發(fā)布時間：2023-03-10 14:55:18
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的信息電子化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計算機來實現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機進行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計算機設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時的科技不發(fā)達，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現(xiàn)檔案電子化
【關(guān)鍵詞】信息電子化 特點 存在問題
【中圖分類號】D630.1 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0332-01
一、檔案信息電子化的特點
1.能夠充分的利用和發(fā)揮計算機的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對于計算機的應(yīng)用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財力和時間的極大浪費，致使現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮其真正的作用。
2.對于二次文獻信息要縮短其加工時間，提高檔案信息的時效性。以前的手工信息加工時采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細活的工作方式，會造成文件資料形成到“二次文獻信息”的開發(fā)時間過長，導(dǎo)致信息的實效，并嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻。
3.檔案信息電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的一次投入多次產(chǎn)出，并且改變信息加工工作總是受到經(jīng)費限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費用較高，現(xiàn)在以及以后相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，國家不可能會給檔案部門撥較多經(jīng)費進行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結(jié)不好就會使檔案工作者的工作成果變成徒勞。
4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，這樣有利于擴大信息的社會影響，并且擴寬了其服務(wù)范圍，從而提高了檔案部門的地位。
5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個方面信息技術(shù)結(jié)合。我國的“信息高速公路”項目已經(jīng)進入了去不階段，檔案事業(yè)要針對這方面的動向，提前拿出對策與方針，使檔案工作能夠適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，現(xiàn)在的勞動電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎(chǔ)。
二、實現(xiàn)檔案信息電子化存在的問題
辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公手段與方式，原來以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲、進館、利用等環(huán)節(jié)進行有效管理和有機結(jié)合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶人了自動化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，加快檔案信息電子化建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀和對策作一些研究。目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點做出分析：
1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計算機軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進程。
2.在我國數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)至今還沒有得到完善，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是層次不一規(guī)范性開發(fā)性共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3.標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因館室收藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高特別是各類檔案的著錄細則相容性不強系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)無法全面實施推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)這也制約了檔案信息工作電子化。
4.檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現(xiàn)行的檔案整理分類方法著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定所不能完全適應(yīng)。
5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個環(huán)節(jié)中都會存在各種類型和各種層次的安全問題，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化、應(yīng)用基礎(chǔ)環(huán)境、技術(shù)方案應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。
6.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，實現(xiàn)檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作。
三、對檔案信息電子化存在問題的思考
