發(fā)布時間：2023-03-15 15:02:07
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的歷史檔案工作計劃樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入
為提高計劃生育服務(wù)水平，確保各項工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實情況，采取措施促進檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結(jié)合當前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務(wù)。促進計劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數(shù)量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計劃生育執(zhí)行效果和人口流動情況。并且還可以實現(xiàn)信息交流與互動，構(gòu)建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調(diào)動管理人員的積極性。管理人員的培訓機制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計算機技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當。一些檔案管理人員的責任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執(zhí)行管理范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，推動管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴格落實責任制，讓檔案管理人員認真履行職責，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓、計算機和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責和權(quán)限，推動檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語
總之，推動計劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
【參考文獻】
[1]張永和.人口和計劃生育檔案工作的科學管理[J].經(jīng)濟研究導刊，2009（26）：163-164.
[2]武麗榮.人口與計劃生育檔案規(guī)范化管理途徑[J].蘭臺世界，2014（6）：67.
【關(guān)鍵詞】新時期；人口；計劃生育；檔案管理
檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進社會經(jīng)濟有好又快發(fā)展有著積極的作用。新時期的人口和計劃生育工作已經(jīng)邁入了法制化，規(guī)范化，制度化發(fā)展，對人口和計劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作已經(jīng)不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強管理工作等實踐方面的創(chuàng)新研究。
一、我國人口和計劃生育檔案管理工作現(xiàn)狀
我國是一個人口大國，我國的人口和計劃生育工作的開展面臨著許多嚴峻的形勢，這也為我國人口和計劃生育檔案管理工作也帶來了一些問題，主要就集中在兩方面：
1 領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎(chǔ)，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。領(lǐng)導對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設(shè)性建議總是不能夠獲得應(yīng)有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領(lǐng)導關(guān)注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關(guān)注檔案管理方面的專業(yè)能力是否已經(jīng)具備。
2 缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實在是太遠了。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術(shù)工作和業(yè)務(wù)方面的知識背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態(tài)，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章的狀態(tài)。因為檔案管理工作本身就缺乏應(yīng)有的重視，因此檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應(yīng)的保護措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現(xiàn)在國家提出了一些列的嚴格規(guī)章制度和法律法規(guī)，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現(xiàn)一房多用，辦公用品質(zhì)量低下等現(xiàn)象，甚至檔案資料出現(xiàn)污損和丟失等重大工作失誤。
二、我國計生檔案管理工作的加強與新管理方式的引入
1 領(lǐng)導應(yīng)當提高對計生檔案管理工作的重視
領(lǐng)導對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標準化最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，是計生檔案管理工作能夠順利進行，能夠科學管理現(xiàn)代化的前提。人口和計劃生育部門的領(lǐng)導應(yīng)當更新觀念，充分認識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據(jù)方面的作用，為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，為流動人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，促進計劃生育工作改進的作用，為農(nóng)民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協(xié)會，法制建設(shè)等部門同等重要的地位，把管理和建設(shè)納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，為計生檔案管理工作進一步的科學化，標準化，現(xiàn)代化做好準備。
