發(fā)布時(shí)間：2023-03-20 16:17:20
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的信息檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）檔案人員缺乏現(xiàn)代化管理技能
水利檔案管理工作之中，檔案的管理人員是檔案管理和信息化實(shí)施的直接人員，因此他們的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力直接決定了我國(guó)水利檔案管理工作的推進(jìn)與發(fā)展。但是，在實(shí)際的工作之中可以發(fā)現(xiàn)，水利檔案管理的工作人員在實(shí)際的檔案管理工作之中并沒(méi)有過(guò)硬的管理技能，對(duì)于檔案管理信息化更是無(wú)從談起，根本無(wú)法順利推進(jìn)我水利檔案管理信息化的進(jìn)程，這就直接導(dǎo)致了我國(guó)水利檔案管理信息化工作的落后。
（二）信息管理安全威脅大
在推進(jìn)檔案管理信息化的過(guò)程之中必然會(huì)遇到信息安全問(wèn)題。眾所周知，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息的傳播與發(fā)展面臨著很多安全問(wèn)題，對(duì)于水利檔案管理信息化也是這樣，我國(guó)水利檔案管理信息化過(guò)程之中就存在著很大的安全隱患。造成這種情況的原因是多樣的，主要是由于我國(guó)水利檔案管理工作的信息化體系仍然不夠完善，這是造成我國(guó)水利檔案管理信息管理安全問(wèn)題的首要原因。其次，我國(guó)檔案管理信息化的管理安全防護(hù)系統(tǒng)仍然存在很多漏洞，這同樣為我國(guó)水利檔案信息化的信息安全構(gòu)成了相關(guān)的威脅。
二、促進(jìn)我國(guó)水利檔案管理信息化工作進(jìn)步的措施
（一）加快水利檔案信息化建設(shè)步伐
水利檔案管理信息化的進(jìn)步與發(fā)展，必須依靠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的直接指導(dǎo)，制定科學(xué)的發(fā)展措施，水利檔案的信息化建設(shè)就是對(duì)檔案資料運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段再梳理、再利用，工作量巨大，因而，加快水利檔案的信息化建設(shè)步伐，必須有科學(xué)合理的規(guī)劃，把握好方向，充分發(fā)揮拼搏進(jìn)取、務(wù)實(shí)高效的精神，爭(zhēng)取取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。不斷的建立和完善水利檔案信息化的體制和系統(tǒng)，只有這樣才能不斷的推進(jìn)我國(guó)水利檔案信息化的發(fā)展步伐。
（二）加強(qiáng)檔案管理信息化人員素質(zhì)培養(yǎng)
檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化的推進(jìn)起著直接的作用和價(jià)值，在實(shí)際的工作之中要想推進(jìn)水利檔案管理的信息化必須充分的重視水利檔案管理工作人員信息化素質(zhì)的培養(yǎng)，實(shí)際的培養(yǎng)方式有很多，其中較為有效的方式有：第一，直接引進(jìn)具有先進(jìn)信息化能力的檔案管理人才，讓他們帶動(dòng)整個(gè)檔案管理人員的管理能力；第二，可以組織現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，通過(guò)科學(xué)的培訓(xùn)讓其獲得相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理信息化的不斷進(jìn)步與發(fā)展。
（三）加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)
應(yīng)當(dāng)提高安全防范意識(shí)，信息管理人員要有較高的安全防范意識(shí)，并注意日常行為規(guī)范，這樣才能在日常工作中積極發(fā)現(xiàn)和避免安全危險(xiǎn)的發(fā)生，當(dāng)然企業(yè)內(nèi)部員工都應(yīng)當(dāng)樹(shù)立保護(hù)企業(yè)信息資產(chǎn)安全的意識(shí)，只有這樣才能保證我國(guó)水利檔案管理信息化推進(jìn)過(guò)程之中的安全問(wèn)題，保證水利檔案管理信息化的順利發(fā)展。
三、結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開(kāi)發(fā)和利用規(guī)范措施
0引言
電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書(shū)檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤(pán)，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書(shū)檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書(shū)檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。
2電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類(lèi)、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤(pán)備份，同時(shí)對(duì)光盤(pán)進(jìn)行編目、排架等。
2.2電子檔案的開(kāi)發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開(kāi)發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪(fǎng)數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類(lèi)檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿(mǎn)足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿(mǎn)足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢(xún)、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶(hù)都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶(hù)使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開(kāi)放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)通方便了檔案部門(mén)之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢(xún)權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求，最大限度開(kāi)發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。
