發(fā)布時(shí)間：2023-05-15 16:36:05
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的個(gè)人檔案的重要性樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生 檔案工作 “學(xué)生類”檔案
2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規(guī)性、指導(dǎo)性文件，27號令并未頒布其實(shí)施細(xì)則，只指出“學(xué)生類”檔案的歸檔范圍?！皩W(xué)生類”檔案是否就是學(xué)生個(gè)人檔案，“學(xué)生類”檔案工作如何開展？
目前高校“學(xué)生類”檔案工作的現(xiàn)狀
1.國內(nèi)學(xué)者對 “學(xué)生類”檔案解析存在很大分歧
一部分學(xué)者認(rèn)為高?！皩W(xué)生類”檔案僅僅是指學(xué)生的個(gè)人檔案，也就是高校大一新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，由學(xué)生管理部門或檔案機(jī)構(gòu)暫時(shí)管理的，學(xué)生畢業(yè)后又流轉(zhuǎn)到用人單位人事部門或是人才交流中心的學(xué)生人事檔案；而也有部分學(xué)者認(rèn)為“學(xué)生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機(jī)構(gòu)長期保存；還有部分學(xué)者認(rèn)為，“學(xué)生類”檔案是由學(xué)生的個(gè)人檔案和十大類中涉及學(xué)生個(gè)人資料兩部分組成，其中學(xué)生個(gè)人檔案是可以理解為暫時(shí)保管，但在教學(xué)類中，如增加學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表等。
2.目前絕大部分高校在27號令下發(fā)之后，“學(xué)生類”檔案管理工作并沒有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展
27號令下發(fā)之前，學(xué)生檔案一般是指的學(xué)生個(gè)人檔案，一般是由高校的學(xué)生管理部門進(jìn)行管理，學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)并不參與管理。27號令頒布之后，“學(xué)生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實(shí)體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實(shí)施細(xì)則，缺乏實(shí)際的、可操作性的措施，再加上學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門較多，內(nèi)容又較為復(fù)雜，同時(shí)高校專職檔案人員數(shù)量較少。因此，目前絕大多數(shù)高校仍然是由學(xué)生管理部門管理學(xué)生的個(gè)人檔案。而檔案機(jī)構(gòu)并未對“學(xué)生類檔案”工作有實(shí)質(zhì)性開展。
從“檔案工作的最終目的”看“學(xué)生類”檔案內(nèi)涵
什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學(xué)者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學(xué)者都不約而同地認(rèn)為，為利用者提供利用服務(wù)是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權(quán)指出“做好檔案的社會服務(wù)是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學(xué)生產(chǎn)生的只要是對學(xué)校、學(xué)生和社會有利用價(jià)值的檔案材料都可以被稱為“學(xué)生類”檔案。為新時(shí)期指導(dǎo)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機(jī)構(gòu)“以人為本” 服務(wù)學(xué)校、學(xué)生和社會的重要體現(xiàn)和新時(shí)代的要求。
做好“學(xué)生類”檔案工作的幾點(diǎn)建議
1.“學(xué)生類”檔案工作的順利開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心是關(guān)鍵
“學(xué)生類”檔案工作是一個(gè)長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予關(guān)心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”。高校校長要批準(zhǔn)“學(xué)生類”檔案工作制度，要將“學(xué)生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學(xué)生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財(cái)力。
2.“學(xué)生類”檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理
27號令明確指出“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)”。高校檔案機(jī)構(gòu)能更好地收集整理檔案和為利用者服務(wù)。一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)在實(shí)際的工作中更了解學(xué)校、學(xué)生、社會對“學(xué)生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學(xué)生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機(jī)構(gòu)工作人員在檔案意識和業(yè)務(wù)技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。
3.加強(qiáng)對“學(xué)生類“檔案的宣傳力度
近年來畢業(yè)生回母校查詢個(gè)人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業(yè)生不清楚自己的個(gè)人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業(yè)生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補(bǔ)辦?？梢钥闯?，很多學(xué)生和用人單位對學(xué)生個(gè)人檔案不是很重視。高校應(yīng)該通過各種渠道宣傳“學(xué)生類”檔案的重要性：一方面，對內(nèi)加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網(wǎng)站、檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站宣傳“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容、價(jià)值、重要性等。
4.關(guān)口下移，加強(qiáng)對“學(xué)生類”檔案材料的收集和規(guī)范管理
“學(xué)生類”檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，需要有高校檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)，學(xué)院各學(xué)生工作部門、管理部門共同協(xié)助才能做好。專職檔案人員要經(jīng)常深入相關(guān)“學(xué)生類”檔案產(chǎn)生部門，督促兼職檔案員做好平時(shí)歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進(jìn)行手把手、面對面的技術(shù)指導(dǎo)與服務(wù)，針對問題及時(shí)提出解決方案，真正做到“關(guān)口前移，重心下移”，確保“學(xué)生類”檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。