1.實行檔案信息館藏傳遞網(wǎng)絡(luò)化。實行檔案信息館藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)自動化、信息共享化的巨大優(yōu)勢，激發(fā)了檔案建設(shè)電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術(shù)因素也有非技術(shù)因素，要實事求是地分析現(xiàn)狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數(shù)據(jù)壓縮，數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲與調(diào)配等技術(shù)和應(yīng)用軟件中存在的問題。
2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設(shè)有兩個方面：一方面是對館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔，對于后者它是今后電子檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。因此從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，進行全面系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施，以保證歸檔文件的真實完整和有效，如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真，做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動。
一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1．檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2．在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是．層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3．標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因。館、室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高．特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4．檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5．檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人。管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)．使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性．是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件。
三、檔案信息電子化的益處
用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處：
1．可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案部門對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用手檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2．縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材-編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化。編者可直接利用機讀形式的檔案．利用電腦的功能完成信息加工工作程序?？旖莸爻霭娑挝墨I。
3．檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)。企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
【關(guān)鍵詞】檔案；信息電子化；電子文件
一、電子檔案的整理方面
目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。
1、文書電子檔案整理 一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。
2、科技電子文件歸檔 科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。A、基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。B、設(shè)備檔案。企業(yè)引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。
3、會計電子文件整理 A、工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。B、賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
二、檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2、在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室 藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4、檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
四、檔案館應(yīng)在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫
檔案館查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。要想取得成果，除了要求利用者主動反饋信息外，檔案館亦可進行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實際效益，主要有以下六大作用：
1、有利于了解檔案的價值和作用。檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。
一、電子文件定義及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；二是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
一是傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二是由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。三是由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果是又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
1、檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
2、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
3、文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