3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施
3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類(lèi)人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門(mén)增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專(zhuān)門(mén)場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門(mén)集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專(zhuān)家咨詢(xún)組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤(pán)的初級(jí)階段。
4結(jié)語(yǔ)
電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻(xiàn)：
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（一）方便受眾查閱，使其事業(yè)單位的工作清晰化、系統(tǒng)化檔案信息資源為企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要的資料信息，是企業(yè)穩(wěn)步和諧發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展中，都比較重視檔案的管理工作。通過(guò)檔案管理部門(mén)對(duì)信息資源的統(tǒng)一收集和管理，將加快對(duì)檔案相關(guān)信息的查詢(xún)速度，促進(jìn)企業(yè)或事業(yè)單位在發(fā)展中工作具有條理化和系統(tǒng)化，從而使高層人員的管理工作更為方便。
（二）關(guān)系著社會(huì)的發(fā)展，是國(guó)家信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)檔案管理作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，是促進(jìn)國(guó)家信息化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們生活水平的提高以及區(qū)域文明的建設(shè)都來(lái)自于日常的檔案管理活動(dòng)。在一定程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理越系統(tǒng)化、合理化，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展取值以及國(guó)家事業(yè)單位的決策就會(huì)越準(zhǔn)確、規(guī)范。目前，大部分的事業(yè)單位在國(guó)家政策的指引下，依法管理并監(jiān)督檔案管理工作的實(shí)施，規(guī)范檔案管理工作的進(jìn)行，并制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，確保規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作順利開(kāi)展。
二、新時(shí)代下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)分析
（一）檔案管理向信息化方向發(fā)展隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，為人們的生活和生產(chǎn)工作都帶來(lái)了重要的影響。對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在新時(shí)代下，檔案管理工作將以信息化做為主要的發(fā)展方向。在信息化的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案信息資料的收集和整理以及檔案文件的備案都可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成。這不但可以節(jié)省檔案信息收集與鑒別時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間，而且在一定的程度上提高了檔案資料的安全性能。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以使受眾無(wú)國(guó)界、無(wú)區(qū)域界線(xiàn)、無(wú)障礙的查詢(xún)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而且能為企業(yè)或事業(yè)單位的重要決策提供有效的支持和根據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
（二）檔案管理向一體化方向發(fā)展檔案管理的一體化是指對(duì)檔案管理各個(gè)階段的一個(gè)整合，它取消了檔案管理中的各個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)，更好的提高了檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理一般可分為四個(gè)階段，包括：檔案的收集備案階段、檔案的使用階段、檔案的保存階段、檔案的長(zhǎng)期保存階段。這四個(gè)階段中前兩個(gè)階段檔案是以文件的形式而存在，后兩個(gè)階段才是現(xiàn)實(shí)意義上的檔案資料。由于文件和檔案的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)有所差異，所以檔案管理的工作效率受到了嚴(yán)重的影響。因此，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)檔案管理工作的不斷重視，檔案管理逐漸向一體化方向發(fā)展，將在檔案管理工作中，明確檔案管理一體化的流程和操作，對(duì)文件及檔案管理進(jìn)行整合，以提高檔案管理的工作效率。
