發(fā)布時間：2023-05-28 09:40:04
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)檔案和人事檔案樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、檔案管理現(xiàn)狀
1.對檔案的重要性認識不夠
大中專畢業(yè)生大部分應聘到非國有制單位或自謀職業(yè)，由于這些單位沒有檔案管理權限，在接收畢業(yè)生時沒有接收其人事檔案關系，再加上個人不重視自己的檔案及在工作中形成的檔案材料，有的畢業(yè)生在畢業(yè)幾年后都不知道自己檔案關系的下落。產生這一現(xiàn)象的原因在于他們認為沒有檔案對他們將來的退休沒有影響，只要養(yǎng)老保險交夠一定的年限就可以辦理退休手續(xù)；流動人員只要不在國企工作，按照事業(yè)單位的工資制度給他們辦理的定級、升級等人事項目可謂畫蛇添足。
2.人檔分離逐漸成為普遍現(xiàn)象
在大量的流動人員中，尤其是年輕人對檔案的觀念發(fā)生了根本性的變化，只憑個人簡歷找到工作已經成為用人單位和應聘者認可的事情，大多數(shù)人認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或用途不大。許多非公有制單位在招聘員工時并不關心其人事檔案。許多企業(yè)通常采取“合格不合格干了就知道”的方式評價并使用人才。
改制企業(yè)中買斷工齡的職工，暫時未落實工作單位，人事檔案仍在原單位存放，在與原單位解除關系后將會涉及到補繳養(yǎng)老保險、出具就業(yè)狀況、辦理調動手續(xù)、報考研究生、評審專業(yè)技術職稱和出國政審等一系列證明時，原單位以已經與其解除勞動合同關系為由不予辦理。人事檔案的嚴肅性、準確性受到挑戰(zhàn)。
3.檔案失實現(xiàn)象嚴重
有些流動人員人事檔案中失實現(xiàn)象較為嚴重，特別是企業(yè)工人檔案，由于諸多原因導致檔案材料與實際年齡不符的現(xiàn)象時有發(fā)生，有的是因為填表時自己未在場，有的甚至是因為在轉工時實際年齡已超出轉工年齡界限，這些問題最終導致這些人的實際年齡已經到達退休年齡時卻辦不了退休，領不了退休金，有的甚至還得等上三五年。
流動人員在外地打工，畢業(yè)一年后不辦理轉正定級、糧戶關系落戶等一系列手續(xù)，其工作單位在調其檔案后會以缺少材料為由不予接收。
4.檔案多頭管理現(xiàn)象頻發(fā)
從現(xiàn)行的人事檔案管理體制來看，人事檔案分別由組織、人事部門、教育部門和企業(yè)事業(yè)等單位管理，難以形成統(tǒng)一規(guī)范的管理。甚至有的企事業(yè)單位將人事檔案看作是單位財產，把扣壓人事檔案作為阻止人才正常流動的手段，有的甚至在用人單位與當事人產生各種爭議和糾紛時，利用人事檔案管理權隨意添加或抽減檔案材料，給當事人造成不良后果。
二、人事檔案的作用
人事檔案對于所有求職者、就業(yè)者來說都具有至關重要的作用：
1.有助于人員擇業(yè)
畢業(yè)生、企業(yè)改制職工及自謀職業(yè)人員自主擇業(yè)，雖然非國有單位沒有管理人事檔案的權限，但有權到相關部門查閱招聘人員的人事檔案材料，更好地了解和掌握招聘人員的情況；本地生源到外省(市)就業(yè)的，需由聘用單位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心調檔，經過審核檔案材料后為其辦理檔案的調轉手續(xù)。
2.有助于專業(yè)技術職稱的評定
評聘專業(yè)技術任職資格對畢業(yè)生、企業(yè)改制職工、流動人員都是干好專業(yè)技術工作能力水平的具體表現(xiàn)，所以初、中、高級專業(yè)技術任職資格逐級晉升的過程中也是以本人的檔案材料為基礎的。
3.有助于享受各種保險和辦理退休手續(xù)
就業(yè)人員按一定標準繳納養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等各種保險費，在達到法定退休年齡時，經考核檔案中記載的實際工齡、年齡以及與保險有關的證明后即可辦理退休手續(xù)。
4.有助于各項日常業(yè)務的辦理
除上述幾項外，畢業(yè)生考研、流動人員出國留學、企業(yè)改制職工辦理婚育等相關事宜，均需由檔案所在地的人事部門出具有關證明，然后到相關機構辦理手續(xù)。
三、對新型人事檔案管理制度的設想
1.明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質
在組織、人事部門成立人才交流機構之前，人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質上屬于公共服務。出于深化機構改革和轉變職能的需要，由政府人事部門成立人才服務機構后，把流動人員檔案管理這類較為具體的事務性工作委托或授權給人才服務機構負責，應當進一步明確人事檔案的公共服務性的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。
2.提高企業(yè)決策者對人事檔案管理工作重要性的認識
利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關人事檔案知識，使他們明白人事檔案是反映員工綜合素質的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據。人事檔案作為評價一個人最基本、最權威的證明材料，具有法律效用，參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌必須通過人事檔案中記載的工齡來確認，因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。
