發(fā)布時(shí)間：2022-03-19 22:51:19
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的黨建信息化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】信息化；信息化建設(shè)原則；檔案
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí)，現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見拿來與大家一起探討。
一、檔案信息化的含義
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則
（一）檔案信息化應(yīng)遵循的原則
1. 規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2. 安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3. 效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。
（二）檔案信息化建設(shè)遵循的原則
1. 文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求
2. 歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。 檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案 信息化 建設(shè)
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0230-01
在信息化時(shí)代，檔案管理工作的對象、任務(wù)、性質(zhì)都發(fā)生了較大的變化，各項(xiàng)管理工作已日益向自動(dòng)化、信息化方向發(fā)展，將信息化引入檔案管理已勢在必行?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這極不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代管理手段所替代。[1]利用計(jì)算機(jī)管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制，其目的是通過計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實(shí)行科學(xué)管理，提供有效服務(wù)，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，即做到儲(chǔ)存數(shù)字化、管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作發(fā)展必然趨勢。
因此，加快檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代所需，是實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求。所以，檔案部門應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需要，以高性能檔案信息網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化增值服務(wù)，使其成為檔案信息輸出和社會(huì)采集信息的重要媒介和平臺(tái)，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮檔案科研先導(dǎo)作用。
1 影響和制約檔案信息化建設(shè)的因素
（1）觀念落后，認(rèn)識(shí)不到位。
（2）經(jīng)費(fèi)不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。
（3）檔案信息資源缺乏，內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一。
（4）檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息建設(shè)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。
（5）檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量。
（6）人才匱乏、人員不足。
2 檔案信息化建設(shè)建議及對策
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)是檔案信息化建設(shè)的前提
檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新模式要求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理的自動(dòng)化、運(yùn)用現(xiàn)代管理理念促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化、憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建設(shè)，[2]因此，需要我們檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代意識(shí)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
2.2 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)物質(zhì)保障
一是加強(qiáng)檔案管理信息化硬件的配置，建設(shè)能夠滿足文檔一體化、館藏?cái)?shù)字化、檔案信息管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)遷移轉(zhuǎn)換及備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能所需的硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行，并配置高速掃描儀、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器等。二是建立信息化建設(shè)硬件集成和穩(wěn)定、安全、可靠的局域網(wǎng)，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口和系統(tǒng)功能集成等問題。
2.3 加快檔案信息化資源的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源保障
一是加大電子、紙質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)設(shè)備中。三是廣開門路，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進(jìn)行充實(shí)整合，制定檔案工作目標(biāo)，把檔案征集工作列入計(jì)劃中，規(guī)定完成的數(shù)量，豐富館藏內(nèi)容，改變館藏結(jié)構(gòu)為社會(huì)提供利用。四是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化而來的檔案進(jìn)行整合，監(jiān)督、指導(dǎo)。確保電子文件檔案的完整性、真實(shí)性、有效性、可讀性。五是對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用。
2.4 檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重
加強(qiáng)建立健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。信息化建設(shè)一直以來，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各自應(yīng)用系統(tǒng)之間信息不能互通、共享，產(chǎn)生大量的信息孤島，系統(tǒng)建設(shè)無序發(fā)展。因此，一方面需要檔案行政管理部門規(guī)范化服務(wù)內(nèi)容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，提出歸檔電子文件存儲(chǔ)要求，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[3]另一方面，需要加快建立與檔案信息建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)體系，保障檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)無縫接軌、有機(jī)結(jié)合，消除法律法規(guī)上的盲區(qū)和誤區(qū)。
2.5 檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量
加強(qiáng)電子文件歸檔管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源整合。是檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網(wǎng)絡(luò)向校檔案館實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔。根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件系統(tǒng)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。檔案部門要加大對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，嚴(yán)格把握質(zhì)和量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)設(shè)備中，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。
2.6 加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人才保障
檔案信息化是知識(shí)密集、技術(shù)密集的系統(tǒng)工程。“培養(yǎng)”的重點(diǎn)是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識(shí)和技能培訓(xùn)；“選拔”的重點(diǎn)是新人。有計(jì)劃地招收懂計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供持久的骨干人才保障。
3 結(jié)語
檔案信息化是一個(gè)全新的課題，是社會(huì)信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇，檔案部門和每個(gè)檔案工作者都必須積極參與推動(dòng)檔案信息化建設(shè)之中，提高對加快檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，抓住機(jī)遇，扎實(shí)工作，努力實(shí)踐，為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 李愛軍.檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（2）：44-46.