（三）檔案管理向多元化方向發(fā)展在新時(shí)期下，檔案管理的作用逐漸獲得了人們的認(rèn)可，其工作重心也由管理保存向服務(wù)大眾的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理的數(shù)量是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展而豐富的，從國(guó)家公務(wù)信息到公民的日常生活，從學(xué)術(shù)研究到事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的作用貫穿于人們生活以及生產(chǎn)工作的始終。因此，檔案管理工作將向多元化服務(wù)發(fā)展，向不同的社會(huì)群體提供其所需要的檔案信息查詢(xún)服務(wù)，從而充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。與此同時(shí)，在檔案信息的查詢(xún)方面，除了紙質(zhì)檔案的查詢(xún)方式之外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料查詢(xún)服務(wù)，以滿(mǎn)足不同地區(qū)不同人們的檔案查詢(xún)需要。
三、結(jié)束語(yǔ)
1.建設(shè)重視程度不高
就當(dāng)前的情況分析，雖然大多數(shù)人已開(kāi)始認(rèn)識(shí)到廣播電視大學(xué)檔案管理是學(xué)校進(jìn)行管理的重要環(huán)節(jié)，但是依然沒(méi)有得到學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，且其均沒(méi)有從思想上意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學(xué)校教學(xué)管理及經(jīng)濟(jì)效益上。加上許多的檔案工作者均不是專(zhuān)業(yè)人士，因此思想上對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度還不夠，導(dǎo)致對(duì)檔案工作的細(xì)心不足，使得檔案的信息化建設(shè)無(wú)法有效開(kāi)展。
2.建設(shè)資金投入力度缺乏
廣播電視大學(xué)的檔案信息化建設(shè)在起始階段需投入一定的資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以形成信息化的管理環(huán)境，然而許多大學(xué)卻過(guò)分地強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)等方面，且科研方面的經(jīng)費(fèi)比重偏高。而在基礎(chǔ)設(shè)施方面均使用一些嚴(yán)重老化或?yàn)l臨淘汰的設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而使得廣播電視大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)不能得到實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。
3.建設(shè)制度規(guī)范化不足
廣播電視大學(xué)的檔案大多來(lái)源于學(xué)校各個(gè)學(xué)院和管理部門(mén)，然而當(dāng)前各部門(mén)的檔案管理缺乏規(guī)范化，沒(méi)有一套完整且適用于信息化發(fā)展的采集、整理、儲(chǔ)存及借閱制度。此外，學(xué)校收集檔案的過(guò)程也缺乏系統(tǒng)性，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)較高水平的現(xiàn)代數(shù)字化管理，因而無(wú)法對(duì)檔案信息資源進(jìn)行更深層次的開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致最終嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理的成效。
4.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化薄弱
由于學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴(yán)重缺乏必要的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，造成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設(shè)步伐。此外，檔案管理信息化人員素質(zhì)的低下以及技術(shù)保障的缺乏，同樣是廣播電視大學(xué)管理信息化建設(shè)中需要解決的問(wèn)題。
二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的建議
1.積極轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念
思想決定行為，廣播電視大學(xué)需正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設(shè)中。一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀(guān)念，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，將廣播電視大學(xué)的檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)工作一同納入學(xué)校的未來(lái)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，且應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要;另一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真聽(tīng)取相關(guān)工作人員對(duì)當(dāng)前的工作匯報(bào)，加大對(duì)信息化建設(shè)物力、人力的投入，并加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展需求的同時(shí)，為檔案管理者營(yíng)造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應(yīng)加大關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，可號(hào)召師生共同加入建設(shè)隊(duì)伍，并向其詳細(xì)講解檔案及相關(guān)法規(guī)，從而提高師生對(duì)檔案的認(rèn)知度，使其充分意識(shí)到檔案的重要性［1］。
2.切實(shí)加大資金投入
