發(fā)布時(shí)間：2023-10-07 15:57:04
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的公司檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、上市公司會(huì)計(jì)檔案的屬性和特征
會(huì)計(jì)檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識(shí)性、有機(jī)聯(lián)系性、憑證性、真實(shí)性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業(yè)性、時(shí)序性、平衡性、規(guī)范性、責(zé)任性、公開性等。其中，專業(yè)性主要源于會(huì)計(jì)專業(yè)活動(dòng)，時(shí)序性主要源于會(huì)計(jì)檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會(huì)計(jì)檔案的相互符合，這三個(gè)屬性歸屬所有會(huì)計(jì)檔案，而規(guī)范性、責(zé)任性、公開性則為上市公司會(huì)計(jì)檔案的特征。
1．規(guī)范性。對(duì)于我國(guó)上市公司，《證券法》、《會(huì)計(jì)法》、《審計(jì)法》、《公司法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)已經(jīng)對(duì)其會(huì)計(jì)檔案生成和管理的規(guī)范性作出了具體的規(guī)定。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，監(jiān)管部門一般采用強(qiáng)化生成和修改權(quán)限、限定統(tǒng)一軟件或文件格式、指定權(quán)威媒體等方式來(lái)規(guī)范電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。
2．責(zé)任性。上市公司會(huì)計(jì)檔案無(wú)論在形成程序還是信息內(nèi)容方面都必須嚴(yán)格符合相關(guān)法規(guī)和客觀事實(shí)，它直接關(guān)系到成千上萬(wàn)投資機(jī)構(gòu)和個(gè)人的利益，間接關(guān)系到證券市場(chǎng)的穩(wěn)定乃至整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)秩序。為此，各上市公司都從健全相關(guān)管理制度、明確目標(biāo)責(zé)任、完善內(nèi)控系統(tǒng)等方面強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整承擔(dān)直接的責(zé)任，而檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全保管、利用負(fù)責(zé)。在公司外部，國(guó)家往往通過(guò)嚴(yán)格的會(huì)計(jì)立法、審計(jì)立法、市場(chǎng)監(jiān)管立法等建立和健全管理制度，任何個(gè)人和法人的相關(guān)違法行為均將受到嚴(yán)懲。
3．公開性。普通公司的會(huì)計(jì)檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對(duì)公眾投資者負(fù)責(zé)，這也就決定了你必須放棄原來(lái)的私密性，轉(zhuǎn)而公開你的會(huì)計(jì)檔案，接受公眾(不論是否股東)的監(jiān)督。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于公眾應(yīng)公開會(huì)計(jì)報(bào)表，而對(duì)于審計(jì)和監(jiān)管部門則公開全部會(huì)計(jì)檔案。
二、我國(guó)上市公司會(huì)計(jì)檔案管理的主要問(wèn)題
自20世紀(jì)80年代后期，我國(guó)證券市場(chǎng)起步，上市公司就已存在會(huì)計(jì)檔案管理不善的問(wèn)題。因?yàn)楫?dāng)時(shí)上市公司數(shù)量不多且證券市場(chǎng)管理極不規(guī)范，該類問(wèn)題還未受到足夠的重視。隨著證券市場(chǎng)的發(fā)展，問(wèn)題的嚴(yán)重性越來(lái)越凸現(xiàn)出來(lái)。近年來(lái)，我國(guó)上市公司中發(fā)生的與會(huì)計(jì)檔案有關(guān)的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍(lán)田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發(fā)行欺詐案等，而且都是采用會(huì)計(jì)檔案造假的方式虛構(gòu)利潤(rùn)以騙取貸款、融資以及證券市場(chǎng)交易差價(jià)。下面我們就來(lái)分析一下我國(guó)上市公司會(huì)計(jì)檔案管理的主要問(wèn)題。
1．上市公司對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理態(tài)度的二重性。一些上市公司以為，只要季報(bào)、半年報(bào)、年報(bào)等按時(shí)編制完成，會(huì)計(jì)檔案的作用就不大了，有的甚至無(wú)專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會(huì)計(jì)檔案被看成是累贅。與這一現(xiàn)象形成鮮明對(duì)比的是，上市公司在財(cái)務(wù)造假或利潤(rùn)操控時(shí)卻非?！爸匾暋睍?huì)計(jì)檔案。上市公司麥科特通過(guò)偽造出口設(shè)備融資租賃合同、材料和產(chǎn)品購(gòu)銷合同、進(jìn)出口發(fā)票和海關(guān)印章等手段，于1997年虛構(gòu)利潤(rùn)0．4億港元，1998年虛構(gòu)利潤(rùn)0．38億港元，1999年虛構(gòu)利潤(rùn)0．13億港元,2000年虛構(gòu)利潤(rùn)0．93億港元。麥科特如此“重視”會(huì)計(jì)檔案就是為了上市融資。
2．會(huì)計(jì)檔案的保管期限不當(dāng)。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管期限的問(wèn)題應(yīng)該區(qū)別對(duì)待：有的上市公司存在無(wú)意或有意(掩蓋違法犯罪事實(shí))提前銷毀或隱匿會(huì)計(jì)檔案的問(wèn)題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會(huì)公告中稱，公司價(jià)值1．1億元的二號(hào)發(fā)電機(jī)組被公安機(jī)關(guān)確認(rèn)為涉案贓物，而公司8年前用來(lái)收購(gòu)發(fā)電機(jī)組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關(guān)于收購(gòu)該發(fā)電機(jī)組的會(huì)計(jì)檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會(huì)計(jì)檔案的問(wèn)題，給公司帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案最低保管期限(會(huì)計(jì)憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長(zhǎng)訴訟時(shí)效(20年)，而過(guò)早地銷毀會(huì)導(dǎo)致相關(guān)司法取證的困難。
3．會(huì)計(jì)檔案的相對(duì)獨(dú)立性難以保障。這包含會(huì)計(jì)檔案本身的相對(duì)獨(dú)立性以及會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)的相對(duì)獨(dú)立性兩部分。它們理應(yīng)是超然于各種利益因素之外的。然而，當(dāng)前上市公司普遍存在內(nèi)部人及利益關(guān)聯(lián)者通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的干預(yù)和控制來(lái)牟取私利的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象發(fā)生在會(huì)計(jì)檔案收集――保管――利用的各個(gè)環(huán)節(jié)上，甚至影響到上市公司的監(jiān)事會(huì)、獨(dú)立董事以及公司外的審計(jì)機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過(guò)虛構(gòu)交易對(duì)象、偽造銷售合同及出口報(bào)關(guān)單、虛開增值稅發(fā)票、偽造免稅文件和金融票據(jù)等手段，虛構(gòu)巨額利潤(rùn)達(dá)7．45億元。深圳中天勤會(huì)計(jì)師事務(wù)所卻出具了無(wú)保留意見(jiàn)的審計(jì)報(bào)告，關(guān)聯(lián)利益機(jī)構(gòu)肆意拉抬股價(jià)，整個(gè)事件完全是一場(chǎng)徹頭徹尾的騙局。