為學(xué)校、學(xué)生、社會提供利用服務(wù)是開展“學(xué)生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機(jī)構(gòu)和學(xué)者應(yīng)充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，在實(shí)際工作中有意識地、自覺地開展和改進(jìn)“學(xué)生類”檔案工作方法，才能更好為學(xué)校、學(xué)生、社會服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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1.1保證人事檔案的真實(shí)性、完整性
個(gè)人檔案內(nèi)容的真實(shí)性是進(jìn)行人事檔案工作的前提基礎(chǔ)，這對后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實(shí)及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關(guān)部門提拔有能力的干部時(shí)，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位及相關(guān)評估，做出更接近個(gè)人實(shí)際情況的判斷。因此可以看得出來，這個(gè)關(guān)系到每個(gè)人自身利益的人事檔案，更是關(guān)乎個(gè)人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實(shí)性是非常重要的，一旦因?yàn)闄n案內(nèi)容的不真實(shí)，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對有能力的人是一項(xiàng)損失，更是對社會的嚴(yán)重?fù)p失，使社會沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會價(jià)值。這就要求從事檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真對有關(guān)人員的檔案進(jìn)行核實(shí)、整理，使其個(gè)人檔案能夠充分反映這個(gè)人的實(shí)際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結(jié)束，檔案是隨著個(gè)人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對個(gè)人檔案的管理要隨時(shí)改變、隨時(shí)建立，使個(gè)人的檔案完善，把個(gè)人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個(gè)人檔案中，這樣個(gè)人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的目的
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標(biāo)，是在檔案管理工作方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)的進(jìn)步。這一定程度上使目前人事制度的管理實(shí)現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。這也為社會的建設(shè)提供了有利的資源和保障。為此進(jìn)行人事檔案的管理工作有幾點(diǎn)亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進(jìn)行，把材料整理后歸檔。按照個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)及歷程將相關(guān)證明材料納入個(gè)人的人事檔案中，在個(gè)人檔案中能夠突出本人的實(shí)際業(yè)務(wù)水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時(shí)候作為一項(xiàng)有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時(shí)，隨時(shí)變動隨時(shí)更新，緊跟個(gè)人的社會腳步，同步個(gè)人業(yè)績。整理完相關(guān)資料要按照有關(guān)要求，將檔案交給檔案存放處進(jìn)行檔案存檔的管理，對于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應(yīng)的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應(yīng)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的單位名稱、時(shí)間及文件編號等信息。個(gè)人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時(shí)間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規(guī)范化整理
檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規(guī)范管理，對人事檔案定期進(jìn)行核實(shí)及整理，及時(shí)糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應(yīng)該剔除，缺少的人事檔案資料需要補(bǔ)充進(jìn)去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對檔案的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)上報(bào)，向相關(guān)部門反應(yīng)情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。
1.2.3建立符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施
檔案管理的相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進(jìn)行管理，設(shè)置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機(jī)等相關(guān)配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質(zhì)的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設(shè)施，保證人事檔案的安全性。
2增強(qiáng)檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標(biāo)，可以充分利用人事檔案對個(gè)人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當(dāng)務(wù)之急就是要使檔案管理加快信息化進(jìn)程。要使計(jì)算機(jī)在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢。建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個(gè)人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用及查詢。這樣就可以對人事檔案進(jìn)行動態(tài)跟蹤，省時(shí)省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實(shí)現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態(tài)化信息。設(shè)置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實(shí)性，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。
3增強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)
一、高職院校現(xiàn)今檔案管理狀況
當(dāng)今社會，部分高職院校已經(jīng)開始信息化管理檔案，但在這個(gè)過程中，仍有許許多多的不足之處，技術(shù)人員的缺乏使大量工作沒有辦法開展，這也成為了高職院校的一大漏洞。當(dāng)前，懂得檔案管理信息化建設(shè)的人才較少，缺乏專職的技術(shù)人員。一些工作人員缺少專業(yè)知識和基本的技能，更沒有接受過專業(yè)的檔案信息管理的教育，這些都一直制約著檔案信息化的進(jìn)程。同時(shí)，檔案管理的設(shè)備也是拖延進(jìn)程的一個(gè)原因。雖然部分高職院校已經(jīng)開始啟用信息化管理檔案，但設(shè)備不足，技術(shù)手段落后，檔案部門所使用的計(jì)算機(jī)比較陳舊，系統(tǒng)早已老化，甚至都沒有一個(gè)系統(tǒng)的管理軟件。但尤為重要的一點(diǎn)就是，高職院校并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，因?yàn)樵诟呗氃夯窘ㄔO(shè)、師資力量和設(shè)備等方面，檔案信息化管理并不是被院校擺在很重要的位置，從而忽略了這個(gè)看似不重要實(shí)則很重要的一項(xiàng)進(jìn)程。
