發(fā)布時(shí)間：2022-10-22 14:01:22
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學(xué)籍檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取,并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是中職學(xué)校管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。健全和完善學(xué)籍檔案的管理,加強(qiáng)學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用,促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化,對規(guī)范中職學(xué)校的教育教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成、實(shí)現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進(jìn)作用。
一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
為適應(yīng)社會的發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)形式和生源多樣化的轉(zhuǎn)變,學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題,主要有:
1.品種繁多,內(nèi)容復(fù)雜,管理難度大。中職學(xué)校為適應(yīng)市場發(fā)展,逐步開設(shè)了名目繁多的專業(yè),這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學(xué)校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學(xué)層次,而不同層次的學(xué)籍檔案管理要求不相同,但沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度,各行其是,顯得雜亂無章。
2.中職學(xué)校現(xiàn)行的學(xué)籍管理制度欠完善、欠規(guī)范?，F(xiàn)階段中職學(xué)校的綜合管理工作紛繁復(fù)雜,其內(nèi)部的檔案管理如人事、財(cái)務(wù)、校志、教育教學(xué)(包括教學(xué)計(jì)劃、課程、教材、考試、學(xué)生成績、學(xué)籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時(shí),少數(shù)中職學(xué)校把學(xué)籍檔案工作與教學(xué)中心相比較,認(rèn)為學(xué)籍檔案管理無關(guān)學(xué)校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。
3.中職學(xué)校的學(xué)籍歸檔程序欠明確、欠適當(dāng),檔案信息的存儲又欠安全。少數(shù)中職學(xué)校的學(xué)籍管理是“摸著石子過河”,對學(xué)籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設(shè)置本文由收集整理訪問權(quán)限,檔案數(shù)據(jù)儲存分散,未進(jìn)行備份,防病毒措施較差,易于丟失。
4.中職學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的歸檔整理不及時(shí),信息完善不足。少數(shù)中職學(xué)校的建校時(shí)間較長,學(xué)籍檔案因未按年代及時(shí)分門別類地有秩序存放而導(dǎo)致其積壓堆積眾多;同時(shí),新近學(xué)生的學(xué)籍,應(yīng)做齊資料的卻沒有及時(shí)補(bǔ)足,或任意增刪丟棄而導(dǎo)致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。
5.中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏,檔案管理設(shè)備落后。一方面,中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才資源培訓(xùn)和使用的方式依然陳舊,抑制著學(xué)籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時(shí)間的推移與學(xué)生學(xué)籍檔案不斷增加,原有保存學(xué)籍檔案的存儲條件已不能滿足學(xué)籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。
二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容
學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程中在德、智、體各方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記載和反映,是學(xué)生整個(gè)在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會實(shí)踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的,具有保存與利用價(jià)值的文件材料。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況,中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要包括:(1)招生計(jì)劃、新生名冊等;(2)在校學(xué)生名冊、新生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡、學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料;(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計(jì)表;(4)各年級實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績;(5)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料:獲獎(jiǎng)、評優(yōu)、處分等;(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表;(7)畢業(yè)生就業(yè)單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同;(8)擴(kuò)展材料,即畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況:使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
為適應(yīng)社會發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)層次多樣化的轉(zhuǎn)變。招生種類多導(dǎo)致了學(xué)籍檔案復(fù)雜多樣的局面,各教學(xué)部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發(fā)展,假畢業(yè)證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業(yè)證的真實(shí)可信,各中職學(xué)校必須做到有證可查,有據(jù)可依。
三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)
1.復(fù)雜性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜,包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會實(shí)踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料。
2.多變性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案產(chǎn)生形成的周期較長,學(xué)生學(xué)籍情況處于不斷的變化中,比如有的學(xué)生考試成績可能從不及格到補(bǔ)考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學(xué)到復(fù)學(xué)等,這些變化都要及時(shí)做好記載,以便準(zhǔn)確反映學(xué)生的學(xué)籍情況。
3.保密性。每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個(gè)人隱私,在一定的范圍內(nèi)需要保密,要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。這既是對學(xué)生的愛護(hù),又是學(xué)校防止出現(xiàn)因?qū)W籍檔案管理不善而引發(fā)法律糾紛的必要舉措。
4.利用的頻繁性。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案利用最頻繁的。學(xué)生報(bào)考高一級學(xué)歷層次(如?？苹虮究?、證書丟失、應(yīng)征入伍等,都需要利用其在校期間的學(xué)籍檔案。用人單位鑒定證書真?zhèn)?、學(xué)生找工作等利用學(xué)籍檔案的也不在少數(shù)。
四、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的措施
1.針對中職學(xué)校辦學(xué)層次多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理制度,統(tǒng)一要求,做到學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容合理有序,多而不雜。
2.各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和愛護(hù)基層學(xué)籍檔案管理人員,提高待遇,積極創(chuàng)造條件,通過培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、考察學(xué)習(xí)等方式,使他們接受系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力。同時(shí),要堅(jiān)持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質(zhì)和要求,使之逐漸形成一支相對穩(wěn)定的、責(zé)任心強(qiáng)、水平較高的專業(yè)隊(duì)伍。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、程序化和高效化。在中職學(xué)校中要逐步推行電子學(xué)籍檔案管理,利用校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復(fù)的工作中解放出來,改變過去的“經(jīng)驗(yàn)型”和“手工操作”管理模式,使數(shù)據(jù)可靠、準(zhǔn)確,情況反饋及時(shí)、迅速,增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性。