4．會(huì)計(jì)檔案信息開發(fā)利用不足。美國(guó)檔案學(xué)者謝倫伯格系統(tǒng)地闡述了檔案的“雙重價(jià)值論”，認(rèn)為檔案具有兩種不同的價(jià)值，一是對(duì)原形成機(jī)關(guān)的第一價(jià)值，具體體現(xiàn)為行政管理價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值和科技價(jià)值；二是對(duì)其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的第二價(jià)值，具體包括證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。從上市公司角度，充分開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案的第一價(jià)值可以更多更好地創(chuàng)造財(cái)富。而對(duì)于第二價(jià)值來(lái)說(shuō)，證券法規(guī)禁止上市公司用來(lái)牟取私利，要求上市公司及時(shí)面向公眾會(huì)計(jì)檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現(xiàn)均不佳，主要原因既有管理素質(zhì)的問(wèn)題也有道德和法律責(zé)任的問(wèn)題。
三、完善上市公司會(huì)計(jì)檔案管理的措施和建議
1．更新認(rèn)識(shí)，推進(jìn)制度建設(shè)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)和調(diào)研，認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案對(duì)公司、公眾和監(jiān)管部門的重要作用，嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案整理和保管。在公司內(nèi)部，應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，其負(fù)責(zé)人的任免也應(yīng)報(bào)請(qǐng)檔案行政管理部門核準(zhǔn)，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨(dú)立董事除了具有適當(dāng)?shù)姆珊徒?jīng)濟(jì)資質(zhì)外，還應(yīng)具有適當(dāng)?shù)臋n案監(jiān)管素質(zhì)，再?gòu)?qiáng)化監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督職能，以此制衡財(cái)務(wù)和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、董事會(huì)秘書也應(yīng)納入會(huì)計(jì)檔案責(zé)任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監(jiān)會(huì)或證交所委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)上市公司進(jìn)行審計(jì)，從中挖掘信息、尋找問(wèn)題。這樣可以打破會(huì)計(jì)師事務(wù)所和上市公司之間的畸形委托關(guān)系，保證會(huì)計(jì)師事務(wù)所地位的獨(dú)立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計(jì)費(fèi)用可由監(jiān)管部門統(tǒng)收統(tǒng)支，也可由證交所各會(huì)員單位的會(huì)費(fèi)或由投資者保護(hù)基金中支付。其次，還應(yīng)適當(dāng)增加證監(jiān)會(huì)法律、財(cái)會(huì)和檔案專業(yè)人員數(shù)量，強(qiáng)化人員專業(yè)素質(zhì)，并充分發(fā)揮各級(jí)財(cái)政部門和檔案行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)作用。最后，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員法律責(zé)任的追究制度。上市公司會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性一旦出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應(yīng)以立法形式嚴(yán)厲追究責(zé)任。
2．保證會(huì)計(jì)檔案適當(dāng)?shù)谋９芷谙?。《?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉外及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，保管到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)和保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時(shí)效以及調(diào)查取證的延時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限適當(dāng)調(diào)整為22～25年，使之更好地為社會(huì)主義法制建設(shè)服務(wù)。
3．加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的信息資源開發(fā)利用。會(huì)計(jì)信息的潛在利用價(jià)值必須通過(guò)利用實(shí)踐來(lái)實(shí)現(xiàn)，除傳統(tǒng)的查閱、展覽、制發(fā)副本及證明、目錄信息、咨詢等服務(wù)方式以外，建議檔案人員積極主動(dòng)地開展主題編研，采用靜態(tài)分析、趨勢(shì)分析和同業(yè)對(duì)比等財(cái)務(wù)分析技術(shù)，深入進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發(fā)現(xiàn)一些隱藏較深的問(wèn)題。根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案逐漸普及以及信息時(shí)代的效率要求，各上市公司還應(yīng)改革并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的編目、檢索等工作，推行實(shí)用、高效的會(huì)計(jì)檔案檢索、分析以及決策支持系統(tǒng)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案利用的服務(wù)效率和質(zhì)量，并強(qiáng)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監(jiān)管。
參考文獻(xiàn)：
①符少華，淺析新時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案管理，《湖北財(cái)稅》，2003．12
新形勢(shì)下，檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領(lǐng)域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新發(fā)展。在這種形勢(shì)下，檔案管理工作人員如何更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息就成為必須要解決的首先問(wèn)題。在此意義上，通過(guò)合理發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息，為進(jìn)一步做好檔案管理工作奠定前期準(zhǔn)備工作。一方面，檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢(shì)將復(fù)雜的信息通過(guò)形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來(lái)；面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息，如何能夠盡快到認(rèn)識(shí)到相關(guān)的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問(wèn)題。檔案統(tǒng)計(jì)以其巨大的優(yōu)勢(shì)，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用方法，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下盡快的認(rèn)識(shí)清楚相關(guān)信息，這就為檔案管理工作人員進(jìn)一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統(tǒng)計(jì)可以有效的幫助的檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)清楚檔案管理中存在的問(wèn)題；從傳統(tǒng)檔案管理的模式來(lái)看，檔案管理工作人員要想進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要經(jīng)過(guò)縝密的調(diào)研和思考，特別是要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究才能得出相應(yīng)的結(jié)論。而在檔案統(tǒng)計(jì)的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時(shí)的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問(wèn)題等。由此可見(jiàn)，正是由于檔案統(tǒng)計(jì)的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，這對(duì)于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新進(jìn)展發(fā)揮著自身的認(rèn)識(shí)優(yōu)勢(shì)。