3.發(fā)揮好人事檔案管理工作服務作用
[關鍵詞]人事檔案；管理；棄檔：材料
據統(tǒng)計，全國至少有60萬“棄檔族”，60萬這個數(shù)字與每年超過千萬的流動人員大軍相比，尚不及其百分之一，但棄檔這種現(xiàn)象給中國的人事檔案制度帶來的思考卻是深層次的。所謂“棄檔”，這主要是指存檔人長期不繳納存檔費用或存檔人完全不理會檔案，也包括一部分自持檔案者，在檔案管理部門看來也就是檔案成了“死檔”。本文將針對高校人事檔案管理工作存在的問題進行分析，提出人事檔案管理的解決措施。
一、高校人事檔案管理存在的問題
(一)檔案材料填寫不規(guī)范
高校人事檔案是師生個人經歷、思想道德表現(xiàn)、工作能力、工作成績、學習情況、健康情況，以及所受到的獎勵和處罰等情況的歷史記錄。大多數(shù)學生根本不知道平時填寫的履歷材料最終將放入檔案袋里，因此他們在填寫姓名、出生年月、參加工作時間時隨意性太強。除此之外，從現(xiàn)存的檔案材料來看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給檔案的保存和整理帶來了麻煩。
(二)檔案材料不全，內容失真
材料是檔案管理工作的主要對象，是開展各項業(yè)務的基本條件。由于歷史原因，我國現(xiàn)存的檔案材料反映個人經歷、家庭情況以及社會關系的較多。這些材料大多注重過去，重歷史而輕現(xiàn)實，反映個人現(xiàn)狀的東西，如個人能力、技術專長、德才表現(xiàn)、工作成績等方面的內容較少。而在書寫檔案過程中，抽象語言較多，具體、動態(tài)的東西比較少，甚至還有一些虛假的東西摻雜其中。這些情況具體反映了檔案的嚴肅性和權威性還有欠缺之處，致使檔案本身的價值和作用就難以得到完全體現(xiàn)。
(三)檔案管理手段落后
在科技、信息高速發(fā)展的時代，信息管理和技術相聯(lián)系的做法已經成為追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各種舊觀念和人力、物力、財力等因素的影響，致使管理方法和管理手段還比較落后，不適應當前經濟和社會發(fā)展的需要。首先，檔案信息的儲存主要以紙張為主，未能實現(xiàn)計算機電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。再次，大部分高校的院系沒有設置專門的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實現(xiàn)網絡化，需要的資料不能及時提供，使得檔案管理具有一定的滯后性。
二、存在問題的原因
(一)檔案意識淡薄
高校未能在學生畢業(yè)之前加強對檔案的認識，導致大多數(shù)學生對自己的檔案不關心，不重視，最后還出現(xiàn)“棄檔”這種現(xiàn)象。緊接著就是畢業(yè)生在畢業(yè)之際，忙于尋找理想的工作崗位，對檔案存放就不會有過多的考慮。特別是在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于這種對人事檔案的重視程度不夠，導致高層次人才中無檔人員逐漸增多，檔案管理過程中出現(xiàn)的“人檔分離”、“人質檔案”、“棄檔”等現(xiàn)象越來越多，給人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。
(二)檔案的作用體現(xiàn)不明顯
在目前階段，檔案作為個人身份的一種象征，其作用還是毋庸置疑的。某人才中心的陳處長指出，盡管檔案的某些功能在弱化，但其作用在兩方面還是有所體現(xiàn)：一是辦理社會保險，如養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等，無論在原單位供職的人還是從辭退職后另求新職者，在交納養(yǎng)老保險金和退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都成為主要依據。二是辦理自費出國手續(xù)之用。中國出入境管理條例中明確規(guī)定，必須對自費出國人員進行身份認定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會導致出國手續(xù)辦理不暢通或不予辦理。那些因棄個人檔案而出現(xiàn)斷檔的人，就會在實際的利益上遭受損失。
(三)流動檔案不斷增加
隨著高校招生人數(shù)不斷增加，每年接受的檔案也成倍增加，導致管理的工作更加沉重復雜。檔案的增加一方面使得高學歷、高職稱人才競爭愈加激烈，另一方面也使得高學歷、高職稱人才的流動越來越頻繁。在人才流動的過程中，部分單位采取扣檔的方法想留住人才，而又有部分單位采取不要檔案或者重建檔案的方法來吸引人才，加之部分人才檔案意識薄弱，最后導致檔案管理權限不清，職責不明，人事部門很難進行有效的管理。
三、高校人事管理檔案問題解決對策
(一)加強宣傳力度，增強對人事檔案的認識
