發(fā)布時(shí)間：2022-06-14 03:23:49
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的企業(yè)檔案員論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
摘 要：企業(yè)退休人員的人事檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)管理工作，又是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，文章在企業(yè)退休人員檔案管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上，提出了做好企業(yè)退休人員人事檔案管理工作的具體辦法和思路。
關(guān)鍵詞：社會(huì)化管理 退休人員 檔案管理 實(shí)踐和思考
2003年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)[2003]16號(hào)），各地積極貫徹落實(shí)文件精神，企業(yè)退休人員實(shí)行社會(huì)化管理的工作穩(wěn)步推進(jìn)。中辦發(fā)[2003]16號(hào)文件中明確規(guī)定“社會(huì)化管理服務(wù)工作主要包括：……集中管理企業(yè)退休人員的人事檔案……”，退休人員人事檔案實(shí)施歸口、集中管理勢(shì)在必行。人事檔案是黨和國(guó)家的機(jī)密，企業(yè)的寶貴財(cái)富，人事檔案管理既是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)管理工作，又是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，我們應(yīng)認(rèn)真研究如何做好退休人員人事檔案管理工作這一重要課題，使退休人員檔案得到更有效地保護(hù)和利用。本文試從以下幾方面闡述自己的一些看法。
一、建設(shè)檔案室，選調(diào)管理人員，組織好退休人員人事檔案移交接收工作
檔案移交接收工作是做好退休人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。首先，根據(jù)《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)[1987]19號(hào)）、檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2000）和《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，選定符合要求的場(chǎng)所，建設(shè)退休人員人事檔案室，配備必要的管理設(shè)施、設(shè)備，如：除濕器、空調(diào)、溫濕度記錄儀、恒溫儀等。使檔案室符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、防鼠的要求，做到檔案存放、閱檔、工作人員辦公三室分開(kāi)；第二，選調(diào)政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、具有中專以上學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事退休人員人事檔案管理工作，應(yīng)優(yōu)先考慮具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員；第三，工作人員要本著對(duì)退休人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)退休人員人事檔案移交清單，認(rèn)真逐卷核對(duì)，做到移交清單要與移交人事檔案名單相符合，檔案目錄要與檔案內(nèi)容相符合，確保退休人員人事檔案的完整。對(duì)于退休人員人事檔案中職工履歷表、退休審批表等檔案要件，要認(rèn)真檢查，由于在調(diào)整退休人員養(yǎng)老金、辦理退休人員供養(yǎng)直系親屬死亡待遇等事項(xiàng)時(shí)，需要向社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)申報(bào)這些材料，如發(fā)現(xiàn)這些材料缺失，應(yīng)要求移交單位及時(shí)補(bǔ)充材料，待材料收集歸檔后，再進(jìn)行交接。同時(shí)，要建立工作責(zé)任追究制度，對(duì)移交不規(guī)范、遺失檔案、泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容的行為，視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分。
二、推進(jìn)檔案信息數(shù)字化，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展退休人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)
1.檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，離不開(kāi)大量的資金支持，要多渠道籌措資金，把檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，保障檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，要將檔案管理現(xiàn)代化作為一項(xiàng)建設(shè)任務(wù)納入重要議事日程，既要制定檔案管理工作近期計(jì)劃，也要制定檔案現(xiàn)代化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，從而有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化。
2.退休人員人事檔案管理應(yīng)開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位，工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟可分為：第一步，結(jié)合當(dāng)?shù)赝诵萑藛T管理工作實(shí)際，選擇符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事檔案管理系統(tǒng)；第二步，對(duì)接收檔案重新編碼，輸入數(shù)據(jù)庫(kù)；第三步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案原件信息數(shù)字化，并將檔案原件數(shù)字化信息與數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)應(yīng)人員記錄聯(lián)接。檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，是檔案數(shù)字化建設(shè)的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)同計(jì)算機(jī)技術(shù)人員協(xié)同配合，突出重點(diǎn)，使數(shù)據(jù)庫(kù)由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。
從實(shí)踐看，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用效果顯著，首先是在檔案查詢利用方面帶來(lái)的便捷、快速、準(zhǔn)確，查詢利用便捷，只需要鼠標(biāo)、鍵盤(pán)就可以完成一次檔案查詢；其次是使用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化后，原始檔案的使用率下降，使得檔案保存時(shí)間大大延長(zhǎng)。
三、注重檔案管理人員的培養(yǎng)和教育
為了適應(yīng)新時(shí)代檔案工作發(fā)展的需要，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)文化素質(zhì)，引進(jìn)、招聘科班出身的檔案專業(yè)的人才來(lái)充實(shí)檔案工作者隊(duì)伍，加強(qiáng)、引導(dǎo)現(xiàn)有檔案工作者的繼續(xù)教育，培養(yǎng)“一專多能”的復(fù)合型人才，才能推動(dòng)檔案工作“更上一層樓”。
（一）注重人才
從目前看，街道和社區(qū)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，搞好退休人員檔案管理工作，推進(jìn)檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵是人才，要求檔案管理人員有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。企業(yè)要做好三個(gè)方面的工作：
1.把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)或招聘有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案工作者隊(duì)伍。
2.注重人才的使用，要敢于選拔具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年青干部，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，發(fā)揮他們的聰明才智。
3.穩(wěn)定檔案工作人員隊(duì)伍。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能適應(yīng)和完善。檔案工作人員的頻繁調(diào)動(dòng)，絕對(duì)影響檔案工作的連續(xù)性，因此，為了維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，必須做好檔案工作者的穩(wěn)定工作。關(guān)心支持他們的工作，切實(shí)解決他們的實(shí)際問(wèn)題，使他們安心本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
（二）加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育
1.有計(jì)劃組織進(jìn)修。一是結(jié)合工作實(shí)際需要和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)不同層次、不同需求，按需致用，便于操作，講究實(shí)效。二是根據(jù)繼續(xù)教育的類型和形式，因人而異。對(duì)于新進(jìn)檔案工作人員，培訓(xùn)學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)、實(shí)際操作技能；對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)豐富的老檔案工作人員，培訓(xùn)一些新技術(shù)、新方法。
2.進(jìn)行政治思想教育，培育檔案管理人員的事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神。
四、建章立制，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，明確責(zé)任到人，做好退休人員人事檔案日常管理工作
1.根據(jù)黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案管理的政策、法今、法規(guī)，制定退休人員人事檔案管理辦法及人事檔案工作人員職責(zé)、保密制度、保管與保護(hù)制度、檔案查閱借閱制度、檔案的轉(zhuǎn)遞制度、檔案材料鑒別歸檔制度、檔案材料收集補(bǔ)充制度、檔案室安全檢查制度、管理考核制度等規(guī)章制度。同時(shí)，建立完善檔案轉(zhuǎn)入登記臺(tái)賬、檔案查閱借閱登記臺(tái)賬、接收歸檔材料登記本和查閱摘錄、復(fù)印檔案登記本等基礎(chǔ)資料臺(tái)賬，做到檔案管理制度化、規(guī)范化。
2.有不少人認(rèn)為職工退休后，檔案就沒(méi)有用了，職工的《退休審批表》等重要資料都沒(méi)有歸檔，時(shí)間長(zhǎng)了，遇到調(diào)整養(yǎng)老待遇、修改出生年月、工作時(shí)間和退休時(shí)間等信息時(shí)，由于重要資料的缺失，上級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)管理部門(mén)無(wú)法予以認(rèn)定，就會(huì)引起不必要的矛盾，因此，要將檔案移交、材料及時(shí)歸檔作為一項(xiàng)重要內(nèi)容規(guī)定在管理制度中，細(xì)化分解到各項(xiàng)工作程序中，并且將檔案管理納入單位綜合考核中，確保檔案及時(shí)移交及材料歸檔及時(shí)、完整。
3.將檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，檔案管理人員按責(zé)任分工，各司其職，狠抓落實(shí)。
五、利用好檔案，做好檔案信息的提供利用工作
企業(yè)退休人員人事檔案不僅是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等有保存價(jià)值的文件材料，而且還是企業(yè)人員到達(dá)法定退休年齡時(shí)，由勞動(dòng)保障行政部門(mén)審批的退休材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。我們要牢固樹(shù)立檔案工作為企業(yè)管理服務(wù)、為老同志服務(wù)的思想，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，為落實(shí)好老同志的政治生活待遇做好檔案信息的提供利用工作。
總而言之，在開(kāi)展社會(huì)化管理服務(wù)過(guò)程中，街道和社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視此項(xiàng)工作，充分利用國(guó)家政策精神，把握時(shí)機(jī)，統(tǒng)籌解決企業(yè)退休人員人事檔案管理的場(chǎng)所、設(shè)施和管理人員等方面的問(wèn)題，積極開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提高管理水平，使檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化。
