發(fā)布時間：2023-03-22 17:37:41
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子文件管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1．投資業(yè)務管控能力亟待加強。一是投資制度有待健全，大多電建企業(yè)偏重決策管理，忽視了對過程的控制和項目的實施，缺乏一套從立項、決策到實施、運營、后評價的全過程、全方位的制度體系。二是部門職責有待厘清，總部部門之間投資職責分工有待細化，管理邊界存在交叉，一些職能部門在投資管理中的作用沒有充分發(fā)揮出來。三是投資管理環(huán)節(jié)存在脫節(jié)，總部部門之間、總部與所屬企業(yè)之間交流不夠，存在“各管各的事、各干各的活”，缺乏有效的上下聯(lián)動機制。
2．投資項目實施過程亟待加強。一是投資項目的責任部門長期缺位，企業(yè)也沒有建立科學的工作流程，對投資實施過程的監(jiān)管在總部層面仍是空白。二是需要加大成本控制，企業(yè)的投資概算管理不到位，部分人員擅自擴大建設規(guī)模、提高建設標準、隨意超概算、任意追加投資。三是投資招、投標管理不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的項目招標與物資設備采購平臺，企業(yè)難以選擇到最優(yōu)秀的設計、監(jiān)理、施工隊伍。四是投資項目建設存在較多問題，如安全事故、工期滯后、質量不符合設計標準、責任制度不落實、不嚴格執(zhí)行合同、工程變更隨意等情況。
3．投資考核與責任追究亟待加強。一是考核不到位，企業(yè)既未建立科學的投資績效考核體系，也未嚴格按經(jīng)濟責任制予以考核，企業(yè)員工缺乏應有的行政和經(jīng)濟約束。二是投資項目的竣工審計、決算、驗收及后評價等一些與投資效果評價有關的制度還沒有真正建立起來，在很大程度上影響了投資決策和管理水平的提升。三是對投資違紀違規(guī)的追究不嚴，一些電建企業(yè)存在“處罰過輕、獎懲不明”的情況。
二、電建企業(yè)加強投資管理的主要措施
1．堅持“四嚴”要求，切實加強決策管理。一是嚴密論證，做好投資可行性分析與論證，對市場發(fā)展前景、投資環(huán)境、面臨的風險與問題進行全面細致調查評估，不經(jīng)過充分論證的項目不得上會決策。二是嚴把投向，遵守“三不投”原則，即“不符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的不投、投資回報率低的不投、風險難以掌控的不投”，確?！昂娩撚迷诘度猩稀薄Ｈ菄栏駲嘞?，按照集權與分權相結合原則，把投融資重大事項的決策權集中在電建企業(yè)總部，由總部總攬全局，扭轉“亂投資、亂融資”現(xiàn)象。四是嚴守程序，所有投資項目的報批必須遵守內部決策程序，不得越級上報、審批，以確保投資決策的科學性。
2．再造管理流程，優(yōu)化管理體制和運行機制。一是管理機制再造，總部各部門應明確自身職能，擔負起投資的決策、實施和運營等不同階段的管理職責，改變以前部門間相互推諉扯皮的狀況。二是業(yè)務流程再造，按照不相容職務相分離的要求，嚴格推行投資的決策與執(zhí)行、概算編制與審查、項目實施與資金支付、竣工決算與竣工審計等不相容崗位的分離管理。三是管理機構再造，按照精減、高效的要求組建項目公司，不斷優(yōu)化項目公司的運行機制，細化項目公司的職責權限，硬化項目公司的考核內容，規(guī)范項目公司的運作。四是管理制度再造，構建涵蓋投資業(yè)務全過程、全周期的管理制度體系，強化制度的約束力，做到有章可循、有據(jù)可依。
3．把好五道“關口”，主動掌控過程控制。一是工程設計關，精心挑選設計單位，并使其嚴格遵守技術規(guī)范，必要時可采取限額設計。二是概算審查關，通過對投資概算或修正概算進行專家評審，以此作為投資考核的依據(jù)，改變“邊設計、邊施工、邊修改”的狀況。三是招標投標關，所有投資項目都必須按照流程進行招投標，未經(jīng)審批不得擅自招標。四是項目資金關，優(yōu)化項目融資方式，切實降低融資成本和費用，同時項目資金要實行專戶管理，?？顚Ｓ?，嚴禁私設賬外賬和“小金庫”。支付工程價款時要嚴格審核合同、支付申請書等相關憑證。五是變更索賠關，凡需要增加投資的生產(chǎn)性變更和非生產(chǎn)性變更以及由此而引起的索賠，須報上級審核，經(jīng)批準后方可執(zhí)行，嚴禁擅自進行變更。
（一）公證電子文件的概念。
公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募９C電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，存儲于計算機存儲器中，并可通過通信網(wǎng)絡進行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
（二）關于電子公證。
