發(fā)布時(shí)間：2023-03-17 18:02:40
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的城建檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
(一)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面,觀念落后
城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡(jiǎn)單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面,對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí);不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對(duì)城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國(guó)家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對(duì)檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個(gè)方面,其一是加工過程中對(duì)實(shí)體城建檔案的安全問題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對(duì)策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會(huì)用戶和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國(guó)家對(duì)城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”?！吨腥A人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對(duì)城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)城建檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國(guó)家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國(guó)家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對(duì)數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對(duì)具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)從事城建檔案管理工作多年,特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識(shí),以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識(shí)方面的教育。
6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對(duì)具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對(duì)象。
(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁(yè)數(shù),使實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)一致。
(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對(duì)出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展。總體驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對(duì)城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來的優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行描述。可以表現(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對(duì)主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^主題標(biāo)引可以增加對(duì)城建檔案信息背景的描述,對(duì)用戶的檢索具有特別的意義。
三、結(jié)束
城建檔案工作具有非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對(duì)其進(jìn)行利用。檔案工作者還要在實(shí)際的工作中不斷的加強(qiáng)自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，每一個(gè)檔案都有其專業(yè)性，城建檔案利用的過程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識(shí)，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個(gè)角度進(jìn)行檔案工作，檔案工作者要從多個(gè)方面掌握科學(xué)知識(shí)，同時(shí)還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識(shí)和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價(jià)值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業(yè)知識(shí)、大專以上的理論水平,無論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達(dá)到一定的專業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識(shí),在管理好檔案的同時(shí),利用所學(xué)的理論知識(shí),積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無,為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖集及科技書籍供銷點(diǎn),這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會(huì)帶來了效益,有力的促進(jìn)了本地區(qū)工程設(shè)計(jì)的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢(shì),積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項(xiàng)目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統(tǒng)中來講是很普遍的要求。