1、檔案及檔案信息化的涵義
檔案是指過去或現(xiàn)在的單位各部門及員工從事業(yè)務(wù)經(jīng)營、企業(yè)管理和公關(guān)等活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖象、帳冊及技術(shù)資料等不同形式的原始?xì)v史記錄,它是一種信息,也是一個(gè)企業(yè)的寶貴財(cái)產(chǎn)。
而檔案信息化則是指在傳統(tǒng)的紙質(zhì)室藏檔案的基礎(chǔ)上,不改變紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和信息,而僅僅對其自身的內(nèi)容及存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變,即信息化處置,使檔案信息社會(huì)化,以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容,一是狹義上的信息化,即檔案自身內(nèi)容的信息化,一是廣義上的信息化,即檔案信息與政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合后的信息化,所以,檔案信息化建設(shè)就是要在先進(jìn)的科技條件下,一面促進(jìn)檔案自身信息進(jìn)入社會(huì)傳播系統(tǒng),一面將檔案中的信息與社會(huì)其他信息相結(jié)合,有效的服務(wù)于社會(huì),這兩個(gè)方面是相輔相成的,共同促進(jìn)著社會(huì)各信息的融匯,從而形成另一種信息,即檔案的信息化。
2、檔案信息化建設(shè)的意義
檔案管理的信息化可以給工程企業(yè)帶來極大的收益:
2.1 對管理人員的意義
在實(shí)施檔案管理信息化后,對于施工企業(yè)的管理人員來說意義重大,首先,檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力,數(shù)據(jù)等只需錄入一次便可多次利用,提高了工作效率;其次,檔案管理信息化后,檔案的檢索與查詢變得方便快捷,極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān);最后,檔案管理信息化后,檔案的查借閱工作由計(jì)算機(jī)管理,使其查借閱工作變得方便可控。
2.2 對職能部門的意義
在實(shí)施檔案管理信息化后,對于施工企業(yè)的各部門來說也有十分重要的意義,首先,可以提高整個(gè)部門的工作效率;其次,可以提升整個(gè)部門的技術(shù)水平;第三,可以有效的進(jìn)行檔案的收集和編制工作;最后,可以有效的為企業(yè)決策和科研服務(wù)。
2.3 對企業(yè)的意義
在實(shí)施檔案管理信息化后,對于整個(gè)施工企業(yè)來說,意義顯而易見,首先,可以使企業(yè)更好地收集和管理檔案;其次,方便多次利用檔案,提高利用率;第三,可以有效的解決檔案的磨損和破壞問題;第四,可以形成較為完成的信息網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建信息資源庫;最后,可以有效的提高員工的工作效率。
3、實(shí)施雙向管理模式的方法和過程
首先,要提高紙質(zhì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,以推進(jìn)信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)。檔案信息自動(dòng)化的現(xiàn)狀是紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和系統(tǒng)應(yīng)用軟件的多和亂,這些都影響了系統(tǒng)整體水平的提高,如果能將這些問題解決,那信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)將在思想上取得飛躍,將使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)擴(kuò)大到整個(gè)信息管理,而且這一認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變給了我們啟示,即檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作中的各個(gè)方面,其中首先就是紙質(zhì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建立和真正實(shí)施,要想推進(jìn)系統(tǒng)的信息自動(dòng)化,就必須嚴(yán)把紙質(zhì)檔案的質(zhì)量關(guān),掌握好兩者相輔相成和辨證的關(guān)系。
其次,自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的整體水平。根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動(dòng)化建設(shè)必須著眼于整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,以提高系統(tǒng)的綜合能力。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的,這就要求我們對紙質(zhì)檔案進(jìn)行綜合的歸類和編排,從而提高系統(tǒng)的整體水平。
第三,在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,有重點(diǎn)的抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍然處于從文件處理到信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫是國家檔案信息管理的基礎(chǔ)和核心,是工程的主體,它是一項(xiàng)長期的任務(wù),必須經(jīng)過由高到低、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程。其中最重要的就是領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、面向應(yīng)用、建立“活庫”,以利用頻率和使用效率來考核,因此,必須在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,有重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第四,實(shí)事求是的改進(jìn)管理體制。集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)也不例外。目前我國檔案信息自動(dòng)化管理體制,存在統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,只要我們從這一實(shí)際出發(fā),取消長期以來檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門方式,在系統(tǒng)的基礎(chǔ)上再建立一個(gè)內(nèi)部的信息系統(tǒng),例如,企業(yè)中的每個(gè)單位都建立自己的局域網(wǎng),再對局域網(wǎng)進(jìn)行連網(wǎng),并派專門的技術(shù)人員進(jìn)行管理,從而加強(qiáng)整個(gè)系統(tǒng)的管理體制。
