發(fā)布時(shí)間：2023-03-13 11:16:40
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的基建檔案工作計(jì)劃樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
為切實(shí)加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)工作，使黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制落到實(shí)處，轉(zhuǎn)變干部作風(fēng)、提升干部素質(zhì)，制定工作計(jì)劃來指導(dǎo)廉政建設(shè)工作的開展。
一、方案精神
通過高質(zhì)量發(fā)展引領(lǐng)高質(zhì)量黨建
二、工作計(jì)劃安排
2021年是公司理順經(jīng)營管理體制重要的一年，做好黨風(fēng)廉政建設(shè)工作，意義十分重大。全年安排計(jì)劃如下：
一是組織支部主題黨日活動(dòng)。每月組織一次支部主題黨日活動(dòng)，全年共計(jì)12次；二是召開黨員民主生活會(huì)。分別在二月份和十二月份召開黨員民主生活會(huì)，全年共計(jì)2次；三是全年廉政建設(shè)。在三月份支部班子研究2021年公司黨風(fēng)廉政建設(shè)工作并簽訂黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任書，在四、六月份班子成員與黨員進(jìn)行廉政談話，全年共計(jì)3次；四是組織觀看紅色愛國主題電影。分別在三月、六月、十月觀看一次紅色主題愛國電影（三月組織觀看扶貧專題電影《白云生處》、六月組織觀看武漢抗疫電影《在一起》、十月觀看《建國大業(yè)》），全年共計(jì)3次；五是組織戶外拓展活動(dòng)。分別在五月和九月各組織一次戶外主題拓展活動(dòng)（五四青年節(jié)組織參觀“紅安革命根據(jù)地”、九月份組織天海龍秋季拓展活動(dòng)），全年共計(jì)2次；六是組織一次“黨在我心中”知識(shí)競賽活動(dòng)。在七月份組織員工參加“黨在我心中”主題知識(shí)競賽活動(dòng)；七是開展黨建工作總結(jié)會(huì)。在一月份開展去年黨建工作總結(jié)會(huì)議；八是完善黨員活動(dòng)室。在三月份完善黨員活動(dòng)室，增加黨建氛圍。
三、組織實(shí)施
（一）完善黨員活動(dòng)室。（責(zé)任部室：辦公室政工科；責(zé)任人：xx）
（二）組織支部主題黨日活動(dòng)。（責(zé)任部室：辦公室政工科；責(zé)任人：xxxx）
（三）召開黨員民主生活會(huì)。（責(zé)任人：xx；參會(huì)人：參會(huì)人：XX）
（四）黨風(fēng)廉政建設(shè)會(huì)議及廉政談話。（責(zé)任人：XX；參會(huì)人：XXX）
（五）組織觀看紅色愛國主題電影。（責(zé)任部室：辦公室政工科、黨支部、工會(huì)；責(zé)任人：XXX）
（六）組織戶外主題拓展活動(dòng)。（責(zé)任部室：辦公室、黨支部、工會(huì)；責(zé)任人：XXX）
（七）組織知識(shí)競賽活動(dòng)。（責(zé)任部室：辦公室、黨支部、工會(huì)；責(zé)任人：XX）
（八）開展黨建工作總結(jié)會(huì)。（責(zé)任人：XX；參會(huì)人：XX）
一 院系教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題
1 檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識(shí)
目前，大多數(shù)高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應(yīng)付上級(jí)指派的任務(wù)臨時(shí)擔(dān)任兼職檔案員，并未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，僅能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理工作缺乏一個(gè)基本的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數(shù)檔案因短時(shí)間內(nèi)不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對(duì)教務(wù)文檔的積累、歸檔，管理意識(shí)較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。
2 院系教務(wù)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，約 40%的院系教務(wù)檔案管理不規(guī)范，教務(wù)文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴(yán)重[2]，特別是遇到部門人員調(diào)動(dòng)或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價(jià)值的資料散落丟失，導(dǎo)致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質(zhì)存檔材料格式不規(guī)范，缺乏分類與編目，沒有及時(shí)做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發(fā)揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質(zhì)檔案材料的存放較為凌亂，如個(gè)別院系將學(xué)生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現(xiàn)遺失遺漏的現(xiàn)象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價(jià)值的意義。
3 尚未充分利用電子檔案管理軟件資源
隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進(jìn)的電子檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統(tǒng)計(jì)等功能[3]，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據(jù)軟件提示要求將材料錄入或掃描進(jìn)數(shù)據(jù)庫即可，日后查閱起來省時(shí)又省力，可以大大提高工作效率，節(jié)省了人力物力。但現(xiàn)階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)軟件使用并不熟悉，沒有認(rèn)識(shí)到軟件帶來的優(yōu)越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認(rèn)為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導(dǎo)致檔案管理軟件的作用的發(fā)揮在很大程度上被限制。
二 對(duì)優(yōu)化檔案管理的建議
1 增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
