智能檢索技術(shù)
人工智能技術(shù)作為一種高科技的技術(shù)，其研發(fā)的主要目的就在于解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將人工智能技術(shù)廣泛地運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，來也可以達(dá)到這一目標(biāo)，幫助檔案管理工作的效率實(shí)現(xiàn)大幅度的提升?，F(xiàn)階段，如果可以采取人工智能技術(shù)來進(jìn)行智能檢索的話，可以極大地解放生產(chǎn)力，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作人員的工作壓力得以釋放[7]。舉例來說，如果在電子檔案排布方面可以按照其重要程度和具體價值進(jìn)行順序排放的話，那么就可以在后期的檢索中，同樣按照這一排序標(biāo)準(zhǔn)得出最終的檢索結(jié)論。與此同時，采取智能檢索的方式，不僅可以對想要獲知的信息進(jìn)行檢索和取得，同樣也可以利用人工智能技術(shù)將某一用戶的多次檢索關(guān)鍵詞及結(jié)果統(tǒng)一起來，科學(xué)的計(jì)算出這一用戶的使用需求和未來檢索預(yù)期，并為其推薦相關(guān)的關(guān)鍵詞及檔案。這不僅依靠單一的檔案檢索系統(tǒng)，更多的是需要專業(yè)技術(shù)人員能夠在聯(lián)網(wǎng)和共享平臺的基礎(chǔ)之上，開發(fā)一款多個檔案局共享的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，使得各個局和部門的檔案信息，能夠有效的歸類和統(tǒng)一[8]。
一、目前我國事業(yè)單位檔案管理工作的狀況
檔案作為歷史的記錄載體，能夠詳細(xì)的對事業(yè)單位的發(fā)展歷程、人員配置、工作狀況和科學(xué)發(fā)展等內(nèi)容進(jìn)行表現(xiàn)，檔案管理工作的水平是檔案科學(xué)、高效的保障，也是事業(yè)單位工作重要的依據(jù)，目前我國事業(yè)單位檔案管理一般具有下面幾個問題：
1.事業(yè)單位認(rèn)識不到檔案管理工作的作用
要想確保事業(yè)單位高效穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，但是我國受到傳統(tǒng)的理念影響，事業(yè)單位的工作重點(diǎn)一直都是業(yè)務(wù)服務(wù)，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作對事業(yè)單位的重要作用。很多的事業(yè)單位工作人員普遍認(rèn)為檔案管理的工作不能為事業(yè)單位創(chuàng)造出價值和效益，所以，就減少對于檔案管理工作的人力、物力與資金投入，降低了檔案管理工作的效率。而且檔案管理工作的內(nèi)容比較繁重和無聊。在缺少有效的監(jiān)督的情況下，檔案管理人員并不能依照要求進(jìn)行檔案管理的工作。
2.事業(yè)單位檔案管理人員的水平不夠
檔案管理的工作是一項(xiàng)比較系統(tǒng)和專業(yè)性的工作，檔案管理人員不僅需要擁有過硬的檔案管理專業(yè)知識，還要有堅(jiān)持、耐心的品質(zhì)。但是我國目前事業(yè)單位的檔案管理人員都是有各種職業(yè)和工作，而且有的會因?yàn)闄n案管理工作薪資達(dá)不到要求出現(xiàn)懈怠的心理。檔案管理部門一直就有人力資源缺乏的問題，很多的檔案管理人員主要依靠經(jīng)驗(yàn)與他人教授的方式進(jìn)行檔案管理工作，沒有過硬的檔案管理水平，不清楚檔案管理的工作規(guī)范和流程，甚至?xí)袣w檔立卷錯誤的情況出現(xiàn)，檔案管理工作的水平不高。
3.事業(yè)單位檔案管理的方式不合理
進(jìn)入新時期以來，伴隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的不斷發(fā)展，這些先進(jìn)的技術(shù)在事業(yè)單位得到了很好的應(yīng)用，事業(yè)單位的各個部門也都明確朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，不過卻忽略了大力發(fā)展電子檔案，更沒有培養(yǎng)檔案管理工作相關(guān)的電子檔案管理人員和計(jì)算機(jī)維護(hù)人員。有的事業(yè)單位設(shè)立了電子檔案，傳統(tǒng)的檔案管理人員無法滿足電子檔案的使用水平，導(dǎo)致很多先進(jìn)的檔案管理技術(shù)成為擺設(shè)，不能有效應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中去。
二、新形勢下對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的重要作用
新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了便利，提升了檔案管理工作的水平，將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，充分的發(fā)揮信息智能化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。信息智能化的檔案管理不僅能夠降低檔案管理工作的投入成本，還能提升檔案管理工作的效率，而且信息智能化的檔案管理系統(tǒng)能夠及時、快速高效的與事業(yè)單位其他部門進(jìn)行溝通，減少了檔案管理工作的繁瑣和難度，提升了檔案管理工作的水平。事業(yè)單位要想促進(jìn)檔案管理朝著信息智能化的方向發(fā)展，就要對新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革中的重要作用進(jìn)行了解：
伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息智能化的技術(shù)非常完善，在人們生活工作的普及程度非常高，能夠有效解決檔案管理工作中遇到的問題，所以，進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革不僅能夠提升檔案管理工作的水平，也是順應(yīng)時展的需求。
目前我國正在大力的進(jìn)行事業(yè)單位的體制變革，具體就是依托于先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對事業(yè)單位制度進(jìn)行現(xiàn)代化的變革，設(shè)立先進(jìn)的信息智能化工作平臺與系統(tǒng)，能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作信息智能化建設(shè)的發(fā)展，所以，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式變革不僅促進(jìn)我國事業(yè)單位機(jī)制的變革，也是落實(shí)我國變革理念的重要體現(xiàn)。