2 提高工作人員的管理素質(zhì)
檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關(guān)系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質(zhì)。這些素質(zhì)可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質(zhì)、復合型人才的培養(yǎng)；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高一定要結(jié)合信息時展的技能需求，為下一步引入計算機等技術(shù)進行檔案管理工作做好人才的儲備和培養(yǎng)工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。
3 引入計算機，多媒體等技術(shù)
人們進入圖書館的時候有―個檢索系統(tǒng)，這個系統(tǒng)為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應(yīng)當積極引入類似的系統(tǒng)，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關(guān)鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機技術(shù)在應(yīng)用過程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)當簡便易操作，不能是部門請來了構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的工程師，但體統(tǒng)太過專業(yè)化，不易于一般工作人員操作那么計算機技術(shù)的引入也就失去的了應(yīng)該具有的意義了。在檔案的保管方面，由于紙質(zhì)的文檔不容易保存，容易受到許多環(huán)境因素的影響。現(xiàn)實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術(shù)，而且還非常的經(jīng)濟，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大的減小檔案對空間的占用。同時把一些數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的可以在計算機上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復制。
一、目前檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理工作者觀念陳舊，不適應(yīng)科學發(fā)展的需要
日常的檔案管理工作從舊的觀念來看，就是人工手動收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計和提供利用資料的一個過程，是靜態(tài)的處置。對于一個檔案來講，存放的意義就是妥善保管，提供利用。如果哪一天要對某個檔案進行調(diào)閱或做些鑒別比較，想要查找和分析的過程也只能通過工作人員手工進行，不但速度慢，準確率不高，而且還要耽誤事情的進展，大部份檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式。對檔案的數(shù)字化、信息化進程緩慢。檔案的利用服務(wù)方式不適應(yīng)科學發(fā)展的需要，你要我查，你需要我找的被動利用服務(wù)方式未得到根本改善;服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容狹窄;服務(wù)機制和服務(wù)手段缺少創(chuàng)新。正是因為有這些弊端，計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才應(yīng)用到了檔案的管理工作中，但工作人員甚至有些領(lǐng)導觀念陳舊，不愿意改革和學習新的管理模式，嚴重阻礙和限制了檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展進程。
2.重視程度不夠，基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入不足
從上一級領(lǐng)導開始就不特別重視檔案管理工作，導致檔案的現(xiàn)代化管理設(shè)備都配備不全或不夠，這怎么能使管理工作過渡到智能化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公，工作人員甚至半手工半電腦的進行操作，不但使管理工作變得麻煩還增加了成本和檔案的安全隱患。沒有足夠的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，就談不上檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。所以，經(jīng)費問題一直都是檔案管理工作的大問題。
3.檔案管理專業(yè)人員缺乏，培養(yǎng)力度不大
檔案管理工作人員大部分仍然沿襲老的工作方法和手段，好一點的也是人機參半的操作，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案信息化現(xiàn)代化技術(shù)培訓，僅僅憑借一些對電腦的簡單了解和基礎(chǔ)操作在勉強應(yīng)對工作，這樣一來，對檔案的電子化和數(shù)據(jù)的整理和分類造成了很大阻礙，使檔案管理工作處于皮毛建設(shè)階段，很難深入。此外，部門單位領(lǐng)導對檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。沒有專業(yè)的人才，就很難使檔案管理工作專業(yè)化，目前這方面的專業(yè)人才還十分缺乏，現(xiàn)有的在崗工作人員由于種種原因培養(yǎng)力度和進步程度也不夠。
二、如何解決檔案管理工作中的問題，提出幾點建議
l.提高認識，加強對檔案管理工作的高度重視
要想使檔案管理工作進入快速的發(fā)展軌道，就必須讓所有人都意識到檔案管理對經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要作用。從領(lǐng)導到工作人員，無一例外的積極的投身于檔案管理工作，解決眼下的難題，共同戰(zhàn)勝困難，把檔案工作和經(jīng)濟利益有效掛鉤。要想做好檔案管理工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就必須搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。開發(fā)檔案資源為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)是時代的需要，客觀實踐的需要，因此要用科學的手段，做好基礎(chǔ)工作。過去由于一般檔案部門不注意基礎(chǔ)工作，造成檔案殘缺不全，整理也不是很科學，檢查工具單一，給檔案信息開發(fā)帶來了不利的因素，因而就從一定程度上影響了檔案為經(jīng)濟服務(wù)的功能。所以開發(fā)檔案信息，做好基礎(chǔ)工作是十分重要的。要做好檔案工作，必須先有檔案資料，然后才談得上利用，檔案資料信息資源的開發(fā)利用，要有豐富的館藏、寶藏，才有為社會服務(wù)的條件，才有為社會主義建設(shè)服務(wù)的條件，才能開發(fā)出豐富的有用的信息資源，才能滿足社會各方面的需要。在收集中要明確種類、數(shù)量、質(zhì)量，要制定出收集的范圍和步驟，進館檔案的質(zhì)量標準等要采用電腦，電控等代手段來建設(shè)，信息資料的面要廣，內(nèi)容要豐富，科學價值要高。
