發(fā)布時間：2023-07-14 16:35:02
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的各部門檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）建筑工程檔案的概念
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內(nèi)容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現(xiàn)建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統(tǒng)化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發(fā)事故防范、重大災害險情預防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領導的認識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應當建立以企業(yè)領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發(fā)展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經(jīng)費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現(xiàn)代化檔案管理設備。
（三）優(yōu)化管理人員素質
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業(yè)知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現(xiàn)管理人員素質的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯誤的事，尤其是工程項目的資料，由于工程時間長，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問題，那時要改則很不容易，一是因為當時經(jīng)手的人員在完工時基本已經(jīng)調動工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過時間那么長，很多情況都記得不是很清楚了，此時去補資料很有可能是造假的，所以在工程建設過程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問題可及時進行改正，這樣既能保證檔案的真實性，又能保證檔案的準確性。
關鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設 發(fā)展目標
一、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀
1.基本情況
檔案館負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料，組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作，開展檔案的開放和利用。目前，我院檔案館有3名專職檔案員，其中本科學歷1名，研究生學歷1名，在讀博士研究生1名；高級職稱1人，中級職稱2人。館長全面負責檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負責檔案工作的技術管理、業(yè)務指導、資源管理與綜合管理工作。此外，學校兼職檔案員的人數(shù)為34名，負責學校各部門檔案的收集、整理、歸檔、移交。
現(xiàn)館藏檔案總數(shù)截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學校檔案實體分類法分為黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、出版物、外事、財會、人事、照片、特殊載體、文書、示范建設、評估共十六大類。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。
2009年，檔案館開始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設，通過管理手段與模式的轉變，使我院的檔案管理與時俱進。
2.工作思路
提高檔案意識，增強宏觀管理。健全全校檔案工作網(wǎng)絡的二級管理，德陽、青白江校區(qū)檔案工作實行綜合管理，堅持集中統(tǒng)一管理原則，統(tǒng)一領導，統(tǒng)一機構，統(tǒng)一制度。堅持檔案規(guī)范化管理，重視專兼職檔案員隊伍建設及培訓，提高業(yè)務工作水平和檔案知識涵養(yǎng)。不斷更新檔案自動化網(wǎng)絡化管理設備，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化。不斷改善服務方式與手段，提高檔案信息服務水平和質量。
3.組織管理
四川建院檔案工作由院長領導，主管副院長協(xié)助院長負責。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設館長一人。在全校形成了檔案館、學生檔案分室、人事檔案分室、財務檔案分室以及各部門配備的兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人。檔案館對全校檔案工作進行組織、協(xié)調和管理。
4.管理措施
在四川省教育廳、四川省建設廳、四川省檔案局的領導下，以及省檔案局經(jīng)科處、高校檔案工作協(xié)會的指導下，依托學校檔案館為主體、各部門兼職檔案員形成的檔案工作網(wǎng)絡系統(tǒng)，執(zhí)行我院《檔案管理規(guī)章制度》，切實將檔案工作落實到人頭，保障學校檔案的全面性、準確性和持續(xù)性；落實檔案管理崗位責任制，制定并執(zhí)行檔案工作院長、主管副院長、各部門主管領導職責、專職檔案員崗位職責、兼職檔案員崗位職責，并由檔案館進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統(tǒng)為手段，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理；有計劃地培養(yǎng)檔案員，提高檔案員的素質，保障檔案信息的挖掘、編研與開發(fā)利用。
