發(fā)布時間：2023-05-15 16:36:03
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)生檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案 就業(yè)服務(wù)
隨著近年來我國高等教育的快速發(fā)展，大學(xué)畢業(yè)生人數(shù)與日俱增，學(xué)科門類日益繁雜，大學(xué)生就業(yè)情況多種多樣，無形中，使各高校的學(xué)生檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的時期，帶來新的挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，使學(xué)生檔案做為學(xué)生尋求工作的有力信息資源，是我們亟待解決的問題。
一、加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的必要性
高校學(xué)生檔案由兩大部分組成，一部分是學(xué)生高中時代轉(zhuǎn)過來的學(xué)籍材料，另一部分是大學(xué)期間的學(xué)籍材料，包括大學(xué)期間學(xué)生成績、學(xué)位授予通知書；社會活動表現(xiàn)情況，包括學(xué)生參與社團(tuán)活動、志愿服務(wù)等經(jīng)歷；黨團(tuán)材料，包括入黨、團(tuán)發(fā)展過程中政治表現(xiàn)等思想狀況的記錄信息；獎懲情況，包括在校期間獲得的榮譽(yù)及違紀(jì)曠課等處分材料；體檢表等。這些看似簡單的信息，承載著學(xué)生學(xué)業(yè)生涯的點(diǎn)滴，更是將來畢業(yè)就業(yè)的寶貴信息資源。所以，做為學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，不僅要做到材料齊全，更應(yīng)注重信息的原姓性和真實(shí)性。
1.高校學(xué)生檔案現(xiàn)狀
目前，各高校的學(xué)生檔案管理，基本上是先由各學(xué)院分散管理，在畢業(yè)生即將畢業(yè)之前，再由各學(xué)院統(tǒng)一歸到檔案部門統(tǒng)一管理和傳遞。由于工作環(huán)節(jié)有限，人員專業(yè)知識缺乏、流動性大，忽視定期培訓(xùn)等原因，造成了學(xué)生檔案收集不全、整理零亂，在多次交接過程中出現(xiàn)材料丟失、重復(fù)歸檔的現(xiàn)象，給學(xué)生日后的工作帶來麻煩。
另外，學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，材料規(guī)格不統(tǒng)一，也是當(dāng)前學(xué)生檔案存在的問題。由于沒有統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)院對于學(xué)生檔案的收集沒有依據(jù)，造成各個學(xué)院的學(xué)生檔案材料各具特色，標(biāo)準(zhǔn)不一。有的學(xué)院能把學(xué)生在校的各種表現(xiàn)真實(shí)詳細(xì)地記錄和整理，但有個別學(xué)院僅僅是提供學(xué)籍檔案，個人鑒定公式化、千人一面，沒有個性特征，不能如實(shí)地反映學(xué)生在校的全部情況，在材料的提供上，與用人單位期望相差甚遠(yuǎn)。檔案材料規(guī)格各異，使用紙張的材質(zhì)規(guī)格各不相同，也是造成檔案材料雜亂的原因，影響檔案材料的使用效果和美觀。
第三、學(xué)生本人對于檔案意識淡泊，甚至認(rèn)為檔案無關(guān)緊要。有的學(xué)生入學(xué)就不上交高中檔案，有些學(xué)生學(xué)習(xí)期間出國、工作等忽略自己檔案材料的填充，造成檔案材料存檔不全，更有的同學(xué)在填寫自己的信息時不認(rèn)真對待，字跡潦草，填寫不準(zhǔn)確，給將來就業(yè)、晉級帶來麻煩和損失。
2.畢業(yè)生檔案為用人單位選撥人才提供參考和依據(jù)
學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)期間的全過程，真實(shí)地反映了學(xué)生學(xué)習(xí)成績、社會活動能力、身體健康狀況及思想政治表現(xiàn)，是用人單位對學(xué)生的最初印象，決定了學(xué)生的命運(yùn)。另外，學(xué)生檔案也是工作以后做為定崗、定級、晉級、調(diào)動的憑證，是一個人學(xué)業(yè)生涯的“記錄本”。
二、采取有效措施，保證高校畢業(yè)生檔案的完整性，為學(xué)生就業(yè)提供有力保障
1.加強(qiáng)內(nèi)部管理，保障畢業(yè)生檔案的真實(shí)性、完整性
首先，要規(guī)范檔案歸檔內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案歸檔制度，建立一套統(tǒng)一完整的學(xué)生檔案歸檔系統(tǒng)，使各學(xué)院收集學(xué)生檔案有章可偱。統(tǒng)一檔案紙張及格式標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案看起來更美觀更規(guī)范。加強(qiáng)各學(xué)院檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保學(xué)生檔案的真實(shí)完整。
2.加強(qiáng)宣傳力度，激發(fā)學(xué)生自主意識
加強(qiáng)宣傳力度，提高學(xué)生、學(xué)校相關(guān)部門對檔案重要性的認(rèn)識，畢業(yè)生檔案作為學(xué)生踏上社會的敲門磚，關(guān)乎學(xué)生就業(yè)及今后發(fā)展，學(xué)校要在新生入學(xué)前通過宣傳欄、學(xué)前教育等形式，對他們進(jìn)行檔案宣傳教育，讓學(xué)生了解檔案的價(jià)值和作用，認(rèn)真對待自己的檔案材料，做到填寫認(rèn)真、字跡工整、真實(shí)完整，只有積極主動地關(guān)注、配合檔案的建立，才能最大限度地發(fā)揮檔案的社會效益。
3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，做到電子、紙質(zhì)雙軌制
建立高校畢業(yè)生檔案管理信息化，可以有效提高檔案的時效性、便捷性。由于高校歷年來畢業(yè)生檔案都是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案雖然是“唯一真實(shí)的原始性憑證”，但對于高校與日俱增的生源來說，整理填充過程繁雜，查詢起來更是無從下手。只有建立學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，使資源共享，才能更好地發(fā)揮檔案作用，為檔案的整理、查詢及為用人單位提供最便捷、最精準(zhǔn)、最全面的畢業(yè)生檔案信息。要選擇一套軟件兼容性好，能夠與其它學(xué)生信息軟件共享的管理軟件，這樣可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換達(dá)到資源共享，有利于提高工作效率。軟件的選擇應(yīng)注重實(shí)用性可操作性，將檔案信息以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式存貯和利用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并存，信息資源高效共享，提高檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，搭建畢業(yè)生、學(xué)校與用人單位之間的溝通平臺。
4.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)責(zé)任感和服務(wù)意識
目前，學(xué)生檔案的管理人員多為兼職，專業(yè)性不強(qiáng)。建立一支高素質(zhì)、具有高度責(zé)任心的兼職檔案員隊(duì)伍是做好畢業(yè)生檔案工作的基礎(chǔ)。首先，要注重培養(yǎng)學(xué)生檔案管理人員的政治素質(zhì)和工作責(zé)任心，提高他們的服務(wù)于就業(yè)的意識，將檔案管理工作納入學(xué)校的整體規(guī)劃，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，其次要提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高管理能力，認(rèn)真把握畢業(yè)生檔案收集、整理、移交、派遣的各個環(huán)節(jié)，并及時完成電子文檔與紙質(zhì)材料的統(tǒng)一，高質(zhì)量高效率地完成畢業(yè)生檔案的各環(huán)節(jié)工作。
在就業(yè)環(huán)境日益復(fù)雜的社會環(huán)境下，高校畢業(yè)生檔案的管理工作正面臨巨大挑戰(zhàn)。如何做好高校畢業(yè)生檔案管理，這一重要人生經(jīng)歷的憑證，檔案工作者任重而道遠(yuǎn)。我們有責(zé)任有義務(wù)采取各種途徑來加強(qiáng)檔案的管理工作，為高校畢業(yè)生與用人單位之間搭建可靠、暢通的橋梁和紐帶。
【關(guān)鍵詞】技師學(xué)院 學(xué)生檔案管理 畢業(yè)生就業(yè)
技師學(xué)院學(xué)生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學(xué)習(xí)成績、思想品德、身心健康狀態(tài)等信息，而且是學(xué)校推薦學(xué)生和用人單位錄用學(xué)生的主要參考依據(jù)，在學(xué)生步入工作崗位后，其個人檔案仍然是職稱評定、學(xué)習(xí)深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，對于促進(jìn)畢業(yè)生就業(yè)、規(guī)范就業(yè)市場具有重要意義。