五、做好中職學(xué)籍檔案管理工作的方法
1.做好學(xué)籍檔案的收集和整理工作,保證學(xué)籍檔案的完整齊全。學(xué)籍檔案的收集、整理是學(xué)籍檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),直接決定著學(xué)籍檔案的質(zhì)量和齊全程度,也關(guān)系到提供利用工作能否順利進(jìn)行。因此,做好學(xué)籍檔案的收集、整理工作尤為重要。
(1)做好前期指導(dǎo)工作。一是要與教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門協(xié)商、研究有關(guān)學(xué)籍材料項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和范圍的確定,尤其重視學(xué)籍材料項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與學(xué)生的動態(tài)發(fā)展聯(lián)系起來,完整地反映學(xué)生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規(guī)范,在形成部門移交學(xué)籍檔案前做好相關(guān)指導(dǎo)工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學(xué)籍檔案進(jìn)館(室)的質(zhì)量。
(2)主動收集,跟蹤收集。由于學(xué)籍檔案具有復(fù)雜多樣、產(chǎn)生形成周期長的特點(diǎn),如果不熟悉學(xué)校的辦學(xué)模式,不主動了解學(xué)校的辦學(xué)情況,那么很可能出現(xiàn)學(xué)籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學(xué)籍檔案以前,就要主動收集相關(guān)資料,比如,當(dāng)年畢業(yè)班級數(shù)量、每個(gè)班的人數(shù)、各班的畢業(yè)率等。跟蹤收集主要針對畢業(yè)或肄業(yè)學(xué)生學(xué)籍材料的后續(xù)補(bǔ)充收集。由于學(xué)生畢業(yè)或肄業(yè)以后其補(bǔ)充的材料都是由教務(wù)部門形成的,因此檔案部門就要加強(qiáng)與教務(wù)部門的聯(lián)系,并做好宣講工作,尤其要讓相關(guān)人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補(bǔ)充材料交到檔案部門。
(3)做好檢查驗(yàn)收工作。由于學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容繁多,加上檔案整理人員繁多,學(xué)籍檔案的立卷整理質(zhì)量就參差不齊。這就要求在收集時(shí)進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,就立即予以糾正。
2.針對中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理體制,提高管理意識。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,完善管理體制,從而加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學(xué)籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責(zé),做到每學(xué)期、每年級按時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔。要從制度上加強(qiáng)對學(xué)籍檔案真實(shí)性的認(rèn)證和鑒別,保證其真實(shí)可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵(lì)機(jī)制,獎(jiǎng)罰分明。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn),提高素質(zhì),穩(wěn)定工作隊(duì)伍。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作,具有極強(qiáng)的程序性和專業(yè)性。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識;必須熱愛檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀(jì)律;必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神,經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況,解決新問題。要建設(shè)這樣一支隊(duì)伍非一朝一夕可以實(shí)現(xiàn),中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn),提高管理人員素質(zhì);必須有針對性地引進(jìn)人才,培養(yǎng)人才,穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍,保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；管理
1 引言
高校學(xué)籍檔案記載了一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質(zhì)，也是其教育過程中達(dá)到知識水準(zhǔn)的基本信用憑證。高校逐步認(rèn)識到學(xué)生檔案的科學(xué)管理對于高校自身和學(xué)生發(fā)展的意義，從教育科研、教學(xué)、學(xué)生管理各個(gè)角度來看，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發(fā)展和高校發(fā)展的需要，加強(qiáng)檔案管理并使其發(fā)揮相應(yīng)的作用，是學(xué)籍檔案人員所應(yīng)關(guān)注的問題。
2 我國高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析
（一）高校學(xué)籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學(xué)籍管理方面，并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個(gè)符合實(shí)際情況、可以遵循的管理規(guī)章制度。在高校內(nèi)部，每個(gè)部分都希望采用最適合自己的管理方式，導(dǎo)致檔案在歸檔的時(shí)候出現(xiàn)問題。在管理上權(quán)責(zé)不夠明確，有的時(shí)候管理檔案的工作人員并不了解學(xué)生的真實(shí)情況，與實(shí)際工作脫節(jié)，無法保證一些材料能夠真實(shí)準(zhǔn)確的歸檔。一些學(xué)生為了更好的就業(yè)，不惜在檔案上造假，有時(shí)一個(gè)班級出現(xiàn)多個(gè)學(xué)生會主席，學(xué)校有時(shí)為了使畢業(yè)生獲得就業(yè)就會，甚至將一些學(xué)生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，造成了檔案失真，學(xué)籍檔案和畢業(yè)生的誠實(shí)信用度下降。
（二）高校學(xué)籍檔案管理的方法不夠科學(xué)
由于管理制度的欠缺，導(dǎo)致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是學(xué)籍檔案的編排比較混亂，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)來分，有的學(xué)院按照學(xué)生的專業(yè)交叉編排、有的學(xué)院按照學(xué)生的畢業(yè)年份來分，總之沒有形成一個(gè)相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成相對規(guī)范的做法。另外，一些學(xué)籍檔案的組卷和裝訂也不夠規(guī)范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發(fā)現(xiàn)，電子檔案學(xué)籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴(yán)格施行。
（三）高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊
學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認(rèn)為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進(jìn)行系統(tǒng)的分析。其實(shí)，在實(shí)際工作中。通過學(xué)生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發(fā)有效信息，可以更好的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。但是相關(guān)的管理人員很少受到過這一方面的專業(yè)培訓(xùn)，沒有沒使用過計(jì)算機(jī)等技術(shù)輔助完成工作，簡介造成了學(xué)籍檔案管理水平的落后。
3 我國高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對策
（一）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的意識
目前高校學(xué)籍管理所涉及到的學(xué)院和專業(yè)繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學(xué)籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點(diǎn)開設(shè)了分校，學(xué)生的成分也比較復(fù)雜，管理的時(shí)間跨度變大，更需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理正規(guī)化，嚴(yán)格制定檔案管理的流程，努力實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的真實(shí)性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監(jiān)督機(jī)制，明確權(quán)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題，可以有效的解決。