在世界各國對于電子文書大多數(shù)國家較推崇加密認證技術，經(jīng)過加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現(xiàn)階段運用較多的是對電子證據(jù)進行公證。從電子公證文件形成的過程和特點看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達、統(tǒng)計歸檔，這些程序都是利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過計算機系統(tǒng)不僅可以準確地統(tǒng)計各類業(yè)務數(shù)據(jù)，而且也為領導進行業(yè)務管理、掌握行業(yè)發(fā)展動態(tài)、制定業(yè)務決策提供了依據(jù)。
二、公證電子文件的特點
辦公自動化信息技術領域的公證電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術性公證電子文件，如CAM（計算機輔助制造）、CAD（計算機輔助設計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點：
（一）具有紙質文件和其它文件無可比擬的快捷性。
它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎。
（二）公證電子文件具有共享性。
改變了文件處理和運轉方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內容可以從一種載體上分離出來轉移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡技術，廣泛采集有關站點的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內容，向使用者提供更加優(yōu)質的服務。也可以在網(wǎng)絡上開放自己有關的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠程服務，在盡可能大的范圍內展示自我，擴大影響。
（三）公證電子文件對設備具有依賴性。
公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計算機上進行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，這就形成了對系統(tǒng)的依賴性。
（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。
公證電子文件一般是通過網(wǎng)絡來進行轉移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質檔案和電子檔案并存的方式，構成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機制。
三、公證電子文件特點及快捷查存方面存在的問題
使用計算機過程中公證電子文件的流轉、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務也帶來了新的課題。現(xiàn)有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的公證電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。公證電子文件沒能和紙質文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時也會接收指令不對。計算機對通過網(wǎng)絡傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因為一旦文件、資料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權限，但文件的保密性仍是個問題。目前公證電子文件安全保護措施只是利用防火墻，密鑰技術等來保證文件的真實性和安全性。如對掌握了相當技術的人來說，進行改動偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務器上，也會給公證電子文件的安全和真實帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時加以解決，將會成為提高公證電子文件管理水平的嚴重障礙。
四、加強公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑
公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
（一）公證電子文件實行檔案化管理。
那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結合公證電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的公證電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優(yōu)質、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
（二）公證電子文件文案化采取先進管理技術和理念。