一、技師學(xué)院學(xué)生檔案管理存在的問題
（一）學(xué)生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學(xué)生檔案管理對于畢業(yè)生就業(yè)具有十分重要的作用，但是目前一些技師學(xué)院學(xué)生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現(xiàn)在一方面不夠重視學(xué)生檔案管理，沒有把學(xué)生檔案管理放在學(xué)校重點(diǎn)工作項(xiàng)目上，并且投入的資金十分有限，導(dǎo)致學(xué)生檔案質(zhì)量不高，不能充分起到促進(jìn)畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)，幫助用人單位盡快了解、用好畢業(yè)生的功能。另一方面具體表現(xiàn)在學(xué)生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學(xué)院學(xué)生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學(xué)生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導(dǎo)很多學(xué)生檔案都沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理，都是要等到學(xué)生快要畢業(yè)的時候才進(jìn)行集中整理。這些零散的不規(guī)范的學(xué)生檔案根本不能夠促進(jìn)學(xué)生的就業(yè)，而學(xué)校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時代的發(fā)展要求。
（二）學(xué)生檔案材料內(nèi)容陳舊。學(xué)生檔案材料應(yīng)該具有豐富多樣性和實(shí)用權(quán)威性的特點(diǎn)，特別是隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學(xué)院相對于高校而言，和企業(yè)的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時更想要看到的是學(xué)生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實(shí)踐活動材料等，但是大部分技師學(xué)院的學(xué)生檔案材料仍然停留在學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、獎懲情況、黨團(tuán)材料、體檢表等內(nèi)容上，這樣的檔案材料根本不能夠準(zhǔn)確而全面地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，不能全方位地展示學(xué)生的精神面貌，不能體現(xiàn)學(xué)生的競爭力，因此，內(nèi)容陳舊的學(xué)生檔案材料是不能夠很好地服務(wù)于學(xué)生就業(yè)的。這就要求技師學(xué)院在學(xué)生檔案管理方式上，特別是對畢業(yè)生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)方面形成的檔案材料要實(shí)行全過程的動態(tài)管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案資料。
（三）學(xué)生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和教育體制的不斷改革，畢業(yè)生的就業(yè)方式和就業(yè)觀念也在不斷地發(fā)生變化，畢業(yè)生畢業(yè)由以前的國家統(tǒng)一分配變成了現(xiàn)在的用人單位和學(xué)生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學(xué)生的綜合素質(zhì)和實(shí)踐能力，并不過多關(guān)注學(xué)生的個人檔案，而學(xué)生更加關(guān)心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學(xué)院的畢業(yè)生，大多都進(jìn)入了外資企業(yè)或民營企業(yè)，而這些企業(yè)基本上都是實(shí)行人事，把畢業(yè)生的檔案放在人才中心保管，這樣就導(dǎo)致許多畢業(yè)生不關(guān)心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關(guān)系不大的錯誤意識，這樣最后就導(dǎo)致出現(xiàn)畢業(yè)生和檔案分離的現(xiàn)象，這些問題都不利于學(xué)生將來的發(fā)展。
（四）檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。由于技師學(xué)院普遍不重視學(xué)生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業(yè)的人才，導(dǎo)致大部分檔案管理人員都是從其他學(xué)科轉(zhuǎn)行而來，因此他們的素質(zhì)業(yè)務(wù)水平普遍不高，專業(yè)能力普遍不強(qiáng)，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業(yè)知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經(jīng)常出現(xiàn)文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關(guān)部門的監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，最終造成學(xué)生檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，因此也就不能夠真實(shí)地反映學(xué)生的個人信息和能力素質(zhì)，也就不能夠有效地服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，做好為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作
首先，提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集和整理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門要提高思想認(rèn)識，不斷更新學(xué)生檔案管理理念，把學(xué)生檔案管理工作當(dāng)作學(xué)校的重點(diǎn)工作去抓，要加大資金投入力度，加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學(xué)生綜合素質(zhì)和實(shí)踐能力的材料歸入學(xué)生檔案之中，保證學(xué)生檔案材料的完整性，同時在收集和整理學(xué)生檔案時一定要寫要規(guī)范、字跡工整，不要出現(xiàn)錯別字，保證學(xué)生檔案材料的準(zhǔn)確性。
其次，要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來提高學(xué)生檔案管理的信息化水平。技師學(xué)院的學(xué)生檔案管理要隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷提高，必須要通過引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來提高學(xué)生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學(xué)生的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立學(xué)生的電子檔案，來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對學(xué)生檔案進(jìn)行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學(xué)校、學(xué)生和用人單位以最便捷、最快速的方式進(jìn)行搜索和利用。
再次，加強(qiáng)宣傳力度，提升學(xué)生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業(yè)時學(xué)生能夠妥善地處置和保管好個人檔案。
最后，技師學(xué)院要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高他們的綜合素質(zhì)。技師學(xué)院要在資金和政策上全力支持學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓(xùn)力度，采取“請進(jìn)來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、政治素質(zhì)、職業(yè)道德和主動服務(wù)意識；另一方面，要引進(jìn)一批高素質(zhì)的專業(yè)的檔案學(xué)人才，建設(shè)一支高素質(zhì)、高能量的人才隊(duì)伍，以便以最專業(yè)、最快速的標(biāo)準(zhǔn)為畢業(yè)生的就業(yè)做好服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張海英.職業(yè)院校學(xué)生檔案管理與就業(yè)推薦的聯(lián)系[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（34）.