第五,重視人才的培養(yǎng)和管理。推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍,其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。因此,我們只有引進(jìn)人才,對其進(jìn)行系統(tǒng)的、綜合的培養(yǎng),改變?nèi)瞬殴芾淼臋C(jī)制,以人為本,進(jìn)行開放式的人文管理,才能為推進(jìn)工程檔案的雙向管理模式提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
4.1 加強(qiáng)檔案工作人員的意識(shí)
檔案意識(shí)在檔案信息化建設(shè)中有很大的作用,將成為檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力,而檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量,他們的能動(dòng)性決定信息化建設(shè)的成敗,只有讓檔案工作人員在思想上高度樹立檔案信息的意識(shí),深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和普及型,他們才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心,才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè),才會(huì)認(rèn)真做好信息化過程中的各項(xiàng)工作,從而促使檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
4.2 提高檔案信息化的技術(shù)水平
首先,要配備先進(jìn)而高效的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備,為提高檔案信息化建設(shè)的技術(shù)水平提供可靠保障;其次,要加快檔案中心目錄及全文的數(shù)字化,我們要從信息源頭抓起,建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn),實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的“雙向”工作模式,以加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程;最后,要根據(jù)檔案信息使用者在網(wǎng)上的身份驗(yàn)證,對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限,以保網(wǎng)上信息的安全。
4.3 提高檔案信息管理的水平
我們要根據(jù)自身檔案的特點(diǎn),選取適合的檔案管理軟件,有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行錄入,認(rèn)真做好電子檔案的管理工作,檔案的信息化建設(shè),需要科學(xué)的檔案管理軟件作為支撐,合適的檔案管理軟件,不但可以科學(xué)、高效的管理電子文件,而且還能形成對企業(yè)和社會(huì)的有益積累,所以,我們要不斷的改進(jìn)檔案管理軟件,使其集多效功能于一身,以提高檔案工作的質(zhì)量和效率。
5、對管理人員的要求
總之,無論是傳統(tǒng)的管理模式,還是信息自動(dòng)化的管理模式,我們的目的就是提高工程單位檔案管理的綜合水平,繼而達(dá)到隨點(diǎn)隨到、隨到隨查、隨查隨登、隨登隨記管理模式,以提高辦公的效率,因此,這就要求管理人員對所有的資料必須熟悉,力求做到快、準(zhǔn)、明,所以,對管理人員提出了以下幾點(diǎn)要求:
(1)管理人員必須先對資料進(jìn)行分門別類,綜合編排,要對資料的內(nèi)容進(jìn)行熟練的掌握,從而編制出總目錄和分目錄,同時(shí),可以根據(jù)需要建立不同類型的索引目錄,以便查找。
(2)要熟悉各種資料的歸檔之處,能夠在第一時(shí)間內(nèi)找到并查閱,并能在用完之后及時(shí)歸檔和核查借出資料的完整性。
(3)在建立紙質(zhì)檔案和信息系統(tǒng)時(shí)必須達(dá)到完整的統(tǒng)一,特別是內(nèi)部電子文件和系統(tǒng)目錄的建立,必須以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ),實(shí)施綜合的、系統(tǒng)的、統(tǒng)一的管理。
(4)建立專門的管理制度和管理機(jī)構(gòu),由專門的人員進(jìn)行管理,同時(shí),加強(qiáng)和領(lǐng)導(dǎo)的溝通,以積極進(jìn)取,開拓創(chuàng)新的精神進(jìn)行系統(tǒng)的管理,從而提高企業(yè)檔案管理的綜合水平和整體素質(zhì)。
(5)最重要的一點(diǎn)就是內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,為什么說這是最重要的一點(diǎn)呢？因?yàn)楫?dāng)今的社會(huì)是處于信息的時(shí)代,其發(fā)展幾乎是日新月異的,要想在時(shí)代飛躍發(fā)展的今天處于良好的競爭狀態(tài),就必須從自我的高科技入手,而且要用非?，F(xiàn)代化的理論進(jìn)行管理,因此,從企業(yè)的每個(gè)單位入手,逐一的建立所需要的局域網(wǎng),然后再進(jìn)行連網(wǎng)式的統(tǒng)一管理,每當(dāng)企業(yè)的所有職工登陸自己所屬部門的網(wǎng)頁時(shí),就能對自己所需要的資料一目了然,并能通過局域網(wǎng)了解到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的信息,從而達(dá)到管理的最終目的。
6、結(jié)語
因此,要想提高工程單位檔案管理的綜合水平,就必須實(shí)行檔案管理的信息化建設(shè),當(dāng)今時(shí)代計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便,我們可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái),不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理,提高檔案管理效率,還能節(jié)省大量的人力、物力,保證檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展,提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]陳娟.論檔案信息化管理.前沿,2007.(5).