我國傳統(tǒng)的檔案管理的工作非常繁瑣和復(fù)雜，需要整理的信息非常多，而且受到歷史因素、政策因素的影響比較大，經(jīng)常會有資料不完整的問題，對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息智能化建設(shè)，可以有效的解決這些問題，提升檔案管理工作的效率，所以，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的變革符合檔案管理工作的需求。
三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的舉措
在當(dāng)今的時代背景下，對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式的改革顯得尤為重要，要想加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的力度，可以下面幾個方式進(jìn)行：
1.事業(yè)單位要充分認(rèn)識檔案管理工作的作用
檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵，要想提升事業(yè)單位的工作效率和業(yè)務(wù)服務(wù)水平，就必須要充分認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理的重要作用，切實(shí)提升檔案管理的水平。事業(yè)單位要明確檔案的作用，能夠?qū)κ聵I(yè)單位內(nèi)部的工作人員狀況、單位工作狀況進(jìn)行精準(zhǔn)的記錄，有效規(guī)范事業(yè)單位工作人員的行為和服務(wù)態(tài)度，能夠及時發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的不足進(jìn)行改正。事業(yè)單位還要強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，明確新形勢下檔案管理工作的發(fā)展方向，提升方案管理工作的效率與管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位良好的運(yùn)轉(zhuǎn)。
2.事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)
人員配置對于一個單位機(jī)構(gòu)是非常重要的，要想提升檔案管理人員的水平，事業(yè)單位必須要切實(shí)提升檔案管理人員的管理水平，提升檔案管理工作效率。事業(yè)單位要把握檔案管理人員的狀況，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，重視對檔案管理人員能力的培養(yǎng)，定期的為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會，培養(yǎng)高效的檔案管理人才。此外，作為檔案管理人員也要努力的提升自身的管理水平和綜合素質(zhì)，規(guī)范自己的行為，提升自己檔案管理工作的效率，更好的為事業(yè)單位和人民服務(wù)。而且檔案管理部門要不斷的創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理工作有效的結(jié)合事業(yè)單位，更好的為人民服務(wù)。
3.事業(yè)單位要設(shè)立科學(xué)的檔案管理機(jī)制
事業(yè)單位必須要有一套完整科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，設(shè)立合理的檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督，規(guī)范檔案管理人員的行為，強(qiáng)化對檔案管理人員的管理。檔案管理部門要加強(qiáng)對工作人員創(chuàng)新意識與發(fā)展意識的培養(yǎng)，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理工作效率。把檔案管理的職責(zé)明確到個人，確保檔案管理工作的質(zhì)量。還有就是對檔案管理部門配置先進(jìn)的信息智能化系統(tǒng)設(shè)備，要對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，通過光盤、錄像等檔案管理輔助技術(shù)更好的服務(wù)檔案管理工作。
一、縣級智慧檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀
（一）智慧檔案館定位模糊，影響智慧檔案館的普及與發(fā)展
目前，盡管智慧檔案在我國不同區(qū)域被廣泛推廣和實(shí)踐，但是由于對智慧檔案的定義缺少深入地研究分析，導(dǎo)致對智慧檔案館的定論依舊停留在較為籠統(tǒng)和模糊的層面，影響了智慧檔案館的建設(shè)定位。此外，一些縣級智慧檔案館建設(shè)期間，受到傳統(tǒng)思維的影響，依舊習(xí)慣延續(xù)以往的建館模式，對智慧檔案館建設(shè)不敢嘗試，也影響智慧檔案館建設(shè)和普及以及進(jìn)一步發(fā)展。
（二）注重檔案數(shù)字化建設(shè)，忽略智慧館庫建設(shè)，檔案信息資源管理與應(yīng)用不同步
縣級檔案館建設(shè)的重點(diǎn)依舊放在檔案數(shù)字化、利用微機(jī)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化上，以為這就是智慧檔案館了，其實(shí)這與真正意義上的智慧檔案館相距甚遠(yuǎn)。真正的智慧檔案館，是對檔案收集、整理、歸檔、移交、利用全方位的智能管理、智能儲存、智能使用，重檔案數(shù)字化建設(shè)而輕館庫智能化建設(shè)的現(xiàn)象，會導(dǎo)致智慧檔案館的建設(shè)滯后跑偏。
二、縣級智慧檔案館建設(shè)建議
（一）建好“一個中心、兩平臺多系統(tǒng)”