對(duì)于檔案信息化建設(shè)，技術(shù)設(shè)備是最重要的基礎(chǔ)因素。首先，廣播電視大學(xué)需投入一定的資金以配備性能良好、質(zhì)量可靠的硬件設(shè)施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)或者采購(gòu)?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，使辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會(huì)貫通;最后，廣播電視大學(xué)的檔案管理者還應(yīng)加強(qiáng)安全警惕，嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施進(jìn)行防護(hù)，時(shí)刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而維護(hù)檔案安全［2］。除此之外，學(xué)校還應(yīng)在硬件保護(hù)工作和數(shù)據(jù)備份的工作方面加大力度，以便發(fā)生故障時(shí)可第一時(shí)間進(jìn)行處理與恢復(fù)工作。但是在資金的使用方面需科學(xué)規(guī)劃，學(xué)?？蓪⒖蒲小⒔虒W(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢(shì)，使有限資金發(fā)揮更大效用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校的全方面建設(shè)與檔案信息化建設(shè)共同進(jìn)步與發(fā)展。
3.規(guī)范檔案管理制度
首先，學(xué)校需科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)有據(jù)可循和有序發(fā)展;其次，有效構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進(jìn)行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統(tǒng)思想觀(guān)念，通過(guò)實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息服務(wù)不斷延伸至知識(shí)服務(wù)及實(shí)際的管理工作中。這不僅給學(xué)生和學(xué)校的教職員工提供檔案利用的服務(wù)，而且通過(guò)檔案信息化建設(shè)平臺(tái)為社會(huì)各個(gè)方面提供具有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，使廣播電視大學(xué)的檔案信息管理可和社會(huì)的各個(gè)部門(mén)及各個(gè)方面間形成檔案信息資源共同分享的開(kāi)放局面。
4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系
檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的制定與執(zhí)行，加強(qiáng)相關(guān)的法制法規(guī)建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息可資源共享的目標(biāo)。就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)而言，需從內(nèi)部協(xié)調(diào)與宏觀(guān)調(diào)控兩大方面著手。內(nèi)部協(xié)調(diào)針對(duì)的是廣播電視大學(xué)本身，對(duì)學(xué)校自身而言，檔案管理部門(mén)需積極配合并參與電子校務(wù)建設(shè)，且在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行有效協(xié)調(diào)檔案管理信息化與電子校務(wù)間的關(guān)系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享這一有利平臺(tái)為學(xué)校其他部門(mén)提供高效服務(wù)。宏觀(guān)調(diào)控則是在現(xiàn)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各大院校的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保其檔案管理信息化建設(shè)的有利進(jìn)行。與此同時(shí)，檔案信息化的建設(shè)已越來(lái)越多采用光盤(pán)或磁盤(pán)將文件資料進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的分類(lèi)方法、檔案整理及記錄標(biāo)準(zhǔn)均無(wú)法完全適應(yīng)，因此這就更加需要廣播電視大學(xué)根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)制定出系統(tǒng)的規(guī)范化體系，并切實(shí)推動(dòng)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
三、結(jié)語(yǔ)
1、教學(xué)綜合類(lèi)。
上級(jí)教育主管部門(mén)和學(xué)校下達(dá)的指導(dǎo)性、指令性文件材料。包括教育改革、招生計(jì)劃、畢業(yè)分配等方面的計(jì)劃、指示、規(guī)定和辦法等。
2、教學(xué)管理類(lèi)。
各種教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱以及教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)競(jìng)賽活動(dòng)、教學(xué)觀(guān)摩、課堂教學(xué)和考試質(zhì)結(jié)等原始資料。
3、教學(xué)研究類(lèi)。
教學(xué)改革方案、教研室教研活動(dòng)計(jì)劃、教學(xué)方法研究和總結(jié);合格課程、重點(diǎn)課程、課堂教學(xué)質(zhì)量測(cè)評(píng)、優(yōu)秀課程建設(shè)等材料。
4、師資類(lèi)。
教師隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、師資需求、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)考核、教師發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃、職務(wù)評(píng)聘材料及教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案等。
二、年級(jí)教學(xué)檔案具有鮮明的教學(xué)一線(xiàn)的特點(diǎn)
1、檔案的內(nèi)部性和原始性。
學(xué)校教學(xué)檔案大多是系年級(jí)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中自然形成的歷史記錄,并為其直接管理和使用,一般不經(jīng)過(guò)文書(shū)專(zhuān)業(yè)處理部門(mén)的收發(fā)登記,其中不帶文號(hào)的資料居多。
2、內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性和多學(xué)科性。
由于學(xué)校年級(jí)的設(shè)置、學(xué)科劃分比較細(xì)致,各年級(jí)在課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)分配、教學(xué)方法等方面有所不同,因而這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和多學(xué)科性。
