發(fā)布時(shí)間：2024-01-30 15:29:56
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的企業(yè)檔案分類管理方法樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、當(dāng)前我國(guó)稅收征管存在的主要問題
為確保國(guó)家稅收，發(fā)揮稅收的職能作用，國(guó)家在稅收征管方面制定了相應(yīng)的法規(guī)制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個(gè)方面的問題：
第一,管理監(jiān)督不到位。取消稅務(wù)專管員后，由于把實(shí)行專管員管戶向管事制度轉(zhuǎn)變簡(jiǎn)單的理解為取消專管員,形成了管理環(huán)節(jié)的空位和斷層,使稅務(wù)機(jī)關(guān)失去了對(duì)納稅人的管理和監(jiān)控；二是注重了集中征收,優(yōu)化服務(wù),片面強(qiáng)調(diào)以查代管,形成了管不細(xì)、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個(gè)系列以及各職能部門間協(xié)調(diào)不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導(dǎo)致稅收征管全過程運(yùn)轉(zhuǎn)不正常。
第二,管理手段應(yīng)用不到位。目前管理手段主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,但其監(jiān)控作用不明顯,主要表現(xiàn)為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數(shù)微機(jī)操作人員責(zé)任心不強(qiáng),不能按規(guī)定及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地錄入有關(guān)信息,因而計(jì)算機(jī)不能全面真實(shí)地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業(yè)務(wù)規(guī)程,無法對(duì)征管信息進(jìn)行微機(jī)處理。
第三,管理職責(zé)明確不到位。由于對(duì)新的征管模式認(rèn)識(shí)不足,征管實(shí)踐中削弱了管理,淡化了責(zé)任,在一定程度上造成了底數(shù)不清,稅源不明,監(jiān)控不力,漏征漏管。造成征管質(zhì)量不高的原因,一是少數(shù)單位在認(rèn)識(shí)上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對(duì)一般納稅人的ABC管理；二是各單位沒有結(jié)合本單位實(shí)際制定出切實(shí)可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責(zé)不明確,管理程序、方法不規(guī)范,管理效果不好；三是大多數(shù)單位職責(zé)雖分解到人、落實(shí)到戶,但沒有建立相應(yīng)的制約機(jī)制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實(shí)處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運(yùn)用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內(nèi)在聯(lián)系理順工作思路,使該四項(xiàng)工作不能環(huán)環(huán)相扣順利開展,而這些原因造成征管質(zhì)量不高,主要體現(xiàn)在:一是登記率不完全真實(shí)。二是申報(bào)率不準(zhǔn),這有計(jì)算機(jī)軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規(guī)程對(duì)非常戶進(jìn)行處理的問題。三是申報(bào)準(zhǔn)確率難以掌握。由于管理未落實(shí)到位,管理人員無法掌握納稅人生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況,不能對(duì)其納稅的準(zhǔn)確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實(shí)際銷售相差甚遠(yuǎn),造成稅款流失。在對(duì)大中型企業(yè)和一般納稅人的征管中,同樣存在監(jiān)控不力,稅款流失現(xiàn)象。四是在緩交稅款審核上存在調(diào)查核實(shí)不嚴(yán)的情況,客觀上讓一些企業(yè)感到貸款不還不行,費(fèi)不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執(zhí)法難的問題,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)正常的稅收保全措施難以實(shí)行,或是相關(guān)部門不配合,或是存在來自各方的干預(yù)。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國(guó)家財(cái)政收入。
二、當(dāng)前加強(qiáng)我國(guó)稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實(shí)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)主義公有制為主體,多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度的建立,納稅人的經(jīng)濟(jì)類型、經(jīng)營(yíng)方式、組織方式日趨復(fù)雜,能否有效地對(duì)納稅戶和稅源變化情況進(jìn)行監(jiān)控是稅收征管的基礎(chǔ),只有打牢這個(gè)基礎(chǔ),才能真正提高征管質(zhì)量和效率。分類管理就是針對(duì)納稅人方方面面的復(fù)雜性和納稅申報(bào)方式多樣化的實(shí)際設(shè)立的一種能使稅收征管建立在及時(shí)掌握納稅人經(jīng)營(yíng)情況、經(jīng)營(yíng)方式、核算方式和稅源變化基礎(chǔ)的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應(yīng)從各個(gè)方面加強(qiáng)管理,包括將所有納稅戶納入稅務(wù)登記的范圍內(nèi),對(duì)納稅戶納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、發(fā)票領(lǐng)用存表等相關(guān)資料進(jìn)行案頭審計(jì),并有針對(duì)性的開展各種日常檢查和稅源調(diào)查工作,切實(shí)掌握納稅戶的稅務(wù)登記增減變化情況、發(fā)票使用情況、產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、納稅情況、減免緩?fù)饲闆r、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時(shí)而準(zhǔn)確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數(shù)清,稅源明,所以應(yīng)該把抓好分類管理的落實(shí)作為加強(qiáng)征管的突破口。落實(shí)分類管理應(yīng)做到:(1)統(tǒng)一思想,提高認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大稅務(wù)干部要把推行分類管理看作是加強(qiáng)征管的基礎(chǔ)和關(guān)鍵,是創(chuàng)收的保證。要正確認(rèn)識(shí)分類管理的含義及其內(nèi)容。(2)結(jié)合實(shí)際,因地制宜進(jìn)行分類管理,以簽訂責(zé)任書的形式,把職責(zé)明確到人,落實(shí)到戶。(3)把分類管理、征管質(zhì)量(十率)考核,征管軟件的運(yùn)用、征管檔案的管理四項(xiàng)工作有機(jī)結(jié)合進(jìn)行,分類管理中包含了后三項(xiàng)工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項(xiàng)基本就能水到渠成了。
一、運(yùn)行調(diào)度系統(tǒng)
生產(chǎn)運(yùn)行調(diào)度采用無線四遙技術(shù)，可全天候?qū)Ψ植荚谑袇^(qū)的51個(gè)終端采集的清水池水位、機(jī)泵開停狀態(tài)、電壓、電流、電量、功率因數(shù)、機(jī)溫、水量、水壓、越限警告、故障警告等12類39個(gè)供水參量，每間隔15分鐘進(jìn)行一次巡測(cè)，并對(duì)機(jī)泵進(jìn)行遙開、遙關(guān)。運(yùn)行調(diào)度系統(tǒng)設(shè)置下述功能模塊:
1.接收數(shù)據(jù):上位機(jī)接收由分散終端采集的實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)并以數(shù)據(jù)文件存儲(chǔ);
2.顯示曲線:屏幕顯示流量、壓力、水位、電量等曲線;
3.打印報(bào)表:輸出壓力、流量、水位統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)表、遙測(cè)參數(shù)時(shí)報(bào)表、水泵運(yùn)行臺(tái)時(shí)日?qǐng)?bào)表及月報(bào)表、單位電耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
4.繪制圖形:繪圖機(jī)輸出水廠綜合曲線、水位曲線、壓力曲線、管網(wǎng)壓力平面圖;
5.四遙調(diào)度:通過各終端進(jìn)行抽測(cè)、復(fù)測(cè)、巡測(cè)、遙開、遙關(guān)、遙調(diào);
6.動(dòng)態(tài)顯示:以列表形式顯示采集的參效，將巡測(cè)參數(shù)動(dòng)態(tài)地顯示在模擬屏上。
二、經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)運(yùn)用環(huán)宇一160oA型分布處理多用戶機(jī)，使用DATAFLEX新型多用戶應(yīng)用開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言，基本覆蓋了供水企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了各管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高度牌享，從而減少了差錯(cuò)，提高了效率。
(l)營(yíng)業(yè)管理系統(tǒng)
管網(wǎng)管理:對(duì)輸配水管線、口徑、材質(zhì)、位置、走向、長(zhǎng)度、建成期等管線資料和管線上各個(gè)閘井、消火栓、街坊進(jìn)口等節(jié)點(diǎn)資料以及各節(jié)點(diǎn)所控制的供水范圍等情況進(jìn)行快速查找，輸出管線資料卡、節(jié)點(diǎn)資料卡，節(jié)點(diǎn)大樣及管線圖。用水戶管理:建有用戶數(shù)據(jù)庫(kù)，分別記錄用戶地區(qū)、所屬行業(yè)、用水性質(zhì)、基本水價(jià)、各月用水量、水費(fèi)、附加費(fèi);并對(duì)超計(jì)劃用水按規(guī)定分檔計(jì)算加價(jià)收費(fèi)額。售水管理:可以分區(qū)、分行業(yè)統(tǒng)計(jì)用水戶戶數(shù)、水量、水費(fèi)以及計(jì)劃供水情況，輸出各式臺(tái)帳、報(bào)表。水表管理:建有水表檔案庫(kù)，記錄水表安裝位置、產(chǎn)權(quán)、水表生產(chǎn)廠家、型號(hào)、周檢記錄等。可以按多種條件，快速檢索進(jìn)行輸出，并可提供水表例修計(jì)劃.