高校應(yīng)重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員不僅要有高度的責(zé)任感，自覺意識(shí)到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應(yīng)盡的義務(wù)，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)的精神[4]，必須樹立一種良好的職業(yè)道德。此外，檔案管理人員還要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，加強(qiáng)對(duì)外交流，及時(shí)獲取國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理動(dòng)態(tài)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好教務(wù)檔案管理工作，真正提高自身的素質(zhì)和管理水平。在檔案管理人員加強(qiáng)自我能力提高的同時(shí)，高校應(yīng)多渠道多方位地為管理人員提供各種學(xué)習(xí)和交流機(jī)會(huì)，如開展座談交流會(huì)、邀請(qǐng)專家開設(shè)講座、參觀并學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀院校的教務(wù)檔案管理工作，真正做到“走出去，引進(jìn)來”，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
有效的檔案管理工作，能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。首先，檔案管理有利于整個(gè)學(xué)校管理工作的規(guī)范，這就包括對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，對(duì)教師個(gè)人履歷的管理，使學(xué)生在高校學(xué)習(xí)的過程中的成長有一個(gè)明確的記錄，同時(shí)也能夠確保師資力量的優(yōu)秀。學(xué)生和老師是高校教學(xué)工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個(gè)環(huán)境中有歸屬感和責(zé)任感，有利于教學(xué)水準(zhǔn)和學(xué)習(xí)興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學(xué)術(shù)資料，這種專業(yè)資料的保留和歸檔，無論是對(duì)于學(xué)生還是對(duì)于教師都是一種知識(shí)的財(cái)富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對(duì)于后來的教學(xué)工作有著重要的意義，它是一個(gè)學(xué)校構(gòu)建可見科研學(xué)術(shù)氛圍的一個(gè)重要?dú)v程。高校教學(xué)不僅僅是一般知識(shí)的傳授，它有一個(gè)更重要的職責(zé)就是引導(dǎo)學(xué)生勇于創(chuàng)新，高校教學(xué)的目的是為社會(huì)培養(yǎng)和輸送更多的具有創(chuàng)造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動(dòng)的建設(shè)，只有在濃郁的學(xué)術(shù)科研氛圍中培養(yǎng)出來的學(xué)生，才可能掌握更加專業(yè)和全面的學(xué)科知識(shí)。這是檔案管理服務(wù)于教學(xué)工作的另一個(gè)直接體現(xiàn)。
2 進(jìn)一步完善檔案管理制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理
為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規(guī)，并結(jié)合《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，進(jìn)一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級(jí)檔案管理體制，明確院、系兩級(jí)管理權(quán)限與責(zé)任。
另外，根據(jù)學(xué)校相關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，務(wù)必做好教務(wù)檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務(wù)檔案管理工作納入常規(guī)工作的范疇，保證院系教務(wù)文件資料及時(shí)、完整地歸檔，定時(shí)做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務(wù)檔案材料的完整性，保證教務(wù)檔案的開發(fā)利用價(jià)值，進(jìn)一步明確院系在教務(wù)檔案管理的職責(zé)，使院系教務(wù)檔案管理真正走上制度化、規(guī)范化的道路。
3 掌握現(xiàn)代化管理技能，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，充分利用高校檔案管理軟件資源
教學(xué)檔案的管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，能將文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來[5]，而充分運(yùn)用此現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，有效發(fā)揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數(shù)字化及信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應(yīng)該克服怕麻煩的心理因素，耐心學(xué)習(xí)如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識(shí)，又加強(qiáng)了現(xiàn)代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務(wù)于教學(xué)工作打下了良好的基礎(chǔ)。
高校檔案的現(xiàn)代化管理，有一個(gè)重要的內(nèi)容就是高校檔案的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是信息科學(xué)技術(shù)革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作必須在時(shí)代的潮流下重視自身信息化的建設(shè)，高科技元素的加入是信息化建設(shè)的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設(shè)，要從以下幾個(gè)方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計(jì)算機(jī)的使用。無論是日常的教學(xué)工作還是學(xué)校的其他管理工作，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為使用的常見設(shè)備，檔案管理工作要做到為教學(xué)服務(wù)，在硬件設(shè)施和使用工具上首先應(yīng)該與其他的教學(xué)工作和管理工作相配套。第二，自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的使用。計(jì)算機(jī)設(shè)備只是一種硬件設(shè)施的需求，信息化建設(shè)除了要對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行完善以外，還需要技術(shù)的提升，自動(dòng)識(shí)別技術(shù)是檔案管理工作今后會(huì)大范圍使用的一種技術(shù)，這種技術(shù)能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個(gè)管理工作更加規(guī)范，查找起來更加精準(zhǔn)，能夠更好地為廣大的學(xué)生和老師服務(wù)。現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學(xué)水平的進(jìn)步，在新形勢下，高校教學(xué)水平的進(jìn)步也必須重視對(duì)各種新技術(shù)、多媒體的教學(xué)應(yīng)用，檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠提供給教學(xué)工作內(nèi)容更為豐富的資料，特別是大量數(shù)字資料的提供，能夠使教學(xué)工作的開展更具有時(shí)代性。高校教學(xué)水平的提高需要多方面的共同努力，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠有效地促進(jìn)這一目的的達(dá)成。