4、電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。
三、幾點應(yīng)對方法
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。
關(guān)鍵詞 政府采購 電子化 改革 采購信息 透明度
中圖分類號：F812 文獻標(biāo)識碼：A
新頒布的《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十條規(guī)定，國家實行統(tǒng)一的政府采購電子交易平臺建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動利用信息網(wǎng)絡(luò)進行電子化政府采購活動。這條規(guī)定的出臺，對于推動我國政府電子化采購改革提供了制度支持并指明了方向，為實現(xiàn)采購信息的公開透明奠定了基礎(chǔ)。
1政府電子化采購建設(shè)現(xiàn)狀分析
我國政府電子化采購建設(shè)起步比較早，包括中央政府、中直機關(guān)和各地省市政府，都在探索各種各樣的電子化采購形式。經(jīng)過多年的發(fā)展，目前我國的政府電子化采購建設(shè)還處于分散建設(shè)階段，各個省市政府各自建設(shè)、互不聯(lián)系，導(dǎo)致我國政府電子化采購建設(shè)還存在很多問題，主要表現(xiàn)在政府采購網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、網(wǎng)站建設(shè)結(jié)構(gòu)不合理、采購信息共享渠道不通暢、法制環(huán)境不成熟等方面，嚴(yán)重阻礙了政府電子化采購的發(fā)展，亟需推動政府電子化采購的改革，從而提升采購信息的公開透明度。
2政府電子化采購改革發(fā)展方向分析
從各個省市政府電子化建設(shè)情況可以發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過前些年的分散建設(shè)后，目前政府電子化采購建設(shè)相關(guān)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，能夠?qū)崿F(xiàn)從信息到評標(biāo)的全程電子化，降低了交易成本、減少了人為干預(yù)、規(guī)范了企業(yè)行為、強化了全程監(jiān)控，實現(xiàn)了采購信息的公開透明。但是由于分散建設(shè)，目前還存在很多問題，因此政府電子化采購改革發(fā)展方向應(yīng)該是變分散建設(shè)為集中統(tǒng)一，從而從根本上解決網(wǎng)絡(luò)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)不合理、信息不共享等問題，且從瑞典的政府采購也可以發(fā)現(xiàn)，實施政府采購的統(tǒng)一建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)政府各部門業(yè)務(wù)的協(xié)同和功能的整合，節(jié)省資源，具有重要的意義。
3政府電子化采購建設(shè)研究
（1）加強領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu)的建設(shè)，保障工作的科學(xué)有序。瑞典政府電子化采購建設(shè)從一開始就由國家司法部統(tǒng)一負責(zé)建設(shè)、運行和維護，因此，為了推動我國政府電子化采購改革發(fā)展，首要問題是加強領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu)的建設(shè)，建立高效的組織管理機構(gòu)，從而保障工作的科學(xué)有序。建議成立國務(wù)院采購中心，負責(zé)全國的水利、交通、機電等各類采購工作，下轄政府采購管理辦公室，管理中央國家機關(guān)政府采購中心、中央直屬機關(guān)采購中心以及各地省、市政府采購中心，負責(zé)政府采購工作的統(tǒng)一指導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作，有關(guān)部門要積極配合，共同保障政府采購工作的順利實施。
（2）規(guī)范網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，由國務(wù)院政府采購中心制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，各個省市政府、中央直屬機關(guān)以及中央國家機關(guān)均按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式獨立制作或完善自己部門的門戶網(wǎng)站并與主站鏈接，門戶網(wǎng)站主要完成信息引導(dǎo)功能，用于幫助用戶查找信息，從而實現(xiàn)用戶的“一站式”服務(wù)。
（3）開展綜合管理系統(tǒng)的集中建設(shè)，實現(xiàn)政府電子化采購的集中統(tǒng)一。目前供應(yīng)商庫、評審專家?guī)?、采購中介機構(gòu)庫的建設(shè)還處于分散階段，各個采購中心數(shù)據(jù)不共享，造成重復(fù)建設(shè)和資源的浪費，不利于全國的推廣。因此需要開展綜合管理系統(tǒng)的集中建設(shè)，在全國范圍內(nèi)開展評審專家管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)、采購中介機構(gòu)管理系統(tǒng)以及企業(yè)誠信管理系統(tǒng)等子系統(tǒng)的建設(shè)，各個政府采購中心可以得到授權(quán)，下載使用子系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而保障數(shù)據(jù)庫建設(shè)的綜合統(tǒng)一，為政府電子化采購的集中統(tǒng)一奠定基礎(chǔ)。
（4）完善信息共享機制，提升政府部門間的工作管理水平。當(dāng)前各個政府部門間存在信息壁壘，降低了工作開展的效率，不利于提升工作管理水平。因此需要實行“協(xié)議式”信息共享機制，提高政府部門間信息交流共享水平，同時要制定信息安全標(biāo)準(zhǔn)，解決信息傳遞過程中的信息保密和安全問題，從而最大限度地加強政府部門間的工作溝通與合作，提升政府部門間的工作管理水平。
關(guān)鍵詞：電子化 基本建設(shè)檔案 信息資源 資源共享
隨著計算機技術(shù)在基本建設(shè)全過程管理中的應(yīng)用和普及，必須把文檔一體化的管理理念延伸到基建檔案的管理工作中，對基建檔案實行紙質(zhì)文件、圖紙等的電子化管理，是對基建檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性的有效控制。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為基建檔案管理軟件在基建檔案管理中的運用提供了技術(shù)支撐，基建檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)版可以在一個單位內(nèi)部或網(wǎng)絡(luò)多用戶的環(huán)境下，由不同的角色完成基建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等工作，并通過系統(tǒng)管理權(quán)限的設(shè)定，實現(xiàn)基建檔案信息資源共享。那么，如何實現(xiàn)電子化背景下基建檔案信息資源的共享呢？筆者認(rèn)為應(yīng)做好以下四個方面的工作：