2.加強檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加經(jīng)費支持
加強對檔案管理工作的資金投入，增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，為檔案管理工作配備足夠的計算機設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需要的耗材，只有硬件設(shè)施完善，才能建立起科學的網(wǎng)絡(luò)管理體系，才能使檔案的存入、調(diào)出和其他利用時方便、快捷，因此，經(jīng)費支持是建設(shè)的前提，一定要保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入。
3.培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才，擴大檔案管理隊伍
檔案管理缺乏的是技術(shù)性、專業(yè)性人才，沒有懂管理的人就不可能帶領(lǐng)大家共同進步，因此，檔案管理事業(yè)必須培養(yǎng)出一批專業(yè)化的管理人才，善于計算機操作，對檔案工作了解，能做到二者的有效結(jié)合，只有這樣擴大了檔案管理的工作人員隊伍，才能使檔案管理隊伍的整體素質(zhì)有所提升，做到高素質(zhì)、高技術(shù)、高質(zhì)量，使檔案工作加快前進步伐，早日與現(xiàn)代化和信息化接軌，以便更好的服務(wù)于社會。
4.檔案管理工作必須緊緊圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營這個中心，擴大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機制，改進服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量。必須堅持以人為本，立足基層，服務(wù)基層，從利用者的角度出發(fā)，提供積極主動超前的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)對已有的檔案資源進行整合與開發(fā)，編輯公司概況匯編，優(yōu)秀施工組織設(shè)計、施工方案實例匯編，優(yōu)秀工程技術(shù)總結(jié)匯編以及不同類型檔案資料示范樣本等高質(zhì)量的編研資料。應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)開辟檔案知識講座、利用聲像檔案進行圖片展覽，利用錄像進行視頻宣傳等多形式的利用服務(wù)方式。應(yīng)為基層提供方便快捷的檔案網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)、提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息資料共享平臺等多種手段，盡顯其能地做好服務(wù)，發(fā)揮檔案為企業(yè)科學發(fā)展服務(wù)的強大功能。
總之，管理是制度的體現(xiàn)，好的管理會使工作更好的開展，事業(yè)更好的進步，檔案管理也不例外，建立健全和完善檔案管理工作，是一項長期的艱巨的任務(wù)，必須打破舊的觀念，高度重視檔案管理工作，從領(lǐng)導到檔案管理工作人員，上下一致，不斷解決改革過程中的問題，使檔案的管理工作更加真實、快捷的為人們服務(wù)。
參考文獻:
教育考試檔案管理是學校教育考試管理中的一個非常重要的組成部分，考試質(zhì)量的提高和教育質(zhì)量的提升與其有著緊密的聯(lián)系。教育考試與其他社會考試還有一定的區(qū)別，因為教育考試主要指的是學生的中考、高考還有教師招考等考試，這些考試關(guān)系著考生的命運和前途，因此做好教育考試的檔案管理工作十分重要。
檔案是教育考試組織管理中的憑證，其具有十分重要的價值。作為考生來說，考試檔案是考生參加考試的憑證，對考生以后一些實際問題的解決起到關(guān)鍵性作用。其次，教育考試檔案是對管理機構(gòu)進行責任認定及查考的憑據(jù)。檔案記錄著整個考試的過程，從考生報名的原始資料開始一直到考試過程中的聲音、圖像、文字等資料。尤其是在信息化程度不斷提高的今天，教育考試檔案管理十分重要，教育考試檔案管理工作是相關(guān)工作人員必須引起重視的工作，采用科學、信息化的管理方式進行檔案管理工作，只有這樣，教育考試檔案才能發(fā)揮出自身的價值。
2 教育考試檔案管理現(xiàn)狀及存在問題
二十一世紀是信息時代，尤其是隨著計算機技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，教育考試檔案管理工作迎來前所未有機遇和挑戰(zhàn)。由于信息化的進步和發(fā)展，教育考試檔案管理水平相較以往有了很大的進步，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）除了以往的紙質(zhì)材料檔案，現(xiàn)在又增加了對數(shù)字化檔案的收集、保管和利用。對于一些沒必要長期保護或者保存價值不高的檔案，一般采用電子檔案進行保存，這樣既能夠節(jié)省檔案存儲空間，也能滿足后期查閱的需求。
（2）目前對于教育考試檔案的管理基本已經(jīng)實現(xiàn)計算機管理，建立起基本的檔案管理系統(tǒng)。當需要查閱相關(guān)的教育考試檔案時，通過關(guān)鍵詞搜索便能快速定位到檔案的位置，這些優(yōu)勢都是傳統(tǒng)教育考試檔案管理中所不具備的。
（3）近些年來，教育考試檔案的利用率不斷增加，對檔案信息資源的開發(fā)和利用也在不斷的積極開展中，這樣才能充分發(fā)揮出教育考試檔案的價值。例如對教育考試檔案進行簡單的統(tǒng)計工作，能夠發(fā)現(xiàn)教育考試管理過程中的一些新問題，針對出現(xiàn)的問題制定相應(yīng)的解決方案，可以在一定程度上促進教育考試事業(yè)的發(fā)展。
信息化背景下，教育考試檔案管理較之以往有了明顯的進步，對教育考試事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用。但不可否認的是，目前的教育考試檔案管理仍然存在一些問題，這些問題阻礙著教育考試管理的進一步發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