【關(guān)鍵詞】高職院校；畢業(yè)生檔案管理；強(qiáng)化方法；意義
高職院校的畢業(yè)生檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的個人證據(jù)，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關(guān)系等有著非常緊密的關(guān)系。高職院校畢業(yè)生的人事檔案是記錄高校畢業(yè)生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅是順應(yīng)時代的發(fā)展，深化教學(xué)改革，還是提高高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段，對社會主義建設(shè)具有重大的意義。
一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析
1.意識不強(qiáng)，檔案存放存在缺陷
由于我國市場不斷變化，企業(yè)在用人的分配和接受上都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，又加上一些高職院校的畢業(yè)生對人事檔案認(rèn)識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關(guān)心，造成了檔案的存放出現(xiàn)了很多的情況，如有的人檔案在就業(yè)單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經(jīng)遺失了。
2.檔案后續(xù)材料充實(shí)不足
由于目前的一些企業(yè)不重視人事檔案，僅關(guān)注的是人員的學(xué)歷和能力，加上一些高校的畢業(yè)生不重視人事檔案，雖然有了長達(dá)幾年甚至十幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，但都沒有進(jìn)入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經(jīng)歷，造成了檔案人員人生經(jīng)歷缺失。
3.棄檔和死檔逐漸增多
由于目前的社會中很多企業(yè)不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協(xié)議，出現(xiàn)了重文憑輕檔案的現(xiàn)象，很多的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。
二、強(qiáng)化高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的幾點(diǎn)方案
1.加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生檔案管理的意識
高職院校的畢業(yè)生檔案管理是學(xué)校日常管理工作中的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規(guī)范程度，這也能體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，由于高職院校畢業(yè)生的人事檔案對于學(xué)生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質(zhì)量對畢業(yè)生的影響很大，所以進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應(yīng)該進(jìn)一步的學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的法律法規(guī)，要明確檔案管理的重要性。
2.加強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)
對于高職院校的畢業(yè)生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應(yīng)該要保證管理科學(xué)合理化、穩(wěn)定化和最優(yōu)化。學(xué)校還應(yīng)該給檔案管理人員提供一個發(fā)展和提高業(yè)務(wù)水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點(diǎn)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平和現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用能力，與此同時，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認(rèn)識到檔案管理對于學(xué)生的重要性，認(rèn)識檔案管理不僅服務(wù)學(xué)生還服務(wù)社會。通過加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)提高管理的質(zhì)量和效率。
3.建立完善的管理制度
在高職院校中，每一個職能部門應(yīng)該有部門間的規(guī)章制度，對于檔案管理部門，應(yīng)該建立一個完善的學(xué)生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉(zhuǎn)遞送交等規(guī)章制度，部門領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督的工作，務(wù)必將每項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)，做到有據(jù)可依、有章可循，確保管理工作有序的進(jìn)行。
4.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度
高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內(nèi)容，在對學(xué)生提供服務(wù)的同時要使檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來，這需要檔案人員的積極配合才能達(dá)到最好的效果，所以加強(qiáng)檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學(xué)生能夠了解和認(rèn)識到檔案的基礎(chǔ)知識和重要性，讓學(xué)生及時的反饋各項(xiàng)信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。
高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉(zhuǎn)遞，中間的步驟多，經(jīng)歷的時間長，轉(zhuǎn)手的部門多，這就需要高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，在規(guī)范的規(guī)章制度和先進(jìn)的信息管理技術(shù)下做到真正的檔案服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于社會。
參考文獻(xiàn)：
[1]金光明.高校畢業(yè)生檔案管理及流向問題研究[J].現(xiàn)代交際，2012
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[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業(yè)生檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）
作者簡介：
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生人事檔案管理對策與思考
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國教育體制和用人制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革,國家培養(yǎng)人才的方式方法發(fā)生了很大變化,大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養(yǎng),統(tǒng)一分配的傳統(tǒng)做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優(yōu)錄用的高校畢業(yè)生就業(yè)工作新機(jī)制。隨之而來的是高校畢業(yè)生的人事檔案管理的管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞渠道、管理方法、開發(fā)利用、重視程度等各方面出現(xiàn)了很多與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,出現(xiàn)了隨意涂改檔案內(nèi)容、檔案自我管理、由于企業(yè)破產(chǎn)造成檔案丟失、企業(yè)員工不能辦理退休、因?yàn)闄n案內(nèi)容不全不能夠辦理社會保險(xiǎn)繳納、轉(zhuǎn)移等諸多問題,大大制約了高校畢業(yè)生的就業(yè)與合理流動。近期,就進(jìn)入我市就業(yè)的高校畢業(yè)生采取了座談交流會、書面統(tǒng)計(jì)和實(shí)地調(diào)查形式,對高校畢業(yè)生人事檔案管理的情況進(jìn)行了深入調(diào)研。