【摘要】 鐵路系統(tǒng)改革發(fā)展帶動(dòng)了各方面工作，迫使檔案管理人員必須提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要。作為一名合格的鐵路檔案人員，首先必須要保持政治上的堅(jiān)定性，思想素質(zhì)要過(guò)硬，不折不扣執(zhí)行黨的要求和企業(yè)的發(fā)展要求；其次要通過(guò)一線工作的實(shí)踐鍛煉，不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)，樹(shù)立檔案管理人員的模范形象；最后是要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，要掌握精湛的技能和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)達(dá)到企業(yè)要求，為企業(yè)更好服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】 鐵路企業(yè) 檔案人員 綜合素質(zhì)
當(dāng)前，鐵路不斷深化改革，進(jìn)行機(jī)構(gòu)重組，給干部職工的思想造成一定波動(dòng)。特別是在強(qiáng)化基礎(chǔ)工作上，要求要以“管理規(guī)范化，作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化”為主線，這無(wú)疑給檔案管理工作帶來(lái)一定的壓力和難度。面對(duì)嚴(yán)峻形勢(shì)和工作壓力，各級(jí)檔案管理人員，要站在政治高度和從大局著眼，通過(guò)不斷提高自身綜合素質(zhì)，認(rèn)真對(duì)待并做好各項(xiàng)檔案管理工作。筆者認(rèn)為，檔案人員必須從以下四點(diǎn)著手不斷提升自身素質(zhì)。
1. 提升思想素質(zhì)，自覺(jué)保持政治上的堅(jiān)定性
當(dāng)前，在鐵路不斷深化改革過(guò)程中，人們受到各種文化思潮的影響，個(gè)別人由于沒(méi)有主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致不能用新理論、新觀念去分析和解釋新情況、新問(wèn)題，在思想觀念上不能正確把握方向，甚至在不良思潮和各種物欲的誘惑下，動(dòng)搖了立場(chǎng)，迷失了方向。更有甚者面對(duì)各種不良思潮，自己的立場(chǎng)不能與黨中央保持高度一致，不能堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策；不能旗幟鮮明地支持正確的東西，堅(jiān)決制止危害黨的利益、國(guó)家利益、人民的利益的言論和行為；不能與一切社會(huì)丑惡現(xiàn)象作堅(jiān)決斗爭(zhēng)。由于工作性質(zhì)決定著檔案人員掌握了整個(gè)單位的信息資源，有的是暫未公開(kāi)的，有的是保密的，更多的是最新的文件精神。如果在思想上沒(méi)有堅(jiān)定的政治信仰，在物欲橫流的社會(huì)里，很容易因一點(diǎn)點(diǎn)蠅頭小利而喪失自己的政治立場(chǎng)，從而導(dǎo)致悔恨終身。因此，檔案人員必須主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)改造自己的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，從思想上、政治上、行動(dòng)上自覺(jué)與黨中央保持高度一致，能夠站在大局的高度想問(wèn)題、辦事情，自覺(jué)維護(hù)單位的團(tuán)結(jié)和榮譽(yù)，不折不扣地貫徹執(zhí)行上級(jí)黨委和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作部署，使自己的一切言行與黨的基本理論、基本路線和方針政策相符合，與企業(yè)發(fā)展和黨的要求相一致。
2. 加強(qiáng)實(shí)踐鍛煉，不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)
在社會(huì)健康發(fā)展、和諧發(fā)展和科學(xué)發(fā)展的今天，我們也不否認(rèn)在個(gè)別地方仍然存在著勾心斗角、爭(zhēng)權(quán)奪利、見(jiàn)利忘義、急功近利、缺少社會(huì)公德不良等現(xiàn)象。但作為檔案人員，要在工作實(shí)踐中通過(guò)學(xué)習(xí)政治理論、學(xué)習(xí)先進(jìn)典型、學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，不斷增強(qiáng)自身的是非辨別能力，培養(yǎng)自己良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，從思想上樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀和權(quán)力觀，能夠正確處理名與利、苦與樂(lè)、得與失的關(guān)系。在自己默默工作和默默奉獻(xiàn)中，不斷校正人生坐標(biāo)。在日常工作中，主動(dòng)講道德，講廉恥，講榮辱；嚴(yán)于律已，率先垂范。時(shí)時(shí)自重、自省、自警、自勵(lì)。不但自己做個(gè)品德高尚的人，還要去感化別人，從一點(diǎn)一滴做起。在對(duì)待公私利益上，主動(dòng)服從組織安排，不鬧個(gè)人意氣，在大是大非面前站穩(wěn)立場(chǎng)，不與歪風(fēng)邪氣同流合污，充分體現(xiàn)檔案人員優(yōu)秀的品質(zhì)；在對(duì)待同志矛盾上，要胸懷坦蕩，不計(jì)較個(gè)人恩怨，不計(jì)較私仇，正所謂“將相頂頭能走馬，公侯肚內(nèi)好撐船”，對(duì)同志不抱成見(jiàn)，有肚量，容得人。常言說(shuō)：境界有多高，事業(yè)有多大！一個(gè)有進(jìn)取心的人，必須做到境界要高、心胸要寬、心態(tài)要平、作風(fēng)要實(shí)、能力要強(qiáng)、方法要多。只有從思想深處真正看淡個(gè)人名利，看重肩上的責(zé)任，踏踏實(shí)實(shí)，勤勤懇懇，堅(jiān)忍不拔地工作，才能持之以恒做好檔案管理工作，以實(shí)際行動(dòng)和成績(jī)?nèi)〉媒M織的信任與認(rèn)可。
3. 要腳踏實(shí)地，忠誠(chéng)自己的事業(yè)
作為一名檔案人員，必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)決定了檔案工作沒(méi)有臺(tái)前的輝煌，只有幕后的艱辛；沒(méi)有顯赫的名位，只有無(wú)私的奉獻(xiàn)。檔案人員所從事的工作與其他業(yè)務(wù)部門(mén)相比，除了清苦，就是辛苦。如果沒(méi)有對(duì)檔案事業(yè)的熱愛(ài)，沒(méi)有那份對(duì)事業(yè)的執(zhí)著，肯定干不好工作，更當(dāng)不了“幕后英雄”，甚至有可能有辱于我們所從事的崇高的檔案事業(yè)！所以要正確地認(rèn)識(shí)檔案工作地位的特殊性、崗位重要、責(zé)任重大、使命光榮，把工作當(dāng)成生命的一種狀態(tài)，把工作當(dāng)作進(jìn)步的階梯，把工作當(dāng)作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要全身心地投入。檔案工作是最平凡的工作，但是，又是最光榮的工作，要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。因此，檔案人員要用心去想、用心去做，每件事都要想想怎樣才能做到位，還有哪里不到位，有沒(méi)有可能更到位。用心去比，用心去問(wèn)，今天的工作有沒(méi)有到位，今天的工作和服務(wù)到位在何處，沒(méi)有到位的地方在哪里，我明天是否還能到位。一句話，就是要用心去把工作當(dāng)事業(yè)來(lái)做，激勵(lì)自己干工作時(shí)不斷改進(jìn)，不斷完善，不斷提高，做到精益求精，力求優(yōu)質(zhì)高效。
4. 要邊學(xué)邊干，不斷提高工作本領(lǐng)
科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展，需要?jiǎng)?chuàng)建學(xué)習(xí)型社會(huì)和學(xué)習(xí)型企業(yè)。作為一名檔案管理人員，更要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，用新理論、新理念武裝自己。我們只有不斷地自我充電，保持穩(wěn)定的知識(shí)儲(chǔ)備，才能跟上時(shí)代的發(fā)展，才能從容應(yīng)對(duì)我們未見(jiàn)過(guò)的東西，也才能不至于出現(xiàn)力不從心，愛(ài)莫能助的尷尬局面。為此，我們要牢固樹(shù)立“學(xué)以立德，學(xué)以增才，學(xué)以致用”的理念，通過(guò)刻苦學(xué)習(xí)，不斷提高政策理論水平，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而不斷增強(qiáng)自己的工作本領(lǐng)，努力成為工作中的復(fù)合型、全能型人才。檔案管理人員應(yīng)具備如下能力：
4.1 協(xié)調(diào)能力
在實(shí)際工作中，檔案管理人員常常要和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)打交道，要得到各方面的鼎力支持，除了依靠企業(yè)嚴(yán)格的規(guī)章制度外，更主要的靠檔案管理人員自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，而且能起到事倍功半的效果，這也是通過(guò)無(wú)數(shù)例子得以佐證的。
4.2 管理能力
檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)，它不僅包括對(duì)檔案實(shí)體的管理，還包括對(duì)檔案事業(yè)的管理，這就要求檔案管理人員必須掌握高新技術(shù)管理手段。近幾年，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中得到廣泛運(yùn)用，要求檔案管理人員必須掌握新技術(shù)，迅速有效地收集信息，完整安全的保護(hù)信息、及時(shí)準(zhǔn)確提供信息、最大限度運(yùn)用信息，使檔案“起死回生”發(fā)揮最大功效。
4.3 學(xué)習(xí)能力
檔案管理人員要經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識(shí)更新和學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不能只吃老本。要不斷擴(kuò)展自己的知識(shí)面，有計(jì)劃進(jìn)行繼續(xù)教育與終身教育，提高學(xué)歷層次。另外，也要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，減少工作中的隨意性和盲目性，用豐富的檔案專業(yè)知識(shí)去指導(dǎo)和推動(dòng)工作，解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的疑難問(wèn)題。
4.4 開(kāi)發(fā)能力
檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是目前檔案工作的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，也是檔案的拓寬與深化。檔案管理工作人員應(yīng)該努力創(chuàng)造有利條件，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地開(kāi)發(fā)信息資源，更好為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入,人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁,這對(duì)作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問(wèn)題,但是只要我們勇于探索、不斷開(kāi)拓,就一定會(huì)找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。
1.人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
一是檔案庫(kù)管理現(xiàn)代化。檔案庫(kù)的管理,需要以科學(xué)的手段來(lái)扭傳“看堆守?cái)偂钡木置?以適應(yīng)檔案管理信息化的對(duì)內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫(kù)。二是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機(jī),通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料傳變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)后,還要有一定的專門(mén)網(wǎng)絡(luò)和專門(mén)網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動(dòng)管理。
2.規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)
2.1完善檔案材料的收集
檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對(duì)象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開(kāi)展,應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批傳出檔案。接收人員在驗(yàn)收時(shí),如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對(duì)人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動(dòng)人員檔案管理的意義。因此,要開(kāi)展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動(dòng)人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象。用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過(guò)與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來(lái)完成的,流動(dòng)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國(guó)、獎(jiǎng)懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個(gè)月內(nèi)送交人才市場(chǎng),并由其根據(jù)國(guó)家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。
2.2嚴(yán)格檔案?jìng)鬟f手續(xù)
國(guó)家人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書(shū),向流動(dòng)人員原單位開(kāi)具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案?jìng)鬟f通知單傳交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。傳遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批傳出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后,及時(shí)將檔案?jìng)鬟f通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃?dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案,須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書(shū),合同書(shū)須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?檔案的傳遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動(dòng)后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案?jìng)鬟f到人才市場(chǎng)或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,立即做好入庫(kù)登記。在檔案管理過(guò)程中,堅(jiān)持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。
2.3優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成
一要?jiǎng)?chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等反映個(gè)人才能的資料。二要?jiǎng)?chuàng)建業(yè)績(jī)檔案。要及時(shí)將企業(yè)流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實(shí)績(jī)選人、用人提供必要的依據(jù)。三要?jiǎng)?chuàng)建誠(chéng)信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理,重點(diǎn)記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料,并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升,有關(guān)部門(mén)可通過(guò)檔案記載確定對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員的選拔和培養(yǎng),人們才會(huì)更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。
3.拓展人事檔案管理方式
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,人事是適應(yīng)中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡(jiǎn)單地說(shuō),就是把“單位人”變成“社會(huì)人”,實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計(jì)算工齡、評(píng)定職稱、社會(huì)保險(xiǎn)等,由人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢(shì)的出現(xiàn)與發(fā)展,人事制度也開(kāi)拓了新的服務(wù)形式,實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場(chǎng)擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實(shí)際用工企業(yè)同人才市場(chǎng)簽訂人事派遣或租賃合同,實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系傳移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實(shí)行人事派遣后,對(duì)于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過(guò)對(duì)高級(jí)專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開(kāi)展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會(huì)共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過(guò)派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。對(duì)于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績(jī)情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)。其工齡連續(xù)計(jì)算,并可繼續(xù)為人員代交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi),辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事服務(wù)。
檔案干部要培養(yǎng)形成理性、務(wù)實(shí)、穩(wěn)健和獨(dú)立的思維形態(tài)；培養(yǎng)形成個(gè)性鮮明、頭腦清醒，敢想、敢說(shuō)、敢干的思維人格，切實(shí)具有時(shí)代所要求的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。
改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和社會(huì)巨大進(jìn)步，為新時(shí)期黨的思想政治工作者提供了廣闊的舞臺(tái)，同時(shí)，也對(duì)企業(yè)思想政治工作提出了新的課題。面對(duì)新形勢(shì)和新任務(wù)，加強(qiáng)企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案干部的自身修養(yǎng)，成為亟待解決的突出問(wèn)題。
一、檔案人員加強(qiáng)自我修養(yǎng)的重要性
加強(qiáng)思想政治工作是我們黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，是我們?nèi)〉酶黜?xiàng)事業(yè)勝利的重要保障。思想政治工作是一項(xiàng)涉及多學(xué)科、多領(lǐng)域、多部門(mén)、多職能的復(fù)雜系統(tǒng)工程，不僅需要檔案干部具有高度的政治責(zé)任感，而且需要以優(yōu)良素質(zhì)和自我修養(yǎng)為基礎(chǔ)的能力水平，以實(shí)現(xiàn)互動(dòng)式做好政治思想工作的要求。加強(qiáng)檔案人員的自我修養(yǎng)，其必要性和重要性在于：
1. 加強(qiáng)修養(yǎng)是新時(shí)期承擔(dān)新任務(wù)的需要。伴隨我國(guó)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)改革的不斷深化，企業(yè)思想政治工作面臨新的形勢(shì)，對(duì)于檔案干部來(lái)講，在新形勢(shì)下，必須加強(qiáng)政治理論修養(yǎng)和道德修養(yǎng)，在思想上，加強(qiáng)理論武裝，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的理論路線方針政策，在工作和社會(huì)生活上，嚴(yán)于律己。否則，就難以得到職工群眾和其他干部的信服。所以，檔案人員必須加強(qiáng)自身理論修養(yǎng)和道德修養(yǎng)，不斷提高政治思想素質(zhì)，這是承擔(dān)起思想政治工作任務(wù)的根本前提。
2. 加強(qiáng)修養(yǎng)是構(gòu)建和諧企業(yè)的需要。企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)組織，在構(gòu)建和諧社會(huì)中承擔(dān)著重要的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，企業(yè)最基本的實(shí)踐活動(dòng)是組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，最基本的任務(wù)是為和諧社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，把思想政治工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)放在和諧企業(yè)的構(gòu)建和經(jīng)濟(jì)效益的提高上來(lái)。堅(jiān)持以人為本，堅(jiān)持把做好人的思想工作放在中心環(huán)節(jié)，增強(qiáng)企業(yè)思想政治工作的實(shí)效性。只有善于把思想政治工作，滲透到企業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提到更高的層次上實(shí)現(xiàn)服務(wù)的要求，才能真正發(fā)揮出思想政治工作在構(gòu)建和諧企業(yè)和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中的特有優(yōu)勢(shì)和作用。
3. 加強(qiáng)修養(yǎng)是保持黨員先進(jìn)性的需要。企業(yè)檔案干部是黨的干部隊(duì)伍中的重要組成部分，檔案干部的職責(zé)決定了檔案人員的言行是黨員先進(jìn)性最直接的體現(xiàn)，在新任務(wù)、新挑戰(zhàn)面前，檔案干部必須自覺(jué)以先進(jìn)性標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，把黨性原則與自身工作緊密結(jié)合，與個(gè)人的素養(yǎng)修煉、情操的陶冶有機(jī)融合，在工作的實(shí)踐中，加強(qiáng)自我修養(yǎng)和自我教育，把黨性修養(yǎng)轉(zhuǎn)化為檔案干部的修養(yǎng)。在新的歷史時(shí)期，檔案干部的自我修養(yǎng)的基本涵義是指：檔案干部所具有的政治、思想、道德品質(zhì)和知識(shí)技能等方面能力和素質(zhì)，在工作中，通過(guò)自己的舉止、儀態(tài)、藝能、性情等特有的表現(xiàn)形態(tài)，自然而然的形成對(duì)工作對(duì)象的親和力、影響力和凝聚力，取得理想的工作成效。
二、檔案干部自我修養(yǎng)重在提高素質(zhì)
檔案干部為人師表，其工作辦事涵養(yǎng)的深淺，言談舉止修養(yǎng)的優(yōu)劣，取決于自身素質(zhì)的高低。檔案干部的素質(zhì)、能力、修養(yǎng)三者之間，素質(zhì)是修養(yǎng)的基礎(chǔ)，能力是素質(zhì)和修養(yǎng)的體現(xiàn)，同時(shí)，檔案干部又要在能力的發(fā)揮中不斷完善素質(zhì)和修養(yǎng)。企業(yè)檔案干部要在政治、思想、業(yè)務(wù)諸方面具有良好的素質(zhì)，具有堅(jiān)定的理想信念，良好的道德情操，豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)，過(guò)硬的群眾工作本領(lǐng)，就必須培養(yǎng)和鍛煉以下三種基本素質(zhì)。
1. 必須具有較高的政治思想的素質(zhì)。政治思想素質(zhì)是做好思想政治工作必備的首要素質(zhì)。作為企業(yè)檔案干部，一要有扎實(shí)的政治理論功底，堅(jiān)定共產(chǎn)主義信仰，永做黨的理論政策的宣傳者和執(zhí)行者。二要有堅(jiān)定正確的政治方向，堅(jiān)定走中國(guó)特色的社會(huì)主義道路，在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，推進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展。三要有堅(jiān)定的工作原則性，嚴(yán)格按照政策法規(guī)辦事，認(rèn)真貫徹落實(shí)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)不良傾向敢抓敢管，切實(shí)講原則，樹(shù)正氣。四要有以身作則、嚴(yán)于律己的優(yōu)良作風(fēng)，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，做勤政廉政的表率，遵章守紀(jì)的模范。五要有與人為善、親民愛(ài)民的人格魅力。做群眾的貼心人，為落實(shí)黨在企業(yè)的各項(xiàng)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)奮斗目標(biāo)，奠定堅(jiān)定政治基礎(chǔ)。