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們?cè)絹碓街匾暀n案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,也給檔案工作帶來了生機(jī)和活力。但是在使用城建檔案時(shí),要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點(diǎn),一是對(duì)檔案保密,確定檔案的使用范圍,對(duì)于長(zhǎng)久的檔案,該解密的要及時(shí)解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟(jì)效益,也要注重社會(huì)效益。城建檔案的價(jià)值一般是隨時(shí)間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個(gè)長(zhǎng)期過程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn),這就決定了對(duì)檔案工作的投入到見效的周期相對(duì)較長(zhǎng)。所以,在實(shí)際工作中,講究效益要有遠(yuǎn)謀,更要有遠(yuǎn)慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進(jìn)行檔案信息咨詢服務(wù)見效快,效益明顯,對(duì)比投入的時(shí)間與人力等相對(duì)較多,這無疑是正確的,但是與此同時(shí),絲毫不能因?yàn)闄n案整理、保護(hù)等基礎(chǔ)工作一半時(shí)見不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動(dòng)的結(jié)果,也是與過去圍繞這些檔案所做的整理與保護(hù)分不開的,現(xiàn)在對(duì)城建檔案整理、保護(hù)工作給予的投入,會(huì)產(chǎn)生長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。如果看不到這一點(diǎn)。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過程中,要謹(jǐn)防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機(jī)密性,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理強(qiáng)化保密觀念,落實(shí)保密制度,確定使用范圍時(shí),就要嚴(yán)格把關(guān),不能因?yàn)橛猩鐣?huì)需求,就盲目的使用,否則會(huì)給國(guó)家和社會(huì)造成危害。
3結(jié)束語(yǔ)
（一）收集與利用明顯錯(cuò)位。檔案收集來源不均衡，影響檔案利用的質(zhì)量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過地上檔案。地下管線普查結(jié)果雖然解決了一時(shí)之需，但建立和完善動(dòng)態(tài)管理更有利于提供及時(shí)高效的服務(wù)。以銅陵市長(zhǎng)江路人防地下工程為例，施工前施工單位調(diào)閱了所有沿街工程地質(zhì)勘察報(bào)告、地下管線等檔案，為指導(dǎo)長(zhǎng)江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。
（二）檔案質(zhì)量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點(diǎn)是民用建筑，由于開發(fā)強(qiáng)度高，開發(fā)單位資質(zhì)參差不齊，部分檔案在制作時(shí)就存在漏項(xiàng),甚至空白。同時(shí)，檔案館本身也存在只重視館藏?cái)?shù)量,盲目收集,范圍過于粗放的問題。有利用價(jià)值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館,質(zhì)量難以保證，從而進(jìn)一步制約了檔案的利用。
（三）檔案載體過于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。
二、檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實(shí)檔案利用的需要
（一）信息化建設(shè)中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn),而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。
（二）信息化建設(shè)中,軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)開發(fā)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實(shí)施,也就是說需要從整個(gè)系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應(yīng)對(duì)，信息化只實(shí)現(xiàn)了目錄信息化。
（三）既有標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一。如國(guó)土和規(guī)劃所用標(biāo)準(zhǔn)有差異，市政道路與交通道路的標(biāo)準(zhǔn)不相同等，這些對(duì)信息化利用造成了一定的障礙。
三、城建檔案利用的法律、法規(guī)過于原則化，對(duì)實(shí)際操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)
（一）信息公開要求?！吨腥A人民共和國(guó)政府信息公開條例》早在2007年1月17日國(guó)務(wù)院第165次常務(wù)會(huì)議就通過，自2008年5月1日起施行?！稐l例》從基本原則、公開的范圍、公開的方式和程序、監(jiān)督和保障等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定，是我國(guó)政府信息公開的基本法規(guī)。規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)政府信息公開工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。國(guó)家按照“公開為原則，不公開為例外”的基本要求，大力推行政務(wù)公開工作。電子政務(wù)是信息公開的重要載體。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)的同時(shí)，構(gòu)建網(wǎng)上信息公開平臺(tái)。但條例沒有實(shí)施細(xì)則，具體的辦法需要地方政府制定。針對(duì)城建檔案的管理沒有形成政府規(guī)范性的文件予以指導(dǎo)。