1我市高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀
高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業(yè)生,挑選人才,合理使用人才的重要依據(jù)。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作,東營市畢業(yè)生就業(yè)辦公室和東營市人才服務(wù)中心是專門負(fù)責(zé)我市生源畢業(yè)生和來我市就業(yè)的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)。主要服務(wù)范圍是學(xué)生報(bào)道、檔案轉(zhuǎn)遞、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持、三支一扶考試、職業(yè)介紹、社會保險(xiǎn)繳納等一系列針對畢業(yè)生就業(yè)的管理與服務(wù)工作。2009年,我市接收高校畢業(yè)生共計(jì)有12108人,登記就業(yè)10590人,未就業(yè)1518人,就業(yè)率達(dá)到87.5%。
2存在的主要問題
(1)管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一
我市現(xiàn)管理高校畢業(yè)生檔案的部門大致有五類機(jī)構(gòu):一是考取了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生,由用人單位上級行政部門進(jìn)行管理。二是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心管理;三是師范類高校畢業(yè)生由教育行政部門進(jìn)行管理;四是具有人事管理權(quán)限的國家企業(yè)或國有控服企業(yè),例如:國有四大銀行、商業(yè)銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、電力部門等。五是由于學(xué)校和學(xué)生個人的原因,還有相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個人手中或非公企業(yè)人力資源部。
(2)轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范
現(xiàn)在高校畢業(yè)生的檔案大部分由學(xué)校直接寄往學(xué)生畢業(yè)前所簽約單位所在城市的高校畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu),然后再由畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)高校畢業(yè)生畢業(yè)生所簽約單位所在市縣區(qū)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至所在市縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。有的高校為了就業(yè)率,直接將學(xué)生檔案寄往學(xué)生所簽約用工單位。過了幾個月這個學(xué)生要求到其它企業(yè)工作時,企業(yè)把檔案扣住,造成嚴(yán)重混亂。有一部分在學(xué)生畢業(yè)前將檔案讓學(xué)生自帶回家。有一部分學(xué)生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學(xué)校。
(3)檔案內(nèi)容更新不及時、內(nèi)容簡單、檔案內(nèi)容與檔案相對人不統(tǒng)一,個別有不真實(shí)的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發(fā)現(xiàn)同是研究生畢業(yè)的學(xué)生,有的有畢業(yè)設(shè)計(jì)書(論文)和學(xué)位認(rèn)定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業(yè)生的人事檔案材料。還有的內(nèi)容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價(jià)值,特別是高職類或技工類學(xué)校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容,很不完善。轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的學(xué)生檔案,后續(xù)檔案材料不全面,無法依據(jù)檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學(xué)生的檔案意識不強(qiáng),認(rèn)為“可有可無”。有的學(xué)生畢業(yè)十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險(xiǎn)、考資格證等各項(xiàng)社會化人才服務(wù)項(xiàng)目,結(jié)果耽誤了自己的職業(yè)發(fā)展。
3對策建議
(1)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),從制度上避免高校畢業(yè)生檔案多頭管理的現(xiàn)狀。大部分高校畢業(yè)生畢業(yè)后分布在在非公有制企業(yè),屬流動人員范疇。人發(fā)【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確:流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。此《規(guī)定》的頒布明確了高校畢業(yè)生檔案的管理機(jī)構(gòu)就是各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自管理高校畢業(yè)生人事檔案,這為高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了制度保證。下一步工作中必須加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理職能,加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)與畢業(yè)生就業(yè)部門的工作銜接,切實(shí)維護(hù)高校畢業(yè)生人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進(jìn)人才的合理流動。
(2)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業(yè)生檔案管理混亂的局面?，F(xiàn)在高校畢業(yè)生就業(yè)或未就業(yè)都必須在高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)上注冊個人信息后,才能夠離開學(xué)校。所以各級各類學(xué)校、各級畢業(yè)生就業(yè)管理部門要充分利用高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng),在學(xué)生網(wǎng)上注冊時,提前告知學(xué)生將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或戶籍所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得接收學(xué)生檔案。然后各級人才服務(wù)中心再根據(jù)實(shí)際情況再細(xì)分到縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣就不會出現(xiàn)學(xué)生找檔案,檔案找不到當(dāng)事人的情況。學(xué)生畢業(yè)后,用到人事檔案時,會自覺到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務(wù)內(nèi)容,發(fā)揮檔案價(jià)值。高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐能力及個人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。所以各級各類學(xué)校要重視學(xué)生在校期間的表現(xiàn),本著對社會負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度,及時準(zhǔn)確的將學(xué)生本人的各類檔案材料歸檔。為學(xué)生走向社會做好做一些必要的準(zhǔn)備。比如學(xué)生在校期間的榮譽(yù)、參加社會活動的證明、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該適應(yīng)新形勢發(fā)展,就需要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。創(chuàng)建能力檔案,重點(diǎn)記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
【關(guān)鍵詞】大學(xué)生 檔案 管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫 設(shè)計(jì)
