發(fā)布時間：2022-12-06 01:44:44
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案管理制度樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
摘要：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養(yǎng)老金不能按時發(fā)放等問題屢見不鮮。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
關(guān)鍵詞：企業(yè)職工檔案管理
1當(dāng)前企業(yè)職工檔案工作存在的問題
1.1現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎(chǔ),是職工個人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費和發(fā)放，簽定、解除勞動合同等形成的材料?，F(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒有實行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計或人員名單?，F(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。
1.2企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善。企業(yè)以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗管理和手工管理階段，這種方式嚴(yán)重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。
1.3企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低。一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡單雷同，個人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
1.4檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
2加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理的建議及措施
2.1明確企業(yè)職工檔案的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)制定本地《企業(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當(dāng)?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T認(rèn)定后，具備保管條件的的用人單位，二是當(dāng)?shù)貏趧雍蜕鐣Ｕ闲姓块T的人才交流中心。嚴(yán)禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對有單位接收的人員應(yīng)及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對解除勞動關(guān)系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應(yīng)及時轉(zhuǎn)遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時使用。
2.2強(qiáng)化檔案意識，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓(xùn)形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。
現(xiàn)代企業(yè)制度之下的國有企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)與改革。其原因可以總結(jié)為以下兩點：
1.國有企業(yè)檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益方面起到憑證等法律方面的關(guān)鍵作用。
在某種程度上，市場經(jīng)濟(jì)體現(xiàn)的最多的是法治經(jīng)濟(jì)。目前，我國已經(jīng)開始加快了經(jīng)濟(jì)方面的立法，以規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)的健康運行，在此前提下，國有企業(yè)應(yīng)該逐步加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部法制和制度的建設(shè)，并能夠運用法律來約束自己的行為以及維護(hù)自身的合法權(quán)益不受到侵犯。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展，隨著企業(yè)的不斷壯大，企業(yè)檔案記錄的內(nèi)容的更多的包含了企業(yè)經(jīng)營檔案和科技檔案。尤其是近些年來，企業(yè)在處理各種糾紛中（例如技術(shù)、經(jīng)濟(jì)糾紛等），更多的人開始意識到企業(yè)檔案的重要性，也親自體會到了企業(yè)檔案在維護(hù)企業(yè)合法利益中所起到的關(guān)鍵作用。這在一定程度上也可以增強(qiáng)國有企業(yè)的檔案意識，為企業(yè)檔案工作以及檔案工作管理者和實施者進(jìn)行工作定位提供堅實的基礎(chǔ)。
2.充分合理利用國有企業(yè)的檔案資源可以加快企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
作為企業(yè)信息工作的一個關(guān)鍵的組成部分，國有企業(yè)檔案管理工作同時也可以作為一種信息經(jīng)濟(jì)，為企業(yè)的成功經(jīng)營做出貢獻(xiàn)。國有企業(yè)應(yīng)該充分發(fā)揮檔案的歷史和現(xiàn)實價值。例如在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，為科技研發(fā)人員、經(jīng)營管理人員提供相應(yīng)的企業(yè)檔案信息，則可以有效的發(fā)揮出這些檔案信息知識儲備的功能，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。
3.國有企業(yè)的檔案管理工作必須做到以經(jīng)濟(jì)利益為杠桿，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化。
因此，作為企業(yè)檔案的工作人員，應(yīng)該努力做到以下幾點：首先，檔案管理部門所管理的檔案必須能夠為企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步服務(wù)，即檔案可以通過企業(yè)實現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價值；其次，努力實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益最大化；再次，檔案管理部門管理的企業(yè)檔案必須能夠有利于企業(yè)的發(fā)展需要。
二、如何建立國有企業(yè)檔案微觀管理體制的探討
1.在雙重要求下進(jìn)行國有企業(yè)檔案微觀管理業(yè)務(wù)的工作；
第一要求來自國有資產(chǎn)管理部門以及檔案行政管理部門，其主要目的是為了確保企業(yè)資產(chǎn)的安全性，并在此基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的規(guī)范性指導(dǎo)文件，進(jìn)一步的明確國有企業(yè)檔案的管理范圍和管理方法等。第二個要求主要是來自企業(yè)自身發(fā)展的需要，并以此確立檔案工作的內(nèi)容，國有企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需要，擴(kuò)大或是相應(yīng)的增加科技、經(jīng)營、管理、產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，并根據(jù)企業(yè)自身的特點，增強(qiáng)對檔案保管期限的重視。