首先，高校領導和相關部門要予以高度重視，大力宣傳《檔案法》，普及檔案知識，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃；加大檔案管理資源投入，改善基本條件，加強和完善基礎設施建設，建立人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三分開”：加強對人事檔案工作的領導，建立人事檔案管理領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促：建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核管理。其次，作為高校畢業(yè)生檔案的人才服務機構應該努力做好咨詢服務工作，利用多渠道向高校畢業(yè)生宣傳有關人才服務機構人事檔案的管理業(yè)務：對落實了就業(yè)單位但檔案不能及時或無法轉出的高校畢業(yè)生，要做好與其本人和用人單位的聯(lián)絡，請他們將工作后形成的檔案材料及時轉移到檔案管理地。最后，高校畢業(yè)生要及時向就業(yè)單位的人事部門咨詢，辦理好相關手續(xù)。
(二)提高高校管理人員的素質
作為人事檔案的工作人員，要充分認識到本職工作的重要性，要不斷地完善自己的專業(yè)知識和業(yè)務水平，通過不斷的學習提高自己管理能力，及時遞交檔案，積極、主動地開展檔案工作。首先，高校應該對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，讓他們系熟悉人事檔案工作環(huán)節(jié)和基本要求。其次，檔案管理人員在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中要保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。最后，高校應該組織檔案考察小組，隨時檢查檔案人員掌握的專業(yè)素質和政治素質。管理人員除了具有熟練應用計算機、網絡的能力，還必須能夠結合檔案管理中出現(xiàn)的新問題，修改程序系統(tǒng)，實現(xiàn)高效、動態(tài)管理，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷發(fā)展的高校教育提供有利的人力資源。
(三)加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設
隨著社會的發(fā)展，人才流動的數(shù)量和質量也會逐漸提高，在更大的范圍內實現(xiàn)信息化的檔案管理方式已經是必然趨勢。首先，人事檔案管理要應用計算機技術編制各種檢索工具，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，建立人事檔案信息庫，充分利用計算機把人事檔案原始材料通過電子設備轉換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設備上，方便進行檔案的登記、統(tǒng)計、查閱等工作，使人事檔案管理實現(xiàn)信息化、網絡化。其次，通過網絡平臺，檔案人員可以直接進行信息采集與核對，有關部門可隨時將本部門形成的重要電子文件通過校園網或其他局域網發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據信息向檔案室數(shù)據庫錄入檔案室也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應該建立人事檔案信息管理網站，以人事檔案信息通用數(shù)據庫為核心，以人事檔案數(shù)據庫管理系統(tǒng)為服務手段的高校人事檔案信息網站，通過網站將檔案信息服務直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，還可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
參考文獻：
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關鍵詞干部人事檔案部門協(xié)作規(guī)范性
干部人事檔案是個人經歷的記錄，是對個人思想品德、業(yè)務能力和工作情況的反映。它是各級組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個重要依據，也是維護干部個人某些合法權益的重要憑證。干部人事檔案規(guī)范性既包括檔案內部材料填寫規(guī)范、材料真實和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統(tǒng)一規(guī)范。當前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案作用的發(fā)揮，也損害了干部人事檔案的權威性。當下促進干部人事檔案規(guī)范性，有利于維護干部人事檔案的嚴肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學歷職稱材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對考察了解干部有參考價值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時歸檔是各相關部門義不容辭的責任。從干部人事檔案的豐富內容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個部門，“干部人事檔案收集歸檔規(guī)定的檔案材料內容，一部分是在學校形成學生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級部門單位形成的材料。材料形成單位不統(tǒng)一，材料分散在各地、各部門?！盵1]因此，實現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范性，就必須加強各個部門的協(xié)作。
1組織人事部門