【中圖分類號】 G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A
【文章編號】0450-9889（2014）08C-0186-02
幫助大學(xué)生就業(yè)是各高校的主要工作之一。傳統(tǒng)的畢業(yè)生雙選會由于其時間所限，給畢業(yè)生和用人單位“雙選”的時間很短，相互的了解程度有限，在一定程度上影響了就業(yè)的簽約率和學(xué)生就業(yè)后工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。為了解決上述問題，我們在健全學(xué)生傳統(tǒng)檔案的同時，開發(fā)了大學(xué)畢業(yè)生檔案信息管理系統(tǒng)，保存和管理畢業(yè)生求職時需要展示的、用人單位需要了解的檔案信息電子副本，解決了檔案信息查詢時空的限制。
一、系統(tǒng)組成
系統(tǒng)采用客戶端瀏覽器、Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器組成的三層B/S結(jié)構(gòu)。用戶使用統(tǒng)一的瀏覽器界面，終端用戶幾乎不需要培訓(xùn)，降低了系統(tǒng)應(yīng)用成本，更適合于全校大規(guī)模推廣應(yīng)用。
系統(tǒng)使用Microsoft Visual Studio 2010為Web編程工具。Microsoft SQL Server是Microsoft公司推出的功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與Windows系統(tǒng)緊密集成，具有良好的性能和可伸縮性。本系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是Microsoft SQL Server2005，系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行環(huán)境為Microsoft Windows2003，主要功能模塊如表1所示。
表1 大學(xué)畢業(yè)生檔案信息管理系統(tǒng)主要功能模塊
數(shù)據(jù)管理 檔案信息審核 綜合查詢
登記修改檔案信息 數(shù)據(jù)備份 用戶及權(quán)限管理 班級審核 院系審核 學(xué)工處審核 檔案室歸檔 校內(nèi)檔案信息查詢 就業(yè)狀態(tài)查詢與統(tǒng)計(jì) 用人單位查詢
二、主要實(shí)現(xiàn)技術(shù)
（一）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫使用Microsoft SQL Server 2005，利用SQL Server Management Studio可以可視化地完成數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)工作。
系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫與原有的大學(xué)生注冊繳費(fèi)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)、大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)信息管理系統(tǒng)等管理系統(tǒng)共用一個數(shù)據(jù)庫，并共享其中的數(shù)據(jù)詞典等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，用戶表則添加檔案管理相應(yīng)的角色和權(quán)限字段，新增加的表只有檔案信息表，大大簡化了數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，同時也保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，便于管理和使用。
檔案信息表的字段包括基本信息、簡歷、素質(zhì)評價(jià)、課程成績、處分、獲獎、任職、資格證書、畢業(yè)鑒定等幾部分的字段。其中的個人相片、綜合素質(zhì)評價(jià)表、在校任職評價(jià)、課程成績表、獲獎證書、各類資格證書、實(shí)習(xí)鑒定總表、畢業(yè)生登記表、處分決定等字段均用于保存相應(yīng)的圖像路徑及名稱，以充分展示信息的原貌。
（二）文件上傳
檔案的建立涉及大量各類圖像文件的上傳。使用.NET的文件上傳控件FileUpload可以方便的完成。通過Request.PhysicalApplicationPath屬性可以獲取當(dāng)前正在執(zhí)行的服務(wù)器應(yīng)用程序的根目錄的物理文件系統(tǒng)路徑。調(diào)用 SaveAs 方法即可將文件保存到Web服務(wù)器上的指定路徑。但在使用中必須注意兩個問題：限制上傳文件的類型和限制上傳文件的大小以防上傳木馬文件、大文件到服務(wù)器。使用PostedFile 屬性來訪問基礎(chǔ) ContentLength 屬性并返回文件的大?。ㄗ止?jié)），通過比較上傳文件和設(shè)定的文件大小，即可控制最大上傳文件的大小。調(diào)用Path.GetExtension方法返回要上傳的文件擴(kuò)展名，然后和設(shè)置的文件擴(kuò)展名進(jìn)行比較，即可限制上傳文件的類型。通過使用AJAX技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁異步更新、在不刷新建檔頁面的情況下就可以獲取上傳的文件路徑及文件名信息。
（三）用戶密碼使用MD5加密
MD5就是采用單向加密的加密算法，不能對加密了的密文數(shù)據(jù)再解密成原來的明文數(shù)據(jù)。MD5算法有兩個重要特性：第一是任意兩段明文數(shù)據(jù)，加密以后的密文是不相同的；第二是任意一段明文數(shù)據(jù)，經(jīng)過加密以后，其結(jié)果永遠(yuǎn)是不變的。也就是不可能有任意兩段明文加密以后得到相同的密文、加密特定的數(shù)據(jù)得到的密文一定是相同的。
本系統(tǒng)將用戶密碼等關(guān)鍵數(shù)據(jù)采用MD5加密后再存儲到數(shù)據(jù)庫可以保證密碼安全。微軟在.NET架構(gòu)中引入了MD5算法，在使用Visual Studio 2010編程時可以直接使用.NET 架構(gòu)中提供的相關(guān)類來實(shí)現(xiàn)MD5 加密，這些類位于命名空間“System.Security.Cryptography”中。
（四）使用觸發(fā)器保護(hù)已審核信息
觸發(fā)器是SQL Server數(shù)據(jù)庫應(yīng)用中一個重要工具，是一種特殊的存儲過程，當(dāng)對表執(zhí)行INSERT、UPDATE或DELETE操作時，觸發(fā)器就會自動執(zhí)行。SQL Server為每個觸發(fā)器都創(chuàng)建了兩個專用表Inserted表和Deleted表，這兩張是系統(tǒng)在內(nèi)存中創(chuàng)建的、與應(yīng)用觸發(fā)器的表結(jié)構(gòu)相同的兩張邏輯表，其中Inserted表的數(shù)據(jù)是插入或是修改后的數(shù)據(jù)，而Deleted表的數(shù)據(jù)是更新前的或是刪除的數(shù)據(jù)。當(dāng)觸發(fā)器完成工作后，這兩張表就會被刪除，不會存儲在數(shù)據(jù)庫中。
本系統(tǒng)在檔案信息表中設(shè)置了觸發(fā)器，如果檔案信息已經(jīng)審核并經(jīng)檔案室歸檔，當(dāng)數(shù)據(jù)被修改時觸發(fā)器會自動把數(shù)據(jù)重新更新回來，如果記錄被刪除則回滾，達(dá)到保護(hù)已審核信息的目的。
（五）權(quán)限控制
根據(jù)登錄用戶的角色不同，利用Session變量實(shí)現(xiàn)對其權(quán)限的控制。用人單位必須獲得畢業(yè)生本人提供的驗(yàn)證碼或取得學(xué)校教育管理部門的授權(quán)碼、并在規(guī)定的時間內(nèi)方可查詢學(xué)生的檔案信息。
使用函數(shù)DATEDIFF可以限制用人單位的查詢天數(shù)。當(dāng)DATEDIFF（ day， '開放查詢的日期'，Now（） ）的計(jì)算結(jié)果大于允許查詢的天數(shù)時，禁止查詢。
三、關(guān)鍵代碼設(shè)計(jì)
（一）文件上傳及其類型控制
Dim savedir As String = "upfile＼" '定義上傳文件保存相對目錄
Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '獲取上傳文件的物理路徑
Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '獲取上傳文件的擴(kuò)展名
If （FileUpload1.HasFile） Then
Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName
If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上傳文件類型
FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上傳文件
Else： Lable1.Text = "該類文件禁止上傳 "