2.如何確定國有企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)規(guī)格、編制；
這是如何建立國有企業(yè)檔案微觀管理體制的核心問題。一項較為實際的方法是：根據(jù)相關(guān)的檔案管理法規(guī)等，明確國有企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的合法地位，以及在國有資產(chǎn)管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督下協(xié)調(diào)國有企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)及編制工作落實情況。國有企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況來自主決定企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)格和編制。
3.國有企業(yè)檔案微觀管理體制決定權(quán)的確定；
1.管理理念落后影響檔案作用的發(fā)揮
檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。檔案管理水平越高，檔案對企業(yè)經(jīng)營的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業(yè)由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問題。一是檔案管理分散，如對行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案以及其他類型的檔案實行分散管理，形成各個信息孤島，阻礙了企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源的交流和共享；二是存在檔案文件材料收集不完整、歸檔整理不規(guī)范、歸檔率低等問題；三是存在檔案著錄不標(biāo)準(zhǔn)、著錄項目不全、檢索困難、查準(zhǔn)率較低等問題，降低了檔案的利用效率。
2.公司管理層對檔案的使用價值和潛在價值不夠重視
公司管理層對檔案工作的重視程度決定著檔案管理水平的高低。管理層對檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對檔案工作重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面，在激烈的市場競爭環(huán)境下，公司管理層把工作著眼點主要放在了公司的發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營上，忽視了檔案管理工作的重要性和檔案的潛在價值；另一方面，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理水平不高使檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用沒有得到很好的發(fā)揮，使管理層感受不到檔案作用的重要性。
3.高素質(zhì)檔案管理人才的缺乏影響了檔案利用效果
檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。一方面由于從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專業(yè)管理人員，相互學(xué)習(xí)、相互交流的機(jī)會較少，檔案工作人員缺乏計算機(jī)、圖像、情報、法律等復(fù)合型知識及運用能力，素質(zhì)水平良莠不齊；另一方面檔案工作崗位崗級低、收入少使部分檔案人員對本職工作缺乏熱忱，工作積極性較低。上述原因致使檔案管理人員素質(zhì)提升比較緩慢，影響了檔案的利用效果。
二、積極轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營中的地位和作用
1.企業(yè)檔案是企業(yè)可以挖掘和利用的戰(zhàn)略資源
企業(yè)檔案是企業(yè)在過去的生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有一定使用價值的文件材料，它積累了企業(yè)歷史經(jīng)驗，能夠為企業(yè)開展經(jīng)營決策提供依據(jù)，為企業(yè)參與市場競爭提供有效支持，為維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益提供有力武器。企業(yè)在深化改革、轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制、提高經(jīng)濟(jì)效益的決策和實施中都離不開對企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀的分析，離不開對決策可行性的研究和預(yù)測，而檔案是實現(xiàn)這種科學(xué)分析、研究、預(yù)測不可缺少的最真實、最重要的依據(jù)。因此，企業(yè)檔案管理工作服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展方向，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案工作的出發(fā)點和最終目的。
2.企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)
企業(yè)檔案本身具有潛在的價值，特別體現(xiàn)在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造、設(shè)備更新、產(chǎn)品銷售以及合同、法律糾紛等方面。這種潛在的價值需要借助于人們的利用才能表現(xiàn)出來。檔案對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作用主要是通過企業(yè)經(jīng)營管理人員使用檔案后，將檔案信息運用到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中產(chǎn)生間接的企業(yè)效益而體現(xiàn)出來。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)，具有一定的價值和使用價值，應(yīng)當(dāng)加以充分開發(fā)和利用，提高其利用效果，以實現(xiàn)檔案的價值最大化。
三、開展檔案管理創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的支撐作用
1.建立高效、集中、統(tǒng)一的檔案管理模式
實行企業(yè)檔案高效、集中、統(tǒng)一管理是檔案管理創(chuàng)新的第一步，其目的是在集中調(diào)度企業(yè)資源及對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，提高檔案管理效率，提升檔案綜合管理能力，從而提高檔案管理水平。高效、集中、統(tǒng)一的檔案管理模式使企業(yè)檔案工作改變了過去那種各類檔案由各個相關(guān)部門分散管理的方式。一方面節(jié)約了人力、物力和財力，提高了檔案的利用效率和效果；另一方面使企業(yè)在各項工作中形成的大量文件材料能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一歸檔，集中保管，使其相互之間保持原有的、必然的聯(lián)系，提高了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性，便于全面、準(zhǔn)確地了解本企業(yè)的發(fā)展歷程和全貌。因此，企業(yè)檔案管理工作體制必須進(jìn)行相應(yīng)的改革，實行集中統(tǒng)一管理。實行檔案高效、集中、統(tǒng)一管理主要應(yīng)采取以下步驟：首先應(yīng)設(shè)置企業(yè)檔案綜合管理部門，統(tǒng)一管理企業(yè)檔案，企業(yè)檔案綜合管理部門要依據(jù)企業(yè)檔案實行的集中統(tǒng)一管理原則而設(shè)立，它的設(shè)立應(yīng)與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，同時要考慮企業(yè)規(guī)模的大小、經(jīng)營場所的集中程度和檔案使用頻率；其次應(yīng)建立企業(yè)檔案信息收集渠道，在企業(yè)各個職能部門安排兼職檔案信息員，負(fù)責(zé)各個職能部門檔案歸檔信息的采集、歸檔材料概要說明和各個部門的文件材料歸檔工作；最后建立和完善企業(yè)檔案管理制度，明確企業(yè)檔案綜合管理部門及各個職能部門在檔案管理工作中的職責(zé)和工作流程。