二、今后工作方向
學院的檔案工作雖然取得了一定的成績，但管理水平還有待進一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領導下，在省檔案局經(jīng)科處、四川省高校檔案工會協(xié)會的具體指導下，我院將以此次達標為契機，以評促建，以評促管，以評促改，切實落實改進措施，爭取建成數(shù)字化檔案館。
三、發(fā)展目標
四川建院檔案館的短期目標是：以2013年達省二級標準為新的起點，堅持以評促建、以評促管、以評促改，切實落實改進措施，爭取三年以后申請檔案工作規(guī)范化管理達省一級標準認定。
我院檔案館的發(fā)展目標是：不斷提高檔案專兼職管理人員的綜合素質和業(yè)務水平，加強檔案管理手段自動化、形成積累程序化、檔案整理規(guī)范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)錄入標準化、檔案檢索網(wǎng)絡化、利用服務人性化，逐步實現(xiàn)檔案館全面現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化、數(shù)字化、信息化的科學化管理。
參考文獻
[1]王雅南 高校檔案工作規(guī)范化管理途徑探討.教育學文摘[J]，2011，11下，總第44期，7-8。
[2]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省高等學校檔案管理辦法實施細則（試行）.川教〔2009〕204號，2009，08，28。
在學校班子的領導下，為促進學校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學校發(fā)展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規(guī)督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規(guī)范化為重點，力爭在檔案管理業(yè)務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規(guī)范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業(yè)務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統(tǒng)一標準，進行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經(jīng)領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統(tǒng)計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統(tǒng)計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經(jīng)驗，積極業(yè)務培訓、不斷提高檔案業(yè)務管理水平。
3、加強對庫房規(guī)范化管理，嚴格實現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設。實現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。
王娜 漢能控股集團有限公司
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等各項管理活動中形成的歷史
記錄，是企業(yè)寶貴的信息和知識資源。種類豐富且價值較高的檔
案是企業(yè)發(fā)展的“重要謀士”，檔案統(tǒng)一集中保管，對于企業(yè)信
息資源集中和防止企業(yè)機密外泄有非常重要的意義。根據(jù)《檔案
工作基本術語》（DA/T1—2000）中規(guī)定，歸檔是指“辦理完畢
且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程”。
文件歸檔是檔案管理業(yè)務流程中基礎的工作環(huán)節(jié)，歸檔文件是否
齊全完整決定了檔案資源的數(shù)量和質量。但在實際檔案工作中，
檔案歸檔工作的效果往往差強人意，造成了檔案資源的不完整。
歸檔難問題體現(xiàn)在業(yè)務部門歸檔不主動、歸檔文件質量不達
標、歸檔范圍不齊全等方面。檔案的前身是文件或圖紙等，產(chǎn)生
于各個部門的業(yè)務流程中，經(jīng)整理、鑒定歸檔后才能成為檔案。
因此，企業(yè)中各個業(yè)務部門才是檔案產(chǎn)生的主要來源，也是文件
歸檔的責任者。但由于工作職責等原因，業(yè)務部門往往不愿意將
本部門產(chǎn)生的有價值文件歸檔。其次，各個業(yè)務部門一般不設有
檔案專職人員，文件歸檔工作由本部門工作人員或兼職檔案人員
負責。各個部門的工作人員業(yè)務知識精通，檔案知識有所欠缺，
因此很難以從檔案的專業(yè)角度整理文件，歸檔文件質量不合格的
情況非常普遍。再次，判斷文件是否歸檔，要根據(jù)檔案的多方面
因素綜合評價，業(yè)務部門僅從文件對本部門的作用大小出發(fā)，很
難考慮到整個公司檔案內(nèi)容和載體的構成因素，往往會遺漏一些
文件。
一、文件歸檔難問題的成因分析
1.業(yè)務部門缺少歸檔意識
檔案部門接收的檔案大部分來源于各個業(yè)務部門日常管理活
動中，這些文件對于部門管理有一定的參考和借鑒作用，是本部門
工作人員的“資料庫”。檔案存放在本部門查找、利用較為方便，
因此，很多業(yè)務部門不愿意將本部門文件歸檔整理后移交進檔案
室，由檔案室進行保管。其次，在企業(yè)檔案利用過程中，檔案借閱
流程繁瑣，需經(jīng)過各級領導層層審批，雖是本部門產(chǎn)生的業(yè)務檔案
在利用過程中，也要走借閱流程，因此，業(yè)務部門為方便本部門人
員利用，不愿主動將檔案歸檔并移交檔案部門保管。
2.檔案部門缺少科學的歸檔制度