End If
End If
（二）控制圖片顯示大小
Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '獲取上傳的圖片
Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得圖片寬度，以像素為單位
Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得圖片高度
If sourceWidth2 > 600 Then'如果圖片寬度大于600像素
Dim tuWidth=600'定義顯示的寬度為600像素
Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同時按比例縮小其高度
End If
（三）MD5加密
下面以修改密碼為例說明MD5加密的方法。
Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）
Dim hashedBytes As Byte（）
Dim encoder As New UTF8Encoding（）
hashedBytes = puteHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '計(jì)算MD5
Dim sBuilder As New StringBuilder（） '創(chuàng)建可變字符串
For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 將每一個 Byte的 hash 碼格式化為十六進(jìn)制字符串
sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））
Next
Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六進(jìn)制字符串，用于寫入數(shù)據(jù)庫。
接下來是連接數(shù)據(jù)庫并寫入新密碼的代碼，從略。
四、實(shí)際應(yīng)用及效果
（一）系統(tǒng)部署
系統(tǒng)的WEB程序和數(shù)據(jù)庫分別部署在兩臺Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并設(shè)置Internet 來賓賬戶對文件上傳目錄擁有寫權(quán)限。
考慮到安全性，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器使用局域網(wǎng)地址，SQL Server 2005需要啟用本地和遠(yuǎn)程連接以及SQL Server Browser 服務(wù)；在 Windows 防火墻中需要為 SQL Server 2005 創(chuàng)建例外，設(shè)置SQL Server 2005每天一次自動備份作業(yè)和定時刪除過時備份數(shù)據(jù)作業(yè)。
（二）使用流程
系統(tǒng)使用流程如圖1 所示。
圖1 系統(tǒng)使用簡明流程
學(xué)生未提交審核前均可以隨時修改，提交審核后，各班輔導(dǎo)員、院系均可以執(zhí)行退修操作，院系已經(jīng)審核后則需要院系管理員權(quán)限才可以執(zhí)行退修操作。院系已經(jīng)審核并經(jīng)檔案室歸檔的信息不允許修改。
（三）應(yīng)用效果
系統(tǒng)的應(yīng)用為各類檔案信息需求者提供了高效、靈活、便捷的查詢服務(wù)，得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生和用人單位的好評。系統(tǒng)應(yīng)用不僅推進(jìn)了就業(yè)工作的效率和質(zhì)量，也促進(jìn)了學(xué)生的檔案積累和自我提高的意識，從而間接促進(jìn)了教學(xué)質(zhì)量和綜合素質(zhì)的提高，提高了高校檔案的信息價(jià)值和社會效益。
【參考文獻(xiàn)】
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【基金項(xiàng)目】廣西教育科學(xué)規(guī)劃課題（2011C0160）
關(guān)鍵詞：高職院校；畢業(yè)生；檔案管理
一 高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢現(xiàn)狀
1.高職院校檔案管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作缺泛重視。首先，在高職院校管理的模式下，教師和管理人員都把學(xué)生的教學(xué)、管理、教育工作作為一項(xiàng)主要任務(wù)來抓，而對于學(xué)生檔案管理工作卻十分不重視，特別是對學(xué)生檔案的最后一個環(huán)節(jié)，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作的觀念就更為淡??；其次，高職院校學(xué)生檔案管理人員的重視程度不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為畢業(yè)生檔案管理工作是一項(xiàng)輔工作，工作質(zhì)量好壞對學(xué)生整體教學(xué)質(zhì)量高低不會產(chǎn)生很大的影響，學(xué)生在畢業(yè)以后，只需要把他們的檔案轉(zhuǎn)遞出去。
2.高職院校學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)參差不齊及崗位變動較快。在高職院校學(xué)生檔案管理工作中，普遍認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作只是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案管理人員雖然作為學(xué)校教學(xué)服務(wù)中的重要組成部分，但是其隊(duì)伍建設(shè)卻一直沒有得到應(yīng)有的重視。大多數(shù)高職院校中都沒有配備專門檔案管理人員，即使有的高職院校已經(jīng)配備了相關(guān)專門管理人員，但是人員沒有進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)水平，而且崗位變動較快，特別在近幾年擴(kuò)招的情況下，檔案管理人員的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校檔案管理需求。
3.高職院校對畢業(yè)生檔案管理的宣傳力度不大。高職院校的大部分學(xué)生都不知道自己在畢業(yè)以后，檔案要進(jìn)行轉(zhuǎn)交，甚至認(rèn)為自己轉(zhuǎn)不轉(zhuǎn)檔案和自己工作沒有多大關(guān)系，在其簽約協(xié)議上的檔案轉(zhuǎn)交單位和地址，學(xué)生也沒有給予應(yīng)用的關(guān)注。大多數(shù)的高職院校學(xué)生都不知道自己檔案的具體用途和查詢的方式，只有一部分學(xué)生明白自己在畢業(yè)以后，需要將自己的檔案轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)交到單位或者人才交流中心。
4.高職院校畢業(yè)生轉(zhuǎn)交和查詢管理不規(guī)范。在目前高職院校的檔案管理工作中，還缺乏畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致各個高職院校學(xué)生檔案管理體制的不一致，學(xué)生檔案管理工作就成為高職院校的某個行政部門的附屬品，給高職院校畢業(yè)生學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢帶來一定的困難；其次，在高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，還沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程極為不規(guī)范，存在較大的隨意性。在高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交過程中，有的是采取學(xué)校匯總寄出，有的是由學(xué)生自己帶走，有的是檔案管理部門沒有檔案郵寄權(quán)利，而給另外一個部門去郵寄，在學(xué)校檔案寄出的時候，其選擇途徑也不盡一致，有的學(xué)校是采用機(jī)要傳遞，有的學(xué)校采取特快專遞，有的學(xué)校是采用掛號信寄出。
5.高職院校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢方式較為落后。目前，在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交和查詢的管理方式還較為落后，大多數(shù)是采用手工填寫的方式，例如檔案轉(zhuǎn)交等級和檔案轉(zhuǎn)交傳單都是通過手寫區(qū)完成的，檔案查詢也是通過查詢快遞存根和回執(zhí)單，查詢耗力也費(fèi)時，如果遇到畢業(yè)離校已經(jīng)有二十多年的學(xué)生查找檔案轉(zhuǎn)交存根的話就更加困難了，容易給管理人員帶來較大的工作量。因此，較為陳舊的檔案轉(zhuǎn)交和查詢方式，不僅消耗了大量的人力物力和財(cái)力，而且也導(dǎo)致檔案資源難以得到有效利用。
二 解決存在問題的對策研究