2.建立和完善企業(yè)檔案管理制度
建立和完善企業(yè)檔案管理制度、明確企業(yè)各個部門的職責(zé)和工作流程是檔案管理創(chuàng)新的第二步。其目的是通過建立和完善企業(yè)檔案各項管理制度，明確各部門職責(zé)和工作流程，對企業(yè)檔案工作實行規(guī)范化管理，從而提高檔案管理水平。企業(yè)檔案管理規(guī)章制度是企業(yè)規(guī)章制度的重要組成部分，是企業(yè)檔案管理行為的準(zhǔn)則和企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)行使職能的依據(jù)和手段。建立健全和貫徹實施企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，是企業(yè)加強(qiáng)基礎(chǔ)管理和檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容，是企業(yè)開展檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵，也是充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的作用的關(guān)鍵。建立和完善企業(yè)檔案管理制度應(yīng)以《檔案法》為基本依據(jù)，以《檔案著錄規(guī)則》為操作指導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)的規(guī)模進(jìn)行策劃和制定，應(yīng)努力做到符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際。建立企業(yè)檔案管理制度可以采取兩種方式，一是建立綜合性檔案管理制度，中小型企業(yè)可以采取這種方式。綜合性檔案管理制度中應(yīng)包括文件歸檔范圍、文件歸檔要求、文件立卷要求、檔案著錄要求、文件保管期限劃分原則、文件銷毀規(guī)定、檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案管理考核制度等內(nèi)容。二是建立企業(yè)檔案管理制度體系，大中型企業(yè)可以采取這種方式。企業(yè)檔案管理制度體系中應(yīng)主要包括企業(yè)檔案管理總則、文件歸檔管理制度、文件立卷及著錄管理制度、檔案借閱管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案庫房管理制度、企業(yè)檔案統(tǒng)計管理制度和檔案保密管理制度等。
3.開展檔案管理工作創(chuàng)新，變被動服務(wù)為主動管理
開展檔案管理創(chuàng)新的第三步，是由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?，主要?yīng)從三個方面入手：首先要明確企業(yè)文件材料的歸檔范圍和歸檔要求。要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，在原有檔案歸檔范圍的基礎(chǔ)上，把檔案管理工作貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，把企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計劃、經(jīng)營預(yù)算、投資預(yù)決算、各類價格文件、各類經(jīng)濟(jì)合同等其他重要文件材料納入檔案歸檔范圍。同時，對各個職能部門在文件歸檔方面提出具體要求，使檔案管理的系統(tǒng)性、全面性及檔案的使用價值有所提高。其次要建立企業(yè)文件材料歸檔點檢制度。要按照企業(yè)文件歸檔范圍和具體要求，按照部門職能分工，按部門制定的《文件歸檔點檢卡》，定期檢查各個部門文件材料的歸檔情況，督促各個部門及時辦理文件歸檔業(yè)務(wù)，從而提高文件歸檔的及時性和完整性。最后要建立檔案管理考核制度，落實檔案管理責(zé)任制。建立檔案管理考核制度是貫徹執(zhí)行檔案管理制度的關(guān)鍵。對不能按照檔案管理相關(guān)制度要求及時辦理檔案管理業(yè)務(wù)的行為進(jìn)行審查和處罰，以保證檔案管理制度的有效執(zhí)行，提高檔案管理流程的執(zhí)行力。開展檔案管理創(chuàng)新，只有由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?，才能全面提升檔案管理水平，才能最大限度地發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營中的作用。
4.組織開展崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。
一、做好檔案管理的必要性
1.檔案管理概述
檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對其進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進(jìn)行查詢、檢查。
2.辦公室檔案管理的必要性
辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：
第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來的發(fā)展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。
第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。
第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個單位、企業(yè)運轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強(qiáng)辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
3.辦公室檔案管理原則
辦公室的檔案管理工作是單位進(jìn)行其他一切活動的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：
第一，準(zhǔn)確性
準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進(jìn)行檔案管理的過程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進(jìn)行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無法發(fā)揮檔案管理工作的特性。
第二，嚴(yán)謹(jǐn)性
辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進(jìn)行管理時，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對檔案中的細(xì)節(jié)要素進(jìn)行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化的管理。
第三，高效化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。
二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案管理人員意識薄弱，且專業(yè)素質(zhì)偏低
辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個關(guān)鍵性因素。