(2)生產(chǎn)管理系統(tǒng)
綜合計(jì)劃及統(tǒng)計(jì)管理:編制生產(chǎn)計(jì)劃，包括公司及各水廠年度、季度、月份生產(chǎn)計(jì)劃，并可根據(jù)計(jì)劃實(shí)施情況對(duì)后期計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。按統(tǒng)計(jì)專業(yè)要求對(duì)公司及各水廠各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)輸出。建有歷史數(shù)據(jù)庫(kù)，可對(duì)近20年數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、輸出。
(3)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)
完成資金計(jì)劃管理固定資產(chǎn)管理，工資核算，材料核算，現(xiàn)金及銀行帳管理，實(shí)現(xiàn)了機(jī)內(nèi)轉(zhuǎn)帳和帳務(wù)處理電算化，由機(jī)器生成各種會(huì)計(jì)報(bào)表及臺(tái)帳，向公司提供經(jīng)營(yíng)狀況及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析資料。
(4)物資供應(yīng)系統(tǒng)
設(shè)有材料入庫(kù)、領(lǐng)料、查詢、核算等功能，完成專項(xiàng)物資及各種材料的三級(jí)核算，生成材料三級(jí)明細(xì)帳、材料金額匯總表、生產(chǎn)流動(dòng)資金統(tǒng)計(jì)分析表等。對(duì)物資進(jìn)行ABC分類管理，輸出ABC資金分類動(dòng)態(tài)表。
(5)人事勞資管理系統(tǒng)設(shè)置職工人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)有崗位分類、勞動(dòng)保護(hù)、勞動(dòng)工資、勞動(dòng)力調(diào)配等管理模塊，設(shè)有全員培訓(xùn)、人員考核記錄、文化與技術(shù)素質(zhì)統(tǒng)計(jì)等功能。
(6)檔案管理系統(tǒng)
設(shè)有文書檔案、聲像檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等管理模塊。進(jìn)行文件標(biāo)題級(jí)的標(biāo)引注錄，實(shí)現(xiàn)快速檢索。設(shè)有檔案開發(fā)利用管理模塊。本系統(tǒng)達(dá)到國(guó)家一級(jí)檔案管理要求，91年通過驗(yàn)收。
(7)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)
設(shè)有企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，登錄現(xiàn)有企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)代碼、標(biāo)題及標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。
(8)目標(biāo)管理系統(tǒng)
設(shè)有目標(biāo)制定分解、追蹤檢查、考評(píng)獎(jiǎng)懲等功能模塊。記錄公司、科室、各基層單位年度目標(biāo)及其分解情況，追蹤月度目標(biāo)完成情況，輸出目標(biāo)實(shí)施進(jìn)度表，匯總各責(zé)任單位目標(biāo)考核結(jié)果，輸出考核成績(jī)表，按目標(biāo)考核成績(jī)輸出獎(jiǎng)金分配方案等。
(9)經(jīng)營(yíng)決策系統(tǒng)
本系統(tǒng)是公司微機(jī)管理系統(tǒng)的最高層次。其主要功能是綜合生產(chǎn)運(yùn)行和經(jīng)營(yíng)管理各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，整理成為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)綜合性信息，提供給決策者。將綜合數(shù)據(jù)匯總后分析企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況。將公司的經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況，縱向與去年同期對(duì)比，與歷史最好水平對(duì)比;橫向與同行業(yè)先進(jìn)水平對(duì)比，以便找出差距，提出企業(yè)經(jīng)營(yíng)存在的問題，逐層分析問題產(chǎn)生的原因，并為改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況提出多個(gè)可行方案，以便領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)選用。本系統(tǒng)應(yīng)用量本利分析，ABC管理法、市場(chǎng)預(yù)測(cè)及決策技術(shù)等現(xiàn)代化管理方法的理論，對(duì)公司水源調(diào)配和生產(chǎn)運(yùn)行制定優(yōu)化調(diào)度方案，在保證安全供水的前提下，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。在分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理諸因素的基礎(chǔ)上，為改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)提出價(jià)格調(diào)整方案，計(jì)劃供水方案和發(fā)展新用戶方案，為企業(yè)制訂經(jīng)營(yíng)發(fā)展政策提供依據(jù)。通過對(duì)水源能力，社會(huì)需水變化等因素進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，提出今后五年、十年供水發(fā)展趨勢(shì)，為新水源建設(shè)提供依據(jù)。微機(jī)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，是發(fā)展企業(yè)現(xiàn)代化管理的必然需要。應(yīng)用微機(jī)是企業(yè)管理發(fā)展到一定層次的要求。通過幾年的實(shí)踐我們體會(huì)到:
1.將微機(jī)技術(shù)引入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，起點(diǎn)高，可以在較短時(shí)間內(nèi)，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理從手工經(jīng)驗(yàn)方式，轉(zhuǎn)入現(xiàn)代化管理的新時(shí)代。
根據(jù)現(xiàn)在的房地產(chǎn)現(xiàn)狀來說，房地產(chǎn)檔案的管理要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他的檔案管理，這是因?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案與房屋產(chǎn)權(quán)檔案有著很大的關(guān)聯(lián)，房屋產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作比較落后，在房地產(chǎn)檔案的信息錄入時(shí)，需要大量的錄入工作。由于兩者檔案有著極大的關(guān)聯(lián)性，錄入信息時(shí)就需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，這就需要很大的人力物力，正因?yàn)榉N種原因，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理不能夠快速發(fā)展。在對(duì)房地產(chǎn)電子檔案管理中，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理是房地產(chǎn)檔案管理的重大突破。房地產(chǎn)電子檔案的信心化管理有著科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等優(yōu)點(diǎn)，這樣的管理大大提高了房地產(chǎn)電子檔案管理的效率。
1.房地產(chǎn)電子檔案信息化管理內(nèi)涵
1.1信息化管理內(nèi)涵
信息化管理是在管理過程中運(yùn)用信息技術(shù)，將電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代管理相結(jié)合的管理，實(shí)現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。目的是為了提高管理效率，實(shí)現(xiàn)管理資源的有機(jī)整合，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。房地產(chǎn)電子檔案信息化管理內(nèi)涵。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理也由傳統(tǒng)的管理模式向電子檔案管理方向發(fā)展。房地產(chǎn)電子檔案信息化管理是指對(duì)房地產(chǎn)員工檔案實(shí)現(xiàn)電子信息化管理過程。員工電子檔案在企業(yè)發(fā)展過程中具有非常重要地位，而且是不能隨便改變的，紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的變化會(huì)產(chǎn)生一定程度的變質(zhì)，還會(huì)受到水火等自然災(zāi)害的影響。同時(shí)對(duì)紙質(zhì)電子檔案的管理要投入大量的人力、物力。電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)電子信息檔案管理產(chǎn)生了積極的作用，也促進(jìn)了房地產(chǎn)電子信息檔案管理的革新。
1.2房地產(chǎn)企業(yè)電子檔案管理的意義
房地產(chǎn)企業(yè)實(shí)行電子檔案信息化管理是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化管理最為典型的意義就是實(shí)現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的分離，在傳統(tǒng)檔案管理過程中，紙質(zhì)檔案管理方式雖然能夠取得一定的效果，但是會(huì)隨著時(shí)間的變化變質(zhì)損壞。電子檔案信息化管理的實(shí)施作為一種新型的檔案管理方式，能夠加強(qiáng)檔案管理水平，提高檔案管理的效果。而且電子信息化檔案管理節(jié)約了大量的人力、物力。傳統(tǒng)檔案管理需要人力對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理，既要花費(fèi)時(shí)間，而且效率比較低下。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)電子檔案信息化管理不僅能夠提高房地產(chǎn)檔案管理水平，也是企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2.房地產(chǎn)電子檔案信息化管理存在的問題
2.1管理人員素質(zhì)不高
在電子檔案之前，我國(guó)檔案管理采取的是紙質(zhì)檔案管理的方式，檔案管理不需要專業(yè)的知識(shí)，只需要工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)就可以。而且傳統(tǒng)檔案管理的思想觀念在工作人員心中根深蒂固，也沒有樹立運(yùn)用電子信息來管理檔案的思想。由于管理人員素質(zhì)不高，導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展滯后。在實(shí)際檔案管理工作中，由于對(duì)計(jì)算機(jī)掌握不熟練，對(duì)電子檔案管理安全缺乏意識(shí)，這些都影響到房地產(chǎn)電子檔案信息化管理。因此，要提高房地產(chǎn)電子檔案信息化管理就必須不斷提高管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)，加強(qiáng)信息化管理水平和技術(shù)。
2.2傳輸信息不夠真實(shí)
電子信息技術(shù)發(fā)展帶動(dòng)了房地產(chǎn)檔案信息化管理，但是也帶來了一定不利的影響因素。電子檔案保存比較方便，也不容易變質(zhì)，但是卻可以更改。這對(duì)房地產(chǎn)的重要信息保存構(gòu)成了一定的威脅。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的誘惑下，部分檔案工作人員私自更改檔案，獲取利益。因此，電子信息技術(shù)的發(fā)展給房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理也產(chǎn)生了一定的威脅，房地產(chǎn)管理工作人員在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，保證信息的真實(shí)可靠。
2.3電子檔案時(shí)間保存問題
房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案保存受到時(shí)間的影響，電子檔案信息化管理也受到時(shí)間的影響，但是影響比紙質(zhì)檔案要小些。比如電子檔案受到電子產(chǎn)品壽命的影響，如果對(duì)電子信息更新不快，電子檔案就會(huì)丟失。所以，房地產(chǎn)檔案管理人員要保證及時(shí)的更新信息，對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的保存
2.4計(jì)算機(jī)病毒的影響
在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的今天，計(jì)算機(jī)黑客比較多，黑客會(huì)對(duì)房地產(chǎn)電子檔案產(chǎn)生攻擊，影響房地產(chǎn)電子檔案的管理。同時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒也在不斷變化，隱藏性比較大，容易造成計(jì)算機(jī)程序癱瘓，信息丟失，導(dǎo)致房地產(chǎn)電子檔案信息丟失。
3.加強(qiáng)房地產(chǎn)電子檔案信息化管理對(duì)策
3.1確定適用標(biāo)準(zhǔn)
房地產(chǎn)檔案信息化管理能夠使房地產(chǎn)內(nèi)部人員實(shí)現(xiàn)信息的交流共享，管理簡(jiǎn)單、方便。在對(duì)電子檔案的管理中，明確管理的適用范圍、管理方法、工作流程等至關(guān)重要，只有明確了適用標(biāo)準(zhǔn)，才能夠使在對(duì)全部的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)有一定的規(guī)范流程、操作標(biāo)準(zhǔn)，形成一個(gè)科學(xué)、可行的管理方法。進(jìn)三十年來，我國(guó)的房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，取得了巨大的發(fā)展。尤其是在最近幾年，房地產(chǎn)頁(yè)的交易數(shù)量呈直線上升趨勢(shì)，交易的流程、事項(xiàng)也更加具體，交易手續(xù)也增多，這使得對(duì)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的處理增加了一定的壓力，同時(shí)也給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了大量的工作。房地產(chǎn)檔案關(guān)系到房地產(chǎn)公司的自身利益，同時(shí)也關(guān)系著人民群眾的切身利益，尋找更加科學(xué)的檔案管理方法是企業(yè)以及相關(guān)部門對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的重中之重。在日常的房地產(chǎn)檔案管理中，也不可掉以輕心，必須認(rèn)真的對(duì)待每一組數(shù)據(jù)，如實(shí)記錄。對(duì)非電子檔案的管理、保存尤為重要，比如保存室的溫度、濕度必須要嚴(yán)格控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)，防火、防水也要齊全。對(duì)于電子檔案，也應(yīng)有嚴(yán)格的管理方法，對(duì)檔案的查閱、接受等按流程操作，圖片、照片、音像等也應(yīng)有嚴(yán)格的管理規(guī)范。
