發(fā)布時間：2023-06-02 15:11:16
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的辦公室檔案管理職責樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
辦公室檔案管理工作是對國有企業(yè)以及事業(yè)單位日常工作的記錄跟蹤，并對日常各項工作進行規(guī)范整理，是國有企業(yè)和事業(yè)單位一項常規(guī)性工作。目前，我國事業(yè)單位和國有企業(yè)正在進行體制改革，事業(yè)單位職工與國企員工比較混雜，所以對檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作比較復雜，檔案內容不清晰，檔案信息化程度低等問題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。
一、新時期辦公室檔案管理工作的意義
辦公室檔案是企業(yè)和事業(yè)單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經(jīng)濟價值。辦公室檔案記錄了企業(yè)和事業(yè)單位日常經(jīng)營活動中的一切內容，包括了企業(yè)、單位職工的個人信息、日常經(jīng)營活動信息、資金運轉情況等。這些信息能夠為企業(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細記錄了企業(yè)和單位從創(chuàng)立之初到發(fā)展的整個過程，以及公司在發(fā)展過程中取得的一些知識成果，如果發(fā)生產(chǎn)權糾紛，單位可以從檔案中找到相關的信息，維護自身的合法權益。
二、辦公室檔案管理面臨的主要問題
（一）企業(yè)、事業(yè)單位領導不重視辦公室檔案管理。事業(yè)單位和國企在發(fā)展過程中，單位的領導對檔案管理工作不太重視，對檔案管理沒有建立長遠的發(fā)展規(guī)劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。
（二）沒有建立健全辦公室檔案管理制度。當前，我們國家很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有形成一套系統(tǒng)的管理方法，也沒有充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應付上級的檢查。在實際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒有按照檔案管理的要求進行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時候存在不少錯誤。
（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質低。由于領導不重視檔案管理工作，因此對檔案管理部門投入的資金有限，也沒有建立檔案信息化管理。很多事業(yè)單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，由于事業(yè)單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調過來的，很多人不具備檔案管理知識，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。
三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施
（一） 完善辦公室檔案管理機制。事業(yè)單位的領導要重視檔案管理工作，只有領導重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責任機制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責，一旦檔案出現(xiàn)問題，可以及時找到檔案管理相關的責任人。這樣就避免出現(xiàn)因為工作人員消極怠工，導致檔案信息填寫出現(xiàn)問題。其次，建立檔案管理工作流程。當前檔案管理人員的專業(yè)能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發(fā)事件的應急預案。檔案室一旦出現(xiàn)非人力造成的意外事件，導致檔案出現(xiàn)了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進行修復和再建工作。
（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。辦公室檔案的管理工作是一項技術含量比較高的工作。特別是隨著計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關知識，還要學會熟練使用計算機、掃描儀等電子設備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷學習新的技術和新的知識，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。其次，單位可以定期組織相關的檔案管理培訓，通過多種方式增強檔案管理工作人員的專業(yè)技能，同時也要加強對檔案人員的思想教育和責任意識，讓他們在工作中增強責任感和保密意識。最后，事業(yè)單位要加強對檔案管理隊伍的建設，面向社會公開招聘專業(yè)的檔案管理人才。
（三）加強辦公室檔案管理的信息化建設。計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機。將檔案管理工作與計算機技術有效地結合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機系統(tǒng)可以將檔案進行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。
四、結語
檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環(huán)節(jié)。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發(fā)展。
【參考文獻】
[1]楊穎.試論新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].卷宗，2015，5（10）：89-89.