二、高職院校成立信息化檔案管理的必要性
在這個(gè)信息時(shí)代，高職院校的信息化檔案管理建設(shè)有著舉足輕重的位置，以上通過對高職院校的檔案現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，我們充分認(rèn)識到了檔案信息化建設(shè)對高職院校的重要作用。高職院校的信息化建設(shè)是很重要的一項(xiàng)工作，它標(biāo)志著院校走向科技化的偉大進(jìn)程，也標(biāo)志著人類的進(jìn)步。高職院校主要的兩種檔案管理運(yùn)行穩(wěn)定，能促進(jìn)院校不斷發(fā)展。高職院校學(xué)生個(gè)人信息檔案管理對學(xué)生而言，是非常重要的。學(xué)生的個(gè)人檔案、成績等都掌握在學(xué)校的管理庫里。學(xué)生個(gè)人檔案的安全與完整是學(xué)生最關(guān)心的事情，學(xué)生可以看到自己發(fā)展過程中的不足并反思自己的錯(cuò)誤，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。而學(xué)校發(fā)展檔案的管理，對學(xué)校來說是非常重要的，它的作用和學(xué)生個(gè)人檔案對學(xué)生的重要性是一樣的。學(xué)校歷年來的發(fā)展進(jìn)程全部在檔案資料庫里，從檔案中學(xué)?？梢钥吹綄W(xué)校發(fā)展歷程中的優(yōu)劣，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)加以改正，促進(jìn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理信息化的同時(shí)，我們可以看到檔案功能的全面與完善，相對于過去只有登記、錄入等單一管理方式，如今的檔案管理更具有凝聚力。我們之所以要推廣高職院校進(jìn)行信息化管理檔案，就是因?yàn)樵诋?dāng)今，檔案自動化的管理建設(shè)已經(jīng)初見成效，并且大勢所趨，這必將是各大院校以后必須實(shí)行的一項(xiàng)準(zhǔn)則。檔案信息化的管理方式，將是時(shí)代的趨勢，所以建立完善的信息化檔案管理是非常有必要的。
三、實(shí)施檔案管理信息化的具體措施
（一）檔案信息數(shù)字化――管理建設(shè)。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的形式，用電子記錄形式代替了傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄的形式，在一定程度上方便了檔案管理員的工作，增加了辦事效率。對于檔案管理信息化，我們首先要采取的措施就對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的管理，把傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像文件通過信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，進(jìn)行系統(tǒng)有序的編號，組成有規(guī)律可循的檔案信息庫。通過關(guān)鍵字的搜索，能夠快速有效地查找到對應(yīng)資料，使需要查找的信息一目了然，內(nèi)容全面。例如，將學(xué)生個(gè)人信息輸入到信息庫里，通過搜索該學(xué)生姓名，即可查找到該學(xué)生所有資料。對學(xué)校發(fā)展檔案管理的建設(shè)也是如此，這樣可以在最短的時(shí)間內(nèi)，通過關(guān)鍵字搜索獲取最多、最全的信息，既方便又快捷。
（二）檔案信息數(shù)字化――網(wǎng)站建設(shè)?，F(xiàn)如今，網(wǎng)站作為人們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常用到的工具在生活中起著重要作用。檔案僅僅數(shù)字化還不夠，因?yàn)閿?shù)字化僅僅供內(nèi)部管理人員使用，檔案資源的利用率大大降低，且如若僅僅由檔案管理人員掌握檔案信息，學(xué)生或?qū)W校對自己檔案的查詢也將會增加檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，且在一定程度上浪費(fèi)了學(xué)生或?qū)W校工作人員的時(shí)間。檔案進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)，給予學(xué)生及學(xué)校工作人員一個(gè)固定的賬號與密碼，使學(xué)生能夠自己通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)資料，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)也降低了檔案管理員的工作強(qiáng)度，使其能夠?qū)n案管理有進(jìn)一步的研究，更好地造福院校。檔案網(wǎng)站建設(shè)的主頁需要提供基本端口，這個(gè)端口需集服務(wù)、宣傳與交流為一體，方便學(xué)生能夠快速了解學(xué)校的發(fā)展歷程及其他內(nèi)容。
（三）信息數(shù)字化管理中應(yīng)注意的問題。1.檔案管理信息化，并不是完全取代傳統(tǒng)檔案管理，只是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，但并不是取代。傳統(tǒng)檔案管理與信息化管理相互依賴，傳統(tǒng)檔案管理作為基礎(chǔ)，在一定程度上影響著信息化管理。2.檔案管理信息化分目錄與全文，但無論是哪一個(gè)，在進(jìn)行數(shù)字化的過程中都會有諸多問題，例如技術(shù)問題、合作問題等。3.檔案信息管理需要有安全保障。數(shù)據(jù)的管理與使用，必須設(shè)定一定的權(quán)限。數(shù)據(jù)管理者必須經(jīng)過嚴(yán)格挑選與考察，確保對信息化檔案管理技術(shù)掌握熟練，避免誤操作現(xiàn)象發(fā)生。對于檔案查詢者的權(quán)限，則應(yīng)考慮其是否是院校學(xué)生或老師，避免被校外不良分子利用。4.檔案信息需定期備份。管理員進(jìn)行定期備份能夠保證數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證系統(tǒng)盡快恢復(fù)運(yùn)行。
三、高職院校的檔案信息管理應(yīng)注意的環(huán)節(jié)和遵循原則
高職院校的檔案管理，需要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)：一是高職院校從自身實(shí)際出發(fā)，一定要避免盲目建設(shè)。二是高職院校的檔案信息應(yīng)有系統(tǒng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理信息化進(jìn)入科學(xué)化和制度化的正規(guī)管理模式。三是處理好院校系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的交流性和兼容性，這樣將更便于資源的有效利用。
高職院校同時(shí)也要遵循以下幾個(gè)原則：一是為了使高職院校的檔案信息充分被利用，我們要將利用率高的資源信息進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。二是優(yōu)先選擇比較稀有的高職院校檔案集中進(jìn)行數(shù)字化的管理，使稀有檔案的珍貴性得到完全保護(hù)。三是通過篩選，選擇具有代表性的、有特色的檔案信息進(jìn)行資源共享，對外開放。這樣，檔案的資源開放性也充分地被體現(xiàn)出來。
大學(xué)生檔案是學(xué)生在校生涯的翔實(shí)記錄，也是社會人事檔案的的重要部分。大學(xué)生檔案對學(xué)生就業(yè)單位人才的選拔任用、工作后工齡的計(jì)算、申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級、出國及公務(wù)員考試、養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理等都會產(chǎn)生很大影響，大學(xué)生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學(xué)生檔案的管理工作不盡人意，高校大學(xué)生檔案管理的失責(zé)使得大學(xué)生檔案丟失、變?yōu)?ldquo;死檔”、各項(xiàng)社會福利無法得到確認(rèn)等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，學(xué)生的直接利益無法得到保障。本文正是基于大學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀出現(xiàn)的問題，分析認(rèn)為高校缺失專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理技術(shù)有待提高、大學(xué)生檔案安全性有待加強(qiáng)，建議政府硬性要求并且財(cái)政支持高校設(shè)立專門的大學(xué)生檔案管理室、將電子檔案引進(jìn)到大學(xué)生檔案管理工作中，并且探索施行新的檔案存放制度。