二、檔案統(tǒng)計(jì)是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對(duì)于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因?yàn)槿绱?，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對(duì)浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問(wèn)題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)工作以其強(qiáng)大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問(wèn)題。一是檔案統(tǒng)計(jì)運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計(jì)是依托計(jì)算機(jī)等高科技器材成型的統(tǒng)計(jì)方法，具有無(wú)比強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)檔案管理需要對(duì)各類信息進(jìn)行分類時(shí)，就可以充分運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢(shì)，把這些信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項(xiàng)工作。由此可見(jiàn)，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理工作人員只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計(jì)工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計(jì)節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時(shí)間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時(shí)間大多集中于對(duì)信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會(huì)耽誤檔案管理工作人員的寶貴時(shí)間。面對(duì)這一問(wèn)題，檔案統(tǒng)計(jì)也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢(shì)。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計(jì)的科技優(yōu)勢(shì)，利用較短的時(shí)間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時(shí)間，從另外一種意義上來(lái)看，節(jié)約了工作時(shí)間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統(tǒng)計(jì)是科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的有效方法
檔案統(tǒng)計(jì)在除了是幫助檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對(duì)規(guī)劃?rùn)n案管理工作也有著科學(xué)的指導(dǎo)作用。從這一意義上來(lái)說(shuō)，充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)在規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來(lái)說(shuō)，檔案統(tǒng)計(jì)在科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，檔案統(tǒng)計(jì)有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實(shí)際上，只有合理利用了檔案統(tǒng)計(jì)，就可以達(dá)到這一點(diǎn)。原因在于，檔案統(tǒng)計(jì)可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規(guī)劃，解決存在的問(wèn)題，而且還可以對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果去做好本職工作。由此可見(jiàn)，只要合理發(fā)揮出了檔案統(tǒng)計(jì)的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實(shí)際工作中做到合理分工。第二，檔案統(tǒng)計(jì)有助于促進(jìn)檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)；檔案統(tǒng)計(jì)是高科技的產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好的提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，就不得不去學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計(jì)的相關(guān)知識(shí)。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)就會(huì)因檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用得以提升。從這一意義上來(lái)看，檔案管理工作對(duì)于科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統(tǒng)計(jì)有助于幫助檔案管理工作找到合適的發(fā)展方向；檔案管理工作是一項(xiàng)職業(yè)，對(duì)于檔案管理工作本身來(lái)說(shuō)，必須在適應(yīng)新形勢(shì)的環(huán)境下才能獲得發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識(shí)才能贏得職業(yè)發(fā)展的新空間。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)不僅為檔案管理工作本身帶來(lái)了一定發(fā)展方向上的指導(dǎo)，而且還為檔案管理工作人員的發(fā)展帶來(lái)了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，因此就會(huì)積極的采取相關(guān)措施予以解決。實(shí)際上，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中，檔案統(tǒng)計(jì)卻在為檔案管理工作本身提供了發(fā)展方向上的指導(dǎo)，那就是如何避免問(wèn)題、如何擴(kuò)展發(fā)展空間等。從檔案管理工作的角度來(lái)看，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理人員不僅會(huì)提升自身的素質(zhì)，而且還會(huì)考慮到適應(yīng)新形勢(shì)的要求，從而采取相關(guān)措施提升自己各方面的能力，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
自來(lái)水公司的基建檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)中重要的檔案資料，大部分以設(shè)計(jì)圖紙、文字記錄、表格等形式存在，它反映了自來(lái)水公司整個(gè)基建項(xiàng)目的真實(shí)全過(guò)程，為公司定位提供依據(jù)和條件。隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷深入，城市地下管網(wǎng)錯(cuò)綜復(fù)雜，如果沒(méi)有基建檔案提供重要原始依據(jù)，那么給今后項(xiàng)目的改造、擴(kuò)建、重建埋下了隱患。本文對(duì)自來(lái)水公司基建檔案管理模式的創(chuàng)新進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：
基建檔案；檔案管理；模式創(chuàng)新；自來(lái)水企業(yè)；體系建設(shè)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，基建工程建設(shè)項(xiàng)目自來(lái)水公司的基建檔案工作日益復(fù)雜，檔案管理人員在工作過(guò)程中需要注意檔案管理的規(guī)范性和條理性?；n案是項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的重要檔案，大部分以表格、圖紙、文字等形式存在，包括施工圖紙、文字記錄、施工管理文件、工程預(yù)算及竣工驗(yàn)收等技術(shù)性文件，并直接在基建項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值及利用價(jià)值，它反映了基建項(xiàng)目的招投標(biāo)、施工建設(shè)、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程。在新形勢(shì)下，如何對(duì)傳統(tǒng)基建檔案進(jìn)行管理，以提高對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)基建檔案自身價(jià)值，提升公司管理水平，是基建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考的問(wèn)題。