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式已經(jīng)難以和現(xiàn)代社會發(fā)展需求相適應，這就需要進一步提高現(xiàn)代信息化技術在文書檔案管理中的應用力度，有效推動辦公室檔案文書管理工作的發(fā)展。本文分析了辦公室文書檔案管理特點，指出其中的問題，并提出提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策。
關鍵詞：
辦公室；檔案文書；管理特點；問題；對策
一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細節(jié)進行嚴格控制，進一步強化辦公室人員的文書檔案管理素質，完善文書檔案和其他相關工作銜接的合理性。
一、辦公室文書檔案管理的特點
（一）一體化
文書檔案管理工作主要是在文件運轉、收集、承辦的基礎上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質量與文書檔案質量息息相關，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。
（二）廣泛性
一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內容較為豐富，主要涉及了本單位或者上級制定的協(xié)議、文件、責任書、合同、信件記錄、電子檔案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些醫(yī)院文書檔案由于其自身專業(yè)性較強，給相關的檔案應用者帶來了一定的局限，要想尊重醫(yī)患關系，需要設定一定的保密要求。
（四）重要性
因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實實地體現(xiàn)在實際的工作中。
二、文書檔案管理現(xiàn)狀中的問題
（一）認知的不足
文書、檔案這兩項工作起著相互補充、相輔相成的作用，現(xiàn)如今大部分企業(yè)仍然將文書、檔案進行分塊管理。在一定程度上分塊管理制度本身具有一定的科學性，但是由于相關的文書管理工作者在具體工作過程中相關檔案意識還較為單薄，難以切實認清自身職責，致使在對工作內容的理解上還不到位，不會積極主動花費精力去進行指導，最終會給檔案工作、文書工作造成一定的分歧，極易導致管轄區(qū)中文書檔案管理工作出現(xiàn)滯后，難以達到真正的和諧統(tǒng)一[1]。
（二）相關制度的不完善
一般情況下，辦公室文書檔案資料均是放置在綜合庫房或者檔案室中，相關的辦公室工作者會因為主觀或者客觀上的原因未能切實把文書檔案及時歸檔，通常客觀的個人原因主要是存放檔案受區(qū)域的限制性，而主觀上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上導致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦發(fā)生問題，各個部門也會相互進行推諉，嚴重制約著管理工作的順利進行。另一方面，由于對文書檔案管理工作未能投入足夠的重視，致使檔案管理制度不盡完善，導致職責分工不夠明確、管理意識不高，從而使得管理成果難以滿足相關的管理標準。
（三）管理工作者專業(yè)性不足
在文書檔案管理工作中，因為文書檔案的管理工作者在文化程度、專業(yè)知識上還存在著一定的差異性[2]。一部分工作者在新知識的儲備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強。而正是由于專業(yè)知識的不足致使具體工作中相關歸檔文件材料的質量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責任心還差強人意，未能對相關檔案文件切實地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性。
三、提升辦公室文書檔案管理工作的對策
（一）構建文書檔案管理骨干網(wǎng)絡
要想大力強化實際檔案工作的管理效率，還需要進一步培養(yǎng)具有高度專業(yè)素養(yǎng)的文書檔案工作者。眾所周知，文書檔案管理工作者需要扎實的庫藏基本功給予支撐，有效記錄、整理文書立卷工作。相關的立卷工作者需要及時對已經(jīng)完成的單篇文書，納入至預計案卷的范圍中，在收發(fā)文登記的基礎上，定期把文件材料展開一一核對，在完成核對之后，實現(xiàn)立卷歸檔相關文件材料到位的完整性，將立卷的初始工作環(huán)節(jié)、文書處理的結束工作環(huán)節(jié)有機地結合在一起，為之后有效開展文書立卷工作奠定堅實的基礎。在初始的檔案管理過程中，相關文書檔案工作者的職責未能明確的給予劃分，工作者的業(yè)務素養(yǎng)存在較大的差異性。鑒于此，在檔案管理已經(jīng)到位的情況下，相關領導要切實針對沒有專人負責的單位，相應的設立相關的文書檔案管理工作者，嚴格依據(jù)實際的工作要求以及業(yè)務指導展開工作。與此同時，在文書檔案工作者相關溝通手段上也要保證與時俱進，傳統(tǒng)的溝通手段較為單一，一般是通過電話方式進行溝通，浪費了大量的人力、物力。而隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的通訊技術也是層出不窮，比如QQ、微信等，其在一定程度上實現(xiàn)了資源有效共享的目的，強化了溝通的力度[3]。此外，定期舉行業(yè)務指導也是一項必不可少的工作，在一定范圍內每年進行文書檔案業(yè)務知識的培訓，對最新的檔案制度、規(guī)章以及法律法規(guī)進行宣傳，幫助文書檔案工作者在思想、行動上均能與時俱進。
（二）保證所制定范圍的實效性
在制定文書立卷的范圍時，需要充分考慮和本部門的工作活動的銜接性，保證其具有一定的參考價值。一般情況下不同的文件資料價值也會不同，鑒于此，這就需要在綜合考慮其價值性的基礎上，對保管的期限進行合理明確的劃分。使其能夠科學、有效地對部門主要活動資料進行反映。此外，在經(jīng)濟建設以及相關研究工作中需要長期查考資料的有效支撐，其資料的價值較大，這就需要較長的保管周期，在此層面上可以知道短期查考的資料的價值相對不高，在保存期限上需要進行縮短。文書立卷本身的因素就是對文件材料價值的區(qū)分，同時也被作為文書立卷工作的關鍵要求之一。
（三）遵循規(guī)律，實現(xiàn)科學化管理
在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經(jīng)被確立的材料生成規(guī)律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標?，F(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實際的檔案管理中，進一步進行檔案的現(xiàn)代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。
綜上所述，針對辦公室檔案文書管理工作，本文分析了辦公室文書檔案管理特點、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題以及提升辦公室檔案文書管理工作的具體對策，目的是為了有效地實現(xiàn)與保證辦公室檔案文書管理工作的高效性。
作者：楊紅梅 單位：廣東水電二局股份有限公司
參考文獻：
[1]聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].財經(jīng)界：學術版,2015，34(10)：131-131.