[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù)；油田企業(yè)；檔案保密工作
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 19. 092
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）19- 0179- 02
我國的油田企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，不斷運(yùn)用最新的科學(xué)技術(shù)，對(duì)石油企業(yè)的生產(chǎn)和管理進(jìn)行改革，信息化技術(shù)已經(jīng)在油田企業(yè)的生產(chǎn)管理中得到了廣泛的普及，檔案資料管理也實(shí)現(xiàn)了信息化管理。檔案資料的信息化管理較傳統(tǒng)的人力資源管理來說，雖然具有很大的優(yōu)勢，但也存在著不少隱患。
1 檔案資料的信息化管理中存在的隱患
1.1 互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷進(jìn)步導(dǎo)致的隱患
信息化技術(shù)在不斷的發(fā)展過程中，已經(jīng)滲透到了全世界的各個(gè)角落，油田企業(yè)的檔案管理工作也不例外，信息化技術(shù)可以使檔案管理工作變的更加簡單、高效、便于查閱。雖然，信息化技術(shù)各檔案管理工作帶來了巨大的便利。但是，由于信息技術(shù)的特殊性，檔案信息在管理的過程中也存在著巨大的隱患。例如：目前，網(wǎng)上較為流行的電腦病毒，或者是來自于不明黑客的惡意攻擊。這些都有可能對(duì)檔案的保密工作造成影響。尤其是油田企業(yè)中勘探開發(fā)研究院的科技檔案室，其內(nèi)的檔案資料信息都是關(guān)乎油田企業(yè)未來走向的重要性文件，一旦被他人偷取或丟失，對(duì)油田企業(yè)造成的影響不堪設(shè)想。
1.2 檔案管理人員缺乏保密意識(shí)帶來的隱患
在我國，油田企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，從事檔案管理的工作人員并非是從事檔案管理的專業(yè)，嚴(yán)重缺乏工作中所需的專業(yè)理論知識(shí)，沒有經(jīng)受過正式的檔案管理訓(xùn)練。因此，油田企業(yè)對(duì)檔案管理人員缺乏嚴(yán)格的要求，檔案管理人員自身對(duì)檔案管理中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)與存在的隱患也并沒有明確的認(rèn)識(shí)。
1.3 保密規(guī)章制度不落實(shí)帶來的隱患
在我國的油田企業(yè)中，關(guān)于檔案信息保密的規(guī)章制度多數(shù)是為了應(yīng)付檢查而設(shè)立的，在日常的工作中，很少有員工會(huì)按照規(guī)章要求的去做。長此以往，規(guī)章制度對(duì)檔案管理的工作人員自然就失去了約束力，很難起到其應(yīng)有的作用。
1.4 保密范圍和級(jí)別不清帶來的隱患
油田企業(yè)為了防止檔案信息的管理人員接觸到油田企業(yè)高層的核心資料，并沒有對(duì)檔案管理人員說明信息的商業(yè)秘密范圍及其級(jí)別。如此一來，檔案管理工作人員在工作時(shí)，缺乏對(duì)這些核心資料的重點(diǎn)保護(hù)，使檔案保密工作的嚴(yán)密性與科學(xué)性都受到了很大的影響。
2 信息化條件下針對(duì)檔案保密安全工作的幾點(diǎn)建議
從我國油田企業(yè)目前的情況來看，引起油田檔案保密安全工作的因素有很多種。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的信息化時(shí)代，若要消除油田企業(yè)檔案保密工作中存在的隱患，就要從以下幾個(gè)方面下手。
2.1 從思想上認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性
油田企業(yè)的檔案保密工作的質(zhì)量，不僅會(huì)影響到檔案管理部門本身，其工作質(zhì)量的好壞對(duì)整個(gè)油田企業(yè)未來的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。本人在油田企業(yè)的勘探開發(fā)研究院科技檔案室工作，一旦檔案室內(nèi)的保密資料被泄漏，我公司在未來的發(fā)展過程中勢必會(huì)處于劣勢，企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益也會(huì)受到巨大的損害。因此，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其充分的認(rèn)識(shí)到檔案保密安全工作的重要性與艱巨性。除此之外，要加強(qiáng)油田企業(yè)內(nèi)、外部的宣傳教育工作，將檔案保密工作的重要性與企業(yè)未來的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益緊密的結(jié)合起來，端正檔案管理人員的工作態(tài)度。
2.2 加強(qiáng)督促檢查工作，確保規(guī)章制度得到有效落實(shí)
企業(yè)的規(guī)章制度之所以難以得到有效的落實(shí)，究其原因在于企業(yè)高層對(duì)檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況缺乏督促與檢查。在制定信息化檔案管理工作的規(guī)章制度時(shí)，除了要對(duì)企業(yè)檔案信息的保密范圍、等級(jí)做出嚴(yán)格規(guī)定以外，還要讓檔案管理工作人員明確自身工作的范圍以及級(jí)別，使其明確自身肩負(fù)的責(zé)任與使命，從制度和體制的層面上對(duì)檔案管理工作的程序和方法制定相應(yīng)的行為規(guī)范，對(duì)于不符合規(guī)范的檔案資料要進(jìn)行重新鑒定，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔處理。
2.3 加強(qiáng)技術(shù)防范，消除泄密隱患
企業(yè)的檔案保密工作，除了要做好日常的檔案管理工作以外，還要做好技術(shù)防范工作，避免網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵造成的信息丟失或泄漏。具體辦法如下：
（1）建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，避免網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客的入侵。
（2）引進(jìn)高科技?xì)⒍拒浖〞r(shí)定期對(duì)信息載體進(jìn)行殺毒隔離。
（3）堅(jiān)持防治管理相結(jié)合的方針政策，采取其他技術(shù)手段措施，加強(qiáng)企業(yè)檔案的保密工作。
3 結(jié) 語
在信息化的背景下，油田企業(yè)若要在競爭中始終保持優(yōu)勢地位，必須要加強(qiáng)檔案保密工作，防止內(nèi)部機(jī)密信息泄漏。因此，作為油田企業(yè)勘探開發(fā)研究院科技檔案室的工作人員，要明確檔案保密工作的重要性，在工作中認(rèn)真貫徹油田企業(yè)的相關(guān)制度和規(guī)范，切實(shí)保證油田檔案管理工作的安全性。
主要參考文獻(xiàn)
一、現(xiàn)狀分析
近幾年來，中國電力體制改革形成了群雄逐鹿的格局。原國家電力公司拆分為華能、華電、大唐、國電、中電等5家發(fā)電企業(yè)和國家電網(wǎng)、南方電網(wǎng)及4家輔業(yè)集團(tuán)，廠網(wǎng)一家壟斷經(jīng)營體制已被打破，包括地方電力資本和外資電力投資公司在內(nèi)的各路資本紛紛進(jìn)入電源基地的建設(shè)中，形成了激烈的競爭態(tài)勢。企業(yè)重組，資本整合，新建電廠如雨后春筍般發(fā)展，這一系列的變化或變革，對(duì)電力企業(yè)當(dāng)前乃至今后的檔案工作和管理體制產(chǎn)生了深刻影響。