【關(guān)鍵詞】
大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時(shí)候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價(jià)值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個(gè)人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項(xiàng)社會公共福利無法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對檔案重視意識的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實(shí)記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時(shí)存放兩年的時(shí)間，那些沒有接受單位的大學(xué)生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時(shí)將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實(shí)記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過個(gè)人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理部門
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個(gè)學(xué)院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實(shí)材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時(shí)大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個(gè)人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對大學(xué)生檔案管理工作的一些建議
高校檔案工作與和諧校園關(guān)系密切。檔案“是重要的信息資源和歷史憑證，是學(xué)校的文化遺產(chǎn)”。檔案資料為和諧校園文化建設(shè)提供最真實(shí)，最祥盡，最能感動師生的史料依據(jù)。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，是以服務(wù)和諧校園為前提，服務(wù)廣大師生員工為目的。反過來，和諧的校園氛圍，又為檔案的完整收集、規(guī)范整理，以及按時(shí)歸檔創(chuàng)造了條件，促進(jìn)和完善檔案工作的發(fā)展。因此，構(gòu)建和諧校園離不開檔案事業(yè)的發(fā)展，而檔案事業(yè)與其他事業(yè)的同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，也是和諧校園的重要體現(xiàn)之一。
二、高校檔案工作在和諧校園建設(shè)中的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.為學(xué)校建立完善、健全的規(guī)章制度提供重要依據(jù)
建章立制是高校行之有效的管理手段。隨著社會環(huán)境的不斷變化，高校必須制定出符合校情、符合社會進(jìn)步的規(guī)章制度。高校檔案室(館)在完善學(xué)校的體制機(jī)制工作中，責(zé)無旁貸地為學(xué)校提供材料依據(jù)。學(xué)校利用檔案室(館)提供的重要材料依據(jù)，總結(jié)歷年來成功的管理經(jīng)驗(yàn)和管理措施，借鑒前人辦學(xué)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，清理和廢止不合理的管理制度，完善和制定新的制度，讓校規(guī)校紀(jì)成為學(xué)校各種活動能夠正常運(yùn)行的保障，成為規(guī)范師生員工行為的尺度。努力創(chuàng)設(shè)一個(gè)有制可依、有制可循的和諧校園環(huán)境。
2.為廣大利用者提供幫助
首先為學(xué)校教職工及離退休人員提供幫助。高校檔案室(館)服務(wù)對象最多的就是學(xué)校的教職工。教職工除了評職稱查檔外，也有因?yàn)閰⒓痈鞣N評優(yōu)活動要填報(bào)相關(guān)表格而來查找檔案；還有的是為了了解國家、學(xué)校各種優(yōu)惠政策而來查找檔案資料的。離退休人員來查檔案的，有的是人退了心不閑，撰寫自己工作的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)為學(xué)校作貢獻(xiàn)；有的是為了參加各種社會組織而來查自己工作期間的一些相關(guān)材料；還有一些要參加社會保險(xiǎn)而來獲取相關(guān)的檔案資料。
其次為在校大學(xué)生提供幫助。來檔案室(館)查找資料的學(xué)生中，一般大多是校團(tuán)委或各系部的學(xué)生干部。他們都是在準(zhǔn)備舉辦各種活動時(shí)來查往年舉辦活動的相關(guān)資料。另外也有一些學(xué)生，他們來查檔案是為了了解學(xué)校針對學(xué)生而制定的一些規(guī)章制度，如評選優(yōu)秀班團(tuán)干的條件、獲得獎助學(xué)金的條件等等。
還有為外來人員提供幫助。來檔案室(館)查找資料的外來人員，大多是學(xué)校畢業(yè)出去的學(xué)生。這些人員來查檔案，大多是在工作中要申辦各種資格證書時(shí)，來學(xué)校查找自己當(dāng)年在校時(shí)的相關(guān)檔案資料。
三、高校檔案工作服務(wù)于和諧校園建設(shè)的幾個(gè)措施
1.積極收集檔案信息資料，不斷豐富室(館)藏，讓檔案信息資料更具完整性、時(shí)效性
檔案部門在日常收集整理的基礎(chǔ)上，應(yīng)廣開途徑，面向廣大教職員工征集有價(jià)值的檔案資料。有條件的可以開展形式多樣的活動，全面收集廣大師生員工最關(guān)心、最直接、最密切、最現(xiàn)實(shí)的檔案信息資料，使原始的、分散的、有保存和利用價(jià)值的檔案成為系統(tǒng)的、有序的、動態(tài)的檔案信息資料，更迅速地、準(zhǔn)確地、全面而完整地被利用，為創(chuàng)建和諧的校園環(huán)境提供信息資源。作為地方高校，也可以收集能反映當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情的有價(jià)值的檔案資料，豐富和諧的校園文化內(nèi)容。
2.解放思想，開拓創(chuàng)新，積極開展形式多樣的服務(wù)類型
第一，變單向被動服務(wù)為多向主動服務(wù)，努力創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用。
高校檔案的服務(wù)形式多為單向被動服務(wù)，這對于充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值有一定的局限性。所以檔案工作者要變單向被動服務(wù)為多向主動服務(wù)，可以采取走出去的方式，多向廣大師生宣傳檔案的利用與功能。也可以和當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門合作，創(chuàng)辦檔案展覽，積極向社會宣傳檔案的魅力。還可以創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，在“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境”下，檔案以電子文件的方式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)通道提供利用服務(wù)。這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用形式有共享性、復(fù)用性、交互性、多樣性和開放性的特點(diǎn)。一份文件可實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)、異地利用，不受時(shí)間和空間的限制，以達(dá)到對檔案信息資源更廣泛的利用，更好地為創(chuàng)建和諧的校園、創(chuàng)建和諧的社會服務(wù)。