以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過計算機、網(wǎng)絡、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對產(chǎn)生的公證電子文件信息進行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。
（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。
一是公證電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實性和準確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為公證電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
（四）明確公證電子文件的歸檔標準、條件，嚴把質量關。
首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵。在對公證電子文件進行歸檔時，需將經(jīng)過整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保公證電子文件的歸檔質量，認真檢查公證電子文件內容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。一般從計算機或網(wǎng)絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體，便于長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標準。計算機技術的應用已經(jīng)深入到社會的各個領域和角落，隨著公證電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標準，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善公證電子文件的全過程管理制度，做到標準化、制度化、規(guī)范化。第三，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，同一單位政出多門，多層管理，多數(shù)檔案工作者缺乏計算機網(wǎng)絡知識，使建成的網(wǎng)絡系統(tǒng)不能完全符合檔案傳輸要求。二是公證電子文件是靠網(wǎng)絡生存，一旦網(wǎng)絡被破壞，公證電子文件就會丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的公證電子文件管理體系，經(jīng)常與形成公證電子文件的部門加強聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，建立一個嶄新而不失特色的電子檔案體系。
深化電力建設單位集約化物資管理符合我國現(xiàn)代化建設的基本要求，是電力行業(yè)面臨市場經(jīng)濟現(xiàn)狀而作出的正確決策。在此，筆者對深化電力建設單位物資集約化管理的內容與措施進行闡述和論述：
1.1深化電力建設單位物資集約化管理的內容
在電力建設企業(yè)進行物資的集約化管理，其基本內容主要包括以下3個方面：
其一，深化國內電力建設企業(yè)集中采購機制的建設，改良和優(yōu)化現(xiàn)有的物資采購對策和方法，進一步規(guī)范電力建設企業(yè)的物資招標采購等相關流程，大幅度提高該領域中備件材料的采購效率；
其二，建設和完善電力建設單位的物資供應保障機制，以電力建設行業(yè)的實際需要為根本出發(fā)點，切實建立起與之配套的現(xiàn)代化物資供應保障體系和結構，進一步推進“三個轉變”的盡快實施和落實，為電力建設單位的運營提供有利支撐和保障；
其三，深化電力建設單位的產(chǎn)品質量管控機制的建設，擬在現(xiàn)有管控機制的基礎上進行升級，進一步完善緊密聯(lián)系各個部門與環(huán)節(jié)的質量管控機制，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)、各項設備材料在設備全壽命周期內的閉環(huán)管控監(jiān)督管理。
1.2深化電力建設單位集約化物資管理的措施
深化物資集約化管理的配套措施包括四個方面的內容：
其一，進一步完善物資標準體系，緊密結合現(xiàn)有的物資管理體系進行業(yè)務調整和結構優(yōu)化，進一步修訂和完善現(xiàn)有的物資管理制度和業(yè)務流程；
其二，進一步加快電力建設單位物資信息系統(tǒng)的建設和完善，深入推進電子商務平臺的建設和應用，打造以物資ERP和電子商務平臺兩大業(yè)務應用為主體的物資集約化管理信息系統(tǒng)，共享物資管理的數(shù)據(jù)信息資源；
其三，進一步加強物資管理隊伍建設，積極吸納業(yè)內優(yōu)秀骨干人才，不斷充實電力建設單位物資管理隊伍，逐步解決人員結構不合理、專業(yè)人才匱乏等問題；