現(xiàn)行的企業(yè)管理體制，賦予企業(yè)檔案主管部門對(duì)所屬單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)。這就要求檔案主管部門在日常工作中，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)，通過調(diào)查研究和加強(qiáng)管理，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，開展行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢服務(wù)等活動(dòng)，以確保各單位的檔案工作正常運(yùn)行和整體水平不斷提高。
隨著體制改革的深化和行業(yè)形勢的發(fā)展，企業(yè)新建項(xiàng)目的相繼建成，集團(tuán)規(guī)模迅速地?cái)U(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量劇增，檔案工作日益繁重，傳統(tǒng)的檔案工作管理機(jī)制存在的一些問題日益突顯出來。主要問題反映在：主管部門對(duì)所屬單位檔案部門中間管理環(huán)節(jié)的缺位。具體表現(xiàn)在以下幾方面：①檔案主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制渠道不暢通，工作效率難以提高，組織、協(xié)調(diào)、管理的職能不能充分發(fā)揮；②不能及時(shí)了解所屬各單位檔案工作的最新情況和快速解決所屬單位實(shí)際工作中遇到的問題；③隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，新建項(xiàng)目增多，檔案數(shù)量急劇增加，主管部門下基層進(jìn)行面對(duì)面的檢查指導(dǎo)工作，顯得精力與人力不夠，且方式方法落后；④各單位檔案部門之間缺乏經(jīng)常性的橫向協(xié)作、相互學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流的渠道；⑤所屬各單位檔案管理工作水平不一，整體水平難以提高等等。
目前我們企業(yè)的檔案管理工作有許多仍然停留在傳統(tǒng)的封閉式松散型單機(jī)管理模式上，這使得我們集團(tuán)型企業(yè)的檔案工作處于一種低效率管理、低水平發(fā)展的狀況。不少單位檔案部門工作僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，且檔案的整理質(zhì)量要求和整理規(guī)格不統(tǒng)一。雖然采用的單機(jī)數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)管理方式，主要還是輔助手工管理，即以手工為主，以計(jì)算機(jī)輔助管理。這樣的管理方式帶來的后果是：各單位檔案部門缺乏對(duì)于網(wǎng)上橫向協(xié)作型工作的處理能力，檔案管理相對(duì)封閉而孤立，檔案信息數(shù)據(jù)庫重復(fù)建設(shè)缺乏規(guī)劃，應(yīng)用軟件程序設(shè)計(jì)語言各不相同，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，通用性差，數(shù)據(jù)難以交換與共享等問題。
根據(jù)上述形勢和現(xiàn)狀分析，不難看出，目前集團(tuán)型企業(yè)檔案工作的管理機(jī)制，與電力建設(shè)的形勢發(fā)展已不相適應(yīng)，檔案工作的管理方式方法已明顯滯后，與現(xiàn)代化企業(yè)管理要求不相匹配。
20世紀(jì)末以來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)市場經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了巨大的影響，同時(shí)對(duì)企業(yè)檔案工作提出了更高的要求。加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，是我們電力企業(yè)檔案工作應(yīng)對(duì)科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢和盡快適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理要求的必然選擇。
二、檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理
1、網(wǎng)絡(luò)化管理模式
檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理模式是我們通過深入仔細(xì)的調(diào)查研究；不斷總結(jié)與摸索而建立起來的，是一種切合電力集團(tuán)型企業(yè)自身檔案管理工作特點(diǎn)的，既“保持獨(dú)立”又“相對(duì)集中”的新型管理模式。
這種新模式的具體功能構(gòu)成：一是由所屬單位保持各自日常檔案工作獨(dú)立運(yùn)作，同時(shí)主管部門則通過網(wǎng)絡(luò)傳輸遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)地進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)，實(shí)施相對(duì)集中的網(wǎng)絡(luò)化管理機(jī)制和工作方法；二是構(gòu)建一個(gè)將集團(tuán)內(nèi)部包括各單位的所有檔案信息，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)鏈接形成統(tǒng)一格式的檔案數(shù)據(jù)，由主管單位檔案部門建立的“網(wǎng)管中心”進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)和管理檔案信息資源共享的平臺(tái)；三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，營造一個(gè)各單位檔案部門之間可通過網(wǎng)上的互動(dòng)，進(jìn)行信息傳遞、業(yè)務(wù)交流與協(xié)同工作的軟件環(huán)境；四是主管部門可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、舉辦專題討論、組織網(wǎng)上檢查、總結(jié)評(píng)比等活動(dòng)。
將傳統(tǒng)封閉式的、孤立的、單純的檔案管理工作的方式，改造為各單位檔案部門緊密聯(lián)系的、網(wǎng)上互動(dòng)開放的、主管部門相對(duì)集中管理的網(wǎng)絡(luò)化工作方式，科學(xué)靈活地把保持所屬各單位獨(dú)立的檔案管理工作與主管部門相對(duì)集中的管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來，從而達(dá)到我們所十分需要的主管部門與所屬單位檔案部門中間管理環(huán)節(jié)的緊密連接，疏通了各單位檔案部門之間的溝通和信息交流的渠道，強(qiáng)化了對(duì)各單位的檔案工作的遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體的現(xiàn)代化管理水平。
2、網(wǎng)絡(luò)化管理原則
我們把檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理歸納為幾項(xiàng)原則：