“一個中心、兩平臺多系統(tǒng)”，即檔案資源數(shù)據(jù)中心、檔案館管理平臺、智慧庫房一體化管理平臺。智慧化庫房建設(shè)包括智能化控制技術(shù)、溫濕度檢測控制技術(shù)、防盜報(bào)警技術(shù)、自動防火報(bào)警技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)、智能門禁管理技術(shù)、信號采集技術(shù)等，智慧館庫綜合管理平臺整合庫房RFID系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)基于RFID系統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式。根據(jù)標(biāo)簽結(jié)合電子檔案信息，可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案定位、出入庫提醒、丟失報(bào)警、盤點(diǎn)等。平臺整合RFID系統(tǒng)定位功能，將實(shí)體檔案在架、錯架或離架信息進(jìn)行實(shí)時提示和報(bào)警，實(shí)現(xiàn)在線盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析、庫區(qū)安全管理、檔案智能存儲管理、庫區(qū)聯(lián)動管理，系統(tǒng)提供聯(lián)動歷史追溯功能，將過程通過視頻、日志等方式進(jìn)行回放和查看。
（二）做好適配基礎(chǔ)軟硬件
集成先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集工具，及時捕獲各業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)，通過強(qiáng)大的自定義表單及工作流引擎、即時消息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、利用、鑒定等環(huán)節(jié)的在線審批流程，以及檔案收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等全過程的信息化管理。系統(tǒng)涵蓋多個網(wǎng)絡(luò)（政務(wù)網(wǎng)、網(wǎng)、因特網(wǎng)），涉及多個應(yīng)用軟件的應(yīng)用部署，采用分級授權(quán)管理，滿足“三庫”（管理庫、保管庫、利用庫）分離的部署形態(tài)，以及不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。
（三）全方位實(shí)現(xiàn)智慧檔案館功能
智能收集。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、NLP技術(shù)，智能判斷前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否應(yīng)歸檔、是否有重復(fù)歸檔，并及時主動提醒管理人員進(jìn)行檔案的收集整理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、簽定的全自動化管理。智能簽定。運(yùn)用NLP、深度學(xué)習(xí)技術(shù)，對待歸檔信息進(jìn)行智能價值鑒定，分析并理解文件內(nèi)容，自動判斷是不是該歸檔，自動賦予其分類號、保管期限、密級，并通過持續(xù)深度學(xué)習(xí)達(dá)到越來越精準(zhǔn)的目的。智慧檔案編研。利用自然語言技術(shù)、自動標(biāo)簽功能、圖像識別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對特定主題的資料收集、中心語義的自動抽取。比如進(jìn)行智能人物編研，可根據(jù)照片及相關(guān)文檔進(jìn)行人物畫像，通過一個基本人物人臉照片，找到系統(tǒng)里所有的照片檔案，并把照片元數(shù)據(jù)、背景資料自動合成為一個大的素材庫。智慧檔案利用。運(yùn)用人臉識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程利用審核以及文字、圖像搜索、音視頻搜索等。運(yùn)用檔案智能標(biāo)簽技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能、主動推薦檔案給相應(yīng)的利用人員。運(yùn)用圖片搜索技術(shù)，直接對一個圖片進(jìn)行相似性、關(guān)聯(lián)性搜索，給出圖片相關(guān)信息。運(yùn)用音視頻搜索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基于用戶畫像的實(shí)時個性化推薦。智慧檔案管理。利用RFID自動識別、圖像識別、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，通過RFID電子標(biāo)簽對檔案實(shí)物進(jìn)行唯一標(biāo)識，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)物的非接觸、多文件、快速采集，實(shí)現(xiàn)檔案的在線監(jiān)控、快速定位、高效盤點(diǎn)、動態(tài)路徑跟蹤等功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化、高效化與智能化。智能化無人檔案庫房。通過融合運(yùn)用人工智能技術(shù)，建設(shè)集多人無感快速測溫及安防聯(lián)控、納米霧化消毒、4A智能系統(tǒng)（自動導(dǎo)航、自動避障、自動補(bǔ)液、自動充電）、365天*24H全能防疫消毒、AI人機(jī)交互等核心功能的智能機(jī)器人，通過機(jī)器人自動抓取檔案上下架、自動盤點(diǎn)、自動整架、檔案消毒，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程化、無人化操作，提升檔案服務(wù)的智能化、智慧化水平。智能檢索。應(yīng)用人工智能技術(shù)、知識圖譜技術(shù)將搜索功能智能化，根據(jù)用戶過往的檢索記錄、借閱習(xí)慣、愛好等數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。綠色節(jié)能。系統(tǒng)設(shè)備應(yīng)采用先進(jìn)的變頻技術(shù)，節(jié)省功耗，有效的照明節(jié)能，同時運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對于庫房的燈光、門禁、密集架等設(shè)備的統(tǒng)一控制。平常庫房內(nèi)不使用的設(shè)備處于斷電或休眠狀態(tài)，工作人員進(jìn)入庫房后，系統(tǒng)會根據(jù)此次工作的內(nèi)容，自動開啟設(shè)備，可根據(jù)需要對整個系統(tǒng)進(jìn)行自定義設(shè)置，包括溫濕度設(shè)置、報(bào)警時間設(shè)置、通風(fēng)時間段設(shè)置、凈化時間段設(shè)置等。