組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團關系、學歷、工作經歷、獎懲情況、親屬關系等基本信息。因為《干部履歷表》最后要經過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關系證明才能辦理，這從側面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細致到位，很多重要信息如出生時間、工作時間等與其他材料記載不一致的情況時有發(fā)生。因此，各級組織人事部門要切實發(fā)揮審核的職責，確?！陡刹柯臍v表》內容的真實性。此外，自1999年全國統(tǒng)一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統(tǒng)一填寫過，經過十多年的時間，很多干部的黨團關系、工作和學習經歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發(fā)生了較大變化，長時間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應形成一種機制，每隔幾年就及時組織和敦促本單位人員嚴格按照規(guī)范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時更新。其次，工資變動表格是人事部門必須嚴謹制作完成的重要材料，它涉及每個人的切身利益。大學生的畢業(yè)生轉正考核定級表是證明大學生參加工作時間和干部身份的有力證據，而在當今的干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)很多人的檔案中都沒有這張表格，對于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動表也可以從側面體現(xiàn)在不同單位的工作時間、級別及待遇等變化，是維護個人合法權益的重要保障。各級人事部門要切實做好工資表制作工作，記錄好工資變動情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉干審批表、任免表等都是個人經歷的重要記錄，是確定工作時間、工作內容及干部身份等事項的關鍵證據，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個人的檔案，那么個人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費周折。比如，當年有過“上山下鄉(xiāng)”的知青經歷的人，檔案中缺少了知青下鄉(xiāng)審批表，后來國家政策規(guī)定知青經歷算工齡，他們要想證明這段經歷，就必須到當?shù)剡M行證明，如果當?shù)氐膽艏畽n案等相關檔案沒有保存好，而且一些當事人也聯(lián)系不到的話，就很難證明他們的知青經歷。組織人事部門的檔案工作關系到每個人的切身利益，組織人事部門必須切實提高檔案意識，重視檔案工作，把相關文件材料做規(guī)范，保存好并及時將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時，組織人事部門也要加強對個人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認識到自身檔案的重要性，如實規(guī)范填寫相關表格材料，并及時將個人取得的相關資格證書、獎勵證書等復印件交組織存檔管理。
2高校學生工作管理部門
學籍檔案是干部人事檔案至關重要的一部分，報考登記表、成績表、畢業(yè)生登記表、學位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業(yè)學歷學位真實性的必要條件，報考登記表記錄了報考錄取信息，成績表記錄了學業(yè)情況，畢業(yè)生登記表記錄了畢業(yè)信息，學位授予表記錄了學位獲得情況，任何一份材料的缺失都會影響當事人學歷學位的完整性，高校學生工作管理部門務必規(guī)范設計學籍材料，認真做好學籍檔案的歸檔工作。從當前的干部人事檔案工作實踐來講，干部人事檔案中學位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識到學位授予表的重要性，尤其是在本科生的學位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學位授予表歸入個人檔案了。而從干部人事檔案的規(guī)范性來講，如果只有畢業(yè)生登記表而沒有學位授予表，就代表當事人只取得了畢業(yè)證書而沒有取得學位證書，這就對那些本來共同取得畢業(yè)證和學位證的人的學歷學位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個人時無法將取得單證的人和取得雙證的人區(qū)分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學生工作管理部門所保管的學生檔案是干部人事檔案的前身，高校學生工作相關部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經驗，合理規(guī)范地設計學籍材料，使之在放入檔案時能夠完整全面地記錄學生的學籍信息；另一方面必須在學生畢業(yè)時將其所有的相關歸檔材料歸入個人檔案，并按照轉遞地址及時進行郵寄。高校學生工作管理部門規(guī)范地做好學生檔案的工作，能夠為干部人事檔案規(guī)范化打下良好的基礎。
3干部人事檔案管理部門