其四，進一步深化物資管理的協(xié)同機制建設，加強電力建設物資的招標采購與“大規(guī)劃”、“大建設”在項目立項、綜合計劃、財務預算等各個環(huán)節(jié)的協(xié)同管理。
2EPC總承包模式下的電力建設項目管理
EPC起源于美國工程界，其內涵主要包括工程項目的設計、采購以及施工等內容。電力建設工程EPC總承包是建設工程項目總承包的一個重要分支，它是電力工程項目管理的一種較為常見的模式，該模式普遍受到業(yè)內認可。EPC總承包下的電力工程項目，體現(xiàn)了電力工程建設工程項目管理向社會化、專業(yè)化方向發(fā)展的良好趨勢，也是當今國際國內都普遍比較受認可的一種最為典型的形式。概括地講，電力工程EPC總承包項目具有以下幾個方面的基本特征：
其一，專業(yè)化的項目管理，由于電力工程EPC總承包單位是業(yè)主通過市場招標方式確定的，EPC總承包單位一般都具有一定數(shù)量的專業(yè)技術人員，同時還要有一定數(shù)量的業(yè)務經(jīng)理，以及相關的工程項目管理人員，涉及電力設計、電力施工、設備采購、組織管理、技術經(jīng)濟等各個專業(yè)領域的經(jīng)驗和知識儲備，能夠有效縮短建設工期、節(jié)省建設成本、提高工程質量。
其二，最優(yōu)化的社會資源，電力工程建設是一個建設周期長、專業(yè)化程度高、協(xié)調工作量大、建設程序環(huán)節(jié)眾多的復雜系統(tǒng)工程，其在施工過程中的存在著諸多的不可預見因素，因此需要大量的各個方面的管理和技術人員參與項目管理。
其三，集成化的管理模式，前面說過，電力建設工程的EPC總承包項目管理是一個復雜的系統(tǒng)工程，因此，為了確保整個工程建設項目中的各項工作均能夠協(xié)調有序地順利進行，建設單位必須進行集成化的管理方案部署，對整個電力建設項目進行綜合性、全局性的分層次的項目管理，避免在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏和差錯。其四，設計方案與現(xiàn)場施工必須高效搭接、縝密聯(lián)系，在EPC總承包模式下，其施工方案的設計和以及施工現(xiàn)場的管理，都是項目總包商的責任，而這種模式可以減少由于設計方與施工方之間的責任分擔而帶來的問題。其五，項目全過程承擔風險，EPC總包項目可以充分發(fā)揮總包商在專業(yè)技術、項目管理方面的優(yōu)勢，通過科學的管理，優(yōu)質的服務為業(yè)主提供一個性能優(yōu)良、令人滿意的電廠，從而獲得預期的收益。
3電力建設單位集約化物資管理對EPC總承包模式的重要作用
現(xiàn)代企業(yè)集團提高效率與效益的基本取向在于物資集約化管理的改革。集約化物資管理對于EPC總承包模式具有重要的促進意義：
3.1EPC總承包模式通過集約化物資管理實現(xiàn)采購成本和交易費用的有效節(jié)約。
同一種產(chǎn)品的批量采購往往能夠因其價格優(yōu)勢而爭取到價格的主動權。在電力建設EPC總承包項目管理過程中，可以通過集約化物資管理，實現(xiàn)同種、同類產(chǎn)品的批量采購，以確保在滿足建設需求的基礎上爭取到價格優(yōu)勢，有效降低采購成本。同時，與這些供應商間的聯(lián)絡主要依靠電話和傳真，能夠大大降低交易費用。
3.2EPC總承包模式通過集約化物資管理實現(xiàn)各種物資的質量保證和產(chǎn)品質量。
電力建設EPC項目管理中，通過集約化物資管理，推動各種產(chǎn)品的集中采購，最能夠吸引供應商來提供更先進的產(chǎn)品技術和優(yōu)質的售后服務，對保證產(chǎn)品質量穩(wěn)定性和可靠性具有重要意義。
3.3EPC總承包模式通過集約化物資管理控制電力建設項目中的資金占用情況。
隨著信息技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，借助網(wǎng)絡經(jīng)濟、發(fā)展電子商務已成為企業(yè)增強競爭力、適應未來的有效手段。目前，美國超過95%的大型企業(yè)都通過不同的方式在一個或多個方面使用電子商務，發(fā)展電子商務已成為當代各個行業(yè)以及各個企業(yè)發(fā)展的新趨勢，建筑行業(yè)也不例外。
一、大勢所趨
建筑行業(yè)發(fā)展電子商務不僅僅是時展的要求和必然趨勢，更是由該行業(yè)的地位、自身的特點以及發(fā)展趨勢所決定的：
1、建筑行業(yè)是國民經(jīng)濟建設的支柱產(chǎn)業(yè)之一，對國民經(jīng)濟影響很大。
建筑行業(yè)的任務主要是實現(xiàn)固定資產(chǎn)投資。建國以來，我國的固定資產(chǎn)投資每年都有很大增長，改革開放后增長速度和幅度更大。我國1994年至2000年的固定資產(chǎn)投資中約60%是通過建筑行業(yè)實現(xiàn)的，而且工程建筑業(yè)的產(chǎn)值約占國民生產(chǎn)總值的30%，由此可見，建筑行業(yè)的發(fā)展狀況對國民經(jīng)濟影響甚大，建筑行業(yè)的信息化發(fā)展必然影響到整個國民經(jīng)濟和社會信息化的發(fā)展。而社會信息化是我國產(chǎn)業(yè)優(yōu)化升級和實現(xiàn)工業(yè)化、現(xiàn)代化的關鍵環(huán)節(jié)，是覆蓋現(xiàn)代化建設全局的戰(zhàn)略舉措。所以，建筑行業(yè)應該首當其沖地發(fā)展電子商務，實現(xiàn)行業(yè)信息化。