[關鍵詞] 工作職責 檔案管理制度 價值
中圖分類號:G271 文獻標識碼: A文章編號:1003-8809(2010)-08-0250-01
學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發(fā)揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。
一、自身形象和價值觀念
學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發(fā)展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發(fā)展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。
二、制定和完善檔案管理制度
制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據(jù)本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié),認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。
三、提高學校檔案管理的水平和質量
要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識廣、業(yè)務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網(wǎng)絡輻射,齊抓共管,團結協(xié)作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養(yǎng)成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻。
四、設施齊備,操作規(guī)范
要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據(jù)學校規(guī)模和經(jīng)濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。
在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:①按學校檔案保管的規(guī)定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。②檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。③重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規(guī)范;四是一式兩(三)套;五是經(jīng)過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。④認真做好檔案統(tǒng)計、補充、銷毀等工作。
五、挖掘潛能,保障服務
學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發(fā)展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優(yōu)質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng),讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發(fā)展做貢獻。其次,為了更好地開發(fā)學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學?？砷_通校園網(wǎng),這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。
參考文獻:
【關鍵詞】辦公室；檔案信息資源；作用；措施
在日常業(yè)務工作中，辦公室通常需要發(fā)出、收到各類文件，辦公室檔案記載了各階段的辦公狀況，因此尤其有必要予以重視。經(jīng)過整合信息之后，辦公室檔案就可以體現(xiàn)出重要價值，為各種業(yè)務決策提供必要的根據(jù)。對于辦公室在業(yè)務過程中形成的檔案資源，有必要明確各類檔案信息的保存現(xiàn)狀，結合辦公室檔案資源和信息的具體運用情況，探求完善檔案管理的可行措施。
一、辦公室檔案工作概況