干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協(xié)調其他各個部門的關鍵部門，對外要主動加強與各檔案材料相關部門的溝通聯(lián)系，加強對各單位兼職檔案管理員的培訓，做好溝通和培訓工作；對內要加強自身的學習和管理，不斷提升業(yè)務素質。
3.1接收新檔案時把好檢查關
干部人事檔案管理部門在接收新檔案時，應該認真核查檔案目錄與檔案材料的對應情況，如發(fā)現(xiàn)有缺失的情況及時向檔案原來的管理部門聯(lián)系查找，避免因時間過長而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發(fā)函補材料，新接收的檔案目錄與內容雖然對應，但仍有缺失的材料，不能因為不是本部門造成的材料缺失就放任不管，而是要增強敬業(yè)精神，本著檔案現(xiàn)在歸我單位管理就將其規(guī)范化管理的態(tài)度，及時發(fā)函到檔案材料的出處單位進行補充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。
3.2接收檔案材料時做好登記工作
干部人事檔案材料的產生處于一個動態(tài)的過程，檔案隨著個人社會實踐活動的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會隨著干部身份的確立而確立，會隨著干部職務的變化、干部經歷的豐富而不斷增加新的內容，即使干部退休了，還會有工資、獎勵、處分、死亡等材料的形成?！盵2]干部人事檔案材料產生的動態(tài)性也決定了收集檔案材料始終處于動態(tài)的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時間，這樣可以做到有據可查，如果出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象可以明確責任人，追究其相關責任，防止推諉扯皮的現(xiàn)象，同時也可以從側面增強檔案管理人的責任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規(guī)范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。
3.3材料放入檔案時做到及時仔細
檔案材料在收到之后，如果不及時分別放入個人檔案，會造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應該在收到散材料后定期及時地將材料歸入個人檔案。在放檔案材料時要認真核查檔案材料的份數(shù)以及當事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯放問題的發(fā)生。
3.4整理檔案做到標準規(guī)范
整理干部人事檔案時，要認真對待每一個環(huán)節(jié)。首先，要認真鑒定材料的真?zhèn)?，在碰到復制件時尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對于不符合歸檔要求的文件材料要進行補辦或重辦，對于多余的材料要抽出。其次，要嚴格按照干部人事檔案的十大類進行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號，字跡大小適中工整。再者，在對檔案材料進行打孔時，要細致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內容上的現(xiàn)象?？傊?，整理干部人事檔案要嚴格按照中央組織部印發(fā)的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認真鑒定、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條例、精煉、實用的要求?！蔽覈肆Y源豐富，隨著市場經濟的發(fā)展，人員流動情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個單位時不規(guī)范，干部工作幾經變動之后，也會為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動加速，對干部檔案的完整性和規(guī)范性提出了更大的挑戰(zhàn)，這就需要全國各級單位都要切實做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級相關部門，要增強檔案意識，充分認識干部人事檔案工作的重要性，切實加強領導，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規(guī)范性落到實處。
參考文獻
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].合肥:安徽大學,2013(8).
Abstract: How to improve the quality of personnel records management and the personnel management system is discussed, and information management tools should be used to further improve the separation of employment with the management of personnel records file management system are adopted.