（二）引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法
一般來說，學(xué)籍檔案包括入學(xué)注冊、成績考核、畢業(yè)證書等材料，是一個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的最原始記錄，也是教學(xué)和學(xué)校管理的重要部分。隨著市場經(jīng)濟(jì)對高校畢業(yè)生的就業(yè)影響越來越大，學(xué)生的原始資料對于就業(yè)單位來說具有一定的參考價(jià)值，成為了企業(yè)選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導(dǎo)高校的教學(xué)、科研工作，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學(xué)校的角度進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)一的編號，同時(shí)，分配到不同學(xué)院，也應(yīng)當(dāng)遵循相同的規(guī)律實(shí)現(xiàn)信息的管理。要學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方法，如利用計(jì)算機(jī)軟件檔案信息記錄分析，分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)之中出現(xiàn)的問題。
（三）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案人員的素質(zhì)
檔案管理人員既要了解學(xué)籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術(shù)，同時(shí)由于信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要求學(xué)籍檔案人員加大對單位內(nèi)從業(yè)人員的繼續(xù)教育力度，增加相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，對管理人員的素質(zhì)提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校自身的需求制定科學(xué)的管理模式，多管齊下，真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)的學(xué)籍管理。這就需要高校加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，不斷提升其管理能力和水平。
4 結(jié)語
隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學(xué)、科研，學(xué)生的就業(yè)等方面發(fā)力，也需要不斷提升管理的能力和細(xì)節(jié)。積極探索，善于思考，將高校的學(xué)籍檔案管理落到實(shí)處，不斷滿足社會的發(fā)展和高校的需求。
參考文獻(xiàn)
摘要：學(xué)籍檔案時(shí)學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。為此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問題。筆者結(jié)合實(shí)際工作體會，分析現(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并就如何加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索和思考。
關(guān)鍵詞：檔案管理；高校學(xué)籍檔案；問題；思考
學(xué)籍檔案是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍（學(xué)年評語表、考試成績登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康表、體育合格表等。學(xué)籍檔案也是在學(xué)校學(xué)習(xí)、實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的各種人事文件材料。它不僅是學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)及重要社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，而且還是反映現(xiàn)實(shí)德、智、體、美等綜合素質(zhì)以及學(xué)生家庭關(guān)系、社會關(guān)系以及經(jīng)濟(jì)狀況的重要原始材料，也是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手段，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人事檔案形成的基礎(chǔ)。
近年來，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原有的學(xué)籍管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的需求。此外，隨著高校擴(kuò)招和畢業(yè)生就業(yè)形勢的日趨嚴(yán)峻，高校學(xué)籍檔案作用日益顯著。為此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問題。
一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
（一）檔案管理工作不完善，缺乏規(guī)范性。
高校學(xué)籍管理普遍沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實(shí)情、可以遵循的規(guī)章制度，而學(xué)籍檔案形成時(shí)間長、來源分散、設(shè)計(jì)部門多、工作量大、缺少規(guī)范管理，便致使管理職責(zé)范圍不清，部門間工作人員相互協(xié)作欠缺，客觀上造成學(xué)生檔案管理的不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)。
檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)。其集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。因畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而學(xué)生的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。
學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任負(fù)責(zé)填寫、保管，個(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目或填錯(cuò)信息等現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；由于裝訂不規(guī)范，檔案資料卷內(nèi)沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。
（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視。
學(xué)籍檔案發(fā)揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，其檔案辦公設(shè)備陳舊、場地面積不足、缺乏專項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)和專職的檔案管理人員。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。
高校學(xué)籍檔案管理人員整體素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)中年化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均不夠高。檔案管理部門在學(xué)校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學(xué)生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務(wù)重、流動性大，既缺乏檔案專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，也缺乏專業(yè)水準(zhǔn)。檔案管理隊(duì)伍觀念陳舊，業(yè)務(wù)水平低，工作積極性不高，經(jīng)常為能及時(shí)按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導(dǎo)致學(xué)生檔案資料殘缺不齊。此現(xiàn)象嚴(yán)重制約學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展。
（四）檔案管理模式和工作方法落后。
目前，學(xué)籍檔案管理相對落后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用的程度有限，大多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)術(shù)檔案數(shù)量大增，呈現(xiàn)質(zhì)量要求趨高、流動速度加快、存放時(shí)間短、就業(yè)方式多元化、投寄單位多等問題，傳統(tǒng)的手工管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足使用者的要求，而且制約著學(xué)生檔案管理的發(fā)展。即便輔助以計(jì)算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡單檢索查詢事物，未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理效能，達(dá)不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統(tǒng)。
（五）學(xué)籍檔案的開發(fā)利用不夠，缺乏后續(xù)管理。
許多高校沒有制定學(xué)籍檔案管理工作實(shí)施細(xì)則，不利于學(xué)生檔案的整理和長期保管，故降低了其憑證作用和有效開發(fā)利用。學(xué)校相關(guān)部門宣傳力度不到位，加之高校學(xué)生檔案意識薄弱，致使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)諸多問題，學(xué)生“棄檔”現(xiàn)象突出。