2、必須具有調(diào)查研究的素質(zhì)。要求檔案干部具有調(diào)查研究的素質(zhì)，廣泛聽(tīng)取職工的意見(jiàn)和呼聲，認(rèn)真分析判斷，汲取科學(xué)成分，從而做出正確結(jié)論。檔案干部要有意識(shí)、自覺(jué)地學(xué)習(xí)和培養(yǎng)看、聽(tīng)、想、寫(xiě)的素養(yǎng)：一是“看”，就要善于觀察。要善于洞察各種現(xiàn)象，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的苗頭，采取有效應(yīng)對(duì)措施。還要獨(dú)具慧眼，盡早發(fā)現(xiàn)先進(jìn)事跡，適時(shí)挖掘先進(jìn)典型。二是“聽(tīng)”，就是多方面聽(tīng)取職工群眾意見(jiàn)，善于聽(tīng)取正反方面的不同意見(jiàn)，養(yǎng)成耐心細(xì)致聽(tīng)取意見(jiàn)的習(xí)慣。還要講究方式方法，選擇好談話的對(duì)象、談話環(huán)境和談話時(shí)間。三是“想”，就是對(duì)看到的、聽(tīng)到的情況進(jìn)行分析、綜合和判斷。要養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣，開(kāi)動(dòng)腦筋，對(duì)了解到的情況進(jìn)行由表及里、由淺入深、去粗取精的分析和總結(jié)。抓住關(guān)鍵，分清主次，防止片面性。四是“寫(xiě)”，就是把看到的、聽(tīng)到的、想到的東西進(jìn)行付諸文字，形成調(diào)查結(jié)果，提出科學(xué)的意見(jiàn)和建議，這是經(jīng)過(guò)大量細(xì)致調(diào)查和長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累之后成果的總和?！皩?xiě)”是檔案干部的基本功，也是調(diào)查研究素質(zhì)的重要體現(xiàn)。
3、必須具有宣傳疏導(dǎo)的素質(zhì)。把握正確的輿論導(dǎo)向是檔案干部的重要職責(zé)。是檔案干部的看家本領(lǐng)。當(dāng)前，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持以人為本，就必須從人的需求出發(fā)，在作好企業(yè)職工的宣傳疏導(dǎo)工作中，體現(xiàn)人文精神，融入人性思考，強(qiáng)化人格力量，實(shí)現(xiàn)人生關(guān)懷，使引導(dǎo)、啟迪與職工思想產(chǎn)生共鳴，取得宣傳疏導(dǎo)的實(shí)效。檔案干部要從四個(gè)方面，培育和歷練自身宣傳疏導(dǎo)素養(yǎng)：一是錘煅引導(dǎo)人的堅(jiān)定信心。二是奉獻(xiàn)幫助人的周全關(guān)心。三是歷練理解人的誠(chéng)心。四是樹(shù)立培養(yǎng)人的責(zé)任心。同時(shí)，檔案干部還要練好“說(shuō)”的基本功，有對(duì)話交流、講話、演講的口才，提高宣傳疏導(dǎo)的效果。
摘要：檔案管理的特點(diǎn)、性質(zhì)以及任務(wù)決定了檔案工作者必須具備較高的政治素質(zhì)、精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的職業(yè)道德。企業(yè)只有創(chuàng)造良好的教育環(huán)境,加強(qiáng)繼續(xù)教育,提高培訓(xùn)，才能促進(jìn)檔案工作者基本素質(zhì)的提高。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理人員；基本素質(zhì)；提高；方法
進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作,深入貫徹落實(shí)檔案法律、法規(guī),全面細(xì)致、扎實(shí)認(rèn)真地做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作,是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,發(fā)展企業(yè)的基礎(chǔ)性工作。檔案管理的特點(diǎn)、性質(zhì)、任務(wù)決定和要求檔案工作者必須具備較高的政治素質(zhì)、精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的職業(yè)道德。
一、良好的政治素質(zhì)是做好企業(yè)檔案工作的前提
企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來(lái)巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。較高的政治素質(zhì)是做好一切工作的前提和準(zhǔn)則。檔案工作者要樹(shù)立堅(jiān)定正確的政治方向,樹(shù)立共產(chǎn)主義的遠(yuǎn)大理想和科學(xué)的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。具體來(lái)講,就是要正確履行《檔案法》的義務(wù)；較全面地了解黨和國(guó)家各時(shí)期的方針、政策；樹(shù)立歷史唯物主義觀點(diǎn)有卓識(shí)的遠(yuǎn)見(jiàn)；充分認(rèn)識(shí)檔案工作在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中的重要地位；同時(shí)應(yīng)具備甘愿寂寞、甘受清貧的良好的職業(yè)道德,才能在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代全身心地投入到檔案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,將自己主動(dòng)融入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主戰(zhàn)場(chǎng),利用自身優(yōu)勢(shì),發(fā)揮行業(yè)特點(diǎn),一切服從和服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)這項(xiàng)中心工作,將檔案這一重要的知識(shí)載體,自覺(jué)地融入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大潮中去,從而發(fā)揮檔案資源的巨大作用。
二、精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)是企業(yè)檔案工作者立身之本
精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案工作者必不可缺少的,集中表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:
1、企業(yè)檔案工作者要有廣博的基礎(chǔ)知識(shí)。檔案的內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科學(xué)和文化等廣闊的知識(shí)領(lǐng)域。種類繁多的檔案形成于各個(gè)歷史時(shí)期的各種機(jī)構(gòu)或人物,具有很多不同的復(fù)雜的特點(diǎn)。對(duì)它們的管理和使用,實(shí)際上就是對(duì)它們內(nèi)在的知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行不斷地分析與綜合,使其便于科學(xué)的利用,充分發(fā)揮其參考憑證作用。這就要求檔案工作者要對(duì)分散的各種檔案等進(jìn)行處理和整編,進(jìn)行科學(xué)地整理與鑒定,選擇與編研有價(jià)值的材料,主動(dòng)向利用者提供系統(tǒng)的知識(shí)。這實(shí)質(zhì)上是一種創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)。具體說(shuō)來(lái),檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)地構(gòu)成的。這些環(huán)節(jié)都有一定專業(yè)的研究領(lǐng)域。例如,整理工作必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。這就要求檔案工作者全面具備各個(gè)方面的知識(shí)水平。
2、要有較高的科學(xué)文化素質(zhì)和系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)理論以及適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)的基本素質(zhì)。檔案工作者要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì),必須要掌握現(xiàn)代化管理水平,建立科學(xué)的檔案管理體系,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系,使檔案管理與企業(yè)工作同步發(fā)展。
檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí),不僅包括檔案管理學(xué),而且還有文書(shū)學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、科技檔案學(xué)、中國(guó)檔案史、外國(guó)檔案史、檔案學(xué)理論與歷史、檔案學(xué)概論、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等等。全面系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí),必須抓住兩個(gè)環(huán)節(jié):
一是要全面學(xué)習(xí),持之以恒,既要有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案學(xué)的專門(mén)著作,又要學(xué)習(xí)和掌握黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、規(guī)章、實(shí)施辦法等文件。二是要勇于實(shí)踐,認(rèn)真總結(jié)。實(shí)踐出真知,通過(guò)總結(jié)才能使感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí),不僅要總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn),而且要總結(jié)失敗的教訓(xùn),通過(guò)總結(jié),探索檔案工作的規(guī)律。適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)是對(duì)檔案工作者的辦事能力和掌握科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)理論知識(shí)的綜合反映。辦事能力的大小,在一定程度上決定著工作效率、工作質(zhì)量和工作水平。為此,檔案工作者不僅需要具有健康的生理和心理素質(zhì)、具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和專業(yè)的技術(shù)能力、具有參與能力和高效管理能力,還應(yīng)該具有不斷開(kāi)拓進(jìn)取的創(chuàng)新能力和高效服務(wù)的能力。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)是創(chuàng)新,可以說(shuō),知識(shí)經(jīng)濟(jì)就是知識(shí)創(chuàng)新,創(chuàng)新的經(jīng)濟(jì)。同志指出“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。一個(gè)沒(méi)有創(chuàng)新能力的民族難以立于世界先進(jìn)民族之林”。面向未來(lái),面向知識(shí)經(jīng)濟(jì),首先,檔案工作者觀念要?jiǎng)?chuàng)新,這是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。無(wú)可否認(rèn),計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的弊端對(duì)檔案工作的影響仍然存在。所以作為當(dāng)代檔案工作者,決不能被傳統(tǒng)觀念所束縛,而應(yīng)樹(shù)立強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí),增強(qiáng)創(chuàng)新觀念。觀念創(chuàng)新了,工作就會(huì)出新思路,新招數(shù)。其次,多干實(shí)事,少說(shuō)空話。這是開(kāi)拓創(chuàng)新的必然要求,又是鞏固發(fā)展大好形勢(shì),搞好檔案工作的基本經(jīng)驗(yàn)。再次,要有良好的精神狀態(tài)。要抓住機(jī)遇,看準(zhǔn)了就大膽地試,大膽地闖,有一種使命感,認(rèn)認(rèn)真真抓創(chuàng)新,扎扎實(shí)實(shí)促發(fā)展,把檔案工作“無(wú)所作為”的困惑轉(zhuǎn)變?yōu)椤按笥锌蔀椤钡恼駣^。要興利除弊,大膽改革,使檔案工作適應(yīng)時(shí)代的需要,適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
所謂高效服務(wù)的能力,就是把服務(wù)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)的發(fā)展,作為企業(yè)檔案工作者開(kāi)展工作的立足點(diǎn)和著眼點(diǎn),而服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱,服務(wù)效率的高低,事關(guān)企業(yè)事業(yè)的發(fā)展。為此,檔案工作者要提高企業(yè)檔案工作的科技含量,強(qiáng)化服務(wù)手段,開(kāi)拓服務(wù)渠道,使檔案能夠充分發(fā)揮其作用,也只有這樣,檔案工作者因?yàn)椤坝袨椤倍汀坝形弧绷恕?