關鍵詞:人事檔案;管理;建議
Key words: personnel files;management;proposal
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)15-0120-01
隨著社會主義經濟體制改革的深入,非公有制經濟的迅速發(fā)展非公有制經濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道,而與此同時,隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革,國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”,大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè),這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等,而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然,傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經濟組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè),人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率,這是一個具有重大現(xiàn)實意義的問題,下面就人事檔案管理中存在的問題提幾點建議:
①提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質和專業(yè)素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性,能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認真鑒別材料的真?zhèn)?才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊,才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學、參加培訓等方式,熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學、更實用,為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
②完善人事檔案管理制度。人員是基礎,制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作,必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事,以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度,使檔案工作有規(guī)可循,有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立人事檔案材料收集網絡,明確收集的范圍和要求,讓制度使人事檔案內容充實,更全面地反映一個人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》,明確鑒別的內容和歸檔的要求,對材料進行有效的鑒別,及時存真去假、查漏補缺;遵循《保管保密制度》,采取切實有效的措施,減少人為因素的破壞,保障人事檔案的安全,延長使用的壽命;遵循《查閱制度》,明確人事檔案利用的方式和方法,以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量,抓管理,人事檔案工作人員要以制度來維護管理,以管理來保證質量,切切實實做好管理工作,讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
一、畢業(yè)生應如何對待自己的檔案
現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人力資源的重要證據。另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要人事檔案。由于國家相關政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人力資源服務機構托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的是你的人事檔案，如你的轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報道證人社部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人力資源服務機構批準轉正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報道日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人力資源服務機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用。
二、充分認識畢業(yè)生“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系
畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等。畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報道證，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人力資源服務機構。這時學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人力資源服務機構簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以實現(xiàn)。
三、畢業(yè)生就業(yè)后檔案、戶口如何轉移
畢業(yè)生的檔案由學校按其就業(yè)的單位或生源地，發(fā)機要交通專遞到各地市畢業(yè)生就業(yè)指導中心。個別高校由學生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業(yè)生就業(yè)指導部門有權拒絕接收此類檔案。畢業(yè)生的戶口由學校派出所按報到證上標明的就業(yè)單位遷移。就業(yè)報到證、升學的錄取通知書是畢業(yè)生檔案轉出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉到哪里，沒有工作單位的簽發(fā)到畢業(yè)生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業(yè)生向各學院負責畢業(yè)生就業(yè)工作的老師查詢，看檔案發(fā)到什么地方去了，只要發(fā)的是機要交通專遞，都有詳細的地址和接收人，一般都能查到詳細情況。
四、畢業(yè)生的檔案應如何托管
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務機構才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，畢業(yè)生考取公務員的，其檔案應由組織人事部門管理。各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務機構托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人力資源服務機構托管人事關系。另外，各級人力資源服務機構，如省人力資源、市人力資源、各區(qū)人力資源等，它們的區(qū)別只是所屬部門不同，其他無任何區(qū)別。哪些畢業(yè)生的檔案適合到人力資源服務機構托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學校所在地的畢業(yè)生、準備考研的畢業(yè)生、還無法確定能否在現(xiàn)單位長期干下去的畢業(yè)生，以上這些畢業(yè)生都可選擇將自己的檔案人事關系放在人力資源服務機構托管。對那些申請出國（出境）的學生戶口和檔案，由畢業(yè)生聯(lián)系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協(xié)議書領取報到證，到保衛(wèi)部辦理戶口轉出手續(xù)，到學院辦理檔案轉寄手續(xù)。戶口、檔案的轉入手續(xù)由學生自己負責。
五、畢業(yè)生檔案托管的內容及享有的服務