檔案管理部門和檔案管理工作者對檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識和了解，缺乏后續(xù)管理。很多高校學(xué)籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，未真正對檔案信息進(jìn)行深加工，也未能更好地為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)生就業(yè)服務(wù)。由于受到學(xué)籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個(gè)較小的范圍內(nèi)，其中查詢方法落后、查詢手續(xù)繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的利用效益。
二、如何加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理
（一）建立完善規(guī)范的檔案管理制度，注重檔案質(zhì)量管理。
職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事；主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，切實(shí)改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。
以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規(guī)范性；樹立檔案意識，不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，從而完善檔案管理工作。
（二）提高檔案意識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對其的重視力度。
學(xué)籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)劃管理的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高意識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性。重視檔案數(shù)字化的大勢所趨，高度重視檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，以較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。各級黨政管理部門和教學(xué)系管理部門都必須牢固樹立質(zhì)量意識，都得提高對學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識，并做好對下級工作人員的工作指導(dǎo)。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。
重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，使隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，建立一支科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力的平臺。形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管、專職檔案人員負(fù)責(zé)、兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。
組織開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的技能全面提升。
建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，與考核制度相互制約，形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。務(wù)必保持檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、能動性、創(chuàng)造性，從而促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
（四）健全檔案信息管理體系。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代的要求，傳統(tǒng)的管理模式和手工方法將被打破。提出科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，并統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。使檔案部門與有關(guān)部門密切配合，在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案工作和學(xué)校主要職能活動的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐，務(wù)實(shí)檔案工作實(shí)踐的檔案分類方案。
學(xué)籍檔案管理應(yīng)實(shí)施“兩步走”戰(zhàn)略：一是紙質(zhì)個(gè)人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎(chǔ)，在新生入學(xué)時(shí)就建立一個(gè)有著個(gè)人詳細(xì)資料的電子檔案庫，隨著檔案材內(nèi)容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，利用信息技術(shù)全方位地向用人單位展示畢業(yè)生資源，樹立學(xué)習(xí)良好的形象，建立起一套科學(xué)、高效的學(xué)生檔案管理體系。其中，以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障。
（五）開發(fā)利用信息資源，引入現(xiàn)代化手段，做好后續(xù)管理。
檔案部門應(yīng)積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，突出主動服務(wù)的特色。
利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用檔案信息資源，對數(shù)據(jù)繁雜、表格規(guī)格多樣、內(nèi)容涵蓋量大等這些材料進(jìn)行電腦管理，務(wù)實(shí)檔案部門現(xiàn)代管理；依托現(xiàn)代技術(shù)，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動化的條件下，教學(xué)部門定期對在校生成績進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整地紙質(zhì)材料交給檔案部門，檔案部門做好后續(xù)管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生畢業(yè)材料必須全部輸入進(jìn)去，使其作用得以真正發(fā)揮。
（六）增強(qiáng)意識，努力提升自身綜合素質(zhì)。
首先，檔案管理人員應(yīng)樹立現(xiàn)代管理意識。第一，要樹立檔案意識。高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，為學(xué)校的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)。故檔案管理人員必須樹立檔案意識，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生的檔案意識。第二，要增強(qiáng)服務(wù)意識。積極主動地與有關(guān)部門和教研室聯(lián)系，踏實(shí)、認(rèn)真地做好本職工作，端正服務(wù)態(tài)度。要善于與人交流，建立良好的人際關(guān)系，并且具有靈活的社會交往能力和巧妙的協(xié)調(diào)能力、快速的溝通能力以及對環(huán)境的適應(yīng)能力等。第三，要樹立法律意識。學(xué)籍檔案管理也是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須按照國家的有關(guān)法規(guī)定進(jìn)行管理。檔案管理人員要樹立較強(qiáng)的法律意識，努力學(xué)?！稒n案法》及國家有關(guān)學(xué)歷、學(xué)籍管理方面的法律知識和學(xué)校的規(guī)章制度。同時(shí)，檔案管理人員不但要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務(wù)意識，而且要有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的綜合能力。
其次，檔案管理人員應(yīng)具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，故管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)，工作才能得心應(yīng)手，管理人員才能做到心中有數(shù)，才能及時(shí)有效地做好工作。同時(shí)，管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開拓創(chuàng)新的精神。不能憑個(gè)人主觀意愿、憑工作經(jīng)驗(yàn)辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創(chuàng)新的精神，積極專研業(yè)務(wù)，在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計(jì)算機(jī)，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)生學(xué)籍的各類信息，務(wù)實(shí)管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性。
總之，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，而檔案質(zhì)量是檔案的生命線，故做好檔案質(zhì)量具有深遠(yuǎn)的作用。我們每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，并且具備過硬的自身素質(zhì)，從而使檔案質(zhì)量不斷提高，務(wù)實(shí)檔案管理工作。
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【關(guān)鍵詞】綜合性大學(xué)；學(xué)籍檔案管理；規(guī)范管理；技術(shù)創(chuàng)新
1前言