第二，加強(qiáng)民生檔案服務(wù)，促進(jìn)和諧校園發(fā)展。
高校的民生檔案是維護(hù)師生員工利益的原始憑證。由于民生檔案的特殊性，同一份檔案包含多人的信息，有的內(nèi)容還涉及個(gè)人隱私，不方便查閱；有的民生檔案由于利用率高，形成檔案的部門為了日后工作的方便，不愿將檔案移交檔案室(館)，造成檔案室(館)民生檔案的缺失；還有的民生檔案是由不同的幾個(gè)相關(guān)部門整理形成，如果此類檔案不移交到學(xué)院檔案室(館)，勢必造成查找檔案程序的繁雜，影響教職工的工作和生活?；诖耍訌?qiáng)民生檔案的管理與服務(wù)，勢在必行。
第三，面向?qū)W生，制定專項(xiàng)服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】技師學(xué)院 學(xué)生檔案管理 畢業(yè)生就業(yè)
技師學(xué)院學(xué)生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學(xué)習(xí)成績、思想品德、身心健康狀態(tài)等信息，而且是學(xué)校推薦學(xué)生和用人單位錄用學(xué)生的主要參考依據(jù)，在學(xué)生步入工作崗位后，其個(gè)人檔案仍然是職稱評定、學(xué)習(xí)深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，對于促進(jìn)畢業(yè)生就業(yè)、規(guī)范就業(yè)市場具有重要意義。
一、技師學(xué)院學(xué)生檔案管理存在的問題
（一）學(xué)生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學(xué)生檔案管理對于畢業(yè)生就業(yè)具有十分重要的作用，但是目前一些技師學(xué)院學(xué)生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現(xiàn)在一方面不夠重視學(xué)生檔案管理，沒有把學(xué)生檔案管理放在學(xué)校重點(diǎn)工作項(xiàng)目上，并且投入的資金十分有限，導(dǎo)致學(xué)生檔案質(zhì)量不高，不能充分起到促進(jìn)畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)，幫助用人單位盡快了解、用好畢業(yè)生的功能。另一方面具體表現(xiàn)在學(xué)生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學(xué)院學(xué)生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學(xué)生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導(dǎo)很多學(xué)生檔案都沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理，都是要等到學(xué)生快要畢業(yè)的時(shí)候才進(jìn)行集中整理。這些零散的不規(guī)范的學(xué)生檔案根本不能夠促進(jìn)學(xué)生的就業(yè)，而學(xué)校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時(shí)代的發(fā)展要求。
（二）學(xué)生檔案材料內(nèi)容陳舊。學(xué)生檔案材料應(yīng)該具有豐富多樣性和實(shí)用權(quán)威性的特點(diǎn)，特別是隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學(xué)院相對于高校而言，和企業(yè)的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時(shí)更想要看到的是學(xué)生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實(shí)踐活動材料等，但是大部分技師學(xué)院的學(xué)生檔案材料仍然停留在學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、黨團(tuán)材料、體檢表等內(nèi)容上，這樣的檔案材料根本不能夠準(zhǔn)確而全面地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，不能全方位地展示學(xué)生的精神面貌，不能體現(xiàn)學(xué)生的競爭力，因此，內(nèi)容陳舊的學(xué)生檔案材料是不能夠很好地服務(wù)于學(xué)生就業(yè)的。這就要求技師學(xué)院在學(xué)生檔案管理方式上，特別是對畢業(yè)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)方面形成的檔案材料要實(shí)行全過程的動態(tài)管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案資料。
（三）學(xué)生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和教育體制的不斷改革，畢業(yè)生的就業(yè)方式和就業(yè)觀念也在不斷地發(fā)生變化，畢業(yè)生畢業(yè)由以前的國家統(tǒng)一分配變成了現(xiàn)在的用人單位和學(xué)生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學(xué)生的綜合素質(zhì)和實(shí)踐能力，并不過多關(guān)注學(xué)生的個(gè)人檔案，而學(xué)生更加關(guān)心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學(xué)院的畢業(yè)生，大多都進(jìn)入了外資企業(yè)或民營企業(yè)，而這些企業(yè)基本上都是實(shí)行人事，把畢業(yè)生的檔案放在人才中心保管，這樣就導(dǎo)致許多畢業(yè)生不關(guān)心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關(guān)系不大的錯(cuò)誤意識，這樣最后就導(dǎo)致出現(xiàn)畢業(yè)生和檔案分離的現(xiàn)象，這些問題都不利于學(xué)生將來的發(fā)展。
（四）檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。由于技師學(xué)院普遍不重視學(xué)生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業(yè)的人才，導(dǎo)致大部分檔案管理人員都是從其他學(xué)科轉(zhuǎn)行而來，因此他們的素質(zhì)業(yè)務(wù)水平普遍不高，專業(yè)能力普遍不強(qiáng)，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業(yè)知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經(jīng)常出現(xiàn)文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關(guān)部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，最終造成學(xué)生檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，因此也就不能夠真實(shí)地反映學(xué)生的個(gè)人信息和能力素質(zhì)，也就不能夠有效地服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，做好為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作
首先，提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集和整理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門要提高思想認(rèn)識，不斷更新學(xué)生檔案管理理念，把學(xué)生檔案管理工作當(dāng)作學(xué)校的重點(diǎn)工作去抓，要加大資金投入力度，加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學(xué)生綜合素質(zhì)和實(shí)踐能力的材料歸入學(xué)生檔案之中，保證學(xué)生檔案材料的完整性，同時(shí)在收集和整理學(xué)生檔案時(shí)一定要寫要規(guī)范、字跡工整，不要出現(xiàn)錯(cuò)別字，保證學(xué)生檔案材料的準(zhǔn)確性。