一、開展基建檔案管理體系創(chuàng)新模式建設(shè)的必要性
（一）必須與時(shí)俱進(jìn)，減少對(duì)項(xiàng)目的滯礙
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案工作也隨之不斷完善，以紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)檔案慢慢淡出人們的視線，檔案信息化越來(lái)越普及。電子檔案為檔案的內(nèi)容提供了更豐富的載體與環(huán)境，文字、圖片、音頻等成為檔案信息的組成部分。因此，對(duì)這些資料進(jìn)行有效管理，可以進(jìn)一步增加對(duì)基建檔案的利用價(jià)值，讓決策者能夠根據(jù)之前的基建檔案對(duì)即將要進(jìn)行的基建項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，在最大程度上避免錯(cuò)誤決策的出現(xiàn)，保證公司經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)定性。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的基建檔案管理模式已不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，創(chuàng)新將是基建檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的方向，所以，我們不能故步自封，這樣容易造成基建檔案管理滯礙，不利于基建檔案本身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。
（二）強(qiáng)化管理制度，促進(jìn)管理質(zhì)量
在傳統(tǒng)的基建檔案管理中，由于其制度和模式出現(xiàn)了嚴(yán)重問(wèn)題，影響了項(xiàng)目管理工作的順利進(jìn)行，造成基建檔案整理時(shí)間周期長(zhǎng)、利用效率低等情況。在實(shí)際工作中，如果堅(jiān)持延續(xù)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行基建檔案管理工作，其質(zhì)量無(wú)法得到提升。由此可見(jiàn)，對(duì)基建檔案管理體系進(jìn)行模式創(chuàng)新已經(jīng)刻不容緩，必須依靠嚴(yán)格的管理制度和新觀念對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理體系進(jìn)行調(diào)整，從而推進(jìn)基建檔案管理工作不斷完善，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的穩(wěn)定上升。
（三）創(chuàng)新管理觀念，促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)
目前，很多檔案工作人員缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)方法掌握的能力，導(dǎo)致很多現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)難以得到應(yīng)用。主要原因是檔案工作人員在思想上、能力上停滯不前，在實(shí)際工作中，也不具備現(xiàn)代化的管理理念。為了讓檔案工作人員素質(zhì)和能力得到提升，必須加大力度從思想上進(jìn)行引導(dǎo)，從技能上加以培訓(xùn)，促進(jìn)其在新的體系下形成新思想、新觀念，使得自身能力得以提升。
二、自來(lái)水公司基建檔案管理創(chuàng)新模式建設(shè)的途徑
（一）創(chuàng)新模式引入，重塑管理模式
任何創(chuàng)新的觀念和思想都離不開宣傳，要通過(guò)宣傳教育，來(lái)傳遞新思想的總體思路和中心價(jià)值，讓檔案工作人員在工作過(guò)程中具備這些思維。在宣傳教育過(guò)程中，首先要轉(zhuǎn)變基建檔案工作人員的認(rèn)識(shí)與狀態(tài)，由于他們長(zhǎng)時(shí)間被傳統(tǒng)檔案管理模式熏陶導(dǎo)致對(duì)工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，從而使檔案處于封閉狀態(tài)，更別說(shuō)檔案利用，他們大多僅僅關(guān)注檔案的基本著錄，對(duì)基建檔案的整理和分類缺乏專業(yè)性的認(rèn)知。因此，在創(chuàng)新體系下，要求檔案工作人員必須改變之前的工作狀態(tài)，要做到對(duì)圖紙、文字記錄、表格等不同類型方面的收集、整理、分類，這樣才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新體系下對(duì)基建檔案管理的條理化。其次，必須重塑基建檔案管理模式，從而增強(qiáng)基建檔案管理過(guò)程中的透明化，為基建檔案信息化共享打下基礎(chǔ)。在進(jìn)行基建檔案信息化時(shí)，需要制定嚴(yán)格的輪班制度和多重加密分級(jí)權(quán)限賬號(hào)設(shè)定，從而保障基建檔案的安全性。
（二）加強(qiáng)制度落實(shí)，關(guān)注信息收集
由于地下管道鋪設(shè)復(fù)雜，如果沒(méi)有詳細(xì)的基建檔案作為開工依據(jù)，則無(wú)法保證基建項(xiàng)目順利進(jìn)行。同時(shí)，自來(lái)水公司的業(yè)務(wù)關(guān)乎廣大百姓日常生活，因此基建項(xiàng)目的開建要嚴(yán)格控制在預(yù)控范圍之內(nèi)。制度的落實(shí)必須加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理工作的監(jiān)督。因此，要建立基建檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，動(dòng)員員工積極向監(jiān)督部門及時(shí)反饋相關(guān)信息，便于擴(kuò)大監(jiān)督管理的范圍，避免出現(xiàn)監(jiān)督管理的死角。同時(shí)，還要重視信息的收集。這里說(shuō)的信息主要圍繞著創(chuàng)新管理體系而制定的制度展開的，主要指工作上存在的不足、缺失等相關(guān)信息，管理人員作為信息收集的對(duì)象，采用內(nèi)部交流論壇、設(shè)立意見(jiàn)箱、調(diào)查問(wèn)卷等方式，全面了解基建檔案工作的實(shí)際情況，最終達(dá)到為自來(lái)水公司基建檔案管理工作提供有力依據(jù)的目的。
（三）人性化管理，注重服務(wù)體系建設(shè)
目前，大部分基建檔案工作人員在服務(wù)方面意識(shí)缺乏嚴(yán)重，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到開展檔案服務(wù)的重要性。檔案服務(wù)體系的建設(shè)是基建檔案管理體系創(chuàng)新的重要組成部分。因?yàn)榛n案工作人員若要掌握基建檔案管理工作的特征，就需要針對(duì)不同自來(lái)水公司基建項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)構(gòu)建不同的服務(wù)體系。比如，在日常工作中，可能因?yàn)樵摶?xiàng)目檔案信息保密程度不同，需要設(shè)置差異性的服務(wù)范圍以限制某些基建檔案信息被隨意查詢。所以，基建檔案工作人員必須掌握檔案信息共享的尺度，同時(shí)需要關(guān)注普通查閱者心理變化，注重對(duì)普通查閱者的態(tài)度。工作中，我們要將良好的服務(wù)體系建設(shè)落實(shí)到位，對(duì)相關(guān)人員的服務(wù)理念樹立動(dòng)態(tài)化的管理思想，并且對(duì)服務(wù)模式、范圍等進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，這樣才可能在最大限度上避免服務(wù)工作的停滯，讓自來(lái)水公司基建檔案管理工作呈可持續(xù)發(fā)展模式。
綜上所述，由于自來(lái)水公司的特殊性，在對(duì)其基建檔案管理體系創(chuàng)新模式建設(shè)時(shí)，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將檔案信息化管理、人性化管理、服務(wù)體系建設(shè)等引入到具體工作中去，以達(dá)到創(chuàng)新思想能夠在基建檔案管理工作中不斷地深入，促進(jìn)創(chuàng)新體系建設(shè)的順利開展。
作者：林燕 單位：臺(tái)州自來(lái)水有限公司
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**月**日早*點(diǎn)**分，我們用完早餐,乘大巴來(lái)到豐收車站進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，他們的熱情讓我們感動(dòng),他們辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的主任熱情地接待了我們，我們參觀了車站的檔案資料室，并向我們?cè)敿?xì)的介紹如何進(jìn)行分類建檔\健全檔案資料，面對(duì)著井井有條的檔案資料,電腦化操作的一目了然,我們心悅誠(chéng)服,本人就參觀的心得向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如下:
1、領(lǐng)導(dǎo)重視組織有力,全員熱心齊抓共管
他們從領(lǐng)導(dǎo)到基層，從來(lái)沒(méi)有小看檔案資料的重要性,特別是領(lǐng)導(dǎo)很重視基礎(chǔ)資料的健全性，每次學(xué)習(xí)和會(huì)議都要求全員參與，全程記錄,把檔案工作當(dāng)作大事來(lái)抓。
2、專項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到班組，再由班組具體分配到個(gè)人：
如：內(nèi)控的資料交由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)；安全生產(chǎn)、消防管理、質(zhì)量監(jiān)督等資料則交由后勤保障部門負(fù)責(zé)；與穩(wěn)定工作的資料由工會(huì)負(fù)責(zé)；勞資方面的資料則由人事部門負(fù)責(zé)；總之一句話：業(yè)務(wù)對(duì)口，誰(shuí)的資料誰(shuí)負(fù)責(zé)健全。
3、重視對(duì)基礎(chǔ)資料的歸檔管理：
每一次工作會(huì)議或小組會(huì)議都有統(tǒng)一的記錄本，分門別類的分發(fā)到個(gè)人進(jìn)行詳盡記錄。記錄本有專人負(fù)責(zé)發(fā)放與收集，保證基礎(chǔ)資料的完整，便于隨時(shí)掌握全體員工的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)和學(xué)習(xí)思想。
4、按考核大綱編寫制度，準(zhǔn)備資料：
對(duì)檢查工作組進(jìn)行考核的內(nèi)容，針對(duì)性地進(jìn)行資料的完善與匯編，檢查什么就準(zhǔn)備什么。
看到她們滿柜滿桌劃分整齊的資料盒，及明亮潔凈的資料室，不由的感到身上擔(dān)子的沉重，感到我們公司與她們之間的差距：
1、原始資料的空缺與不完整。
公司由于才劃撥到公共事業(yè)處沒(méi)多久，原始資料的欠缺與不完整，是我們和**不可比的。
2、專項(xiàng)工作落實(shí)不到位。
領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作到班組，在由班組分配到個(gè)人，但總因這事那事而耽誤了任務(wù)的完成，致使工作上的延誤與不及時(shí)。
3、基礎(chǔ)資料的保管不善及無(wú)專人負(fù)責(zé)。
公司下設(shè)8部一室，共九個(gè)班組。由于各個(gè)班組的獨(dú)立性，無(wú)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)各班組的資料整理匯總，再加上保管不善而導(dǎo)致資料的丟失和空缺，從主觀上和人為上就造成基礎(chǔ)資料的不健全。
4、設(shè)施設(shè)備的不齊全。
有些辦公室因無(wú)資料柜不方便資料的保存，再加上保管不善，而導(dǎo)致一些資料的丟失，造成殘缺不完整。
從以上幾個(gè)方面來(lái)看，我們?cè)跈n案基礎(chǔ)資料的建設(shè)與管理上和**是存在著一定的距離。抱著“邊考察邊學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)中找差距”的態(tài)度，發(fā)揚(yáng)我們公司“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的精神指導(dǎo)方針，把**優(yōu)秀的資料管理經(jīng)驗(yàn)融入到公司的檔案基礎(chǔ)資料建設(shè)上來(lái)。
到了10點(diǎn)20分左右，處檢查工作組來(lái)到了**。我們有幸旁聽(tīng)了檢查工作組對(duì)**的檢查工作內(nèi)容和檢查過(guò)程。檢查組按照下發(fā)的考核標(biāo)準(zhǔn)要求**先匯報(bào)，再檢查，再講評(píng)。首先是**園長(zhǎng)就行政建設(shè)上的成績(jī)向工作組進(jìn)行了簡(jiǎn)練的匯報(bào)，再由**黨支部書記在思想建設(shè)上進(jìn)行補(bǔ)充總結(jié)，匯報(bào)完后就開始按檢查的內(nèi)容進(jìn)行專人審核評(píng)比，除了一個(gè)項(xiàng)目上扣掉了0.5分外其他均獲滿分。看著評(píng)比的結(jié)果，我們感到身上的責(zé)任和壓力。與此同時(shí)，檢查工作組的領(lǐng)導(dǎo)注意到我們來(lái)此的學(xué)習(xí)目的，對(duì)我們提出了幾點(diǎn)建議和要求：
1、**是有特色的，專業(yè)性強(qiáng)，管理模式上不一定適合張家界培訓(xùn)中心，但經(jīng)驗(yàn)可取。
2、張家界培訓(xùn)中心的工作環(huán)境與油田不一，是一個(gè)對(duì)外的四星級(jí)旅游酒店，要結(jié)合自身特點(diǎn)，按照四星級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)一個(gè)適合自身發(fā)展的管理模式。
3、管理上要從動(dòng)態(tài)和靜態(tài)兩個(gè)方面入手。動(dòng)態(tài)上要根據(jù)自身發(fā)展，地方要求著手建立；靜態(tài)上則要嚴(yán)格按照局里、處里下發(fā)的各項(xiàng)文件內(nèi)容開展工作。
4、檔案資料準(zhǔn)備上要有4個(gè)必備的記錄本。黨務(wù)、工會(huì)（紅皮本）、綜治、維穩(wěn)（藍(lán)皮本）。其他資料則按考核內(nèi)容分門別類的建檔入盒，有幾項(xiàng)考核內(nèi)容就準(zhǔn)備幾個(gè)資料盒。
5、檔案資料的歸檔匯總要分部室、分班組去開展工作，按各負(fù)責(zé)人所轄事務(wù)具體整理資料。
6、在管理上要進(jìn)行合同管理，杜絕糾紛。
7、要成立兩個(gè)小組：領(lǐng)導(dǎo)小組；計(jì)劃生育小組。
對(duì)于檢查組領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們提出的建議和要求，結(jié)合**在檔案資料管理上的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，及我們?cè)?*的學(xué)習(xí)心得，我們大膽地對(duì)下一步工作開展提出幾點(diǎn)建議：
1、各負(fù)其責(zé)，制度建設(shè)落實(shí)到人。
2、建立機(jī)制，專項(xiàng)制度歸檔，專人負(fù)責(zé)。
3、平時(shí)要求各部室對(duì)基礎(chǔ)資料的健全管理，專人負(fù)責(zé)對(duì)各部室資料的收集與整理。
4、統(tǒng)一歸檔備案，便于工作開展，資料查詢。
5、個(gè)人學(xué)習(xí)資料務(wù)必要求詳盡，專人負(fù)責(zé)管理，進(jìn)行發(fā)放、收集、審核。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；規(guī)劃院；檔案管理；創(chuàng)新；
中圖分類號(hào)：F208文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)是一個(gè)創(chuàng)新性很強(qiáng)的社會(huì),進(jìn)入信息化時(shí)代的規(guī)劃院檔案部門應(yīng)是一個(gè)創(chuàng)新能力極強(qiáng)的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評(píng)價(jià)檔案部門服務(wù)水平,特別是檔案部門工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論從國(guó)際發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看,還是從我國(guó)實(shí)際現(xiàn)代化的要求來(lái)看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動(dòng),建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長(zhǎng)點(diǎn),以現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢(shì)、快捷的信息咨詢服務(wù)成為大勢(shì)所趨。因此,檔案信息服務(wù)的對(duì)象日益廣泛,服務(wù)的需求更加多樣化。為適應(yīng)這種國(guó)際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。
具有預(yù)見(jiàn)性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務(wù)方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。
一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢(shì)在必行
檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應(yīng)信息化發(fā)展變化,適應(yīng)外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務(wù)方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強(qiáng)自身生命力的特性、過(guò)程和方法。檔案工作通過(guò)創(chuàng)新,可以更快地實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進(jìn)觀念以及運(yùn)行機(jī)制和管理服務(wù)方式的再設(shè)計(jì)與建造,全面提高工作效率和服務(wù)水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)生活的變遷和公共需求的演進(jìn),檔案工作的管理體制、運(yùn)行機(jī)制和服務(wù)模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識(shí),獨(dú)自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實(shí)體”的擁有。這些都嚴(yán)重影響了檔案資源的社會(huì)共享和信息增值,導(dǎo)致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務(wù)觀念,制約著信息化的進(jìn)程。在信息時(shí)代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會(huì)的認(rèn)可。盡管檔案界已認(rèn)識(shí)到開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù),是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習(xí)難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。
20世紀(jì)90年代以來(lái),經(jīng)濟(jì)全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,給檔案工作的運(yùn)行機(jī)制和公共管理服務(wù)帶來(lái)了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應(yīng)時(shí)代潮流,大力深化改革,強(qiáng)化自身職能,使檔案工作信息化的普及應(yīng)用變成生動(dòng)的現(xiàn)實(shí)。
二、檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新工作
1、信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為為社會(huì)全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人,又要有針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中,人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得更復(fù)雜,越來(lái)越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信|邑的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
2、興辦服務(wù)實(shí)體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí),面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù);開發(fā)市場(chǎng)信息,為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì);開發(fā)法律信息,維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。
3、加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)信息資源共享
隨著信息時(shí)代的發(fā)展,人類知識(shí)和信息總量急劇增長(zhǎng),面對(duì)浩瀚的文獻(xiàn)資源,任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息時(shí)代背景下的檔案創(chuàng)新工作
1、利用知識(shí)管理理念重塑檔案工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新
如果說(shuō)信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識(shí)管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識(shí)管理包含了信息時(shí)代的許多先進(jìn)管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識(shí)管理主張運(yùn)用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識(shí)資源,提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力,實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的共享;企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的源泉在于知識(shí)的轉(zhuǎn)化,知識(shí)轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識(shí)顯性化和顯性知識(shí)內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種記錄,是固化的知識(shí),屬于顯性知識(shí)。因此,基于知識(shí)管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應(yīng)該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時(shí),積極推進(jìn)企業(yè)顯性知識(shí)的擴(kuò)散,適當(dāng)介入隱性知識(shí)的挖掘,促進(jìn)不同種類的知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。
2、配合知識(shí)管理,適當(dāng)?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延
知識(shí)管理是從創(chuàng)造價(jià)值的角度來(lái)考察企業(yè)的所有運(yùn)作,并把對(duì)知識(shí)的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識(shí)管理的對(duì)象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對(duì)企業(yè)活動(dòng)中已經(jīng)形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此,有必要配合知識(shí)管理,適當(dāng)?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應(yīng)配合知識(shí)管理的實(shí)施,進(jìn)一步樹立大檔案觀,加強(qiáng)與圖書、情報(bào)等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報(bào)、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供強(qiáng)有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)做出更大貢獻(xiàn),還可以進(jìn)一步提升自己在企業(yè)中的地位。
3、借用知識(shí)管理的先進(jìn)信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平
知識(shí)管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對(duì)立。知識(shí)管理只是從創(chuàng)造價(jià)值的角度考察企業(yè)的所有運(yùn)作,并將企業(yè)的知識(shí)管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識(shí)管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點(diǎn)。實(shí)施知識(shí)管理需要強(qiáng)大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識(shí)管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理的機(jī)會(huì),帶動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)的升級(jí),是檔案工作實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。
結(jié)束語(yǔ)
總之,規(guī)劃院檔案工作者應(yīng)在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進(jìn)行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來(lái)檔案利用的必然趨勢(shì),通過(guò)檔案工作者的共同努力,檔案機(jī)構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì),為利用者提供更多更全更好更有實(shí)效的檔案信息。
參考文獻(xiàn)：
[1]蔡姍.影響規(guī)劃院檔案管理的主要因素及對(duì)策分析[J].科學(xué)之友,2010(12):84- 85.