高校學(xué)籍檔案建立于學(xué)生入學(xué)時(shí)，結(jié)束于學(xué)生畢業(yè)走向社會或其他高校。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生入學(xué)來源、在校學(xué)習(xí)成績以及考核情況、學(xué)籍變動信息、及學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)懲信息以及學(xué)位授予信息等學(xué)生在校期間最基本信息。學(xué)生檔案通常由各種基本入學(xué)資料、學(xué)籍變更材料以及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等多種資料冊組成，包含著學(xué)生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學(xué)生在校期間的培養(yǎng)過程以及表現(xiàn)情況。學(xué)生學(xué)籍檔案能夠?yàn)閷W(xué)生就業(yè)、學(xué)位學(xué)歷驗(yàn)證、學(xué)生深造提供依據(jù)。新形勢下，各綜合性大學(xué)都擴(kuò)大了招生規(guī)模，并實(shí)施了適應(yīng)形勢發(fā)展的教育改革，先前的學(xué)籍檔案管理方法已經(jīng)不能滿足教育改革的需求。加強(qiáng)并完善學(xué)籍管理是新形勢下綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理人員所面臨的一個(gè)重要任務(wù)。
2綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案特點(diǎn)
綜合性大學(xué)學(xué)科科目多，學(xué)生來自全國乃至世界各地，教育方法復(fù)雜，經(jīng)常實(shí)行與其他高校實(shí)行學(xué)生交換培養(yǎng)、與高校以及研究機(jī)構(gòu)聯(lián)合培養(yǎng)等培養(yǎng)方式。這就決定了綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案具有龐大性、復(fù)雜性、動態(tài)性以及時(shí)效性四個(gè)基本特征。綜合性大學(xué)在校學(xué)生人數(shù)多達(dá)數(shù)萬人，學(xué)生來自全國不同地區(qū)，也有海外留學(xué)生，每個(gè)學(xué)生入學(xué)初期都帶來了最基本來源信息，學(xué)校根據(jù)學(xué)生最基本信息建立學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案隨著學(xué)生在校時(shí)間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學(xué)生學(xué)籍信息多達(dá)上千字，最后形成了一個(gè)規(guī)模龐大的信息庫。面對如此大量的學(xué)籍信息，學(xué)籍工作人員需要大量的統(tǒng)計(jì)和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學(xué)由于開設(shè)學(xué)科較多，學(xué)科錯(cuò)綜復(fù)雜，不同學(xué)科的學(xué)生學(xué)籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學(xué)習(xí)動態(tài)信息等都有區(qū)別。另外由于綜合性大學(xué)實(shí)行聯(lián)合培養(yǎng)、交換培養(yǎng)等多種培養(yǎng)方式，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍變動頻繁，而且普通在校生學(xué)籍也有休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等基本變動，因此學(xué)籍檔案復(fù)雜而且變動頻繁，學(xué)籍管理人員在學(xué)籍發(fā)生變動時(shí)應(yīng)立即做出相應(yīng)處理。學(xué)籍檔案的時(shí)效性體現(xiàn)在學(xué)籍檔案的建立、信息的采集以及學(xué)籍的調(diào)動都必須在限定的時(shí)間內(nèi)完成，否則將會對學(xué)生的正常學(xué)習(xí)生活帶來一定的影響。通常學(xué)生入學(xué)兩周內(nèi)即應(yīng)完成信息采集并建立學(xué)籍檔案，把學(xué)生的信息錄入檔案庫。每個(gè)階段都會產(chǎn)生新的學(xué)籍檔案信息，都需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)錄入系統(tǒng);當(dāng)學(xué)籍發(fā)生調(diào)動時(shí)，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該立即做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出處理。
3加強(qiáng)籍檔案管理的措施
隨著高校教育改革的進(jìn)行，高校學(xué)籍檔案管理存在的問題也逐漸浮現(xiàn)出來，建立完整而有效的學(xué)籍管理制度越來越受到重視。檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案的基本特點(diǎn)，在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上采取一定的創(chuàng)新手段，建立一套符合學(xué)校實(shí)際情況以及學(xué)校發(fā)展動態(tài)的學(xué)籍檔案管理方法，具體措施如下。3．1提高檔案管理人員素質(zhì)隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，目前高校檔案管理采用電子信息庫與基本材料庫統(tǒng)一的方式。由于學(xué)籍檔案信息量龐大，而且信息頻繁更新，檔案管理對管理員的素質(zhì)要求越來越高。學(xué)籍檔案管理應(yīng)該按照檔案管理法規(guī)進(jìn)行，因此學(xué)校應(yīng)該并在聘用專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的檔案管理人員基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，建立一套適合學(xué)校情況的管理方法。另外，應(yīng)該合理利用檔案管理人員資源，對于專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)，計(jì)算機(jī)軟件使用熟練的員工，應(yīng)該作為管理帶頭人員;對于使用計(jì)算機(jī)有困難的、有經(jīng)驗(yàn)的老員工可以管理基本資料。3．2加強(qiáng)師生對檔案管理重視多數(shù)高校，師生往往忽略了對學(xué)籍檔案工作，使檔案管理人員在采集信息時(shí)困難重重。由于綜合性大學(xué)學(xué)生來自世界各地，在采集檔案信息時(shí)學(xué)生及時(shí)匯報(bào)信息、語言交流等方面都需要師生的配合。因此，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)師生對學(xué)籍檔案的重視。每年入學(xué)初期學(xué)校應(yīng)該組織全部新生接受學(xué)籍檔案建立的宣講，并印發(fā)學(xué)籍檔案建立流程的基本資料發(fā)到每一個(gè)學(xué)生手中。另外，由于綜合性大學(xué)學(xué)科復(fù)雜，學(xué)校應(yīng)該配合學(xué)籍管理人員合理安排信息采集及上報(bào)時(shí)間，確保按時(shí)完成學(xué)籍信息建立工作。在學(xué)校的網(wǎng)站以及報(bào)刊欄等位置應(yīng)該做出檔案建立的宣傳，讓每一位師生都了解并重視學(xué)籍檔案管理的重要性。3．3加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的交流各高校都會建立一套符合自身情況的學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案管理關(guān)系到每一位學(xué)生。在新形勢下，各高校都會進(jìn)行一定的教育改革，改革進(jìn)度也大不相同。隨著改革的進(jìn)行，原有的管理制度就會表現(xiàn)出一定的落后性。由于各高校的檔案管理方法都具有自身的優(yōu)點(diǎn)和不足，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的經(jīng)驗(yàn)交流，不同學(xué)校管理人員相互學(xué)習(xí)、相互討論，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鑒其他學(xué)校管理方法的優(yōu)點(diǎn)，從而逐漸完善自身的管理方法。3．4加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新隨著高校的發(fā)展，原有的檔案管理方法雖然可以基本滿足學(xué)校需求，但需要學(xué)校投入大量的人力。在科技技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理人員應(yīng)該不斷摸索新技術(shù)，結(jié)合原有的規(guī)范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的檔案管理方法。隨著云技術(shù)的開發(fā)，檔案管理已經(jīng)不再需要大量的存儲設(shè)備，而且進(jìn)行云備份后檔案不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失后重建的失誤。另外，可以利用專業(yè)技術(shù)開發(fā)一套適合學(xué)?；厩闆r的搜素方法，使檔案管理人員能夠快速查找每一個(gè)基本信息并對其進(jìn)行更新。因此，采用新技術(shù)新方法不僅可以減少檔案管理工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，還可以提高檔案管理的效率。
4結(jié)語
學(xué)生學(xué)籍檔案管理關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生的切身利益，也是高校教育成果的基本體現(xiàn)。新形勢下，綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理已經(jīng)成為一項(xiàng)業(yè)務(wù)繁瑣而且方法復(fù)雜的工作，原有的檔案管理方法也需要隨著教育的改革而革新。檔案管理人員應(yīng)該有專業(yè)的理論知識，掌握《檔案法》的基本條款，并能夠結(jié)合新技術(shù)實(shí)施創(chuàng)新，的管理方法。另外學(xué)校還應(yīng)該加大對檔案管理的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)，加大投入，并積極與兄弟院校的管理方法交流，這樣才能建立一套符合形式發(fā)展的學(xué)籍檔案管理方法。
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［1］樂蘭珍．學(xué)籍檔案管理問題的思考［J］．蘭臺世界，2007(5)．