檔案部門是整個企業(yè)檔案工作的中樞部門，需對產(chǎn)生檔案的
各個業(yè)務部門的檔案工作進行監(jiān)督和必要的業(yè)務指導。業(yè)務部門
的兼職檔案管理員檔案業(yè)務知識較為薄弱，若檔案部門無科學的
文件歸檔制度，或規(guī)章制度對各個業(yè)務部門產(chǎn)生檔案針對性不
強，造成各個業(yè)務部門對文件歸檔時間、范圍不清楚，延誤了文
件歸檔時間。
二、歸檔難問題的弊端分析
1.造成文件損壞甚至丟失
各業(yè)務部門保管本部門產(chǎn)生的檔案，很難有充裕的資金建立
專門的檔案室，并配備一定數(shù)量的檔案裝具和其他設施，如除濕
器、干燥劑等。檔案的載體大部分為紙張，對環(huán)境要求較高，長
期存放在不合適的環(huán)境中或裝訂材料不規(guī)范，將會縮短檔案壽
命。由于無專人負責保管、提供借閱，檔案借閱流程隨意，易造
成檔案文件丟失。
2.檔案資源保存重復，浪費人力物力
對于有交叉業(yè)務的相關部門，若各部門收集、保管本部門產(chǎn)
生的文件，本著收集對本部門有參考利用價值文件的原則，易造
成文件收集重復，企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)關于同一份文件一份原件，多份
復印件的情況。從整個企業(yè)檔案資源建設來看，造成檔案資源種
類不全，量大而質不優(yōu)的情況。
3.阻礙了企業(yè)內(nèi)部檔案資源共享
檔案收集、保管的最終目的是為了提供利用，實現(xiàn)檔案價值。
各業(yè)務部門檔案工作各自為政，提高了跨部門利用檔案的門檻，
不易于實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有價值檔案資源共享。各部門將各自產(chǎn)生檔
案視為內(nèi)部資源，導致企業(yè)內(nèi)部形成檔案信息封閉的局面，檔案
資源無法充分發(fā)揮其最大價值。
4.檔案數(shù)據(jù)備份方案欠缺
檔案是企業(yè)經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的歷史記錄，具有唯一性和
不可復制性。因此，在日常檔案管理工作中要做好檔案數(shù)據(jù)備份，
防止意外事件的發(fā)生，導致企業(yè)檔案毀于一旦。各個業(yè)務部門保
管各自產(chǎn)生的檔案，大部分缺少數(shù)據(jù)備份方案，有些有備份措施
但因成本較高，備份措施可行性較低，難以實施。
三、解決企業(yè)歸檔難問題的對策建議
1.制定科學嚴謹?shù)臍w檔制度，給予業(yè)務部門支持
企業(yè)內(nèi)各個業(yè)務部門兼職檔案管理員對本部門產(chǎn)生的文件
歸檔范圍、時間不清楚，也是造成各個業(yè)務部門歸檔文件質量不
規(guī)范、歸檔工作不主動的一個因素。檔案管理部門需根據(jù)整個公
司檔案資源的產(chǎn)生及分布情況，有針對性地制定歸檔制度，明確
檔案歸檔份數(shù)、歸檔整理方案、質量要求等方面要求，使各個業(yè)
務部門在文件歸檔時有章可循。
檔案部門除了制定嚴密的歸檔制度外，對各個業(yè)務部門在檔
案業(yè)務上要給予必要的業(yè)務支持和技術指導，督促和指導業(yè)務部
門檔案歸檔業(yè)務的順利開展，同時也可以減輕業(yè)務部門檔案歸檔
工作產(chǎn)生的壓力，保證歸檔工作能按時、高效、高質量地完成。
2.簡化檔案借閱程序，方便各部門借閱檔案
檔案作為本單位的“機密”資料，一旦移交進檔案室再借閱
就要有層層審批，手續(xù)繁瑣。因此，各業(yè)務部門不愿移交檔案，
很大程度上是因為檔案放在本部門，查閱、利用較為方便。檔案
部門應簡化檔案借閱程序，縮短檔案借閱等待時間。
3.轉換檔案工作模式，變被動為主動
檔案部門一向是企業(yè)內(nèi)部默默無聞的部門，是被動接收文件
資料的部門，通常都是各部門移交多少檔案資源，就接收多少，
對檔案缺失、質量不合格無有效措施。檔案部門應發(fā)揚“走出去”
的精神，主動關注企業(yè)近期的活動和發(fā)展方向，積極主動去收集
檔案，真正做到文件前端控制，一旦有活動產(chǎn)生，主動找相關部
門收集檔案，并指導其將檔案收集齊全、整理規(guī)范。
文件歸檔是檔案收集的重要途徑，檔案部門應發(fā)揮主觀能動
【摘要】現(xiàn)代社會網(wǎng)絡信息技術高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也越來越重要。為了促進檔案管理工作更大地發(fā)揮作用，檔案管理部門必須要轉變工作方式，促進檔案管理的科學化、合理化。
關鍵詞 煤炭企業(yè)；檔案管理；工作內(nèi)容
企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)，對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和人事任用具有重要的作用，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟效益，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段，加強企業(yè)的檔案管理，促進檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉變，對于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。
一、實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉變的途徑
（一）實行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時代的飛速發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化和一體化對于煤炭企業(yè)的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強企業(yè)檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立企業(yè)檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確地反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網(wǎng)絡的廣泛應用和計算機技術的普及，企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等方面相關的規(guī)章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者完美結合，使檔案管理工作流程科學化、規(guī)范化、合理化。