3、運(yùn)行的周期性和成套性。
教學(xué)檔案,不是以自然年度為周期,而是以學(xué)期或?qū)W年,甚至更長(zhǎng)的時(shí)間為周期。如學(xué)期或?qū)W年度工作計(jì)劃、總結(jié)、招生計(jì)劃、某一課程的授課計(jì)劃、學(xué)生統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
4、資料形式呈現(xiàn)多樣性。
教學(xué)檔案的內(nèi)容豐富,載體形式多樣化,除了紙質(zhì)的文件材料、教學(xué)計(jì)劃、大綱、學(xué)生成績(jī),還有照片、錄音、錄像、課件等記錄材料。
三、學(xué)校檔案的具體內(nèi)容與管理方法
1、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
學(xué)校辦公室在每年度結(jié)束后，將一年的學(xué)校辦公文件印刷本、原稿、審閱意見(jiàn)書(shū)等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統(tǒng)，符合規(guī)范要求。歸檔時(shí)認(rèn)真、仔細(xì)填寫(xiě)每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。將已經(jīng)處理完畢的各種文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)、組卷后移交學(xué)校相關(guān)的檔案部門(mén)。通過(guò)嚴(yán)格的價(jià)值鑒定，區(qū)分出這些檔案的價(jià)值，最總根據(jù)其價(jià)值確定重要程度和保管期限。然后根據(jù)相關(guān)的的分類(lèi)方法并根據(jù)其重要程度、保存期限分別進(jìn)行立卷。同時(shí)將每一卷檔案填好備考表，將卷內(nèi)的缺點(diǎn)和缺少的內(nèi)容一一注明。在保管上紙質(zhì)檔案要注意其對(duì)環(huán)境的要求。首先是其庫(kù)房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間。其次庫(kù)房?jī)?nèi)要有有效的防護(hù)措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。
2、電子檔案管理
具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件需要?dú)w檔保存。電子文件的歸檔，是通過(guò)計(jì)算機(jī)整理好的電子文件和它所生存的環(huán)境條件一并轉(zhuǎn)存在電子存儲(chǔ)載體（如磁盤(pán)、光盤(pán)）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個(gè)全新的事物，具有與傳統(tǒng)載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量很大，檔案的軟盤(pán)、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間小，海量存儲(chǔ)、傳輸快，便于檢索，無(wú)限距離傳輸?shù)忍攸c(diǎn)，所以它對(duì)保管場(chǎng)地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統(tǒng)載體檔案的保管方式要復(fù)雜很多，它所具有的缺點(diǎn)也是不能忽視的：
（1）電子檔案載體壽命仍需實(shí)踐進(jìn)一步驗(yàn)證；
（2）電子檔案對(duì)環(huán)境的依賴(lài)程度較高；
（3）電子檔案安全保護(hù)措施比較復(fù)雜；
（4）電子檔案的原始性、真實(shí)性難以保證。
因此，我國(guó)《電子文檔歸檔與電子檔案管理規(guī)范》明確指出：“具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔”，這說(shuō)明現(xiàn)階段文件的歸檔仍應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，兩種載體的長(zhǎng)期并存和實(shí)行“雙套制”管理是必然的。
①電子文件收集
《歸檔文件整理原則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)定，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標(biāo)和依據(jù)。電子文件形成后，要保證收集積累過(guò)程中的電子文件齊全、準(zhǔn)確、完整、有效。注意修改過(guò)程中及時(shí)更換最新版本。
（1）電子文件收集范圍。
電子文件的收集范圍為應(yīng)該作為檔案保存的文件，除按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
（2）電子文件格式。
單位形成的同一類(lèi)型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，圖象文件采用TIFF、JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG、AVI格式，聲音文件采用MP3、WAV格式等等。
②電子文檔的規(guī)理整合
齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、一致性；收集范圍、保管期限、密級(jí)，每項(xiàng)都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時(shí)間、類(lèi)別區(qū)分，以件為單位分項(xiàng)目進(jìn)行整理脫機(jī)存儲(chǔ)在光盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)等載體上。
四、針對(duì)目前中學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策
1、針對(duì)認(rèn)識(shí)不夠,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,提高認(rèn)識(shí)
在中學(xué)校教學(xué)中，存在學(xué)院教學(xué)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理工作重視不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足，就連做教學(xué)檔案的人員也有相當(dāng)一部分認(rèn)識(shí)不清楚，同時(shí)各教職工對(duì)檔案工作在教學(xué)科研中的重要性認(rèn)識(shí)不到位，由此，出現(xiàn)不能及時(shí)的將原始第一手材料移交到教學(xué)檔案管理人員手里等現(xiàn)象。針對(duì)以上現(xiàn)象我們首先應(yīng)成立教學(xué)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分管教學(xué)的年級(jí)長(zhǎng)任組長(zhǎng)，由教務(wù)處處長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，配置具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)與管理進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)工作，最后應(yīng)重視對(duì)教學(xué)檔案工作的宣傳，增加人員的檔案意識(shí)。