3.2建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)
房地產(chǎn)的檔案管理主要由兩個(gè)主體組成，分別為：檔案的原件和檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)。而要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的信息化，就是把房地產(chǎn)的紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)中，然后經(jīng)過專門的系統(tǒng)對(duì)這些錄入的信息進(jìn)行收集、整理、分類、計(jì)算等，將紙質(zhì)上的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，這不僅能夠操作方便，查閱、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的檔案都可以在一個(gè)系統(tǒng)中使用，因?yàn)楣芾矸椒ǖ牟煌總€(gè)部門都有著自己的檔案管理系統(tǒng)，這導(dǎo)致了檔案可能在不同的系統(tǒng)中會(huì)呈現(xiàn)出不一樣的效果。因此，在沒有同意的檔案處理系統(tǒng)的情況下，當(dāng)一個(gè)部門將整理好的檔案?jìng)魉徒o另一個(gè)部門時(shí)，就有可能無法呈現(xiàn)出原部門想要表達(dá)的效果，這大大阻礙了檔案電子信息化的發(fā)展。在當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案的管理工作中，應(yīng)要利用掃描儀、錄入員以及相關(guān)專業(yè)人員對(duì)信息及時(shí)錄入，并把檔案信息整理保存，同時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)錄入的房地產(chǎn)信息建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以供查閱者收索，方便查看。從經(jīng)濟(jì)方面來看，房地產(chǎn)電子檔案并不屬于商品，但這卻對(duì)一個(gè)企業(yè)有著重要的影響，可以為企業(yè)計(jì)算盈虧、制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)也能夠?yàn)槿藗兲峁└迂S富的房地產(chǎn)信息，使得人們更加了解房地產(chǎn)行情。在對(duì)檔案管理時(shí)，管理人員也應(yīng)當(dāng)盡量利用好房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站，與行業(yè)內(nèi)相關(guān)的人員進(jìn)行交流、探討更好的管理方法，為房地產(chǎn)檔案的管理出謀劃策，同時(shí)為廣大人民提供更高質(zhì)量的服務(wù)。
3.3重視人員素質(zhì)的提高
檔案的管理員是檔案與用戶之間的橋梁，同時(shí)也是檔案的控制者，檔案管理工作者決定著用戶將看到什么樣的檔案，因此，檔案管理員的素質(zhì)培養(yǎng)特別重要，這直接影響到房地產(chǎn)公司的對(duì)外形象。從目前房地產(chǎn)檔案管理人員隊(duì)伍來看，許多的房地產(chǎn)部門都缺乏著高技術(shù)管理員，大部分管理人員還處于中下的管理水平，在一定程度上影響了公司的形象，也為公司、用戶在查閱檔案時(shí)帶來阻礙。到目前為止，雖然房地產(chǎn)方面引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備，但人才仍然是處于空缺時(shí)段，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才是改善房地產(chǎn)管理的重要手段。同時(shí)，專業(yè)的高技術(shù)人才能夠更加科學(xué)、合理的進(jìn)行檔案管理，能為公司、用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以此，重視房地產(chǎn)管理人員的素質(zhì)，提高房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)技術(shù)。加強(qiáng)檔案信息管理。
3.4加強(qiáng)房地產(chǎn)電子檔案信息管理
要加強(qiáng)房地產(chǎn)電子信息技術(shù)管理就必須對(duì)檔案信息及時(shí)更新，提高信息管理的保密性。對(duì)重要的電子信息進(jìn)行分類管理，對(duì)過期的電子信息進(jìn)行刪除，做到及時(shí)更新，保證信息管理的真實(shí)性和保密性。而且在黑客泛濫的今天，電子檔案信息管理的規(guī)范化發(fā)展就必須不斷提高電子檔案信息化管理技術(shù)，建立電子檔案加密技術(shù)，防止黑客的入侵。
4.結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；作用
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
前言
近些年來,隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和人們生活水平的飛速發(fā)展,人際之間的交流和交往也變得越來越密切。與此同時(shí),檔案的重要性也逐漸現(xiàn)象了出來,成為企業(yè)工作的種種之中。檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著企業(yè)工作的進(jìn)度,同時(shí)也關(guān)系到每一個(gè)群體的基本信息和參考數(shù)據(jù)。就目前企業(yè)發(fā)展而言,檔案工作直接決定著一個(gè)員工的工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)金和職位的提升等。但是由于交往的密切性,使得目前檔案管理工作數(shù)據(jù)信息量龐大、工作系數(shù)難度高和管理人員現(xiàn)代化管理理念的完善?；诖?在目前檔案管理管理工作越來越受到人們的重視,其基礎(chǔ)管理也得到了人們的關(guān)注。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用
現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。
（1）、提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，檔案管理基礎(chǔ)工作需要將檔案進(jìn)行分卷整理，歸檔，將檔案進(jìn)行分類管理。一些部門由于對(duì)檔案管理工作重視不足，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對(duì)檔案的頁(yè)碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。
（2）、確保檔案檢索的準(zhǔn)確性
檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫(kù)，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。
（3）、提高檔案的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對(duì)檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對(duì)于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫(kù)中可以對(duì)檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析
（1）、缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案信息管理人員年齡偏大，這種不合理的人員結(jié)構(gòu)一定程度上影響了檔案信息管理水平。一方面年齡比較大的檔案管理人員對(duì)于新的檔案管理知識(shí)以及檔案管理系統(tǒng)并不熟悉，并且這些工作人員的學(xué)習(xí)這些新的知識(shí)存在一定的困難，影響檔案管理水平。另一方面缺少掌握先進(jìn)管理知識(shí)和管理理念的檔案管理人員，在信息時(shí)代，檔案管理也逐漸采用信息化管理，檔案的存檔和檔案的檢索都可以借助信息系統(tǒng)，由于缺少掌握信息系統(tǒng)的工作人員，一定程度上影響了檔案管理信息化水平的提高。
（2）、檔案管理工作不規(guī)范
檔案的檔號(hào)是進(jìn)行檔案基礎(chǔ)工作的重要途徑，而在我國(guó)目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)等原因，往往導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，例如：缺少目錄號(hào)、出現(xiàn)一卷多冊(cè)等情況、檔號(hào)的命名不規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)重名等現(xiàn)象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關(guān)檔案的及時(shí)查找；檔案標(biāo)題不能準(zhǔn)確全面地反映檔案基本內(nèi)容，不利于檔案的定位和價(jià)值鑒定；還有一些檔案沒有卷內(nèi)目錄和索引，僅靠標(biāo)題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細(xì)，很多案卷出現(xiàn)缺頁(yè)、少頁(yè)、斷面等情況，尤其是一些存放時(shí)間較長(zhǎng)的文檔，此類問題更加嚴(yán)重。
（3）、檔案管理現(xiàn)代化程度不高
目前，我國(guó)企業(yè)檔案還沒有完全具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，傳統(tǒng)的以人工整理和歸檔的現(xiàn)象普遍存在，檔案管理的現(xiàn)代化程度還不高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應(yīng)用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，也不利于檔案和資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面查找。
（4）、檔案案宗不科學(xué)
在檔案管理工作中,案宗是最為關(guān)鍵的一部分,但是由于在目前檔案管理體系中,我們對(duì)于檔案案宗的認(rèn)識(shí)不夠,造成了檔案管理工作中還存在著諸多的問題與缺陷,在應(yīng)用的過程中對(duì)于整個(gè)館藏內(nèi)容和龐大的案卷數(shù)量而言存在著十分復(fù)雜的問題和隱患,這些問題的存在是一個(gè)極為欠缺的工作模式,也是目前工作中對(duì)于整個(gè)檔案管理質(zhì)量較為欠缺的一環(huán)。
三、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施
（1）、提高檔案管理工作人員素質(zhì)
工作人員素質(zhì)的提高是息息相關(guān)的，檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高與由于當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，一定程度上影響了檔案管理的水平。今后需要進(jìn)一步提高檔案管理基礎(chǔ)工作人員的素質(zhì)。一方面需要改善檔案管理工作人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，增加一些年輕的檔案管理工作人員，增加檔案管理人員隊(duì)伍的活力。單位可以引進(jìn)一些掌握新的檔案管理知識(shí)的工作人員，這樣有助于引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。另一方面加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)，向他們傳授一些新的檔案管理知識(shí)，不斷提高人員素質(zhì)。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。
（2）、加強(qiáng)檔案管理工作
首先，從組織上加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，明確專門的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并定期進(jìn)行監(jiān)督和抽查；建立專業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具備良好專業(yè)知識(shí)的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的需求，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級(jí)審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)，建立健全工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并建立相關(guān)的獎(jiǎng)懲和考核制度。
（3）、加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，降低人工出錯(cuò)的概率，提升勞動(dòng)效率和準(zhǔn)確度，其次，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號(hào)、規(guī)范檔案的題名，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
（4）、重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁(yè)碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
四、結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)代檔案管理方法是滿足現(xiàn)有社會(huì)需要的一個(gè)重要進(jìn)步,為保證現(xiàn)代檔案管理工作的效率,提高檔案管理的利用效率,檔案管理工作人員需要從基礎(chǔ)做起,全面有效的提高檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量,以現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合性控制要求，以期更好地為現(xiàn)代檔案管理服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：探析 對(duì)外貿(mào)易 集裝箱 檢驗(yàn)檢疫 監(jiān)管模式
中圖分類號(hào)：F 27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著對(duì)外貿(mào)易的不斷發(fā)展，貨物貿(mào)易采用集裝箱運(yùn)輸已占世界對(duì)外貿(mào)易運(yùn)輸量的93%以上，而且我國(guó)各大海港口岸的集裝箱年吞吐量近幾年一直以11～15%發(fā)展速度在遞增。我國(guó)法律法規(guī)賦予檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)進(jìn)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫與監(jiān)管職責(zé)要求更高，任務(wù)更加繁重；同時(shí)進(jìn)出口相關(guān)企業(yè)呼吁檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)提高進(jìn)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫和監(jiān)管運(yùn)作效能，推進(jìn)對(duì)外貿(mào)易“大通關(guān)”建設(shè)，保證檢驗(yàn)檢疫的工作質(zhì)量，也提出了更高、更新、更迫切的要求。