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息建設(shè)
隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，人們對信息的需求越來越大，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)發(fā)展的大趨勢。促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的核心競爭力已成為各企業(yè)檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。
一、檔案信息化建設(shè)的必要性及存在的缺陷
（一）檔案信息建設(shè)的必要性
時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。無論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)提高競爭力的必然選擇，對推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。可見，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。
（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的缺陷
（1）雖然近年來各級檔案部門對檔案信息化的認(rèn)識(shí)有所提高，但總體來說有些檔案部門對檔案信息化的認(rèn)識(shí)還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施差，使用的計(jì)算機(jī)陳舊，型號不一，規(guī)格各異，不能建立基本的信息化工作平臺(tái)，影響了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢
（2）目前大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)還處在初級發(fā)展階段，在信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理方面相對較薄弱，雖然已有一些相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化建設(shè)快速、有序地發(fā)展，缺乏檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，信息化條件下檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)制定也較缺乏，從而嚴(yán)重制約了高科技設(shè)備在檔案工作中的利用水平。
（3） 檔案工作的開展對網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來越高，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要載體。然而，信息時(shí)代在帶給我們方便的同時(shí)，也產(chǎn)生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對保密、安全等方面的要求更嚴(yán)格，在信息化網(wǎng)絡(luò)管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見的病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對計(jì)算機(jī)的入侵外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性、集成性、共享性等特點(diǎn)，也會(huì)使檔案信息的安全受到威脅
（4）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和普及，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作的完善以及辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用，過去那種坐、等、靠、要的管理體制已經(jīng)行不通了。從目前檔案部門人員的素質(zhì)來看，一是缺乏新的專業(yè)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；二是缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)；三是缺乏創(chuàng)新意識(shí)、尤其是計(jì)算機(jī)管理檔案的復(fù)合型人才嚴(yán)重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設(shè)的滯后。
二、加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)的策略
（一）加強(qiáng)檔案的信息化管理
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。
（二）加強(qiáng)檔案部門的設(shè)施建設(shè)管理
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
（三）加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)管理
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息供人們利用。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。（可喜的是，電力系統(tǒng)已開發(fā)一套檔案管理平臺(tái)軟件正在推廣中）加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用。
（四）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)管理
好多企業(yè)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
（五）加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才，加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)， 提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對檔案工作的需求。
四、結(jié)束語
檔案信息化建設(shè)是一個(gè)全新的課題，是社會(huì)信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。但新技術(shù)的發(fā)展又會(huì)帶來新的問題，所以檔案工作者應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)新問題，研究新情況，采取有效的對策，保證檔案信息化順利、健康地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念
對運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊?，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]：高校教育檔案 信息化 檔案信息資源
高校教育檔案是高校在進(jìn)行教育活動(dòng)中所留下來的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔、資料等。依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高高校教育檔案管理和應(yīng)用的效率，使其更好地為高校教育教學(xué)服務(wù)，是高校教育改革的重要方向。