綜上所述，目前高職院校畢業(yè)生檔案管理工作已經(jīng)跟不上市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，作為政府人事行政部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)認(rèn)真研究高職院校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題，深刻分析產(chǎn)生問題的根本原因，及時找到解決問題的對策。
1.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案意識教育，切實(shí)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的基礎(chǔ)工作。高職院校檔案工作者在就業(yè)指導(dǎo)課以及平時的日常管理工作中，加大教育宣傳的力度，不斷強(qiáng)化畢業(yè)生的檔案意識，讓畢業(yè)生認(rèn)識檔案、走近檔案。高職院校要有計(jì)劃地開設(shè)相關(guān)的選修課程，或舉辦短期培訓(xùn)班、講座等，讓學(xué)生獲得檔案重要性的知識和信息。要讓畢業(yè)生明確哪些檔案材料入了人事檔案袋，明白一旦失去人事檔案，很多以檔案為依據(jù)的個人證明等手續(xù)就會受阻。
2.認(rèn)真做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。在畢業(yè)生與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書后，檔案要隨人走的工作原則，以及畢業(yè)生派遣的去向，學(xué)校應(yīng)安排專職人員通過機(jī)要方式盡早為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的快、準(zhǔn)、齊。
3.及時查詢畢業(yè)生檔案接收情況。在畢業(yè)生離校前，應(yīng)通過多種途徑給學(xué)生培養(yǎng)關(guān)注檔案動態(tài)流向的思維模式，同時明確檔案的去向與報(bào)到證派遣的關(guān)系，知道報(bào)到證派遣到哪里，人事檔案將由學(xué)校轉(zhuǎn)往何處，并且通過學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)可以及時查詢到人事檔案的目的地。
4.完善管理體制，全面推行與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的人事制度。人事是政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)國家人事政策和法規(guī)，接收單位和個人委托，對其人事業(yè)務(wù)、人事檔案及相關(guān)事宜進(jìn)行集中、規(guī)范、統(tǒng)一的社會化管理。是目前高校畢業(yè)生檔案和相關(guān)人事管理的主要選擇。從本質(zhì)上講，就是由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代表行政部門對流動人才實(shí)行社會化管理。而對流動人才實(shí)行管理的依據(jù)和基礎(chǔ)就是對人事檔案的管理，因而加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生人事檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，最終目的是為了更好推動人事服務(wù)工作的開展。隨著市場就業(yè)機(jī)制的實(shí)行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進(jìn)一步延長，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實(shí)行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。
總之，高職院校要牢固樹立"人人都是就業(yè)指導(dǎo)工作者"的理念，以服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)工作大局，以畢業(yè)生檔案效用為目的，積極探索畢業(yè)生檔案管理模式。對于畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞、留校檔案的保管等易發(fā)問題，進(jìn)行創(chuàng)新改革，構(gòu)建起高職院校的畢業(yè)生檔案管理新模式，使畢業(yè)生檔案管理制度化，規(guī)范化，能夠促進(jìn)高職院校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)體系更加完善，更好地為學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)工作及畢業(yè)生服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
高校學(xué)生檔案又分為臨時檔案和終身檔案。臨時檔案是學(xué)生在校期間臨時建立的，記載著學(xué)生各種表現(xiàn)的檔案，其中記載著學(xué)生的成績和平時的表現(xiàn)，以及思想政治、入黨情況、處分決定和認(rèn)識評價(jià)等信息，在學(xué)生畢業(yè)時其中部分內(nèi)容也會歸入到終身檔案之中，對就業(yè)也起到?jīng)Q定性作用;終身檔案是學(xué)生在入學(xué)時由招生辦提供的，或者學(xué)生畢業(yè)由原畢業(yè)學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對學(xué)生終身有效的檔案資料。
1高校學(xué)生檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.1管理機(jī)制不健全
其主要表現(xiàn)在負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案的部門不夠明確，學(xué)生工作處、檔案館、招生就業(yè)處、各院系、人事部門都可以成為學(xué)生檔案的管理部門，由于無專人負(fù)責(zé)，使學(xué)生檔案管理工作不夠規(guī)范，勢必會影響學(xué)生檔案管理的效率。學(xué)生檔案高校檔案的生成部分雖然對學(xué)生就業(yè)起到至關(guān)重要的作用，但并沒有引起學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒有相關(guān)的制度對其進(jìn)行約束和規(guī)定，造成學(xué)生檔案收集、整理過程不標(biāo)準(zhǔn)、不準(zhǔn)確、不完整，最終不能成為單位進(jìn)行人才選拔的依據(jù)，不能發(fā)揮其自身的作用。
1.2管理方式不完善
高校學(xué)生檔案管理包括集中管理和分散管理兩種管理方式。集中管理是指由學(xué)生工作部門或人事部門安排專職人員對學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的方式;分散管理是指由學(xué)生所在的院、系或科辦公室負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作的一種管理方式。但普遍存在一個弊端，就是通常是在大學(xué)生畢業(yè)即將離校時才能將其檔案整理出來，事實(shí)上畢業(yè)生就業(yè)準(zhǔn)備已經(jīng)在前一個學(xué)期就開始了，這不僅給學(xué)生檔案管理工作增加了壓力，使學(xué)生檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。隨著雙向選擇就業(yè)模式的展開，很多單位開始走進(jìn)學(xué)校舉辦招募活動，除了要對學(xué)生進(jìn)行而試和筆試外更重視學(xué)生檔案材料的查閱，但由于大多數(shù)高校采取分散管理方式而且沒有做好檔案整理工作，所以不能及時地提供畢業(yè)生的檔案資料，不僅影響了單位對人才的選擇，也阻礙了學(xué)生的就業(yè)發(fā)展。
1.3存在學(xué)生檔案利用滯后的現(xiàn)象
通常學(xué)生檔案一直堅(jiān)持著檔隨人走的原則，學(xué)生檔案資料在畢業(yè)生尋找工作過程中并沒有起到一定的促進(jìn)作用，更多的畢業(yè)生在與單位簽訂協(xié)議書后才將檔案材料寄給用人單位，失去其自身應(yīng)有的作用。另外，隨著就業(yè)方式和就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，很多學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入單位，甚至不需要學(xué)生檔案，也沒有將學(xué)生檔案取走，出現(xiàn)了人檔案分離的現(xiàn)象。由于學(xué)生檔案在利用上存在滯后的缺陷，使畢業(yè)生為了推薦自己在自薦材料中隨意夸大自己.使資料失去了真實(shí)性和準(zhǔn)確性。影響單位對人才誠信度，多以試用期的形式對畢業(yè)生進(jìn)行考察，從而影響了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平性。由于高校對于學(xué)生檔案跟蹤工作做的不到位，使學(xué)校在教學(xué)內(nèi)容改革、教學(xué)方法創(chuàng)新、課程調(diào)整等方而失去了重要的參考依據(jù)，使學(xué)校專業(yè)設(shè)置不符合社會需求，最終造成了人才供需結(jié)構(gòu)性失衡，影響了高校的競爭力。