一、出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作現(xiàn)狀分析
按現(xiàn)行的我國(guó)檢驗(yàn)檢疫法律法規(guī)和國(guó)家質(zhì)檢總局《進(jìn)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫管理辦法》的要求：進(jìn)出境集裝箱必須實(shí)施檢驗(yàn)檢疫；凡裝載動(dòng)植物、動(dòng)植物產(chǎn)品和其他檢驗(yàn)檢疫物的出境集裝箱應(yīng)實(shí)施動(dòng)植物檢疫；裝運(yùn)出口易腐爛變質(zhì)食品、冷凍品的集裝箱應(yīng)向所在地檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)報(bào)檢，未經(jīng)檢驗(yàn)檢疫合格，不得裝運(yùn)；進(jìn)境集裝箱經(jīng)檢驗(yàn)檢疫合格后，方可放行。
出境集裝箱的“箱檢”工作，通常采用裝貨前實(shí)施法定檢驗(yàn)鑒定的方式，其程序多，要求嚴(yán)格，存在著影響 “大通關(guān)”的6個(gè)“癥結(jié)”：一是出境集裝箱的裝箱點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)，一般沒有留有專用的時(shí)間實(shí)施“箱檢”作業(yè)，且裝箱時(shí)間不固定，一旦集裝箱被調(diào)撥到裝箱點(diǎn)須馬上組織“全天候”的裝箱作業(yè)；二是“箱檢”人員少與施檢業(yè)務(wù)量大的矛盾比較突出，有時(shí)會(huì)因現(xiàn)場(chǎng)的檢驗(yàn)鑒定人員調(diào)配不到位，無形中拖延了“箱檢”的時(shí)間；三是“箱檢”和“貨檢”是不同的施檢對(duì)象，又不能同時(shí)同地進(jìn)行，因此檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)在實(shí)施時(shí)不能合并為一，造成了工作效率的低下；四是“箱檢”由“認(rèn)可檢驗(yàn)”既不保險(xiǎn)，又不合法；五是如“箱檢”現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)箱體不合格，那就需重新調(diào)換集裝箱或修箱，這樣一返一來的調(diào)換集裝箱或修箱作業(yè)，再加上一些調(diào)箱或修箱所需的工作程序，少則要花2～3個(gè)小時(shí)，多則要一天，而且還增加不少費(fèi)用，影響船期；六是檢驗(yàn)檢疫部門忙于應(yīng)付日常的“箱檢”工作，無形中削弱了檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的管理與服務(wù)職責(zé)。
這些“癥結(jié)”的存在往往會(huì)使原計(jì)劃的裝箱時(shí)間被延誤，影響到通關(guān)結(jié)匯，以至貽誤船期，甚至影響了集裝箱的運(yùn)轉(zhuǎn)周期，從而給貨主和集裝箱的經(jīng)營(yíng)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失和貿(mào)易信譽(yù)毀損；同時(shí)也削弱了檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的服務(wù)職責(zé)。
二、對(duì)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作實(shí)施動(dòng)態(tài)分類管理
（一）對(duì)出境集裝箱實(shí)施實(shí)施動(dòng)態(tài)分類管理工作的理念
檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)可根據(jù)所屬轄區(qū)出口企業(yè)的實(shí)際現(xiàn)狀以及影響出境集裝箱“大通關(guān)”的6個(gè)“癥結(jié)”，經(jīng)過深入調(diào)研，根據(jù)實(shí)際情況，運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)分析和系統(tǒng)管理方法，本著規(guī)范工作流程，從源頭抓，從現(xiàn)場(chǎng)著手，并落實(shí)集裝箱場(chǎng)站、承運(yùn)人、人的責(zé)任，發(fā)揮和調(diào)動(dòng)集裝箱場(chǎng)站、承運(yùn)人、收貨人、人、經(jīng)營(yíng)企業(yè)的工作積極性和主動(dòng)性，參與“協(xié)檢”工作，多方位、多渠道共同參與，各負(fù)其責(zé)，主輔協(xié)作，分級(jí)分類實(shí)施出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫把關(guān)和監(jiān)管工作，并要求經(jīng)營(yíng)企業(yè)提高質(zhì)量認(rèn)證管理水平，對(duì)其實(shí)施動(dòng)態(tài)分類管理新模式，提高檢驗(yàn)檢疫運(yùn)作效能，將集裝箱檢驗(yàn)鑒定工作由原來單純的檢驗(yàn)檢疫型向檢驗(yàn)檢疫管理型轉(zhuǎn)變。
（二）出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類管理工作的做法
（1）對(duì)企業(yè)實(shí)施分類考核，確定分類管理類別
各檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)執(zhí)行處室和分支機(jī)構(gòu)需負(fù)責(zé)其轄區(qū)內(nèi)出境集裝箱的經(jīng)營(yíng)企業(yè)實(shí)施分類考核，并確定其動(dòng)態(tài)分類管理的類別。
凡具備軟、硬件條件的集裝箱場(chǎng)站、公司、出境集裝箱承運(yùn)公司、發(fā)貨人等相關(guān)企業(yè)，可以自愿申請(qǐng)參加出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作。相關(guān)企業(yè)在辦理申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向所屬轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)遞交“出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)考核動(dòng)態(tài)分類申請(qǐng)書”，并附上工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)質(zhì)量體系評(píng)審認(rèn)證結(jié)果等相關(guān)資料。檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的執(zhí)行部門應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)將對(duì)申報(bào)的材料進(jìn)行初審，初審合格就可組織考核組，通知申請(qǐng)企業(yè)并對(duì)其實(shí)施考核。考核組可由熟悉集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管業(yè)務(wù)骨干3-5人組成，按“出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)申請(qǐng)企業(yè)的企業(yè)實(shí)力、質(zhì)量管理、運(yùn)行效能和人員素質(zhì)等四個(gè)方面進(jìn)行考核評(píng)分，并按考評(píng)結(jié)果將申請(qǐng)企業(yè)劃分為一至四類，企業(yè)等級(jí)類別越高，抽檢和監(jiān)管的比率越低；反之，抽檢和監(jiān)管的比率越高，甚至要對(duì)企業(yè)的出境集裝箱實(shí)行批批檢驗(yàn)檢疫。
一類企業(yè)：凡考核得分為 100～91分的企業(yè)可評(píng)定為一類企業(yè)。轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)執(zhí)行部門按企業(yè)每月報(bào)檢量抽檢其3-8%或每月至少抽檢1～2批次的報(bào)檢單實(shí)施檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作。
二類企業(yè)：凡考核得分為90～76 分的企業(yè)可評(píng)定為二類企業(yè)。轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)執(zhí)行部門按企業(yè)每月報(bào)檢量抽檢其15～30%或每月至少抽檢3～5批次的報(bào)檢單實(shí)施檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作。
三類企業(yè)：凡考核得分為 75～60分的企業(yè)可評(píng)定為三類企業(yè)。轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)執(zhí)行部門按企業(yè)每月報(bào)檢量抽檢其50～70%或每月至少抽檢10批次的報(bào)檢單實(shí)施檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作。
四類以下企業(yè)：凡考核得分為60分以下的企業(yè)可評(píng)定為不符合分類要求的企業(yè)。轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)執(zhí)行部門對(duì)其報(bào)檢的出境的集裝箱實(shí)施100%檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作。
（2）對(duì)實(shí)施分類管理的企業(yè)，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理
檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)實(shí)施分類管理的集裝箱企業(yè)實(shí)行動(dòng)態(tài)分類管理工作，可規(guī)定：轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的執(zhí)行部門應(yīng)對(duì)實(shí)行分類管理經(jīng)營(yíng)企業(yè)所“協(xié)檢”的出境集裝箱進(jìn)行定期和不定期檢查以及對(duì)經(jīng)營(yíng)企業(yè)質(zhì)量運(yùn)行體系進(jìn)行評(píng)審。在對(duì)企業(yè)實(shí)施監(jiān)管工作過程，可對(duì)照“出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類管理考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)”中的“運(yùn)行效能”對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查和評(píng)審，確定下次動(dòng)態(tài)分類管理的類別。
對(duì)現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)所得分?jǐn)?shù)低于原分類考核所得分?jǐn)?shù)值和評(píng)審的不符合項(xiàng)超過限定個(gè)數(shù)的企業(yè)，應(yīng)按新的得分和評(píng)審結(jié)果確定本次企業(yè)的考評(píng)類別，達(dá)到降級(jí)分?jǐn)?shù)值者應(yīng)對(duì)其原分類管理類別做出相應(yīng)的調(diào)整，并限期要求企業(yè)對(duì)不符合項(xiàng)完成整改。經(jīng)整改、復(fù)查得分和評(píng)審結(jié)果達(dá)到原類別要求的，經(jīng)營(yíng)企業(yè)的分類管理類別可恢復(fù)到原類別。如經(jīng)營(yíng)企業(yè)連續(xù)兩次被降低類別者，一年內(nèi)不得再恢復(fù)原管理類別。
同樣，檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)對(duì)“運(yùn)行效果”運(yùn)作管理工作做得比較好的經(jīng)營(yíng)企業(yè)做出規(guī)定：在半年內(nèi)連續(xù)現(xiàn)場(chǎng)檢查和評(píng)審高于原分類考核所得分?jǐn)?shù)和評(píng)審的不符合項(xiàng)低于限定數(shù)的經(jīng)營(yíng)企業(yè)，可以申請(qǐng)調(diào)高分類管理的類別。轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)將經(jīng)營(yíng)企業(yè)的申請(qǐng)報(bào)告和歷次現(xiàn)場(chǎng)考評(píng)材料進(jìn)行審查確認(rèn)；同時(shí)，也可按管理規(guī)定的要求，組織考核組，對(duì)申請(qǐng)高調(diào)分類管理類別的企業(yè)進(jìn)行年度考核和評(píng)審分類，如重新考核所得分?jǐn)?shù)確實(shí)高于原得分和評(píng)審的不符合項(xiàng)低于限定數(shù)的經(jīng)營(yíng)企業(yè)，就按新報(bào)批分類類別實(shí)施監(jiān)管管理；如重新考核和評(píng)審所得分?jǐn)?shù)低于原得分和評(píng)審的不符合項(xiàng)高于限定數(shù)的經(jīng)營(yíng)企業(yè)，就按年度考核和評(píng)審結(jié)果，確定經(jīng)營(yíng)企業(yè)分類類別實(shí)施監(jiān)管管理。
（3）引進(jìn)信用評(píng)價(jià)體系，實(shí)施“誠(chéng)信便利、失信懲戒”管理
各檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)執(zhí)行處室和分支機(jī)構(gòu)可按照《出入境檢驗(yàn)檢疫企業(yè)信用管理作業(yè)指導(dǎo)書》的規(guī)定，對(duì)經(jīng)營(yíng)出境集裝箱業(yè)務(wù)的發(fā)貨人、集裝箱場(chǎng)站、出境集裝箱承運(yùn)公司、公司實(shí)施“誠(chéng)信便利、失信懲戒”的管理作法。對(duì)于信用等級(jí)評(píng)定為AA、A級(jí)別的出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)在口岸實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)抽檢合格后，并優(yōu)先給予辦理相關(guān)檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管放行手續(xù)；對(duì)于溯源體系不完善、不配合溯源追溯工作以及虛假申報(bào)、信用等級(jí)評(píng)定為B級(jí)別以下的出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)的出境集裝箱在口岸暫停實(shí)施便捷快速通關(guān)工作方案。
對(duì)出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)動(dòng)態(tài)分類管理類別的高低和提供物流信息的真實(shí)性與有效性，列入企業(yè)信用等級(jí)評(píng)定采集內(nèi)容。
（4）規(guī)范統(tǒng)一操作程序，保證分類管理工作的質(zhì)量