一、檔案信息化管理是時(shí)展的必然趨勢
高校作為教育的最高層次，承擔(dān)著培養(yǎng)高素質(zhì)人才的歷史使命，豐富有效的教育教學(xué)活動(dòng)，是高校日常工作的重要組成部分。具體來說，高校教育檔案包括關(guān)于上級部門開展教育工作的指導(dǎo)性、指令性文件，當(dāng)期教學(xué)計(jì)劃、各學(xué)科教學(xué)大綱，重點(diǎn)課程建設(shè)資料，教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)觀摩、課堂教學(xué)質(zhì)量分析資料，以及學(xué)員管理、課堂教育、考試考查等各方面的資料。高校教育檔案工作對于高校發(fā)展有著積極的意義。通過對高等教育檔案信息資源的搜集與整理，可以記錄高校教育活動(dòng)的軌跡，從中探索高校教育的發(fā)展規(guī)律，積累高校教育工作的重要成果和寶貴經(jīng)驗(yàn)。高校教育檔案信息化建設(shè)，是指在教育檔案管理活動(dòng)中，通過現(xiàn)代信息技術(shù)對教育檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，并提供相應(yīng)的信息資源利用服務(wù)。隨著我國高等教育的進(jìn)一步發(fā)展，高校教育活動(dòng)愈發(fā)的豐富與多樣化，教育檔案管理愈發(fā)的繁瑣復(fù)雜，通過更加便捷的工具來推動(dòng)和加強(qiáng)高校教育檔案管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)代表著科技發(fā)展的方向，其功能十分完善、強(qiáng)大，已經(jīng)能夠滿足高校教育檔案建設(shè)的基本需求。將現(xiàn)代信息技術(shù)引入到高校高等教育檔案建設(shè)中來，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的轉(zhuǎn)變，是高校教育檔案發(fā)展的重大變革。
二、高校教育檔案信息化建設(shè)中存在的問題
檔案信息化建設(shè)是傳統(tǒng)檔案走向現(xiàn)代檔案的重要標(biāo)志，也是高校教育檔案改革與發(fā)展的重要途徑。當(dāng)前高校教育檔案信息化建設(shè)中，存在以下問題，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
1.高校教育檔案信息資源缺乏系統(tǒng)性
教育教學(xué)活動(dòng)是高校最重要的工作內(nèi)容之一，是由高校各個(gè)部門和高校教師、輔導(dǎo)員分工協(xié)作、密切配合共同完成的系統(tǒng)工程。在這一過程中，參與各種教育教學(xué)活動(dòng)的部門中都產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，如何將這些繁瑣復(fù)雜的信息資源及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地錄入到高校檔案管理系統(tǒng)中，使之成為一個(gè)系統(tǒng)完整的高校教育檔案體系，成為高校教育檔案信息化建設(shè)中亟待解決的問題。
2.高校教育檔案信息化建設(shè)投入不足
目前，我國高等教育已經(jīng)步入了發(fā)展的快車道，但在具體的發(fā)展實(shí)踐中，各高校也面臨著諸多困難，需要使用經(jīng)費(fèi)的地方也非常多，相對來說，對檔案信息化建設(shè)的資金投入比例相對較低，用于檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)也十分有限，無法購置好的軟件及硬件設(shè)備，使高校教育檔案管理落后于學(xué)校發(fā)展的步伐。
3.高校檔案工作人員整體素質(zhì)有待提高
人是高等教育檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。高校教育檔案信息化建設(shè)，對檔案工作人員提出了更高的要求――在具備傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)能力基礎(chǔ)上，要具有一定的檔案信息化管理意識(shí)和先進(jìn)的理念，還要掌握一些現(xiàn)代信息技術(shù)。從現(xiàn)實(shí)情況來看，各高校檔案工作隊(duì)伍雖然整體素質(zhì)已經(jīng)有所提升，基本保障了檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，但檔案管理工作人員卻很少能夠比較深入、全面地理解高校教育檔案信息化建設(shè)的重要意義，自然也就很難積極主動(dòng)地參與到高校教育檔案信息化建設(shè)工程中來，影響了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。
4.高校教育檔案信息資源的利用率較低
高校教育檔案是高校有效教育教學(xué)活動(dòng)的記錄，是高校發(fā)展成果的凝結(jié)。從高校發(fā)展的角度來講，高校教育檔案信息資源對于高校下一階段的工作有重要的啟示作用；從學(xué)生個(gè)人而言，這些檔案信息資源對于學(xué)生的終身發(fā)展也有著積極的意義。但從目前的實(shí)際情況來看，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)為高校教育信息資源的檢索和利用提供了便利條件，但高校教育檔案的利用率仍然偏低，這在一定程度上也阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
三、高校教育檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)從以下幾方面入手：
1.制定并完善高校教育檔案信息化建設(shè)制度
“沒有規(guī)矩，不成方圓?！备咝＝逃龣n案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范和約束建設(shè)行為。制度就是規(guī)矩，是高校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門和工作人員要嚴(yán)格遵守國家檔案管理制度，并在此基礎(chǔ)上制定適合本校、本部門的檔案管理制度，對高校教育檔案信息資源的搜集、整理、錄入、保存、查詢等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，推出相關(guān)適應(yīng)信息時(shí)代的便于操作的相關(guān)制度，使高校教育檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。
2.加大對高校教育檔案信息化建設(shè)的投入
高校教育教學(xué)管理部門要提高檔案管理意識(shí)，要強(qiáng)化“以史為鑒、以檔案為鏡”的檔案建設(shè)觀念，重視高校教育檔案信息化建設(shè)，從政策上和財(cái)政上給予傾斜，加大高校教育檔案信息化建設(shè)的投入力度，從軟硬件兩方面支持高校教育檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，高校檔案部門也要善于運(yùn)用資金，加強(qiáng)對資金使用的監(jiān)管，并通過有效規(guī)劃提高資金使用的效率，爭取“花少錢，辦實(shí)事”，推動(dòng)高校教育檔案信息化建設(shè)工作。
3.提高高校教育檔案工作人員的素質(zhì)