1 基建文件材料收集必須重視電子文件的來源
基建檔案是直接記述和反映基建活動的文件材料，必須尊重基建文件材料的來源原則，基建檔案來源于建設(shè)單位、審批部門、設(shè)計單位、施工單位、審計部門、財務(wù)部門等環(huán)環(huán)相扣的職能部門?；n案材料由工程前期、中期、后期三個階段組成，即立項目階段、實施階段、試運行及竣工驗收階段。三個階段由不同的單位與部門根據(jù)不同的職責(zé)形成了成套性基建檔案材料。其形成的規(guī)律是遵循基本建設(shè)的程序，既從基本建設(shè)中長期計劃，項目建議書、可行性研究到地質(zhì)、水文、消防、抗震、初步設(shè)計、施工準(zhǔn)備、施工圖設(shè)計、招投標(biāo)、施工至初步驗收、試運轉(zhuǎn)、竣工驗收、工程審計、決算等各階段文件材料的形成到轉(zhuǎn)化為檔案的分類、整理、編目是一個完整的運動過程。在實際工作中，要將基建文件材料管理工作納入工作計劃，納入工程建設(shè)工作程序及管理部門職責(zé)范圍和相關(guān)人員的崗位責(zé)任制，以保證工程文件材料收集齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。各單位、各部門要根據(jù)基建活動不同的階段，不間斷地對基建電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息進行及時、全面的收集，并使電子文件的主體信息與相關(guān)信息形成整體結(jié)構(gòu)，保證電子文件的齊全完整，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享打下良好基礎(chǔ)。
由于基建文件材料的來源是多方面的，其產(chǎn)生的文件材料沒有采用統(tǒng)一格式的電子文檔，某些單位只能形成紙質(zhì)材料。這就要求立檔單位要注重對不同來源的文件材料、圖紙、計算書等進行電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換工作。對紙質(zhì)材料進行電子掃描處理，對于立檔單位基建檔案管理軟件數(shù)據(jù)不能兼容的電子文件進行數(shù)據(jù)接口，這樣才能確?；n案系統(tǒng)文件材料數(shù)據(jù)來源的齊全完整與準(zhǔn)確。
2 使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案軟件，為基建檔案數(shù)據(jù)資源的共享提供良好的介質(zhì)條件
基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的實現(xiàn)比文書檔案數(shù)據(jù)資源共享要困難得多，因為基建檔案的形成是跨系統(tǒng)、跨部門，而各系統(tǒng)、各部門還沒有使用相同的檔案管理軟件，如果各單位不是使用統(tǒng)一的基建管理軟件，就會存在著系統(tǒng)文件格式標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫的設(shè)置不同等問題，這將影響數(shù)據(jù)資源共享的實施。
在基建檔案管理軟件功能方面，軟件實用性和靈活性兩方面要完美地結(jié)合。實用性指的是軟件的總體模塊設(shè)置，要符合基建檔案管理工作的范疇。軟件界面設(shè)置的人性化，檔案人員跨入計算機管理檔案的門檻就會變得很低。因為，人機對話界面的合理性、易懂性，能使檔案人員迅速地駕馭計算機。檔案人員在操作中遇到困難時，軟件能在線提供清晰明確完整的解決問題的幫助信息。另外，軟件在一定的范圍內(nèi)應(yīng)具備靈活性，一是根據(jù)不同行業(yè)的需求和基建工程管理流程，由用戶自行配置系統(tǒng)模塊的銜接和使用權(quán)限的審核。二是經(jīng)常使用的子系統(tǒng)，如著錄、檢索、立卷歸檔等模塊，能提供檔案人員根據(jù)本單位的管理需求，自主進行數(shù)據(jù)項的設(shè)置，其包括靈活的科技文件材料實體分類、標(biāo)準(zhǔn)著錄與動態(tài)著錄、報表靈活設(shè)計與輸出等。這樣，才能適應(yīng)不同的行業(yè)運用計算機管理基建檔案?；n案管理軟件必須具有較高的安全性能，包含數(shù)據(jù)存儲的安全性、系統(tǒng)必須提供多種存儲備份方法，保證數(shù)據(jù)的安全；數(shù)據(jù)要有相應(yīng)級別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數(shù)據(jù)的原始性?？傊?，基建檔案軟件要讓使用人員一看就懂，一用就會，基建檔案數(shù)據(jù)各種操作都應(yīng)便于掌握，易于操作。只有使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基建檔案管理軟件，才能夠為基建檔案數(shù)據(jù)資源的共享提供良好的介質(zhì)條件。
3 基建檔案電子文件格式著錄必須標(biāo)準(zhǔn)化
基建檔案在基建活動中形成的文件材料，根據(jù)載體可以分為文書文件、圖紙、計算書。要建立基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的著錄和檢索體系，在各個工作階段各個職能部門中對文書文件、圖紙、計算書等信息進行著錄存儲。著錄的條目和電子文件數(shù)據(jù)的格式要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以建立專業(yè)性、地區(qū)性或全國性的文件中心和聯(lián)機檢索中心。由于文書文件、圖紙、計算書等文件材料形成單位不同，因此基建檔案管理軟件中的工程文件管理模塊、設(shè)計文件管理模塊、施工管理模塊、監(jiān)理管理模塊、審計部門管理模塊、財務(wù)管理模塊，如“正題名、第一責(zé)任者、時間、分類號、檔號、縮微號、主題詞”等要依據(jù)國家的《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)進行設(shè)計；在對各類基建檔案進行著錄時，各模塊所采用的字符、字段也必須一致；此外，單機版的基建檔案管理軟件也應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)版基建檔案管理軟件的著錄格式一致；另外，文書文件、圖紙、計算書等電子文本文件、計算機輔助圖紙設(shè)計、計算書的數(shù)據(jù)格式也必須一致，這是因為目前的基建檔案在運用計算機進行管理的過程中，還很難實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化管理，只能由產(chǎn)生基建文件材料的各來源單位把基建電子文件數(shù)據(jù)送到立檔單位的檔案保管部門，再由檔案保管部門的立卷人員對基建檔案資料進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。如果各來源單位的電子文件格式不一致，將會給檔案保管部門在對基建文件材料進行立卷、編目時帶來不利影響。