（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時(shí)27年，其中針對(duì)檔案開放內(nèi)容過于寬泛。國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于,30年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行。檔案館應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。對(duì)于城建檔案館如何操作沒有可以具體的操作規(guī)程。城建檔案與個(gè)人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開的范圍和比例應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)寬于檔案法的要求。
（三）檔案利用的手續(xù)沒有統(tǒng)一規(guī)定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個(gè)人產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具房產(chǎn)證、產(chǎn)權(quán)的身份證和人身份證，如果在辦理房產(chǎn)證之前，可出具購(gòu)票發(fā)票、合同等相當(dāng)于房產(chǎn)屬性說明材料等。
（四）檔案利用過程中的憑證作用沒有法律規(guī)范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”。檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性才能保證它的憑證作用。
四、外借檔案存在遺失或受污的風(fēng)險(xiǎn)
（一）規(guī)劃系統(tǒng)外，借閱檔案基本上有借無還，沒有相關(guān)的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復(fù)印，關(guān)鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。
（二）在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰(shuí)人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過長(zhǎng)就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。辦案人員工作忙，幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來借，用后檔案不能及時(shí)歸還。
五、如何改善目前檔案利用過程中存在的問題
（一）擴(kuò)大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)豐富館藏、藏用結(jié)合是檔案工作的原則。一方面從調(diào)查研究入手，充分了解我市建設(shè)和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學(xué)的收集方案，采取積極有效的方法，有計(jì)劃、有步驟地開展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過多種渠道，加強(qiáng)對(duì)散存在社會(huì)其它部門和個(gè)人手中的城市建設(shè)檔案及有關(guān)資料開展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對(duì)性和實(shí)效性。從目前情況看，首先是根據(jù)利用需求，有針對(duì)性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項(xiàng)制度，但普查后的日常收集管理機(jī)制還沒有完全形成，要根據(jù)近年來地下管線的新趨勢(shì)，加強(qiáng)與水利、電信、人防等部門的溝通，重點(diǎn)開展雨污分流、三網(wǎng)入戶、地下商業(yè)開發(fā)等重點(diǎn)工程的跟蹤服務(wù)，確保相關(guān)專業(yè)的檔案及時(shí)收集。其次是開展工業(yè)、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設(shè)檔案，隸屬教育部門管理的各類學(xué)校所形成的教學(xué)樓實(shí)驗(yàn)樓工程檔案,隸屬衛(wèi)生部門管理的醫(yī)院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側(cè)面反映了城市的建設(shè)與發(fā)展變遷。另外還應(yīng)根據(jù)城市文化品味的提升，加強(qiáng)對(duì)本地的地方特色檔案的調(diào)查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價(jià)值的老舊街區(qū)與建筑等，這些檔案內(nèi)容的收集進(jìn)館，更能豐富館藏內(nèi)容和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應(yīng)制定年度的詳細(xì)工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，做到年度計(jì)劃與遠(yuǎn)期工作目標(biāo)相結(jié)合，形成有效的內(nèi)部工作機(jī)制。只有通過廣泛的調(diào)查研究，摸清“家底”，搞清利用規(guī)律，才能理清收集工作的思路，為制度科學(xué)可行的收集工作方案，提供全面準(zhǔn)確的依據(jù)，也只有進(jìn)一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開展和利用效果的不斷提升。
（二）加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)城建檔案的管理逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，建立一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系已經(jīng)成為各檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過幾年的實(shí)踐，城建檔案數(shù)字化掃描已達(dá)5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)查詢，查全率大大提高。下一步改進(jìn)的重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是建立數(shù)字檔案的入館標(biāo)準(zhǔn)，由相關(guān)單位從入館前就形成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統(tǒng)的建立，形成統(tǒng)一的數(shù)字平臺(tái)，方便檔案之間的銜接與對(duì)照；三是完善管理的各項(xiàng)軟硬件，在利用上盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢與利用。