一、新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的意義
高中學(xué)籍檔案通常有學(xué)生報(bào)名注冊登記表、體檢表、個(gè)人學(xué)習(xí)情況等內(nèi)容，詳細(xì)記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績，可以反映出學(xué)生德、智、體、美、勞發(fā)展情況。學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的原始憑證，其重要性不言而喻，可以為教育部門與學(xué)校查詢、檢查、審核畢業(yè)資格等提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。對此，高中學(xué)校要重視學(xué)籍檔案管理工作，及時(shí)做好相關(guān)資料信息的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整性與真實(shí)性，為今后的利用提供便利。
二、新形勢下高中學(xué)籍檔案管理的策略
（一）提高認(rèn)識，增加投入。高中學(xué)校應(yīng)做好《檔案法》宣傳工作，讓學(xué)籍檔案管理工作有章可循。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高重視，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的方法，督促檔案管理人員將相關(guān)法規(guī)制度落到實(shí)處，保證學(xué)籍檔案的完整和安全。此外，學(xué)校還要增加資金投入，將學(xué)籍檔案管理所需設(shè)備配置齊全，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立專門的檔案室，并落實(shí)防火、防蟲、防盜和防潮等措施，盡快購置空調(diào)、去濕器、滅火器等設(shè)備。同時(shí)，學(xué)校還要配置打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，為學(xué)籍檔案的信息化管理創(chuàng)造條件。
（二）健全檔案管理制度。高中學(xué)籍檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，非常繁瑣復(fù)雜，檔案管理人員除了要管理學(xué)籍檔案以外，還要做好資料的收集與保管，工作難度極大。對此，學(xué)校需要建立健全的學(xué)籍檔案管理制度，并從自身實(shí)際情況出發(fā)，將學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范明確下來，讓學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作能夠統(tǒng)一開展。通過對學(xué)籍檔案的全面整理，確保其完整性與真實(shí)性。檔案管理人員在收集學(xué)籍檔案的過程中，還應(yīng)該根據(jù)規(guī)定的分類要求，認(rèn)真做好整理工作，避免學(xué)籍檔案出現(xiàn)遺漏。學(xué)籍檔案在歸檔以后，檔案管理人員應(yīng)定期做好檢查工作，將存在的安全隱患查找出來，及時(shí)采取有效的解決措施。同時(shí)要根據(jù)學(xué)籍檔案的變動情況，做好相應(yīng)的調(diào)整，讓學(xué)籍檔案更具實(shí)用性。
（三）充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。從以往高中學(xué)籍檔案管理工作來看，主要采取統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案信息的方式，其局限性很大，紙質(zhì)檔案很難得到妥善保管，且在檔案室保存過程中，容易受到蟲蛀、受潮等威脅，從而出現(xiàn)損壞。這種方法不僅會浪費(fèi)大量的人力和資金，工作效率也不高。對此，為提升高中學(xué)籍檔案管理成效，?n案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理方法，加大對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，避免傳統(tǒng)管理方式造成的局限，簡化學(xué)籍檔案管理流程，讓信息資源得到充分利用。當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會的各個(gè)領(lǐng)域，在高中學(xué)籍檔案管理工作中，也應(yīng)該發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。學(xué)校也應(yīng)該注重引進(jìn)新的技術(shù)與設(shè)備，安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，保證將學(xué)籍信息準(zhǔn)確、完整錄入到計(jì)算機(jī)中。同時(shí)學(xué)校也應(yīng)采用自動化辦公系統(tǒng)，對學(xué)籍檔案進(jìn)行管理時(shí)，提供自動檢索的功能，讓檔案利用者能夠快速、準(zhǔn)確查找到所需信息，提升學(xué)籍檔案信息的利用率。在高中學(xué)籍檔案信息化管理工作中，還應(yīng)與學(xué)?；A(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)對接，為全校教學(xué)、教研工作提供準(zhǔn)確的信息資料。此外，學(xué)校還要使用正規(guī)的信息管理平臺，不斷完善學(xué)籍檔案信息，并實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資源的共享，提升高中學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。
（四）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。現(xiàn)階段高中學(xué)籍檔案管理工作量巨大，涉及事項(xiàng)多，任務(wù)較重，需要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)工作，這給檔案管理人員帶來了巨大的考驗(yàn)。對此，高中學(xué)校應(yīng)實(shí)行有效的獎(jiǎng)勵(lì)制度，將檔案管理人員的工作熱情激發(fā)出來，讓學(xué)籍檔案管理工作能夠順利開展。要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識，能夠依法開展學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的動態(tài)管理，提升工作效率。不僅如此，學(xué)校還要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們了解相關(guān)檔案法律法規(guī)，并掌握檔案專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而更好地勝任學(xué)籍檔案管理工作，從而有效提升他們的素質(zhì)與能力。要將管理職責(zé)明確下來，合理規(guī)定范圍，做好學(xué)籍檔案的收集、整理與利用等工作。學(xué)校應(yīng)提起對學(xué)籍檔案管理工作的重視，并定期做好檢查工作，將存在的問題查找出來，責(zé)令相關(guān)負(fù)責(zé)人整改。要在日常工作中主動總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)方法，讓高中學(xué)籍檔案管理工作再上新臺階。
關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理 網(wǎng)絡(luò)化 問題與對策
高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)。
一、學(xué)籍檔案管理工作存在的問題
近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個(gè)被動對象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實(shí)情，對嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報(bào)，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。
很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。
高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
二、提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化對策
規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念。建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理?，F(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
積極探索、推行學(xué)分制。學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個(gè)人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個(gè)體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強(qiáng)素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實(shí)可行的人才培養(yǎng)計(jì)劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實(shí)行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建自己的知識體系。
加強(qiáng)考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗(yàn)教師的教學(xué)成果，還可以檢驗(yàn)學(xué)生對知識的理解程度和運(yùn)用能力。它是評定學(xué)生能否按照教學(xué)計(jì)劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強(qiáng)考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對考試各個(gè)環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。
學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010.