三、縣級智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展方向
（一）數(shù)智驅(qū)動，創(chuàng)新發(fā)展
用大數(shù)據(jù)結(jié)合圖像識別技術(shù)，把圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋緮?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用增值服務(wù)、信息導(dǎo)航服務(wù)、組件化推送服務(wù)等；改善檔案服務(wù)手段，提高檔案檢索、查詢檔案的服務(wù)質(zhì)量，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析對海量檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行歸納、分析、研究，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)模型，感知我們的需求，分析我們的利用行為與喜好，推動檔案管理的創(chuàng)新及檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的開發(fā)利用。1.館際互通，異地查檔把各個地區(qū)的檔案館網(wǎng)絡(luò)打通，在保證安全和授權(quán)的情況下，可以進(jìn)行異地查詢、調(diào)檔等操作，讓借閱人能夠在自己最近的區(qū)域進(jìn)行檔案調(diào)閱。2.實(shí)體電子檔案一體化管理通過RFID系統(tǒng)，結(jié)合電子檔案的屬性以及密集架的存儲狀態(tài)，智能輔助排架，自動分配新入庫檔案的存儲位置，快速實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的盤點(diǎn)以及移庫等庫存管理。3.全方位的安全防護(hù)系統(tǒng)，同時做到綠色檔案，節(jié)能減排。
（二）重視關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用與人才培養(yǎng)
縣級智慧檔案館建設(shè)期間，必須重視關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用。關(guān)鍵技術(shù)主要涵蓋環(huán)境溫度以及檔案資料管理技術(shù)，二者作為智慧檔案管理重點(diǎn)，管理者以及建設(shè)人員必須給予足夠重視，積極嘗試?yán)脺囟葷穸鹊目刂萍夹g(shù)以及數(shù)據(jù)挖掘等關(guān)鍵技術(shù)，實(shí)現(xiàn)環(huán)境溫度管控以及檔案質(zhì)量的管理工作?？h級智慧檔案館建設(shè)和發(fā)展，離不開專業(yè)人才的智慧。在未來要重視人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，大力引進(jìn)專業(yè)優(yōu)秀人才，為縣級智慧檔案館建設(shè)提供人才儲備。綜上所述，智慧檔案館以其感知全面化、應(yīng)用綜合化和存儲智能化的特點(diǎn)，成為今后檔案館建設(shè)的方向。縣級檔案館應(yīng)在建設(shè)過程中，注重融入智慧元素，或?yàn)橹腔蹤n案館建設(shè)預(yù)留出端口，以便快速步入城市智慧化發(fā)展的軌道。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：建筑項(xiàng)目；質(zhì)量管理；項(xiàng)目分析；
中圖分類號：F253.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一、 建筑項(xiàng)目的檔案資料的控制
項(xiàng)目資料管理人員要熟悉工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)關(guān)注起是做好檔案工作的前提條件。不但項(xiàng)目經(jīng)理要對整個項(xiàng)目負(fù)責(zé)，而且要對工程項(xiàng)目竣工資料負(fù)責(zé)。因此，為了使項(xiàng)目檔案管理的工作與建筑工程項(xiàng)目同步進(jìn)行，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目檔案管理工作納入工程建設(shè)作為其中的一部分，從立項(xiàng)開始時就要設(shè)立項(xiàng)目檔案管理人員，對工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔工作擔(dān)當(dāng)責(zé)任，并做好工程項(xiàng)目階段驗(yàn)收管理工作。另一方面，做好建筑項(xiàng)目檔案工作還要求建立健全資料管理制度。項(xiàng)目敬禮可在建筑項(xiàng)目建設(shè)的初期結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的管理規(guī)定，在其中需要明確施工和監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位和檔案管理部門在建筑工程的檔案形成過程中所各自應(yīng)履行的職責(zé)。
二、 建筑項(xiàng)目機(jī)械設(shè)備的控制
機(jī)械設(shè)備分兩類：一是指組成工程實(shí)體以及配套的工藝設(shè)備，比如有電梯、通風(fēng)設(shè)備等，它們屬于建筑設(shè)備安裝工程。二是在施工過程中所應(yīng)用到的各種設(shè)備，其中包括各類運(yùn)輸設(shè)備、操作工具、各種測量儀器和計(jì)量器具等，屬于施工機(jī)具設(shè)備，它們是施工生產(chǎn)的工具。機(jī)械設(shè)備在影響工程質(zhì)量上也起著重要的作用。、接卸設(shè)備產(chǎn)品的質(zhì)量好壞，直接影響工程的質(zhì)量。施工機(jī)械設(shè)備的類型是否能符合工程施工的特點(diǎn)，其性能先進(jìn)穩(wěn)定與否，操作是否方便安全等，難免會對工程工程項(xiàng)目的質(zhì)量造成影響。通常，對于施工機(jī)械設(shè)備的質(zhì)量控制一般包括兩個步驟：其一是根據(jù)建筑項(xiàng)目合同中的相對應(yīng)合同、相對應(yīng)的技術(shù)文件的要求，抑或是參考單位所制定的機(jī)械化施工方案后確定施工的機(jī)械類型和型號，然后交付給監(jiān)理工程師做最后的檢驗(yàn)和最后的確定，從而有效保證施工設(shè)備滿足施工需求；第二是在進(jìn)入施工現(xiàn)場后，對施工的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)檢驗(yàn)，使用之能確保各項(xiàng)性能以及技術(shù)狀況和文件說明能夠相匹配，以達(dá)到順利施工和保證符合要求。對于機(jī)械設(shè)備的事前控制則主要包括了機(jī)械設(shè)備的選型施工機(jī)械設(shè)備的主要性能參數(shù)，機(jī)械設(shè)備的使用操作要求及施工機(jī)具計(jì)劃編制方面內(nèi)容。