3、還需要及時(shí)掌握和熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公手段。隨著檔案管理的現(xiàn)代化,要求檔案工作者還必須具有熟練的計(jì)算機(jī)操作能力,掌握檔案現(xiàn)代化設(shè)備的使用。編研工作對(duì)檔案工作者政治思想水平和業(yè)務(wù)能力,提出了更高的要求,因?yàn)檫@對(duì)編研作品質(zhì)量高低,起著決定性、關(guān)鍵性的作用。所以要求檔案工作者綜合運(yùn)用多種知識(shí)來(lái)管理檔案。
總之，在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)大環(huán)境中，檔案管理人員只有不斷提高自身素質(zhì)，積極進(jìn)行研究探索，才會(huì)做到有為、有位，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，對(duì)此我們應(yīng)加倍努力！
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的離退休人員逐年增多，一個(gè)縣級(jí)以上的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)直接服務(wù)的企業(yè)離退休人員達(dá)幾萬(wàn)人，甚至數(shù)十萬(wàn)人。這就對(duì)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作提出了新的挑戰(zhàn)，迫切需要加快企業(yè)退休人員檔案管理電子化的進(jìn)程。
１．企業(yè)離退休人員電子檔案的種類
目前，全國(guó)各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過(guò)摸索，主要建立了三大類企業(yè)離退休人員的電子檔案。一是企業(yè)離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業(yè)退休人員的人事檔案，用數(shù)碼相機(jī)逐頁(yè)拍照，建立個(gè)人數(shù)碼數(shù)據(jù)檔案，而將原始檔案封存。二是企業(yè)離退休人員個(gè)人基本信息電子化檔案。就是采集企業(yè)離退休人員的姓名、出生年月、工作時(shí)間、退休時(shí)間、退休種類、家庭住址、聯(lián)系電話、社會(huì)關(guān)系等基本信息，建立企業(yè)離退休人員基本信息庫(kù)，便于企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金的調(diào)整和領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證。三企業(yè)離退休人員個(gè)人健康狀況電子化檔案。就是將企業(yè)離退休人員個(gè)人在每次體檢時(shí)的基本信息收集起來(lái)，建立起個(gè)人健康狀況電子檔案，有助于提高社會(huì)化管理服務(wù)的質(zhì)量。
2.企業(yè)離退休人員電子檔案的優(yōu)勢(shì)分析
一是提高辦公效率。一般的企業(yè)退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業(yè)，退休職工也就上千人，若是由原企業(yè)管理完全可以不用電子化。但實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，一個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理的人數(shù)那就是一個(gè)龐大數(shù)字，幾萬(wàn)人甚至是幾十萬(wàn)人。要管理服務(wù)好如此眾多的企業(yè)離退休人員，單靠用原始的手工作業(yè)臺(tái)帳，顯然是不能適應(yīng)新的形勢(shì)的。而建立企業(yè)離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的辦事效率，能夠及時(shí)迅速快捷地為企業(yè)離退休人員提供咨詢、查詢、養(yǎng)老金調(diào)整等社會(huì)化管理服務(wù)。
二是有利于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)離退休人員原始檔案的管理。 企業(yè)離退休人員人事檔案是企業(yè)退休人員在職期間招用、調(diào)配、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核、選拔和任用等方面形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等有保存價(jià)值的文件材料。它是企業(yè)退休人員在職工作期間情況的真實(shí)記錄，是其辦理退休手續(xù)的依據(jù)和調(diào)整養(yǎng)老待遇的原始憑證。近年來(lái)隨著老齡化社會(huì)的來(lái)臨，企業(yè)離退休人員的數(shù)量增長(zhǎng)比較快，隨著國(guó)有企業(yè)改革深化和破產(chǎn)兼并以及私有企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門(mén)，其人事檔案管理較為混亂，出現(xiàn)遺失、損壞、霉變等。實(shí)行社會(huì)化管理服務(wù)后，若沒(méi)有好的庫(kù)房和設(shè)施，加上人工查詢?cè)龆?，使檔案容易受損。而將企業(yè)離退休人員的人事檔案經(jīng)過(guò)數(shù)碼相機(jī)翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進(jìn)行無(wú)菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質(zhì)量，延長(zhǎng)保管時(shí)間。非特殊的情況，不再打開(kāi)封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務(wù)的質(zhì)量。為了防止出現(xiàn)養(yǎng)老金冒領(lǐng)，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)基金安全，每年都要進(jìn)行一至兩次的領(lǐng)取養(yǎng)老金資格認(rèn)證工作，任務(wù)重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業(yè)離退休人員基本信息庫(kù)，就可能克服很多問(wèn)題。通過(guò)對(duì)企業(yè)離退休人員的姓名、頭像、身份證號(hào)、居住地、聯(lián)系電話、親屬姓名及聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)采集和補(bǔ)充，建立起離退休人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便進(jìn)行查詢和數(shù)據(jù)管理。有條件的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)攝像、QQ視頻遠(yuǎn)程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復(fù)印件、傳真件不清晰的問(wèn)題。這樣對(duì)行動(dòng)不便的離退休人員進(jìn)行認(rèn)證時(shí)能夠有更便捷的手段，提高認(rèn)證的精確度，確保社?；鸬陌踩?。
3.企業(yè)離退休人員電子檔案潛在的問(wèn)題
一是對(duì)系統(tǒng)依賴大。原來(lái)辦公都是手工作業(yè)，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業(yè)臺(tái)帳?，F(xiàn)在辦公都實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時(shí)也帶來(lái)一些問(wèn)題，一旦我們的信息系統(tǒng)出問(wèn)題，或網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，就可能導(dǎo)致辦公癱瘓。從如此眾多的企業(yè)離退休人員的檔案中查找手工作業(yè)臺(tái)帳，那將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。
二是存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。各類企業(yè)離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價(jià)信息，如個(gè)人的身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、家庭住址、社會(huì)關(guān)系等等，一旦流落社會(huì)上不法分子手中，就可能會(huì)被利用，給個(gè)人和社會(huì)帶來(lái)一定的危害。
三是容易忽略手工作業(yè)臺(tái)帳的保存。有了各類企業(yè)離退休人員的電子檔案，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作容易依賴系統(tǒng)辦工，有些同學(xué)還會(huì)認(rèn)為系統(tǒng)是絕對(duì)安全的，對(duì)手工作業(yè)臺(tái)帳重視不夠。
4.企業(yè)離退休人員電子檔案管理的幾點(diǎn)措施
一是嚴(yán)格接程序建立企業(yè)離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時(shí)，要有手工作業(yè)臺(tái)帳，并將退休人員檔案基礎(chǔ)信息錄入計(jì)算機(jī)，以方便檔案的查閱、管理，做到當(dāng)天接收的檔案當(dāng)天錄入，當(dāng)天上架，當(dāng)天可以進(jìn)行信息查詢。建立電子檔案時(shí)要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務(wù)查詢的原則，結(jié)合對(duì)外服務(wù)工作中遇到的新情況，適時(shí)增減掃描內(nèi)容，盡量減少調(diào)檔，提高了電子檔案的利用率。
二是做好數(shù)據(jù)備份和檔案盤(pán)點(diǎn)。按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)移交表、協(xié)議書(shū)等進(jìn)行專門(mén)裝訂存放，對(duì)錄入、掃描的電子信息進(jìn)行了計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和光盤(pán)備份，以此保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)安全。為規(guī)范庫(kù)房管理，還要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保了檔案管理“零差錯(cuò)”。
三是依據(jù)電子檔案的性質(zhì)，有針對(duì)性地做好安全防范工作。（1）企業(yè)離退休人員人事檔案電子化信息庫(kù)，秘級(jí)相對(duì)較高，應(yīng)有專門(mén)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，隔絕與外面一切網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。查閱企業(yè)離退休人員人事檔案中的基本信息，應(yīng)嚴(yán)格接程序，由專門(mén)的檔案管理人員操作，其它任何人員不得操作。（2）企業(yè)離退休人員個(gè)人基本信息庫(kù)主要是用于養(yǎng)老金的調(diào)整發(fā)放和生存認(rèn)證，應(yīng)由社會(huì)化發(fā)放的工作人員和社會(huì)化管理服務(wù)工作人員共同使用，其它任何人無(wú)此權(quán)限。（3）企業(yè)離退休人員個(gè)人健康狀況電子檔案可委托專門(mén)的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)建立，按系統(tǒng)安全的要求進(jìn)行管理。
四是加強(qiáng)對(duì)原始檔案和手工作業(yè)臺(tái)帳的管理。建立企業(yè)離退休人員各類電子檔案后，應(yīng)盡量減少使用原始檔案和手工作業(yè)臺(tái)帳。有條件的單位可對(duì)各類原始檔案和手工作業(yè)臺(tái)帳進(jìn)行無(wú)菌化處理封存，以確保原始檔案的安全和保存時(shí)間。
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案工作得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，通過(guò)貫徹實(shí)施加強(qiáng)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，積極推廣“數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)”，加快了檔案管理的現(xiàn)代步伐。目前，檔案人員隊(duì)伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)明顯增強(qiáng)，但相對(duì)于企業(yè)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對(duì)薄弱，檔案人員的綜合素質(zhì)還有待提高。
企業(yè)檔案人員現(xiàn)狀分析
一、普遍存在基層檔案人員對(duì)檔案資源利用的重要性認(rèn)識(shí)不足?；鶎訖n案人員尤其是兼職檔案人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，存在應(yīng)付了事的思想，對(duì)各科室必須要形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔工作力度不夠，思想上存在著為難情緒。此外，基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作知之甚少，對(duì)檔案人員思想、工作上的關(guān)心、支持、了解不夠，給檔案工作的發(fā)展造成了許多制約因素。