第一，管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進行封存，資料收集完不完整、準確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了教育考試工作的有效管理。其次，由于教育考試檔案的管理職責劃分不清，導致很多電子檔案分散在不同部門和個人手中，當部門的人事關(guān)系發(fā)生變化或者管理不善等情況發(fā)生時，一些文件資料往往無從獲取，這將為教育考試管理工作帶來很大的困擾，教育考試檔案的管理制度需要進一步完善。
第二，教育考試檔案管理工作人員素質(zhì)不高。很多從事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓，或者只是在入職之前進行了簡單的崗位培訓，對于如何提升檔案管理水平認識不足，也無法通過教育考試檔案管理工作促進教育考試的管理水平。另外，檔案的信息化建設(shè)和管理對管理人員的計算機水平有較高的要求，但是很多管理人員計算機技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。
第三，在檔案建設(shè)與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。重視信息統(tǒng)計過程，一旦信息歸檔就認為萬事大吉。由此導致檔案管理長期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠遠不足，相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位，沒有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統(tǒng)長期不更新。檔案網(wǎng)絡(luò)共享機制還需進一步加強，許多部門都有對教育考試檔案的利用需求，由于檔案資源沒有實現(xiàn)信息共享，相關(guān)部門的查閱效率和辦事效率較低，費時費力。
3 信息化背景下的教育考試檔案管理對策
信息化背景下，教育考試檔案的管理工作應(yīng)當順應(yīng)時代潮流，采用更加先進的管理辦法和管理理念對教育考試檔案進行管理，以更好地促進教育考試事業(yè)的發(fā)展。
3.1 加強管理人員隊伍建設(shè)
教育考試檔案管理人員負責具體管理工作的開展，作為各項改革和具體措施的實行者，直接影響到教育考試檔案管理工作水平。因此應(yīng)該建立起一支具備扎實專業(yè)知識和較強處理問題能力的管理隊伍，在組建過程除了吸納檔案管理人員，更應(yīng)該注重對計算機系統(tǒng)、行為心理學等專業(yè)背景的人才的引進。因為信息化時代下，檔案管理工作人員不僅需要檔案管理方面的知識，還需要懂得一些計算機技術(shù)，這樣才能更好地為教育考試事業(yè)服務(wù)，做好信息化時代下的教育考試檔案管理工作。除了吸納優(yōu)秀人才，還需要對現(xiàn)有的人才隊伍進行培訓，逐步提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，從而提高教育考試檔案管理水平。
3.2 構(gòu)建考試檔案管理平臺
在教育考試檔案的管理工作中，對檔案信息平臺的功能進行系統(tǒng)地設(shè)計和規(guī)劃十分有必要。例如，在一些高校的教務(wù)處中每一位同學都有自己的考試成績信息，考試檔案信息平臺能夠與教務(wù)處通過內(nèi)部關(guān)聯(lián)而獲取這些信息，實現(xiàn)資源的共享。這樣一來，無論是教師、學生還是工作人員都能夠獲取到自己所需要的信息。因此，在信息平臺的建設(shè)過程中分類索引的建設(shè)是十分重要的，使不同身份的人員都能夠憑此完成身份的識別，對信息進行管理。另外，信息的查詢權(quán)限也應(yīng)當設(shè)置好，保證信息的安全性，防止信息泄露而引起不必要的麻煩。要不斷加大對教育考試檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，根據(jù)時代的發(fā)展和實際的需要進行一些新業(yè)務(wù)的增加和?f業(yè)務(wù)的刪減，使教育考試檔案管理平臺能夠提供更加快速、準確、便利的服務(wù)。
3.3 加強教育考試檔案信息化制度建設(shè)
通過加強教育考試的信息化建設(shè)進一步完善教育考試檔案的管理制度。學校應(yīng)當積極地完善教育考試檔案的管理制度，尤其是隨著時代的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)需要我們制定新的管理制度對檔案進行管理。對檔案的管理范圍和職責進行明確的制定和劃分，建立一套科學的、體現(xiàn)時代特點的現(xiàn)代化教育考試檔案管理制度。信息化制度的建設(shè)，首先要提高需要提高相關(guān)人員對檔案的認識，使工作人員和考生認識到檔案的重要性，調(diào)動起全員的積極性進行檔案管理信息化建設(shè)。其次，信息化建設(shè)需要投入大量的資金進行硬件的購置、系統(tǒng)和軟件的研發(fā)。最后，大力提高信息化檔案的利用率。在統(tǒng)計學有關(guān)原理的指導下開展工作，在信息收集和統(tǒng)計過程中應(yīng)對按照檔案性質(zhì)進行分類，便于在后期進行數(shù)據(jù)比對，加強數(shù)據(jù)的分析，為學校決策提供依據(jù)。
3.4 實現(xiàn)信息化檔案?W絡(luò)共享
學校中與學生教育和管理的部門有很多，每一個部門都有對教育考試檔案的利用需求。舉例來說，學生的作弊檔案是很多學院和部門需要查閱使用的，如果每個需要使用的部門都專門去檔案管理部門進行查閱，那么勢必會導致工作效率低下。針對這種現(xiàn)象，教育考試檔案管理部門可以將相關(guān)的教育考試檔案數(shù)據(jù)進行上傳，利用學校的校園網(wǎng)絡(luò)，開放教育考試檔案網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，定期或者長期開放部分教育考試檔案數(shù)據(jù)供各部門查閱。這樣有教育考試檔案信息需求的部門可以直接利用網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)及時進行信息的獲取，節(jié)約大量的時間，大大提高了辦事效率。
一、全年工作
（一）特色工作
1、印發(fā)××檔（20__）13號《關(guān)于收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案資料的通知》。深入到各區(qū)、縣及市級近30個單位收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案圖片資料700余張。
2、為慶祝××市檔案館成立50周年，主辦了《蘭臺之歌》主題文藝晚會，編輯出版了《傳承歷史服務(wù)現(xiàn)實——××市檔案事業(yè)發(fā)展五十周年回顧》畫冊。
3、與市科技情報所籌備，利用檔案載體立項，加快我市檔案館館藏檔案數(shù)字信息化進程。
（二）日常工作
1、20__年全年共搶救檔案1880卷，167331張，完成目標任務(wù)的47，檔案著錄1982條，完成目標任務(wù)的49.5。