在2009年8月，新疆化學阜康能源有限公司成立。自從成立之后，公司建設了環(huán)保和節(jié)能的新型能源項目，在本質上符合了“兩步并作一步走”的發(fā)展目標。在建成聯(lián)產(chǎn)項目的過程中，公司依照循環(huán)經(jīng)濟的基本思路來促進項目建設，循環(huán)經(jīng)濟項目中包含了燒堿和PVC等綜合性的能源。到了2012年，聯(lián)產(chǎn)循環(huán)項目正式投入到循環(huán)經(jīng)濟的正常生產(chǎn)中。從目前來看，公司共擁有87億元的總資產(chǎn)，其中包含22億元注冊資本。在日常生產(chǎn)中，公司主要生產(chǎn)燒堿和PVC樹脂等。
在建設工業(yè)園項目時，公司依照減排化和節(jié)能化的根本目標來落實項目建設。在工業(yè)園項目中，公司引入了集約式的大規(guī)?？刂葡到y(tǒng)，其中大型化裝置用于高效節(jié)能的新型工藝生產(chǎn)。通過集約控制的方式，公司引進了離子交換膜的氯堿生產(chǎn)方法，以此達到新式的循環(huán)生產(chǎn)，同時也配備了自然循環(huán)的高電流密度電解裝置。在整個生產(chǎn)過程中，公司運用了全程式的DCS控制模式，工藝現(xiàn)場設有釜頂冷裝置以及聚合裝置。
二、發(fā)揮檔案資源作用的具體措施
辦公室檔案包含了多層次的業(yè)務內容，如果要在根本上發(fā)揮檔案價值，那么就需要全方位進行檔案資源管理。只有充分管理，才能在更大程度上發(fā)揮辦公室業(yè)務檔案的重要作用。具體而言，發(fā)揮重要的檔案作用應當依照如下的思路：
（一）健全多層的檔案管理網(wǎng)絡。在發(fā)揮檔案資源作用的過程中，公司領導對于辦公室檔案給予了更多重視，在此基礎上健全了組織架構并且配備了齊全的軟硬件。依照從上到下的次序，公司搭建了四個層次的辦公室檔案組織和管理網(wǎng)絡。在管理n案的網(wǎng)絡內部，分管領導負責指引方向，辦公室主任負責管理檔案的牽頭工作。同時，檔案中心以及其他檔案職能部門都承擔了檔案分管的職責，通過全方位的檔案監(jiān)管措施來健全檔案網(wǎng)絡。從現(xiàn)狀來看，辦公室管理應當包含檔案中心部門，主要負責保留各類辦公室檔案，統(tǒng)一籌劃并且收集檔案。在必要的時候，檔案中心還應當提供查閱檔案的日常服務。
依照“齊抓共管”的基本思路，公司設置了多層的檔案管理流程。從目前來看，辦公室檔案主要包含了專業(yè)性檔案、公司科技檔案以及文書類的檔案等。對于不同類型的檔案，公司有關部門都有必要給予全面監(jiān)管，同時提供檔案查閱的相關服務，做好組織協(xié)調和統(tǒng)一規(guī)劃。
（二）設置專門的檔案區(qū)域。企業(yè)發(fā)展不能缺乏辦公檔案的適當運用和監(jiān)管。為了滿足需求，公司設置了專門用于管理和借閱檔案的區(qū)域，也就是辦公檔案的管理專區(qū)。在檔案管理專區(qū)中，公司設置了防磁柜、實物陳列柜、智能式的密集架和閱覽書架。依照現(xiàn)有的檔案管理流程，公司設置了嚴格的檔案監(jiān)管機制，依照“八防”的基本思路來建設檔案專區(qū)。同時，公司也為檔案管理配備了專門的硬件設施。在辦公樓的一層設置了檔案室，檔案室接近350m2的總面積。在檔案室的內部設置了可供查閱的書架，此外還設有檔案保管的專用辦公室以及庫房。從安全管理角度來講，公司布設了檔案監(jiān)控器、防曬遮光的專用窗簾、自動式滅火器、蟑螂藥和防鼠藥等。通過完善全方位的檔案監(jiān)管，公司獲得了檔案利用的良好實效。
（三）完善相關機制。發(fā)揮檔案的價值和作用，根本點在于完善機制，檔案利用的相關機制包含了檔案制作、檔案接收和傳遞、檔案整理歸檔、檔案收集和辦理等流程。經(jīng)過工作梳理之后，公司設置了檔案管理的專用表格，在此基礎上制定了歸檔標準和其他檔案工作的流程。這樣做有助于充實內容，在根源上規(guī)范辦公室檔案的運用。近些年來，公司各項辦公業(yè)務都在迅速擴展，與之相應的檔案文書也變得更加復雜。面對新的形勢，負責辦公檔案利用和管理的有關人員還需要充實自身，不斷學習自動化新型檔案利用技術。通過提升檔案管理的素質，才能服務于辦公室檔案工作，提高利用的實效性。
三、結語
辦公室本身就具有顯著的綜合性特征，在辦公室內部包含門類齊全的行政管理部門。做好辦公室的日常業(yè)務，就需要充分發(fā)揮檔案信息和檔案資源在辦公室業(yè)務中的價值，發(fā)揮檔案的重要作用。在運用辦公室檔案時，關鍵點就在于完善辦公室內部的檔案管理，在此基礎上構建自動化的辦公室檔案運用和管理機制。在未來實踐中，相關人員還需要不斷摸索經(jīng)驗，進而服務于辦公室檔案資源和信息利用實效的提高。
【參考文獻】
[1]陳麗. 如何發(fā)揮辦公室檔案信息資源的作用[J]. 辦公室業(yè)務，2012（05）：105+107.