其次，要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來提高學(xué)生檔案管理的信息化水平。技師學(xué)院的學(xué)生檔案管理要隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷提高，必須要通過引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來提高學(xué)生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學(xué)生的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立學(xué)生的電子檔案，來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對學(xué)生檔案進(jìn)行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學(xué)校、學(xué)生和用人單位以最便捷、最快速的方式進(jìn)行搜索和利用。
再次，加強(qiáng)宣傳力度，提升學(xué)生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業(yè)時(shí)學(xué)生能夠妥善地處置和保管好個(gè)人檔案。
最后，技師學(xué)院要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高他們的綜合素質(zhì)。技師學(xué)院要在資金和政策上全力支持學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓(xùn)力度，采取“請進(jìn)來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、政治素質(zhì)、職業(yè)道德和主動服務(wù)意識；另一方面，要引進(jìn)一批高素質(zhì)的專業(yè)的檔案學(xué)人才，建設(shè)一支高素質(zhì)、高能量的人才隊(duì)伍，以便以最專業(yè)、最快速的標(biāo)準(zhǔn)為畢業(yè)生的就業(yè)做好服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
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摘要：目前，大學(xué)生的誠信問題已經(jīng)成為擺在高校教育工作者面前不得不面對的重大問題，特別是表現(xiàn)在考試誠信方面。中山大學(xué)南方學(xué)院雖然在學(xué)生的考試誠信方面取得了一定的成績，但是面對存在的問題，通過學(xué)院的努力和學(xué)生的密切配合，形成二者的合力，就能夠有效構(gòu)建考試誠信體系，促進(jìn)學(xué)院的學(xué)風(fēng)考風(fēng)建設(shè)，也能有效促進(jìn)學(xué)生的誠信道德建設(shè)。
關(guān)鍵詞：考試誠信；體系；構(gòu)建；中山大學(xué)南方學(xué)院
中圖分類號：G4文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：16723198（2013）16012802
高等學(xué)校作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要場所，對學(xué)生的誠信教育發(fā)揮著重要作用。然而目前，大學(xué)生的誠信問題已經(jīng)成為擺在高校教育工作者面前不得不面對的重大問題，特別是表現(xiàn)在考試誠信方面。近年來，不少高校出現(xiàn)因作弊而被勒令退學(xué)的現(xiàn)象出現(xiàn)，根據(jù)相關(guān)部門調(diào)查，大約28%以上的學(xué)生都曾有過作弊經(jīng)歷。高校如果不采取相應(yīng)措施對學(xué)生進(jìn)行誠信道德建設(shè)，不但對高校的教學(xué)有不良影響，而且會影響到學(xué)生的成長成才。
中山大學(xué)南方學(xué)院由中山大學(xué)與廣東珠江投資集團(tuán)合作，經(jīng)教育部批準(zhǔn)設(shè)立的獨(dú)立學(xué)院，在校生近18000人。近年來，我院高度重視大學(xué)生的誠信教育，把考試誠信作為加強(qiáng)大學(xué)思想政治教育的重要舉措，通過多年的努力，取得了一定的成就。對此，本文從中山大學(xué)南方學(xué)院的實(shí)際情況出發(fā)，通過回顧與反思當(dāng)前大學(xué)生考試誠信教育現(xiàn)狀，分析其中存在的問題，并就進(jìn)一步加強(qiáng)大學(xué)考試的誠信體系建設(shè)提供一些意見。
1考試誠信教育所取得的成績
中山大學(xué)南方學(xué)院高度重視考試誠信的教育，并采取了一些措施加強(qiáng)對大學(xué)生的教育。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.1學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視考試誠信教育，并把考試誠信納入到大學(xué)生思想政治教育工作中去。不管是在考試時(shí)期，還是在平時(shí)的教育階段，學(xué)院都高度重視考試誠信教育。根據(jù)學(xué)院的組織管理體系，學(xué)院成立了以分管教學(xué)工作的副院長為負(fù)責(zé)人考試時(shí)期監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，下轄各系的教務(wù)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對全院各種考試的監(jiān)督和管理。學(xué)院還成立了以分管學(xué)生工作的黨委書記為負(fù)責(zé)人的學(xué)生工作組織，下轄學(xué)工部、各系的學(xué)生管理工作負(fù)責(zé)人。除此之外，學(xué)院還依托公共課部對大學(xué)生進(jìn)行思想政治教育，教育他們養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣，正確地對待考試，用公平的方式展現(xiàn)個(gè)人的文化知識水平。實(shí)際上，學(xué)院的這種做法確保了考試期間，平時(shí)教育和課堂學(xué)習(xí)期間三位結(jié)合，有針對性地對大學(xué)生進(jìn)行了誠信意識的教育。
1.2重視教師的誠信引導(dǎo)
榜樣的力量是無窮的。中山大學(xué)南方學(xué)院高度意識到了這一點(diǎn)，在對學(xué)生進(jìn)行考試誠信的教育過程中，學(xué)院要求所有教師要做到誠信，用誠信去影響學(xué)生。對于教師來說，誠信是最起碼的師德要求，也是教師在教學(xué)過程中必須要做到的一點(diǎn)。
中山大學(xué)南方學(xué)院采取了一系列措施加強(qiáng)教師的誠信建設(shè)，并要求教師對學(xué)生進(jìn)行誠信影響。一是學(xué)院把每次考試當(dāng)作對教師進(jìn)行誠信教育的重要契機(jī)，要求教師嚴(yán)格監(jiān)考，按照監(jiān)考要求認(rèn)真做好監(jiān)考工作，從思想上讓教師意識到嚴(yán)格監(jiān)考的重大意義。二是加強(qiáng)教師的職業(yè)道德教育，把誠信納入到職業(yè)道德教育的范疇中去，通過建立各種規(guī)章制度，讓教師意識到個(gè)人誠信對教育學(xué)生誠信所發(fā)揮的重大作用。三是教育廣大教師把誠信踐行到具體實(shí)踐中去，讓教師不但在監(jiān)考中做到誠信，還讓教師在課堂教學(xué)中對學(xué)生進(jìn)行誠信教育，并要求教師身體力行，說到做到。
1.3全校范圍基本形成遵守考試紀(jì)律的良好風(fēng)氣
在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和廣大教師的辛勤努力下，通過一系列的措施，中山大學(xué)南方學(xué)院的考風(fēng)得到了一定程度的改善。主要表現(xiàn)在：考試紀(jì)律較好，學(xué)生都能遵守考試要求；在考試過程中被發(fā)現(xiàn)作弊的比率明顯下降；全體教師都能在監(jiān)考過程中做好本職工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)；近幾年未發(fā)生重大惡性作弊事件等。這些成績的取得有賴于中山大學(xué)南方學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和全體教師的努力，得到了上級領(lǐng)導(dǎo)部門的贊賞和表揚(yáng)。
2考試誠信體系的構(gòu)建策略