（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉(zhuǎn)變，要求行政權(quán)力的運(yùn)作依據(jù)、程序、過程、結(jié)果，除涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的外，都要依法公開，做到?jīng)Q策讓公眾參與、執(zhí)行受公眾監(jiān)督，保障公民對(duì)行政管理事務(wù)的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，促進(jìn)政府依法行政。這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變以往對(duì)內(nèi)服務(wù)為主的服務(wù)方向，及時(shí)接收政府及其職能部門形成的政策性、規(guī)范性、公益性文件，通過各種方式和途徑向社會(huì)公開，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強(qiáng)公眾對(duì)政府法規(guī)、政策的認(rèn)知和認(rèn)同。而檔案部門要承擔(dān)起政務(wù)信息（包括現(xiàn)行文件和檔案信息）公開的職能職責(zé)，必須嚴(yán)格依法管檔。因此，應(yīng)當(dāng)在遵循《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開辦法和實(shí)施細(xì)則，明確公開的具體范圍、內(nèi)容和方式，制定詳細(xì)的程序，確保簡(jiǎn)便、高效、合法、適度。
職業(yè)素養(yǎng)是通過組織管理將工作中必備的素養(yǎng)變成一種文化習(xí)慣。培育職業(yè)素養(yǎng)需要切實(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，把工作推向有序、系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、效率、負(fù)責(zé)的最佳狀態(tài)。檔案管理工作人員對(duì)于檔案基礎(chǔ)管理工作而言，是至關(guān)重要的管理主題，要完善城建檔案管理基礎(chǔ)工作，就必須提高工作人員的素質(zhì)。首先，必須加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作者的專業(yè)技能培訓(xùn)，使每一位工作人員都能達(dá)到對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行熟練精確的操作。其次，還必須對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)其他方面的素質(zhì)培養(yǎng)，比如與建設(shè)工作相關(guān)的一些知識(shí)信息的培訓(xùn)。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對(duì)檔案工作者的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)的培訓(xùn)也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質(zhì)量是城建檔案管理工作中最為重要的一個(gè)工作任務(wù)。城市建設(shè)需要的及時(shí)有效的信息，城建檔案管理工作人員對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)就必須實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息資源的系統(tǒng)化歸類，完善檔案信息資源目標(biāo)工作，加強(qiáng)檔案信息資源的準(zhǔn)確性。
總之，城建檔案工作人員既要掌握檔案工作的原理方法，也要對(duì)不同工程建設(shè)形成的檔案特點(diǎn)、規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確把握。因此，應(yīng)該培養(yǎng)自身的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高學(xué)習(xí)能力，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。要以領(lǐng)導(dǎo)為核心，在工作中通過組織參加培訓(xùn)、專業(yè)研討及解讀新法規(guī)、新規(guī)范等方式，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，深入地開展創(chuàng)建學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)活動(dòng)。努力提高對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)，以適應(yīng)城建檔案管理工作發(fā)展的要求城建檔案主要產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、勘察設(shè)計(jì)、施工單位，其積累形成的質(zhì)量將直接影響城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)城建檔案的有效利用。
目前，城建檔案工作的重要性已越來越被全社會(huì)所認(rèn)識(shí)和重視，城建檔案的作用越來越凸顯。隨著國(guó)內(nèi)建設(shè)水平的快速提高和發(fā)展，新的建筑機(jī)構(gòu)、施工工藝不斷呈現(xiàn)及政策法規(guī)的更新出臺(tái)，城建檔案人員在工作中面臨著信息“管涌”，這種形式“逼迫”城建檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的新發(fā)展。增強(qiáng)服務(wù)不斷創(chuàng)新觀念，以服務(wù)促發(fā)展創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容是城建檔案館服務(wù)工作創(chuàng)新的先導(dǎo)，而信息服務(wù)則是服務(wù)工作內(nèi)容的重中之重。城建檔案工作的本質(zhì)是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要樹立“寓管理于服務(wù)之中，寓執(zhí)法于服務(wù)之中”的管理理念，樹立服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)建設(shè)、服務(wù)民生的新觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，走出傳統(tǒng)的思想誤區(qū)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，深化信息服務(wù)內(nèi)容。把服務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息的深加工和信息資源的開發(fā)利用上來。