在我國許多從事檔案管理人員，并非專業(yè)出身，更有甚者，是通過關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認(rèn)識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來管理錯誤，這些非專業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺不到。
2.檔案管理制度落后
就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因為領(lǐng)導(dǎo)不重視實施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時，經(jīng)常會無視這些管理制度。
缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。
3.新技術(shù)，新硬件投入少
隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理。但在現(xiàn)實中，由于種種問題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發(fā)展的步伐。
4.辦公室檔案的利用率偏低
檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進(jìn)入了閑置境地。
三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率
1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業(yè)水平
首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。
另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平，可通過加強(qiáng)培訓(xùn)的方式，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平，提高其工作效率。
2.健全完善的辦公室檔案管理制度
健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。
而對于已經(jīng)擁有管理制度的單位來說，一定要加強(qiáng)檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。
3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化
辦公室檔案管理現(xiàn)代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進(jìn)傳統(tǒng)落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢，只有這樣，才能切實提高辦公室檔案管理效率。
一、我國國有企業(yè)人事檔案管理制度的現(xiàn)狀
我國人事檔案管理制度發(fā)端于延安時期。當(dāng)時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區(qū)分的干部、企業(yè)職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)和制度基本內(nèi)容如下：
（一）國有企業(yè)人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)
國有企業(yè)職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據(jù)的政策法規(guī)主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細(xì)則》（1991）、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）、《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（2009）。實踐中，國有大中型企業(yè)基本建立了較為完備的企業(yè)人事檔案管理的規(guī)章制度。
（二）國有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內(nèi)容
國有企業(yè)人事檔案管理制度的基本內(nèi)容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內(nèi)容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內(nèi)容。
1.人事檔案管理體制
《干部檔案管理條例》規(guī)定，干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。縣以上（含縣）機(jī)關(guān)、單位的干部檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理；縣以下機(jī)關(guān)、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案工作由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
2.人事檔案收集歸檔內(nèi)容
國有企業(yè)中干部人事檔案收集歸檔內(nèi)容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）執(zhí)行，工人檔案按照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）執(zhí)行。干部、企業(yè)職工檔案的收集歸檔內(nèi)容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內(nèi)容上，干部檔案收集歸檔內(nèi)容每一類均有詳細(xì)規(guī)定，企業(yè)職工檔案收集歸檔內(nèi)容只在涉及學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細(xì)規(guī)定外，其余類別沒有詳細(xì)規(guī)定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進(jìn)行收集歸檔。
3.人事檔案的保管
《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》指出，企業(yè)職工檔案所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一用紙、統(tǒng)一用筆、統(tǒng)一制作標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.人事檔案的傳遞
我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴(yán)格規(guī)定?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定，干部工作調(diào)動或職務(wù)變動后應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位?！秳趧雍贤ā罚?007）規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
二、國有企業(yè)人事檔案管理制度存在的問題
我國國有企業(yè)人事檔案在政策法規(guī)和管理制度方面建設(shè)取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業(yè)在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現(xiàn)在如下幾方面：
（一）多頭管理影響人事檔案的完整性
目前有的國有大型企業(yè)的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業(yè)職工在企業(yè)內(nèi)不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉(zhuǎn)的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業(yè)破產(chǎn)、改制、并軌，很多國有企業(yè)職工下崗、分流、再就業(yè)，導(dǎo)致政府勞動部門、失業(yè)管理部門、社會保險部門、人才服務(wù)中心也是部分國有企業(yè)職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現(xiàn)了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。