其一，“四統(tǒng)一”原則。一是統(tǒng)一軟件，采用統(tǒng)一軟件對(duì)檔案及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理；二是統(tǒng)一平臺(tái)，運(yùn)用同一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高效、準(zhǔn)確、穩(wěn)定的應(yīng)用環(huán)境，在同一的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行；三是統(tǒng)一管理，把各單位的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行管理；四是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等要求，建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度等，使各項(xiàng)運(yùn)作規(guī)范化。
其二，“專人負(fù)責(zé)”和“實(shí)時(shí)監(jiān)控”原則。對(duì)建立的檔案信息管理系統(tǒng)的“網(wǎng)管服務(wù)中心”，要由檔案主管部門專人負(fù)責(zé)；對(duì)各接人單位的日常檔案工作進(jìn)行遠(yuǎn)程異地實(shí)時(shí)的監(jiān)督與指導(dǎo)。這樣由主管部門負(fù)責(zé)管理的“網(wǎng)管服務(wù)中心”，作為監(jiān)督指導(dǎo)、統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、系統(tǒng)集成、檔案管理系統(tǒng)軟件技術(shù)，形成了一個(gè)現(xiàn)代化、完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理體系，強(qiáng)化了對(duì)所屬各單位的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度。
三、網(wǎng)絡(luò)化管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理是一個(gè)體系，其應(yīng)用主要基于以下技術(shù)系統(tǒng)支持：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成、檔案管理系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫集成等，構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定高效統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。
1、檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成。即把分散異地的多立自主的計(jì)算機(jī)通過軟硬件設(shè)備互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和交換。這是集團(tuán)型企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理和檔案信息資源共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與商產(chǎn)出；為各單位檔案部門提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較高的帶寬，具有較好的性價(jià)比，是一個(gè)較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用因特網(wǎng)，同主管單位和各單位相連，形成一個(gè)組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理和信息資源共享。
由檔案主管部門“網(wǎng)管服務(wù)中心”平臺(tái)開辟的檔案信息網(wǎng)，可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向各接人單位提供檔案網(wǎng)上查詢利用服務(wù)，為各立檔單位在網(wǎng)絡(luò)上開辟網(wǎng)上業(yè)務(wù)咨詢指導(dǎo)、專題討論、虛擬檔案室管理、網(wǎng)上開放文件閱覽、資源庫藏利用等檔案工作和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理服務(wù)，為我們提供統(tǒng)一的存儲(chǔ)空間與應(yīng)用空間。
2、檔案管理系統(tǒng)解決方案。檔案管理系統(tǒng)(應(yīng)用軟件)選擇應(yīng)遵循以下原則：標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性、靈活性、可擴(kuò)充性、安全性、檢索效率、開放性、易用性等。
國內(nèi)一些軟件公司針對(duì)電力檔案類型復(fù)雜、管理要求較高、檔案利用率很高的特點(diǎn)研發(fā)設(shè)計(jì)的“企業(yè)檔案管理系統(tǒng)”電力版本，符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為電力集團(tuán)型企業(yè)提供了很好的選擇。
3、數(shù)據(jù)庫集成
(1)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)，按照一定的數(shù)據(jù)模型，將各單位所保管錄入的檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心系統(tǒng)中，以數(shù)據(jù)形式建立起來的，可網(wǎng)上機(jī)讀的檔案數(shù)據(jù)庫。
數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各單位檔案數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)集中化控制，將所有檔案數(shù)據(jù)集中在相同的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行統(tǒng)一管理。整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫放在服務(wù)器端，有關(guān)檔案人員可以通過瀏覽器，在經(jīng)過系統(tǒng)用戶密碼、權(quán)限認(rèn)證后，就可以根據(jù)具體情況在本地或者遠(yuǎn)程對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽、增加、修改、刪除等數(shù)據(jù)維護(hù)工作。檔案數(shù)據(jù)維護(hù)采用標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器界面，操作簡單，便于使用。
一、電子檔案管理的原則
1.1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會(huì)造成部分的重復(fù)勞動(dòng)。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時(shí)已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動(dòng)量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對(duì)于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動(dòng)。
1.2“全程管理”原則
根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。
電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)文件流程， 各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。
二、電子公文的真實(shí)性保障