為了更好地實(shí)施出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫分類管理工作，各檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的主管處室可規(guī)范、統(tǒng)一使用“出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)動(dòng)態(tài)分類管理考核申請(qǐng)書” “出境集裝箱質(zhì)量管理體系審核評(píng)分表”“出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類管理考核評(píng)分表”“出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類管理考核審批表”“出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類考核簽到表”等表單，以便規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一程序、統(tǒng)一操作。
（5）對(duì)實(shí)施分類管理的企業(yè)應(yīng)理清職責(zé)，獎(jiǎng)罰嚴(yán)明
出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)的協(xié)檢工作人員應(yīng)由受過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格獲證人員擔(dān)任。經(jīng)營(yíng)企業(yè)在協(xié)作檢驗(yàn)鑒定時(shí)，如發(fā)現(xiàn)出境集裝箱不適載或檢疫物等問題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系轄區(qū)執(zhí)行部門，聽候其處理意見，同時(shí)及時(shí)書面報(bào)告。企業(yè)應(yīng)建立“出境集裝箱協(xié)作工作檢驗(yàn)鑒定臺(tái)賬”，并根據(jù)協(xié)作檢驗(yàn)鑒定具體工作情況設(shè)計(jì)使用“協(xié)作檢驗(yàn)鑒定原始記錄單”。經(jīng)營(yíng)企業(yè)的“協(xié)作檢驗(yàn)鑒定原始記錄單”應(yīng)一式兩份，一份裝訂成冊(cè)作為原始檔案材料；另一份報(bào)送轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)執(zhí)行部門備案，作為對(duì)經(jīng)營(yíng)企業(yè)檢查、考核的憑證。對(duì)認(rèn)真負(fù)責(zé)、把關(guān)成效顯著的出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)給予表彰鼓勵(lì)。
另外，“出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理暫行規(guī)定”還應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)企業(yè)承擔(dān)協(xié)作工作的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和違法違規(guī)行為做出明確規(guī)定：憑經(jīng)營(yíng)企業(yè)協(xié)作檢驗(yàn)鑒定合格而放行的出境集裝箱，如發(fā)生任何因集裝箱不適載或存在檢疫物等問題，而造成的質(zhì)量事故和經(jīng)濟(jì)損失，由經(jīng)營(yíng)企業(yè)自行負(fù)責(zé)；由經(jīng)營(yíng)企業(yè)協(xié)檢合格的出境集裝箱，經(jīng)轄區(qū)檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)抽檢檢查發(fā)現(xiàn)不合格或有偽造、欺騙、弄虛作假行為，或經(jīng)營(yíng)企業(yè)集裝箱協(xié)檢人員有嚴(yán)重失職行為，將視情節(jié)輕重，降低其出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類管理的類別或取消其信用等級(jí)的評(píng)定結(jié)果，直至取消其協(xié)作檢驗(yàn)鑒定的資格。如企業(yè)的違法違規(guī)行為觸犯法律法規(guī)，將依照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定給予其相應(yīng)的行政處罰。
三、實(shí)施出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作應(yīng)注意的問題
（一）加大對(duì)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作的宣傳推廣力度
通過多種形式的宣傳、推廣活動(dòng)，提高企業(yè)對(duì)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，使經(jīng)營(yíng)出口集裝箱業(yè)務(wù)的企業(yè)，能自覺地投入整改，提高企業(yè)的軟、硬件設(shè)施，力爭(zhēng)使更多的企業(yè)通過考核和評(píng)審，并且達(dá)到更高的檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管類別，提高檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作的運(yùn)作效能，從而簡(jiǎn)化出口集裝箱檢驗(yàn)檢疫的手續(xù)，降低企業(yè)出口費(fèi)用，加快我國(guó)出口貨物的通關(guān)速度。
（二）制定切實(shí)可行的“出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理暫行規(guī)定”
各檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)在考慮對(duì)出境集裝箱實(shí)施檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作時(shí)，應(yīng)多深入第一線調(diào)研，多聽出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)的想法和意見，對(duì)問題進(jìn)行討論、研究、論證，提出試行方案或辦法；并選定幾個(gè)有代表性的經(jīng)營(yíng)企業(yè)進(jìn)行試行，爾后再對(duì)其進(jìn)行總結(jié)、修改、完善，最后出臺(tái)較具實(shí)用性、可操作性的“出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理暫行規(guī)定”和“出境集裝箱動(dòng)態(tài)分類管理考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)”及相配套的附件，再全面鋪開加以實(shí)施。
（三）提高集裝箱從業(yè)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)
各檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)執(zhí)行處室和分支機(jī)構(gòu)還可根據(jù)出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)普遍人員素質(zhì)比較低的現(xiàn)狀，不定期地舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和研討會(huì)，通過考核認(rèn)可或聘用一些“協(xié)檢員”；同時(shí)也促進(jìn)集裝箱從業(yè)人員的經(jīng)驗(yàn)交流，以便提高檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)和企業(yè)從事出境集裝箱檢驗(yàn)人員的的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范運(yùn)作，確保集裝箱檢驗(yàn)的工作質(zhì)量，推進(jìn)我國(guó)對(duì)外貿(mào)易“大通關(guān)”的進(jìn)程。
（四）不斷修正和完善出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作
加強(qiáng)對(duì)出境集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)提供的協(xié)檢報(bào)告單的抽檢和驗(yàn)證工作以及經(jīng)營(yíng)企業(yè)質(zhì)量體系運(yùn)作情況的檢查評(píng)估工作，以便不斷持續(xù)地修正、完善、提高和有效地實(shí)施出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作，從而改變以往檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)批批檢又檢不了，認(rèn)可檢驗(yàn)又不保險(xiǎn)的被動(dòng)局面，促進(jìn)、提升和保證了檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)把關(guān)和服務(wù)的工作質(zhì)量。
四、實(shí)施出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作取得的成效
檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)出臺(tái)出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管業(yè)務(wù)工作新作法，可有效地推進(jìn)檢驗(yàn)檢疫和監(jiān)管模式的創(chuàng)新，工作方式的改進(jìn)，大幅度提高集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管的運(yùn)作效能。
（一）滿足現(xiàn)代物流發(fā)展的需要，促進(jìn)“大通關(guān)”建設(shè)
出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作的開展，不僅可從源頭上化解先前出境集裝箱“箱檢”工作中存在著影響“大通關(guān)”的6個(gè)“癥結(jié)”，探索出檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)服務(wù)工作的新路子和新模式，而且較好地解決了快速通關(guān)與嚴(yán)密監(jiān)管、“箱檢”業(yè)務(wù)量不斷增長(zhǎng)與檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)自身人力物力相對(duì)不足間的矛盾，其既提升出境集裝箱檢驗(yàn)鑒定的運(yùn)作效能，把好國(guó)門，防止疫情疫病的傳入傳出，為貨主和集裝箱經(jīng)營(yíng)企業(yè)贏得時(shí)間，簡(jiǎn)化手續(xù)，節(jié)省費(fèi)用，促進(jìn)了“大通關(guān)”建設(shè)，又推進(jìn)了檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管工作流程的合理化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高了檢驗(yàn)檢疫的服務(wù)層次，進(jìn)一步適應(yīng)了現(xiàn)代物流高速發(fā)展的需要，使集裝箱檢驗(yàn)檢疫工作實(shí)現(xiàn)了由單純的檢驗(yàn)型向檢驗(yàn)監(jiān)管型的轉(zhuǎn)變，維護(hù)國(guó)家整體經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)對(duì)外貿(mào)易發(fā)展的要求。
（二）強(qiáng)化監(jiān)管工作，提高出境集裝箱檢驗(yàn)鑒定的工作質(zhì)量
通過實(shí)施出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作，福州檢驗(yàn)檢疫局轄區(qū)口岸出口集裝箱適載檢驗(yàn)鑒定工作質(zhì)量不斷獲得提升，檢出不適載的集裝箱量大幅度下降，出境集裝箱的通關(guān)效能大幅度提升，取得把關(guān)與服務(wù)工作的“雙贏”。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年1-6月福州轄區(qū)實(shí)行出境集裝箱檢驗(yàn)檢疫分類管理工作以來，共檢驗(yàn)鑒定裝運(yùn)易腐爛變質(zhì)食品、冷凍品的集裝箱為21011批/37237標(biāo)箱，其中不適載為274標(biāo)箱，占總箱量的6.4‰，不適載數(shù)量與上年同期比減69.1%。
（三）完善質(zhì)量管理體系，促進(jìn)企業(yè)上等級(jí)
對(duì)出口企業(yè)實(shí)施集裝箱檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管動(dòng)態(tài)分類管理工作，不僅可以提升企業(yè)的廠檢能力和把關(guān)職能，增強(qiáng)企業(yè)的質(zhì)量意識(shí)，完善軟、硬件設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檢驗(yàn)檢疫監(jiān)管操作規(guī)程，促進(jìn)企業(yè)上等級(jí)、上臺(tái)階；同時(shí)，還可以發(fā)揮檢驗(yàn)檢疫信息和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，幫助經(jīng)營(yíng)企業(yè)提高人員素質(zhì)，加快扶持企業(yè)誠(chéng)信體系和信譽(yù)評(píng)估體系的建立，加大推進(jìn)企業(yè)質(zhì)量體系的認(rèn)證，完善企業(yè)業(yè)務(wù)體系運(yùn)作，從源頭和生產(chǎn)過程來提高出口產(chǎn)品的質(zhì)量。
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關(guān)鍵詞:電力企業(yè)；檔案；管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)措施；創(chuàng)新
Abstract: This paper briefly discusses the power according to the existing problems in the management of enterprise archives, such as there is no deep understanding, archives management and power technology development for the archives management of electric power enterprise significance degree of fusion is not high, the file management system is not perfect, in view of the above problems and puts forward some corresponding measures, including the introduction of office automation system; to improve management processes, including management and archive management; reasonable division of work and responsibility, and the corresponding management equality, in order to engaged in archives management of electric power enterprise staff to provide certain reference and reference.