[關(guān)鍵詞] 檔案 流程 信息化
隨著油田開發(fā)建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)的作用越來(lái)越大，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。為此，在做好工程建設(shè)的同時(shí)，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。
一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問(wèn)題
石油開發(fā)中心成立時(shí)間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊(duì)伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實(shí)際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說(shuō)檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問(wèn)題：
1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識(shí)淡薄
石油開發(fā)中心成立以來(lái)一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，沒(méi)有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷
中心建設(shè)參建單位多，且工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大，因此各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒(méi)有檔案。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來(lái)困難等問(wèn)題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時(shí)間較晚的部門，各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實(shí)用的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。
4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來(lái)，有個(gè)誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過(guò)程的紙制資料進(jìn)行歸檔，沒(méi)有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識(shí)差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問(wèn)題也沒(méi)有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。
二、工程建設(shè)檔案管理措施
1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。石油開發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國(guó)家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實(shí)際，從頭開始，完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。
2.實(shí)施同步跟蹤管理，做好過(guò)程控制
項(xiàng)目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，要做很多無(wú)用功。因此，為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過(guò)程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲(chǔ)和利用方式
開發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件。要加強(qiáng)電子檔案的管理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開發(fā)中心目前所有工程檔案已實(shí)現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒(méi)有對(duì)應(yīng)電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過(guò)程也逐漸發(fā)揮了應(yīng)有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會(huì)更加重視電子檔案的作用，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲(chǔ)數(shù)字化，徹底改變存儲(chǔ)和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
4.開發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發(fā)利用檔案信息，而通過(guò)利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過(guò)檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來(lái)，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級(jí)別
檔案館的安全管理工作無(wú)外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個(gè)方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫(kù)房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護(hù)（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護(hù)等。石油開發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個(gè)具有庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、自動(dòng)采集，新風(fēng)、回風(fēng)殺菌、過(guò)濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災(zāi)報(bào)警與消防聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護(hù)、消防滅火、用電安全等管理過(guò)程中諸多無(wú)法解決的老大難問(wèn)題，提高了管理效率，提升了庫(kù)藏檔案材料安全級(jí)別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標(biāo)志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。
6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨(dú)定崗定編定職能，上級(jí)部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個(gè)工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到法律、物理、化學(xué)等多門學(xué)科，決不是某些人認(rèn)為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
同時(shí)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對(duì)工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
檔案管理工作一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，除以上措施外，最重要一點(diǎn)還是增強(qiáng)各參建單位檔案意識(shí)，要加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)參建單位及人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，爭(zhēng)取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感。只有檔案管理的所有參與部門都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；重要性；創(chuàng)新思考
一、人事檔案管理的重要性
干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級(jí)，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價(jià)值。除此之外，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進(jìn)工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來(lái)判斷自己近段時(shí)間工作狀況，以及在后期工作中要改進(jìn)的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學(xué)歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗(yàn)，工作人員升調(diào)的參考標(biāo)準(zhǔn)最重要的是工作人員有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)水平?？偠灾?，人事檔案包括個(gè)人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動(dòng)以及升級(jí)提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細(xì)節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問(wèn)題
（一）對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度低
在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對(duì)干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過(guò)面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進(jìn)入到工作崗位后，將其工作人員的資料進(jìn)行完善，但并沒(méi)有后期對(duì)所有工作人員的資料進(jìn)行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競(jìng)爭(zhēng)與對(duì)比，因此，從這一方面來(lái)說(shuō)工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時(shí)間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時(shí)間去對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對(duì)干部人事檔案工作的管理。
（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高
工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進(jìn)行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)，由于地點(diǎn)、時(shí)間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對(duì)這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒(méi)有得到及時(shí)的存檔與更新、辭職員工的信息沒(méi)有刪除等，因此，則會(huì)造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當(dāng)需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)需要經(jīng)過(guò)一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時(shí)查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。
（三）干部人事檔案管理考核制度不完善
每個(gè)公司都會(huì)對(duì)員工建立績(jī)效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績(jī)效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問(wèn)題。
三、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
（一）提高高層工作人員對(duì)人事檔案管理的重視程度
從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對(duì)干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對(duì)干部人事檔案管理的意識(shí)有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時(shí)，才能投入到更多的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間和精力去促進(jìn)這一領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對(duì)人事檔案管理重視程度的根本方法是加強(qiáng)宣傳力度，通過(guò)娛樂(lè)媒體的作用使得企業(yè)加強(qiáng)對(duì)此領(lǐng)域的重視程度。
（二）強(qiáng)化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)
干部人事檔案查閱率低下的一個(gè)重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應(yīng)當(dāng)在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。通過(guò)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的科學(xué)有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實(shí)時(shí)實(shí)地進(jìn)行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應(yīng)當(dāng)確保工作人員檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。
四、結(jié)語(yǔ)
加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化的對(duì)策還包括加強(qiáng)制度建設(shè)與績(jī)效考核、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對(duì)干部人事檔案管理的重視程度，只有對(duì)其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧?，以便促進(jìn)干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
[1]李曉玲.淺議流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(8).