（二）檔案管理工作模式的轉變?，F(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始使用計算機網(wǎng)絡技術來進行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質材料，當前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復雜，浪費企業(yè)的人力資源，而且對于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長久保存，可能會造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響，所以，要實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案優(yōu)化管理，首先要做得就是對檔案的管理模式進行優(yōu)化。
隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實現(xiàn)電子材料與紙質材料的聯(lián)合，將紙質檔案與信息系統(tǒng)、各項登記聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進檔案管理的規(guī)范性。
（三）檔案管理和排放方式的合理?，F(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時間不規(guī)范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑經(jīng)驗在每一個全宗之后預留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應用的實現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現(xiàn)檔案在分散或集中時的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。
二、加強煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉變的意義
摘 要 文書檔案作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對于企業(yè)和各部門有著重要的指導性作用。天津地鐵作為城市建設的主打項目，運營公司是市政府大力扶持的重點企業(yè)。為適應軌道交通事業(yè)建設，運營公司推動企業(yè)重組升級，完成架構調整，根據(jù)實際業(yè)務合并與設置了新的職能、生產(chǎn)部門，這對原有的企業(yè)文書檔案管理方式提出了新的要求。針對架構調整，本文對公司文書檔案的管理方式及從業(yè)人員工作規(guī)范進一步完善，達到文書檔案本身的實效性、科學性。
關鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業(yè)改組 管理
天津市地下鐵道運營有限公司作為天津軌道交通集團的下屬公司，承擔市政府規(guī)劃地鐵車站建設、既有線路運營和服務的職責。在公司發(fā)展過程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，這些文件對公司高層決策、日常事務處理等各項職能運轉起到重要查考功能，是地鐵事業(yè)發(fā)展的可靠憑證和記錄。為優(yōu)化企業(yè)管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡化運營，運營公司響應軌道交通集團統(tǒng)一部署，完成架構重組調整。為確保架構調整后各部門文書檔案管理工作有效對接，需要重新完善文件保管方法，做好從業(yè)人員培訓，達到提高文件使用效率的目的。
一、架構調整前文書檔案管理方法
尊重《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第七十一號）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規(guī)范，對公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，采取按件整理的方式，進行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據(jù)《檔案法》要求，公司對本單位工作中形成的文件材料、上級主管部門或集團下發(fā)的文件材料、企業(yè)與企業(yè)之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報的文件材料，按照規(guī)定，每年年初組織相關部門及從業(yè)人員向公司檔案管理部門――辦公室進行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對收集的文件材料進行統(tǒng)一鑒定，確認其是否屬于歸檔范圍，剔除沒有保存和查考價值的文件材料。架構調整前，公司檔案管理制度中規(guī)范的文書檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設、生產(chǎn)、服務、經(jīng)營、管理等各項活動和原有基本歷史面貌的，對運營公司各項業(yè)務和企業(yè)發(fā)展具有利用價值的文件；
2.公司在各項活動中形成的對維護國家、企業(yè)和職工權益具有憑證價值的文件；
3.公司需要貫徹執(zhí)行的有關上級單位和機關的文件材料，軌道交通行業(yè)發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會其他機構出具的與公司有關的文件材料；所屬部門部室報送的重要文件材料；