雖然中山大學(xué)南方學(xué)院在考試誠信建設(shè)方面取得了一定的成績，但是也存在著一些問題，如個(gè)別學(xué)生的誠信意識不強(qiáng)、學(xué)院的誠信建設(shè)與管理的制度不完善等。要解決這些問題，更好的促進(jìn)考試誠信工作的開展，就需要在堅(jiān)持原有的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，采取更加積極穩(wěn)健的措施，建立考試誠信體系。具體來說，就需要從學(xué)校、學(xué)生兩個(gè)層面著手。
2.1學(xué)院層面
學(xué)院是考試誠信體系構(gòu)建的主體，只有充分發(fā)揮出學(xué)院的主觀能動性，在對學(xué)生的誠信教育上和誠信制度上下手，建立個(gè)人誠信檔案，就會有效的加強(qiáng)考試誠信教育，為構(gòu)建考試誠信體系做好學(xué)院層面的工作。
2.1.1考試前對學(xué)生加強(qiáng)有針對性的誠信教育
學(xué)院在做好平時(shí)對學(xué)生進(jìn)行誠信教育的基礎(chǔ)上，特別是要加強(qiáng)考試前的誠信教育。對此，學(xué)院可以要求各系組織各輔導(dǎo)員或班主任召開各種類型的主題班會，讓學(xué)生了解誠信考試對個(gè)人成長成才的重大意義，告訴學(xué)生做好考試誠信的基本方法，并充分調(diào)動學(xué)生自主誠信考試的積極性。主題班會召開之后，各系要以班級為單位收集資料，并上交到學(xué)院教務(wù)管理部門，作為對學(xué)生進(jìn)行誠信教育的資料進(jìn)行保管。實(shí)踐證明，考試前進(jìn)行過誠信教育的班級比沒有進(jìn)行過誠信教育的班級的作弊率要低。今后，中山大學(xué)南方學(xué)院要采取這種考前教育的方法對學(xué)生進(jìn)行誠信意識的教育，最大限度的對學(xué)生進(jìn)行思想意識上的教育，防止考試作弊的現(xiàn)象發(fā)生。
2.1.2建立健全誠信建設(shè)的相關(guān)制度
目前，雖然中山大學(xué)南方學(xué)院成立了以分管教學(xué)工作的副院長為責(zé)任人的考試巡查監(jiān)督小組，也成立了以分管學(xué)生工作的黨委書記為負(fù)責(zé)人的平時(shí)思想政治教育工作隊(duì)伍，在大學(xué)生思想政治道德課程教學(xué)中也對學(xué)生進(jìn)行了誠信意識的教育。但是在誠信建設(shè)的制度上，學(xué)院仍然存在著一些問題。如獎懲措施缺乏，誠信保障機(jī)制不足等。因此，學(xué)院要想辦法解決這些問題，建立健全誠信建設(shè)相關(guān)的制度。
一是建立誠信獎懲措施。一方面是獎勵，對于在考試中表現(xiàn)優(yōu)秀的學(xué)生給予一定的誠信獎勵，不單單是要求學(xué)生做到誠信，更重要的是讓學(xué)生體會到堅(jiān)持誠信能夠得到一定的獎勵。獎勵可以是物質(zhì)的，也可以是精神的，甚至可以是精神和物質(zhì)雙重獎勵的。學(xué)生在得到了堅(jiān)持誠信考試的有效回報(bào)之后，不但會自己努力堅(jiān)持下去，而且還會帶動身邊的同學(xué)去誠信考試，起到一傳十，十傳百的優(yōu)秀效果。另一方面是懲罰，懲罰的對象是那些考試作弊，不遵守考試紀(jì)律的學(xué)生。在制定懲罰措施時(shí)要根據(jù)違紀(jì)情節(jié)來決定，分別制定警告、嚴(yán)重警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍的懲罰級別。在學(xué)生違紀(jì)的情況下，要切實(shí)落實(shí)的執(zhí)行上，絕不姑息，絕不淡化懲罰制度的權(quán)威。
二是建立誠信保障機(jī)制。誠信保障機(jī)制建立的主要目的在于促進(jìn)誠信建設(shè)的發(fā)展。一是保障全校形成良好的誠信氛圍，使得全校教職工和學(xué)生都能沐浴在誠信的文化氛圍中，形成人人爭做誠信行為的良好風(fēng)范。二是促進(jìn)廣大教職工和學(xué)生自我約束，在誠信保障機(jī)制的作用下，不誠信的行為就會嚴(yán)格杜絕，在這種情況下，人人都會自我嚴(yán)格要求。三是有效的確保學(xué)生的學(xué)風(fēng)考風(fēng)建設(shè)，通過誠信保障機(jī)制的作用，教職工會養(yǎng)成良好的誠信工作意識，學(xué)生會養(yǎng)成良好的誠信學(xué)習(xí)意識，那么久而久之，良好的學(xué)風(fēng)和考風(fēng)就會逐漸形成。
2.1.3建立完整的個(gè)人誠信檔案
目前，世界上不少國家都建立個(gè)人誠信檔案，這對于保障社會誠信，形成良好的誠信風(fēng)范具有重要的促進(jìn)作用。中山大學(xué)南方學(xué)院可以借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，建立全校范圍內(nèi)的學(xué)生的個(gè)人誠信檔案，以個(gè)人誠信檔案為抓手，對學(xué)生進(jìn)行考試誠信意識的教育。
一是建立個(gè)人誠信檔案數(shù)據(jù)庫。傳統(tǒng)的個(gè)人誠信檔案是紙質(zhì)化的，把個(gè)人的誠信行為記錄在內(nèi)，并裝入個(gè)人檔案里。這種做法是基本符合當(dāng)前檔案管理的基本情況的。實(shí)際上，學(xué)院還可以在確保紙質(zhì)化檔案的基礎(chǔ)上，開發(fā)個(gè)人誠信檔案數(shù)據(jù)庫，把個(gè)人的誠信行為輸入信息庫里。雖然目前數(shù)據(jù)庫類型的個(gè)人誠信檔案建設(shè)起來有些難度，但是隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，這種類型的誠信檔案將會取代紙質(zhì)化的檔案。中山大學(xué)南方學(xué)院如果能開拓創(chuàng)新，建立個(gè)人誠信數(shù)據(jù)庫，將會成為引領(lǐng)高校個(gè)人檔案的先鋒。
二是個(gè)人檔案的記錄要實(shí)事求是。目前，學(xué)生個(gè)人檔案的管理者是輔導(dǎo)員（班主任）。但是由于個(gè)別輔導(dǎo)員（班主任）可能對某些學(xué)生存在著一定的偏見，因而在對待學(xué)生的誠信檔案上抱著個(gè)人主義或者個(gè)人思想。這對于正確反映學(xué)生的實(shí)際情況不利。如果輔導(dǎo)員（班主任）不能實(shí)事求是的記錄學(xué)生的實(shí)際情況，將會對學(xué)生的一生產(chǎn)生不良影響。所以，學(xué)生個(gè)人檔案信息的記錄要本著實(shí)事求是的態(tài)度，將學(xué)生的真實(shí)表現(xiàn)記錄在內(nèi)，而不要出現(xiàn)任何形式的個(gè)人偏見。
2.2學(xué)生層面
學(xué)生是被教育的對象，在誠信體系的建構(gòu)過程中，學(xué)生發(fā)揮著重要的作用，學(xué)生認(rèn)識到位與否、配合學(xué)院的誠信體系建設(shè)工作與否等方面的問題都直接影響著考試誠信體系的構(gòu)建。
2.2.1深刻認(rèn)識到考試誠信對自身發(fā)展的重要性
思想層面的認(rèn)識對行動起著決定作用，如果學(xué)生不能在思想上深刻意識到考試誠信的重大意義，不能認(rèn)識到對自身未來發(fā)展的影響，也就不能自主地積極地參與到學(xué)院的考試誠信體系構(gòu)建過程中去。因此，學(xué)生只要在意識到了這一問題的重要性的基礎(chǔ)上，才能夠?qū)ψ约簢?yán)格要求，正確做到誠信考試。
一方面，學(xué)生要積極努力的學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，用學(xué)習(xí)到的知識戰(zhàn)勝考試時(shí)的作弊思想。如果學(xué)生真正掌握了知識，那么就不會害怕考試，因而也會在考試過程中沉著答題，不會有作弊思想的產(chǎn)生。要做到這一點(diǎn)，學(xué)院要加強(qiáng)對學(xué)生的教育，并教會學(xué)生學(xué)習(xí)的方法，讓學(xué)生真正的學(xué)習(xí)到知識，為考試而做好前期準(zhǔn)備工作。
另一方面，學(xué)生要樹立誠信考試的良好意識。對于學(xué)生來說，因?yàn)槿伺c人的不同，而造成了思想的不同。誠信考試意識較強(qiáng)的學(xué)生可以有效的幫助那些誠信考試意識較差的學(xué)生。把誠信考試的精神傳遞給他人，并積極的影響著身邊的同學(xué)。
2.2.2積極配合學(xué)院的考試誠信體系的建設(shè)
考試誠信體系的構(gòu)建需要得到學(xué)生的認(rèn)同和配合才能真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。對于學(xué)生來說，要做到以下兩點(diǎn)。
一是認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)院的考試誠信管理制度。學(xué)生只有在深刻了解了考試管理制度的基礎(chǔ)上才能按照制度的要求誠信考試，因此，學(xué)生要自主地積極地參加學(xué)院組織的各種考試誠信教育活動，了解考試的基本要求。另外，由于每次考試的實(shí)際情況不同，所以每次考試的要求可能也會有所不同，在這種情況下，學(xué)生就需要及時(shí)了解考試要求，按照考試要求認(rèn)真?zhèn)淇?，在考試過程中誠信考試。