通過拓寬信息來源，深化檔案信息加工等手段，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，樹立城建檔案服務(wù)品牌，展示城建檔案館的地位和作用。伴隨著社會(huì)的發(fā)展和用戶信息需求的變化，信息服務(wù)也處于不斷發(fā)展和深化之中，當(dāng)前的城建檔案信息服務(wù)正在發(fā)生歷史性的變革，信息服務(wù)的內(nèi)容、方向以及模式也都面臨著新的調(diào)整。總體看來，城建檔案信息服務(wù)已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，基本實(shí)現(xiàn)了服務(wù)內(nèi)容綜合化，服務(wù)理念的社會(huì)化，但與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，城建檔案的利用率還是不盡人意。因此我們應(yīng)該從城建檔案信息服務(wù)創(chuàng)新上下功夫來吸引公眾的注意力，以引導(dǎo)需求，創(chuàng)造需求，使城建檔案在信息利用方面有進(jìn)一步的提高。
服務(wù)理念的創(chuàng)新城建檔案工作者在新的歷史時(shí)期，應(yīng)該以改革的精神研究新形勢(shì)下的新問題、新特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的根本性轉(zhuǎn)變。一是樹立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理模式向以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為導(dǎo)向的管理模式的轉(zhuǎn)變。二是樹立法制意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作由經(jīng)濟(jì)、行政手段管理向依法管理轉(zhuǎn)變。三是樹立信息意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)以城建檔案實(shí)體管理為主向以城建檔案信息開發(fā)、利用為主轉(zhuǎn)變。四是樹立現(xiàn)代化意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)手工和簡(jiǎn)單技術(shù)型管理向城建檔案信息數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。五是樹立社會(huì)化意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案的單一型、被動(dòng)型服務(wù)向全方位、全過程滿足社會(huì)需求的主動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。六是樹立人才意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作人才意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作人才素質(zhì)由單一專業(yè)型向一專多能型的復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發(fā)展是必然的發(fā)展趨勢(shì)。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績(jī)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用到城建檔案管理中又非常大的優(yōu)勢(shì)，比如計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計(jì)算的這些優(yōu)點(diǎn)可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規(guī)范化、科學(xué)化。目前，我國(guó)的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分的發(fā)揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，提升城建檔案現(xiàn)代化的管理水平，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的功能
（一）自動(dòng)化管理城建檔案
計(jì)算機(jī)有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進(jìn)行推理與判斷，所以在信息處理時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠使管理工作自動(dòng)化，可是將城建檔案進(jìn)行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案信息的使用和開發(fā)。
（二）數(shù)字化管理城建檔案
在城建檔案管理時(shí)，紙質(zhì)的檔案信息在錄入時(shí)非常麻煩，需要浪費(fèi)大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護(hù)工作非常繁瑣。城建檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會(huì)發(fā)生磨損和丟失，在使用中可以迅速調(diào)取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網(wǎng)絡(luò)化信息檢索
目前，在圖書管理中已經(jīng)廣泛的應(yīng)用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認(rèn)可和支持。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)化，在檔案信息檢索時(shí)可以使用脫機(jī)檢索，只能網(wǎng)絡(luò)檢索以及聯(lián)機(jī)檢索，這樣可以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。
三、計(jì)算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用