4.國家及市檔案局法律法規(guī)規(guī)定的應歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類
分類是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，是文書檔案管理標準化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)。運營公司采用“問題―年度―保管期限”分類法，將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構調整后存在的普遍問題和原因分析
（一）架構調整后存在的普遍問題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機構問題混亂。文件材料“機構問題”存在原部門名稱與現(xiàn)部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現(xiàn)兩個機構問題，或是存在原部門機構問題仍未辦理完結的現(xiàn)象。
3.表述不準確。文件材料內(nèi)容使用的詞語易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語，或是不使用標準化用語。
（二）原因分析
公司文書檔案管理在架構調整過程中造成上述問題的原因主要有：文件收集、鑒定沒有嚴格按照新架構各部門職責的設置和說明來進行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進行復制重新蓋章后直接報審；部分文檔管理員沒有認清文件來源和事由，單純按照時間順序進行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因導致文件材料歸檔質量不高。
三、改進方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構調整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門進行業(yè)務流程梳理，依據(jù)流程、法律法規(guī)和公司級部門級制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規(guī)范。
2.公司檔案管理部門重新規(guī)范歸檔周期，在依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時間”條款基礎上，對于公司決策、上級重要指示、業(yè)務承辦類事項相關文件材料執(zhí)行隨時歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時性、完整性。
以上兩點從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時間方面對運營公司檔案管理制度進一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發(fā)公司各部門評審和意見征集，辦公室可依據(jù)實際業(yè)務的可行性，對于補充意見進行添加或刪減。經(jīng)討論通過后，公司檔案制度定稿、下發(fā)。
（二）做好檔案從業(yè)人員培訓
文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責，也是其他業(yè)務部門的職責，需要充分l揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業(yè)人員培訓至關重要。辦公室應該周期性開展各類檔案專業(yè)知識培訓，及時宣貫國家、市政府頒布的各項檔案法律法規(guī)。培訓對象不僅局限于各部門文檔管理員，更應該將知識普及到公司領導決策層，要讓檔案意識提升從上到下的貫徹落實。
參考文獻：
計算機網(wǎng)絡技術在高校檔案管理中的實踐，為檔案管理提供了極大的幫助，使檔案的分類整理開始系統(tǒng)、規(guī)范化，檔案管理開始進入信息自動化的行列。如今，高校已建成屬于自己學校的內(nèi)部網(wǎng)絡，為檔案的管理提供了一個必要的條件。首先，構建專門的檔案管理系統(tǒng)。在學校的網(wǎng)絡技術運用的大背景下，要建立專門的管理檔案的網(wǎng)絡系統(tǒng)，學校各部門的檔案要按一定的規(guī)范歸檔，將其檔案整理、分類、錄入網(wǎng)絡系統(tǒng)中，使學校各部門可以進行資源共享。其次，要培養(yǎng)專門檔案的管理工作人員。檔案進入網(wǎng)絡后,文檔管理的各項工作都要運用計算機,這就決定檔案管理工作人員要掌握一定的計算機基礎知識,而且要熟悉使用檔案管理的軟件。檔案管理工作人員,還要培養(yǎng)針對網(wǎng)絡出現(xiàn)的各種問題進行處理的能力。檔案管理是一個復雜的過程。針對各個程序需要不同的工作人員，比如對檔案的收集整理收入的檔案收錄員,對檔案進行核實的檔案偵查員,針對檔案整個系統(tǒng)全面了解的檔案管理員.不同的工作人員有不同的職能。分工合作，不但減輕工作量，而且可以盡量減少錯誤。最后，要及時對檔案管理系統(tǒng)進行安全維護。隨著網(wǎng)絡技術的普遍應用，利用網(wǎng)絡技術來竊取檔案的機密文件隱患也開始浮出水面。因此，檔案管理人員要時刻維護網(wǎng)絡的安全，不要讓犯罪分子有機可乘，以防止機密文件泄露。
二、計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理中實踐的成效
（一）檔案收集更快速和全面
傳統(tǒng)的檔案收集要利用大量的時間去學校的各部門收集，即使這樣，也難免有遺漏的，使檔案收集不全。計算機網(wǎng)絡技術的實踐,使檔案的收集更方便，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡來進行檔案的收集和審核。學校各部門和院系可以把自己的檔案利用網(wǎng)絡傳送到檔案管理處,或直接把檔案內(nèi)容錄入到檔案系統(tǒng)中,檔案工作人員隨時到各單位的專屬文件夾中提取資料,使檔案的收集更加全面，不會遺漏。