判斷傳統(tǒng)文件的真實(shí)性，主要考察兩個(gè)方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項(xiàng)發(fā)生了變化，就可以對(duì)文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實(shí)性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因?yàn)橐皇请娮游募妮d體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個(gè)貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：
2.1在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施
一是建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。
二是設(shè)置操作日志 自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等。
三是對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對(duì)只有簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。
2.2身份識(shí)別技術(shù)
身份識(shí)別技術(shù)主要用于正確識(shí)別通信用戶或終端的個(gè)人身份。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成、只有本人和所使用的計(jì)算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)會(huì)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，就可接受他對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗(yàn)證不合法，計(jì)算機(jī)就會(huì)拒絕該用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。
2.3防寫技術(shù)
將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實(shí)性的目的。
三、電子公文的完整性保障
傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。
四、電子文件的可讀性保障
電子檔案來自各個(gè)方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時(shí)，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：
4.1采用通用技術(shù)
目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺(tái)上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時(shí)所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存電子文件的同時(shí)，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲(chǔ)在一起。在使用該電子文件時(shí)，可運(yùn)用與該電子文件存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對(duì)那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件， 如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
4.3拷貝法
拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲(chǔ)載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所引起的長期保存問題。
五、電子文件的安全性保障
建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對(duì)參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。
5.2加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理和教育
在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對(duì)涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對(duì)保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。
高職院?；窘ㄔO(shè)檔案（簡稱基建檔案），主要指的是高職院校在基本建設(shè)中形成的具有保留價(jià)值的文字、圖像、影音等資料，包括地上建筑、地下建筑、基礎(chǔ)設(shè)施建筑與維修養(yǎng)護(hù)施工的設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等[1]。隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，高職院校招生人數(shù)逐年增加，基建項(xiàng)目也隨之增加，基建檔案的相關(guān)材料也大幅度增加。如何科學(xué)收集、管理、利用這些基建檔案，已經(jīng)成為高職院校行政管理的重要內(nèi)容。
一、高職院?；n案的類型
根據(jù)《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《四川省高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，高職院校的基建檔案歸檔類型有：
1.綜合類檔案
這類檔案包含：上級(jí)批示的基建工作的文件、各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、基建工作總體規(guī)劃以及各種季度性財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算及其批示文件、工程設(shè)計(jì)總圖（總體規(guī)劃、總平面圖）、電氣水利管道設(shè)計(jì)總圖、地質(zhì)勘探報(bào)告等。
2.可行性報(bào)告檔案
該類基建檔案包含：基建項(xiàng)目可行性報(bào)告及上級(jí)審批回函、環(huán)境監(jiān)測、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書等。
3.設(shè)計(jì)類檔案
該類檔案主要包括各種設(shè)計(jì)方案以及工程勘測報(bào)告等，比如：設(shè)計(jì)的一稿到終稿的原稿、設(shè)計(jì)變更說明、技術(shù)參數(shù)、施工圖紙、技術(shù)專利文件、技術(shù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批等材料。還有工程的地質(zhì)、水文、環(huán)境勘查設(shè)計(jì)報(bào)告、土地征用說明、地形地貌報(bào)告、水文氣象報(bào)告等。
4.工程管理檔案
該類檔案是基建項(xiàng)目的主要管理文件，包括：征用土地批文、土地使用協(xié)議（包含拆遷補(bǔ)償協(xié)議等）、施工管理文件、產(chǎn)權(quán)證書、竣工使用說明書等。
5.施工檔案
該類檔案包括：土地施工文件、開工竣工報(bào)告、設(shè)備及管線安裝報(bào)告、電氣儀表施工安裝報(bào)告等。
二、當(dāng)前高職院?；n案管理中的主要問題
1.忽視基建檔案管理的重要性