二、檔案人員普遍受傳統(tǒng)工作思路的影響，不能把檔案資源與企業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)進(jìn)步聯(lián)系起來(lái)，開(kāi)發(fā)利用與需要脫節(jié)。檔案人員是資源與信息平臺(tái)的聯(lián)系紐帶，有些檔案人員還停留在簡(jiǎn)單、被動(dòng)地整理、存檔的管理水平上，在信息的采集、加工、開(kāi)發(fā)、傳遞與提供利用方面涉足很少，使檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案資源開(kāi)發(fā)利用出現(xiàn)斷層。
三、檔案人員素質(zhì)參差不齊，人員頻繁變動(dòng)。有些基層單位的檔案管理還停留在保管員的職能上，有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案立卷歸檔不及時(shí)，影響了檔案工作的系統(tǒng)、規(guī)范開(kāi)展，基層單位檔案管理的不規(guī)范，造成了各單位檔案管理、應(yīng)用水平的差異，給上級(jí)檔案部門(mén)的開(kāi)發(fā)利用造成了一定的困難。
企業(yè)檔案工作人員在新形勢(shì)下應(yīng)具備的素質(zhì)
在多年的工作過(guò)程中，我深切地體會(huì)到檔案工作對(duì)于企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案承載著企業(yè)形成的顯性知識(shí)，還將人們頭腦中的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化成顯性知識(shí)，成為知識(shí)共享的工具，在這個(gè)過(guò)程中，檔案人員是檔案工作諸要素中最活躍的、起決定性作用的因素，是檔案管理的主體，因此，檔案人員素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到檔案部門(mén)的工作效率和質(zhì)量，特別是在企業(yè)中，檔案工作與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，企業(yè)檔案人員就應(yīng)具備更高的綜合素質(zhì)。
一、檔案人員要恪盡職守，愛(ài)崗敬業(yè)
檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案工作人員肩負(fù)著管理、保護(hù)檔案的職責(zé)，檔案人員的工作質(zhì)量和工作效率直接關(guān)系到檔案的完整、齊全、安全和利用效果。所以，檔案工作人員必須首先要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。
檔案工作人員要恪盡職守。檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，恪盡職守，具有求真務(wù)實(shí)、愛(ài)崗敬業(yè)、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，任勞任怨、一絲不茍、不辭辛苦的工作作風(fēng)，這是作為檔案工作人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。
檔案工作人員要具有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。由于檔案部門(mén)長(zhǎng)期處在局限性和封閉性的環(huán)境中，常常是被領(lǐng)導(dǎo)忽略的部門(mén)。檔案人員要不計(jì)個(gè)人名利得失，甘當(dāng)配角，甘當(dāng)無(wú)名英雄，在平凡的工作崗位上默默地?zé)o私奉獻(xiàn)、兢兢業(yè)業(yè)干好工作，這是檔案工作人員應(yīng)具備的必備素質(zhì)。
二、檔案工作人員要遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密
在認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》的同時(shí)，還要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，注重檔案工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)，不斷地提高依法治檔的自覺(jué)性和行動(dòng)力。檔案工作者的職責(zé)是維護(hù)檔案的完整和安全，便于提供利用。檔案安全包括兩個(gè)方面：一是保證檔案載體的安全；二是保證檔案內(nèi)容的安全。檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和檔案借閱規(guī)定，保證檔案的安全。
三、檔案工作人員要具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新是生產(chǎn)力發(fā)展最重要的生產(chǎn)要素，創(chuàng)造力是人們適應(yīng)生活急劇變化的一種生存能力。檔案工作要在經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間，得到最大的發(fā)展，檔案人員必須善于用豐富的專業(yè)知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，解決疑難問(wèn)題。同時(shí)，要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，把實(shí)踐知識(shí)向理論知識(shí)升華，以便使自己的工作有所創(chuàng)新，不斷開(kāi)拓進(jìn)取。
積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際工作中，檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。檔案管理人員為了切實(shí)做好檔案工作，不可避免地要和有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了依靠有關(guān)規(guī)章制度外，更主要是依靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達(dá)到各部門(mén)檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
組織文字材料的能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高的文字水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為企業(yè)服務(wù)。
應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具，它替代了傳統(tǒng)的手工操作。因此，檔案部門(mén)提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的數(shù)字化信息。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進(jìn)庫(kù)取卷等繁瑣低效的工作之中，而是負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息予以數(shù)字化，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使檔案成為重要的信息資源。
四、檔案工作人員要更新觀念、善于捕捉信息
檔案工作人員要有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理手段的普遍應(yīng)用，企業(yè)檔案的內(nèi)容、載體不斷豐富，檔案工作人員如何在大量的信息中開(kāi)發(fā)、尋找有效的檔案信息資源，檔案工作人員除了要掌握專業(yè)知識(shí)，還要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效能，掌握現(xiàn)代管理知識(shí)。在整理做好檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等基礎(chǔ)工作中，要將有用的東西加以總結(jié)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)改革改制：經(jīng)營(yíng)發(fā)展的利用價(jià)值。
檔案工作人員要厚積薄發(fā)。把握時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求，樹(shù)立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心。檔案工作者要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、崗位競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，關(guān)鍵是要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)知識(shí)，開(kāi)闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
檔案工作人員要更新觀念。要提高檔案的查考利用價(jià)值，將“死”資料變成“活”資源，就需要告別坐等上門(mén)借閱提供利用的舊觀念，應(yīng)積極主動(dòng)配合有關(guān)部門(mén)的各項(xiàng)工作，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，為各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供翔實(shí)的檔案資料，做到檔案服務(wù)于工作。
總之，提高檔案工作人員的素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在提升企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)的過(guò)程中，必須強(qiáng)化以下幾點(diǎn)工作：
一是要加強(qiáng)檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，通過(guò)宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，落實(shí)好依法執(zhí)政、依法治檔的工作機(jī)制；
二是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，擺上議事日程，要定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)分析研究解決檔案工作遇到的問(wèn)題，并把檔案工作列入本部門(mén)年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境；
三是要做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決他們的實(shí)際問(wèn)題，為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使他們能安心本職工作，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。
四是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)和教育，在注重實(shí)用性上下功夫。要結(jié)合新時(shí)期檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，按照不同層次需求，按需施教，注重實(shí)效，運(yùn)用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等培訓(xùn)方式，使檔案人員盡快掌握規(guī)范的檔案管理程序和現(xiàn)代化管理手段，促進(jìn)提高檔案工作效率要加強(qiáng)對(duì)檔案人員再教育，促使他們努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理的水平，要對(duì)本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等做到心中有數(shù)。同時(shí)，要結(jié)合檔案工作實(shí)際，創(chuàng)造性地開(kāi)拓檔案工作新思路，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要，做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、基層群眾服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
（作者單位：云南省曲靖市科技培訓(xùn)中心）
摘要：可以說(shuō)，人是社會(huì)生產(chǎn)力中最活躍的因素,人的素質(zhì)和能力在事業(yè)建設(shè)與發(fā)展中具有重要的影響。檔案事業(yè)進(jìn)步與否，取決于從事檔案人員的素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)包括身體素質(zhì)、政治思想素質(zhì)、文化水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，概括起來(lái)講就是從事檔案工作所應(yīng)俱備的意識(shí)和能力。企業(yè)的檔案室是企業(yè)的信息中心,面對(duì)辦公自動(dòng)化日益普及的現(xiàn)狀,檔案室該怎樣為利用者提供信息服務(wù),為城市的發(fā)展建設(shè)服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)該具備怎樣的意識(shí)和能力成為檔案人必須思考的問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；能力
一、現(xiàn)代檔案人應(yīng)具備的五種意識(shí)
1、樹(shù)立強(qiáng)烈的保密意識(shí)
1988年1月1日起實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)規(guī)定:檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此,檔案信息在一定時(shí)期、一定范圍內(nèi)存在保密性。檔案信息能否公開(kāi)、何時(shí)公開(kāi),必須依據(jù)相關(guān)法規(guī)經(jīng)專人鑒定、解密后才能公開(kāi),這就要求檔案管理員牢固樹(shù)立保密意識(shí),確保檔案信息的安全。