2、按照省下達的檔案工作規(guī)范化管理目標任務(wù)，年初以××檔［20__］28號文制定下發(fā)了《關(guān)于對納入20__年檔案工作規(guī)范化管理達標晉升和復查單位進行驗收的通知》，對20__年納入市、區(qū)、縣檔案工作規(guī)范化管理及復查的檔案館、機關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、科技事業(yè)單位進行了安排部署，明確了驗收、復查的時間。20__年全年，全市共完成5個單位檔案工作規(guī)范化管理達到省級標準。其中××電業(yè)局、××市精神中心（市五醫(yī)院）為省一級，市委辦、××電業(yè)局沿灘供電局為省二級，市畜牧局為省三級。
3、為全面推進依法行政工作，以××檔（20__）26號印發(fā)了《××市檔案局全面推進依法行政總體規(guī)劃》。對金融、保險、證券、郵電行業(yè)的15個單位開展了專項檔案行政執(zhí)法檢查，糾正了一些檔案違法行為。深入××井、富順開展檔案“兩個體系”建設(shè)和家庭檔案建設(shè)工作的調(diào)研。
4、為加快社會主義新農(nóng)村建設(shè)，加強對民生檔案的監(jiān)督、指導，我局以××檔20__25號文印發(fā)《××市社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案管理暫行辦法（試行）》及市、縣（區(qū)）、鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）、行政村社會主義新農(nóng)村建設(shè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，下發(fā)縣（區(qū)）檔案局執(zhí)行。
5、為紀念建市70周年，我局××20__年初接到編寫《因鹽設(shè)市紀錄》一書任務(wù)后，工作人員夜以繼日的工作，20__年3月底完成初稿，經(jīng)修訂、校對，一本45萬余字的《因鹽設(shè)市紀錄》一書已交付出版單位正式出版。
6、黨務(wù)、黨建、黨風廉政建設(shè)、行政效能、社會維穩(wěn)，做到領(lǐng)導重視，機構(gòu)健全，年初有工作計劃，工作有記錄，未發(fā)生安全事故，無違法、違紀行為發(fā)生。
7、積極全面落實科學發(fā)展觀各項工作，深入社區(qū)、企業(yè)、農(nóng)村開展調(diào)研，尋找檔案工作如何為社區(qū)、企業(yè)、農(nóng)村服務(wù)的切入點。
8、草擬、論證、修改了《××市家庭檔案管理辦法》、《××市中介組織檔案管理辦法》2個規(guī)章。與相關(guān)部門協(xié)調(diào)籌備××市民營企業(yè)檔案工作會議，并草擬了相關(guān)材料。
9、××省重點檔案搶救川南片區(qū)現(xiàn)場交流會3月在××圓滿召開，接待與會代表100余人，得到省檔案局的表揚。
10、××省經(jīng)科檔案工作協(xié)作組第四組檔案學術(shù)暨經(jīng)驗交流會于20__年4月22——23日在××順利召開，交流學術(shù)論文13篇，接待與會代表70余人。
11、安全保管館藏檔案、資料36萬卷、件。安全檢查2312卷，提供修復檔案1087卷，接收進館檔案548卷，資料96本，整理資料1016本，完成了建市70周年三本書涉及檔案解密及相關(guān)單本文位協(xié)調(diào)解密工作。
12、接收原市體改辦檔案文書、財會等檔案1200卷，接待查閱咨詢利用者60余人次，收集現(xiàn)行文件120余份，上傳40余份現(xiàn)行文件到××市檔案局網(wǎng)站。
13、積極參與落實市紡織廠等4戶國有企業(yè)政策性破產(chǎn)檔案處置工作。
14、完成××市檔案館愛國主義 教育基地參觀接待任務(wù)，共接待參觀者400余人。
15、完成建市七十周年大型圖片展承辦、制作的前期準備工作。
16、規(guī)范整理檀木林賓館和××市勞教所等單位的檔案近20__0件。
二、存在問題
1、個別單位及個別領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，認識上存在差距。致使出現(xiàn)檔案不齊全、完整和規(guī)范。
2、檔案工作人員不足且多為兼職，年齡偏大，知識面窄，不適應(yīng)檔案工作信息化要求，工作開展有一定難度。
三、下半年工作打算
1、圍繞市委、市政府的中心工作和“××省20__年度檔案工作目標管理責任書”，逐條檢查，確保我局全面完成省、市目標任務(wù)。
2、根據(jù)××省發(fā)展和改革委員會、××省檔案局聯(lián)合印發(fā)的川發(fā)改投資（20__）482號文件《關(guān)于編制縣級綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的通知》要求，全面、準確、完整、及時的編制我市區(qū)、縣檔案館庫建設(shè)規(guī)劃和上報審批工作。
關(guān)鍵詞：檔案管理血站文化建設(shè)檔案工作者素質(zhì)
血站文化從整體而言是血站技術(shù)力量、設(shè)備、人員素質(zhì)、經(jīng)營理念、血站精神等方面的綜合（包括良好的傳統(tǒng)、習俗和風氣），從個體而言是每個員工做人做事的良好習慣，是以實現(xiàn)共同價值為核心，以形成團隊精神為追求，表現(xiàn)為健康的心態(tài)、積極向上的思想意識、文明和諧的行為規(guī)范。它是血站物質(zhì)文明和精神文明的綜合，對血站的發(fā)展來說，是一種強大的內(nèi)在驅(qū)動力，對提高采供血和服務(wù)質(zhì)量起著不可估量的作用。可以說，血站檔案是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，是血站文化建設(shè)有機整體的一部分。在當代一個沒有檔案歷史的血站，不是一個健全的血站，而一個沒有高品質(zhì)文化的血站，也是一個行走不遠，要被淘汰的血站。
一、檔案的價值作用決定了血站檔案是血站文化建設(shè)的好教材
從本站文化建設(shè)與檔案工作發(fā)展來看，二者之間存在著相輔相成的關(guān)系和作用，血站檔案是進行血站建設(shè)和發(fā)展中產(chǎn)生的全部資料和反映血站興衰的各種載體材料，是血站的寶貴財富，是血站建設(shè)與發(fā)展的重要信息資源。除具有查考憑證、參考依據(jù)的作用外，還是科學研究的可靠資料和宣傳教育的生動素材。就本站檔案來講，自1993年建站，歷經(jīng)了21年的發(fā)展歷程，經(jīng)過20余年的收集整理，現(xiàn)已庫藏11種門類1萬余卷（件），達到了庫藏豐富、結(jié)構(gòu)合理、有規(guī)可循、有目可查、管理科學的良好局面。這些形式各異、內(nèi)涵豐富的信息資源每天都在為血站領(lǐng)導和各科室提供著有效信息資源服務(wù)，為血站領(lǐng)導決策提供重要的參考依據(jù)，為各業(yè)務(wù)科室、行政職能部門日常工作提供有效的信息支持。一般來講，綜合血站的主要領(lǐng)導，在做出每項關(guān)乎血站建設(shè)與發(fā)展的重要決定之前，都要依據(jù)上級的政策要求和血站的實際情況，傾聽血站廣大職工的意見，也要吸取本站以往此類決定的經(jīng)驗做法，只有這樣，才能使站領(lǐng)導的每項重要決策做到有法可依，有據(jù)可查，有史可鑒，既符合貫徹落實科學發(fā)展觀的總體要求。同樣，血站各行政后勤職能部門和業(yè)務(wù)科室及職工個人，在計劃工作、開展專業(yè)課題研究，處理重要事務(wù)時也經(jīng)常需要查詢有關(guān)檔案資料，核準有關(guān)參考數(shù)據(jù)[1]。而血站文化建設(shè)又是血站檔案工作發(fā)展的最好體現(xiàn)。一個血站高品位的文化建設(shè)是該站長久深厚的歷史文化沉淀下來的，是在其發(fā)展的長河中不斷沖刷不斷磨礪的，而體現(xiàn)這一過程的只有檔案，本站2001年開始開展的血站文化建設(shè)中，從以“生命之托重于泰山”為核心價值觀的文化理念的提煉，激發(fā)了廣大職工的愛站、愛崗熱情，培養(yǎng)了集體主義精神，增強了團隊意識，將血站文化的精神潛移默化的融入了職工的實際行動中。