Key words: electric power enterprise; archives; management; current situation; improvement measures; innovation
中圖分類號(hào):
前言
電力企業(yè)在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中有著重要的地位，其檔案管理是其企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容。電力企業(yè)檔案是極其有價(jià)值的歷史記錄資料，包括其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展歷程、技術(shù)水平、企業(yè)文化等，其記錄形式也十分豐富，如文字資料、圖片、表格、音像制品等，其作用在于傳遞歷史信息，記錄現(xiàn)階段狀況，并為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考信息，在企業(yè)的發(fā)展中有著極為重要的作用[1]。電力事業(yè)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)也在不斷擴(kuò)大產(chǎn)業(yè)，檔案管理工作也十分重要，需要隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新管理方法，緊跟時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏，以適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的新形勢(shì)，將檔案的重要作用充分發(fā)揮出來，使企業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展。
1.現(xiàn)代電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理與電力的技術(shù)發(fā)展的融合度不高
對(duì)著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?，F(xiàn)代電力企業(yè)的管理工作中會(huì)使用到較為專業(yè)、高新科技的電子管理設(shè)備。該類設(shè)備中儲(chǔ)存這數(shù)量極大的管理數(shù)據(jù)及企業(yè)的相關(guān)信息，并會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的擴(kuò)大或者信息的變化而不斷更新。在該類設(shè)備的設(shè)計(jì)時(shí)，由于涉及水平有限，或者沒有預(yù)先考慮現(xiàn)代信息的發(fā)展速度及程度等原因，并未將其各項(xiàng)功能與檔案管理工作相結(jié)合，因此在檔案管理的過程中需要先了解企業(yè)的核心內(nèi)容或者其他部分的目的，需要進(jìn)入該類設(shè)備系統(tǒng)，進(jìn)行設(shè)定。
1.2檔案管理體制不完善
電力企業(yè)的各個(gè)部門及每一個(gè)職工的分工較為細(xì)致且均具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，管理機(jī)制上，沒有對(duì)于各個(gè)部門的合作事宜進(jìn)行合理的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理部門與其他部門的溝通不足；聯(lián)系也并不緊密，在各個(gè)部門的協(xié)調(diào)與合作上，并未達(dá)成一致的默契或者習(xí)慣，該現(xiàn)象給檔案管理的各項(xiàng)工作帶來了一定程度的阻礙，如在收集檔案所需資料或者信息的過程中，得不到其他部門的配合，會(huì)出現(xiàn)較多的困難不僅各類資料及信息的全面性、真實(shí)性、及時(shí)性均無法得到滿足，也嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率及進(jìn)展程度[2]。
1.3對(duì)檔案管理不夠重視
許多電力企業(yè)將工作的重點(diǎn)集中于建設(shè)各項(xiàng)電力工程上，對(duì)于檔案的管理工作重視程度不夠，并沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要，因此對(duì)該項(xiàng)工作的投入很少，或者完全忽視檔案管理的各項(xiàng)事務(wù)，造成了管理力度不足。另外檔案管理人員的素質(zhì)也對(duì)管理效果帶來直接的影響。檔案管理人員對(duì)于該項(xiàng)工作重視程度不足，在工作中會(huì)出現(xiàn)不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到檔案信息的安全性，而出現(xiàn)信息丟失、分類不準(zhǔn)確、保管不力等，導(dǎo)致檔案資源不全面，利用率較低，無法發(fā)揮出其檔案資源的作用。
2.相應(yīng)創(chuàng)新對(duì)策分析
2.2改進(jìn)流程
電力企業(yè)的檔案管理工作相較于其他管理工作，有許多不同之處。建立信息系統(tǒng)中文檔一體化流程，就是把系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、控制等理念融入設(shè)計(jì)和各項(xiàng)運(yùn)行活動(dòng)中的過程，該過程的各個(gè)流程及環(huán)節(jié)的可塑性很強(qiáng)，可以進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新及改進(jìn)，具體內(nèi)容如下：
2.2.1文件管理
在文件管理階段，涉及到的文件數(shù)量較多，管理工作相對(duì)較為繁瑣，在管理的過程中有許多需要注意的點(diǎn)，具體內(nèi)容如下：①文件的監(jiān)管及其質(zhì)量控制 對(duì)于發(fā)文申請(qǐng)單、收件簽署單等重要文件需要妥善保存，對(duì)其進(jìn)行有效的管理，控制文件質(zhì)量。在收件、發(fā)件、申請(qǐng)、審批等過程中，應(yīng)將相應(yīng)的文件均按照項(xiàng)目為主題進(jìn)行妥善保管，形成完整的文件組；②文件流通控制 文件在辦理的流轉(zhuǎn)過程中，需要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督、催辦等措施，以達(dá)到監(jiān)控其辦理狀態(tài)及其流轉(zhuǎn)狀態(tài)。如果文件的辦理信息沒有按照要求填寫完整，則不能流轉(zhuǎn)到下一個(gè)辦理環(huán)節(jié)，避免引起諸多麻煩或者引起其他問題，影響工作效率；③提供有針對(duì)性的操作平臺(tái) 在工作規(guī)則及提供操作平臺(tái)方面，應(yīng)先分析客戶的類型，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的安排與區(qū)別設(shè)計(jì)，為各個(gè)類型用戶提供全方位的服務(wù)，滿足其各種不同的要求[3]；④文件歸檔 將工程項(xiàng)目或者任務(wù)的信息進(jìn)行的分析、總結(jié)、歸檔，并錄入信息系統(tǒng)，在查看信息時(shí)，使之能夠順利的調(diào)出相關(guān)檔案，便于查看或使用。
2.2.2檔案管理
檔案管理是將檔案進(jìn)行分類、分析、保管及錄入等工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，其管理水平直接關(guān)系到檔案作用的發(fā)揮，因此需要進(jìn)行科學(xué)的管理，具體內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：①信息整理 為文檔管理人員提供必要的的信息整理工作平臺(tái)，對(duì)各類檔案的信息、數(shù)據(jù)等進(jìn)行細(xì)致的整理，并隨時(shí)變換視窗嗎，檢查為們客戶提供的信息的各項(xiàng)要素，包括直觀性、全面性、真實(shí)性等；操作應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行；②信息安全機(jī)制 在信息安全管理方面，需要分層次的設(shè)置安全使用規(guī)范機(jī)制，合理運(yùn)用限制使用權(quán)限、驗(yàn)證使用者身份、設(shè)置密碼等方式保障檔案使用的安全性；③培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)現(xiàn)代企業(yè)均需要提高服務(wù)質(zhì)量，以優(yōu)化企業(yè)形象，提高效益，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。電力企業(yè)應(yīng)為廣大用戶能夠利用信息平臺(tái)，方便快捷的搜索檔案信息，不斷提高服務(wù)意識(shí)，以簡(jiǎn)單、直觀、快捷為原則，為用戶服務(wù)，盡量滿足其信息需求。
2.2引進(jìn)先進(jìn)的自動(dòng)化系統(tǒng)
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛，在檔案管理工作中也需要引進(jìn)先進(jìn)的自動(dòng)化系統(tǒng)，解決各個(gè)部門之間的溝通障礙，使該項(xiàng)工作秩序良好，更加順暢且效率更高。在自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上設(shè)置企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，各個(gè)部門可以使用郵件，或者公共信息平臺(tái)進(jìn)行信息的交流與溝通，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，并形成整體的通訊體系，從而改變傳統(tǒng)上下級(jí)的管理方式，提高信息交流密度及整體的工作效率[4]。
2.3完善管理制度
完善檔案管理機(jī)制，在制度上減少檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)及管理漏洞。組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)及管理技能，使之在信息的收集、流轉(zhuǎn)、處理等環(huán)節(jié)上，能夠嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行，并根據(jù)其企業(yè)的實(shí)際情況建立文件擬定、辦理、流轉(zhuǎn)等事務(wù)的平臺(tái)，方便用戶查詢信息。定期進(jìn)行檔案信息安全檢查，強(qiáng)化安全意識(shí)，提高人員的安全事故的處理能力。
3.總結(jié)
社會(huì)對(duì)于電力的需求量極大，促進(jìn)了電力事業(yè)的發(fā)展，電力企業(yè)在現(xiàn)代社會(huì)中也占有極為重要的作用，這對(duì)電力企業(yè)的管理工作是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。電力企業(yè)的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，本文僅從一般的角度闡述了常見的問題及解決方法，實(shí)際管理活動(dòng)還需要管理人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)、狀態(tài)、發(fā)展階段、相關(guān)規(guī)章制度等進(jìn)行，將理論與實(shí)際相結(jié)合，探索出適合實(shí)際情況的檔案管理方法，不斷完善檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，提升管理水平，科學(xué)合理的將各類檔案進(jìn)行細(xì)致的分類管理，使檔案能夠最大化的發(fā)揮出應(yīng)有的作用，為企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展提供信息支持。
【參考文獻(xiàn)】
[1]朱.試論電力企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新中的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2013(11)：139.
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關(guān)鍵詞:工程公司;材料管理;內(nèi)部環(huán)境
中圖分類號(hào):F540文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工項(xiàng)目成本管理中的一個(gè)重要組成部分，材料管理水平的高低將直接影響到施工企業(yè)的成本、利潤(rùn)。在企業(yè)管理科學(xué)化、規(guī)范化、經(jīng)濟(jì)利益最大化的新形勢(shì)下，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，對(duì)材料管理也提出了更高的要求，就優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理環(huán)境而言，必須根據(jù)實(shí)際需要，逐步完善購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、保管、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié)，為材料的采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、材料的生產(chǎn)耗用管理過程中控制方法的有效運(yùn)用提供一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，為企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。
一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購(gòu)管理體系
1.完善材料管理制度。為適應(yīng)市場(chǎng)變化的需要，工程公司應(yīng)該頒布《材料管理辦法》、《材料招標(biāo)采購(gòu)辦法》、《現(xiàn)場(chǎng)材料管理辦法》等規(guī)章制度。強(qiáng)化材料的歸口管理，分類分級(jí)負(fù)責(zé)材料運(yùn)作各個(gè)環(huán)節(jié)，使得各個(gè)部門有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采購(gòu)預(yù)算規(guī)劃。工程公司的財(cái)務(wù)部門、工程技術(shù)部門以及工程實(shí)施部門應(yīng)該合理溝通協(xié)調(diào)并及時(shí)傳達(dá)信息，制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進(jìn)行科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃提供數(shù)據(jù);為合理地選擇供應(yīng)商提供資料;為工程及時(shí)地對(duì)材料的生產(chǎn)耗用進(jìn)行前饋控制和后饋控制提供依據(jù)。
3.嚴(yán)格規(guī)范材料采購(gòu)審批制度。一般來說，采購(gòu)審批制度的完善對(duì)企業(yè)的業(yè)績(jī)有著積極的影響。工程公司對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)審核分以下幾步進(jìn)行:
(1)采購(gòu)前的審核。采購(gòu)員在編制材料采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，注明每種材料的名稱、供應(yīng)商情況、購(gòu)買含稅價(jià)及稅率等內(nèi)容一起呈交技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)所掌握的信息，對(duì)材料的價(jià)格、計(jì)劃采購(gòu)量進(jìn)行認(rèn)真平衡比較;技術(shù)部門則對(duì)材料的性能、配比情況加以認(rèn)定。然后兩個(gè)部門共同協(xié)作，采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報(bào)符合備選方案，則加蓋“審核”章。反之，提出改進(jìn)方案或否定此采購(gòu)計(jì)劃。最后報(bào)相關(guān)經(jīng)理批準(zhǔn)，審批后計(jì)劃方可執(zhí)行。