2、建筑行業(yè)的分散性。
建筑行業(yè)本身具有分散的性質，并且隨著越來越多國內建筑企業(yè)加入到國際競爭的行列，從事國際工程承包事業(yè)，更加充分地體現(xiàn)出“分散”的特點：一是可能需要橫跨多個市場，在短時間內切換于不同的工程領域；二是往往是在遠離指揮中心的異地進行生產(chǎn)活動；三是具有復雜的物流，這些特點決定了它將比其他行業(yè)更加需要且更受益于電子商務，所以建筑業(yè)比其他任何行業(yè)都有更充分的理由發(fā)展電子商務。
3、國際工程承包業(yè)務的日益增長以及WTO對我國建筑行業(yè)的沖擊
自1985年以來，我國國際工程承包業(yè)務以年遞增25%的速度實現(xiàn)了快速增長。隨著加入WTO以及國際建筑業(yè)投資的加大，各國市場的開放度增強，會使國際工程承包市場規(guī)模進一步擴大，但同時也意味著我國建筑行業(yè)會面臨更為激烈的競爭。目前國內建筑企業(yè)的綜合競爭能力普遍低于國外同行，主要差距就在于管理，而電子商務就是彌補管理缺陷的一種重要手段。
二、實現(xiàn)電子商務對建筑企業(yè)，尤其是國際工程承包公司的優(yōu)點。
1、能夠提高項目管理效率。
時效性是項目管理一個很重要的要求，電子商務的實現(xiàn)正好滿足了這個需求，彌補了項目管理傳統(tǒng)模式中的不足。它使管理人員可以隨時獲得項目的各種信息，及時注意發(fā)生的情況，適時給予監(jiān)控，實現(xiàn)了項目全過程管理的電子化、信息化、自動化、實時化和規(guī)模化，有利于提高項目的管理效率，加快工程建設進度，盡早發(fā)揮投資項目的社會經(jīng)濟效益。
2、可以降低項目直接成本。
網(wǎng)絡有助于提高透明度，對價格造成向下的壓力。通過網(wǎng)絡，承包商可方便地進行詢價，及時獲得更多、更全面的信息，發(fā)現(xiàn)更多新的契機，而不會僅僅局限在某一范圍內選擇供應商；而且現(xiàn)在網(wǎng)站上還出現(xiàn)了越來越多的反拍賣，在反拍賣中供應商彼此競爭，說明在什么價格上他們可以滿足某一特定的訂單，從而可以大大降低直接成本。
3、能夠降低管理成本。
隨著市場的開放，我國建筑行業(yè)有越來越多的企業(yè)跨出國門，參與國際工程的競爭，網(wǎng)絡則可以為企業(yè)提供一個在接觸全球各地客戶的同時又降低交易費用和縮短溝通時間的機會：提供了一個可與客戶直接聯(lián)系的、即時雙向的交流通道，使企業(yè)可以避開傳統(tǒng)的或業(yè)已存在的價值鏈上的其他環(huán)節(jié)。
據(jù)調查，在傳統(tǒng)企業(yè)交易方式下，企業(yè)交易流程需要19個環(huán)節(jié)，而在電子商務方式下只需要7個環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的企業(yè)交易方式是一種建立在紙面貿(mào)易單據(jù)（文件）流轉基礎上的貿(mào)易方式，每做一筆生意需要大量的紙面單證，工作量繁雜。電子商務則使承包商和供應商之間不再需要過多的紙上文件，從而也節(jié)省了發(fā)送設計圖紙、技術文件和合同的時間。
而且對于供應商而言，買方的市場范圍超越了傳統(tǒng)界限，這將降低進行大范圍宣傳聯(lián)系的成本。除此之外，還會大大減少有關人員，工作效率也會提高。企業(yè)管理成本從各個方面均大大降低。
4、可以增強企業(yè)間的資訊交流。
網(wǎng)絡可以使整個建筑業(yè)進行高度快速的資訊交流，讓從業(yè)人員能夠更高效快捷地得到各網(wǎng)上企業(yè)的營運資料。而且隨著加入系統(tǒng)項目的不斷增加，網(wǎng)上還可以為項目實施過程的每一階段提供大量有價值的數(shù)據(jù)。
5、為實現(xiàn)橫向聯(lián)合生產(chǎn)模式提供了便利。
中國的建筑企業(yè)想在未來的世界市場中搶占一席之地，有必要在擴大公司規(guī)模、承攬大型項目和提供更加廣泛的服務等方面有所突破，需要實現(xiàn)縱向一體化模式，或是采用橫向聯(lián)合生產(chǎn)模式。
采用前者會使承包商難以形成獨特的核心競爭優(yōu)勢，在每一個領域都無法形成規(guī)模經(jīng)濟，所以實現(xiàn)橫向聯(lián)合生產(chǎn)才是明智之舉。而只有使用了互聯(lián)網(wǎng)作為商業(yè)活動的平臺，并充分利用其提供的多媒體通訊手段，在承包工程領域，橫向聯(lián)合生產(chǎn)模式才有可能真正成為一種可行的生產(chǎn)組織模式和管理模式。
6、為企業(yè)的供應鏈管理提供了便利。