二、完善血站文化建設(shè)必須加強檔案管理
檔案記述了人們改造客觀世界和主觀世界的實踐過程，具有不可替代的重要價值。社會檔案意識的發(fā)展水平是社會文明發(fā)展程度的重要標志之一，人們對檔案和檔案工作的認識水平和重視程度，極大地影響著檔案價值的實現(xiàn)。一個血站文化建設(shè)內(nèi)容所體現(xiàn)出來的都是通過血站發(fā)展過程的歷史檔案沉淀下來的，所以要使血站形成自己深厚凝重的文化，必須加強血站的檔案管理，用歷史鑄就特色，用特色體現(xiàn)歷史。
1.領(lǐng)導重視，完善檔案管理體制，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)
人們常說“領(lǐng)導重視是關(guān)鍵”，對血站檔案工作來說，也是這個道理。血站檔案工作做得好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導。血站領(lǐng)導必須高度重視這項工作，帶頭貫徹落實《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，把檔案工作納入血站長期規(guī)劃和年度工作計劃。要成立血站檔案室或檔案科，選拔有專業(yè)技術(shù)職稱，工作認真負責，有強烈事業(yè)心，有一定管理協(xié)調(diào)能力的同志擔任檔案科主任，明確編制及職能。要按照檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，建立健全三級管理網(wǎng)絡(luò)，形成垂直式管理。血站要成立檔案工作領(lǐng)導小組及保密、鑒定銷毀領(lǐng)導小組，由站長或分管站長任組長，檔案科主任擔任成員，各職能科室設(shè)兼職檔案員一名。要實施檔案工作目標管理責任制，明確分管站領(lǐng)導、檔案管理領(lǐng)導小組、檔案科及專兼職人員職責及崗位責任，并制定考核辦法和規(guī)定，充分發(fā)揮管理網(wǎng)絡(luò)的作用，做到組織落實、責任落實。
2.加強檔案宣傳教育，增強全站職工的檔案意識，提高檔案工作者素質(zhì)
思想是行動的先導。但凡開展任何一項工作，只有充分認識開展這一工作的重要性，才能提高做好這一工作的自覺性。因此，要加強血站檔案管理，首先要加強檔案的宣教工作。一方面，要加強對血站廣大職工的檔案宣教，組織大家認真學習《檔案法》及一系列檔案工作的法律法規(guī)，利用舉辦培訓班、專題講座等形式，不斷增強血站廣大職工的檔案法律意識，增強依法治檔案，積極參與的自覺性。另一方面重點抓好血站專兼職檔案工作者的檔案宣教，使檔案工作者率先垂范。檔案工作者是檔案工作的主體，檔案工作者的素質(zhì)，影響著檔案事業(yè)的發(fā)展，決定著檔案的管理水平。要對檔案工作者定期進行專業(yè)培訓，使他們?nèi)嬲莆諜n案法律法規(guī)的內(nèi)容和要求，精通本職業(yè)務(wù)，真正做到知法、懂法、執(zhí)法，自覺做好檔案管理工作[2]。同時作為血站的檔案管理者，也要掌握一定的采供血專業(yè)知識，這樣在為業(yè)務(wù)一線的醫(yī)、教、研服務(wù)時，就會更加得心應(yīng)手，有的放矢。
3.建立健全檔案管理各項規(guī)章制度
建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，使檔案管理有法可依、有章可循，檔案工作是一項管理性、服務(wù)性和政治性很強的工作，檔案工作的基本原則就是“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”，因此，血站要貫徹落實《檔案法》，做好血站的檔案管理工作，就要依據(jù)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)和要求，結(jié)合血站的實際情況，建立健全血站檔案管理的各項規(guī)章制度，使檔案管理有法可依、有章可循，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。例如，本站結(jié)合血站實際情況，先后制定了《關(guān)于加強檔案管理工作的規(guī)定》《檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍》《各種檔案保管期限》《血站檔案分類大綱》《檔案分類編號標準》，建立了《檔案立卷、歸檔制度》《檔案分類編號標準》，建立了《檔案立卷、歸檔制度》《檔案保密、保管、查閱、鑒定銷毀、統(tǒng)計制度》《秘密文件管理、公文管理制度》《文書、教學、科技、會計、審計、音像檔案規(guī)范管理制度》《庫房管理及計算機管理制度》等等，同時，制定措施，對制度的落實情況定期監(jiān)督檢查。隨著這些制度和措施的落實完善，血站的檔案管理水平年年上一個新的臺階，年年考核都達到國家二級檔案室的標準。
4.增強服務(wù)意識，做好檔案的開發(fā)利用工作，提高檔案工作效益
檔案管理工作的最終目的在于檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息資源開發(fā)利用的好壞在于檔案管理者的服務(wù)意識和水平。檔案工作是一項服務(wù)性的工作，檔案工作的服務(wù)性是通過檔案提供利用來實現(xiàn)的。檔案利用的方便程度、利用率的高低從某種程度上也體現(xiàn)了檔案工作者管理水平的高低。只有將檔案信息提供給各方面利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的作用，從而更進一步地了解檔案真正的價值所在，增強利用者的檔案意識，從這個意義講，檔案信息資源的提供利用也是最好、最直接、最實際的檔案宣傳工作。這就要求首先要增強服務(wù)意識，要改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去“重管輕用”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動管理向主動管理轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同血站的社會效益和經(jīng)濟效益密切聯(lián)系起來，在主動服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益，而只有通過提高效益，也才能進一步得到血站的重視，才能提高檔案工作在血站工作中的地位。其次要制定服務(wù)措施，提高服務(wù)功能，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)。如編制檢索具，簡化利用程序，編制利用范例，開展站內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等，從而使檔案管理的各項服務(wù)工作落到實處，發(fā)揮檔案工作在血站建設(shè)與發(fā)展中的應(yīng)有作用。