關鍵詞：辦公室；檔案文書；管理對策
辦公室作為管理機構的一個重要組成部分，扮演著上傳下達的角色，不僅是上下級部門之間溝通的橋梁，也是處理各類事件的主要部門。這就對辦公室檔案文書管理工作提出了更高的要求，能否做好檔案文書的管理，將直接影響到整個辦公室的管理水平。不斷的創(chuàng)新辦公室檔案文書管理工作方式，提高其工作效率，對于實現(xiàn)組織的長期發(fā)展有著至關重要的作用。
一、辦公室檔案文書管理工作的特征概述
辦公室檔案文書管理工作主要具備以下幾個特征：第一，收集相關資料，并完成存檔工作；第二，相關類的文書檔案的形成與管理工作；第三，工作內容繁瑣復雜。以下是針對三個特征的具體分析。
（一）資料收集與存檔
辦公室檔案文書管理工作通過記載過去所發(fā)生的事情的信息，保存好第一手資料，為以后資料的引用提供了很好的借鑒價值。同時，檔案的管理對于資料的安全性以及完整性有著更高的要求，必須要將事件發(fā)生的詳細過程以及涉及到的相關人員都進行詳細的記載，再通過相關的紙質檔案呈現(xiàn)出來，緊接著安排相關人員進行分類處理，并做好存檔工作。檔案文書管理工作主要包括的流程為：資料的收集、編輯成冊、分類保存、提供借閱。
（二）相關類文書檔案形成與管理工作
該特征主要包括以下內容：第一是對相關的較為分散的文件來進行收集與整合；第二是根據(jù)文件的等級來進行分類；第三是對文件的實施進行計劃與監(jiān)督；第四是對文件的落實進行督促；第五是在末期進行文件的整理與歸檔。一方面，檔案是從文書中產(chǎn)生的，另一方面，檔案也能夠反作用于文書。所以，文書與檔案的質量是相互影響的。
（三）工作內容繁瑣復雜
檔案的文書管理工作相對于一般工作而言都會更加的復雜，因為檔案的內容較多，也較為繁瑣。如果想要將相關的信息能夠真實完全的記載，完全依托于人工是無法完成的，還需要借鑒相關的現(xiàn)代化技術，來實現(xiàn)科學化的管理。同時文書檔案的形式也較為豐富，不僅有相關政府以及上級所下達的紅頭文件，也有單位內部的合同、責任書與協(xié)議書等等文書資料。
二、加強辦公室檔案文書管理工作的對策建議
現(xiàn)代化發(fā)展對于辦公室檔案文書管理工作的水平、效率與質量都提出了更高的要求，在整個辦公室的管理中，檔案文書管理是一個極為重要的組成部分，它能否順利的完成直接關系到辦公室能否正常運作，進而直接影響到整個單位的發(fā)展。正如上文所分析的，檔案文書管理工作內容繁瑣復雜，要進行合理科學化的管理存在著一定的難度。如何能更好的提高辦公室檔案文書管理工作的水平與效率，以下作出具體分析。
（一）科學化的檔案文書管理系統(tǒng)的建立
在現(xiàn)有的管理體系中，分別由兩個部門來進行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。所以建立一個更加科學化、規(guī)范化的管理體系在檔案文書的管理中顯得尤為迫切。首先，安排檔案的專門管理者來進行文件的前期收集，這樣才能保證責任到人，利于文件的系統(tǒng)形成，并且給查閱帶來很大的便利。其次，將管理程序安排的更加規(guī)范化和科學化，將管理的流程也安排的更加細致化。最后，還要嚴格遵守國家和公司相關的法律規(guī)定，以及已經(jīng)制定的審核和簽發(fā)制度，避免出現(xiàn)肆意濫發(fā)無用文件的現(xiàn)象。這樣才能保證整個檔案文書管理工作系統(tǒng)化的形成，便于進行統(tǒng)一協(xié)調的管理。
（二）不斷提升檔案文書資料的收集能力
相關檔案文書資料的收集是進行檔案文書科學化管理的首要基礎，所以要提升檔案文書的管理水平與質量，就必須著眼于提升檔案文書資料的收集能力，其具體的提升對策表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，對檔案文書按照標準進行分類，其中格式必須保證統(tǒng)一規(guī)范，分類的層次清晰明朗；第二，規(guī)定相關的收發(fā)文書的具體程序；第三，對已經(jīng)收集到的資料進行相對應的編號，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對那些保存價值較大的公文、會議資料、圖表、音頻和照片應在使用完畢后，進行綜合整理歸檔，進行統(tǒng)一管理，以保證有價值資料的保存效率。
（三）加強相關工作人員的專業(yè)水平
檔案文書處理工作是辦公室管理的一項基本工作，要建立一個完善的檔案文書管理體系，只是單純的依靠制度和規(guī)定的約束是不夠的，必須不斷的加強相關工作人員的專業(yè)水平，提高工作團隊的整體素質。在現(xiàn)實工作中，存在著部分工作人員并無相關工作經(jīng)驗，同時給人也未經(jīng)過專業(yè)的培訓，對檔案管理的相關知識并不熟知，使得工作人員的素質與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個方面來提升工作人員的素質：第一，要保證工作人員態(tài)度上的重視，使其認識到檔案文書管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵措施；第二，要不定期的舉行相關的培訓，不斷的豐富工作人員的專業(yè)知識，可以加強計算機知識的學習，將現(xiàn)代化的技術引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對檔案的安全性產(chǎn)生隱患。
結束語