從大的方面來(lái)講，檔案是黨和國(guó)家的核心秘密，關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，從小的方面來(lái)講，以哈市華能供熱有限公司的管網(wǎng)建設(shè)為例，檔案對(duì)于企業(yè)還關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進(jìn)程。因此檔案管理人員要嚴(yán)格貫徹落實(shí)《保密法》，提高自身的保密素質(zhì)，要有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)合法。
2、樹(shù)立較高的法律意識(shí)
為了保障檔案管理工作的順利開(kāi)展,國(guó)家頒布了一系列的檔案法律法規(guī),比如《檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》(DAT/22-2000)，為搞好檔案管理工作指明了方向，這就要求檔案管理人員必須按國(guó)家的有關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理，在工作中要有法紀(jì)意識(shí),嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范管理檔案材料,對(duì)違反檔案法的行為要嚴(yán)厲制止，這樣既有利于規(guī)范自身工作，同時(shí)又使檔案管理工作逐步走上依法治檔的軌道。
3、樹(shù)立較強(qiáng)的時(shí)代意識(shí)
檔案因其保密性,一直以來(lái)被罩上神秘的色彩,“看攤守點(diǎn)”成為傳統(tǒng)檔案管理的常規(guī)模式。但是,伴隨社會(huì)的進(jìn)步,人們需求的變化,觀念的更新,對(duì)檔案管理也提出了新的要求。檔案管理員必須具有時(shí)代意識(shí),與時(shí)俱進(jìn),才能促進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。要充分認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代檔案管理不僅僅是保管檔案,更重要的是為社會(huì)和人類積累財(cái)富和提供信息服務(wù)。
4、樹(shù)立較先進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)
意識(shí)對(duì)行為具有指導(dǎo)作用,先進(jìn)的意識(shí)可以幫助人們采取有效的行動(dòng),促進(jìn)事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。正如同志所說(shuō),創(chuàng)新是民族進(jìn)步的不竭動(dòng)力。檔案事業(yè)要獲得良好的發(fā)展,依賴于檔案人的創(chuàng)新意識(shí)。
5、樹(shù)立較為自覺(jué)的服務(wù)意識(shí)
《檔案法》規(guī)定:中華人民共和國(guó)公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開(kāi)放的檔案?？梢?jiàn)檔案管理的最終目的是為組織和個(gè)人提供信息服務(wù),這是檔案事業(yè)的根本使命。樹(shù)立并強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí),實(shí)質(zhì)上是關(guān)注檔案事業(yè)生存與發(fā)展的具體體現(xiàn)。檔案工作的職業(yè)活動(dòng)、社會(huì)職能、工作手段，決定了它本身是一種服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此要求檔案管理人員必須想使用者之所想，急使用者之所急，要在工作中樹(shù)立以人為本的思想服務(wù)意識(shí)。在服務(wù)態(tài)度上，對(duì)待工程的甲、乙方能夠作到主動(dòng)、熱情、周到、細(xì)致，注重人文關(guān)懷,樹(shù)立檔案“人文”服務(wù)新觀念,堅(jiān)持以人為本,全心全意為公眾、為社會(huì)服務(wù)的思想堅(jiān)持以人為中心,尊重人的需要,做好信息服務(wù)工作。
二、企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具備的四種精神和能力。
1、檔案管理人員要有較強(qiáng)的事業(yè)心和開(kāi)拓進(jìn)取精神。
在企業(yè)從事檔案管理的人員不僅要有熱愛(ài)檔案事業(yè)的事業(yè)心、責(zé)任感，更要有不圖名利、不畏困難，為檔案事業(yè)的發(fā)展努力工作，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的決心，愿將全部的工作精力投入到檔案管理的平凡工作中。
隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，辦公自動(dòng)化的普及，電子文件的產(chǎn)生將對(duì)檔案工作提出新的挑戰(zhàn)，還有社會(huì)及企業(yè)自身對(duì)檔案管理提出新的要求，都要求在業(yè)務(wù)上保持與時(shí)俱進(jìn)，所以為了適應(yīng)時(shí)展的需求,檔案人要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí),努力培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)的能力,積極主動(dòng)地通過(guò)學(xué)歷教育、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、行業(yè)論壇、工作交流等途徑,不斷增加、更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。
2、恪盡職守、兢兢業(yè)業(yè)的奉獻(xiàn)精神。
在企業(yè)的各項(xiàng)工作中，檔案管理工作可以說(shuō)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性很強(qiáng)的工作，也是提供專業(yè)服務(wù)的工作。檔案的嚴(yán)格、規(guī)范管理雖不能為企業(yè)帶來(lái)直接的、明顯的經(jīng)濟(jì)效益，但檔案管理為企業(yè)順暢運(yùn)行提供了保障，是一項(xiàng)很平凡但很重要的工作，檔案管理人員既是腦力勞動(dòng)者，又是體力勞動(dòng)者，這不僅要求從業(yè)人員要以事業(yè)為重，淡泊名利，就需要有這種恪盡職守、兢兢業(yè)業(yè)的奉獻(xiàn)精神。
管理檔案材料整理、鑒定、保管等工作均是操作性很強(qiáng)的工作,只動(dòng)口不動(dòng)手是做不好檔案工作的。實(shí)踐中,檔案人員要在充分理解有關(guān)管理辦法的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)材料進(jìn)行分類、整理、裝訂、編目,完成檔案材料的規(guī)范管理。此外,在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化環(huán)境下,由于計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用,檔案呈現(xiàn)出數(shù)字化的新特征,成為融入整個(gè)企業(yè)、社會(huì)網(wǎng)絡(luò)之中的信息資源。因此, 恪盡職守、兢兢業(yè)業(yè)的奉獻(xiàn)精神時(shí)代要求對(duì)提高現(xiàn)代辦公設(shè)備的操作運(yùn)用能力提出的新要求,是科學(xué)管檔的基礎(chǔ)。
3、要具有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力
檔案管理是指有關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和。檔案材料來(lái)源的廣泛性決定了檔案管理人員要面對(duì)方方面面的單位和個(gè)人,尤其是華能供熱集團(tuán)有限責(zé)任公司在管網(wǎng)的建設(shè)期及設(shè)備的維護(hù)期中，經(jīng)常與不同的單位與個(gè)人進(jìn)行工作交接，在這個(gè)過(guò)程中,檔案人員應(yīng)具備一定的協(xié)調(diào)、應(yīng)對(duì)能力,處理好各方關(guān)系,做好早期的材料收集和后期的利用服務(wù)工作。
4、要具有較強(qiáng)的科學(xué)研究能力
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)且與時(shí)展密切相關(guān)的工作,如果檔案人員不具備科學(xué)研究的能力,就不會(huì)有檔案管理的創(chuàng)新。所以,管理人員既要有檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí),又要有探究學(xué)科前沿知識(shí)的能力。通過(guò)科學(xué)研究、實(shí)踐,在檔案材料的保管、檔案信息的開(kāi)發(fā)、檔案服務(wù)內(nèi)容與方式的更新和擴(kuò)展等方面有所創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)科學(xué)管檔。
三、總結(jié)語(yǔ)
同志曾提出：“檔案工作不是一下子就能作好的，要靠平時(shí)下苦功夫才行?！碑?dāng)今社會(huì)，檔案既是維權(quán)的憑證,也是社會(huì)共同的文化遺產(chǎn)。而檔案管理則是為社會(huì)提供集體記憶,既滿足當(dāng)代人的利用需要,還保持人類社會(huì)和歷史的整體性和延續(xù)性。所以，新時(shí)期的企業(yè)檔案人員站在新的起跑線上更應(yīng)忠于職守、鉆研業(yè)務(wù)、獻(xiàn)身事業(yè)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平，以良好的自身素質(zhì)為國(guó)家、為企業(yè)貢獻(xiàn)自已全部的力量。
【摘要】隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理成為人事人才工作的重要組成部分，企業(yè)之間人員流動(dòng)也越來(lái)越頻繁。近年來(lái)，為了促進(jìn)企業(yè)之間人才的合理流動(dòng)、優(yōu)化人才的發(fā)展環(huán)境，我國(guó)針對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的管理工作逐步得到重視，并且日益規(guī)范。但是在新形勢(shì)下，由于人員流動(dòng)性的不斷增大，致使人事檔案的管理也遇到一些問(wèn)題，出現(xiàn)了人事檔案管理的意識(shí)不足、檔案使用效率低、從事人員配備不足等問(wèn)題。因此，企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問(wèn)題，本文通過(guò)不斷探索、不斷開(kāi)拓，總結(jié)一些在企業(yè)中流動(dòng)人員檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題，提出一些簡(jiǎn)單完善方案和處理措施，以供大家參考。
【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員；人事檔案管理；問(wèn)題；措施
0.引言
人事檔案源于人事管理活動(dòng)，是對(duì)職工績(jī)效與個(gè)人經(jīng)歷的記錄。企業(yè)人事檔案是國(guó)家檔案財(cái)富的重要組成部分,是一項(xiàng)嚴(yán)肅而重要的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)人事檔案對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。為此，這就要求企業(yè)人事檔案管理工作必須對(duì)流動(dòng)人員檔案管理制度進(jìn)行完善，在提高從事人員專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)完善流動(dòng)人員檔案管理各項(xiàng)舉措，保證人事檔案的真實(shí)性，有助于人事檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。管理好企業(yè)流動(dòng)人員的人事檔案，在一定程度上推動(dòng)企業(yè)人事檔案工作的改革和創(chuàng)新，對(duì)促進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.企業(yè)中人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題
近年來(lái)，由于流動(dòng)人員的迅速增加，而流動(dòng)人員人事檔案信息內(nèi)容的不正確、不完整和不更新現(xiàn)象普遍存在，流動(dòng)人員人事檔案功能削弱，致使很大部分流動(dòng)人員放棄人事檔案，造成人員檔案存儲(chǔ)的隨意性，帶來(lái)不穩(wěn)定因素；其次，人事檔案作為一種信息資源，在企業(yè)只能起到內(nèi)部服務(wù)功能的作用，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。在發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)過(guò)程中，企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益，部分企業(yè)認(rèn)為企業(yè)檔案工作是可以忽略的，使人事檔案工作在企業(yè)的各項(xiàng)工作中提不上議事日程；另外，人事檔案的透明度不高，人們對(duì)自己的信息和檔案一無(wú)所知，在全社會(huì)都提倡政務(wù)公開(kāi)、信息公開(kāi)的情況下，人事檔案的透明度問(wèn)題顯得更加突出。