【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理工作
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是否保存完整、是否安全保存、是否有效利用等，都將直接和所有勞動(dòng)者的合法權(quán)益相關(guān)，這對(duì)穩(wěn)定社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的意義也非常大。尤其是隨著社會(huì)保險(xiǎn)的不斷變化，其涉及的范圍越來(lái)越大，人數(shù)參與也越來(lái)越多，因此，規(guī)范化的發(fā)展需要迅速地建立起來(lái)，只有這樣才能提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，才能確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的科學(xué)、合理、規(guī)范，這也是建設(shè)法制化、社會(huì)化和規(guī)范化必然的選擇。
一、新形勢(shì)下提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性
社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于其針對(duì)的對(duì)象是廣大人民群眾，其主要收集的是社會(huì)保險(xiǎn)單位關(guān)于廣大勞動(dòng)者辦理的養(yǎng)老險(xiǎn)、失業(yè)險(xiǎn)、醫(yī)療險(xiǎn)或者生育險(xiǎn)所涉及的所有文獻(xiàn)資料，因此，其具備了一定的特殊性。為了確保檔案管理工作的切實(shí)可行，就需要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，這也是發(fā)展的必然結(jié)果，只有這樣才能有助于檔案管理體制的健全，才能促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的展開。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中記錄的信息尤為重要，倘若信息丟失將很難找回，這樣的話也將導(dǎo)致后續(xù)的工作無(wú)法開展。因此，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作尤為重要，特別是在信息化發(fā)展的今天，如何在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)是確保檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化重要的工作內(nèi)容，這也是為后續(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。
二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理遇到的問(wèn)題
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是整個(gè)社會(huì)保障體制中重要的組成部分，它確保了社會(huì)保障信息交流和共享，是維護(hù)所有勞動(dòng)者的合法權(quán)益證書，也是社會(huì)保障部門科學(xué)化和效率化工作的參考條件。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)該和社會(huì)保障體系協(xié)同發(fā)展，只有這樣才能促進(jìn)社會(huì)保障行業(yè)的發(fā)展。然而，在我國(guó)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作還存在很多的困難，這些困難制約著社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，其主要有以下幾點(diǎn)：（一）管理形式不統(tǒng)一。雖然社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)受到很多的重視，然而，在實(shí)際的工作中并沒(méi)有取得預(yù)想中的效果，其存在的問(wèn)題還沒(méi)有完全地解決。最為明顯的問(wèn)題就是沒(méi)有統(tǒng)一的管理形式，規(guī)范性非常弱。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)在受理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)大量的文獻(xiàn)資料，這些資料不可能是由一個(gè)部門完成的，它需要很多的部門協(xié)同工作，有的時(shí)候還會(huì)造成工作上的重疊，這樣的話不僅僅降低了工作效率，還造成了資源浪費(fèi)，不利于社會(huì)保險(xiǎn)工作正常運(yùn)行。（二）缺少專業(yè)性的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要使用的是紙質(zhì)的材料，但是，這樣容易造成文獻(xiàn)的丟失或者損壞，可以說(shuō)在某種程度上增加了檔案管理工作的難度。比方說(shuō)，如果檔案管理科室出現(xiàn)了火災(zāi)或者水災(zāi)等事故，那么這些損壞的紙質(zhì)文件將再也找不回來(lái)。雖然，目前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用比較普遍，但是，在檔案管理工作中還沒(méi)有被廣泛地運(yùn)用，更不要說(shuō)明確的制度限制，這也造成管理內(nèi)容混亂、模糊、不確定，影響了檔案管理工作質(zhì)量。此外，隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，對(duì)于檔案資料的需求越來(lái)越頻繁，這無(wú)疑增加了檔案管理工作的難度。（三）檔案管理方式落后。檔案管理是保障社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的憑證，但是，在實(shí)際工作中檔案管理方式并沒(méi)有完全地落到實(shí)處，因此，無(wú)法滿足現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的改革需求。目前，大多數(shù)檔案管理科室的基礎(chǔ)設(shè)施還沒(méi)有健全，尤其是在重大事故中，資料丟失的現(xiàn)象比較普遍，又或者所處的環(huán)境不利于資料保存，造成檔案損壞。
三、提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作
（一）健全檔案管理制度。檔案管理工作應(yīng)該符合時(shí)代的需求，因此，要不斷完善檔案管理制度。檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)展開的重要憑借，所以，需要健全的檔案管理制度去指導(dǎo)，特別是在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)需要大量文獻(xiàn)資料支撐的時(shí)候，檔案管理資料尤為重要。為了避免因?yàn)橘Y料的丟失影響實(shí)際的工作，就需要科學(xué)、合理地健全檔案管理制度，以此提高檔案管理工作效率。（二）提高制度標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立，確保規(guī)范化管理。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展方向應(yīng)該是科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以及制度化，因此，需要制定科學(xué)的管理方式。比方說(shuō)，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案的資料收集、文獻(xiàn)歸檔、信息整理和保管，以及查看、運(yùn)用、轉(zhuǎn)交等工作的開展，而規(guī)范化的管理方式可以有效保證這些文獻(xiàn)資料的最大化運(yùn)用。對(duì)于不同的檔案，特別是社會(huì)保險(xiǎn)檔案中的會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)檔案，以及保險(xiǎn)類的檔案等，要清楚地劃分出來(lái)，載體和內(nèi)容的不同，其對(duì)應(yīng)的保管期限和歸檔位置也要有所變化。（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)新式管理。社會(huì)在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，因此，檔案管理工作也需要?jiǎng)?chuàng)新，比方說(shuō)，堅(jiān)持檔案管理的統(tǒng)一性，也就是堅(jiān)持檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)、單位、機(jī)制、監(jiān)管和指導(dǎo)的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)檔案管理最大化價(jià)值。此外，還應(yīng)該采用無(wú)紙化自動(dòng)辦公，這樣就可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，提高檔案管理的安全性。
四、結(jié)束語(yǔ)
社會(huì)保險(xiǎn)檔案對(duì)保險(xiǎn)公司工作的開展意義非常大，這也是推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑?？偟膩?lái)說(shuō)，在信息化發(fā)展的今天，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作應(yīng)該向著網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化的發(fā)展方向，解決傳統(tǒng)的檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，符合時(shí)展的需求，確保社保工作的有效性。
作者:劉威 單位:松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心
【參考文獻(xiàn)】
[1]呂建平.如何做好新形勢(shì)下的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作[J].城建檔案,2017(02):57-58.