辦公室作為管理機構中的一個重要組成部分，其工作內容豐富多樣，不僅需要處理部門內部的本職工作，還肩負著上傳下達、統(tǒng)籌協(xié)調的職責，這樣也就提升了辦公室檔案文書管理工作的復雜度。因此在現(xiàn)實的管理工作中，重視科學技術的引進，使之能在管理模式和管理形式上到一定的創(chuàng)新，才能緊跟時代的步伐；同時相關工作人員素質的提高也是刻不容緩的，人力資源是基礎，只有保證了人員的素質，才能更好的健全辦公室檔案文書管理體系，不斷的提升其管理水平，進而促進單位長久健康的發(fā)展。
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川慶鉆采院（黨委）辦公室
[摘要]辦公室工作千頭萬緒，任務十分繁雜，且所有工作具有服從性的特點。近年來，我院步入發(fā)展的快車道，辦公室工作任務也因此更加繁重，工作節(jié)奏明顯加快。
[
關鍵詞 ]辦公室工作；管理；服務
一、增強參謀意識，強化輔政職能
當好參謀是辦公室的第一職責，搞好全院綜合性重要文稿的起草工作是發(fā)揮參謀作用的重要載體。我們牢固樹立參謀意識，踐行以文立室、以文輔政的工作理念，不斷提高駕馭各類文字材料的能力，力爭多出成果，出好成果。
（一）搞好調查研究，全面搜集信息。要發(fā)揮參謀作用，首先要掌握大量的第一手資料信息。為此，我們主動參加各類重要會議，經(jīng)常深入基層，把握運行態(tài)勢，全面研究分析，及時總結工作，梳理各路信息，提出對策措施，供領導決策參考。一年多來，共處理來自基層和機關的各類信息近400條，整理上報公司160多條，被《公司信息》采用近百條。
（二）領會領導意圖，認真撰寫文稿。通過平時信息的掌握，了解領導的工作思路和風格，內化于心，外化于文。特別是每次重要領導來檢查調研之前，我們都主動與黨政主要領導和上級有關部門及時溝通，全面領會上級領導和本單位領導的意圖，明確寫作思路和框架，實現(xiàn)雙向對接。
二、增強大局意識，強化樞紐作用
綜合全局、協(xié)調各方、承內聯(lián)外，是辦公室發(fā)揮樞紐作用的重要內容。我們牢固樹立大局意識，增強上下左右“一盤棋”的思想，按照領會意圖、明確思路、加強溝通、爭取支持的方法和路徑，主動熱情地搞好三個方面的協(xié)調工作。
（一）搞好與上級和地方的協(xié)調。企業(yè)要發(fā)展，沒有上級和地方的支持是不可能的。
（二）搞好與同級的協(xié)調。加強機關各部門之間相互協(xié)同配合，增強工作的強大合力，是提高管理效能的重要途徑，也是辦公室的一項重要職能。一是加強督辦職責。按照領導指示和文件要求，主動按各部門工作職責細分任務，督促落實專人負責，明確任務完成時限，事中加強協(xié)調聯(lián)系，避免了部門之間相互推諉扯皮的現(xiàn)象，確保了任務的圓滿完成。
辦公室工作具有政策性、程序性、規(guī)范性很強的特點。為了確保不出紕漏，為了確保工作質量，我們牢固樹立責任意識，進行崗位風險識別，制定防范措施，把工作責任逐一落實到專人，有力推動了辦公室工作的規(guī)范運行。
（三）采取多種措施，規(guī)范公文運行。為進一步推進電子公文標準化，我們一是及時出臺了《關于規(guī)范電子公文起草格式的通知》，對公文的格式、字體、字號、行間距、字間距等進行了嚴格規(guī)定；二是設計完成了各類公文模板，放至OA系統(tǒng)供各部門選用，對不符合公文模板規(guī)定的擬文一律退回。
四、增強服務意識，強化窗口形象
搞好接待工作，對于企業(yè)擴大對外交流與合作、充分展示良好的企業(yè)形象、有效提升企業(yè)知名度、美譽度等具有顯而易見的作用。我們牢固樹立服務意識，積極踐行特色、熱情、細致、周到的服務理念，圓滿完成了一系列接待任務。
（一）全員重視，整合力量。接待工作也是生產(chǎn)力，已成為我院上下的共識。隨著近年來我院的快速發(fā)展，各類各級別的接待任務也明顯增多，接待對象主要來自中石油、中石化和國際同行業(yè)公司，以及其他重要來賓。為此，全院上下高度重視接待工作，在院黨政領導的組織動員下，舉全院之力，整合各方面的力量和資源，全身心地投入到接待工作中。
（二）細化方案，優(yōu)質接待。接待方案確定之后，我們根據(jù)具體情況和變化，進一步對方案進行了細化，根據(jù)客人的不同情況、不同要求，以及臨時氣候、天氣、細節(jié)等情況的變化，對客人的迎接、住宿、就餐、參觀、離開等各個環(huán)節(jié)做出周密的人性化安排，逐一檢查落實到位，并使各方面人員心中有數(shù)。在接待全過程中，我們主動與上下左右相關部門、單位保持聯(lián)系，加強信息溝通，根據(jù)新情況、新變化，及時調整應對措施，確保接待過程萬無一失。
四、增強檔案意識，強化信息支持
加強檔案信息資源開發(fā)利用、為企業(yè)又好又快發(fā)展提供有力的信息支持，已成為檔案管理部門的重要職責。為做好這項工作，檔案管理人員牢固樹立檔案意識，堅持依法治檔、規(guī)范治檔，不斷提高檔案管理水平。
（一）領導重視，改善條件。在各級領導的重視下，檔案室的硬件、軟件得到了很大改善，從而加強了檔案工作。一是調配了4名具有大專以上學歷的人員，通過專業(yè)培訓，掌握了過硬的專業(yè)知識和管理技巧。二是庫房設施日趨完善，如購置配備了空調、除濕機、碎紙機、煙感器、溫感器、密集柜、防盜門等安全保密設備，以及防蟲防蛀等各項設備。三是配備了4臺辦公電腦，安裝了檔案管理信息系統(tǒng)，方便了檔案信息查詢，提高了查借閱速度。