（二）收集歸檔的內(nèi)容缺乏有效性
實踐中，我國企業(yè)職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內(nèi)容一致，類別眾多，內(nèi)容繁瑣，而且多側(cè)重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位效用較大，對國有企業(yè)的效用較低。由于國有企業(yè)干部數(shù)量較少，絕大多數(shù)職工是從事生產(chǎn)、開發(fā)、營銷、技術(shù)服務(wù)人員。國有企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲勝的關(guān)鍵要依靠企業(yè)職工的創(chuàng)新力和技術(shù)水平，企業(yè)需要的是職工檔案中關(guān)于崗位流轉(zhuǎn)、業(yè)績貢獻(xiàn)方面的信息，而不是學(xué)習(xí)成績、黨團(tuán)材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業(yè)人事檔案收集歸檔的內(nèi)容對企業(yè)管理缺乏有效性，導(dǎo)致一些國有企業(yè)對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業(yè)中處于邊緣化的現(xiàn)象。
（三）對人事檔案管理投入水平低
我國國有企業(yè)人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業(yè)認(rèn)為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業(yè)的盈利目標(biāo)關(guān)聯(lián)較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設(shè)施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養(yǎng)、引進(jìn)專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務(wù)由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調(diào)”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業(yè)購買了電子設(shè)備，并進(jìn)行了信息聯(lián)網(wǎng)，但是由于缺乏專業(yè)化的人才，也沒有充分發(fā)揮計算機(jī)的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對人事檔案進(jìn)行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。
（四）檔案傳遞管理不規(guī)范
我國國有企業(yè)人事檔案管理轉(zhuǎn)遞管理存在不規(guī)范的問題。隨著企業(yè)職工流動性的增加，一些企業(yè)職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規(guī)定的手續(xù)轉(zhuǎn)遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業(yè)內(nèi)部。在新錄用員工時，一些國有企業(yè)也不要求職工調(diào)動人事檔案到本企業(yè)。還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，國有企業(yè)內(nèi)部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現(xiàn)象，影響國有企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范性。
三、對策建議
國有企業(yè)職工是創(chuàng)造企業(yè)財富的源泉，是企業(yè)的第一資源。國有企業(yè)人事檔案管理對于了解企業(yè)人力資源的基本信息、提高企業(yè)競爭力具有重要的價值。要實現(xiàn)國有企業(yè)的人事檔案管理與企業(yè)人力資源開發(fā)和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業(yè)人力資源競爭力。建立市場經(jīng)濟(jì)條件下，以職工基礎(chǔ)檔案、業(yè)績檔案、薪酬檔案、黨團(tuán)檔案為內(nèi)容的多層次國有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現(xiàn)國有企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化、信息化。
（一）理順國有企業(yè)職工人事檔案管理體制
理順國有企業(yè)職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業(yè)職工人事檔案多頭管理的現(xiàn)狀，根據(jù)企業(yè)規(guī)模建立在企業(yè)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的人力資源部門統(tǒng)一、分級管理國有企業(yè)職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業(yè)人事檔案管理應(yīng)適應(yīng)人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業(yè)員工錄用、崗位流轉(zhuǎn)、技能培訓(xùn)、薪酬管理、業(yè)績考核等環(huán)節(jié)緊密相連。在管理范圍上，國有企業(yè)應(yīng)建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養(yǎng)老保險制度以后國有企業(yè)招用的職工、季節(jié)性用工、農(nóng)民工都應(yīng)建立相應(yīng)的職工人事檔案。
（二）對不同職工類型實行檔案內(nèi)容分類管理
國有企業(yè)職工類型復(fù)雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業(yè)職工人事檔案管理既要適應(yīng)企業(yè)人力資源管理需要，也要維護(hù)職工的正當(dāng)權(quán)益，針對不同類型職工建立相應(yīng)的人事檔案制度。如對國有企業(yè)的干部嚴(yán)格按照《干部人事檔案管理條例》的規(guī)定進(jìn)行管理；對于正式職工建立關(guān)于基礎(chǔ)檔案、薪酬檔案、業(yè)績檔案、誠信檔案、黨團(tuán)檔案為主要內(nèi)容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎(chǔ)信息、勞動合同、業(yè)績情況、社保繳納為主要內(nèi)容的簡易人事檔案管理制度。
（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入
國有企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業(yè)管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強(qiáng)人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，同時注意引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平。二是加強(qiáng)硬件設(shè)施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業(yè)需保障人事檔案管理所需硬件設(shè)施，達(dá)到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機(jī)技術(shù)對員工的人事檔案進(jìn)行信息存儲、查找，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理、動態(tài)化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。