在城建檔案中應(yīng)用計(jì)算機(jī)首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業(yè)知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的技術(shù)，充分的動(dòng)腦思考后再進(jìn)行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時(shí)的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。在城建檔案管理中，計(jì)算機(jī)知識(shí)起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應(yīng)該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時(shí)的資料以后，在輸入計(jì)算機(jī)中，要保證信息的準(zhǔn)確性，否則使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案就失去了意義。然后，要對(duì)城建檔案信息進(jìn)行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對(duì)收集的信息進(jìn)行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進(jìn)行歸納分類，然后輸入到計(jì)算機(jī)中，就能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案管理電子化。最后，要利用計(jì)算機(jī)來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計(jì)算機(jī)中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時(shí)間的浪費(fèi)?？梢钥s短城建檔案的查閱時(shí)間，及時(shí)的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節(jié)約了大量的資金，并且可以多次的產(chǎn)出。通過計(jì)算機(jī)來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴(kuò)大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質(zhì)量。
四、結(jié)語(yǔ)
建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工全過程活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存的有價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
建設(shè)工程檔案資料是指建設(shè)工程項(xiàng)目從籌備到施工和竣工驗(yàn)收過程中形成并收集和整理的規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料等。
2 建設(shè)工程檔案資料的主要內(nèi)容
2.1 施工準(zhǔn)備階段的主要文件資料
立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)有關(guān)負(fù)責(zé)人的信息資料等。
2.2 監(jiān)理方面的主要文件資料
監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；進(jìn)度控制方面的文件資料；質(zhì)量控制方面的文件資料；造價(jià)控制方面的文件資料；分包單位資質(zhì)方面的文件資料；監(jiān)理通知；合同與其他事項(xiàng)方面的文件資料；監(jiān)理工作總結(jié)等。
2.3 施工方面的主要文件資料（建筑安裝工程）
（1）土建工程（建筑與結(jié)構(gòu)）。施工技術(shù)準(zhǔn)備文件；施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件；地基處理記錄；施工圖紙變更記錄；建筑材料、預(yù)制構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告；施工試驗(yàn)記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。
（2）設(shè)備安裝工程（給排水、電器、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程）。施工記錄；施工圖紙變更記錄；設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、安裝記錄；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工試驗(yàn)記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。
2.4 室外工程
（1）室外安裝工程（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件?/p>
（2）室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。
2.5 竣工驗(yàn)收文件
（1）工程竣工總結(jié)文件。主要有：工程概況表；工程竣工總結(jié)。
（2）工程竣工驗(yàn)收記錄文件。主要有：?jiǎn)挝唬ㄗ訂挝唬┕こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄；竣工驗(yàn)收證明書；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）；工程質(zhì)量保修書等。
（3）財(cái)務(wù)文件。決算文件；交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表。
（4）聲像、縮微、電子檔案。聲像檔案；縮微品；電子檔案等。
3 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的問題
3.1 不重視建設(shè)工程檔案資料的管理工作
建設(shè)工程檔案資料的收集和管理工作是建筑工程施工全過程管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。縱觀建筑施工現(xiàn)場(chǎng)的管理工作，現(xiàn)在很多施工單位的管理人員只重視施工現(xiàn)場(chǎng)的管理，即：抓工期、抓進(jìn)度、抓節(jié)約，就是不抓施工技術(shù)資料的收集、整理和歸檔等管理工作，造成因工程檔案資料滯后而致使影響竣工驗(yàn)收、影響竣工驗(yàn)收備案、影響工程移交、影響房屋產(chǎn)權(quán)證的辦理等各項(xiàng)工作正常進(jìn)行現(xiàn)象的發(fā)生。
3.2 “以包代管”弊端多多