（二）依法治檔，規(guī)范管理。為提高檔案管理工作水平，我們一是提高檔案人員的業(yè)務水平。組織檔案人員認真學習《檔案法》及《實施辦法》和上級檔案管理部門和各級領導對檔案工作的新要求。積極參加公司檔案科、地方檔案局的業(yè)務學習。
發(fā)揮6項功能，具體的工作思路是化解4個矛盾。抓實6個細節(jié)，落實5項重點工作。
一、要切實解決好4個矛盾
其性質和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務性上，一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門。辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。首先是為領導和機關服務的這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的動身點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。
但要做好辦公室工作，二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的主動性。又必需發(fā)揮人員的主動性，善于在主動中求主動，變主動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。
政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處置、政務督促檢查、機要檔案失密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子。主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、平安衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的把事務看成是低層次的辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。
當參謀，四是過”與“不及”矛盾。為領導出主意。要把握“度”掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發(fā)揮6項職能。
突出“想得到多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，一是發(fā)揮顧問功能。要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及久遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協(xié)作精神和服務理念，善于對上加強聯(lián)系，對內加強管理，對外搞好協(xié)調，對下做好服務。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、發(fā)明性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發(fā)揮顧問和助手作用，不時提高參與決策能力。
突出“管得寬”辦公室工作綜合全局，二是發(fā)揮協(xié)調功能。協(xié)調各方，承內聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展發(fā)明條件，又要協(xié)調各方，處置好上下左右的關系，確保政令
并且做到抓一件成一件，疏通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好。件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是不管部”要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進。
突出“做得細”機關工作無小事，三是發(fā)揮辦事功能。辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在手中延誤，不讓需要辦理的文電在手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在這里受到影響。
突出“碰得硬”機關工作涉及到事務方方面面，四是發(fā)揮管理功能。有的還關系到員工的切身利益。原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必需講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，走后門”二是依法辦事。辦公室同志必需學法、懂法、守法，嚴格依照法律法規(guī)來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。
突出“講程序”辦公室工作的順序性要求很強，特別是大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則,五是發(fā)揮服務功能。以明確責任。要通過建立一套科學規(guī)范的工作制度、工作順序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循。