5.加強檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，充分發(fā)揮電子計算機在檔案管理中的作用，實現(xiàn)血站檔案管理現(xiàn)代化
檔案的本質(zhì)屬性和維護檔案完整與安全的原則，要求各級檔案管理部門必須采取相應(yīng)的管理措施，搞好檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，血站的檔案管理也不例外。隨著經(jīng)濟與社會的發(fā)展，血站的現(xiàn)代化建設(shè)也在蓬勃發(fā)展，要加強血站的檔案管理，就要籌集必要的資金，加強檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要高起點、高標準，做到軟件、硬件都要硬，要配置適宜安全保存檔案的專門庫房，做到檔案用房辦公、閱覽、庫房三分開，檔案裝具采用先進的密集架和專用防磁柜，庫房防盜、防火、防高溫、防強光、防潮、防蟲、防鼠、防污染、防塵等九防措施齊全。為提高檔案工作效率，為檔案部門配備計算機、打印機、復印機、掃描儀等辦公自動化設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，并開發(fā)與引進先進的計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機在管理中的作用。實踐證明，檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化程度越高，檔案的開發(fā)利用效益就越好，血站文化建設(shè)的基礎(chǔ)就越厚。
總之，血站的檔案管理工作是新時期血站建設(shè)與發(fā)展一項重要工作，只有不斷加強對檔案工作的管理力度，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能按照落實科學發(fā)展觀的要求，讓血站的文化建設(shè)得到充分的展現(xiàn)，促進血站的全面協(xié)調(diào)發(fā)展，為滿足廣大人民群眾醫(yī)療保健需求做出新的更大的貢獻。
參考文獻：
一、工程勘察檔案的特點
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學習勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢?，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。
二、當前的勘察工程檔案管理
當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責任。
（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。
（三）圖紙、資料的標準化歸檔
當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認真進行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制
關(guān)鍵詞 檔案管理 理念 建設(shè) 能力
“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規(guī)定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達到國家A級標準，是公司檔案發(fā)展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，納入各經(jīng)營單位第一責任人的績效考核當中，列入公司年度工作計劃并進行了布置?？梢姡瑱n案工作服務(wù)于公司經(jīng)營管理的重要作用越來越明顯。如何適應(yīng)公司規(guī)模發(fā)展的需要，找準檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。
一、檔案工作要堅持四種理念
隨著公司經(jīng)營規(guī)模的快速發(fā)展，加強企業(yè)基礎(chǔ)管理和制度化建設(shè)已成為“十三五”發(fā)展規(guī)劃的目標和工作重點。檔案工作必須與時俱進，堅持科學的理念，努力把握工作的主動權(quán)。
一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設(shè)的理念。檔案資源建設(shè)是檔案工作基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，是一切檔案利用、服務(wù)、開發(fā)及數(shù)字化工作的前提，是企業(yè)信息資源的重要組成部分。當前，檔案工作應(yīng)遵循公司各類檔案資料形成的基本規(guī)律，結(jié)合公司經(jīng)營管理的實際需要積極向前推進。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設(shè)，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業(yè)需要利用的檔案、凡是對公司經(jīng)營發(fā)展有利的資料，都納入檔案資源建設(shè)管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。
二是堅持科技促進的理念。當今時代，信息先導，傳統(tǒng)工作經(jīng)過信息化的重塑已經(jīng)展示出更大的活力，檔案資源建設(shè)與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達的應(yīng)用空間。要通過進一步推動檔案存儲數(shù)字化、管理自動化及利用網(wǎng)絡(luò)化等科技手段，將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化成電子信息，才能進一步推動公司檔案工作的開展。
三是強化服務(wù)公司經(jīng)營管理的理念。要從踐行科學發(fā)展的高度出發(fā)，主動增強服務(wù)意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢，為完成公司的中心任務(wù)提供檔案支撐，在服務(wù)企業(yè)大局中發(fā)揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務(wù)功能，使檔案成為公司經(jīng)營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業(yè)需求提供更多的“增值服務(wù)”。