首先，基建檔案管理人員在思想上缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。在平常工作中工作沒有盡心盡責(zé)，延遲資料歸檔，造成日期、資料管理混亂等問題。二是高職院校對(duì)于基建檔案的管理沒有專門的部門和人員，通常是臨時(shí)抽調(diào)別的部門人員來整理檔案資料。這些人員由于缺乏專業(yè)的資料、檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，也缺少必要的集體榮譽(yù)感，基建檔案的收集、整理十分混亂，從而導(dǎo)致利用基建檔案十分不便。
2.缺乏完善的基建檔案管理制度
當(dāng)前，許多高職院校沒有完善的基建檔案管理規(guī)章制度，檔案管理處于“誰辦誰管理”的狀態(tài)，這又進(jìn)一步加大了檔案管理、查閱、審核的難度。并且這種管理方式容易造成檔案的遺失、損毀，會(huì)給高職院?；n案的利用帶來不可估量的損失。
3.基建檔案的存儲(chǔ)、管理紙質(zhì)化
目前，高職院?；n案的存儲(chǔ)、管理，大多數(shù)學(xué)校仍然以紙質(zhì)版為主，且沒有備份資料，一經(jīng)損毀，無處可查。
4.基建檔案的利用沒有實(shí)現(xiàn)資源共享
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，資源共享已經(jīng)成為了各行各業(yè)發(fā)展的主要趨勢。但是在我省高職院校的基建檔案管理中，尚未實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)。各兄弟院校之間的交流與合作尚未完全展開。這限制了高職院校綜合實(shí)力的提升。
三、高職院校基建檔案的管理措施
1.提高認(rèn)識(shí)，完善制度
加強(qiáng)高職院校的基建檔案管理工作，必須要完善基建檔案管理制度?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，當(dāng)前我省的高職院校應(yīng)當(dāng)本著實(shí)事求是的態(tài)度，從實(shí)際情況出發(fā)，建立各種規(guī)章制度，在實(shí)踐中探索適合本校的基建檔案管理模式，制定出一整套科學(xué)、高效的管理制度[2]。比如：《基建檔案收集和歸檔管理制度》、《基建檔案利用制度》和《基建檔案管理人員工作職責(zé)》等。
除此之外，學(xué)校的人事和行政部門要加強(qiáng)績效考核力度，將工作成果與薪酬、獎(jiǎng)金掛鉤，通過制訂相關(guān)的考核制度，實(shí)行定期的基建檔案管理工作評(píng)價(jià)，貫徹獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施，提高管理人員的工作積極性。
2.引入信息技術(shù)，構(gòu)建高職院?；n案網(wǎng)絡(luò)
近年來，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公體系逐漸被引入到辦公管理領(lǐng)域。在基建工程中，建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工單位電子化辦公成為主流趨勢，而且我省大部分高職院校均配有大分辨率掃描設(shè)備，對(duì)于基建檔案、圖紙等資料的掃描要求可以滿足。所以，為了符合今后基建檔案收集和管理的需要，高職院校必須建立數(shù)字化的檔案管理體系，以方便電子文檔的查詢，降低工作成本和工作量[3]。同時(shí)，增加電子文檔還可以提高學(xué)校設(shè)備的利用效率，減少資源、設(shè)備的空置和浪費(fèi)。
3.資源共享，充分發(fā)揮基建檔案在高校基本建設(shè)中的作用
基建檔案不僅記錄了工程建設(shè)的過程，而且也記錄了高職院校在建校經(jīng)過中的各種得失與經(jīng)驗(yàn)。一套科學(xué)、完整的基建檔案，會(huì)給本院的其他工程以及其他院校的相似工程帶來不少啟示。從這一點(diǎn)上，基建檔案不僅具有歷史價(jià)值、教育價(jià)值，更具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。它是高職院校寶貴的智慧結(jié)晶，對(duì)于指導(dǎo)基建工作具有不可忽視的作用。
[關(guān)鍵詞]業(yè)主；基建；檔案；收集
一、基建檔案的組成
（1）工程準(zhǔn)備階段文件。工程開工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。該階段文件由建設(shè)單位收集。（2）監(jiān)理文件。監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。它包括建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人、工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單、工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單、工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單、在施工管理中記錄管理辦法的文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。該過程文件由監(jiān)理單位收集。（3）施工文件。施工單位在工程施工過程中形成的文件。它包括施工前辦理開工手續(xù)系列資料、施工過程中的質(zhì)保資料、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收資料、大型設(shè)備進(jìn)場驗(yàn)收檢驗(yàn)資料、新技術(shù)應(yīng)用系列資料、質(zhì)量安全事故報(bào)告等資料。該過程文件資料由施工單位形成并收集。（4）竣工圖。工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣（施工單位、監(jiān)理單位在有審核圖章的一套圖紙上加蓋竣工圖章簽字形成）。（5）竣工驗(yàn)收文件。建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。它包括工程質(zhì)量監(jiān)督資料、勘察設(shè)計(jì)單位的質(zhì)量檢查報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估及監(jiān)督報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程移交證書、質(zhì)量保修書、工程檔案歸檔驗(yàn)收單及竣工驗(yàn)收備案書等。業(yè)主（建設(shè)單位）還應(yīng)補(bǔ)充工程在評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建中形成的文件?？梢娀n案有形成過成長，涉及單位及人員多，內(nèi)容復(fù)雜，成套性、現(xiàn)實(shí)性、專業(yè)性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。
二、收集基建檔案資料的措施和方法
醫(yī)院建筑不同于一般的民用或商用建筑,功能要求復(fù)雜、配套系統(tǒng)多,對(duì)工程設(shè)計(jì)單位的資質(zhì)有著更為嚴(yán)格的要求。對(duì)于土建、水暖、強(qiáng)電、弱電等重要主體建設(shè)的圖紙?jiān)O(shè)計(jì),當(dāng)?shù)谝惶讏D紙出來后,醫(yī)院應(yīng)該召集有關(guān)使用科室,進(jìn)行圖紙會(huì)審和反復(fù)論證,要根據(jù)需求提出具體修改意見和建議,確保工程設(shè)計(jì)質(zhì)量。在工程建設(shè)招標(biāo)過程中,除嚴(yán)格依照《中華人民共和國建筑法》和《中華人民共和國招投標(biāo)法》制定完善的“基建辦公室分工及職責(zé)”、“工程招投標(biāo)管理辦法”等規(guī)章制度外,還要制定并嚴(yán)格執(zhí)行材料設(shè)備招投標(biāo)、合同審批簽訂、設(shè)計(jì)變更確認(rèn)、支付工程設(shè)備款、工程資料交接簽收及保存、工程文件審閱等各項(xiàng)具體工作流程,嚴(yán)格實(shí)行工程建設(shè)流程化管理,以有效地杜絕施工管理的漏洞,便于領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的監(jiān)督和檢查。對(duì)每一標(biāo)段都要進(jìn)行認(rèn)真分析和研究,確保標(biāo)價(jià)真實(shí)可靠。在招標(biāo)過程中不能一味追求最低價(jià),要嚴(yán)防中標(biāo)單位以低價(jià)中標(biāo),但在施工過程中,以種種理由增加變更費(fèi)用。