畢業(yè)生辦理檔案托管主要包括以下內容：（1）以保存人事檔案關系為主的人事，包括檔案管理、婚育管理、出具人事證明等；（2）以社會保險為主的，主要包括為單位和個人代辦養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、住房公積金等保險；（3）為畢業(yè)生辦理黨員轉正、職稱評定等手續(xù)；（4）辦理出國手續(xù)；（5）畢業(yè)生可以隨時流動，省內改變單位，出省就業(yè)辦理調動手續(xù)等有關內容。只要辦理了人事檔案，就會享有畢業(yè)生的轉正定級、檔案工資的晉級、職稱晉升申報、辦理落戶手續(xù)、出具省份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等，并可以享有代收代繳養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療保險等服務。
1、畢業(yè)證、學位證：教務處或研究生院發(fā)放；
2、派遣《報到證》：學校就業(yè)指導處（一般委托各學院輔導員）發(fā)放；
3、戶口遷移證：學校保衛(wèi)處戶籍科發(fā)放；
3、組織關系：學生黨員必須到組織部辦理組織關系轉移手續(xù)；
4、檔案：學校就業(yè)指導處憑畢業(yè)生的報到證白色通知聯(lián)轉寄檔案。
擴展資料：
應屆畢業(yè)生檔案保管的方式：
1、學校免費保管
以前的高校為畢業(yè)后沒有在公司工作過的學生提供免費的檔案保管服務。
自由托管期為兩年，自畢業(yè)那年7月1日起。需要指出的是，在免費保管期間，學校只負責檔案的保管，不負責檔案的等級、戶籍、職稱、證明等事宜。
兩年內完成的，學校應當將檔案和戶籍轉移到工作單位所在地；滿二年仍不歸還的，應當將其檔案和戶口遷回登記前的戶籍所在地。
2、人事保管
人力資源和社會保障部人事服務機構為畢業(yè)生提供人事檔案保管服務，人事檔案保管沒有固定期限。畢業(yè)生檔案隨就業(yè)登記證轉移到人力資源和社會保障部門人事服務機構后，可享受國家規(guī)定的有關人事待遇。
3、工作單位保管
有權管理人事檔案的黨政機關和國有企事業(yè)單位，應當保存人事檔案。
保管范圍限于本單位正式職工的文件，用人單位的各類專業(yè)技術人員、管理人員和高等學校畢業(yè)生必須委托人力資源和社會保障部門保管。
關鍵詞:人才檔案;管理;問題;對策
人才檔案是指企業(yè)勞動、人事部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察人才的依據。人才檔案是國家檔案的組成部分。人才檔案管理在日常工作管理中起到舉足輕重的作用，因此應當受到足夠的重視。
一、剖視河源市人才檔案管理問題
目前在我市人才檔案托管中心存放人才檔案數(shù)以萬計，有很多各單位的、有在外務工的大學生檔案等等，通過長期的管理工作，分析歸納總結我市在人事檔案管理中存在問以下四個點典型問題，這三個問題也是困擾全國各地的人事檔案管理。第一、檔案管理意識不強，重視程度不高;人事檔案管理工作對于所有單位來說，基本上不產生單位效益和業(yè)績，很多人及單位只認為人事檔案管理只不過是管理文書，只需要妥善保管、整理好、分類好、不外泄，滿足人事調動或者外界的查檔、調檔就可以啦，這種觀念影響了檔案管理工作的整體作用，是非常不正確。第二、檔案內容完整性問題:人事檔案是每個人基本情況的說明書和記錄，要能夠反應一個人的整體情況，達到見檔如見人，可是現(xiàn)實情況卻不盡人意，非常多人的檔案內容幾年甚至十幾年都不更新，檔案內容非常至少，出現(xiàn)了時間的真空，沒有利用和參考價值;這種現(xiàn)象最多出現(xiàn)在外務工大學生，其中有很大一部分大學生畢業(yè)后直接打回本市進行人事托管，很多檔案幾乎只有大學畢業(yè)前的所有檔案，畢業(yè)后的檔案幾乎沒有，很多檔案就是死檔案。第三、檔案信息化程度較低，非常影響管理的效應;人事檔案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事檔案都沒有配備計算機進行信息化管理，建立數(shù)據庫進行數(shù)據搜索。故非常多地級市或者縣區(qū)，如果需要查詢檔案必須到現(xiàn)場進行確認查詢，否則無法調用人事檔案。第四、有部分檔案管理工作較為混亂，認為搞經濟建設是硬任務、硬指標，而檔案工作可有可無，部分分管領導沒有落實，使檔案工作處于松馳狀態(tài)。有的雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。執(zhí)行不嚴，不規(guī)范、人員不到位、職責不明確、任務不落實，而且不少檔案人員又缺乏必要的職業(yè)素質和基本技能;檔案管理人員責任心不強，檔案管理混亂無序，導致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出和歸還檔案不執(zhí)行借還手續(xù)，借了不還時而發(fā)生，導致檔案資料丟失不知去向;甚至還有個別人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值;部分雖然建立了檔案管理領導小組，但由于執(zhí)行不力，還沒有很好的開展有效的、正常的檔案管理工作。
二、淺談河源市人才檔案管理問題解決對策
【關鍵詞】高校畢業(yè)生；檔案管理
人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續(xù)的辦理和各項證明的出具等方面。
高校畢業(yè)生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現(xiàn)實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發(fā)揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。
3、轉移手續(xù)繁瑣。隨著我國經濟的發(fā)展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區(qū)在檔案轉移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個以上的程序，不嚴格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉移。
4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規(guī)定時間繳納寄存費而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強。畢業(yè)生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業(yè)生認為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業(yè)經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業(yè)保險金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計算和領取養(yǎng)老保險金的最為重要的依據。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續(xù)和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。
針對高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業(yè)指導環(huán)節(jié)需加強對檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設了就業(yè)指導課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。
二、檔案管理部門應加大規(guī)范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規(guī)范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質和業(yè)務水平。
檔案管理是一項專業(yè)性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續(xù)教育與培訓，提高其道德品質和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。
四、加快建設檔案的信息化、網絡化。
隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發(fā)展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續(xù)的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。
高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。
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