（四）加強(qiáng)人事檔案管理制度的規(guī)范化建設(shè)
1 納入企業(yè)管理，形成合力，加強(qiáng)核心檔案資源建設(shè)
隨著集團(tuán)公司現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷加強(qiáng)，檔案工作越來越成為企業(yè)基礎(chǔ)管理、專業(yè)管理、資產(chǎn)管理和風(fēng)險管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程是必要趨勢。
河南油田的做法是，把加強(qiáng)核心檔案資源建設(shè)納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程。主要體現(xiàn)在：把檔案管理制度的制定納入生產(chǎn)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)、每個流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應(yīng)的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業(yè)務(wù)和主營業(yè)務(wù)，以流程決定配套管理。通過界定各部門、各單位的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)，樹立企業(yè)員工人人都要管檔案、利用檔案、保護(hù)檔案的意識。
在重點建設(shè)項目管理中，實現(xiàn)檔案管理與項目管理四同步，檔案專業(yè)驗收是項目管理流程的最后一個環(huán)節(jié)；在科研鑒定、評審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評審的首要條件；在設(shè)備管理中，明確規(guī)定設(shè)備開箱驗收，必須有檔案人員參加和隨機(jī)資料歸檔交接；在OA辦公自動化文書處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開發(fā)項目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項目管理、探井鉆井工程項目管理、錄井、測井、試油等工程管理中，在項目竣工驗收中，都對提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評分標(biāo)準(zhǔn)；在境外項目管理中，明確提出了檔案資料管理。
另一方面，檔案工作納入企業(yè)考核體系。要讓這套管理制度落實、可行，考核是關(guān)鍵。因此，把建設(shè)檔案管理制度體系與建設(shè)檔案工作考評體系有機(jī)結(jié)合起來很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評價排序，建立評價通報制度，對各單位檔案工作實行量化考評，并把檔案工作的考評結(jié)果納入企業(yè)的年終效績考核體系，有力推動檔案工作的發(fā)展。
2 納入企業(yè)信息化建設(shè)，整合各類檔案信息資源
要把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)中，一同規(guī)劃、一同發(fā)展，在建設(shè)各專業(yè)系統(tǒng)時，要征求檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進(jìn)去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設(shè)的試點工作，檔案管理系統(tǒng)已在河南油田局機(jī)關(guān)檔案館及26個二級單位檔案室實施完畢并運行。通過依托檔案信息化管理系統(tǒng)，建立與其他各專業(yè)信息系統(tǒng)在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財務(wù)接口已部署完成并正常運行。實現(xiàn)了部分專業(yè)系統(tǒng)形成的電子文件實時在線歸檔。
3 通過檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理
通過檔案業(yè)務(wù)流程分析與優(yōu)化，使企業(yè)檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)和關(guān)鍵流程與信息系統(tǒng)相融合；按照標(biāo)準(zhǔn)先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數(shù)字化檔案館技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；利于加快檔案信息化基礎(chǔ)工作和監(jiān)督檢查細(xì)節(jié)上設(shè)置條款，有效地履行檔案監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職能。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；退休人員；檔案管理；對策
企業(yè)退休人員檔案管理是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業(yè)的組成部分。做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理條例》分別出臺了推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新常態(tài)下，加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強(qiáng)對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達(dá)地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進(jìn)，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進(jìn)行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是檔案移交接收管理不規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等承擔(dān)，并由各級各類企業(yè)的同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟(jì)房及拆遷宜查詢、提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補(bǔ)助費等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議
一是健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制。健全完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運用計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。
二是加強(qiáng)宣傳，提高對退休人員檔案管理的認(rèn)識。有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》《社會保險法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認(rèn)識，營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
四是轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
【參考文獻(xiàn)】
[1]于斌.探析當(dāng)前退休人員管理存在的問題及措施[J].時代經(jīng)貿(mào)（下旬刊），2012（05）.