2、針對(duì)教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)構(gòu)建的不完善，加強(qiáng)分類(lèi)構(gòu)建
大部分中學(xué)校都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的組織機(jī)構(gòu)，因此對(duì)教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)不完善，不全面，針對(duì)這種情況，我們應(yīng)按學(xué)年度，由年級(jí)、班級(jí)、教學(xué)研究室三級(jí)分別進(jìn)行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙制文件的不同載體分別歸檔、保管。
1低保檔案信息管理的特性分析
低保檔案信息管理工作的開(kāi)展，是以社會(huì)服務(wù)政策落實(shí)、社會(huì)救濟(jì)收益落實(shí)為中心，其管理職責(zé)以記錄低保用戶(hù)信息、低保福利領(lǐng)取信息、低保服務(wù)信息為主，所以，其管理工作的開(kāi)展具有廣泛性、動(dòng)態(tài)性、雙軌性、多層面性。廣泛性是指低保檔案管理針對(duì)廣大民眾群體，其低保申報(bào)人員、生活需求等方面存在明顯差異，而動(dòng)態(tài)性是指隨著民生政策的多項(xiàng)調(diào)整，低保檔案管理也需要隨著政策、服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整。最后，明確低保檔案信息管理的特性，對(duì)吉林省公主嶺市的社會(huì)救助體系完善及創(chuàng)新有積極作用。
2吉林省公主嶺市低保檔案信息管理現(xiàn)狀
吉林省公主嶺市以搭建局域網(wǎng)絡(luò)的方式，對(duì)區(qū)域內(nèi)的民生需求、低保用戶(hù)信息、低保用戶(hù)服務(wù)及民生政策落實(shí)等方面進(jìn)行分化與調(diào)整，在注重低保檔案信息管理處理的前提下，對(duì)低保檔案進(jìn)行審核及分類(lèi)，但是，低保用戶(hù)本身的信息虛假問(wèn)題、低保申請(qǐng)審核及立案存儲(chǔ)等方面，還需要進(jìn)一步總結(jié)與統(tǒng)一處理。例如，吉林省公主嶺市的低保申請(qǐng)與低保審核分化為兩個(gè)體系，部分低保服務(wù)提供極容易出現(xiàn)材料不齊全、不規(guī)范的情況。此外，低保服務(wù)工作的開(kāi)展，其管理工作忽略了服務(wù)時(shí)效性，部分低保申請(qǐng)及立案缺少及時(shí)性，嚴(yán)重影響低保檔案信息管理工作的效率提升。最后，隨著大數(shù)據(jù)信息及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建，低保電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)安全也影響低保檔案信息管理的效果優(yōu)化，低保檔案信息存儲(chǔ)以五年為主，但是，這并不能滿(mǎn)足社會(huì)救助體系及低保服務(wù)的綜合性落實(shí)與改革。吉林省公主嶺市低保檔案信息管理雖然有專(zhuān)業(yè)化流程，但是，立案時(shí)效、申報(bào)信息審核、低保用戶(hù)服務(wù)提供、檔案信息的安全性等方面仍需進(jìn)一步強(qiáng)化。缺少針對(duì)低保檔案信息的管理及安全保護(hù)，直接影響網(wǎng)絡(luò)背景下的新型社會(huì)救助體系創(chuàng)新。
3優(yōu)化吉林省公主嶺市低保檔案信息管理的可行性措施
3.1深化低保檔案信息的基礎(chǔ)建設(shè)。低保檔案的基礎(chǔ)建設(shè)需要從低保人員檔案、低保檔案保存規(guī)范性入手，這是構(gòu)建新型社會(huì)救助體系的基礎(chǔ)性工作。對(duì)吉林省公主嶺市的不同低保人員進(jìn)行集中處理，并以鎮(zhèn)、鄉(xiāng)、村為基點(diǎn)，對(duì)低保人群的基本信息、生活水平、貧困程度等方面進(jìn)行信息收集，以此為后續(xù)的低保服務(wù)開(kāi)展提供信息依據(jù)。針對(duì)低保檔案信息的收集、存儲(chǔ)，以完善檔案規(guī)范管理制度的方式，結(jié)合村鎮(zhèn)的實(shí)際情況，構(gòu)建專(zhuān)項(xiàng)的檔案管理制度。例如，部分低保用戶(hù)身體有殘疾，可以采用成立“殘疾人低保檔案庫(kù)”的方式，對(duì)不同殘疾等級(jí)的低保用戶(hù)提供不同的社會(huì)救助服務(wù)。3.2落實(shí)動(dòng)態(tài)管理。民生政策及新型社會(huì)救助服務(wù)體系的構(gòu)建，需要結(jié)合吉林省公主嶺市的民生情況以及低保服務(wù)的落實(shí)情況進(jìn)行分析，在與其他行政部門(mén)協(xié)調(diào)落實(shí)社會(huì)服務(wù)的過(guò)程中，需要針對(duì)低保用戶(hù)的經(jīng)濟(jì)水平變化進(jìn)行調(diào)整。強(qiáng)化低保申請(qǐng)及低保辦理的資質(zhì)，在明確低保對(duì)象后，為期發(fā)放低保金。針對(duì)部分已經(jīng)“脫貧”用戶(hù)，需要及時(shí)進(jìn)行處理，采用定期、不定期的抽查、民生普及的方式，對(duì)低保用戶(hù)、申報(bào)低保人群的經(jīng)濟(jì)條件、實(shí)際生活情況進(jìn)行信息收集與整理，這是利用低保檔案信息實(shí)現(xiàn)低保服務(wù)效益最大化的關(guān)鍵性工作。3.3強(qiáng)化信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)低保檔案信息庫(kù)的構(gòu)建，相對(duì)簡(jiǎn)化了低保檔案信息的管理流程，但是，信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性及技術(shù)應(yīng)用等方面仍需進(jìn)一步強(qiáng)化，所以，吉林省公主嶺市的低保檔案信息管理，需要針對(duì)不同低保人群、不同時(shí)間段內(nèi)的低保申請(qǐng)用戶(hù)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理，以成立“低保申請(qǐng)數(shù)據(jù)庫(kù)”、“低保審核數(shù)據(jù)庫(kù)”、“低保用戶(hù)服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)”、“低保用戶(hù)調(diào)查數(shù)據(jù)庫(kù)”的方式，實(shí)現(xiàn)社會(huì)救助體系的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。