關(guān)鍵詞 高職院校；學(xué)籍檔案；管理創(chuàng)新俗話說，教育使國家發(fā)展的根本，是民族進(jìn)步的源泉。近年來，隨著社會各方面的發(fā)展進(jìn)步，我國對教育事業(yè)的工作重視程度越來越高，尤其是對于擔(dān)負(fù)著我國技能型、應(yīng)用型等具有專業(yè)操作技能的高級人才的培養(yǎng)的高職院校的建設(shè)工作，國家投入了極大的關(guān)注。學(xué)生的學(xué)籍管理工作是教學(xué)秩序穩(wěn)定進(jìn)行的有效保障，對于確保辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、優(yōu)化高職教學(xué)環(huán)境，以及提高教學(xué)質(zhì)量等方面都具有非常積極的影響意義。
一、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案在學(xué)校管理中的作用
學(xué)籍檔案是由學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、參加社會實(shí)踐、畢業(yè)等方面的動態(tài)構(gòu)成的，全面記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的實(shí)際情況。它是學(xué)校對學(xué)生活動情況的掌握途徑，同時(shí)也是學(xué)校為實(shí)現(xiàn)合格人才培養(yǎng)目標(biāo)，對學(xué)生進(jìn)行規(guī)范化管理的主要依據(jù)。學(xué)籍檔案作為學(xué)校管理的重要組成部分，對高職院校提高管理水平和管理質(zhì)量，加強(qiáng)完善學(xué)籍管理工作有至關(guān)重要的作用。另外學(xué)籍檔案還是社會用人單位對學(xué)生的能力、性格、優(yōu)缺點(diǎn)等進(jìn)行全面評價(jià)的重要依據(jù)。完備的學(xué)籍檔案對高職院校的畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)有很好的輔助作用。
二、現(xiàn)階段高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題
縱觀各大高職院校中的學(xué)籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態(tài)，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)階層對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作不夠重視。學(xué)生的學(xué)籍檔案在管理中和使用的時(shí)候具有潛在性和滯后性，再加上對它的投入往往不能夠達(dá)到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。
其次，高職院校學(xué)籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業(yè)素質(zhì)較低。目前高職院校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的規(guī)章制度，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)院?；旧线€是沿用老模式，老方法進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理。另外，管理的不嚴(yán)格導(dǎo)致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規(guī)范。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但是大多數(shù)檔案管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對網(wǎng)絡(luò)管理手段不熟悉，這些因素都對高職院校的學(xué)生檔案管理工作帶來了不便。
再次，學(xué)籍檔案管理人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。大多數(shù)高職院校由于對學(xué)籍檔案管理員的培訓(xùn)和管理不重視，往往會導(dǎo)致管理人員的頻繁調(diào)動，再加上在管理的過程中又缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理職責(zé)不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象最終使學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性都受到了極大的影響。
最后，學(xué)籍檔案的開發(fā)利用還不夠充分。
三、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的一些可行性措施
1.加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案管理制度的完善，對學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理
高職院校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，各大院校要采取科學(xué)、合理的措施完善學(xué)籍檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。使學(xué)籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學(xué)籍檔案管理制度還要與高職院校的實(shí)際情況有效的結(jié)合起來，改革以教務(wù)部門管理為主的管理模式，使其實(shí)現(xiàn)以各個(gè)教學(xué)系為主實(shí)行管理過程。
2.加強(qiáng)宣傳力度，從學(xué)生、學(xué)校、管理人員等全方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識
學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實(shí)反映，同時(shí)也是教學(xué)水平的真實(shí)體現(xiàn)，對學(xué)校教學(xué)工作中有非常重要的作用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理工作，有效的利用學(xué)籍檔案對學(xué)校的管理狀況進(jìn)行分析和改善。同時(shí)還要加強(qiáng)對學(xué)生有關(guān)學(xué)籍檔案的重要性教育，使他們在進(jìn)行檔案填寫的時(shí)候能夠更加的慎重、認(rèn)真，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。
3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)
學(xué)籍檔案管理工作不僅是一項(xiàng)具有技術(shù)性特點(diǎn)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是學(xué)校對學(xué)生切身利益進(jìn)行保護(hù)的體現(xiàn)。檔案管理隊(duì)伍在學(xué)生的檔案管理中起到關(guān)鍵作用。高職院校要通過對檔案管理人員進(jìn)行宣傳和教育，使他們能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識，在學(xué)籍資料的整理中能夠認(rèn)真、及時(shí)的對資料進(jìn)行收集、歸檔和保管等工作，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和完整性。另外，還要對他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作電子信息系統(tǒng)，對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行更好的管理。
4.采用電子信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理
高職院校在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的時(shí)候尤其要注重將電子信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理工作中，采用先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理平臺，并且通過教務(wù)管理等部門對學(xué)籍檔案的查詢和記錄進(jìn)行授權(quán)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強(qiáng)學(xué)籍檔案的利用率。學(xué)籍檔案從形成到使用要經(jīng)過很多個(gè)環(huán)節(jié)的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對檔案備份、密碼設(shè)置、身份驗(yàn)證等方面進(jìn)行有效的設(shè)置，以保證檔案的真實(shí)性和原始性。
四、結(jié)語
總的來說，高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)需要得到高度重視的工作，隨著社會的發(fā)展，電子信息技術(shù)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強(qiáng)對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生以及檔案管理人員的教育工作，加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，不僅能夠有效的促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高，還對學(xué)生未來的就業(yè)提供了良好的保障。
參考文獻(xiàn)：
開放大學(xué)是在中央廣播電視大學(xué)和地方廣播電視大學(xué)的基礎(chǔ)上組建，以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)立體覆蓋全國城鄉(xiāng)，學(xué)歷與非學(xué)歷教育并重，面向全體社會成員，實(shí)施遠(yuǎn)程開放教育的新型高等學(xué)校，是沒有圍墻的新型大學(xué)。
開放教育是高層次的教育，開放大學(xué)在對學(xué)生的培養(yǎng)、教育過程中形成的學(xué)籍檔案的管理水平直接反映出開放大學(xué)的培養(yǎng)教育水平。在校生學(xué)籍檔案是指開放大學(xué)在招生、培養(yǎng)以及學(xué)位授予過程中直接形成的對國家、社會、學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等原始記錄，是學(xué)籍管理、開題報(bào)告、論文送審、答辯、畢業(yè)論文、學(xué)位授予等的原證。學(xué)校相關(guān)部門（教務(wù)處）專門負(fù)責(zé)招生、培養(yǎng)、學(xué)位授予等相關(guān)工作。教務(wù)處設(shè)有的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集、歸檔、移交等工作，并對學(xué)籍檔案進(jìn)行編目、排架、保管利用。
學(xué)生學(xué)籍檔案是教學(xué)全部過程的原始記錄，一旦遭受損失，就很難完全恢復(fù)它的歷史原貌，從而失去它的利用和參考價(jià)值。因此，最大限度地保存和延長檔案壽命是學(xué)校檔案工作者不可推卸的責(zé)任，也是每個(gè)導(dǎo)師、學(xué)生和從事學(xué)生教育工作人員的義務(wù)。