【關(guān)鍵詞】 電力企業(yè)；檔案管理；存在問題；優(yōu)化策略
電力企業(yè)與人們的日常生活有著不可分割的關(guān)系。電力企業(yè)只有做好自己的工作，提高發(fā)電效率，才能夠為人民生活提供便利。而電力企業(yè)的檔案管理工作在電力企業(yè)的工作中又屬于基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作為電力企業(yè)提供了實施管理工作的平臺。電力企業(yè)的檔案管理工作做得好，管理機(jī)制健全，就能夠有助于電力企業(yè)的資源調(diào)配工作，讓各項事務(wù)井井有條，使企業(yè)的人財物都能夠用到最需要的地方。如果電力企業(yè)的檔案管理制度明確合理，它就能詳細(xì)的記錄企業(yè)的各項活動。然而，由于電力企業(yè)的檔案管理工作涉及到方方面面，信息量非常大，并且與之有工作往來的企業(yè)也數(shù)量龐大，這就導(dǎo)致了電力企業(yè)的檔案管理工作開展起來非常困難。但是我們必須要意識到電力企業(yè)管理工作的重要性，檔案管理工作雖然艱難，但它能夠為電力企業(yè)的發(fā)展提供信息，促進(jìn)電力企業(yè)不斷發(fā)展。本文根據(jù)電力企業(yè)檔案管理工作存在的問題，對如何提高電力企業(yè)檔案管理工作的對策進(jìn)行探討。
一、目前電力企業(yè)檔案管理存在的問題
目前，電力企業(yè)檔案管理所面臨的問題主要有以下幾個方面――電力企業(yè)無法即時、全面的收集到客戶信息，檔案管理工作沒有完善的系統(tǒng)，并且檔案管理人員對工作缺乏重視。這些問題導(dǎo)致了電力企業(yè)的檔案管理工作難以有效開展，無法發(fā)揮自身所具有的價值與作用。
1、檔案信息的收集不全面和保存不完整
就目前的電力企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其最普遍的問題就是無法及時、全面、有效的收集信息。在電力企業(yè)的檔案管理工作中，從信息采集，到信息入庫，再到信息的保存，都是由相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)。但是，根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，電力企業(yè)的檔案管理人員并沒有對自己的工作予以重視，對信息的采集工作不及時、不主動。并且，當(dāng)下還有一些電力企業(yè)沒有完全采用電子方式進(jìn)行信息收集，這些企業(yè)有的還在采用原始的紙質(zhì)采集方式，有的將兩者相結(jié)合。使用紙質(zhì)方式記錄檔案信息會引發(fā)一系列問題，比如，如果有人來企業(yè)調(diào)取信息，就可能會發(fā)生在紙質(zhì)檔案上涂改的現(xiàn)象。電力企業(yè)對檔案管理的疏忽也就導(dǎo)致了檔案信息不全，并且信息保存不完整。
2、專業(yè)的檔案管理體系不完善
對于電力企業(yè)而言，建立系統(tǒng)完善、管理制度健全的檔案管理工作才能夠提升自身的競爭力。但是，就目前的狀況來看，大部分的電力企業(yè)檔案管理工作中都存在著大量的問題，管理制度不健全，缺乏檔案管理方面的人才，沒有使用電子方式采集信息，沒有完善的檔案管理室，并且，有的企業(yè)壓根就沒有進(jìn)行檔案管理工作。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)對檔案管理極其不重視，檔案管理工作人員不僅身兼多職，而且還在企業(yè)內(nèi)根據(jù)需要聽從調(diào)動。企業(yè)的這種行為違反了《中華人民共和國檔案法》，同時也給自身的發(fā)展設(shè)置了阻礙，導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息缺失、泄露。
3、缺乏完善、專業(yè)的管理制度
當(dāng)下的電力企業(yè)檔案管理工作難以有效開展，還有一個重要原因就是電力企業(yè)的高層管理人員對該項工作的忽視。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，企業(yè)的檔案管理工作就被遺忘，沒有人去建立和完善檔案管理制度。如今，電力企業(yè)面臨的一個非常棘手的問題就是檔案管理人員不能夠積極的落實和推進(jìn)檔案管理制度。但是，對于電力企業(yè)而言，管理制度是否完善，是否能夠落實，將對企業(yè)的發(fā)展起到不可估量的影響。如今，我國的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，企業(yè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。如果企業(yè)能夠建立完善的檔案管理制度，就能夠根據(jù)信息預(yù)測未來的發(fā)展形勢，發(fā)現(xiàn)企業(yè)中存在的問題，從而在激烈的競爭中獲得優(yōu)勢。反之，如果電力企業(yè)的檔案信息管理不完善，電力企業(yè)就無法準(zhǔn)確的知道自己的發(fā)展方向，從而在競爭中失去優(yōu)勢。