局域網(wǎng)絡(luò)的安全需要以信息查詢(xún)準(zhǔn)則、信息隱蔽性為中心，例如，不允許擅自對(duì)低保用戶(hù)信息進(jìn)行拷貝，以網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)的方式，對(duì)低保檔案信息的應(yīng)用方式進(jìn)行監(jiān)管，以此提高低保檔案信息的安全性。3.4注重人員管理及培養(yǎng)。吉林省公主嶺市新型社會(huì)救助體系及低保檔案管理工作的落實(shí)與調(diào)整，需要從人員培訓(xùn)、人員管理的角度進(jìn)行強(qiáng)化。采用“獎(jiǎng)懲制度”并從的方式，對(duì)低保檔案的經(jīng)手人員進(jìn)行管理，針對(duì)人員的信息處理效率、信息存儲(chǔ)全面性、信息安全性保護(hù)等方面進(jìn)行審核，以構(gòu)建綜合性人員管理制度的方式，實(shí)現(xiàn)低保服務(wù)處理時(shí)效性、管理效果的綜合提升。在分化人才培養(yǎng)及檔案人員管理的過(guò)程中，需要以低保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為中心，并以成立檔案人員培訓(xùn)機(jī)制的方式，對(duì)檔案人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理能力等方面進(jìn)行提升，以此推動(dòng)新型社會(huì)救助體系建設(shè)及低保檔案信息管理質(zhì)量的協(xié)調(diào)發(fā)展。
作者:左丹 單位:吉林省公主嶺市民政局社會(huì)救助事業(yè)中心
1.1從檔案信息屬性出發(fā)
檔案經(jīng)歷了數(shù)千年的歷史，其中記錄了大量的文獻(xiàn)資料，可以說(shuō)，檔案承載了人類(lèi)歷史文化發(fā)展的一切信息資源，這些資源都是可以直接借鑒和利用的，一般可以將這些可見(jiàn)的信息資源稱(chēng)之為顯性知識(shí)。這些顯性知識(shí)是人類(lèi)在歷史發(fā)展的長(zhǎng)河中，一切勞動(dòng)以及智慧的結(jié)晶，是社會(huì)發(fā)展的重要參考依據(jù)。在檔案事業(yè)中，檔案信息管理與知識(shí)管理的信息資源基礎(chǔ)是相同的，而且知識(shí)管理主要對(duì)象是顯性知識(shí)，其主要是針對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效管理的一種知識(shí)系統(tǒng)。由于知識(shí)管理與檔案信息管理在屬性上具有一定的共性，因此，在融合上也具有一定的可行性。
1.2從知識(shí)管理時(shí)的研究成果出發(fā)
就目前的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r而言，知識(shí)管理為了迎合社會(huì)的發(fā)展，不斷進(jìn)行著自我的改進(jìn)，已經(jīng)逐漸形成了一套自我管理理論，雖然這些理論尚處于發(fā)展和完備的階段，其中還存在一定的不足，但是其由社會(huì)發(fā)展所衍生，在某種程度上來(lái)說(shuō)，能夠滿(mǎn)足知識(shí)管理發(fā)展的需要，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著一定意義上的促進(jìn)作用。在將知識(shí)管理與檔案信息管理相融合時(shí)，要對(duì)檔案信息管理與知識(shí)管理所需要的條件進(jìn)行綜合的考慮，不斷的對(duì)管理理論進(jìn)行優(yōu)化，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)引進(jìn)檔案信息管理與知識(shí)管理中，從而推動(dòng)兩者的融合。
1.3從檔案信息管理存在的問(wèn)題出發(fā)
在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，由于許多人們還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)有將各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理理念應(yīng)用在其中，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量與效率無(wú)法提高，知識(shí)資源無(wú)法中分發(fā)揮作用，阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此時(shí)，有些部門(mén)為了解決上述問(wèn)題，引進(jìn)了大量的檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)了對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，但是仍然沒(méi)有達(dá)到理想的效果，這就要求我們不斷探索，將檔案信息管理與知識(shí)管理融合起來(lái)，促進(jìn)檔案信息事業(yè)的健康發(fā)展。
2知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新
2.1通過(guò)知識(shí)管理可以進(jìn)一步完善檔案信息管理的職能
在檔案信息管理中引入知識(shí)管理，可以使得檔案信息管理的職能進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，從而對(duì)檔案信息管理中的管理模式、業(yè)務(wù)流程以及人力資源管理等內(nèi)容進(jìn)行更為精細(xì)的管理，使得檔案信息管理的作用得到更有效的發(fā)揮。如今，在檔案管理中，逐漸引入了大量的先進(jìn)信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理的職能出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，使得檔案信息管理在時(shí)代的發(fā)展中，不致落后于時(shí)展的腳步，能夠迎合時(shí)展的要求，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。而造成檔案信息職能出現(xiàn)的原因包含了各個(gè)方面，而主要的原因在于：
①管理形式的變化，從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理；