三、 建筑項(xiàng)目施工工序的控制
工序質(zhì)量控制的目的是發(fā)現(xiàn)工序中的質(zhì)量偏差和對影響工序質(zhì)量的因素進(jìn)行分析，并且消除制約的因素，使工序質(zhì)量被控制在一定范圍內(nèi)，以此確保每道工序質(zhì)量的合格。工序質(zhì)量會產(chǎn)生不穩(wěn)定和不確定，不穩(wěn)定性是由于人工操作難免，不穩(wěn)定性則是由于建筑項(xiàng)目工程的施工不會像工業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)那樣，一旦進(jìn)入了流水線之后就可以等待成品成型，建筑項(xiàng)目的工程施工工程量大，同步操作人員眾多并且不少交叉作業(yè)，這些使得建筑項(xiàng)目工程施工的工序會帶有連續(xù)的相互搭接的特點(diǎn)，所以對工序質(zhì)量的有效控制就是要求我們對每道工序把好關(guān)，每個環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)督操作、檢驗(yàn)把關(guān)以及相應(yīng)預(yù)防措施和檢測檢驗(yàn)結(jié)合的合理控制。
四、 運(yùn)用智能化管理
運(yùn)用智能化管理有利于提高管理效率。首先必須了解智能化系統(tǒng)工程對應(yīng)的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)才能真正做好對建筑項(xiàng)目工程的質(zhì)量管理。一般是《只能建筑工程質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（GB50339-2003）的規(guī)定為主。做好智能化系統(tǒng)管理工作要根據(jù)合同和設(shè)計(jì)的要求來確定智能化系統(tǒng)工程里的工作界面，與相關(guān)公眾的關(guān)系要協(xié)調(diào)好，吃透設(shè)計(jì)要求和圖紙，做好施工技術(shù)的交底工作，對于其中施工難點(diǎn)，工藝要求較高的，還要制定相應(yīng)專項(xiàng)技術(shù)措施，并且提供補(bǔ)救預(yù)案。
管理中要分系統(tǒng)，分階段，分步驟進(jìn)行檢查與驗(yàn)收。智能化系統(tǒng)工程是由多個子系統(tǒng)構(gòu)成。智能化系統(tǒng)工程工期較長，除了包括前期施工準(zhǔn)備、管線預(yù)埋、設(shè)備安裝、系統(tǒng)調(diào)試階段，還包括了系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、試運(yùn)行和過程空中控制階段，我們只有分階段，分步驟地檢查與驗(yàn)收，才可能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
總結(jié)：
建筑項(xiàng)目的工程質(zhì)量管理是一個系統(tǒng)的過程，需要我們從影響工程質(zhì)量的全過程進(jìn)行控制，在建筑項(xiàng)目工程實(shí)施的全過程當(dāng)中，我們還應(yīng)該認(rèn)真總結(jié)出細(xì)致的管理經(jīng)驗(yàn)以科學(xué)有效的措施進(jìn)行管理控制。對于建筑項(xiàng)目工程來說，質(zhì)量控制尤其重要。施工企業(yè)必須堅(jiān)持以現(xiàn)代管理的思維和方法實(shí)施控制，針對以上對檔案資料的控制、對機(jī)械設(shè)備的控制、施工工序的質(zhì)量控制、運(yùn)用智能化管理四方面進(jìn)行合理管理，使企業(yè)在激烈的市場競爭與國際競爭中立于不敗之地。
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關(guān)鍵詞：高校信息化；檔案資源數(shù)字化；管理過程智能化；檔案服務(wù)信息化
2014年9月，國家檔案局局長楊冬權(quán)就指出：“在今天這樣的信息化時代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路的思想，以檔案信息化推動檔案管理工作的現(xiàn)代化?！备咝n案工作有著自身發(fā)展的特點(diǎn)，高校內(nèi)擁有各類專業(yè)背景人才，在信息化技術(shù)和創(chuàng)新服務(wù)理念方面有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，更容易做到與時俱進(jìn)。
一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學(xué)精神”的重要使命，同時也是維護(hù)學(xué)校和師生根本利益的重要依據(jù)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校館藏檔案案卷數(shù)也在逐年增加，同時，隨著國家的發(fā)展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學(xué)、移民的人數(shù)也在逐年攀升[1]34。以同濟(jì)大學(xué)檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達(dá)8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業(yè)季等一些特殊時段形成業(yè)務(wù)量堆積的現(xiàn)象。針對這些問題，大力推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設(shè)的基本思路探索和應(yīng)用
高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。根據(jù)高校檔案的具體情況，歸納總結(jié)為三方面，即檔案資源數(shù)字化、管理過程智能化、檔案服務(wù)信息化。