重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)設(shè)機(jī)會(huì)開展校內(nèi)各部門之間以及各高校之間教育檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流，使他們就工作中出現(xiàn)的新情況、新問題及新的解決方法進(jìn)行積極的探討和研究，引導(dǎo)和幫助他們更新觀念，強(qiáng)化教育檔案信息化建設(shè)意識(shí)。并且要主動(dòng)吸收高素質(zhì)人才加入到高校教育檔案隊(duì)伍中來，為教育檔案工作隊(duì)伍注入新鮮血液。同時(shí)，還可以嘗試引入競爭機(jī)制，從客觀上營造一種氛圍，使教育檔案工作人員努力學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，從而打造一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊(duì)伍。
4.提高高校教育檔案信息資源的利用率
“以使用促發(fā)展”。近年來，對高校教育檔案信息資源的利用需求不斷增加，服務(wù)對象也由在校學(xué)生擴(kuò)大至歷年畢業(yè)生，服務(wù)內(nèi)容也從最初的便于教育教學(xué)管理，擴(kuò)大到提供選課參考、學(xué)歷認(rèn)證等方面，這些都為教育檔案信息化建設(shè)帶來了新的助力。高校教育檔案信息化建設(shè)要關(guān)注這一變化，加強(qiáng)對資源的整合與分析，提高信息資源質(zhì)量，強(qiáng)化檔案服務(wù)理念。以上措施都將有力地推動(dòng)高校教育檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
四、結(jié)語
高校教育檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措，將極大地促進(jìn)高校檔案工作現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、公開化和服務(wù)化，對于學(xué)校教學(xué)、教務(wù)管理提供更多的支持。要充分認(rèn)識(shí)到高校教育檔案信息化建設(shè)的重要意義，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)；檔案管理；信息化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)，滲透到人們工作和生活的方方面面。同時(shí)，信息化管理手段也在迅速普及和應(yīng)用。隨著城市化建設(shè)的迅速發(fā)展，城建檔案的數(shù)據(jù)信息也逐漸龐大起來，無形中增加了城建檔案管理的難度和工作量。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式大都是人工操作，信息一般都是以紙質(zhì)文件的形式記錄和保存，查找檔案信息的工作量大而繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，出現(xiàn)了和城建發(fā)展速度不同步、不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，檔案管理要想實(shí)現(xiàn)與城建速度的同步進(jìn)展，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，跟上城市化建設(shè)速度的步伐，有效促進(jìn)并推動(dòng)城市建設(shè)的進(jìn)程。
一、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
沒有變革就勿談發(fā)展，在歷史的發(fā)展進(jìn)程中沒有一成不變的事物，任何事物的進(jìn)步都是在發(fā)展變化中進(jìn)行的。在歷史的每個(gè)階段，都會(huì)有新生事物的產(chǎn)生和創(chuàng)造來推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。信息化技術(shù)就是當(dāng)今社會(huì)順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的新事物，它不僅推動(dòng)了歷史社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，同時(shí)也大大改變著人們的生活環(huán)境和生活速度。城市建設(shè)檔案管理要想跟上城市建設(shè)的步伐，也同樣離不開信息技術(shù)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的規(guī)范性和查詢檔案信息的高效性、便捷性。城建檔案管理實(shí)質(zhì)上是對數(shù)據(jù)信息的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)間和空間的局限性，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享和檢索，使檔案信息內(nèi)容更豐富、保存時(shí)間更長久、應(yīng)用范圍更廣泛。城建檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
二、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
（一）將檔案信息化管理看得過于簡單。城市建設(shè)檔案的信息化管理確實(shí)優(yōu)化了管理程序，大大提高了檔案管理工作的效率。但是，有些檔案管理人員將檔案管理的信息化看得過于簡單，認(rèn)為只要把原來的紙質(zhì)信息輸入到信息系統(tǒng)就可以了，但是，即使在信息系統(tǒng)里面也是要通過分類整理，只有通過細(xì)致的分類管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息檢索的便捷性。（二）檔案信息化管理的安全性問題。信息安全主要是指檔案信息通過應(yīng)用軟件管理和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送過程中確保信息的完整和不泄漏。在提供檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時(shí)，非法用戶進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中信息被竊聽是常見的安全問題。由于部分檔案管理人員專業(yè)水平有限而導(dǎo)致的安全問題也值得我們關(guān)注。有些檔案管理人員認(rèn)為只要檔案信息輸入到信息系統(tǒng)就萬無一失了。這種想法是完全錯(cuò)誤的，當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)科技化的社會(huì)，不法分子的作案手段也呈現(xiàn)出科技化，有些不法分子研制出專門攻擊信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒，來侵害信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的破壞或丟失。另外，檔案信息管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施也需要定期檢修，以免由于設(shè)備故障而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失。
三、促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