(2)貨到后的查驗(yàn)。保管員負(fù)責(zé)核對(duì)材料采購(gòu)計(jì)劃、合同、質(zhì)量證明、票據(jù)等憑證。發(fā)現(xiàn)品名不對(duì)、質(zhì)量不當(dāng)、數(shù)量短少、實(shí)際到廠價(jià)高于審批價(jià)格等情況時(shí)，有權(quán)拒收并匯報(bào)。對(duì)達(dá)不到質(zhì)量要求的材料，按規(guī)定實(shí)行退貨或折價(jià)處理。該辦法防止了在計(jì)劃執(zhí)行過程中“質(zhì)劣價(jià)高”問題的發(fā)生。
(3)票據(jù)結(jié)算前稽核。會(huì)計(jì)人員對(duì)入庫(kù)單和票進(jìn)行審核登記，稽核無誤后加蓋財(cái)務(wù)章，并報(bào)相關(guān)經(jīng)理簽字。
(4)要求企業(yè)每名采購(gòu)員都要有業(yè)務(wù)記錄手冊(cè)，對(duì)自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)包括供貨單位名稱、材料名、價(jià)格、質(zhì)量、付款方式等都應(yīng)一一詳細(xì)記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題，便可以追溯責(zé)任到人。
4.加強(qiáng)材料采購(gòu)機(jī)制的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系，屬于企業(yè)內(nèi)控制度的一個(gè)重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責(zé)任牽制。(1)體制牽制。組織機(jī)構(gòu)控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制，是其他各項(xiàng)控制能否成功和有效的關(guān)鍵。(2)程序牽制。注重程序控制，其關(guān)鍵是注意內(nèi)部牽制組織的設(shè)計(jì)，不相容職務(wù)的分離，以防止差錯(cuò)，特別是舞弊的發(fā)生。(3)責(zé)任牽制，內(nèi)部控制承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。加強(qiáng)材料采購(gòu)機(jī)制的內(nèi)部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責(zé)任牽制這三方面明確各級(jí)各人員的權(quán)限與義務(wù)，杜絕各種暗箱操作。
5.結(jié)合市場(chǎng)情況采用科學(xué)合理的采購(gòu)管理方式。工程公司在實(shí)施采購(gòu)過程中應(yīng)該實(shí)行雙采購(gòu)員采購(gòu)制度。質(zhì)量責(zé)任制度與采購(gòu)核查制度相分離，采購(gòu)與定價(jià)制度相分離。形成符合本企業(yè)特點(diǎn)的追求效益最大化的價(jià)格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機(jī)制。
二、實(shí)施適應(yīng)市場(chǎng)施工特點(diǎn)的材料計(jì)劃管理方式
工程公司各施工項(xiàng)目單位應(yīng)該根據(jù)計(jì)劃工程進(jìn)度提出各個(gè)施工階段的總體用料計(jì)劃申請(qǐng)表。實(shí)施要以年度、半年度計(jì)劃為預(yù)測(cè)，季度、月份計(jì)劃為依據(jù)，遇有設(shè)計(jì)變更、停工等要立即編報(bào)追加或核減計(jì)劃為補(bǔ)充的階段性計(jì)劃管理方式。同時(shí)，為適應(yīng)施工生產(chǎn)多變的形勢(shì)，現(xiàn)行材料計(jì)劃可縮短編制周期，增加編制次數(shù)，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。為提高計(jì)劃的準(zhǔn)確性，要求計(jì)劃人員注意收集各方面信息，分析、預(yù)測(cè)材料市場(chǎng)情況，提高企業(yè)的調(diào)控能力、快速反映能力，密切部門協(xié)作。材料計(jì)劃的編制實(shí)施是財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門、計(jì)劃部門、工程實(shí)施部門協(xié)同配合的結(jié)果。因此，要實(shí)現(xiàn)材料計(jì)劃的全面性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性和預(yù)見性，工程實(shí)施部門應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門之間的協(xié)作。材料計(jì)劃要以施工計(jì)劃為基礎(chǔ)，以施工技術(shù)部門提供的備料計(jì)劃為依據(jù)，及時(shí)掌握施工進(jìn)度和工程信息，及時(shí)變更調(diào)整材料計(jì)劃，同時(shí)計(jì)劃部應(yīng)對(duì)工程材料計(jì)劃的及時(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。各部門之間相互協(xié)作各負(fù)其責(zé)，共同提高材料計(jì)劃的實(shí)用性。
三、完善材料質(zhì)量控制體系
工程公司要認(rèn)真貫徹落實(shí)質(zhì)量責(zé)任制，加強(qiáng)質(zhì)量管理基礎(chǔ)工作，健全質(zhì)量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購(gòu)工作程序，并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理要求，重點(diǎn)落實(shí)材料驗(yàn)收制度和可追溯性制度;在材料計(jì)劃、采購(gòu)、檢驗(yàn)、保管等各環(huán)節(jié)，把質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到崗位和責(zé)任人，做到工作有記錄、考核有依據(jù)。加強(qiáng)質(zhì)量信息資料管理及項(xiàng)目部的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，確保工程材料采購(gòu)質(zhì)量。
四、建立完善的材料供應(yīng)商檔案
1.合理地選擇供應(yīng)商。為了確保供應(yīng)商選擇的合理性，應(yīng)該建立供應(yīng)商具體情況的檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容:供應(yīng)商的地理位置、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)能力、設(shè)備與技術(shù)能力、準(zhǔn)時(shí)交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)聲譽(yù)與地位、服務(wù)水平等。然后，根據(jù)建立的檔案，合理地對(duì)已有的信息進(jìn)行運(yùn)用，建立起適合本企業(yè)的指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行科學(xué)地、綜合地評(píng)價(jià)。由于這些指標(biāo)的重要性，企業(yè)平時(shí)要注意合理地維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期地對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新。
2.采用ABC分類方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理的管理。建立供應(yīng)商檔案后，工程公司可根據(jù)供應(yīng)商與本企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)往來的資金額度和相關(guān)資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類。對(duì)不同類型的供應(yīng)商采用不同的管理方法，這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財(cái)力。
3.優(yōu)化本企業(yè)供應(yīng)商的結(jié)構(gòu)。不斷優(yōu)化工程公司的供應(yīng)商體系，實(shí)行對(duì)A類供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作、互榮互利的關(guān)系;對(duì)B、C類供應(yīng)商，采用適當(dāng)引進(jìn)新的供應(yīng)商，保持適度的競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)勝劣汰。這樣，有利于把握到市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)，保證材料優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的供應(yīng)。
五、建立價(jià)格信息資料庫(kù)
首先，工程公司應(yīng)該建立自上而下的采購(gòu)體系。材料采購(gòu)部門要具備材料采購(gòu)信息中心的功能。能夠廣泛收集市場(chǎng)信息，并及時(shí)向工程公司下屬的項(xiàng)目部信息，從而使企業(yè)的資源得到共享。其次，各項(xiàng)目部也要在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行廣泛深入、細(xì)致的資源調(diào)查，摸清當(dāng)?shù)氐牟牧瞎┙o能力、需求情況、價(jià)格、運(yùn)距、運(yùn)輸能力及季節(jié)性變化對(duì)供給能力的影響及價(jià)格浮動(dòng)規(guī)律。再次，可通過網(wǎng)絡(luò)信息、刊物及其他媒介收集信息，以充實(shí)采購(gòu)部門的信息中心資料庫(kù);還可以由本企業(yè)派駐人員到重點(diǎn)項(xiàng)目施工地，反饋施工地區(qū)的價(jià)格變動(dòng)信息和有關(guān)優(yōu)惠政策。經(jīng)多方采集的信息資料匯入資料庫(kù)，提供給價(jià)格論證小組，經(jīng)篩選論證和綜合平衡確定出當(dāng)期的采購(gòu)價(jià)格，供各項(xiàng)目采購(gòu)人員和相關(guān)部門使用。這樣采購(gòu)供應(yīng)工作就能在占有可靠消息的基礎(chǔ)上避免盲目采購(gòu)，也為采購(gòu)與定價(jià)制度機(jī)制的分離奠定了基礎(chǔ)。
六、建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)
運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加強(qiáng)材料管理，通過兩個(gè)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，一個(gè)是材料價(jià)格系統(tǒng)，另一個(gè)是現(xiàn)場(chǎng)材料管理系統(tǒng)。材料管理系統(tǒng)包括三大部分:材料價(jià)格采集、分析和查詢。采集系統(tǒng)是根據(jù)工程行業(yè)特點(diǎn)，制定多材料價(jià)格統(tǒng)計(jì)方法，通過市場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地采購(gòu)方式收集各種材料的信息，保存各種信息記錄。分析系統(tǒng)是將收藏的材料價(jià)格按分公司制定的方法，將統(tǒng)計(jì)分析得出材料的加權(quán)平均價(jià)格(或市場(chǎng)價(jià)格)，并可提供各種材料進(jìn)行分類管理，為企業(yè)有關(guān)人員提供可靠、準(zhǔn)確的價(jià)格信息。查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)材料數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程檢索，并增加了一些輔助功能。其中包括材料價(jià)格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
現(xiàn)場(chǎng)材料管理系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。采集系統(tǒng)主要完成材料管理各項(xiàng)數(shù)據(jù)的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫(kù)單、出庫(kù)單、材料價(jià)值單，錄入盤點(diǎn)數(shù)。查詢系統(tǒng)主要完成全年各項(xiàng)數(shù)據(jù)的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數(shù))、查價(jià)格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。
七、建立考核與激勵(lì)機(jī)制
在工程公司的材料管理過程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，定期進(jìn)行總結(jié)考核。根據(jù)材料管理各個(gè)環(huán)節(jié)中易出現(xiàn)的問題，制訂材料管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn)，主要包括材料基礎(chǔ)管理、材料計(jì)劃管理、材料領(lǐng)用、材料現(xiàn)場(chǎng)管理、回收復(fù)用修舊利廢、指標(biāo)完成、管理創(chuàng)新等七個(gè)方面，實(shí)行百分制，可按考核側(cè)重點(diǎn)不同賦予不同的權(quán)重。考核實(shí)行月考核兌現(xiàn)制度，定期考核后兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)或處罰，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為要嚴(yán)肅處理。每月末根據(jù)對(duì)各單位材料考核得分情況并對(duì)照獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核兌現(xiàn)，與基層管理技術(shù)人員浮動(dòng)工資掛鉤、與機(jī)關(guān)材料主管部門浮動(dòng)工資掛鉤、與整個(gè)公司效益工資掛鉤，進(jìn)一步增強(qiáng)全體員工的節(jié)約意識(shí);實(shí)行基層單位材料與工資的捆綁結(jié)算，全額互補(bǔ)，進(jìn)一步促進(jìn)了大家養(yǎng)成“節(jié)約材料就是增加工資、浪費(fèi)材料就是降低工資”的觀念。
參考文獻(xiàn)
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[2]鄭連慶.建筑工程經(jīng)濟(jì)與管理[M].廣州:華南理工大學(xué)出版社，2007.
關(guān)鍵詞：投標(biāo) ；商務(wù) ；規(guī)范 ； 管理
Abstract: combined with the author's own working practice, elaborated on the corporate credit, performance, bidding documents and other business information necessary to implement special classification management and specific management, also detailed the system of bidding business management establishment, management, use and maintenance.