二是嚴(yán)格要求自己，做到誠信考試。在學(xué)習(xí)階段，學(xué)生要認(rèn)真學(xué)習(xí)。在考試階段，學(xué)生要嚴(yán)格要求自己，即便是遇到難題，也不要總想著去作弊?？傊?，要養(yǎng)成良好的誠信考試習(xí)慣，讓誠信考試的優(yōu)良作風(fēng)不斷得到發(fā)揚(yáng)。
綜上所述，中山大學(xué)南方學(xué)院雖然在學(xué)生的考試誠信方面取得了一定的成績，但是在面對存在的問題的同時(shí)，通過學(xué)院的努力和學(xué)生的密切配合，形成二者的合力，就能在構(gòu)建考試誠信體系的道路上就能越走越寬，為學(xué)院的學(xué)風(fēng)建設(shè)和考風(fēng)建設(shè)貢獻(xiàn)力量，也能為培養(yǎng)誠信的合格的人才奠定基礎(chǔ)，更能促進(jìn)學(xué)生人格的自我完善和發(fā)展，確保學(xué)生成人成才。
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[關(guān)鍵詞]學(xué)生；檔案管理；改革
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349(2010)12-0076-01
檔案是組織或個(gè)人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是個(gè)人信息的重要載體。學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活期間真實(shí)情況的反映，它記錄了學(xué)生在校期間親身經(jīng)歷的、親自參與的各種活動的信息，是學(xué)生個(gè)人信息的原始資料，是用人單位衡量學(xué)生個(gè)人綜合素質(zhì)和能力的真實(shí)準(zhǔn)確的憑證。所以，學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校學(xué)生工作的重中之重，檔案管理工作的好壞，將直接關(guān)系到學(xué)生未來的前途和發(fā)展。但隨著教育制度的改革和發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了很多問題，如學(xué)生檔案不完整、檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、檔案更新不及時(shí)等問題。這些嚴(yán)重影響了用人單位對學(xué)生個(gè)體的判斷，進(jìn)而影響了學(xué)生個(gè)體的發(fā)展。因此，加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作是勢在必行的。我們可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)和完善檔案管理工作。
一、宣傳檔案知識，強(qiáng)化檔案意識
由于學(xué)校很少提供給學(xué)生了解檔案的機(jī)會，所以絕大多數(shù)的學(xué)生檔案知識是相對薄弱的。久而久之，造成學(xué)生對檔案不了解，不關(guān)心，覺得檔案僅僅是隨個(gè)人而走的一紙文件，并不具有什么作用，和個(gè)人利益不相干。為了保護(hù)學(xué)生的個(gè)人利益，提高學(xué)生對檔案的重視程度，學(xué)校要重視檔案知識的普及工作，讓學(xué)生了解個(gè)人檔案在學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活期間以及畢業(yè)后就業(yè)時(shí)的重要作用。學(xué)?？梢酝ㄟ^對剛?cè)雽W(xué)的學(xué)生開展檔案知識的普及教育工作；對在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)生，設(shè)置檔案管理選修課，讓學(xué)生深入到檔案管理之中去；對畢業(yè)生設(shè)置就業(yè)指導(dǎo)課等多種方法，靈活運(yùn)用，以達(dá)到加大對檔案知識宣傳力度的目的，使學(xué)生認(rèn)識到檔案是和個(gè)人利益息息相關(guān)的，認(rèn)識檔案的重要性。
二、提高檔案管理者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
學(xué)生檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且有其自身的特點(diǎn)和方法。因此，學(xué)校對于學(xué)生檔案的管理應(yīng)當(dāng)建立一支專業(yè)性較強(qiáng)的管理隊(duì)伍，以達(dá)到高效、準(zhǔn)確地管理檔案的目的。但是，由于目前學(xué)校學(xué)生檔案管理工作大多是以非專業(yè)人員為主，檔案管理人員缺少相應(yīng)的培訓(xùn)和相關(guān)的專業(yè)技能知識。面對諸如此類的問題，學(xué)校可以一方面加快培養(yǎng)或聘用專業(yè)管理人員。一方面定期組織現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)方面知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案管理工作的需要，進(jìn)而滿足不斷發(fā)展的教學(xué)體制和教育制度改革的需求。另外，還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任意識，提高檔案管理人員的責(zé)任心和對檔案的重視程度，防止人為地破壞或更改學(xué)生個(gè)人檔案。
三、健全檔案管理制度，完善檔案管理模式
建立健全的檔案管理制度是學(xué)生檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行的先決條件，是學(xué)生檔案管理工作的基本保障。學(xué)校應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律制度，結(jié)合學(xué)校自身檔案管理的特點(diǎn)，不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：建立起一整套完善的、在學(xué)生檔案管理工作中實(shí)際可行的、規(guī)章制度來規(guī)范工作流程，使學(xué)生檔案管理工作做到有法可依、有章可循，逐步走上規(guī)范化、制度化的道路。另外，規(guī)章制度建立后，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度行事，要注重制度的實(shí)施，這樣才能建立起行之有效的檔案管理制度和模式。
四、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
目前，學(xué)校檔案管理多為人工管理，檔案材料也主要以紙質(zhì)材料為主，管理方法落后，工作效率不高，檔案資源易損壞，這種管理模式已經(jīng)越來越顯得陳舊。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會，高品質(zhì)、高層次的信息化管理手段變得尤為重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化手段已然成為未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，是學(xué)生檔案管理工作能否快速、有效進(jìn)行的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代檔案信息化管理中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合學(xué)校自身學(xué)生檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，形成一套符合我們自身發(fā)展的信息化管理手段。建立符合我們自身發(fā)展的信息化平臺，并將其逐步融于學(xué)生檔案管理之中，加快檔案管理的時(shí)代步伐，提高檔案管理效率，更好地服務(wù)全校師生。
綜上所述，學(xué)生檔案管理工作雖然是一項(xiàng)十分繁雜瑣碎的工作，但是意義非凡。做好學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，既有利于促進(jìn)學(xué)校自身的發(fā)展建設(shè)，又有利于學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)工作的順利開展，同時(shí)也為用人單位打開了方便之門。
[參考文獻(xiàn)]
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