城建檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)城市建設(shè)工作的必然選擇，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展規(guī)律的要求，是實(shí)現(xiàn)檔案管理和城建工作同步進(jìn)行的有效手段。下面結(jié)合當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理工作面臨的形勢，提出幾點(diǎn)建議。（一）檔案管理人員對檔案的信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。部分檔案管理人員由于專業(yè)水平有限，對檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠深刻，容易造成檔案的信息化管理過程中工作的不規(guī)范和不通暢，從而會(huì)導(dǎo)致安全隱患的產(chǎn)生。因此，有必要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作專業(yè)水平，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范。雖然信息化技術(shù)給人們的工作和生活帶來了很大的便捷，但是由于當(dāng)今不法分子利用科技手段對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊，從而給檔案的信息化管理水平提出了更高的要求，利用科技手段加強(qiáng)對信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)，堵塞系統(tǒng)軟件漏洞，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全性，是一件非常緊迫的任務(wù)。（三）建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強(qiáng)對檔案信息的安全管理，建立專人負(fù)責(zé)制度，實(shí)行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失泄密問題的發(fā)生。
四、結(jié)語
綜上所述，城市建設(shè)是一個(gè)長期的過程，城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)也是一個(gè)逐步完善的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)會(huì)越來越普遍，同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的安全性也會(huì)越來越被人們重視，檔案管理人員需要在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)安全意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)城市化建設(shè)的步伐和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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【關(guān)鍵詞】高等院校檔案信息化 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 檔案信息資源建設(shè)
【中圖分類號】c93 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】a 【文章編號】1673-8209(2010)06-0-01
1 檔案信息化的基礎(chǔ)和背景
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的轉(zhuǎn)化,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享,為社會(huì)提供更高效地服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化建設(shè),檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè),檔案信息資源的有序組織,檔案信息資源的開發(fā)利用,檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施,信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中,又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一,明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù),一是檔案的電子化;二是加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè);三是檔案信息化人才的培養(yǎng)。
2 當(dāng)前高等院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
1999年7月,我國國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃作出了一項(xiàng)重大發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整——高校擴(kuò)招。經(jīng)過十多年來的發(fā)展,不管從高等院校的投入,還是規(guī)模建設(shè)上都得到了長足進(jìn)步,其中,高校檔案信息化建設(shè)也有了顯著成績,信息化程度逐步提高,各校、各部門檔案信息化工作不斷發(fā)生深刻的變化;從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理管理方式轉(zhuǎn)變;從長期封閉性、半封閉性向開放型轉(zhuǎn)變。但是,我們應(yīng)該看到,這種轉(zhuǎn)變還是初步的、嘗試性的,高校檔案部門的信息化程度仍然偏低,檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用,還不能完全滿足我國建設(shè)高等教育強(qiáng)國的戰(zhàn)略目標(biāo)的需要。同時(shí),在檔案信息儲(chǔ)存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過程中,還有許多具體問題需要加以解決。辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展,電子文件的產(chǎn)生和歸檔,信息共享與信息安全等問題,使高等院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)更加繁重和緊迫。
3 高等院校檔案信息化建設(shè)中的主要問題及分析對策
3.1 提高創(chuàng)新意識(shí)和轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
在加速檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程的同時(shí),每個(gè)人都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變,都要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識(shí),逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過渡。尤其各高等院校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)信息化的重要性,認(rèn)識(shí)檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性,切實(shí)把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考,這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問題,也是創(chuàng)新與改革的方向。參與具體檔案信息化建設(shè)的工作者應(yīng)認(rèn)清面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,加強(qiáng)工作責(zé)任感,樹立現(xiàn)代化管理思想,努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案,適應(yīng)時(shí)展的要求。在檔案工作重心上,要實(shí)現(xiàn)從過去較多強(qiáng)調(diào)安全和保密(重于保管、積累史料)向以用戶需求為主導(dǎo)的重大轉(zhuǎn)變,要從用戶出發(fā),研究用戶的需求,開展有針對性的服務(wù)。這就為檔案工作確定了操作性強(qiáng)的目標(biāo)和主線,也是轉(zhuǎn)變觀念的一個(gè)基點(diǎn)。