也有一些企業(yè)為了減少成本，增加利潤(rùn)，原有的檔案機(jī)構(gòu)被撤消或合并，人員編制減少，幾個(gè)人的工作變成了一個(gè)人的工作，應(yīng)該專職的變成了兼職，致使人事檔案管理人員數(shù)量不足，大部分人事檔案工作人員不得不超負(fù)荷地工作，影響了人事檔案管理水平的提高；同時(shí)，很多企業(yè)檔案工作人員更換更為頻繁，致使其他流動(dòng)人員檔案的管理出現(xiàn)漏洞。人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，它需要工作人員相對(duì)穩(wěn)定，如果人事人員的頻繁更換這一狀況不能及時(shí)解決，將給人事檔案工作隊(duì)伍帶來(lái)不穩(wěn)定因素，不利于人事檔案管理工作的發(fā)展，甚至?xí)?lái)后患。因此，在我國(guó)企業(yè)管理工作中，如果檔案工作能夠?qū)ζ髽I(yè)管理水平的提高，企業(yè)管理效率的創(chuàng)造和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的形成發(fā)揮獨(dú)特服務(wù)作用，那么管理效率的檔案意識(shí)就會(huì)得到強(qiáng)化，檔案工作所需的財(cái)物投入就會(huì)得到保證，企業(yè)檔案工作就有了生存發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。
2.如何完善流動(dòng)人員的人事檔案管理
首先，要樹(shù)立責(zé)任心和使命感，切實(shí)幫助解決人事檔案工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。人事檔案工作人員也要忠于職守，樹(shù)立做好人事檔案工作的責(zé)任心和使命感，在工作中要堅(jiān)持原則，盡職盡責(zé)地管好用好人事檔案，使其更好地在企業(yè)的組織人事工作中發(fā)揮重要作用。當(dāng)今社會(huì)，無(wú)論什么都強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神，當(dāng)然企業(yè)的任何一個(gè)部門(mén)也都不是獨(dú)立的，而是相互聯(lián)系，相互依存的。人事檔案管理工作的所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為了輸入和輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動(dòng)服務(wù)，而這些人事檔案信息的主要來(lái)源即為企業(yè)的人力資源管理活動(dòng)。人事檔案管理工作要做到及時(shí)將有關(guān)信息反饋給人力資源管理部門(mén)，加強(qiáng)與人事部門(mén)的溝通、協(xié)作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。
其次，在講求實(shí)效相互競(jìng)爭(zhēng)的今天，人事管理的主要任務(wù)是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的整體目標(biāo)提供合適可用的人才，這就要求人事部門(mén)進(jìn)一步加大人事制度改革的力度，建立好人才檔案，搞活用人機(jī)制，為企業(yè)選拔賢能創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使員工用其所長(zhǎng)、人盡其才；關(guān)心和改善員工的生活條件，使員工無(wú)后顧之憂，充分發(fā)揮自己的內(nèi)在潛力。因此，在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會(huì)，檔案作為一種特殊的重要信息，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向，流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此?，F(xiàn)代化技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。企業(yè)還應(yīng)該建立短期的人事檔案，即員工管理檔案，為每個(gè)員工建立的內(nèi)部管理檔案，員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)歸類。員工終止或解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)歸進(jìn)員工人事檔案的材料歸入人事檔案，人力資源部員工、各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內(nèi)容，員工管理檔案僅供公司內(nèi)部使用。這樣可以為人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)提供詳實(shí)的、完整的人事檔案，又可以為本單位的利用服務(wù)。
第三，檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對(duì)象，是提供利用的前提。企業(yè)要建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，并與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同。同時(shí)，流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式，要開(kāi)展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。一些人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的流動(dòng)人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的，這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系，與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動(dòng)人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象。同時(shí)在創(chuàng)建檔案時(shí)，要重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試等反映個(gè)人才能的資料。及時(shí)將企業(yè)流動(dòng)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案，為用人提供必要的依據(jù)。這樣才能使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升，規(guī)范企業(yè)流動(dòng)人員自身誠(chéng)信狀況的管理，并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。
第四，隨著新形勢(shì)的出現(xiàn)與發(fā)展，人事制度也開(kāi)拓了新的服務(wù)形式，人事是適應(yīng)中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式，是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化，最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。它由人才市場(chǎng)擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主，負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理，實(shí)際用工企業(yè)同人才市場(chǎng)簽訂人事派遣或租賃合同，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)移，提高人力資源配置效率和使用效益。實(shí)行人事派遣后，用人單位便捷用人，打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的局面，租賃單位用人，專業(yè)機(jī)構(gòu)管人。并且通過(guò)對(duì)高級(jí)專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開(kāi)展，可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會(huì)共享。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求，利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定，使招聘更加準(zhǔn)確有效。同時(shí)這一規(guī)范可突破編制限額，滿足用人需求。
3.結(jié)束語(yǔ)
在日益繁重的工作面前，人事檔案工作人員也要不斷總結(jié)和改進(jìn)工作方法，以適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)組織人事工作及其它各項(xiàng)工作的需要。改變檔案管理工作以往的被動(dòng)局面，使檔案管理工作真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，開(kāi)創(chuàng)企業(yè)檔案工作的新局面。
企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的重要參考，它是企業(yè)一種特殊的資源財(cái)富。做好企業(yè)檔案管理對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。檔案交接作為企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在部分企業(yè)中并未得到應(yīng)有的重視，在實(shí)際工作中，還存在著這樣那樣的問(wèn)題，需要認(rèn)真加以解決，確保及時(shí)、準(zhǔn)確交接，為企業(yè)檔案規(guī)范化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題分析
1.1 檔案交接不及時(shí)、不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案交接手續(xù)不規(guī)范、不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案管理人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，而在一些企業(yè)檔案管理人員離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，或者，出現(xiàn)“只交接一把鑰匙”的現(xiàn)象。忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
1.2 檔案監(jiān)交工作不認(rèn)真、不嚴(yán)格。部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)做事務(wù)性的工作，看成是檔案管理人員之間的事情，對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，使得企業(yè)檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。其實(shí)，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案管理人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且，也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案管理人員的職責(zé)。
2 確保企業(yè)檔案規(guī)范交接的措施和對(duì)策
2.1 建章立制，確保檔案交接權(quán)責(zé)明晰、及時(shí)開(kāi)展。企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案管理人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案管理人員離職、離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后，再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案管理人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦妥仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理，促使檔案管理人員離崗離職之前認(rèn)真做好檔案移交工作。
2.2 嚴(yán)格監(jiān)交，確保檔案交接精細(xì)規(guī)范、程序完備。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著見(jiàn)證和監(jiān)督作用，因此，無(wú)論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案管理人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案管理人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門(mén)派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符、手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式３份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
2.3 加強(qiáng)教育，確保檔案交接認(rèn)真合作、圓滿完成。檔案交接工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，不單純是企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，其中，一個(gè)十分重要的原因，就是一些企業(yè)忽視了對(duì)檔案管理人員的思想教育工作，使得一些企業(yè)檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此，在檔案交接的過(guò)程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定辦理，使企業(yè)檔案管理工作前后銜接起來(lái)。