Keywords: bidding; commerce; SPECIFICATION; management
TU723.2
前言:
近年來，由于國(guó)家實(shí)施積極的財(cái)政政策，不斷加大對(duì)基建產(chǎn)業(yè)的投資力度，既給建筑施工企業(yè)帶來空前的發(fā)展機(jī)遇，也使企業(yè)及其子公司的經(jīng)營(yíng)規(guī)模得以迅速擴(kuò)張，企業(yè)效益不斷增加；但同時(shí),也應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，由于建筑行業(yè)科技含量不高，行業(yè)準(zhǔn)入門檻較低，導(dǎo)致施工企業(yè)不斷增加，不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)、惡性競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)象屢禁不止，再加上一些業(yè)主為了達(dá)到優(yōu)選施工隊(duì)伍的目的，也不斷提高資格預(yù)審和投標(biāo)商務(wù)工作的難度，在有限的時(shí)間內(nèi)，對(duì)投標(biāo)申請(qǐng)人的資格認(rèn)定、人員、業(yè)績(jī)的評(píng)定級(jí)別層層加碼，要求投標(biāo)申請(qǐng)人交驗(yàn)各種原件的情況更是司空見慣，從而導(dǎo)致投標(biāo)人稍有不慎，就可能廢標(biāo);更有甚者，還招致業(yè)內(nèi)通報(bào)，嚴(yán)重破壞了企業(yè)形象。因此，在新的市場(chǎng)條件下，如何搞好商務(wù)資料的統(tǒng)一、規(guī)范管理，提高商務(wù)人員工作效率，減少失誤，就成了當(dāng)前投標(biāo)工作中的一個(gè)重要的課題。
一、明確商務(wù)資料的內(nèi)容，實(shí)行專人分類管理。
根據(jù)資格預(yù)審和投標(biāo)商務(wù)的一貫要求，商務(wù)資料主要包括企業(yè)資信、企業(yè)業(yè)績(jī)和資審、標(biāo)書文件存檔三個(gè)部分。
1、企業(yè)資信部分。企業(yè)資信是商務(wù)資料的主要組成部分，它主要包括企業(yè)基本情況、企業(yè)法律證明文件、企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、企業(yè)安全質(zhì)量情況、人員情況、機(jī)械設(shè)備情況和企業(yè)所獲得的榮譽(yù)情況等。為更好的管理這些商務(wù)資料的原件，我們通常采用歸口管理的原則，將這些資料分配到各個(gè)相關(guān)部門進(jìn)行管理。
企業(yè)基本情況由企業(yè)編投標(biāo)部門根據(jù)企業(yè)不同階段的發(fā)展變化，及時(shí)予以更新，要求做到準(zhǔn)確反映企業(yè)當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況。
企業(yè)法律文件應(yīng)由各歸口職能部門分類管理，如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證等由企業(yè)管理辦公室統(tǒng)一管理；安全資格證書、三標(biāo)（質(zhì)量、環(huán)保、職業(yè)健康）認(rèn)證證書等由相應(yīng)的安全質(zhì)量環(huán)保部門存放管理；計(jì)量合格證書由計(jì)量測(cè)試部門存放管理；銀行開戶許可證和稅務(wù)登記證由財(cái)務(wù)部門存放管理。以上法律文件均由投標(biāo)部門根據(jù)工作需要及時(shí)借用和歸還，同時(shí)做好相關(guān)記錄。
企業(yè)財(cái)務(wù)狀況主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)報(bào)表和審計(jì)報(bào)告上，為方便投標(biāo)工作，近三年的財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)有一份存放于投標(biāo)部門，并注意及時(shí)更新。
作為商務(wù)投標(biāo)資料企業(yè)安全質(zhì)量情況，主要體現(xiàn)在年度安全、質(zhì)量報(bào)表上，應(yīng)由安全質(zhì)量環(huán)保部門妥善管理。
企業(yè)人員情況，主要是指能服務(wù)于商務(wù)投標(biāo)的企業(yè)中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員。經(jīng)常用到的是投標(biāo)人員的畢業(yè)證、職稱證等相關(guān)證件，這些證件均應(yīng)采用集中管理的形式，存放于人力資源部并統(tǒng)一造冊(cè)編號(hào)管理，做到隨用隨調(diào)。對(duì)于注冊(cè)類證件管理，應(yīng)由人員相對(duì)應(yīng)的職能管理部門分別負(fù)責(zé)。比如：一級(jí)注冊(cè)建造師證書的培訓(xùn)、取證和管理，應(yīng)由企業(yè)管理部門負(fù)責(zé)；注冊(cè)造價(jià)工程師證書的培訓(xùn)、取證和管理，應(yīng)由造價(jià)管理部門負(fù)責(zé)；注冊(cè)會(huì)計(jì)師的培訓(xùn)、取證和管理，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)；注冊(cè)安全工程師證書的培訓(xùn)、取證和管理，由安質(zhì)部門負(fù)責(zé)；一級(jí)結(jié)構(gòu)工程師、土木工程師、一級(jí)注冊(cè)建筑師等證書的培訓(xùn)、取證和管理，應(yīng)由工程管理部門負(fù)責(zé)；檢測(cè)工程師的培訓(xùn)、取證和管理，應(yīng)由計(jì)量測(cè)試中心負(fù)責(zé)。
企業(yè)機(jī)械設(shè)備情況主要由企業(yè)機(jī)械設(shè)備、試驗(yàn)儀器總表和相應(yīng)發(fā)票、圖片資料等組成，應(yīng)由設(shè)備部、財(cái)務(wù)部以及投標(biāo)部門共同協(xié)調(diào)建檔完成，資料掃描件存檔于投標(biāo)部門。
企業(yè)的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等統(tǒng)一由企業(yè)檔案室存放管理。
2、企業(yè)業(yè)績(jī)部分。企業(yè)業(yè)績(jī)是商務(wù)資料的主要構(gòu)成，它主要包括企業(yè)已完成或在建項(xiàng)目的中標(biāo)書、合同書、竣工驗(yàn)收證明、業(yè)主評(píng)價(jià)和項(xiàng)目獲獎(jiǎng)證書等。施工業(yè)績(jī)的責(zé)任單位主要是企業(yè)檔案室、工程部、各項(xiàng)目部。各部門分別明確資料的收集責(zé)任人，共同完善項(xiàng)目業(yè)績(jī)臺(tái)帳和各類資料歸檔。投標(biāo)部門要指定專人配合，并針對(duì)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)投標(biāo)需要，重點(diǎn)追收項(xiàng)目建設(shè)過程中的中標(biāo)通知書、合同、評(píng)優(yōu)評(píng)先文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、主要圖紙和結(jié)算資料等證明材料，并登記每個(gè)項(xiàng)目實(shí)際完工的結(jié)構(gòu)物、特殊施工技術(shù)、先進(jìn)工藝工法、獲得的榮譽(yù)等資料，同時(shí)及時(shí)更新和完善商務(wù)信息系統(tǒng)。企業(yè)業(yè)績(jī)資料通常在企業(yè)檔案室歸檔，按鐵路、公路、城市軌道、水利水電、機(jī)場(chǎng)等工程類型和時(shí)間順序分類歸檔，建立檔案編號(hào)，隨時(shí)備查和調(diào)用。
3、資審、標(biāo)書文件的歸檔。這些文件作為已完成資料，通常很容易被大家所忽視，但這些資料是所有商務(wù)編標(biāo)人員心血的凝結(jié)，也是商務(wù)人員工作經(jīng)驗(yàn)的累積，經(jīng)常查看，可以不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)水平。這些文件資料的電子版要全部歸檔在投標(biāo)部門，安排專人負(fù)責(zé)定期向各專業(yè)相關(guān)人員收集歸檔，同時(shí)在投標(biāo)部門的主存儲(chǔ)機(jī)和硬盤上做好備份。中標(biāo)項(xiàng)目的資料還應(yīng)刻錄成光盤，加貼標(biāo)簽便于查詢，多種方式的備份主要是防止機(jī)械故障或者各種原因引發(fā)數(shù)據(jù)丟失。
二、建立完善企業(yè)的投標(biāo)商務(wù)信息管理系統(tǒng)。
明確了商務(wù)資料的內(nèi)容，并完成了各類資料原件的分類存放，并不等于投標(biāo)商務(wù)信息資料庫(kù)的建立完成。要想將這些資料最大限度地應(yīng)用于投標(biāo)商務(wù)工作，必須建立完善的企業(yè)投標(biāo)商務(wù)信息管理系統(tǒng)。
所謂投標(biāo)商務(wù)信息管理系統(tǒng)，就是將企業(yè)資信和企業(yè)業(yè)績(jī)兩大部分所涵蓋的所有商務(wù)資料進(jìn)行掃描后按照特定的文件格式建立起來的電子文檔信息管理資料庫(kù)，該資料庫(kù)屬企業(yè)的重點(diǎn)保密資料。
由于此項(xiàng)工作涉及的內(nèi)容廣泛、工作難度較大，所以要求商務(wù)錄入人員具有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做到資料齊全、真實(shí)可信、文整美觀、查找方便。特別要重點(diǎn)做好各類專業(yè)人員的身份證、畢業(yè)證、職稱證、崗位資質(zhì)證書、獲獎(jiǎng)證書等，要求齊全和相互對(duì)應(yīng)。同時(shí)要求機(jī)械設(shè)備、試驗(yàn)儀器總表中所列的設(shè)備儀器要有相對(duì)應(yīng)的發(fā)票票據(jù)，并重點(diǎn)確保發(fā)票的真實(shí)性和可信性；對(duì)已完和在建工程業(yè)績(jī)，要做到中標(biāo)一項(xiàng)，收集一項(xiàng)；完工一項(xiàng)，整理好一項(xiàng)；掃描存檔后要及時(shí)更新商務(wù)信息系統(tǒng)，以方便投標(biāo)使用。這樣做，既能極大地減輕商務(wù)人員的工作量，又能確保工作質(zhì)量，避免發(fā)生錯(cuò)誤，從而使中標(biāo)機(jī)率得到極大的提高。
三、做好商務(wù)信息管理系統(tǒng)的補(bǔ)充和更新工作。
1、商務(wù)投標(biāo)人員簡(jiǎn)歷資料模塊的補(bǔ)充。
近幾年以來，由于行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不斷加劇，各項(xiàng)目業(yè)主對(duì)投標(biāo)人的選擇苛求現(xiàn)象也日益嚴(yán)重。如：在一些投資并不大的二級(jí)公路項(xiàng)目的招標(biāo)上，有的業(yè)主也強(qiáng)制性要求各類人員均需具有高級(jí)職稱；又如，在一項(xiàng)施工難度并不大的項(xiàng)目招標(biāo)上，有的業(yè)主強(qiáng)制性要求投標(biāo)人投入幾倍以上的人力資源，僅隧道工程師就達(dá)10人以上，且還需提供候選人，等等。這樣一來，有可能在很大程度上造成了標(biāo)書上擬投入人員與實(shí)際中標(biāo)后投入人員的嚴(yán)重不符現(xiàn)象。但在投標(biāo)階段，作為投標(biāo)人也只能無條件地滿足業(yè)主的強(qiáng)制性要求，因此可能會(huì)存在疲于應(yīng)付、東拼西湊等現(xiàn)象，從而為整個(gè)投標(biāo)工作埋下隱患。
為了達(dá)到既能滿足業(yè)主要求，又能快捷準(zhǔn)確地完成商務(wù)投標(biāo)工作的目標(biāo)，編標(biāo)人員應(yīng)按照工程項(xiàng)目分類以及人才結(jié)構(gòu)、地域要求等不同情況各編制多套資料模塊，并使之格式化，使相關(guān)人員的相關(guān)證件、資歷與工作簡(jiǎn)歷最大程度上滿足于相應(yīng)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)要求。這樣既做到編標(biāo)人員的最佳利用，也能進(jìn)一步加強(qiáng)商務(wù)資料的格式化和程序化管理，同時(shí)也提高了商務(wù)人員的工作效率。
2、業(yè)績(jī)資料的補(bǔ)充。
業(yè)績(jī)資料的補(bǔ)充，一方面取決于完工項(xiàng)目資料的及時(shí)收集，另一方面還在于企業(yè)對(duì)各分公司業(yè)績(jī)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，如：當(dāng)出現(xiàn)某分公司橋梁業(yè)績(jī)較多，而某分公司長(zhǎng)大隧道業(yè)績(jī)較多等現(xiàn)象時(shí)，企業(yè)總部應(yīng)盡早考慮、合理調(diào)配，以最大限度地利用業(yè)績(jī)資源，從面避免各分公司之間因業(yè)績(jī)結(jié)構(gòu)不合理，而滿足不了業(yè)主要求。
結(jié)束語(yǔ)：
要想抓好商務(wù)資料的統(tǒng)一、規(guī)范管理工作，離不開編標(biāo)人員的積極性和責(zé)任心。商務(wù)資料的收集、整理、建檔、借閱，乃至整個(gè)管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要全體工作人員具備高度的工作責(zé)任心和處處以企業(yè)利益為重的大局觀念。要想使每一個(gè)工作人員都做到這一點(diǎn)，就必須導(dǎo)入先進(jìn)的激勵(lì)機(jī)制，只有用先進(jìn)激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)人、鼓舞人、督促人、處罰人，才能使人人齊心、人人用心、人人盡心，才能真正提高企業(yè)的商務(wù)資料管理水平，搞好商務(wù)資料的統(tǒng)一、規(guī)范管理。
參考文獻(xiàn)：
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