突出“抓得實”要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，六是發(fā)揮督辦功能。扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。
三、重點做好五項工作
抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對目前分公司新建單位較多，一是要管帶結合。文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能堅持相對穩(wěn)定；二是積極開展人員整訓；三是實施靠近指導，采取現(xiàn)場指導，手把手協(xié)助有關單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優(yōu)罰劣。
抓好制度建設。確定年年為辦公室的基礎建設年，二是建改并舉。各項制度建設方面，推出一批管理制度。積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現(xiàn)公司內部管理“有法可依”
三是要獎罰并重
繼續(xù)推行風險抵押制度，抓好交通平安管理。建立健全分公司交通平安管理制度。確保交通平安基本穩(wěn)定。
辦公室工作事務繁雜，每天都需要處理大量的工作，靠一個人一只腦袋很難全部解決。因此，今年等人員到崗到位后，首先要明確責任分工，確保工作無間隙、事事有人抓。辦公室人員要能夠做到在職責分工范圍內大膽負責，主動工作，調動大家的積極性，提高工作效率，保證辦公室工作的正常有序開展。要不定時召開辦公室全體人員工作會議，明確每個人的崗位責任，工作任務，做到分工明確，責任清晰。在開展工作時要注意與公司主要領導、主管領導溝通，充分把握領導的意圖，力求正確完成領導賦予的工作任務。通過在一起工作，辦公室全體人員要形成團結干事，氣氛融洽，配合默契，互相支持，工作順心，心情舒暢的良好氛圍。
二、文檔工作
完善公文電子登記制度，和檔案管理銜接，做到登記及時，查詢方便，保管適當;在收文方面，強化運行時限意識，提高公文流轉時效;規(guī)范、強化公文審核把關工作，力爭做到從辦公室出去的公文無明顯錯誤;根據(jù)辦公室人員分工，加強業(yè)務學習，提高文檔寫作能力。一是要系統(tǒng)地學習有關的理論，打好理論根底;二是要努力擴大知識積累，建立起適合自己的知識結構;三是打破部門和崗位局限，多了解和熟悉公司全局性工作;四是要加強責任心，勤于思考，勤于動筆，在寫作實踐中提高寫作能力。
三、行政及車輛管理
要創(chuàng)新辦公成本管理辦法，要嚴格遵守勤儉辦事的原則， 在現(xiàn)有管理制度的基礎上，比如說接待、辦公物品領用等方面，從厲行節(jié)約的角度完善管理細節(jié)，杜絕一些浪費現(xiàn)象。對于公司行政事務，目前首要做的就是要規(guī)范手續(xù)，嚴格按照公司頒布的各種行政制度執(zhí)行。對于車輛管理，公司在滬現(xiàn)有的五輛車，兩個駕駛員，駕駛車輛有重點，這一點在去年底已明確，在車輛的管理上也要有所側重，***主要負責車輛大修保養(yǎng)和維護，車輛費用的管理;***主要負責車輛保潔和小的修理。
四、接待工作
接待工作沒有，只有更好。提高接待水平，是重組后建設“新窗口”對接待工作提出的迫切要求，在充分發(fā)揮駐上海優(yōu)勢基礎上，明年要對接待工作有所創(chuàng)新。從今年接待工作發(fā)展的需求來看，辦公室著重要在三方面創(chuàng)新發(fā)展：一是在觀念上創(chuàng)新。公司重組后，建設“新窗口”的任務更重了，對接待工作的要求也更高了，辦公室要樹立超越自我，接待工作無止境的意識，站在安徽在滬“新窗口”的高度，重新審視和定位接待工作;二是在方式方法上創(chuàng)新。不斷探索新的方式方法，使接待工作更人性化、更靈活務實，更有利于服務安徽經(jīng)濟;通過接待，要適時展示公司窗口形象，同時要有高度敏銳性，捕捉信息，并接收客人的反饋建議，完善和補充接待工作內容。三是在服務職能上創(chuàng)新。要主動拓展服務職能，挖掘上海潛在的各種資源，為來賓提供更多的服務項目，給他們留下更多更好的在滬印象。
五、宣傳報道和信息化工作
今年除了正常開展的宣傳工作外，還要大力宣傳公司文化口號，按照去年的文化創(chuàng)建方案，和其他部門一起做好公司新的文化口號的宣傳工作。加強網(wǎng)站的維護、理順對外宣傳網(wǎng)絡。在保持正常運行，及時登載、更新信息的基礎上，適時對公司網(wǎng)站版面、風格、架構、懸浮技術主題頁面等網(wǎng)絡工程建設項目進行重整改版，對宣傳形象相關板塊內容進行系統(tǒng)性的整合，逐步理順公司宣傳報道網(wǎng)絡，加強后臺IT技術管理，使公司對外網(wǎng)絡宣傳內容更加生動、豐富;在公司網(wǎng)站上設省投網(wǎng)站入口，加強和省投資集團信息化工作部門溝通，爭取公司的新聞能夠得到及時刊登。
進一步加強OA辦公管理能力，推進辦公自動化工作。公司辦公自動化系統(tǒng)啟用兩年來，公司領導高度重視，帶頭使用，各部門積極主動配合實施，但也存在不少問題，如工作流程電子化程度較低、信息流轉不暢、子公司普遍使用率較低等。今年重點工作是加強企業(yè)內部信息化管理技能，努力挖掘網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)功能資源空間，進一步加大對自動化系統(tǒng)的宣傳普及和培訓力度，加強網(wǎng)上發(fā)文管理，提升整個公司內部信息化操作管理綜合水平。