二、電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化策略
1、強(qiáng)化管理體系，完善管理制度
只有建立健全企業(yè)的檔案管理工作體系，電力企業(yè)才能在社會競爭中彰顯優(yōu)勢，取得發(fā)展。因此，電力企業(yè)應(yīng)該跟隨社會的發(fā)展不斷進(jìn)步。首先，電力企業(yè)要改變原有的管理體系，努力的根據(jù)時代狀況建立適合當(dāng)下發(fā)展的管理制度。其次，電力企業(yè)應(yīng)該對信息采集和管理工作制定標(biāo)準(zhǔn)，要求員工必須要按照標(biāo)準(zhǔn)開展工作。如此一來，電力企業(yè)的信息管理工作就能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一，員工們統(tǒng)一按照標(biāo)準(zhǔn)采集管理信息，這樣不僅能夠確保信息的準(zhǔn)確性，還能夠提高信息采集的效率。最后，電力企業(yè)應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行法律教育，增強(qiáng)其法律意識，要求員工在工作交接時，必須對信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露信息，這樣才能夠保證電力企業(yè)的信息安全。與此同時，電力企業(yè)自身也要依法行事，建立健全檔案信息管理制度，以確保企業(yè)的檔案信息真實完整。如今，隨著時代的發(fā)展，很多專門的檔案管理公司順勢而生，很多企業(yè)由于偷懶省事，于是找這樣的機(jī)構(gòu)管理檔案信息。但是，這些公司的信息保密工作很差，無法保證企業(yè)檔案信息的安全性。結(jié)果，很多企業(yè)由于信息外泄而遭受到重大損失。
2、全面收集檔案信息并及時保存、充分利用
全球?qū)崿F(xiàn)了信息化，信息的海量促使著電力企業(yè)對檔案信息管理的改革必須大力推進(jìn)。國網(wǎng)重慶市電力公司辦公室文檔處和重慶市檔案局一行人對公司檔案管理進(jìn)行了預(yù)驗收，驗收組人員現(xiàn)場查看了公司的檔案信息并進(jìn)行一系列的檢驗，給予了肯定。這個事件表明了，如果企業(yè)能夠積極的做好檔案信息管理工作，保證電力企業(yè)檔案信息的真實性和完整性，這將對企業(yè)在未來的發(fā)展大有裨益。電力企業(yè)在進(jìn)行信息管理的過程中，應(yīng)該努力實現(xiàn)檔案信息保存管理的現(xiàn)代化，用電子檔案代替原始的紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案信息管理的信息化。電力企業(yè)要讓檔案管理室不再是簡單的一間房間，而是通過網(wǎng)絡(luò)把它變成多媒體的形式，這不僅能夠讓電力企業(yè)在信息采集和保存過程中更加方便快捷，還能夠使電力企業(yè)的檔案信息更加安全。電力企業(yè)在進(jìn)行信息采集時，不能夠只關(guān)注于單純的信息收集和保存，而是要讓信息發(fā)揮其最大的效用。電力企業(yè)要學(xué)會利用信息，對信息進(jìn)行分析。部分企業(yè)只單純的記錄檔案信息，然后就一直讓它“沉睡”，沒有達(dá)到預(yù)期的效果。在電力企業(yè)的管理過程中充分利用檔案信息，這樣更能促進(jìn)電力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和處于領(lǐng)先地位。
三、結(jié)語
隨著信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)不能再固步自封，而是要緊跟時代的步伐，努力尋求發(fā)展。電力企業(yè)在人們的日常生活中扮演者不可或缺的角色，承擔(dān)著對國家和人民的責(zé)任，必須努力改善自身缺陷，在競爭中掌握有利的主動權(quán)，這樣就要求電力企業(yè)認(rèn)識到檔案信息的重要性。檔案信息在電力企業(yè)的整個成長過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，根據(jù)以往的檔案信息分析可以讓電力企業(yè)立足于時代的前端，對電力企業(yè)各方面發(fā)展都起著很大的基礎(chǔ)作用。
【參考文獻(xiàn)】
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