四是加強著眼于未來的理念。當前檔案工作處于建立完善階段，許多發(fā)展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發(fā)展不夠完美，因此創(chuàng)新檔案工作要重視現(xiàn)實，面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在做好現(xiàn)實工作的基礎(chǔ)上力求完美發(fā)展和新的突破。
二、檔案工作要推進“三化”建設(shè)
遵循檔案形成規(guī)律，發(fā)揮檔案的證據(jù)和憑證作用，積極開展檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化、分類化工作，主動服務(wù)公司經(jīng)營發(fā)展，提高服務(wù)效率和服務(wù)水平。
一是要加強規(guī)范化管理。隨著公司檔案資源建設(shè)步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續(xù)開展，按照標準、規(guī)范整理公司各類檔案，是提高公司基礎(chǔ)管理的需要，是貫徹執(zhí)行國家、股份公司檔案規(guī)范性文件的需要，也是優(yōu)化檔案工作目標考核，促進檔案工作健康開展的需要。要在結(jié)合公司主營業(yè)務(wù)和企業(yè)管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規(guī)章制度和管理辦法，嚴格按照標準收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質(zhì)量，促進公司檔案工作健康、持續(xù)開展。
二是推進檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學、利用便捷等優(yōu)勢。要在公司機關(guān)室藏檔案已全部實現(xiàn)目錄檢索、部分文書檔案全數(shù)字化的前提下，根據(jù)公司信息化建設(shè)的總體安排，按照逐步推進的原則，盡快在“十二五”期間達到文書檔案和聲像檔案的全數(shù)字化、部分重要基建檔案全文數(shù)字化。
三是提高檔案細致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發(fā)、安全質(zhì)量、物資設(shè)備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎(chǔ)管理能力。
三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設(shè)
一是完善職能，形成專兼結(jié)合的檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)。對機關(guān)和所屬各項目，應(yīng)按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結(jié)合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構(gòu)，明確相應(yīng)的專兼職檔案人員崗位職責，負責定期或即時向檔案機構(gòu)移交聲像材料。檔案機構(gòu)要定期到各有關(guān)業(yè)務(wù)部門和各項目進行檢查指導，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構(gòu)，保證檔案管理工作的順利開展。
二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。專業(yè)檔案人員是開展檔案工作的根本，穩(wěn)定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應(yīng)結(jié)合本項目經(jīng)營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。
三是開展業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業(yè)務(wù)學習和培訓，是提高管理水平的基本環(huán)節(jié)。要組織在崗的專兼職人員學習檔案的基本知識、基礎(chǔ)理論，組織學習檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質(zhì)量。
四、檔案人員要提高四種能力
檔案工作是為時歷史、為企業(yè)文明傳薪火的崇高事業(yè)。專（兼）職檔案人員除應(yīng)具備基本的職業(yè)道德之外，應(yīng)努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)。
一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質(zhì)表現(xiàn)為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經(jīng)過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優(yōu)先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務(wù)。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。
二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責。對本單位、部門的各類檔案進行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養(yǎng)成細致的工作習慣，對于經(jīng)本人鑒別、收集、借閱的檔案，應(yīng)當做到心中有數(shù)，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。
三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術(shù)和文化等潛在的價值開發(fā)、利用出來，才能切實增強服務(wù)企業(yè)的效能，才能實現(xiàn)檔案的增值作用。
四是提高溝通協(xié)調(diào)能力。檔案工作具有工作環(huán)境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應(yīng)主動走出來，通過與系統(tǒng)內(nèi)檔案工作搞得好的單位交流，學習人家的先進經(jīng)驗；通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓，增強與系統(tǒng)外專業(yè)人員的聯(lián)系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協(xié)調(diào)能力，從而走出封閉的工作環(huán)境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務(wù)于公司的中心工作。
（作者單位為中鐵建大橋局集團電氣化工程有限公司）