一、開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的重要性
隨著社會的不斷發(fā)展，人們對檔案管理的重要性認(rèn)識逐步有了很大的提高，其中，學(xué)籍檔案管理在開放大學(xué)的日常管理工作中也發(fā)揮著越來越大的作用。
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德、智、體諸方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。隨著這些年高校擴(kuò)大招生、多種形式辦學(xué)、出國留學(xué)人數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，利用學(xué)籍檔案了解畢業(yè)生情況的利用者越來越多，這給學(xué)籍檔案管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)。特別是近年來，隨著我國開放教育的大力發(fā)展，開放大學(xué)擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在深化教學(xué)改革、穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教育質(zhì)量和管理水平及教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、開拓人才信息資源，增進(jìn)辦學(xué)效益保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。
二、我國部分開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
學(xué)籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學(xué)生從入學(xué)進(jìn)入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍卡（含學(xué)年評語表、考試成績登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等等，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)地記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。然而，不少開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理手段還相對滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范
學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任老師負(fù)責(zé)填寫、保管，這樣就會因?yàn)閭€(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；又比如有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒有按規(guī)定粘貼照片，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時(shí)，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內(nèi)沒有目錄、頁碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價(jià)值。
（二）檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準(zhǔn)確
有的成人高校原有學(xué)籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒有制作相應(yīng)的全目錄。因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時(shí)，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時(shí)間也不一定能找得到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。
（三）檔案材料內(nèi)容空泛無物，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)和個(gè)性差異
這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
（四）檔案使用效率低，畢業(yè)轉(zhuǎn)遞較為混亂
雖然絕大部分成人高校學(xué)生檔案室配有計(jì)算機(jī)，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前開放大學(xué)畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象。
三、學(xué)籍檔案工作中檔案管理存在的問題分析
目前部分開放大學(xué)在學(xué)籍檔案管理方面普遍存在的上述問題，分析起來不外乎以下原因：一是各成人高校的基層學(xué)籍檔案管理者素質(zhì)普遍較低，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，難免產(chǎn)生懈怠情緒；二是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理不完善，致使有些學(xué)籍檔案的原始依據(jù)丟失、損壞等；三是學(xué)籍檔案沒有一套完整的、相對穩(wěn)定的規(guī)章制度；四是由于基層檔案管理者各方面待遇較低，加之工作量較大，工作任務(wù)繁重，使人員流動性較大，沒有相對固定、素質(zhì)較高的專業(yè)隊(duì)伍。這些問題的存在不僅影響了教育質(zhì)量的提高，也影響到人才的考察使用和選拔，同時(shí)也嚴(yán)重?fù)p害了成人高校的聲譽(yù)。因此，正確認(rèn)識目前開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理模式進(jìn)行工作改進(jìn)，就顯得尤為重要。
四、現(xiàn)階段開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對策及改進(jìn)措施
針對目前部分開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問題，我們必須要有清醒的認(rèn)識。不僅要認(rèn)識到它的復(fù)雜性，這里面有些是早已存在的，更多的是隨著社會的進(jìn)步和工作方式的轉(zhuǎn)變而衍生出來的，我們要直面解決。而且還要認(rèn)識到它的迫切性，學(xué)籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，才能讓檔案真正地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，對目前學(xué)籍檔案工作的改進(jìn)，應(yīng)有針對性強(qiáng)的策略和方法。
為加強(qiáng)和完善開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理，高校教務(wù)處等有關(guān)職能部門可著重采取以下切實(shí)有效的改進(jìn)措施：
（一）樹立法律意識，提高重視程度，健全規(guī)章制度
開放大學(xué)的學(xué)生構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分多，時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物的配備上給予支持，挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作；改善辦公、管理環(huán)境，加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳，為開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《開放教育學(xué)籍管理暫行規(guī)定》以及遵循開放大學(xué)學(xué)籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定“新生注冊”、“學(xué)籍異動”、“畢業(yè)審核”、“學(xué)位審核”等實(shí)施細(xì)則，使學(xué)籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。
（二）按照工作規(guī)范，做好學(xué)籍檔案的收集與整理工作
學(xué)籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，二級學(xué)院、系教學(xué)管理人員是關(guān)鍵。為此，要做好以下幾點(diǎn)：一是要經(jīng)常向他們宣傳檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)其責(zé)任感，使二級學(xué)院、系上報(bào)的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實(shí)可信。如對學(xué)生考試成績的登記、補(bǔ)考門類的統(tǒng)計(jì)、受處分決定的原件等都要做到專人填寫，專人保管，有據(jù)可查。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對系、所教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時(shí)上交，以保質(zhì)保量，按時(shí)完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計(jì)相應(yīng)的材料收集上報(bào)表格，以便及時(shí)匯總，歸入檔案。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)
做好學(xué)籍檔案管理工作，關(guān)鍵要有一支穩(wěn)定且能勝任這一工作的隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。開放大學(xué)必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理者的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
（四）搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務(wù)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會的需要。開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。開放大學(xué)可以建立先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
此外，為保證檔案質(zhì)量，職能部門要組織定期的監(jiān)督檢查，加大審查力度，及時(shí)糾正實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)過程中出現(xiàn)的問題，特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。
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