1.檔案資源數(shù)字化。主要指直接歸檔的數(shù)字檔案和對館藏各種載體檔案的進(jìn)行數(shù)字化加工工作。（1）數(shù)字檔案的歸檔。數(shù)字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化辦公條件和設(shè)備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件就被稱為數(shù)字檔案，它必須依賴電子設(shè)備進(jìn)行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產(chǎn)生很多的數(shù)字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)處理公文后形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)，對學(xué)校和社會具有相當(dāng)重要的保存價值。同濟(jì)大學(xué)在進(jìn)行電子公文歸檔的實(shí)際應(yīng)用中，創(chuàng)新提出在檔號編制規(guī)則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案“雙套制”歸檔模式，即在協(xié)同辦公系統(tǒng)中將電子公文數(shù)據(jù)通過接口傳輸至檔案管理系統(tǒng)自動歸檔，同時還須將已辦結(jié)的電子公文制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文互為鏡像，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。(2)館藏檔案數(shù)字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質(zhì)檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質(zhì)檔案來進(jìn)行。而如今信息時代的數(shù)字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準(zhǔn)確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，真正實(shí)現(xiàn)對館藏檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理。同濟(jì)大學(xué)的館藏檔案數(shù)字化加工采用數(shù)字化外包的方式進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進(jìn)行詳細(xì)了解，制訂出一系列操作規(guī)范和規(guī)章制度，選擇綜合實(shí)力雄厚、擁有一定資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司作為承包方。項(xiàng)目實(shí)施過程中，針對“調(diào)卷整理掃描還卷質(zhì)檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環(huán)境，對照國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網(wǎng)絡(luò)化、庫房環(huán)境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網(wǎng)絡(luò)化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導(dǎo)下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統(tǒng)、著錄目錄到系統(tǒng)，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預(yù)立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預(yù)立卷為年終立卷打下了基礎(chǔ)，年終立卷又可以檢驗(yàn)預(yù)立卷，以便根據(jù)工作的變化及時調(diào)整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據(jù)。同濟(jì)大學(xué)檔案館使用的管理系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，部門檔案員只要有一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以登錄到系統(tǒng)中，使用系統(tǒng)的各種功能進(jìn)行操作，檔案館工作人員可以同步實(shí)時監(jiān)督部門檔案員的立卷過程，發(fā)現(xiàn)問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。
3.庫房環(huán)境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強(qiáng)檔案庫房管理是保護(hù)檔案的重要途徑。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過智能設(shè)備和信息技術(shù)進(jìn)行交互和控制，克服了傳統(tǒng)庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館在庫房環(huán)境自動化建設(shè)中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁———照明聯(lián)動控制系統(tǒng)、溫濕度自動控制系統(tǒng)、空氣凈化系統(tǒng)、七氟丙烷自動滅火系統(tǒng)，以及變頻控制電梯設(shè)備等。其中紅外視頻監(jiān)控系統(tǒng)通過在庫房內(nèi)安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進(jìn)行24小時全面無死角、不間斷圖像監(jiān)控。庫房管理人員可以通過回放，調(diào)取任意時間段的庫房監(jiān)控錄像[2]51。門禁———照明聯(lián)動控制系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統(tǒng)根據(jù)不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進(jìn)行授權(quán)，做到了庫房管理權(quán)限精細(xì)化。每一個進(jìn)出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進(jìn)入庫房。