3.2 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)
在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容選擇上,要立足自身館藏,面向中心工作,進(jìn)行檔案信息資源深層次開發(fā),建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。
一是建立高等院校檔案信息中心。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作,檔案信息化建設(shè)的目的就是為院校提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。利用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò),使檔案的信息資源得到共享,是檔案管理走向現(xiàn)代化的必由之路。院校應(yīng)實(shí)行信息中心算機(jī)化,抓數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè),構(gòu)筑龐大、便捷的檔案管理信息網(wǎng),將檔案館、圖書館、計(jì)算機(jī)中心組合成為多位一體的信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)、檔案信息資源共享的信息聯(lián)網(wǎng)交流,提供一種集多種信息服務(wù)的廣域綜合網(wǎng)絡(luò).充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用,實(shí)現(xiàn)檔案信息在短時(shí)間內(nèi)的異地傳輸與交流,使分散在各地的檔案信息得到更好的綜合開發(fā)和利用。
二是加大院校檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,檔案專業(yè)人員不能停留在現(xiàn)有的管理水平上,培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),具有較高的政治素養(yǎng)、較強(qiáng)檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍,是適應(yīng)高等院校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。我們面臨的是一個(gè)科技革命日新月異的新時(shí)代,檔案工作的重點(diǎn)已轉(zhuǎn)向檔案信息深層次加工處理和信息處理的開發(fā)和研究。
三是建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)以實(shí)現(xiàn)信息資源共享必須打破院校部門各自為政的局面,建立一個(gè)統(tǒng)一著錄格式、統(tǒng)一編排的檔案信息網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)資源共享,使利用者很方便地獲得更多的、更廣泛的檔案信息。通過資源共享,使各部門能夠朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)的、系統(tǒng)的方向充分挖掘資源潛力,實(shí)現(xiàn)檔案資源互補(bǔ),提高館藏利用率,形成整體效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng),以便充分、有效利用檔案信息資源,更好地服務(wù)于高等院校戰(zhàn)略建設(shè)的需要。
3.3 拓寬服務(wù)對象和渠道
檔案信息化的目的就是滿足高等院校對檔案信息的需求。目前檔案信息化服務(wù)問題不同程度地存在如下問題:如確定服務(wù)對象時(shí)注重院校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),對個(gè)院系和師生有所忽視;由于種種條件限制,采用的服務(wù)方式落后,觀念相對封閉和保守;技術(shù)措施跟不上實(shí)際需求的發(fā)展等。
檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是信息庫的建立和充實(shí),但最終目的是應(yīng)用。對于院校檔案管理部門來說,要努力做到為信息找到利用者,同時(shí)也為全校師生找到所需的檔案信息創(chuàng)造方便條件。檔案信息的用戶群從上到下可分為領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、院系主管和其他師生,由近到遠(yuǎn)分為本校用戶、院系用戶和分院用戶。各用戶群的需求和應(yīng)用條件有所不同,一般情況下處于上層或近處的用戶在設(shè)備和資源占有方面更受重視,但院系和分院的用戶的需求更復(fù)雜,涉及面更大,需求的迫切性反而更明顯?，F(xiàn)實(shí)情況表明,有很多領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對信息化的投入很大,而應(yīng)用效果反而很差。甚至常見到一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)(包括檔案信息系統(tǒng))頻繁更新,但基本上處于演示或試用狀態(tài),未見明顯的應(yīng)用效果。而大眾師生的情況正好相反,一般是投入少而使用效率高,更注重實(shí)效,常常以很少的投入取得了很明顯的效益?？梢哉f,矛盾體現(xiàn)在信息資源的占有方面的不平衡或不公平。檔案信息化過程中必須對解決這個(gè)問題采取有效措施。例如,改變檔案信息的管理職能向服務(wù)轉(zhuǎn)變,把檔案信息化的建設(shè)與全體師生緊密聯(lián)系在一起,克服強(qiáng)勢群體與弱勢群體之間存在“馬太效應(yīng)”,使資源分配和獲益情況更為均衡。
綜上所述,高等院校檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢和選擇,沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可供參考,只能“摸著石頭過河”,建設(shè)進(jìn)程中難免出現(xiàn)一些失誤,我們應(yīng)允許建設(shè)實(shí)踐中出現(xiàn)失誤,要運(yùn)用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實(shí)際。也不能墨守成規(guī)、固步不前;要從中吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),逐步形成檔案信息化建設(shè)的一整套理論,走出一條“實(shí)踐一理論一再實(shí)踐一新理論”的科學(xué)建設(shè)之路,理論與實(shí)踐并進(jìn),解放思想,實(shí)事求是,科學(xué)發(fā)展,整合并合理開發(fā)檔案信息資源,推動(dòng)高等院校檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步向前,進(jìn)一步發(fā)揮檔案工作在高等院校戰(zhàn)略建設(shè)中的作用。
參考文獻(xiàn)
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