2.健全管理組織、加強(qiáng)協(xié)作,強(qiáng)化工程資金管理
醫(yī)院建設(shè)工程周期長,涉及面廣、工作量大,除制定和完善各項(xiàng)管理制度和工作流程外,還必須建立健全專門的管理組織,加強(qiáng)協(xié)作,才能確保工程建設(shè)的順利進(jìn)行。為此,我院成立了以院長為組長,基建、監(jiān)審、財(cái)務(wù)等有關(guān)部門人員共同組成了工程審核和協(xié)調(diào)委員會(huì),專門負(fù)責(zé)工程預(yù)算、招標(biāo)、議標(biāo)等重大事項(xiàng)的審定。在對(duì)工程項(xiàng)目的審計(jì)和監(jiān)督工作中,我院重點(diǎn)把好“三關(guān)”,即,由基建部重點(diǎn)把好工程質(zhì)量和造價(jià)關(guān),由監(jiān)審部重點(diǎn)把好工程造價(jià)審計(jì)關(guān),由財(cái)務(wù)部重點(diǎn)把好工程造價(jià)復(fù)核及工程款支付關(guān)。實(shí)踐證明,只有三方互相協(xié)作,相互制約,才能確保醫(yī)院基建工程的順利進(jìn)行,才能避免工程建設(shè)中腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。在強(qiáng)化基建財(cái)務(wù)管理中的資金管理方面,一是要設(shè)立基建專用賬戶,要求所有基建開支從基建賬戶進(jìn)出。當(dāng)單位同時(shí)有多個(gè)基建項(xiàng)目時(shí),應(yīng)嚴(yán)格分清各項(xiàng)目資金的收支、結(jié)余情況,以確保資金“?？顚Ｓ谩?建設(shè)資金不能盲目一次撥入基建賬戶,而應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度逐筆撥入;二是要充分發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督職能,財(cái)務(wù)部門應(yīng)直接參與基建項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合同的洽談、簽訂、并著重在付款進(jìn)度、價(jià)格、違約賠款等方面把好關(guān)。在確定付款進(jìn)度款時(shí),要注意預(yù)留一定的工程款,待等到工程完工驗(yàn)收合格,決算審核通過后再行支付,以避免發(fā)生過度付款或驗(yàn)收時(shí)因質(zhì)量等原因需扣款而無法扣回等情況發(fā)生;三是基建會(huì)計(jì)要對(duì)基本建設(shè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程進(jìn)行嚴(yán)格的會(huì)計(jì)監(jiān)督。要加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算,控制基建支出,以提高投資效益,要嚴(yán)格遵守國家規(guī)定的成本開支范圍和費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn),監(jiān)督建設(shè)過程中各項(xiàng)耗費(fèi)是否經(jīng)濟(jì)合理,督促基建部門嚴(yán)格執(zhí)行基本建設(shè)程序、建設(shè)計(jì)劃、概算和預(yù)算。
3.加強(qiáng)施工現(xiàn)場檢查、監(jiān)督,做好基建檔案材料收集和管理
在工程建設(shè)過程中,要重點(diǎn)加強(qiáng)施工現(xiàn)場的檢查和監(jiān)督工作。一是,醫(yī)院項(xiàng)目部要重點(diǎn)加強(qiáng)日常巡查和監(jiān)督工作。對(duì)每天巡查過程中發(fā)現(xiàn)的設(shè)施和設(shè)備不到位、管理不到位,不安全因素和事故隱患,項(xiàng)目部安全員督促作業(yè)班組(分包單位)及時(shí)整改。對(duì)口頭通知不落實(shí)的,應(yīng)發(fā)出書面整改通知,并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將要求整改的內(nèi)容以書面形式告知班組長(分包單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人),要求落實(shí)整改,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不落實(shí)的,項(xiàng)目部經(jīng)理應(yīng)將情況書面報(bào)告企業(yè)安全主管部門。安全主管部門接到書面報(bào)告后,應(yīng)及時(shí)深入現(xiàn)場督促整改,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)仍不落實(shí)的,出具停工通知,待整改完畢,經(jīng)驗(yàn)收合格后方可復(fù)工。二是,施工安全主管部門要重點(diǎn)加強(qiáng)各項(xiàng)安全制度和措施落實(shí)情況的檢查,指導(dǎo)和督促工作,對(duì)施工現(xiàn)場檢查中發(fā)現(xiàn)的設(shè)施,設(shè)備不到位、管理不到位、不安全因素和事故隱患,應(yīng)下達(dá)書面整改通知,并通知項(xiàng)目經(jīng)理,要求督促整改,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將書面整改通知告知班組長(分包單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人)整改后,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不落實(shí)的,要報(bào)告企業(yè)安全主管部門。施工企業(yè)安全主管部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)整改項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)查,對(duì)不落實(shí)整改的,要開具停工通知,待整改完畢,經(jīng)驗(yàn)證合格后再復(fù)工。以切實(shí)做好安全生產(chǎn)的過程監(jiān)控,保證施工現(xiàn)場安全生產(chǎn)。在醫(yī)院工程建設(shè)中,各類檔案及資料是評(píng)價(jià)工程建設(shè)質(zhì)量的重要依據(jù),也是發(fā)生協(xié)議糾紛時(shí)的有效法律證明。因此,必須大力做好各類基建檔案材料的收集和管理工作。一是,要建立健全基建檔案歸檔制度,明確保管期限,歸檔范圍和要求等,并將這些制度和規(guī)定納入科室目標(biāo)考核中。二是,要經(jīng)常性地組織基建施工檔案資料人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),明確檔案資料的質(zhì)量。三是,要采取必要的行政和經(jīng)濟(jì)的手段來促進(jìn)施工單位,建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作。在基建工程竣工時(shí),要對(duì)竣工資料逐項(xiàng)核對(duì)和檢查,對(duì)諸如缺頁、字跡模糊不清、簽章手續(xù)不完備、三筆現(xiàn)象(紅筆、鉛筆、圓珠筆)、竣工圖任意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍(lán)圖等不符合要求的,要一律退回。要做到檔案收集不完整,工程不予驗(yàn)收;竣工材料不全或質(zhì)量不合格,工程驗(yàn)收人員不予驗(yàn)收。