通過刷卡，系統(tǒng)自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統(tǒng)和空氣凈化系統(tǒng)，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護(hù)環(huán)境，最大限度延長檔案壽命。當(dāng)庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調(diào)就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機(jī)就會自動開始運(yùn)作，進(jìn)行除濕工作?？諝鈨艋到y(tǒng)定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟(jì)大學(xué)檔案館歷來就是學(xué)校的重點(diǎn)安全保護(hù)單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。七氟丙烷是無色、無味、不導(dǎo)電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點(diǎn)，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設(shè)管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩(wěn)定、安全性高等優(yōu)點(diǎn)的高壓細(xì)水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化的核心。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)進(jìn)行登錄系統(tǒng)，對檔案案卷進(jìn)行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統(tǒng)計(jì)匯總、打印案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計(jì)算機(jī)，提高檢索率和利用率。同濟(jì)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)基于TCP/IP（網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)協(xié)議）協(xié)議，系統(tǒng)用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統(tǒng)不僅可以進(jìn)行全文自動著錄與標(biāo)引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程上傳至系統(tǒng)，并可以對各類檔案信息資料進(jìn)行靈活統(tǒng)計(jì)。檔案的存放離不開密集架。同濟(jì)大學(xué)在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時檢測密集架的各種狀態(tài)，并進(jìn)行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)智能連接，通過網(wǎng)絡(luò)，在電腦上直接對密集架進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務(wù)信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠(yuǎn)程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術(shù)的發(fā)展，使互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，在高校在?shù)字校園大環(huán)境下，上網(wǎng)用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟(jì)大學(xué)檔案館通過檔案系統(tǒng)開放數(shù)字化檔案資源。需要在線查閱學(xué)校檔案信息者必須是通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺認(rèn)證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟(jì)大學(xué)檔案電子信息查詢安全協(xié)議》，經(jīng)審核通過后，系統(tǒng)管理員根據(jù)查閱者的工號開設(shè)查詢賬戶，根據(jù)不同級別、不同權(quán)限予以授權(quán)。授權(quán)后，查閱者即可在線查閱相關(guān)檔案信息。（2）遠(yuǎn)程辦理檔案證明。遠(yuǎn)程服務(wù)又稱RAS服務(wù),是指讓用戶可在局域網(wǎng)以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網(wǎng)絡(luò)中信息資源的技術(shù)，它被認(rèn)為是“以人為本”的服務(wù)?；诜?wù)對象的需求這一外因，和提高工作效率這一內(nèi)因，同濟(jì)大學(xué)檔案館于2013年11月正式開通網(wǎng)上“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，此系統(tǒng)為國內(nèi)高校首例[3]。同濟(jì)大學(xué)“檔案服務(wù)利用系統(tǒng)”，突破了身份認(rèn)證和財(cái)務(wù)收費(fèi)兩大瓶頸難題，通過前后臺的網(wǎng)上互動，將電子商務(wù)的理念應(yīng)用到檔案的服務(wù)利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠(yuǎn)程在線服務(wù)。用戶可根據(jù)需要隨時在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行注冊、登錄、申請辦理相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網(wǎng)銀、支付寶等相關(guān)渠道支付所需費(fèi)用，并根據(jù)需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統(tǒng)徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務(wù)，使“被動服務(wù)”演變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”。系統(tǒng)開通至2015年4月，已由最初的13項(xiàng)出證業(yè)務(wù)增加到21項(xiàng)，匯總數(shù)據(jù)顯示，受理業(yè)務(wù)人數(shù)和數(shù)量快速增長，并持續(xù)保持在較高水平上。高校檔案信息化建設(shè)作為一個新鮮事物，在實(shí)施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現(xiàn)，伴隨著檔案信息化建設(shè)的深入，以及對檔案服務(wù)方式創(chuàng)新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改進(jìn)和提高，更好地為社會服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案；虛擬化；縮微化；數(shù)字化；信息化；網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