建筑企業(yè)要提高自己的競爭力，不僅要協(xié)調企業(yè)自身內部運營的各個環(huán)節(jié)，還要與包括供應商等在內的上下游企業(yè)緊密配合，實現(xiàn)企業(yè)的供應鏈管理，而B2B電子商務正好面向整個供應鏈，運用供應鏈管理的思想，利用互聯(lián)網(wǎng)，整合企業(yè)的上下游產(chǎn)業(yè)，構成一個電子商務供應鏈網(wǎng)絡，使得企業(yè)供應鏈上的所有參與者之間可以通過網(wǎng)絡，實現(xiàn)資料互換、信息共享，整合合作共同體的資源，消除了整個供應鏈網(wǎng)絡上不必要的動作和消耗，促進了供應鏈向動態(tài)的、虛擬的、全球網(wǎng)絡化的方向發(fā)展。
根據(jù)建筑在線網(wǎng)的調查結果顯示，通常由于丟失文件和缺乏溝通使施工成本增加20—30%，而由于網(wǎng)站的使用英國建筑市場每年可以節(jié)約大量資金，同時施工工期縮短15%.美國的招標網(wǎng)站和建造網(wǎng)都宣稱通過將建筑市場帶入互聯(lián)網(wǎng)可以節(jié)約30—35%的項目成本。
美國的麥克姆貝公司即是一個成功的案例，該公司與其他公司聯(lián)合，在波士頓設立了“互聯(lián)網(wǎng)項目管理”網(wǎng)站。該網(wǎng)站為所有的合作伙伴提供了“在線設計”平臺，借助各種工程設計軟件和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡通訊手段，大大縮短了工程周期；合作伙伴之間實時的通訊使并行設計易于進行；項目各方的共同參與保證了工程設計質量。該網(wǎng)站還提供“在線管理”服務，使承包商可以對幾大洲的工程項目進展情況進行實時跟蹤與控制。電子商務的應用使該公司的投入產(chǎn)出比率由過去的1：2提高到現(xiàn)在的1：6。
總之，建筑行業(yè)應充分運用信息技術所帶來的巨大生產(chǎn)力，不斷創(chuàng)新，利用電子商務從多方面改革業(yè)務與管理，更好地求得生存和發(fā)展。當然，目前中國的電子商務還只是初級階段，存在著種種障礙：網(wǎng)上結算不便、網(wǎng)絡基礎設施不夠完備、網(wǎng)上缺乏安全認證、信息產(chǎn)業(yè)管理體制和機制不健全等等。這必將對企業(yè)造成一定壓力，不敢貿(mào)然投入。但是我們必須消除這種顧慮。IBM大中華地區(qū)軟件部總經(jīng)理宋家瑜就曾說過：“我不知道你今天拿出的（電子商務）方案會不會錯，但可以告訴你的是：你今天不做，肯定是錯了?！?/p>
三、因企業(yè)制宜。
與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異
自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發(fā)生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異
當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經(jīng)使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經(jīng)濟體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設備,由于某種經(jīng)濟原因而導致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網(wǎng)上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異
電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數(shù)字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。
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在知識經(jīng)濟時代即將來臨，社會主義市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展的當代中國，加強企業(yè)人力資源管理意義特別重大。對于具有特殊優(yōu)勢的電力企業(yè)，加強人力資源管理，增強企業(yè)活力，提高企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益更是具有特別重要的意義。所以，本文擬結合本系統(tǒng)工作實際，運用所學經(jīng)濟管理專業(yè)知識，對目前我國電力企業(yè)人力資源管理過程中存在的問題、造成這些問題的原因與加強電力企業(yè)人力資源管理的對策等問題作一些初步的探討和研究。
一、電力企業(yè)人力資源管理中存在的主要問題
1.存在很多人沒活干與很多活沒人干的矛盾
據(jù)國務院發(fā)展研究中心估算，目前國有企業(yè)冗員比例至少已達20～30%，實際情況甚至更高。國有電力企業(yè)恐怕不會例外，而最可怕的還是大量存在的“隱性失業(yè)”現(xiàn)象。面對wto和電力新技術、新設備的大量涌現(xiàn)，供電企業(yè)員工因自身素質所限難以達到新要求，勢必出現(xiàn)非專業(yè)性、缺乏技術專長的崗位存在富余，而專業(yè)人員和優(yōu)秀管理人員則存在著短缺。
2.存在企業(yè)的人員富余與資產(chǎn)閑置的矛盾