目前，建筑工程施工過程中的檔資料收集和管理實(shí)施“以包代管”現(xiàn)象較為普遍。由于建筑市場(chǎng)管理方面的原因，大部分施工企業(yè)的老板為圖省事，將工程檔案資料的收集和管理工作承包給社會(huì)上的其他有關(guān)人員去做，造成了施工企業(yè)內(nèi)部專職資料員形同虛設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生。目前，這些社會(huì)人員承包“工程檔案資料的收集和管理”已形成了一種職業(yè)，同時(shí)這些社會(huì)人員也成為了真正的社會(huì)“專職資料員”。
由于這些社會(huì)“專職資料員”無營(yíng)業(yè)執(zhí)照、無固定場(chǎng)所、無資質(zhì)、無主管部門管理，所以他們收集整理的資料不規(guī)范現(xiàn)象較為普遍。
3.3 弄虛作假、不規(guī)范現(xiàn)象普遍
3.3.1 “資料員”不在施工現(xiàn)場(chǎng)
由于施工企業(yè)對(duì)這些社會(huì)上的“專職資料員”支付的承包費(fèi)不是很高，所以就出現(xiàn)了一個(gè)“專職資料員”要承包若干個(gè)工程項(xiàng)目的現(xiàn)象。這些“專職資料員”不但每天要跑若干個(gè)工地收集資料，每天要跑若干個(gè)工地應(yīng)付來自各方面的各類型的檢查工作，更重要的是還要回到家里“做資料”，所以他們沒有時(shí)間也不可能每天都固定在一個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)。
3.3.2 現(xiàn)場(chǎng)記錄不真實(shí)
由于這些“專職資料員”不在施工現(xiàn)場(chǎng)，所需資料只能是在家“閉門造車”。如施工日志的記載：僅憑施工負(fù)責(zé)人的口述情況進(jìn)行記錄，造成施工日志過于簡(jiǎn)單，不連續(xù)，沒有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，只是對(duì)每天的日期、停水停電、現(xiàn)場(chǎng)施工的內(nèi)容進(jìn)行記錄，而對(duì)當(dāng)天施工中遇到的質(zhì)量、安全方面的問題、隱蔽工程驗(yàn)收方面的問題及解決問題的辦法和時(shí)間要求等實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容卻沒有記載。
3.3.3 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定超前
根據(jù)社會(huì)“專職資料員”在家“閉門造車”的特性，筆者發(fā)現(xiàn)，幾乎每個(gè)工程的檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程的檢查驗(yàn)收記錄資料都是在未進(jìn)行檢查驗(yàn)收之前做好的，且檢查驗(yàn)收的內(nèi)容也都是完全一樣的，其驗(yàn)收結(jié)論也都是相同的。
3.3.4 檢查驗(yàn)收記錄填寫不規(guī)范
例如：保證項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫不詳細(xì)不具體，驗(yàn)收意見均填寫為“符合要求”、“滿足規(guī)范要求”等一概而論，且不用文字說明，隨隨便便地用符號(hào)代替。再如：規(guī)范要求主控項(xiàng)目的合格率必須是100%，即不允許出現(xiàn)不合格的點(diǎn)和處，如現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不合格點(diǎn)或處應(yīng)及時(shí)返工。但在有的資料里面會(huì)出現(xiàn)主控項(xiàng)目不合格評(píng)定記錄的現(xiàn)象。
3.3.5 檔案資料缺項(xiàng)不完整
例如：混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告缺項(xiàng)較多現(xiàn)象普遍。究其原因是：“專職資料員”認(rèn)為商品混凝土生產(chǎn)企業(yè)提供有全套資料，施工現(xiàn)場(chǎng)就不需要再留試塊了，或者是每層留一組作為備用即可。這樣不但造成了保證資料缺項(xiàng)的現(xiàn)象，而且還給混凝土強(qiáng)度等級(jí)的評(píng)定工作帶來了較大的困難。因?yàn)樵诿恳粋€(gè)樓層里最少要有三種（如：C20用于構(gòu)造柱、C25用于樓梯、C30用于梁板墻等）強(qiáng)度等級(jí)的混凝土出現(xiàn)，僅有一組試塊是無法對(duì)其進(jìn)行評(píng)定的。
4 防治措施
4.1 提高認(rèn)識(shí)，重視管理
建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理機(jī)構(gòu)都要共同重視工程檔案資料的管理工作，要充分認(rèn)識(shí)到工程檔案資料的重要性，只有準(zhǔn)確認(rèn)真的做好工程檔案資料的收集和管理工作，才能夠正確地評(píng)價(jià)工程質(zhì)量等級(jí)，才能夠保證工程竣工結(jié)算的順利進(jìn)行。所以，施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理或總工程師要親自抓好工程檔案資料的收集整理和管理工作，建設(shè)單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)要協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)做好工程檔案資料的收集整理和管理工作，主要參建單位齊抓共管，一定能夠做好工程檔案資料的收集整理和管理工作。
4.2 加強(qiáng)政府監(jiān)管，規(guī)范檔案管理
根據(jù)目前建筑工程施工過程中實(shí)施由社會(huì)“專職資料員”對(duì)工程檔案資料收集和管理的實(shí)際情況，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門要對(duì)這部分社會(huì)力量引起足夠的認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)他們的正確引導(dǎo)，組織有關(guān)專家對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，定期不定期的對(duì)他們的工作進(jìn)行互檢和聯(lián)檢，提高他們的技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，已達(dá)規(guī)范建設(shè)工程檔案收集整理和管理工作的有序開展。
4.3 齊抓共管，杜絕弄虛作假現(xiàn)象