②管理人員思想觀(guān)念的轉(zhuǎn)變。由于上述兩方面原因的影響，使得檔案知識(shí)信息的開(kāi)發(fā)和利用逐漸加強(qiáng)，檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦m應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求的智能化管理模式以及信息化管理模式，從而實(shí)現(xiàn)了資源的高效共享。在檔案信息管理職能發(fā)生變化的同時(shí)，檔案管理人員的工作內(nèi)容也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，如今的實(shí)體管理與知識(shí)管理的管理人員在工作內(nèi)容上都與傳統(tǒng)的工作內(nèi)容有著明顯的不同，這都是由于當(dāng)那信息管理發(fā)生了轉(zhuǎn)變的緣故。
2.2知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線(xiàn)型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴(lài)和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。
2.3知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。
3結(jié)語(yǔ)
新形勢(shì)下，隨著數(shù)字化信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進(jìn)檔案管理工作成本費(fèi)用的降低，而且對(duì)于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，有利于與其他相關(guān)部門(mén)溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進(jìn)其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當(dāng)前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，其中一個(gè)改革關(guān)鍵點(diǎn)即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過(guò)程中離不開(kāi)信息化平臺(tái)與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問(wèn)題，尤其是在對(duì)歷史信息或資料查詢(xún)時(shí)，常常遇到信息不全及資料缺失等問(wèn)題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問(wèn)題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)需要。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容
事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責(zé)、強(qiáng)化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當(dāng)前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合及補(bǔ)充等。作為事業(yè)單位的一個(gè)重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。
（二）自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項(xiàng)重要組成。典型的自動(dòng)化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識(shí)別、電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別等。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包含信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等。自動(dòng)化檔案管理模式可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動(dòng)處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過(guò)程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門(mén)銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。
（四）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一份信息，缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，對(duì)于提升服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施
面對(duì)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過(guò)以下幾方面開(kāi)展，具體有：
（一）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作責(zé)任意識(shí)的提升，對(duì)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和樹(shù)立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。
（三）通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過(guò)不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過(guò)不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類(lèi)信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)；通過(guò)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進(jìn)性和活力的新生力量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對(duì)事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理，應(yīng)針對(duì)指定信息統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動(dòng)性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動(dòng)人員檔案管理方案，以促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理質(zhì)量與效率。
四、小結(jié)