社會主義市場經(jīng)濟的本質要求是通過市場實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，通過資產(chǎn)優(yōu)化達到勞動力配置優(yōu)化。然而，電力企業(yè)目前的現(xiàn)狀是：部分資產(chǎn)結構僵化、運轉不靈，甚至閑置，不能發(fā)揮出應有的作用，資產(chǎn)閑置多，勞動力富余自然也多，它們互為因果，形成了惡性循環(huán)。
3.存在在職員工富余與計劃外用工太多的矛盾
計劃外臨時工是計劃經(jīng)濟的產(chǎn)物。如果說企業(yè)沒有富余人員，大量使用臨時工是最經(jīng)濟的手段，而電力企業(yè)內部既存在著相當數(shù)量的富余人員，卻又有相當數(shù)量的臨時工與之并存，顯然不經(jīng)濟、不正常。比如：環(huán)境好、工作輕松的崗位存在著富余，而苦、重、臟、累崗位由于人員短缺又大量使用計劃外用工。這種并存的局面導致企業(yè)出現(xiàn)了動口不動手的“貴族”工人，甚至是“工頭”，人浮于事，嚴重影響著企業(yè)高效率、快節(jié)奏的發(fā)展。
4.一線員工短缺與二、三線員工富余的矛盾
企業(yè)存在著的“一線緊、二線臃、三線松”的問題不能從根本上得到扼制，也是產(chǎn)生冗員現(xiàn)象的原因之一。目前的供電企業(yè)，管理部門多、管理人員多，且職能交叉，效率不高，而一線員工吃緊，技術人才缺乏，若不能在現(xiàn)有勞動力基礎上平衡調劑解決這個問題，革除弊端，“減員增效”就難以落到實處。
二、電力企業(yè)人力資源管理中存在問題的主要原因
1.傳統(tǒng)觀念束縛了電力企業(yè)的人力資源開發(fā)
對人力資源和人力資源管理的重要性認識不夠，沒有樹立正確的人力資源及人力人力資源管理的觀念。傳統(tǒng)觀念認為，人力開發(fā)靠教育和培訓，教育和培訓的投入是一種單純的支出，而不是投資。我們必須改變傳統(tǒng)觀念，從根本上解決對教育的認識問題，注意發(fā)揮學習對人的素質的提升功能，把學習作為提高職工素質和經(jīng)濟效益、謀求企業(yè)發(fā)展的重要途徑，從長計議，舍得投入，加大對職工的培訓力度，讓職工業(yè)務素質切實得到提高。從筆者所在公司實際情況來看，廣大職工的求知愿望是比較強烈的，但學習的方式往往以“自學”為主，這多少帶有自發(fā)性，與企業(yè)的實際難免脫節(jié)，需要企業(yè)在抓好人才規(guī)劃的基礎上，加強針對性培訓，包括選送優(yōu)秀職工脫產(chǎn)進修等。人力資源是企業(yè)的戰(zhàn)略性資源，企業(yè)的其他資源都是人力資源的附屬資源。最好的、最優(yōu)秀的人才是免費的，因為他們?yōu)槠髽I(yè)創(chuàng)造的價值完全掩蓋了企業(yè)付給他們的報酬。相反，不好、不優(yōu)秀的人才是非常昂貴的，因為他們經(jīng)常在工作中出現(xiàn)這樣或那樣的問題，他們給企業(yè)帶來的潛在損失遠遠大于他們?yōu)槠髽I(yè)創(chuàng)造的價值。
2.傳統(tǒng)人事管理體制束縛了管理者的手腳
目前，我國的電力企業(yè)對員工的管理仍然是以身份管理為核心，主要表現(xiàn)為：一是員工身份分為“干部”或是“工人”，且是“先天的”，在進入企業(yè)前就由相應的“資格”決定了。二是員工身份分為“主業(yè)員工”或是“招聘員工”，在相同崗位上做相同事其工資待遇卻不一樣。這種將沒有本質區(qū)別的勞動力人為分割為不同類型人員的現(xiàn)象不利于人力資源的整體開發(fā)、管理，不利于調動全員的積極性。
3.傳統(tǒng)的考核方式影響了員工的工作積極性
缺乏科學的績效評估體系?，F(xiàn)在，大部分電力企業(yè)的績效考核仍然在沿用行政機關、事業(yè)單位工作人員年度考核制度，企業(yè)里不論什么專業(yè)，什么層次的人員，都在使用統(tǒng)一的考核標準，所考核的德、能、勤、績內容也很籠統(tǒng)，難以反映不同崗位不同人員的業(yè)績貢獻。這樣的考核必然會流于形式，考核結果與員工的實際使用難以掛鉤，不利于調動員工的積極性，操作不好反而會影響員工的積極性。
4.企業(yè)文化建設滯后影響了員工素質的提升
目前我國多數(shù)電力企業(yè)對企業(yè)文化建設重視不夠、投入不足。它們并不是真正懂得搞好企業(yè)文化建設也是提高職工文化品位和綜合素質，開發(fā)人力資源、提升企業(yè)形象的有效途徑。搞好企業(yè)文化建設，將電力企業(yè)辦成一個學習型、創(chuàng)新型的企業(yè)，就會在企業(yè)內部，產(chǎn)生一種精神振奮、朝氣蓬勃、開拓進取的良好風氣，激發(fā)組織成員的創(chuàng)造熱情，從而形成一種激勵環(huán)境和激勵機制，使人力資源發(fā)揮潛力，為企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生積極的效應和內在動力。
三、新形勢下加強電力企業(yè)人力資源管理的主要對策
1.樹立現(xiàn)代人力資源管理理念