引言
管理現(xiàn)代化通俗上講就是利用最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)武裝管理系統(tǒng)，達(dá)到管理的最先進(jìn)水平，這主要需要科學(xué)的程序和目標(biāo)，積極向高水平的管理模式學(xué)習(xí)。
1 檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化
紙質(zhì)檔案管理曾經(jīng)一時間最平常的管理方式，但隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的地位漸漸被數(shù)字化檔案所取代，數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在管理庫存充裕，檢查手段快捷，不會污染檔案，文件的傳輸利用省時高效，節(jié)省步驟。一條信息可以在最短時間內(nèi)傳遍全球。其缺點(diǎn)是保密性受到質(zhì)疑，這種問題漸漸被密碼，電腦綁定等方式改善。
資源共享和資源保護(hù)是檔案管理的雙重手段，對于前者來講，資源的收錄可以無限擴(kuò)大，只要可以轉(zhuǎn)化成電腦識別碼的信息都可以通過掃描，復(fù)述，電子照片，甚至視頻、錄像的方式轉(zhuǎn)入電腦收錄。信息的檢索通過關(guān)鍵詞的錄入，分類文件夾的方式即可查詢，其容量之大不可小視，而且成本低廉，空間占有率小，不易因?yàn)榉穷A(yù)期災(zāi)害產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失損毀。而信息發(fā)送和傳授的優(yōu)勢更加突出，幾乎相當(dāng)于面對面投遞。
2 檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識別、存儲和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
3 檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
社會信息化縮短了人與人之間溝通的距離，逐漸擺脫了從前依靠生理器官交流的遺漏性和易扭曲意思等以及文字交流時的傳達(dá)速度慢等缺陷。信息化已經(jīng)繼農(nóng)業(yè)化、工業(yè)化之后成為后工業(yè)時代這一大的時代潮流。最先掌握信息的人就掌握了生產(chǎn)生活的先機(jī)，而信息化的管理相比較人工則有著速度快，易保存，傳播范圍廣等優(yōu)勢。
現(xiàn)在世界各地先進(jìn)的文化聚集地都采用了互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。中國的電腦普及率也日趨上升，但是關(guān)于保密性的問題因此提上了日程，一些單位為了保密使用單機(jī)工作，進(jìn)出工作室必須專人把握鑰匙。這些方式比較傳統(tǒng)，新型方法比如密碼、指紋識別、面部識別、口令卡、密?？?、手機(jī)綁定等專業(yè)方式的使用更增添了文件保密方式。對于如何辨別真假資料，則采取了電子文件簽署的方式，互相建立保證。這些對材料的保密性、真實(shí)性、提供了專業(yè)支持。
網(wǎng)絡(luò)信息傳播優(yōu)勢有以下幾點(diǎn)：便捷、便宜、迅速，完整，逼真，幾乎所有擁有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的兩個地點(diǎn)都能收發(fā)信息。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化也同時享受到這些便捷，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化起著決定性作用。
4 檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計(jì)算機(jī)自動接收，并按照設(shè)定的程序自動地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5 檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會化、市場化
5.1 過去的檔案管理內(nèi)容和目的主要面向國家，但是隨著人民民主意識進(jìn)一步增強(qiáng)以及國家開放程度增大，檔案的服務(wù)對象逐漸轉(zhuǎn)向大眾，這是與市場化經(jīng)濟(jì)密不可分的，人民作為國家的成員都有責(zé)任和義務(wù)了解檔案管理支持檔案管理事業(yè)。檔案來自于人民服務(wù)于人民才是其價值的體現(xiàn)。
5.2 市場化管理的模式使檔案管理事業(yè)不僅是一項(xiàng)束之高閣的遺產(chǎn)性事業(yè)，更可以參與到現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中來，人民根據(jù)自己的文化事業(yè)需要宣傳檔案材料，充實(shí)新的文化認(rèn)知能力，拉近古典與現(xiàn)代文化的距離。
5.3 檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實(shí)和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實(shí)資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實(shí)行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費(fèi)不足的困難開拓出一條新路。
結(jié)語
總之，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。
參考文獻(xiàn)