住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館要形成三位一體的監(jiān)督機(jī)制，在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門對(duì)他們正確引導(dǎo)、組織培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站對(duì)其實(shí)施過程監(jiān)督，城建檔案館在工程竣工驗(yàn)收前的檔案資料預(yù)驗(yàn)收過程中、對(duì)竣工工程檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，使工程檔案資料從施工全過程到進(jìn)入檔案館入庫(kù)過程中都能得到有效的管理，使其建設(shè)工程檔案資料的收集整理和管理工作逐步走向正規(guī)化和規(guī)范化。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對(duì)策
上述問題種種，其原因主要是由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國(guó)家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國(guó)家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個(gè)方面和不同歷史時(shí)期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會(huì)無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財(cái)、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會(huì)成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機(jī)動(dòng)、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個(gè)人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。
另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報(bào)銷。
5部門配合共同管。
（一）客觀性原則?？陀^性的原則是學(xué)生建立誠(chéng)信檔案基礎(chǔ)性的原則，只有在客觀性的原則之上，學(xué)校所做的事情才有意義，沒有客觀性就無從談起誠(chéng)信。誠(chéng)信檔案是學(xué)生在校期間行為舉止以及學(xué)習(xí)狀況的真實(shí)記錄，在學(xué)生的誠(chéng)信檔案中有關(guān)于學(xué)習(xí)成績(jī)、榮譽(yù)、個(gè)人的隱私狀況都要有一定的客觀性，都要是學(xué)生最真實(shí)的寫照。除此之外，學(xué)生的誠(chéng)信檔案中包含的有關(guān)政治思想等內(nèi)容也不可虛構(gòu)，也要嚴(yán)格的遵循客觀性的原則，努力建構(gòu)學(xué)生最原始真實(shí)的材料信息。
（二）動(dòng)態(tài)管理性原則。大學(xué)生在學(xué)校中除了學(xué)習(xí)之外還會(huì)接觸到許多的人和事情，這就使大學(xué)生的誠(chéng)信觀念容易發(fā)生改變，這就要求學(xué)校要對(duì)這方面進(jìn)行完善，妥善的要求大學(xué)生學(xué)習(xí)有關(guān)誠(chéng)信方面的有關(guān)知識(shí)，對(duì)于有不誠(chéng)信思想的學(xué)生及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救和更新他們的誠(chéng)信意識(shí)，只有在這樣的動(dòng)態(tài)管理的原則下，學(xué)生才能長(zhǎng)久的樹立誠(chéng)信意識(shí)，把誠(chéng)信觀念放在心里。
（三）學(xué)生參與性原則。誠(chéng)信檔案建設(shè)的主體是學(xué)生，老師只是引導(dǎo)者和監(jiān)督者，誠(chéng)信檔案的建立歸根到底的受益者還是學(xué)生。大學(xué)生誠(chéng)信檔案的建立還需要所有學(xué)生的操作和參與，學(xué)生要申請(qǐng)建立誠(chéng)信檔案，在拿到自己檔案的時(shí)候要承諾和簽字，這樣的過程可以提高學(xué)生對(duì)誠(chéng)信檔案的重視，讓學(xué)生們能在誠(chéng)信檔案中更加的誠(chéng)信守信。學(xué)生為自己建立誠(chéng)信檔案，不是為了束縛自己，為了在社會(huì)上生活而建立，而是讓學(xué)生明白這是自己的一個(gè)信譽(yù)問題，是優(yōu)于別人的一筆資產(chǎn)和財(cái)富，要鼓勵(lì)學(xué)生珍惜、維護(hù)自己的誠(chéng)信檔案，誠(chéng)信建立檔案就等于誠(chéng)信做人，讓學(xué)生們自覺的成為誠(chéng)信檔案建立的參與者和監(jiān)督者。
（四）公開教育性原則。誠(chéng)信檔案建立的直接目的是監(jiān)督和教育。學(xué)生的誠(chéng)信檔案應(yīng)當(dāng)在不涉及學(xué)生隱私的情況下盡量的向社會(huì)公開，這樣可以做到全社會(huì)對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督，也可以督促學(xué)生更加的認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力實(shí)踐，做到自我發(fā)展，自我完善。
二、大學(xué)生誠(chéng)信檔案建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，將誠(chéng)信檔案作用切實(shí)落到實(shí)處。學(xué)校建立誠(chéng)信檔案之前還要對(duì)學(xué)生進(jìn)行誠(chéng)信方面的教育，讓學(xué)生明白建立誠(chéng)信檔案的重要性。開展誠(chéng)信教育也是加強(qiáng)校園誠(chéng)信建設(shè)的重要措施。
（二）建立誠(chéng)信評(píng)價(jià)、誠(chéng)信監(jiān)督和誠(chéng)信獎(jiǎng)勵(lì)制度?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)也在校園中廣泛的應(yīng)用起來，學(xué)校可以讓學(xué)生把自己的檔案放在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，這樣就可以做到全校學(xué)生共同監(jiān)督學(xué)生的誠(chéng)信行為，并且可以制定一套詳細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的制度，督促學(xué)生的誠(chéng)信行為。對(duì)于公開的誠(chéng)信檔案，還可以樹立學(xué)生誠(chéng)信的品牌，對(duì)行為和思想意識(shí)較差的學(xué)生進(jìn)行全校的監(jiān)督。