轉變傳統(tǒng)人事管理觀念，樹立現(xiàn)代人力資源管理理念，是加強電力企業(yè)人力資源管理的重要途徑和手段，也是一種前提性的對策。為此，在企業(yè)發(fā)展實踐中嚴格遵循以下基本原理開展人力資源管理。
第一，系統(tǒng)優(yōu)化原理：人力資源系統(tǒng)經(jīng)過組織、協(xié)調、運行、控制，使其整體功能獲得最優(yōu)績效的理論。在這方面，表現(xiàn)得最為簡單的就是有關企業(yè)組織架構的設計，這便是人力資源部門為滿足系統(tǒng)優(yōu)化而進行的戰(zhàn)略性人力資源調整。
第二，能級對應原理：不同能力的人，其在企業(yè)中的責、權、利應有差別，合適的人放到合適的位置上。這便是我們通常進行的職位分類工作，在職位分類完成之后，一個系統(tǒng)的人力資源部門還需要進行的是工作分析。期間，工作分析提供了用誰做、做什么、何時做、在什么地方做、怎么做、為什么要做、為誰做的信息，從而形成職位描述等相關的文件。
第三，系統(tǒng)動力原理：通過一定的方式激發(fā)人的工作熱情，包括物質動力(物質的獎罰)、精神動力(成就感與挫折感、危機意識)。這個就是我們常講的績效考核機制，從x理論到y(tǒng)理論到現(xiàn)代的人本管理理念，無不是為最大限度發(fā)揮人員潛能而發(fā)展的，至于本原理如何運用，將在后續(xù)文章中進行專門的研討。
第四，反饋控制原理：人力資源管理中的各個環(huán)節(jié)是相互關聯(lián)的，形成一個反饋環(huán)，某一環(huán)節(jié)發(fā)生變化都會產(chǎn)生連鎖性反應。這個原理的利用便在于如何建立企業(yè)內部的溝通機制，比如說組織進行內部員工滿意度調查，這便是一件上到企業(yè)最高領導、下到基層員工的一個全面的工作信息溝通過程，通過這個溝通過程，可以系統(tǒng)做出公司宏觀發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營管理理念、各項規(guī)章制度、組織管理和企業(yè)文化等方面的評價。
2.建立公開、平等、競爭、擇優(yōu)的選人用人制度
選人用人是搞好企業(yè)人力資源管理的第一關，只有建立公開、平等、競爭、擇優(yōu)的選人用人制度，并通過實實在在的實施，選拔和使用到與所需崗位相匹配的優(yōu)秀人才，才能為諸如薪酬待遇、培訓發(fā)展等其它人力資源管理工作奠定良好的基礎。
公開就是對于所需要的人才，既要善于內部的公開選拔任用，又要敢于面向社會公開招聘。在內部選拔時，不僅要看到人才已有的成績和經(jīng)驗，更要看到他的基本素質、發(fā)展?jié)摿团囵B(yǎng)價值。面向社會公開招聘時，要拓寬用人渠道，敢于打破單位、行業(yè)、地區(qū)界限，增加透明度，為各類不同的人才提供和創(chuàng)造發(fā)展機遇。
平等就是不論內部選拔還是面向社會公開招聘，都要做到一視同仁。中國有句古話叫“英雄不問出處”，只要符合招聘的崗位要求，具備基本的學歷、資歷和工作經(jīng)驗，就都應該讓其應聘，為其提供參與的機會。
競爭和擇優(yōu)就是要允許一個崗位有多人應聘，通過優(yōu)勝劣汰來選拔與崗位達到最佳匹配的人選。
要做到公開、平等、競爭、擇優(yōu)的選人用人，必須做好工作分析，崗位評價，制定崗位說明書和崗位規(guī)范等基礎工作，同時在選拔人才時要嚴格按照招聘程序運作和完成規(guī)定的考試考核考查內容，這樣才能夠確保招聘到高素質的優(yōu)秀人才。
3.建立職責明確、有效放權的崗位責任制
企業(yè)要想有一個高效的運作機制，必須要相應地建立一套適合本企業(yè)特點的組織體系和崗位設置，也就是要堅持按需設崗、精簡高效，做到崗位職責明確、任職條件清楚，權限使用清晰。要真正做到這些，必須把握好兩個關鍵，一是員工的能力要與崗位要求相匹配，二是有效地放權。
員工能力與崗位要求相匹配，就是指一個人的知識、專業(yè)、能力、經(jīng)驗、特長與興趣均與其所在崗位所需的知識、專業(yè)、能力、經(jīng)驗、特長相適應，使員工個人能在該崗位上獲得知識才能的極大發(fā)揮并感到愉快。同時，使該崗位的職責能夠充分履行而與上下配合協(xié)調，使企業(yè)整體獲得最大效益。通常，崗位匹配有以下幾種情況：一是員工能力與崗位要求一致，留住人才的可能性大。二是員工能力大于崗位要求，人才流失的可能性最大。三是員工能力小于崗位要求，被動離崗的可能性最大。四是員工能力略小(大)于崗位要求，培訓后，人才保留的可能性大。
4.建立科學、公正、公開的績效考核制度
在企業(yè)人力資源管理中，績效考核是對企業(yè)員工勞動付出的一種反饋，同時也是支付薪酬的重要依據(jù)?？冃Э己送ǔＪ侵笍钠髽I(yè)的經(jīng)營目標出發(fā)，用一套系統(tǒng)的、規(guī)范的程序和方法對員工在電力服務工作中所表現(xiàn)出來的工作態(tài)度、工作能力和工作業(yè)績等，進行以事實為依據(jù)的評價，并使評價以及評價之后的人力資源管理有助于企業(yè)經(jīng)營目標和員工個人發(fā)展目標的實現(xiàn)?；诖耍趯嵤┛己酥芯捅仨氁幸惶啄軌蚍从硩徫惶攸c和本人(或科室)實績的科學的考核標準，同時在實施考核中做到公正操作，對事不對人，并能將考核結果面向所有的被考核者公開，并及時做好反饋溝通工作。