（二）跟上了辦公自動化大趨勢的節(jié)奏
傳統(tǒng)的檔案管理利用人力進行檔案的收集整理，因此，文件在收集整理完全結束時才能歸檔保存,過程特別繁瑣，而計算機網(wǎng)絡的實踐,文件可以在計算機上順利進行。檔案人員可以在計算機上對檔案進行分類歸檔。提高了高校工作效率，跟上了辦公自動化大趨勢的節(jié)奏。
（三）使檔案資源共享得以實現(xiàn)
傳統(tǒng)的檔案查詢都是利用管理人員的手工操作,檔案管理采用封閉式的管理方式,最重要的是查詢手續(xù)復雜，而檔案信息為學校提供了很好的服務。網(wǎng)絡技術的運用促進了檔案內(nèi)容公開化，而檔案內(nèi)容可以網(wǎng)上查詢和利用。檔案館可以利用網(wǎng)向絡學校各單位介紹學校檔案館的具體情況。需要資料的可以通過網(wǎng)絡查閱有用的資料，計算機技術及網(wǎng)絡技術的實踐使檔案資源共享得以實現(xiàn)。
（四）檔案整理的工作人員素質有明顯的提高
網(wǎng)絡技術的實踐要求檔案整理的工作人員，具有一定的技術能力，掌握基本的計算機基礎知識及實際的操作能力。分工合作，發(fā)揮不同職能的工作人員具有自己的技術，為適應工作的要求，工作人員一定要努力學習專門的知識，培養(yǎng)自己的能力，因此，檔案整理的工作人員素質有明顯的提高。
三、總結
關鍵詞：建設工程；檔案管理；編制；
中圖分類號：TU204+.2 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，隨城市建設的快速發(fā)展，建設工程越來越多使得檔案管理工作得到進一步重視，但相較西方發(fā)達國家成熟的管理經(jīng)驗我國仍存在不足。因此，需加強進一步地改革和創(chuàng)新，借鑒西方成熟的管理經(jīng)驗，因地制宜，完善我國檔案管理制度，為工程建設提供高效高質的服務。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。
工程建設類項目精確而又復雜，這項工作的順利進行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國檔案管理的有關條列規(guī)定，工程建設單在項目建設期間，需要掌握建設實際情況，不斷完善、準確相關檔案管理制度及措施。與此同時，分工要明確，切實保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項工程建設項目的各項責任，以免在建設工程中出現(xiàn)的問題無處尋責，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進檔案、各項目之間的同步管理。在此過程中，最重要的是前期資料的準確和完整。一般情況下，工程項目建設時間比較長，以至于建設期間對于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問題對工程建設的影響，從項目建設開始，就需要制定專業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項任務的順利進行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個系統(tǒng)化和網(wǎng)絡化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強檔案材料的編制管理
在工程建設檔案管理當中，應該按檔案管理規(guī)章制度對檔案材料進行編制，這是工程建設單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。工程建設單位必須要明確本身的檔案管理責任，要不斷對本單位檔案工作人員的檔案編制技術進行培訓鍛煉，提高建設工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對工程建設施工進行監(jiān)督管理，定期要對檔案材料的編制進行審查指導，達到施工單位對檔案材料的要求標準，為下一期工程項目的順利進行打下堅實的基礎。為了能夠使工程檔案材料有計劃地記入檔案，便于上級領導的審查，明晰責任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計劃中去。目前，很多工程項目的實施都是利用投標的方式將工程項目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過程、工程項目的質量、積累和整理的過程等）就需要詳細列入檔案管理的內(nèi)容中去，減少建設過程中的失誤。
3.利用現(xiàn)代科技對檔案信息多樣化管理
大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，西方發(fā)達國家對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。檔案管理工作者應該借鑒西方先進的檔案管理方式，吸收先進的管理技術，將檔案管理工作推向更高一個水平。國內(nèi)外光盤使用比較廣泛，很多國家都制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使建設工程單位利用光盤庫載體或光盤塔運用在檔案管理中。近年來，很多水利、建設工程單位已經(jīng)對錄像檔案、紙質材料檔案、照片檔案開始制作成光盤運用多媒體進行網(wǎng)絡化保存。提高各部門檔案管理工作的協(xié)調能力，提高各部門的檔案管理水平，方便各部門對檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
4.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關
使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建設工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
5.及時做好傳遞和變更記錄
在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。建設物在，檔案在，這是重點工程檔案管理的原則，隨著時間的推移，工程不可避免地要進行維修、改造。
6.與時俱進提高從業(yè)人員技術和綜合能力