2學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新途徑
2.1增強(qiáng)相關(guān)部門對學(xué)生檔案管理的認(rèn)識
首先高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理部門要認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的意義和重要性，檔案材料從收集、整理、變更到歸檔要涉及到很多管理部門，所以要加大宣傳力度，通過多種渠道，運(yùn)用多種手段宣傳學(xué)生檔案管理工作的重要性，讓各部門都重視學(xué)生檔案管理工作，引導(dǎo)學(xué)生檔案意識，認(rèn)清學(xué)生檔案的價(jià)值，從而有效地保證檔案的準(zhǔn)確性、時效性和完整性，為畢業(yè)生的就業(yè)營造更好的就業(yè)環(huán)境，提供人性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.2不斷創(chuàng)新檔案管理模式
要提高高校學(xué)生檔案的利用價(jià)值，使其為單位人才選拔、考核畢業(yè)生、崗位任用提供真實(shí)可靠的信息依據(jù)，為畢業(yè)生順利就業(yè)提供使得的服務(wù)。同時學(xué)生檔案管理人員要擁有一定的超前意識，在認(rèn)識到學(xué)生檔案資料的特殊作用時要改變傳統(tǒng)的歸檔管理方法，從學(xué)生入校開始做好學(xué)生檔案的建檔工作，并提前一學(xué)期整理出學(xué)生的檔案，避免在學(xué)生畢業(yè)時發(fā)生漏裝、錯裝、轉(zhuǎn)遞不及時、信息不準(zhǔn)確等情況另外，還要建立一大完善的學(xué)生檔案管理體系，使檔案的形成、流轉(zhuǎn)的整個過程走向規(guī)范化，目前保證的學(xué)生檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，也提高了學(xué)生檔案資料的利用率和使用價(jià)值。在檔案收集階段，高校學(xué)生檔案管理人員要通過多渠道主動向?qū)W生所在院系和建檔部門協(xié)商和溝通，使學(xué)生的檔案內(nèi)容更加豐富多樣、完整全面。在學(xué)生發(fā)生入黨、處分等情況時要對其進(jìn)行如實(shí)地記錄并及時歸檔，保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確、科學(xué)、合理和時效，使高校學(xué)生檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。高校還要積極地學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)和管理技術(shù)和方法，有計(jì)劃、有步驟地建立學(xué)生電子檔案，并做好分類歸檔工作，使畢業(yè)生的詳細(xì)資料能夠準(zhǔn)確、全而地反映出來，即方便查詢也方便使用，還要方便信息傳遞以提高檔案信息的利用率。
高校學(xué)生檔案管理分為學(xué)生終身檔案和臨時檔案。終身檔案指的是學(xué)生從進(jìn)校開始到畢業(yè)以后由學(xué)校臨時建立起的檔案，這里面包括學(xué)生的表現(xiàn)情況。而臨時檔案中一部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)以后會裝到學(xué)生終身檔案里。由于這兩種檔案階段性的不同，學(xué)生的臨時檔案一般包括學(xué)生基本情況審核表、軍訓(xùn)考核情況、大學(xué)各科成績表、綜合測評情況等。在學(xué)生畢業(yè)以后，臨時檔案的相關(guān)內(nèi)容要放到終身檔案里面，包括其中的學(xué)籍以及軍訓(xùn)表、獎懲表、體檢表等等。
二、高校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題
1、高校學(xué)生檔案管理工作沒有得到廣泛的重視和認(rèn)可
高校學(xué)生檔案的管理也是學(xué)校檔案管理的一部分，很多高校只重視教學(xué)和其他管理的檔案工作，對學(xué)生檔案工作沒有充分的認(rèn)識，同時相關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)也沒有合理進(jìn)行，學(xué)生檔案管理工作自然得不到有效的實(shí)施。
2、學(xué)生的檔案管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范化
高校學(xué)生的檔案管理工作較為傳統(tǒng)，目前，高校仍未推出一套完善的學(xué)生檔案管理工作規(guī)范，大學(xué)生檔案管理工作的管理模式、管理體制、以及技術(shù)手段仍然較落后。
3、畢業(yè)生檔案后續(xù)管理工作不完善
畢業(yè)生的檔案是在畢業(yè)生畢業(yè)以后由學(xué)校傳遞給學(xué)生，學(xué)生找到工作以后由用人單位向?qū)W校索要學(xué)生的檔案，而沒有找到正式工作的學(xué)生檔案由人才市場等代管，但是由于生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視了對高校畢業(yè)生檔案的管理工作，再加上轉(zhuǎn)遞檔案的環(huán)節(jié)又很復(fù)雜，致使一批學(xué)生的檔案丟失，給學(xué)校的就業(yè)也就帶來了不好的影響。
4、檔案管理的信息失真
目前很多用人單位在接受學(xué)生檔案的時候都希望看到學(xué)生的真實(shí)信息，更多的是希望從中能得到有關(guān)體現(xiàn)個人能力的信息，如誠信度、創(chuàng)新能力等等。然而當(dāng)前的檔案卻似乎對于這些方面體現(xiàn)的很少，大多數(shù)也沒有關(guān)于這方面的記載，即便是有也不過走走過程，沒有個體化特征的體現(xiàn)。
三、新時期高校學(xué)生檔案管理改革
1、提高高校學(xué)生檔案管理制度上的規(guī)范水平
鑒于高校學(xué)生檔案管理中所出現(xiàn)的問題，筆者給予相關(guān)的建議。例如，在學(xué)生檔案管理上，要實(shí)行規(guī)范化和統(tǒng)一化管理。這也就是說要保證學(xué)生檔案的真實(shí)性，而高校學(xué)生檔案管理員也要充實(shí)自己的業(yè)務(wù)水平，統(tǒng)一進(jìn)行業(yè)務(wù)的規(guī)范管理。由于學(xué)生多、學(xué)籍分類也多，檔案也要分類管理，這里面可依據(jù)高校學(xué)生的學(xué)籍來管理，對于學(xué)生學(xué)籍要做到靈活管理、目錄明確、層次清晰。重要的是要避免文件以及材料重復(fù)歸檔和遺漏等問題。檔案管理部門人員要保證各種材料的完整性和準(zhǔn)確性，為學(xué)校培養(yǎng)高校人才，也大大地提高了高校學(xué)生檔案管理水平。
2、充分利用高校學(xué)生檔案的信息資源，擴(kuò)大高校學(xué)生檔案管理的信息化范圍
高校大學(xué)生檔案管理的信息化是大學(xué)生檔案管理工作中急需解決的任務(wù)，這對于提高教學(xué)質(zhì)量和提高大學(xué)生管理工作上起到促進(jìn)作用。擴(kuò)大高校學(xué)生檔案管理的信息化范圍，可以用科學(xué)、系統(tǒng)的角度對檔案資源進(jìn)行分析，更好地發(fā)揮檔案的作用，給用人單位準(zhǔn)確、完善的學(xué)生信息，這也是解決高校學(xué)生就業(yè)難的有力措施。因此，檔案管理工作人員要重視檔案管理的基礎(chǔ)工作，也就是對數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核等一系列工作都要保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實(shí)性以及完整性，同時也要注意電子檔案的完整性，必要時可以加以補(bǔ)充。
3、教導(dǎo)學(xué)生加強(qiáng)檔案意識
許多高校的大學(xué)生對于檔案的意識還沒有提高上來，甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于我們父輩的一代，為此，高校要以求實(shí)創(chuàng)新的態(tài)度，對于畢業(yè)生檔案管理工作積極開展。與此同時還要利用報(bào)紙、廣播等媒體手段對檔案的作用進(jìn)行宣傳，讓學(xué)生了解檔案，認(rèn)識到檔案對于一個人的重要性，在我國目前檔案與戶籍以及各項(xiàng)補(bǔ)貼福利制度的關(guān)聯(lián)性較大，因此，一旦失去檔案，整個生活都會收到影響。尤其對于那些工作尚未落實(shí)的大學(xué)生，檔案就更重要。筆者有一個遠(yuǎn)方的親戚，自2008年6月份畢業(yè)以后，檔案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，筆者見到她提起這件事才知道自己的檔案竟在本人手中放了三年。有關(guān)于檔案存放的問題，許多畢業(yè)生都不是很清楚，在我國大部份地區(qū)，檔案如果兩到三年之內(nèi)不進(jìn)行人士，不但工齡要少算，而且對于以后工作、學(xué)習(xí)、職稱申報(bào)以及養(yǎng)老保險(xiǎn)等都有一定的制約性。作為反映一個人一輩子成長歷史的人事檔案是極其重要的。
